ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMA NEGERI 3 MODEL SORONG
Naskah Publikasi
diajukan oleh Yuliana Irianti Making 08.12.2904
kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
THE ANALYSIS AND DESIGN LIBRARY INFORMATION SYSTEM OF SMA NEGERI 3 MODEL SORONG ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMA NEGERI 3 MODEL SORONG Yuliana Irianti Making Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Currently, technological developments occur rapidly. The development of this technology resulted in all aspects of life developed. Humans want things effectively and efficiently. This makes the role of computers in human life becomes very important. Systems that have been computerized promising faster service compared with the manual system. Existing library information systems at SMA Negeri 3 Model Sorong currently still using manual systems, by taking notes, recording manually which takes longer. Final purposes from their experiment is to make easier assist librarians in particular and generally SMA Negeri 3 Model Sorong in order to provide maximum service to its students. This information system will be built by using Microsoft Visual Basic 6.0 software and Microsoft SQL Server 2000.
Keyword : SMA Negeri 3 Model Sorong, Library, Information System.
1. PENDAHULUAN Dalam era globalisasi saat ini, pelayanan yang cepat dalam melakukan suatu transaksi, baik transaksi keuangan maupun non-keuangan menjadi pilihan banyak orang. Perpustakaan dalam sebuah lingkup pendidikan, sangat berperan penting dalam membantu proses belajar mengajar.. Para guru bisa mencari referensi untuk keperluan bahan mengajar. Para siswa bisa memanfaatkan perpustakaan untuk menambah pengetahuan, dengan membaca di perpustakaan, atau dengan meminjam buku Perpustakaan yang ada di SMA Negeri 3 Model Sorong, dalam melakukan transaksi pinjam meminjam buku masih menggunakan pencatatan secara manual. 2. LANDASAN TEORI 2.1. Definisi Sistem Dalam mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua metode pendekatan yang menekankan pada pendekatan prosedur dan pendekatan elemen atau komponen. 1. Pendekatan Prosedur “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”1
2. Pendekatan Elemen atau Komponen “Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai 2
tujuan tertentu”
2.2. Definisi Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi Menurut Barry E Cushing, informasi didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data yang di organisasikan dan berguna bagi orang atau pihak yang menerimanya Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
1
Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, (Edisi Ketiga ; Yogyakarta : Andi Offet, 2005), hal 1. 2 Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, (Edisi Ketiga ; Yogyakarta : Andi Offet, 2005), hal 2.
2.2.1. Kualitas Informasi Informasi yang berkualitas akan sangat mempengaruhi keputusan yang akan diambil oleh seorang manajer atau pemimpin. Adapun kualitas dari suatu informasi ditentukan oleh karakteristik-karakteristik sebagai berikut : 1. Akurat berarti informasi yang dihasilkan harus benar-benar terbebas dari kesalahan-kesalahan. Informasi yang akurat dapat mengurangi kesalahan dalam pengambilan keputusan. 2. Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi bagi setiap orang atau organisasi pasti berbeda-beda antara yang satu dengan yang lainnya. 3. Tepat Waktu berarti informasi yang disampaikan pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak bernilai lagi. Keterlambatan mengakibatkan perubahan dalam pengambilan keputusan. 2.3. Definisi Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga dengan processing system. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. 2.4. Definisi Sistem Informasi Perpustakaan Perpustakaan adalah sebuah ruangan atau bagian dari sebuah gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu digunakan pembaca dan bukan untuk dijual. Sistem informasi perpustakaan adalah proses komputerisasi untuk mengelola data suatu perpustakaan, mulai dari katalogisasi koleksi, pengolahan data anggota sampai proses peminjaman dan pengembalian koleksi beserta aturan-aturannya seperti lamanya peminjaman dan perhitungan denda keterlambatan.
2.5. Teori Analisis Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fasefase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka 2.6. Konsep Pemodelan Sistem 2.6.1.Flowchart
Flowchart terbagi menjadi dua yaitu flowchart program dan flowchart sistem. Flowchart program adalah suatu program yang menggambarkan atau mempresentasikan suatu algoritma atau prosedur untuk menyelesaikan masalah. Sedangkan flowchart sistem adalah bagan yang menggambarkan suatu prosedur dan proses suatu file dalam suatu media menjadi file dalam media yang lain dalam suatu sistem data. Flowchart digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol tertentu yang dapat berupa input, output, proses, storage media, laporan, dan lain-lain. 2.6.2. DFD
Data flow diagram (DFD) adalah penggambaran sistem secara logika. Keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti isi sistem yang akan dikerjakan/dikembangkan.. 2.7. Konsep Dasar Sistem Basis Data Sistem basis data adalah suatu sistem yang menyusun dan mengelola recordrecord dengan menggunakan komputer untuk merekam atau menyimpan serta memelihara
data
sebuah
organisasi
atau
perusahaan,
sehingga
mampu
menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambilan keputusan. 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1. Identifikasi Masalah Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang harus dipecahkan. Masalah yang ada inilah yang menjadi penyebab tidak tercapainya sasaran dari
sebuah sistem. Adapun masalah yang timbul dalam sirkulasi perpustakaan pada SMA Negeri 3 Model Sorong adalah sebagai berikut : 1. Dalam pencatatan data sirkulasi baik peminjaman maupun pengembalian masih terdapat banyak kendala dikarenakan pencatatan sirkulasi masih manual menggunakan lembaran-lembaran buku yang berbentuk arsip (arsipnya tidak beratur). 2. Pencarian data anggota dan data buku masih sulit karena untuk mencari data tersebut, petugas harus membuka lembaran-lembaran buku arsip yang membutuhkan waktu yang lebih lama dan juga dibutuhkan ketelitian yang tinggi dari petugas. 3. Pembuatan laporan-laporan masih mengalami
kesulitan.
Petugas harus
mengecek dengan teliti point-point yang akan di masukkan ke dalam laporan dari arsip-arsip sirkulasi peminjaman dan pengembalian. 3.2. Analisis Kebutuhan Sistem Tujuan dari fase analisis kebutuhan sistem adalah memahami dengan sebenarbenarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem untuk memenuhi kebutuhan sistem tersebut atau bahkan memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak di butuhkan. 3.3. Analisis Kelayakan Sistem Studi kelayakan adalah studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. Fase ini merupakan fase yang cukup penting, dimana akan dilakukan studi kelayakan terhadap sistem yang akan dibuat. Studi kelayakan akan menilai dari berbagai sisi apakah sistem layak untuk diimplementasikan atau tidak. 3.4. Perancangan Sistem 3.4.1.Flowchart Sistem Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan. 3.4.2. DFD Data Flow Diagram sebagai perancangan alur data pengembangan sistem informasi penjualan yang terstruktur dan jelas.
3.5. Perancangan Basis Data Perancangan basis data adalah tahap untuk menemukan struktur komponen database yang paling tepat untuk sistem yang sedang dibangun. Tahapan dalam perancangan basis data dimulai dari tahapan normalisasi, hingga relasi tabel berikut tipe datanya. 3.6. Perancangan Antar Muka Perancangan antar muka sistem dilakukan dengan membuat desain tampilan antar muka sistem yang berfungsi sebagai alat komunikasi antar pengguna dengan sistem yang dibangun. 4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Implementasi merupakan tahapan dimana sistem siap untuk dioperasikan, pada tahap ini sistem sudah harus dianalisa dan didesain secara rinci serta penggunaan teknologi telah dilakukan seleksi. 4.1. Pembuatan Program Sebelum proses implementasi sistem di lakukan, terlebih dahulu dilakukan pembuatan program tersebut untuk membangun sistem yang diinginkan. Dalam pembuatan program ini dilakukan dengan cara pembuatan database, pembuatan form tampilan program, mengkoneksikan program dengan database dan penulisan script program. 4.2. Pengujian Program Sebelum program diterapkan, perlu dilakukan pengetesan terhadap program untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Jika sistem yang dibuat telah memenuhi permasalahan yang diminta maka sistem dapat dinyatakan layak penggunaannya tetapi jika belum sesuai maka dilakukan pengecekan dan perbaikan ulang terhadap kesalahan-kesalahan yang terjadi pada sistem . 4.3. Instalasi Program Instalasi
program
ini
adalah
mengimplementasikan
sistem
informasi
perpustakaan baru yang telah dibangun. Instalasi program dilakukan pada komputer yang telah dipersiapkan dengan menggunakan CD yang telah diisi program aplikasi tersebut. 4.4. Pengujian Sistem Tahapan
ini
bertujuan
untuk
memeriksa
kinerja
antar
sistem
yang
diimplementasikan dan untuk memastikan semua komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diinginkan. 4.5. Pemilihan dan Pelatihan Personil 1. Pemilihan Personil
Personil yang dipilih adalah pegawai perpustakaan SMA Negeri 3 Model Sorong, dengan pertimbangan bahwa karyawan tersebut sudah memahami kinerja perpustakaan, sehingga hanya diperlukan penyesuaian terhadap sistem yang baru. 2. Pelatihan Personil Personil yang akan mengoperasikan sistem ini perlu dilatih untuk hal-hal yang belum dipahami. Metode yang biasa ditempuh untuk melakukan pelatihan personil, yaitu: 1) Pelatihan Prosedur 2) Pelatihan Tutorial 3) Pelatihan Praktek Kerja 4.6. Konversi Sistem Konversi sistem merupakan pengalihan sistem dari sistem yang lama ke sistem yang baru. Pada sistem informasi perpustakaan ini mengunakan konversi sistem parallel. Pendekatan konversi parallel dilakukan dalam jangka waktu satu periode waktu tertentu. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan bahwa apabila sistem tidak berjalan sesuai yang diharapkan, maka masih ada data-data pada sistem yang lama, sehingga kegiatan pengolahan data tetap dapat berjalan. 4.7. Manual Program Digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoperasikan program aplikasi. Berikut petunjuk menjalankan aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan pada SMA Negeri 3 Model Sorong. 4.7.1
Tampilan Menu Login Form login ini berfungsi untuk membatasi hak akses pengguna aplikasi ini. Form
ini adalah yang pertama kali muncul, saat aplikasi perpustakaan ini di jalankan.
Gambar 4.11 Form Login
4.7.2
Tampilan Menu Utama
Gambar 4.10 Form Menu Utama Form utama ini menampilkan menu utama dalam sistem informsi perpustakaan, yaitu file, master data, peminjaman, pengembalian dan laporan. 1. File, digunakan untuk mengganti password, meminimizekan aplikasi dan untuk keluar dari aplikasi. 2. Master data, digunakan untuk menginputkan data : data anggota, data pengarang, data penerbit, data jenis buku, data buku dan data denda 3. Peminjaman, digunakan untuk merecord peminjaman buku yang terjadi di perpustakaan SMA Negeri 3 Model Sorong. 4. Pengembalian, digunakan untuk merecord pengembalian buku yang di pinjam di perpustakaan SMA Negeri 3 Model Sorong. 5. Laporan, digunakan untuk melihat aktivitas dan data yang telah tersimpan dalam program: laporan anggota, laporan buku, laporan peminjaman dan laporan pengembalian buku. 4.7.3
Form Input Data Anggota
Form input data Anggota adalah form yang digunakan untuk menambah, mengubah, menyimpan, menghapus, dan membatalkan data anggota. Jadi form anggota ini dapat menyimpan data-data anggota yang ada di perpustakaan SMA Negeri 3 Model Sorong.
4.7.4
Gambar 4.11 Form Input Data Anggota Input Data Petugas
Form input data petugas
adalah form yang digunakan untuk menambah,
mengubah, menyimpan, menghapus, dan membatalkan data petugas. Jadi form petugas ini dapat menyimpan data-data petugas perpustakaan yang ada di perpustakaan SMA Negeri 3 Model Sorong.
Gambar 4.13 Form Data Petugas
4.7.5
Input Data Pengarang
Form input data Pengarang
adalah form yang digunakan untuk menambah,
mengubah, menyimpan, menghapus, dan membatalkan data Pengarang . Jadi form pengarang ini dapat menyimpan data-data Pengarang buku.
4.7.6
Gambar 4.14 Form Data Pengarang Form input data Penerbit Form input data Penerbit adalah form yang digunakan untuk menambah,
mengubah, menyimpan, menghapus, dan membatalkan data penerbit . Jadi form petnerbit ini dapat menyimpan data-data penerbit buku.
Gambar 4.14 Form Data Penerbit
4.7.7
Form Jenis Buku Form input jenis buku adalah form yang digunakan untuk menambah,
mengubah, menyimpan, menghapus, dan membatalkan jenis buku . Jadi form jenis buku ini dapat menyimpan jenis-jenis buku.
Gambar 4.15 Form Jenis Buku 4.7.8
Form Data Buku Form input buku adalah form yang digunakan untuk menambah, mengubah,
menyimpan, menghapus, dan membatalkan jenis buku . Jadi form buku ini dapat menyimpan data-data buku.
Gambar 4.16 Form Buku
4.7.9
Form Peminjaman Form peminjaman adalah form yang digunakan untuk mencatat record
peminjaman buku yang di pinjam oleh anggota perpustakaan . Jadi form peminjaman ini dapat menyimpan data-data peminjaman buku.
Gambar 4.17 Form Peminjaman buku 4.7.10 Form Pengembalian Buku Form pengembalian buku adalah form yang digunakan untuk mencatat record pengembalian buku yang di kembalikan oleh anggota perpustakaan . Jadi form pengembalian buku ini dapat menyimpan data-data pengembalian buku.
Gambar 4.17 Form Pengembalian buku 4.7.11 Form Denda Form denda ini digunakan untuk mengatur besarnya denda yang harus di bayar oleh anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku. Dihitung per hari dan per buku.
Gambar 4.18 Form Denda 4.7.12 Laporan Anggota
Gambar 4.19 Laporan Anggota
4.7.13 Laporan Buku
Gambar 4.20 Laporan Buku 4.7.14 Laporan Peminjaman
Gambar 4.21 Laporan Peminjaman
4.7.15 Laporan Pengembalian Buku
Gambar 4.22 Laporan Pengembalian Buku 5
KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi pada babbab sebelumnya dan dalam pengakhiri pembahasan “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan pada SMA Negeri 3 Model Sorong” maka penulis mengambil kesimpulan bahwa : 1.
Proses pencatatan dan pengolahan data anggota maupun data buku yang berjalan selama ini masih menggunakan cara manual. Belum adanya program aplikasi khusus untuk mencatat dan mengolah datadata perpustakaan mengakibatkan pelayanan informasi mengenai data buku, anggota maupun laporan-laporan yang dihasilkan masih kurang memuaskan. Misalnya saja kerumitan dalam pencarian data anggota, data buku, data peminjaman dan pengembalian buku. Hal ini tentu menghabiskan banyak waktu. Selain itu kesalahan-kesalahan dalam pencatatan yang membutuhkan waktu perbaikan cukup lama, semua itu sangat perlu dibenahi sehingga pelayanan yang dapat diberikan oleh
para petugas perpustakaan juga menjadi lebih cepat. Oleh karena itu sistem manual saat ini perlu dikembangkan menjadi sistem yang terkomputerisasi. 2.
Adapun kelebihan sistem terkomputerisasi dibandingkan sistem yang ada saat ini (manual) adalah : a.
Dapat mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data anggota, data jenis buku, data pengarang, data penerbit, data buku, data peminjaman dan pengembalian buku.
b.
Mampu menyajikan informasi yang lebih berkualitas dan lebih cepat sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan.
c.
Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan, pencarian data dan pembuatan laporan, sehingga laporan yang hasilkan lebih tepat waktu, akurat dan relevan bagi pihak-pihak yang membutuhkan informasi mengenai perpustakaan.
Dengan adanya sistem yang diusulkan ini, diharapkan kegiatan pencatatan, pencarian data serta pembuatan laporan akan lebih efektif dan efisien. Sehingga pelayanan terhadap anggota dan pihak-pihak lain yang berkepentingan dapat ditingkatkan. 5.2.
Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis juga mempunyai beberapa saran
bagi pihak SMA Negeri 3 Model Sorong yang dapat dipertimbangkan dalam meningkatkan pelayanan dan kinerja petugas perpustakaan. Adapun saran yang penulis usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk pihak SMA Negeri 3 Model Sorong guna untuk meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan yaitu : 1.
Mengganti
sistem
yang
masih
manual
menjadi
sistem
yang
terkomputerisasi, dimana sistem terkomputerisasi dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem yang manual. 2.
Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang penulis usulkan, dalam sistem
tersebut
dapat
digunakan
untuk
proses
pencatatan
dan
pengolahan data. 3.
Jika sistem yang penyusun usulkan ini digunakan oleh pihak SMA Negeri 3 Model Sorong, maka perlu diadakan pelatihan personil dalam menangani pengolahan data secara terkomputerisasi yang akan bertindak
sebagai admin dan petugas lainnya, supaya proses penginputan data dapat berjalan dengan lancar. 4.
Dalam pembuatan aplikasi ini penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan aplikasi dikarenakan keterbatasan penulis, untuk itu saran dan kritik sangat penulis harapkan. Penulis juga berharap semoga sistem ini dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya. Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penulis sampaikan. Penulis
berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pencatatan, pencarian dan pengolahan data-data perpustakaan serta pembuatan laporanlaporan. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan keputusan bagi kemajuan SMA Negeri 3 Model Sorong.
DAFTAR PUSTAKA Kusrini dan Andi Koniyo (2008).Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft Sql Server, Yogyakarta : Penerbit Andi. Utami, Ema.2008. RDBMS menggunakan MS SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset. M Areif, Rudiyanto. 2005. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, Yogyakarta : Andi Offset HM, Jogiyanto.2005.Analisis dan Desain Sistem Informasi:Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis(Edisi Ketiga), Yogyakarta : Andi Offset Teguh, Wahyono.2004.SISTEM INFORMASI(Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi), Yogyakarta : Graha Ilmu Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Andi Offset HM Jogiyanto. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yoygakarta : Andi Offset http://artikelit.com/artikel/sistem -informasi-perpustakaan Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset
