ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PERPUSTAKAAN SMA NEGERI 1 BATANGAN
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Riko Puji Laksono 08.12.3075
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012 1
2
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM DATA PROCESSING LIBRARY SMA NEGERI 1 BATANGAN ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PERPUSTAKAAN SMA NEGERI 1 BATANGAN Riko Puji Laksono Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
The more advanced a technology in the world to significantly impact on human activities. Human want all the activities that they do can be run effectively and efficiently both in terms of time, yield, and cost to be incurred. So also is felt by the librarians of the SMA Negeri 1 Batangan, they wanted a new system that can help them in their task of managing the transactions that occur each day with time lines, relevance and accurate. During this libraries on SMA Negeri 1 Batangan still use manual wy to do the book-lending transaction, the return of a book or to obtain other information about the data book, data members and others. In the old system, loaning and book return transaction was still written on a sheet of paper one by one so that this process requires a long time to record all transaction and fees for financing the expensive stationery. Based on the above mentioned problems, the authors will design a desktopbased library information system aimed at the high school librarian in Negeri 1 Batangan. Application design in intended to facilitate transactions that accurred in the library and provide information time lines, relevance and accurately. Keywords : Library Information System, Library, Information Systems.
3
1.
Pendahuluan Era globalisasi memungkinkan banyaknya akses untuk mencari informasi dari
segala penjuru dunia salah satunya adalah melalui perpustakaan yang sudah banyak didirikan. Dengan adanya perpustakaan mempermudahkan aktifitas dalam proses pencarian, mengolah ataupun menyimpan data atau yang dikenal dengan perpustakaan digital. Dalam dunia pendidikan, perpustakaan dijadikan sebagai sarana informasi yang diperlukan sebagai sumber belajar maupun laboratorium belajar yang memungkinkan para tenaga pendidik dan peserta pendidik meningkatkan kualitasnya. Perpustakaan sekolah merupakan sarana yang penting dalam setiap program pendidikan dan pengajaran. Saat ini di sekolah-sekolah yang memiliki perpustakaan sendiri, khususnya sekolah SMA Negeri 1 Batangan masih menggunakan sistem peminjaman buku secara manual, di mana dalam penerapan sistem peminjaman terdapat beberapa kendala seperti bentuk laporan peminjaman buku yang masih hardcopy, terjadinya kehilangan laporan bukti peminjaman karena terselip dengan banyaknya laporan hardcopy yang ada, proses pencarian ID siswa dalam laporan yang membutuhkan waktu lama karena harus mencari satu persatu dokumen. Dengan alasan di atas, penulis mencoba untuk memberikan alternatif pemecahan
masalah
dengan
membuat
suatu
software
peminjaman
buku
di
perpustakaan SMA Negeri 1 Batangan yang dapat mencatat data dan daftar peminjam buku. Seperti daftar data buku yang tersimpan rapi di dalam database, daftar data peminjam, waktu peminjaman buku, jadwal pengembalian buku, serta laporan peminjaman buku.
1.1
Rumusan Masalah Berdasarkan dari latar belakang permasalahan diatas, maka permasalahan yang
dapat dirumuskan adalah : 1. Bagaimana membuat Sistem Informasi Perpustakaan yang baik? 2. Apakah sistem itu mudah untuk digunakan Petugas Perpustakaan? 3. Membuat design sistem yang menarik untuk memudahkan dalam melakukan transaksi Perpustakan oleh Petugas?
4
2.
Landasan Teori
2.1
Pengertian Sistem Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
2.2
KarakteristikSistem Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan
unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karateristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan yang lainnya : 1. Komponen ( Components ) Terdiri
dari
sejumlah
komponen
yang
saling
berinteraksi
dan
bekerjasama membentuk satu kesatuan. 2. Batas Sistem ( Boundary ) Merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. 3. Lingkungan Luar Sistem ( Environments ) Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. 4. Penghubung ( Interface ) Merupakan media penghubung antara subsistem, yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. 5. Masukkan ( Input ) Adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem, yang dapat berupa masukkan perawatan ( Maintenance input ) dan masukkan signal ( signal input ). 6. Keluaran ( Output ) Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. 7. Pengolah ( Process ) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran. 8. Sasaran ( Objective ) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).
5
2.3
Pengertian Informasi Informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat. Jadi
informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut.
2.4
Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi secara teknis dapat didefinisikan sebagai sekumpulan
komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan atau mendapatkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Selain menunjang proses pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan, sistem informasi juga dapat membantu manajer dan karyawan menganalisis permasalahan, menggambarkan hal-hal yang rumit, dan menciptakan produk baru.
2.5
Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (manajement information system atau sering
dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
2.6
Sistem Informasi Pengolahan Data Perpustakaan Sistem Informasi Perpustakaan adalah proses komputerisasi untuk mengolah
data suatu perpustakaan. Mulai dari katalogisasi koleksi, pengolahan data anggota, sampai proses peminjaman dan pengembalian koleksi beserta aturan-aturannya seperti lamanya peminjaman dan penghitungan denda keterlambatan. Data yang di olah dalam sistem informasi pengolahan data perpustakaan sekurang-kurangnya : 1. Informasi koleksi buku yang terdapat di Perpustakaan . 2. Proses transaksi peminjaman dan pengembalian buku di Perpustakaan Sekolah. 3. Informasi Anggota Perpustakaan Sekolah. 6
4. Laporan anggota, peminjam, pengambilan dan buku. 3.
Analisis
3.1
Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja,
informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). 1. Analisis Kinerja Sistem ( Performance ) Kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time). 2. Analisis Informasi ( Information ) Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen (marketing) dan user dapat melakukan langkah selanjutnya. Apabila
kemampuan
sistem
informasi
baik,
maka
user
akan
mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan. 3. Analisis Ekonomi ( Economy ) Pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi. Peningkatan
terhadap
kebutuhan
ekonomis
mempengaruhi
pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. Saat ini banyak perusahaan dan manajemen mulai menerapkan paperless system (meminimalkan penggunaan kertas) dalam rangka penghematan. Oleh karena itu dilihat dari penggunaan bahan kertas yang berlebihan dan biaya iklan di media cetak untuk media publikasi, sistem ini dinilai kurang ekonomis. 4. Analisis Pengendalian ( Control ) Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses. 5. Analisis Efisiensi ( Efficiency ) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal. Operasi pada suatu perusahaan dikatakan efisien atau tidak biasanya didasarkan pada tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan.
7
6. Analisis Pelayanan ( Service ) Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen (marketing), user dan bagian lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi.
3.2
Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan sistem adalah proses mengukur besarnya investasi yang
ditanamkan di dalam pengembangan sistem terhadap manfaat yang diperoleh dari sistem tersebut. Adapun faktor-faktor yang menjadi pertimbangan dalam analisis kelayakan sistem, yaitu: 1. Kelayakan Hukum Jika ditinjau dari segi hukum maka sistem informasi perpustakaan baru adalah legal secara hukum, karena sistem yang akan dikembangkan tidak melanggar aturan-aturan yang ditetapkan untuk pengadaan sistem informasi. Perangkat lunak yang digunakan resmi dengan perijinan yang ada sehingga tidak menyimpang dari ketentuan hukum yang berlaku dan tidak akan menimbulkan masalah hukum baik pada waktu sekarang maupun yang akan datang. Selain itu sistem yang dikembangkan ini baik dalam proses maupun implementasinya tidak bermasalah secara hukum. 2. Kelayakan Operasi Sistem yang baru dirancang untuk mudah digunakan sehingga diharapkan sistem yang baru untuk siap diimplementasikan tenaga operator maupun database administrator sebagai pemakai sistem yang telah tersedia yang menjalankan sistem baik melalui proses pendidikan, pelatihan karyawan (petugas perpustakaan) dengan pendayagunaan waktu dan personil secara efisien, serta mampu melakukan pengendalian dari kesalahan-kesalahan. 3. Kelayakan teknologi Sistem yang baru menggunakan perangkat yang memadai dan tersedia secara keseluruhan, karena komputer bukanlah barang mewah saat ini sehingga untuk mendapatkan perangkat yang dibutuhkan sangatlah mudah, selain itu harga komputer relatif terjangkau. Disamping itu pengoperasian komputer tidak terlalu sulit hanya dengan sedikit pelatihan 8
saja kita sudah bisa mengopersikannya dengan baik dan lancar. Dengan adanya teknologi ini diharapkan dapat membantu dalam pekerjaan dibidang pengolahan perpustakaan. 4. Ekonomi Pada analisis kelayakan ekonomi ini dalam penerapannya selalu berhubungan dengan masalah biaya, yaitu berapa besar biaya yang harus dikeluarkan dengan harapan memperoleh manfaat yang lebih besar dari pengembangan sistem tersebut. Sehingga untuk menerapkan sistem baru ini harus dilakukan pertimbangan secara matang sebelumnya sehingga akan diketahui bahwa sistem baru ini layak diterapkan atau tidak. Apabila dilihat dari nilai manfaatnya yang lebih besar maka sistem baru ini layak untuk diterapkan. Ketersediaan dana yang digunakan untuk pengembangan sistem maupun biaya operasional saat implementasi sistem harus sebanding dengan manfaat yang diperoleh. 4.
Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1
Pemrograman dan Pengetesan Program Langkah pada implementasi yang pertama adalah pemrograman. Pada proses
pemrograman, penulis terlebih dahulu membuat database dengan menggunakan software XAMPP. Pembuatan database diawali dengan perancangan tabel kemudian dilanjutkan dengan create tabel. Setelah pembuatan database selesai dilakukan, langkah selanjutnya adalah pembutan tampilan program. Aplikasi yang digunakan untuk pembuatan tampilan program ini adalah Netbeans 7.1. Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas dari kesalahankesalahan. Oleh sebab itu program harus ditest untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin dapat terjadi. Program ditest untuk tiap-tiap modul dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai. Kesalahan dari program yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk kesalahan, yaitu sebagai berikut ini : 1. Kesalahan bahasa (language errors) atau disebut juga dengan kesalahan penulisan (syntax errors) atau kesalahan tata bahasa (grammatical errors) adalah kesalahan di dalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan ini relatip mudah 9
ditemukan dan diperbaiki, karena kompiler akan memberitahukan letak dan sebab kesalahannya sewaktu program dikompilasi. 2. Kesalahan sewaktu proses (run-time errors), adalah kesalahan yang terjadi sewaktu executable program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya, karena kompiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan. Kesalahan ini relatip mudah untuk ditemukan, karena juga ditunjukkan letak serta sebab kesalahannya. 3. Kesalahan Logika (Logical errors) adalah kesalahan dari logika program yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program, tetapi hasilnya salah. Kesalahan seperti ini merupakan kesalahan yang berbahanya, karena bila tidak disadari dan tidak ditemukan, hasil yang salah dapat menyesatkan bagi yang menggunakannya. Cara mencari kesalahan logika dapat dilakukan dengan
test
data,
yaitu
dengan
menjalankan
program
dengan
menggunakan data tertentu dan membandingkan hasil pengolahannya dengan hasil yang sudah di ketahui. Bila hasilnya berbeda, berarti mengalami kesalahan dan harus dilacak serta ditemukan sebab-sebab kesalahannya. Proses melacak kesalahan ini dikenal dengan istilah mencari kutu (debugging). Hasil pelacakannya adalah di dapatkan kutu tersebut (bug yang berarti penyebab kesalahannya).
4.2
Pengetesan Sistem Pengetesan
sistem
biasanya
dilakukan
setelah
pengetesan
program.
Pengetesan sistem (system testing) dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplimentasi. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan
atau
kelemahan-kelemahan
yang
mungkin
masih
terjadi.
Pengetesan sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Pada pengetesan program, masing-masing program yang telah berjalan dengan benar dan baik bukan berarti program tersebut juga akan dapat berjalan dengan program lainnya dalam sistem dengan baik. Kumpulan dari semua program yang telah diintegrasikan perlu dites kembali untuk melihat apakah suatu program dapat menerima input data dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output kepada program yang lainnya. 10
4.3
Konversi Sistem Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan sistem selesai dengan
hasil baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan, diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses sistem yang lama. Konversi sistem ini dilakukan dalam jangka waktu dua bulan. Data-data yang ada pada sistem perpustakaan dikonversi kedalam sistem baru. Pelaksanaan konversi ini dilakukan secara parallel, artinya konversi dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru seiring dengan masa pengenalan antara karyawan (personil) yang sudah terbiasa menggunakan sistem manual dengan waktu yang telah ditetapkan. Kedua sistem ini dioperasikan secara bersama-sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang lama dihentikan, walaupun terdapat kelemahan pada besarnya biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan dua buah sistem secara bersamaan, tetapi mempunyai keuntungan yaitu proteksi yang tinggi kepada organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru.
4.4
Manual Program
4.4.1
Form Login
11
4.4.2
Menu Utama Admin
4.4.3
Menu Utama Operator
12
4.4.4
Form Peminjaman Buku
4.4.5
Form Pengembalian Buku
13
4.4.6
Form Laporan Peminjaman Buku
4.4.7
Form Laporan Pengembalian Buku
14
5.
Penutup
5.1
Kesimpulan Dari penelitian yang dilakukan pada sistem pengolahan data perpustakaan SMA
Negeri 1 Batangan, maka dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem manual sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Berikut adalah beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari sistem yang dibuat : 1. Sistem Informasi ini juga dapat menghasilkan data-data dari proses pengolahan menggunakan komputerisasi dengan hasil yang lebih cepat, akurat dan tingkat kesalahannya kecil. 2. Sistem Informasi ini dapat membantu pengguna, khususnya staf pengolah perpustakaan untuk mengolah data guna meningkatkan kinerja Administrasi di bagian
Perpustakaan dan mempermudah dalam
penyajian sebuah informasi. 3. Sistem Informasi ini di desain sedemikian rupa sehingga petugas dapat dengan mudah mengoperasikannya.
5.2
Saran Dengan kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut : 1. Untuk
mengoptimalkan
pekerjaan,
sebaiknya
sistem
informasi
perpustakaan yang dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan sistem terkomputerisasi. 2. Sistem informasi perpustakaan yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu pihak sekolah dalam melakukan pengolahan data perpustakaan
dan
menyajikan
informasi
yang
dibutuhkan
untuk
membantu pengambilan keputusan. 3. Seiring berkembangnya perpustakaan
maka makin komplek juga
kebutuhannya sehingga menyebabkan sistem yang berjalan tidak layak lagi untuk digunakan pada masa berikutnya. Maka dari itu pada saatnya nanti sebuah sistem informasi juga perlu dilakukan pengembangan.
15
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Amborowati, Armadyah. 2007. Pengantar Pemrograman Terstruktur. Yogyakarta: Andi Offset. Arief, M. Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset. Huda, Miftahul. 2011. Membuat Aplikasi Mini/Supermarket dengan Java. Yogyakarta: Elex Media Komputindo. Kadir, Abdul. 2008. Dasar Pemrograman Java 2. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini, M.Kom. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini, M.Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.
Internet : [1] http://www.amazone.com [2] http://www.viraindo.com
16
