ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA MADRASAH TSANAWIYAH MIFTAHUSSALAM BANYUMAS
NASKAH PUBLIKASI
Diajukan oleh Jariruddin 06.12.1914
kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
Analysis and Design Information Systems of Library at Madrasah Tsanawiyah Miftahussalam Banyumas
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan pada Madrasah Tsanawiyah Miftahussalam Banyumas
Jariruddin Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Service system or mechanism in the lending library in the library Madrasah Tsanawiyah Miftahussalam currently still done manually by the librarian. Data members of the library and borrowing transactions are kept on file as well as general ledger, so that sometimes less effective and efficient. Computerized system is a solution that seems right in order to facilitate and reduce the risk of mistakes in the book at a library lending transactions. With the use of computerized systems in the library will make the data members of the library and book-lending transactions to be kept neat and orderly. Making Library Information System was started from a general description of Madrasah Tsanawiyah Miftahussalam Banyumas, then discuss ERD database design in order to find out what entities and attributes involved in the process of book-lending transactions. After learning of entities and attributes involved in the next discuss the structure of databases and normalization. The next stage is to design draft program consisting of: structure of the program, design input, design output. System book-lending transactions in the library designed by using the method of direct data processing. The use of direct data processing method is intended for every event or Transactions on borrowing and returning books can be directly processed. The procedures to be processed consists of data collection member libraries, classroom data collection, data books, etc.. If there is a borrowing transaction and return the book at the same time data can be entered into a computer and will automatically affect the existing data, namely the book out and back. So can quickly find the data members to borrow and return books that have been properly and accurately. Keywords: Library Information System
1. Pendahuluan Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi memicu banyak kalangan untuk mencari alternatif pemecahan masalah di bidang teknologi informasi. Penggunaan computer sebagai alat bantu dalam menyelesaikan di bidang teknologi sistem informasi kian marak dan berkembang di segala bidang. Komputer dirasa memiliki banyak keunggulan, alasannya komputer dapat diprogram sehingga dapat disesuaikan dengan keinginan pemakainya. Kemudian pemrograman computer yang telah dikembangkan sehingga lebih mendekati dengan bahas manusia telat turut serta dalam mempengaruhi penggunaan computer sebagai alat bantu pekerjaan manusia. Bahasa pemrograman yang semakin banyak dan berkembang saat ini memberikan pilihan bagi para programmer untuk menggunakan bahasa pemrograman mana yang tepat untuk membangun aplikasi. Madrasah
Tsanawiyah
Miftahussalam
Banyumas
adalah
intitusi
pendidikan yang selalu ingin mengikuti perkembangan teknologi informasi yang sedang berkembang. Bidang sirkulasi buku di perpustakaan yang selama ini masih terasa sulit untuk dikerjakan karena masih menggunakan cara manual. Sehingga informasi yang dihasilkan terkadang masih mengalami kekeliruan dan keterlambatan pembuatan laporan. Hal ini disebabkan terbatasnya sumber daya manusia dan banyaknya data yang dikelola. Dalam hal ini tentunya proses pengolahan harus diolah secara efektif, efisien dan proses pengolahan data yang dijalankan harus mudah dalam pengisian data, pemprosesan data dan pelaporannya. Sedangkan ditinjau dari kefektifan sebuah sistem baik dari segi manfaat, biaya, maupun waktu yang digunakan, kesemuanya itu harus dapat mendukung tercapainya pemenuhan akan informasi pengolahan data yang berkualitas.
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Konsep dasar sistem ada dua pendekatan yaitu penekanan pada prosedurnya dan penekanan pada komponennya atau elemen.Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur : “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.“ Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau elemen :
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.”
2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Kualitas informasi tergantung pada beberapa hal yaitu : 1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan. 2. Tepat waktu, informasi yang diterima harus tepat pada waktunya. 3. Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.4 .Sistem Informasi Perpustakaan Sistem informasi perpustakaan adalah sebuah sistem pengolahan data perpustakaan yang meliputi pengolahan data, manipulasi data, penyimpanan data dan persiapan dokumen untuk pengambilan keputusan yang dilakukan manusia dengan dibantu suatu alat yang berupa komputer. Sistem informasi perpustakaan merupakan subsistem dari sistem informasi manajemen
yang digunakan untuk memecahkan masalah
penyediaan informasi dan pelayanan informasi mengenai inventori pada perpustakaan.
2.5 Pengenalan dan Perancangan Basis Data Basis data menurut Stephens dan Plew (2000), adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Informasi adalah sesuatu yang kita gunakan sehari-hari untuk berbagai alasan. Dengan basisdata, pengguna dapat menyimpan data secara terorganisasi.
Setelah data
disimpan, informasi harus diambil. Kriteria dapat digunakan untuk mengambil informasi.
Cara data disimpan dalam basis data menentukan seberapa
mudah mencari informasi berdasarkan banyak kriteria. Datapun harus mudah ditambahkan ke dalam basis data, dimodifikasi, dan dihapus.
2.6 Sistem Perangkat Lunak yang Digunakan 2.6.1
Sistem Operasi Sistem operasi adalah suatu sistem yang terdiri dari komponenkomponen kerja dan memuat metode kerja yang digunakan untuk memanfaatkan mesin, sehingga mesin dapat bekerja sesuai dengan yang diinginkan.
2.6.2
Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Visual basic adalah suatu bahasa pemrograman yang bersifat object oriented programming (OOP). Membuat aplikasi dengan Visual Basic sangat sederhana. Hanya dengan 3 langkah dasar, akan didapat aplikasi yang selanjutnya dapat dijalankan tanpa memerlukan lingkungan pemrograman Visual Basic.
2.6.3
Microsoft SQL Server 2000 SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS yang dibuat oleh Microsoft. SQL Server 2000 menawarkan beberapa fitur di dalam mengelola database yang terdapat dalam SQL Server 2000. Ada 2 fitur yang biasa digunakan untuk mengelola database di dalam SQL Server 2000, yaitu: menggunakan Enterprise Manager dan SQL Query Analizer.
3. Analisis dan Perancangan 3.1 Gambaran Umum Madrasah Tsanawiyah Miftahusalam Banyumas Madrasah Tsanawiyah Miftahussalam Banyumas berdiri pada hari Sabtu Legi 17 Januari 1976 dengan nama Pondok Pesantren Pendidikan Islam Miftahusalam. Secara geografis terletak di desa Kejawar, kecamatan Banyumas, kabupaten Banyumas. Madrasah Tsanawiyah Miftahussalam mempunyai tenaga kerja sebanyak 21 guru dan karyawan sebanyak 2 orang. Dengan jumlah kelas sebanyak 7 kelas. Visi dan Misi Madrasah: Visi :
Unggul dalam intaq dan imtek, mandiri, adaptif, kreatif dan kompetitif.
Misi:
Profesionalisasi tenaga kependidikan Pembenahan sarana dan prasarana pendidikan Pembelajaran yang efektif Internalisasi nilai-nilai Islam
3.2 Analisis Sistm 3.2.1
Mengidentifikasi Masalah Mengidentifikasi
masalah
merupakan
langkah
awal
yang
dilakukan dalam tahap analisis sistem. Dari hasil penelitian yang dilaksanakan mengenai sistem sirkulasi buku di perpustakaan madrasah
tsanawiyah
Miftahussalam
Banyumas,
penulis
menemukan beberapa permasalahan yang ada, antara lain:
Minat akses angggota kurang maksimal, dikarenakan: ‐
Bahan perpustakaan out off data
‐
Proses peminjaman maupun pengembalian dilakukan secara manual
Kurang mudah mencari informasi baku atau referensi yang tepat dan akurat, dikarenakan sistem katalog yang masih manual.
3.2.2
Analisis PIECES Alat
ukur
yang
digunakan
untuk
menentukan
proses
penyelesaian masalah yaitu dengan melakukan peningkatanpeningkatan pada 6 aspek yang dikenal dengan analisis PIECES , meliputi : 1. Performance ( Kinerja ) Analisis kinerja adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif . Kinerja dapat diukur dari Throughput dan Response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan oleh suatu sistem tertentu. Response time yaitu waktu yang dapat dibutuhkan oleh sistem untuk memberikan jawaban dan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan. Melihat kondisi pada perpustakaan MTs Miftahussalam Banyumas dalam memproses pengolahan data sirkulasi masih kurang efektif jika ditinjau dari Throughput dan Response time. Berikut beberapa hal yang terjadi akibat kelemahan kinerja sistem :
Jumlah beban kerja yang harus ditanggung oleh petugas lebih besar karena transaksi sirkulasi masih manual.
Pencarian data dan proses transaksi sirkulasi serta pembuatan laporan memerlukan waktu lama. Penerapan sistem baru sangat memungkinkan dapat
meningkatkan kinerja petugas, karena sistem yang baru dirancang sedemikian rupa sehingga mampu meningkatkan kinerja dari petugas dalam melakukan pengolahan data sirkulasi. 2. Information ( Informasi ) Informasi merupakan suatu hasil dari data yang diolah sedemikian rupa sehingga mempunyai manfaat bagi yang menerimanya. Informasi yang baik adalah informasi yang dihasilkan dapat memenuhi keinginan dari pengguna. Beberapa hal yang menjadi strandar kualitas informasi adalah akurat, tepat waktu dan relevan. Nilai dari informasi ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan benilai bila manfaat lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya Pada
perpustakaan
Madrasah
Tsanawiyah
Miftahussalam Banyumas masih banyak hal yang kurang efektif dalam penyajian informasi sirkulasi buku. Misalkan penyajian laporan sirkulasi, hal ini sangat mempengaruhi kualitas
informasi.
Tsanawiyah
Pada
Miftahussalam
perpustakaan Banyumas
Madrasah juga
masih
menggunakan pengolahan data secara manual, sehingga informasi yang dihasilkan sering mengalami keterlambatan dikarenakan jumlah data yang cukup banyak. Dengan menggunakan sistem yang baru diharapkan akan mampu menyajikan informasi yang relevan ,akurat dan tepat waktu. 3. Economy ( Ekonomi ) Analisis ekonomi merupakan analisis yang berhubungan dengan masalah keuangan organisasi / perusahaan. Pada analisis ekonomi dilakukan analisis terhadap biaya-biaya operasional yang dikeluarkan setiap tahunnya. Tujuan dari analisis
ini
adalah
untuk
meminimalkan
biaya
yang
dikeluarkan tetapi kegiatan tetap berjalan. Pada Madrasah Tsanawiyah Mifathussalam Banyumas untuk
menghemat
pengeluaran
biaya,
maka
harus
mengoptimalkan penggunaan sarana dan prasarana yang ada. Pada sistem yang lama yaitu masih menggunakan secara manual akan meyebabkan pembengkakan biaya, hal ini dikarenakan banyak alat tulis dan buku yang digunakan untuk pencatatan sirkulasi. Sedangkan pada sistem baru akan mengurangi buku dan alat tulis, sehingga akan dapat menghasilkan manfaat sesuai biaya yang dikeluarkan. Meskipun pada awalnya untuk mendapatkannya diperlukan biaya yang cukup mahal tetapi manfaat yang dirasakan dikemudian hari akan lebih besar. 4. Control ( Pengendalian ) Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan. Keberadaannya
diperlukan
untuk
menghindari
dan
mendeteksi kesalahan pada sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya pengendalian maka jika ada bagian yang mengalami gangguan akan segera diperbaiki. Pada MTs Miftahussalam Banyumas pengendalian terhadap sistem yang ada belum dilakukan secara maksimal, salah
satunya
kurangnya
konrol
terhadap
kesalahan
pencatatan sirkulasi. Hal tersebut dikarenakan pencatatan data sirkulasi masih manual. Dengan adanya perbaikan sistem diharapkan dapat dilakukan pengendalian terhadap kesalahan pencatatan data sirkulasi. 5. Efficiency ( Efisiensi ) Efisiensi
berhubungan
dengan
bagaimana
sumber
dayua tersebut digunakan secara maksimal. Efisiensi berbeda dengan ekonomis, bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumberdaya yang digunakan. Efisiensi dapat diukur dengan membandingkan antara output dan input. Pada perpustakaan MTs Miftahusslam Banyumas masih terlihat ketidak efisienan didalam melakukan pengolahan data sirkulasi. Hal ini dikarenakan sistem yang ada saat ini kurang mengoptimalkan fasilitas yang ada, pemanfaatan komputer sebagai media pengolahan data belum digunakan secara maksimal. Sistem baru yang akan diterapkan
merupakan
perbaikan
dari
sistem
lama,dengan
memanfaatkan penggunaan komputer secara maksimal akan mampu meningkatkan efisiensi dalam melakukan pengolahan data. 6. Service ( Pelayanan ) Pada sebuah sekolah pelayanan siswa sangatlah penting. Karena dengan pelayanan yang baik maka siswa merasa nyaman, sehingga tidak akan mengganggu proses kegiatan belajar mengajar. Pada
MTs
Miftahussalam
Banyumas
peningkatan
pelayanan tersebut dapat dilakukan melalui pengolahan data sirkulasi yang selama ini terkesan lambat. Dengan sistem baru diharapkan dapat meningkatkan pelayanan menjadi lebih cepat dan akurat dalam penyajian informasi yang dibutuhkan. 3.2.3
Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan menjelaskan apa saja yang digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. Dari analisis kelayakan ini diperoleh apakah proyek nantinya layak untuk diteruskan sehingga mampu memberikan manfaat yang ingin diperoleh dimasa yang akan datang ataukah sebaiknya ditunda.
3.2.3.1 Kelayakan Teknologi Kelayakan
teknologi
berhubungan
dengan
ketersediaan
perangkat keras, perangkat lunak dan tenaga ahli yang mampu mengoperasikan sistem tersebut. Pada MTs Miftahussalam Banyumas sudah menyediakan komputer sehingga dari segi teknologi sistem ini layak untuk diterapkan. 3.2.3.2 Kelayakan Operasi Kelayakan operasional berhubungan dengan sumber daya yang ada pada MTs Miftahussalam Banyumas apakah mampu untuk mengoperasikannya.
Dari
segi
SDM,
MTs
Miftahussalam
Banyumas sedikit banyak sudah memahami komputer sehingga dalam
mengimplementasikan
sistem
user
juga
dapat
mengoperasikannya. 3.2.3.3 Kelayakan Ekonomi Kelayakan ekonomi pada penerapan dan pengbangan sistem
lebih menyangkut pada masalah pendanaan
yaitu besarnya
dana yang harus digunakan dengan harapan manfaat yang akan diperoleh dari pengembangan sistem tersebut lebih besar. Oleh sebab
itu
sekolah
mempertimbangkan
segi
ekonomisnya
didalam pengambilan keputusan. Jika nanti manfaat yang diperoleh lebih kecil dari sumberdaya yang dikeluarkan maka sistem tersebut dinyatakan tidak layak.
3.3 Perancangan Sistem 3.3.1
Flowchart Sistem
3.3.2
DFD
3.4 Perancangan Database Perancangan database bertujuan untuk merancang struktur tabel sebagai pengolahan data. Adapun perancangan database pada sistem informasi perpustakaan adalah sebagai berikut : 1. Tabel Petugas
2. Tabel Anggota
3. Tabel Denda
4. Tabel Penerbit
5. Tabel Pengarang
6. Tabel Kategori
7. Tabel Buku
8. Tabel Sirkulasi
9. Tabei Detai Sirkulasi
4. Implementasi Sistem 4.1 Implementasi Sistem Implementasi Sistem adalah tahap meletakkan suatu sistem supaya siap untuk dioperasikan. Pada aplikasi sistem informasi perpustakaan diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman visual basic sebagi interface, sedangkan untuk media penyimpanan database menggunakan Microsoft SQL Server 2000. 4.1.1
Uji Coba Program Uji coba program merupakan proses untuk mengecek apakah suatu perangkat lunak yang dihasilkan bebas dari kesalahankesalahan yang dapat mungkin terjadi
4.1.2
Pemilihan dan Pelatihan Personil a. Pemilihan Personil Adapun personil yang akan dipilih berasal dari karyawan MTs Miftahussalam Banyumas
itu sendiri dengan pertimbangan
sebagai berikut : 1. Memindahkan karyawan yang sudah ada ke posisi baru lebih
mudah dari pada merekrut karyawan baru. 2. Personil yang akan menjalankan sistem ini, yaitu karyawan yang memiliki dasar-dasar komputer berikut pengalamannya, tujuannya agar petugas tersebut tidak terlalu sulit untuk menjalankan sistem yang baru tersebut. b. Pelatihan Personil Pelatihan dilakukan agar program yang dibuat dapat dijalankan dengan baik. Ada beberapa tahapan melakukan pelatihan personil : 1. Pemberian prosedur tertulis yang di dalamnya menjelaskan tentang langkah-langkah dalam pengoperasian aplikasi yang telah dibuat, sehingga yang dilatih akan lebih mudah dalam menjalankan program. 2. Pelatihan secara langsung kepada personil, yakni dengan memberikan bimbingan atau arahan tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengoperasikan sistem dan bagaimana cara kerja program yang dibuat. 4.1.3
Uji Coba Sistem Uji coba sistem memeriksa
adalah pengujian yang dilakukan untuk
kekompakan
antar
komponen
sistem
yang
diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian perlu dilakukan untuk mencari mencari kesalahankesalahan yang mungkin masih terjadi. Pengujian sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh.
Kumpulan
dari
semua
program
yang
telah
diintegrasikan perlu dites kembali untuk melihat apakah suatu program dapat menerima input dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output kepada program yang lainnya. Ada dua metode untuk melakukan unit testing yaitu pengujian black box testing dan white box testing. 4.1.4
Konversi Sistem Konversi sistem merupakan tahap untuk meletakkan sistem baru supaya siap untuk dioperasikan. Pada tahap konversi sistem akan menggunakan konversi parallel. Konversi ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang lama dengan sistem yang baru secara
bersama-sama pada suatu periode waktu tertentu, hal ini dilakukan secara bersama-sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru telah beroperasi dengan baik sebelum sistem lama dihentikan. Kelebihan konversi parallel adalah memberikan proteksi yang tinggi terhadap kegagalan sistem yang baru.
Kelemahan terletak
pada besarnya biaya operasi yang dikeluarkan.
4.2 Pembahasan Interface 1. Menu Login Form login merupakan tampilan awal, ketika pertama kali program dijalankan. Tampilan login adalah sebagai berikut :
2. Menu Utama Jendela menu utama akan muncul apabila user berhasil memasukkan nama dan password dengan benar pada form login.
3. Menu Input Data Petugas Form ini digunakan untuk menginputkan data petugas
4. Menu Input Data Anggota Form ini digunakan untuk menginputkan data anggota.
5. Menu Input Data Penerbit Form ini digunakan untuk menginputkan data penerbit.
6. Menu Input Data Pengarang Form ini digunakan untuk menginputkan data pengarang.
7. Menu Input Data Kategori Form ini digunakan untuk menginputkan data kategori.
8. Menu Input Data Buku Form ini digunakan untuk menginputkan data buku.
9. Menu Input Data Denda Form ini digunakan untuk menginputkan data denda.
10. Menu Input Data Sirkulasi Form ini digunakan untuk menginputkan data sirkulasi
.
11. Menu Input Data Detail Sirkulasi Form ini digunakan untuk menginputkan data detail sirkulasi
12. Tampilan Laporan Anggota
13. Tampilan Laporan Buku
14. Tampilan Laporan Sirkulasi
15. Tampilan Laporan Detail Sirkulasi
DAFTAR PUSTAKA
Arief, M. Rudyanto, 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta; Andi Offset. Fathansyah, Ir. 2002. Basis Data. Bandung: Informatika. Jogiyanto HM. 2001, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Tersruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta; Andi. Robert A.Leitch/ K.Roscoe Davis.1983, Accounting Information System, New Jersey; Prentice- Hall. http://www.bi.go.id/web/id/Moneter/BI+Rate/Data+BI+Rate.html, diakses tanggal 15 Januari 2010. http://www.softwareasli.com/microsoft.php, diakses tanggal 19 Januari2010.
