ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN MADRASAH ALIYAN NEGERI 1 SALATIGA
NASKAH PUBLIKASI
disusun oleh Arista Kumala sari 07.12.2152
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
1
2
Analysis and Design of Information System of the State Library of Madrasah Aliyah Salatiga ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN MADRASAH ALIYAH NEGERI 1 SALATIGA Arista Kumala Sari Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Analysis of system weaknesses. From the results of this analysis, a new system based on the working methods can be concluded PIECES required amount of workload that is fewer than 5 employees to 2 employees who are in need. At 2min need to know the status of books, circulation, and the making of the report.Information that is derived much more accurate, relevant and timely, cost much less released, and the control of the data easier.2. Analysis of system requirements. The new library information system provides an important role in decision-making. facilities adequate hardware and software that is easily available in the market, so the new system the right to choose 3. Feasibility Analysis: The new system is feasible because it gives considerable influence, in terms of technical feasibility, economics, law, operations, and feasibility of schedule 4. Costs and Benefits: In terms of cost, the new system is much more efficient in the appeal of the old. Expenditures that occur due to a typing error auto other damage does not occur on the new system. 5.Design and Implementation of the system: The design of library information systems require software, the cost and a more thorough analysis on the old information system. But the result of the design is very useful and better as it gives great in decision making. Implementation of the system allows employees to operate new systems
and
new
systematic
facilitate
employees
perform
their
duties.
Keywords: circulation, book inventory, data members of the library, fine.
3
1. PENDAHULUAN Pada era globalisasi seperti saat ini dimana kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) berkembang dengan pesat dan pemanfaatan IT dalam bidang pendidikan sudah merupakan suatu hal yang wajar. Oleh karena itu sekolah – sekolah berlomba – lomba meningkatkan kualitas mutu pendidikan melalui pemanfaatan IT. Agar sekolah tersebut dapat meningkatkan kualitas mutu pendidikan dengan lebih baik, sekolah di tuntut untuk mengikuti perubahan dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi tersebut , khususnya dalam menerapkan sistem informasi yang menggunakan teknologi informasi Salah
satunya
menerapkan
teknologi
informasi
tersebut
pada
bagian
perpustakaan sekolah. Kebanyakan dari perpustakaan yang bersifat umum sudah
memiliki
komputer.
Namun
tidak
semua
perpustakaan
mampu
memanfaatkan keberadaan komputer tersebut secara optimal. Demikian juga dengan perpustakaan yang berada di Madrasah Aliyah Negeri 1 Salatiga. Instansi ini sudah memiliki komputer namun keberadaan komputer tersebut belum digunakan secara optimal, dalam arti belum terkomputerisasi dengan baik atau belum adanya suatu program pengolahan data perpustakaan Dalam hal ini komputer sebagai media elektronik dapat membantu kegiatan pengolahan data
yang disertai dengan pembuatan laporan, yang tentu saja
tidak akan membuang waktu yang lama kerena telah tersedia program yang dapat mempercepat proses pengambilan data yang dibutuhkan. Oleh karena itu sistem
perpustakaan
ini
akan
dikembangkan
menjadi
sistem
yang
terkomputerisasi. Karena
hal
tersebut
penulis
bertujuan
membangun
sistem
informasi
perpustakaan yang berbasis komputerisasi di Madrasah Aliyah Negeri 1 Salatiga, yang nantinya diharapkan mampu untuk meningkatkan pelayanan bagi para murid disekolah tersebut, serta mampu meningkatkan kinerja dari sestem perpustakaan itu sendiri. Baik dalam hal pendataan buku, proses peminjaman dan pengembalian buku, proses penghitungan denda, serta pemberian informasi yang lebih akurat dalam pengambilan keputusan, baik yang dilakukan oleh pihak perpustakaan maupun pihak sekolah Oleh sebab itu penulis mengambil judul skripsi “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Madrasah Aliyah Negeri 1 Salatiga “. 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi, dan Analisis Sistem
4
Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan objek-objek yang saling berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang 1
dirancang untuk mencapai satu tujuan . Sedangkan sub sistem adalah suatu sistem yang kompleks yang ada didalam sebuah sistem yang lebih besar. Pengertian Sistem Menurut Jogiyanto H.M
(2003: 34), menyatakan bahwa sistem
dapat
didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Pendekatan sistem pada prosedur didefinisikan bahwa “sistem adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu”. Sedangkan pendekatan sistem pada komponen didefinisikan bahwa “sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu”. Contoh sistem yang didefinisikan pada pendekatan komponen adalah komputer sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak. 2.1.2 Pengertian Informasi Informasi merupakan hasil dari olahan data-data yang telah diproses dan diinterpretasikan sehingga menjadi sesuatu yang bermakna, berarti dan dapat dipahami serta dimengerti oleh masyarakat umum. Data adalah simbol atau fakta mentah yang tidak mempunyai arti dan nilai apapun secara tersendiri. Pengertian informasi menurut Gordon B. Davis (2002 : 27), “informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”. 2.2.2.1 Kualitas Informasi Agar informasi yang didapat berguna maka informasi yang dihasilhan harus : 1) Relevan Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaianya serta informasi yang disajikan sebaiknya terikat dengan keputusan yang akan diambil oleh pengguna sistem informasi tersebut. 2) Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan. Antara informasi dengan kejadiankejadian atau objek yang diwakilinya harus cocok dengan faktanya. 3) Tepat waktu 1.
Jerry FitzGerarld, Ardra F. FitzGerarld, Warren D.Stalling, Jr., Fundamentals of Systems Analysis (edisi kedua; New York: John Wiiley & Sons, 1981), hal.5. 1. Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D., Analisis & Desain Sistem Informasi. Penerbit: ANDI OFFSET Yogyakarta, 2005, hal 2
5
Informasi yang datang tidak boleh terlambat, karena informasi yang tidak tepat waktu akan menjadi informasi yang tidak berguna atau tidak dapat digunakan dalam pengambilan keputusan. 2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi sebagi entitas penting sistem informasi. Adanya data dan informasi yang diolah serta diproses dan memiliki arti sehingga bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Menurut pendapat Burch dan Gudnistki sistem informasi terdiri dari beberapa komponen yang saling berinteraksi antar satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Komponen-komponen sistem informasi meliputi : a) Blok Masukkan (Input Block) Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang dimasukkan yang dapat berupa dikumen-dokumen dasar. b) Blok Model (Model Block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c) Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem. d) Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi merupakan kontak alat (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyyimpan dan mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. e) Blok Database (database Block) Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. f)
Blok Kendali (Control Block)
6
Pengndalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila ada kesalahn2
kesalahan dapat langsung cepat diatasi . 2.2 Karakteristik Sistem Informasi Dalam memahami dan mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah beberapa karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya : 1) Batasan (Boundary) Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang diluar sistem. 2) Lingkungan (Enviroment) Segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala dan input terhadap suatu sistem. 3) Masukan (Input) Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkunagan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. 4) Keluaran (Output) Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layer komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5) Komponen (Component) Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentranformasikan input menjadi bentuk setengan jadi (Output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem. 6) Penghubung (Interface) Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi. 7) Penyimpanan (storage) Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan 2
Al Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern / Hanif Al Fatta; Yogyakarta: ANDI 2007 halaman 10-11
7
yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama. 8) Pengolahan Sistem (Process System) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. 2.3
Sistem Perangkat Lunak yang digunakan
2.3.1 Visual Basic 6.0 Visual menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat graphical user interface (GUI), sedangkan Basic merupakan bagian bahasa BASIC (Beginners Allpurpose Symbolic Instruction Code) yang dalam hal ini Visual Basic berorientasi pada objek-objek yang dipisah (Object Oriented Programming/OOP), Visual Basic juga bersifat modular karena kode-kode program letaknya tersebar di dalam modul-modul. 2.3.1.2 Kemampuan Visual Basic Visual Basic 6.0 memiliki beberapa kemampuan dan Keistimewaan yang menjadikan Visual Basic 6.0 ini unggul, yaitu : 1) Memiliki compiler andal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih cepat dan lebih efisien dari sebelumnya. 2) Memiliki beberapa tambahan sarana wizard yang baru. Wizard adalah sarana yang mempermudah dalam pembuatan aplikasi dengan tugas-tugas tertentu. Tm
3) Teknologi ActiveX
memungkinkan kita untuk memakai fungsi-fungsi yang
disediakan dari aplikasi lain, seperti pengolahan kata Microsoft Word, Microsoft Excel Spreadsheet, dan aplikasi windows lainya. 4) Visual Basic tersedia dalam tiga edisi setiap peralatan disiapkan untuk memenuhi kebutuhan spesifik dalam setiap pembuatan aplikasi. Adapun ketiga edisi dari Visual Basic tersebut yaitu Visual Basic Learning Edition, Visual Basic Profesional Edition, dan Visual Basic Entreprise Edition. 5) Internet, mampu mengintegrasikan dokumen, baik dari aplikasi user ke internet maupun dari internet ke aplikasi user
8
6) Finishing aplication, untuk komplikasi aplikasi menjadi file .exe. kemudian 3
dengan Virtual Basic Machine, aplikasi dapat didistibusikan . 2.3.2 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL (Structured Query Language) Server 2000 ialah perangkat lunak Relation Database Management System (RDMS) yang handal. Didesain untuk mendukung proses transaksi yang besar. SQL server 2000 dapat dijalankan pada NT4.0 Server atau Microsoft 2000 Server, dan dapat diinstal juga pada personal desktop di Windows 2000 Professional, Windows 98, dan Windows Millenium. 2.6.2.2 Fasilitas–fasilitas Penting Dalam Microsoft SQL Server 2000 SQL Server 2000 lengkap dengan fasilitas-fasilitas yang mempermudah pengguna menangani database, diantarnya : a) Web assistant wizard. b) SQL server profiler. c) SQL server manager 3. ANALISIS 3.1 Analisis PIECES 1. Analisis Kinerja (Performance) Dalam kasus ini, kinerja dari sistem perpustakaan Madrasah Aliyah Negeri 1 Salatiga dirasakan kurang efektif dan efisien jika dilihat dari hasil Throughput dan Respon time yang diberikan oleh sistem pengolah data perpustakaan tersebut. Misalkan saja dalam pencarian data buku dan pembuatan laporan, kedua pekerjaan ini membutuhkan waktu yang cukup lama penyalesaiannya. Hal ini terjadi dikarenakan proses
yang dilakukan masih bersifat manual sehingga proses
penyelesain kedua pekerjaan tersebut membutuhkan waktu yang lam. Berikut ini merupakan perhitungan mengenai analisis perbandingan antara Tp dan Tr pada sistem informasi perpustakaan Madrasah Aliyah Negeri 1 Salatiga. Lama Kerja
: 6 jam
Jumlah permintaan pembuatan Laporan : 4 bagian (misal x) Waktu yang diperlukan : 30 menit ( misal y) Throught (Tp) : x*y = 4*30 = 120 menit = 2 jam (misal z)
3
Andi Sunyoto, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Ms.SQL, Andi 2007, halaman 1-13
9
Sisa waktu
= 6 jam- 2 jam = 4 jam atau 240 menit
Respontime (Tr)
= 240 menit
Dari analisis menunjukan bahwa Tp < Tr, maka kinerja kurang efektif. Tabel 3.1 Kinerja Sistem Lama Jumlah beban kerja lebih besar dalam mengerjakan 4 laporan yaitu
laporan buku, laporan anggota, laporan peminjaman ,
laporan pengembalian dalam 1 minggu. Pencarian
dan
pembuatan
laporan
data
perpustakaan
memerlukan waktu yang lama karena pembuatannya masih bersifat manual.
2. Analisis Informasi (Information) Apabila sistem informasi dalam suatu perusahaan atau instansi baik maka perusahaan atau instansi tersebut akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai yang di harapkan. Di Perpustakaan Madrasah Aliyah Negeri 1 Salatiga terkadang masih terdapat beberapa situasi yang masih membutuhkan peningkatan kualitas dan kecepatan pemberian informasi., seperti kurangnya keakuratan, tepat waktu, relevan dan seringnya terjadi kesalahan dalam proses pencarian, seperti pencarian informasi data anggota dan buku.
Tabel 3.2 Informasi Hasil Analisis
Akurasi. Kurangnya keakuratan data, sehingga seringnya terjadi kesalahan dalam pencatatan data.
Relevansi. Informasi yang disajikan tidak tersusun dengan jelas.
Time Line. Pencatatan data transaksi yang masih manual dan perhitungan masih menggunakan kalkulator, menyebabkan waktu yang dibutuhkan untuk
menghasilkan informasi menjadi
lebih banyak
sehingga sering terlambat.
10
3. Analisis Ekonomi (Economic) Secara ekonomi sistem yang berjalan selama ini masih belum efektif dan efisien dalam penggunaan biaya khususnya dalam biaya pengadaan kertas sehingga membutuhkan biaya yang dianggarkan cukup besar. Tabel 3.3 Ekonomi Sistem Lama Biaya yang digunakan untuk penggandaan alat tulis, tinta, buku dan kertas lebih besar. Pengolahan secara manual dengan waktu yang lama dapat meningkatkan biaya operasional.
d. Analisis Kontrol (Control) Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk mengurangi perusahaan atau organisasi itu sendiri. Dengan adanya kontrol maka tugas atau kinerja yang mengalami kendala dapat diperbaiki. Tabel 3.4 Kontrol Sistem Lama
Pada sistem yang lama ini pengendalian mengenai keamanan data perpustakaan serta pemantauan data untuk meningkatkan kinerja sistem sulit dijalankan. Contoh : Apabila data yang dicatat dalam buku pencatatan bisa hilang karena tidak ada sistem keamanan serta mudah rusak yang mengakibatkan pencarian/audit data terganggu. Sehingga
pengakibatkan
penyajian
informasi
kepada
pimpinan pihak kampus maupun para anggota terhambat.
Hak akses terhadap sistem saat ini dibatasi hanya untuk operator saja.
e. Analisis Efisiensi (Effiency)
11
Efisiensi juga berkaitan dengan bagaimana sebuah sistem tidak melakukan
secara
berlebih
dan
usaha
yang
dikeluarkan
untuk
melakukan tugas-tugas tidak berlebihan juga. Tabel 3.5 Efiensi Sistem Lama Sumber daya yang dipakai lebih banyak karena masih melakukan dokumentasi manual yaitu terjadi pemborosan waktu, personil dan peralatan berupa kertas, terlebih jika terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan.
f. Analisis Pelayanan (Services) Fokus analisis ini pada tinjauan sejauh mana kemudahan yang diberikan oleh sistem yang diterapkan untuk menyelesaikan pekerjaan, kemudahan untuk memperoleh data-data yang dibutuhkan untuk proses evaluasi kerja serta kemudahan bagi anggota untuk memperoleh informasi. Tabel 3.6 Pelayanan Sistem Lama
Untuk melayani 1 anggota membutuhkan waktu lebih dari 15 menit.
Apabila kartu anggota perpustakaan hilang maka anggota tidak dapat meminjam buku atau membuat kartu anggota baru jika kehilangan.
Pencatatan data transaksi yang masih manual.
3.2 Analisis Kebutuhan Sistem 3.2.1Kebutuhan Perangkat Keras Analisis kebutuhan perangkat keras ini adalah perangkat keras yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan sistem dalam mengolah data dan penyajian laporan. Perangkat keras yang diperlukan, yaitu : komputer, printer dan alat pendukung lainnya. 3.2.2 Kebutuhan Perangkat Lunak Analisis kebutuhan perangkat lunak ini adalah program yang digunakan untuk mendukung kegiatan dari sistem komputer. Perangkat lunak yang digunakan adalah
12
Windows XP Profesional sebagai sistem operasi, dan Microsoft SQL Server 2000 sebagai perangkat lunak untuk mengolah database. 3.2.3 Kebutuhan Informasi Informasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting dalam proses sirkulasi Perpustakaan Madrasah Aliyah Negeri 1 Salatiga, karena dengan adanya informasi yang baik maka akan sangat mendukung terciptanya sebuah kinerja yang baik. Dalam meningkatkan kinerja perusahaan untuk pengolahan data, maka dibutuhkan berbagai laporan-laporan yang berhubungan dengan membantu kelancaran peningkatan kinerja. 3.2.4 Kebutuhan Pengguna (User) Pengguna atau user merupakan orang-orang yang terlibat dalam penggunaan aplikasi sistem Perpustakaan Madrasah Aliyah Negeri 1 Salatiga. untuk pengoperasian sistem yang dibuat nanti akan deperlukan beberapa orang yang terlibat, diantaranya : 1. Administrator, yang tugasnya bisa menjalankan data master serta laporanlaporan. 2. Kasir, mempunyai tugas untuk menjalankan transaksi penjualan. 3.2.5 Kebutuhan Fungsional 1. Sistem Harus dapat melakukan entri buku yang berhubungan dengan pendataan buku : a. Pengguna bisa melakukan berbagai jenis buku beserta dengan jenis buku, kode buku, judul buku, pengarang, penerbit, banyak buku. b. Pengguna bisa menambahkan jenis buku baru yang akan dikeluarkan. 2. Sistem harus dapat melakukan pendataan anggota a. Pengguna
dapat
memasukan
anggota
baru
dengan
memasukkan nim, nama, alamat, dan lain-lain. b. Pengguna dapat mencetak kartu anggota baru. 3. Sistem harus dapat melakukan transaksi peminjaman. a. Pengguna dapat mencatat semua transaksi peminjaman. b. Pengguna dapat memasukan data-data dari anggota baik nim, nama, alamat, dan lain-lain. 4. Sistem harus dapat melakukan transaksi pengembalian. a. Pengguna dapat mencatat semua transaksi pengembalian. b. Pengguna dapat menampilkan judul buku, nama pengarang, dan mana penerbit dari buku yang dikembalikan. 5. Sistem harus dapat melakukan pendataan pengarang
13
a. Pengguna
dapat
memasukan
pengarang
baru
dengan
memasukkan judul buku, nama, alamat , dan telepon. 6. Sistem harus dapat melakukan pendataan penerbit a. Pengguna
dapat
memasukan
penerbit
baru
dengan
memasukkan kode penerbit, nama, alamat, telepon, dan tahun penerbit. 7. Sistem harus dapat melakukan laporan keuangan secara otomatis a. Pengguna dapat menampilkan laporan pendapatan yang diterima baik berdasarkan tanggal tertentu, bulan tertentu, atau tahun tertentu, baik berdasarkan denda yang dibayarkan oleh anggota. 8. Sistem dapat melakukan pencatatan laporan a. Sistem dapat mencetak laporan data buku, data anggota dan sirkulasi. 3.3 Analisis Kelayakan Sistem Setelah semua analisis dilakukan dan dapat mengetahui kelemahan serta permasalahan yang ada pada sistem lama, maka untuk mengetahui apakah sistem baru lebih baik dari sistem lama diperlukan adanya analisis kelayakan pada sistem baru, yaitu sebagai berikut : a) Kelayakan Teknologi Apabila dilihat dari segi hukum, sistem yang akan dikembangkan ini sudah dapat dikatakan layak menurut hukum karena tidak melanggar undang-undang. b) Kelayakan Hukum Jika teknologi yang akan digunakan untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapatkan, murah dan tingkat pemakaiannya mudah, maka recana pengembangan sistem dinyatakan layak. c) Kelayakan Operasional Kelayakan sebuah sistem secara operasioanal dapat ditentukan dengan melihat kemampuan personil atau sumber daya manusia yang tersedia untuk meqngoperasikan sistem. Apabila SDM yang tersedia dirasakan mampu mengoperasionalkan sistem yang akan dikembangkan, maka sistem dinilai layak secara operasional. d) Kelayakan Ekonomi
14
Sebuah sistem yang dikembangkan dapat dinyatakan layak secara ekonomi apabila manfaat yang didapatkan lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan. Dan sistem yang dikembangkan diharapkan memberikan keuntungan yang lebih besar dari pada sistem yang sebelumnya. Manfaat dalam sistem operasi dapat diklasifikasi dalam bentuk keuntungan berwujud (tangible benefit) dan keuntungan tidak berwujud (intangible benefit). Untuk itu harus ditunjang dengan perangkat-perangkat teknologi yang memadai seperti : 1) Biaya pengadaan : pengadaan perangkat lunak (software), pengadaan perangkat keras (hardware) yang akan diusulkan. a. Komponen perangkat keras Spesifikasi Yang Ditawarkan
Jumlah
Harga
Processor Intel core i5
1
1.851.116
Motherboard GIGABYTE GA-M52L-S3P
1
673.950
Memory DDR 1G Visipro
1
400.000
Harddisk Seagaet 160 ATA
1
510.000
Monitor LCD LG 15,6 “
1
961.395
Optical Drive Samsung DVD RW
1
182.000
Casing Ersys 480W
1
215.000
Keyboard + Mouse + Stavol
1
267.000
Printer Cannon MP 258 PSC
1
640.000
Jumlah
5.700.461
Keterangan
: 1 $ = Rp 8.976 – Rp 8.986 per 1 Oktober 2010
Sumber
: Komplek ruko Babarsari no 69-71 tlp 0274-4332933/32 b. Komponen Perangkat Lunak
No
Software
1
Microsoft windows Xp home
3
Sql Server 2000
Harga 1.499.570 694.290
Jumlah
2.193.860
Keterangan
: 1 $ = Rp8.976 - Rp8.986 per 1 Oktober 2010
Sumber
: - www.amazon.com
15
No 1
Rincian Biaya dan Manfaat
Tahun ke-0
Tahun ke-1
Tahun ke-2
Biaya a. Biaya Pengadaan 1. Pengadaan Hardware
5.700.461
2. Pengadaan Software
2.193.860
b. Biaya Operasi & Perawatan 1. Biaya Perawatan 2. Biaya listrik & overhead 3. Biaya Pelatihan
2
1.200.000
500.000
600.000
150.000
200.000
1.650.000
2.000.000
4.920.000
4.850.000
250.000
350.000
1.000.000
1.200.000
6.670.000
5.850.000
5.020.000
3.850.000
350.000
4. Biaya Alat Tulis Total Biaya
1.050.000
8.244.321
Manfaat a. Manfaat berwujud 1. Pengurangan biaya operasi 2. Pengurangan kesalahan proses b. Manfaat tidak berwujud 1. Peningkatan Efisiensi kerja Total manfaat Selisih total biaya & manfaat
8.244.321
c. Rincian Biaya dan Manfaat Setelah komponen-komponen biaya dan manfaat telah dapat diidentifikasi, selanjutnya analisis biaya manfaat ini dapat dilakukan untuk menentukan apakah proyek sistem informasi layak atau tidak. Dalam menganalisis suatu investasi, terdapat dua aliran kas, yaitu aliran kas keluar (cash outflow) dan aliran kas masuk (cash inflow).Aliran kas masuk terjadi dari manfaat yang dihasilkan oleh investasi. Aliran kas masuk ini sering dihubungkan dengan proceed, yaitu keuntungan bersih sesudah pajak ditambah dengan depresiasi, terdapat beberapa metode untuk melakukan analisis biaya manfaat diantaranya sebagai berikut : 1. Metode periode pengembalian (payback period)
16
2. Metode pengembalian investasi (return on investment) 3. Metode nilai sekarang bersih (net present value)
1) Metode Periode Pengembalian (Pay Back Period) Merupakan metode yang menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk. Disamping itu metode ini juga berfungsi untuk mengukur seberapa cepat investasi akan kembali. Proceed I
: Rp 5.020.000,-
Proceed II : Rp 3.850.000,Maka, PayBack Period dapat dihtung : Nilai Investasi
: Rp 8.244.321,-
Proceed I
: Rp 5.020.000,- (-)
Sisa investasi tahun 1
: Rp 3.224.321,-
Investasi PayBack Period (PP) = 1 tahun + Pr oceed x 12 bulan
PP
= 1 tahun +
8.244.321 x 12 8.870.000
= 1 tahun + 11,1 = 1 tahun 11 bulan 1 hari Jadi periode pengembalian investasi adalah 1 tahun 11 bulan 1 hari. Kesimpulannya sistem ini layak untuk dikembangkan karena periode pengembalian tidak melebihi masa periode maksimum yang telah ditentukan yaitu 2 tahun. 2)
Metode Pengembalian Investasi (Return Of Investment) Metode ini digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang
17
dikeluarkannya. Return On Investment (ROI) dari suatu proyek investasi dapat dihitung dengan rumus:
Total Manfaat I
= Rp
6.670.000,-
Total Manfaat II
= Rp
5.850.000,- (+)
Total Manfaat
= Rp
11.520.000,-
Sedangkan total biaya yang dikeluarkan: Biaya 0
= Rp
8.244.321,-
Biaya I
= Rp
1.650.000,-
Biaya II
= Rp
2.000.000,- (+)
Total Biaya
= Rp
11.994.321,-
= 11.520.000 – 11.994.321 x 100%
ROI
11.994.321 = 3,9 % Hasil ROI = 3,9 % berarti ROI lebih dari nol (0) maka sistem ini dapat diterima atau layak digunakan, karena proyek ini akan memberikan keuntungan sebesar 3,9 % dari biaya invenstasinya. 3)
Metode Nilai Sekarang Bersih (Net Present Value) Merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang, metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed atau arus dari uangnya. Net Present Value dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total proceed tiaptiap tahun yang dinilai uangkan ke tahun awal dengan tingkat suku bung diskonto (tingkat suku bunga bank). Dengan besarnya nilai suku bunga diskonto 6,5
% pada Bank Indonesia, maka nilai NPV dapat dihitung
sebagai berikut: NPV
= 8.244.321 + 5.020.000 + 3.850.000 1
(1+6,5%) + (1+6,5%) NPV
=
2
17.114.321 1.65 + 1,065
= 6.303.617 Jadi besarnya NPV pada sistem ini adalah 6.303.617,- serta bernilai positif sehingga menguntungkan dan layak untuk digunakan. Dari hasil
18
analisis diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa proyek ini dinyatakan layak untuk diterapkan karena NPV > 0 atau NPV bernilai positif. Jika sistem baru sekarang ditetapkan atau dipakai dengan ketentuan tingkat bunga diskonto 6,5 % maka keuntungan yang diterima sebesar Rp 6.303.617, No.
Biaya dan manfaat
Nilai
Syarat
Keputusan
1
Payback Period
1 tahun 11 bulan 1 hari
Max 2 tahun
Layak
2
Return On Investment
3,9 %
N>0
Layak
3
Net Present Value
Rp 6.303.617,-
N>0
Layak
Dengan melihat hasil dari analisis kelayakan diatas dan ketiga metode diatas, maka proyek tersebut layak untuk diterapkan. 5.
KESIMPULAN Dari penelitian yang penulis lakukan dapat dilihat bahwa pengolahan data
perpustakaan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan sistem manual sangat tidak efektif dan tidak efisien. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer khususnya dengan software aplikasi Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 dapat menghasilkan informasi yang berkualitas dan dapat
membantu
dalam
proses
pengambilan
keputusan.
Karena
sistem
komputerisasi mempunyai banyak keuntungan terutama dalam hal pengolahan data. Adapun keuntungan yang didapat dengan adanya sistem komputerisasi antara lain : a. Dapat menyajikan informasi perpustakaan secara cepat, akurat dan relevan. b. Dapat menghemat waktu untuk pencarian data buku, pencatatan laporan, dan pemasukkan data buku. c. Hasil laporan buku harian ataupun mingguan yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah diperoleh tepat waktu. d. Dapat meninjau data yang sedang diproses atau data yang sudah lama dievaluasi dari komputer ataupun dari kertas. e. Bentuk tampilan program perpustakaan dapat dengan mudah dimengerti oleh pemakai. f. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan penyelesaian tugas dengan baik. g. Informasi yang dihasilkan lebih berkualitas sehingga memudahkan Kepala Perpustakaan dalam mengambil keputusan.
19
h. Tata letak dan bentuk output dari program diatas sedemikian rupa sehingga mudah untuk dimengerti. i. Tingkat keamanan terhadap data lebih terjamin.
DAFTAR PUSTAKA
Barry E. Cushing, Accounting Information System and Business Organizations, (Philippines: Addision Wesley Publishing Company, 1974). Basis data (Kristianto, 2004) Basuki, S.,Pengantar Ilmu Perpustakaan,(Bina Cipta, Yogyakarta,1991). Gordon B. Davis,1995, Sistem Informasi Manajemen,cetakan ke-9, Jakarta: PT. Gramedia. Jerry FitzGerarld, Ardra F. FitzGerarld, Warren D.Stalling, Jr., Fundamentals of Systems Analysis (edisi kedua; New York: John Wiiley & Sons, 1981). Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D., Analisis & Desain Sistem Informasi.Penerbit: ANDI OFFSET Yogyakarta, 2005. Kadir, A. 2003. Perancangan Basis data . Yogyakarta: ANDI Yogyakarta. Normalisasi menurut (Arbie, 2004) Robert A. Leitch/K. Roscoe Davis, Accounting Information System, (New Jersey:Prentice- Hall,1983). Sunyoto,A.2006,Pemrograman Database dengan Visual Basic dan SQL.Penerbit ANDI.Yogyakarta. Wahyudi Kumotoro dan Agus Margono: Sistem Informasi Manajemen dalam organisasi-\organisasi public, Gajah Mada University,1998.
20
