1
1
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PERPUSTAKAAN PADA MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI DI MAGUWOHARJO YOGYAKARTA Skripsi
Disusun oleh : M. RIDWANULLAH 07.12.2153 JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
2
2
3
3
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS IN
STATE LIBRARY MADRASAH TSANAWIYAH MAGUWOHARJO YOGYAKARTA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI DI MAGUWOHARJO YOGYAKARTA
M. Ridwanullah Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Data processing lending and return books at the library manually is no longer sufficient because it can reduce the level of work efficiency and effectiveness. Therefore we need a change to the computerization process to correct any deficiencies that exist in a manual process. The process of computerization in the library is becoming very important to speed up data processing, result in accurate information and provide the best services for visitors. In this regard, the purpose of this research is to build a new computerized system applications. This new system uses Visual Basic 6.0 applications with database Microsoft SQL Server 2000.
4
Database design using the concept of data flow diagrams, charts relasientitas, and normalization. The application consists of several menus that can be used by the librarian. Menu of transactions that can be used by library staff consists of borrowing and repayment. Reports menu consists of borrowing reports, reports of return, report member data, book data reports, filter report data book, report book yet again, report the return filter. Keywords: Information systems, libraries, book-keeping, reporting.
5
1. PENDAHULUAN Perkembangan pesat teknologi informasi
yang tumbuh saat ini
menimbulkan implikasi yang sangat luas pada segala aspek kehidupan manusia dalam waktu yang relatif singkat. Teknologi, terutama di bidang komputer dan komunikasi telah mengubah secara radikal paradigma kehidupan manusia. Keunggulan teknologi bahkan dapat menggantikan posisi manusia sebagai alat dalam melakukan sebuah pekerjaan. Salah satu aspek yang dapat dilihat pada revolusi teknologi informasi ialah pada aktifitas pengolahan data atau data processing. Aktifitas yang semulanya dikerjakan secara manual yaitu segala sesuatunya masih dikerjakan dengan tulisan tangan dalam hal ini masalah yang dihadapi yaitu keterlambatan waktu, kurangnya keakuratan data, sehingga sering terjadi kesalahan dalam pencatatan dan membutuhkan biaya yang dikeluarkan untuk pembelian alat tulis, buku dan kertas sangatlah besar setiap bulannya. secara perlahan-lahan mulai digantikan oleh piranti teknologi informasi berupa komputer. Tentu saja dengan migrasi nya aktifitas secara manual ke digital atau komputerisasi memberikan nilai plus bagi pengolahan data itu sendiri. Keunggulan sistem komputerisasi dibanding dengan manual diantaranya adalah kapasitas penyimpanan yang besar, dapat mengolah atau memproses data dengan jumlah data yang banyak dengan waktu yang relatif singkat serta akurat sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan oleh pengguna informasi. Teknologi komputer hadir dengan berbagai kemampuan sebagai jawaban atas permasalahan yang sedang dihadapi. Penggunaan aplikasi komputer
6
mengakibatkan pengolahan data yang sebelumnya manual dapat diselesaikan tepat waktu dan lebih baik. Perpustakaan sekolah sebagai salah satu media informasi dari satu pelayanan sirkulasi merupakan wujud dari fasilitas yang diberikan oleh sekolah bagi siswanya. Dengan pengelolaan dan manajemen yang baik maka banyaknya anggota maupun non anggota perpustakaan akan mendapatkan pelayanan yang cepat dan membantu terhadap penelusuran buku tanpa harus antri melihat katalog. Pelayanan yang selama ini dilakukan secara manual dalam arti pengolahan data masih ditulis dengan menggunakan buku catatan, pelayanan transaksi buku masuk dan buku keluarnya masih ditulis dengan buku catatan, proses pengolahan datanya pun masih menggunakan manual dicatat dengan menggunakan tulisan tangan manusia di dalam buku catatan. Dalam hal ini masalah yang dihadapi yaitu keterlambatan waktu, kurangnya keakuratan data, sehingga sering terjadi kesalahan dalam pencatatan dan membutuhkan biaya yang dikeluarkan untuk pembelian alat tulis, buku dan kertas sangatlah besar setiap bulannya. Dengan ini dapat di atasi dengan adanya program aplikasi yang dapat membantu memperlancar proses pengolahan dan pelayanan transaksi. Dengan alasan ini penulis merancang sebuah sistem informasi perpustakaan yang di harapkan dapat mendukung pelayanan petugas perpustakaan terhadap siswa. Oleh karena itu dalam penulisan skripsi ini penulis mengambil judul “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Pada Madrasah Tsanawiyah Negeri Di Maguwoharjo Yogyakarta”.
7
2.
LANDASAN TEORI
2.1.
Konsep Dasar Sistem
Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain. (Murdick dan Ross, 1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemaen yang digabungkan satu sama lainnya untuk suatu tujuan bersama. Sedangkan definisi sistem dalam kamus (Webster’s
Unbriged)
adalah
elemen-elemen
yang
saling
berhubungan
membentuk satu kesatuan atau organisasi. (Scott, 1996) mengatakan sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output). Ciri pokok sistem menurut Gapspert ada empat, yaitu sistem itu beroperasi dalam suatu lingkungan, terdiri atas unsur-unsur, ditandai dengan saling berhubungan dan mempunyai satu fungsi atau tujuan utama. 2.2.
Pengertian Subsistem Menurut (Umar Rizky, 2010) subsistem adalah suatu system dapat
didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Subsistemsubsistem yang ada saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran system tersebut dapat tercapai.
8
2.3.
Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang (Davis, 1995). (Mc Leod, 1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. 2.4.
Pengertian Sistem Informasi Pendapat (Burch dan Grudnistki, 1986), sistem informasi terdiri dari
komponen-komponen diatas disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), block teknologi (technology block), dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing berinteraksi satu dangan yang lainnya membentuk satu kesatuan guna mencapai sasaran. Sedangkan menurut pendapat (Davis,1995) sistem informasi manajemen terdiri dari elemen-elemen sebagai berikut : 1. Perangkat keras komputer (hardware). 2. Perangkat lunak (software), yang terdiri dari perangkat lunak system umum, perangkat lunak terapan, program aplikasi. 3. Database. 4. Prosedur. 5. Petugas pengoperasian
9
2.5.
Komponen Sistem Informasi (Stair, 1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis computer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen sebagai berikut : 1. Hardware, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan data, memproses data dan keluaran data. 2. Software, yaitu program dan instruksi yang diberikan ke computer. 3. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses oleh pengguna system informasi. 4. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dangan sistem komputer secara bersama-sama kedalam suatu jaringan kerja yang efektif.
5. Manusia, yaitu personil dari sistem informasi, meliputi manajer, analis, programmer, operator dan bertanggung jawab terhadap perawatan sistem. 6. Prosedur, yakni tata cara yang meliputi strategi, kebijakan, metode dan peraturan-peraturan dalam menggunakan sistem informasi berbasis komputer. 2.6. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Abdul Kadir 2002 menjelaskan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah Sistem Informasi yang digunakan untuk menyajikan Informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
10
2.7.
Pengertian Perpustakaan Pengertian perpustakaan terdiri
dari
beberapa
macam,
menurut
(Basuki,1991) perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca bukan untuk dijual. Berdasarkan jenis pengguna perpustakaan dapat dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu perpustakaan umum dan perpustakaan khusus. a. Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum dengan ciri-cirinya yaitu terbuka untuk umum, dibiayai oleh dana umum dan jasa yang diberikan pada hakekatnya bersifat cuma-cuma. b. Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga khusus, kantor/instansi tertentu, misalnya kantor departemen, kantor suku dinas dan lembaga pemerintah maupun swasta dimana perpustakaan ini berorientasi pada koleksi yang bersifat khusus guna menunjang pelaksanaan pekerjaan sehari-hari. Sistem informasi perpustakaan merupakan sebuah sistem pengolahan data perpustakaan yang meliputi pengolahan data, manipulasi data, penyimpanan data dan persiapan dokumen untuk pengambilan keputusan yang dilakukan manusia dengan dibantu suatu alat yang berupa komputer.
11
2.8. Fungsi Dan Tujuan Perpustakaan Sekolah (Basuki,1991) Dalam Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustaakaan Sekolah tahun 2006, dinyatakan bahwa fungsi perpustakaan sekolah adalah sebagai perangkat pendidikan (sarana penunjang) di sekolah yang merupakan bagian integral dalam sistem kurikulum sekolah. Fungsi tersebut mencakup:
1. Pusat kegiatan belajar mengajar. 2. Pusat penelitian sederhana. 3. Pusat membaca buku-buku yang bersifat rekreatif dan mengisi waktu luang. 4. Pusat belajar mandiri bagi siswa.
2.9.
Pengertian Basis Data Pengertian basis data dijelaskan oleh (James Martin,1990) yaitu sebagai
berikut: Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data dengan cara-cara tertentu, sehingga mudah untuk digunakan dan ditampilkan kembali, dapat digunakan untuk satu atau lebih program aplikasi secara optimal, data dapat disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakannya, serta disimpan sedemikian rupa sehingga penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol. (James Martin,1990) Definisi-definisi yang berhubungan dengan basis data adalah :
12
a. Entity (entitas) adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam. b. Atribut adalah seperti entity mempunyai atribut atau sebutan untuk mewakili suatu entitas. c. Data Value (nilai atau isi data) adalah data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen atau data atribut. d. Record adalah kumpulan elemen yang saling berkaitan yang menginformasikan suatu entity secara lengkap. e. File adalah kumpulan record – record sejenis yang mempunyai panjang elemen sama dan mempunyai perbedaan pada data valuenya. f. Database adalah kumpulan file – file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan instansi dalam batasan tertentu. g. Database Management System (DBMS) adalah kumpulan file yang saling berkaitan bersama dengan program untuk pengelolanya. Database adalah kumpulan datanya, sedangkan program pengelolanya berdiri sendiri dalam satu paket program yang komersial untuk membaca data, mengisi data, menghapus data, melaporkan data dalam database. 2.10. Konsep Data Flow Diagram (DFD) Data Flow diagram merupakan gambaran sistem secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisk dimana data tersebut mengalir atau disimpan.
13
DFD merupakan alat yang dapat menggambarkan arus data di dalam sistem secara tersetruktur dan jelas. Ada dua jenis DFD yaitu DFD Logis dan DFD Fisik. DFD Logis menggambarkan proses tanpa menyarankan bagaimana proses akan dilakukan, sedangkan DFD Fisik menggambarkan proses model berikut implementasi pemrosesan informasinya. Ada empat elemen yang menyusun suatu DFD yaitu: 1. Proses Aktifitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesifik biasanya berupa manual maupun terkomputerisasi. Setiap proses memiliki: nomer, nama, deskripsi proses, satu atau lebih input dan output data flow. 2. Data Flow Satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau berakhir pada suatu proses. Setiap data flow memiliki: nama, deskripsi, satu atau lebih koneksi ke suatu proses. 3. Data Store Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang mengalir disimpan dalam data store. Aliran data di-update atau ditambah ke data store. . Setiap data store memiliki: nomer, nama, deskripsi, satu atau lebih input dan output data flow. 4. External Entity
14
Berupa orang, organisasi atau sistem yang berada diluar sistem tetapi berinteraksi dengan sistem. Setiap external entitas memiliki: nama dan deskripsi. 2.11. Relational Database Manajement System ( RDBMS ) Merupakan sekumpulan data yang disimpan sedemikian rupa sehingga mudah diambil informasinya bagi pengguna, dan data tersebut saling berhubungan. RDBMS merupakan suatu paket perangkat lunak yang kompleks digunakan untuk memanipulasi database. 2.12. Structured Query Language ( SQL ) SQL singkatan dari Structured Query Language. SQL adalah bahasa yang digunakan untuk berkomunikasi dengan database. Menurut ANSI (American National Standards Institute), bahasa ini merupakan standard untuk relational database management systems (RDBMS). Pernyataan-pernyataan SQL digunakan untuk melakukan beberapa tugas seperti : update data pada database, atau menampilkan data dari database. Beberapa software RDBMS dan dapat menggunakan SQL, seperti: Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server, Microsoft Access, Ingres. Setiap software database mempunyai bahasa perintah/sintaks yang berbeda, namun pada prinsipnya mempunyai arti dan fungsi yang sama. Perintah-perintah tersebut antara lain : "Select", "Insert", "Update", "Delete", "Create", dan "Drop", yang dapat digunakan untuk mengerjakan hampir semua kebutuhan untuk memanipulasi sebuah database.
15
2.13. Sistem Perangkat Lunak (Software) Yang Digunakan 2.13.1. Mengenal Lingkungan Kerja Visual Basic 6.0 Visual Basic 6 merupakan salah satu tool untuk pengembangan aplikasi yang banyak diminati oleh orang. Di sini Visual Basic 6 menawarkan kemudahan dalam pembuatan aplikasi dan dapat menggunakan komponen – komponen yang telah disediakan. Untuk memulai Visual Basic 6 kita harus menginstall Visual Basic 6.0. Dengan menggunakan Visual Basic 6 kita bisa menghasilkan berbagai macam jenis program. Dari aplikasi yang mengintegrasikan database, jaringan, office automation dan web application. Visual
Basic
merupakan
salah
satu
RAD
(Rapid
Application
Development) tool yang sangat terkenal mudah untuk dipelajari, digunakan dan cepat dalam membangun suatu aplikasi visual berbasis Windows (98, ME maupun Win 2000). Visual Basic menawarkan kepada kita untuk membuat User Interface (antar muka pengguna) dalam waktu singkat dan cepat. 2.13.2. Mengenal Microsoft SQL Server 2000 SQL ( Structured Query Language ) adalah bahasa komponen standar yang ANSI (American National Standards Institute) untuk mengakses dan memanipulasi sistem basis data. Microsoft SQL Sever diperkenalkan pada tahun 1990 untuk platform Microsoft OS/2 dalam kerjasamanya dengan Sybase. Produk ini berasal dari Sybas SQL Server 4.x untuk platform UNIX. Dengan adanya Windows NT, maka muncullah inisiatif untuk membangun SQL Server versi Windows NT, maka kemudian dikasilkanlah Microsoft SQL Server versi 4.2 untuk platform Windows
16
NT. Kerjasama Sybas masih berlanjut dan kemudian diluncurkan SQL Server versi 6.0 dan versi 6.5. SQL Server versi 6.5 memperbaharui formasi transaksi dan menjadi produk database client/server yang banyak dipakai pada platform Windows NT. Untuk memenuhi kebutuhan SQL Server, perlu desain ulang dan kerjasama dengan Sybas diberhentikan dan Microsoft mengembangkan SQL Server 7.0. Kemudian SQL Server versi 7.0 ini dikembangkan menjadi SQL Server 2000. 3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1. Analisis Sistem
Analisis sistem didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sedangkan sistem desain diartikan sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagianbagian dari sistem informasi diimplementasikan. Sehingga Analisis dan Desain Sistem Informasi (ANSI) bisa didefinisikan sebagai : Proses organisasional kompleks dimana sistem informasi berbasis komputer diimplementasikan. Tahap ini bisa menjadi tahap yang paling sulit jika klien tidak bisa mengindentifikasi kebutuhan atau penutup terhadap pihak luar yang ingin mengetahui detail proses bisnisnya. 3.2.
Analisis Kelemahan Sistem Tahap pertama yang dilakukan penulis dalam menganalisis data adalah
dengan menentukan permasalahan yang terjadi dalam sistem. Dari hasil pengamatan yang dilakukan penulis pada sistem yang berjalan di Perpustakaan MTs Negeri Maguwoharjo Yogyakarta, diperoleh kesimpulan bahwa :
17
a. Bagian-bagian
bidang
kerja
di
Perpustakaan
MTs
Negeri
Maguwoharjo Yogyakarta belum terorganisir dengan baik. Sehingga semua bagian dapat membantu dan mengerjakan pekerjaan-pekerjaan pada bidang lain. b. Pencarian
dan
pengolahan
data
transaksi
peminjaman
dan
pengembalian memakan waktu yang cukup lama karena belum mengimplementasikan teknologi komputasi yang optimal. c. Pembuatan laporan memerlukan waktu yang cukup lama sehingga pengambilan keputusan pada Perpustakaan MTs Negeri Maguwoharjo Yogyakarta tertunda. Pada tulisan ini, penulis melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan PIECES analysis (performance, information, economy, control, efficiency dan services). 3.3. Analisis Kinerja (Performance) Melihat situasi dan kondisi Perpustakaan di MTs Negeri Maguwoharjo Yogyakarta dalam memproses pengolahan data perpustakaan masih kurang efektif jika di tinjau dari Throughput dan Response Time, hal ini dapat di lihat dari proses pengolahan data yang masih menggunakan sistem manual sehingga hanya dapat mengolah data sejumlah siswa dalam waktu tertentu.
18
Tabel 3. 1 : analisis kinerja No
Faktor
Hasil Analisis
Throughput
Pada jam istirahat petugas perpustakaan dapat melayani siswa 15-30 transaksi peminjaman buku secara baik.
Response Time
• Response Time untuk informasi yang di butuhkan lambat. • Terjadi antrian yang berakibat siswa terlambat dalam mengikuti pelajaran, sehingga proses belajar mengajar tidak efektif. • Laporan rekapitulasi peminjaman buku membutuhkan waktu lebih dari 20 menit sehingga Bagian Admin harus
menunggu
lebih
lama
untuk
menerima
laporannya. • Menguras tenaga petugas perpustakaan karena data yang digunakan dalam menyusun lapooran masih berupa arsip. 3.4. Analisis Informasi (Information) Apabila system informasi dalam suatu perusahaan atau instansi baik maka perusahaan atau instansi tersebut akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai yang di harapkan. Di Perpustakaan di MTs Negeri Maguwoharjo Yogyakarta terkadang masih terdapat beberapa situasi yang masih membutuhkan peningkatan kualitas dan kecepatan pemberian informasi., seperti
19
kurangnya keakuratan, tepat waktu, relevan dan seringnya terjadi kesalahan dalam proses pencarian, seperti pencarian informasi data anggota dan buku. Tabel 3. 2 : analisis informasi No
Faktor
Hasil Analisis
1.
Akurasi
Kurangnya keakuratan data, sehingga sering terjadi kesalahan dalam pencatatan.
2.
Relevansi
Informasi yang disajikan tidak tersusun dengan jelas.
3.
Time Line
Pencatatan data transaksi yang masih manual dan perhitungan
masih
menyebabkan
waktu
menggunakan yang
kalkulator,
dibutuhkan
untuk
menghasilkan informasi menjadi lebih banyak sehingga sering terlambat.
3.5. Analisis Ekonomi (Economy) Secara ekonomi system yang berjalan selama ini masih belum efektif dan efisien dalam penggunaan biaya khususnya dalam biaya pengadaan kertas sehingga membutuhkan biaya yang dianggarkan cukup besar. Tabel 3. 3 : analisis ekonomi No Faktor
Hasil Analisis
1.
• Biaya yang dikeluarkan untuk pembelian alat tulis,
Biaya
buku dan kertas sangatlah besar setiap bulannya. • Biaya operasional meningkat karena pengolahan data
20
sirkulasi masih dilakukan secara manual.
3.6. Analisis Pengendalian (Control) Pengendalian atau control dalam sebuah system sangat diperlukan. Keberadaannya bertujuan untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap kesalahan system serta untuk menjamin keamanan data dan informasi yang dihasilkan. Dengan adanya control maka tugas maupun kinerja yang mengalami kendala dapat diperbaiki. Tabel 3. 4 :analisis pengendalian No Faktor
Hasil Analisis
1.
• Tidak adanya proteksi terhadap data yang ada
Pengendalian terhadap akses
hak
sehingga kehilangan data sering terjadi. • Hak akses terhadap sistem saat ini dibatasi hanya untuk petugas saja. • Pihak
manajemen
tidak
mampu
mengontrol
kesalahan dan mengorek informasi maupun laporan dengan cepat dikarenakan terlalu banyak data yang tidak beraturan.
21
3.7. Analisis Efisiensi (Efficiency) Dari hasil pengamatan yang sedang berjalan, dapat dinilai bahwa pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisien. Proses pencarian dan pengolahan data masih menggunakan system manual maka dalam proses tersebut membutuhkan waktu yang lumayan lama untuk mendapatkan data tersebut, belum lagi adanya pekerjaan yang ganda menyebabkan pekerjaan lain menjadi tertunda. Tabel 3. 5 : analisis efisiensi No Faktor 1.
Hasil Analisis
Jumlah sumber data Dalam mengoperasikan sistem hanya 1 orang yang digunakan
karyawan sebagai petugas perpustakaan.
3.8. Analisis Layanan (Services) Fokus analisis ini pada tinjauan sejauh mana kemudahan yang diberikan oleh system yang diterapkan untuk menyelesaikan pekerjaan, kemudahan untuk memperoleh data-data yang dibutuhkan untuk proses evaluasi kerja serta kemudahan bagi anggota untuk memperoleh informasi. Tabel 3. 6 : analisis layanan No Faktor
Hasil Analisis
1.
Untuk melayani 1 anggota membutuhkan waktu lebih
Pelayanan
dari 10 menit. Apabila kartu anggota perpustakaan hilang maka anggota tidak dapat meminjam buku. Pencatatan data transaksi yang masih manual.
22
3.9. Analisis Kebutuhan Sistem Untuk merancang rencana pengembangan system secara keseluruhan maka suatu informasi sangatlah penting, karena dengan informasi kita dapat mengetahui bagian system yang akan dilakukan perbaikan dan pergantian serta bagian system mana yang harus dipertahankan. 3.9.1. Kebutuhan Fungsional 1. Sistem dapat melakukan entri buku yang berhubungan dengan pendataan buku. a. Pengguna dapat memasukkan berbagai jenis buku baru beserta dengan kode buku, judul buku, penerbit, pengarang, ISBN buku. b. Pengguna dapat menambahkan koleksi buku baru yang akan dikeluarkan. c. Pengguna dapat menampilkan beberapa jenis buku atau kategori koleksi buku yang ada. d. Pengguna dapat mencari koleksi buku berdasarkan judul buku dan penerbit. e. Pengguna dapat mengganti beberapa kode buku yang berhubungan dengan kategori buku tertentu. f. Pengguna dapat mengurutkan buku berdasarkan kode, judul buku. g. Pengguna dapat mengelompokkan buku berdasarkan pengarang dan judul buku apa saja yang telah di tulis yang terdapat didalam perpustakaan. 2. Sistem dapat melakukan pendataan anggota
23
a. Pengguna dapat memasukkan anggota baru dengan memasukkan kode anggota, nama. b. Pengguna dapat menampilkan data anggota. c. Pengguna dapat menambahkan data anggota baru. d. Pengguna dapat merubah data anggota apabila nama dan alamat yang tidak sesuai. 3. Sistem dapat melakukan transaksi peminjaman a. Pengguna dapat mencatat semua transaksi peminjaman. b. Pengguna dapat memasukkan data-data dari anggota c. Pengguna dapat menampilakan tanggal kembali buku yang dipinjam. d. Pengguna dapat mengetahui apakah anggota sudah mengembalikan buku yang dipinjam. 4. Sistem dapat melakukan transaksi pengembalian a. Pengguna dapat mencatat semua transaksi pengembalian. b. Pengguna dapat menampilakan judul buku, nama pengarang, dan nama penerbit buku yang dikembalikan. c. Pengguna dapat menampilkan denda yang harus dibayar oleh peminjam buku d. Pengguna dapat menampilkan kode buku, nama pengarang, dan nama penerbit buku apabila peminjam menghilangkan buku yang dipinjam. e. Pengguna dapat menampilkan tanggal pengembalian.
24
f. Pengguna dapat mengetahui nama buku yang belum di kembalikan oleh peminjam atau anggota. 5. Sistem dapat melakukan pencatatan laporan a. Sistem dapat mencetak laporan peminjaman siswa dan guru. b. Sistem dapat mencetak laporan pengembalian siswa dan guru. c. Sistem dapat mencetak laporan data buku. d. Sistem dapat mencetak laporan data Anggota. 3.9.2. Kebutuhan Non-Fungsional Perencanaan dan pengembangan system memiliki tujuan agar dapat memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja. Kebutuhan teknologi atau perlatan yang diperlukan dalam pengembangan system terdiri dari : a. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak merupakan perangkat
yang berfungsi
untuk
melakukan pengerjaan dalam prosessecing system untuk mendukung pekerjaan system komputer. Untuk melaksanakan proyek ini, maka hanya dibutuhkan beberapa perangkat lunak saja yaitu : Microsoft Visual Basic 6.0, SQL Server 2000. b. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras yang digunakan dalam penerapan system ini dengan menggunakan komputer yang belum ada di MTs Negeri Maguwoharjo
25
Yogyakarta. Dengan ini penulis memberikan rincian biaya yang akan dibutuhkan pada MTs Negeri Maguwoharjo Yogyakarta. c. Kebutuhan Perangkat Manusia (Brainware) Kebutuhan brainware untuk mengerjakan system ini adalah : a) Analisis Sistem Bertugas
mempelajari
dan
menganalisa
serta
memberikan
penjelasan terhadap suatu masalah untuk menyelesaikan dengan system. b) Programer Bertugas melakukan penulisan kode-kode program komputer dan melakukan perancangan program sesuai dengan apa yang di arahkan oleh analisis system. c) Operator Bertugas mengoperasikan system yang telah dibuat berupa masukkan (input), pengeditan (update), dan pembuatan laporan dengan bantuan komputer. 3.10. Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan system
merupakan
proses
mempelajari
dan
menganalisis masalah yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Tujuan dari analisis ini adalah untuk menguji apakah system baru yang akan diterapkan sebagai pertimbangan system layak pakai atau tidak. Adapun beberapa kelayakan yang akan dipertimbangkan antara lain :
26
3.11. Kelayakan Teknis Kelayakan teknis digunakan untuk menilai dan menjawab pertanyaan “apakah teknologi yang ada dapat diterapkan pada sistem?”. Kelayakan ini mencakup 4 hal pokok yang harus dipertimbangkan : a. Ketersediaan teknologi dipasaran b. Sebagai contoh jika kita akan mengimplementasikan sebuah sistem informasi data siswa berbasiskan komputer, apakah teknologi yang ada sekarang cukup dapat mensuplay keperluan tersebut. c. Ketersediaan ahli yang mengoperasikan d. Kelayakan teknis yang mencakup ketersediaan sumber daya manusia yang mengoperasikan serta memelihara sistem. e. Pemograman database SQL Server 2000, dan Microsoft Visual Basic 6.0 memberi kemampuan dan kemudahan dalam mengelola input data sebagai informasi. f. Sistem dapat dikonversikan sesuai dengan perkembangan teknologi baru. 3.12. Kelayakan Hukum Proyek system yang diusulkan ini dari segi hukum layak untuk dikembangkan karena proyek system ini tidak melanggar peraturan-peraturan atau hukum yang ada., baik yang ditetapkan pemerintah maupun berdasarkan instansi itu sendiri. 3.13. Kelayakan Ekonomi Secara ekonomi kelayakan system ini kaitannya dengan analisis biaya dan manfaat (Cost and Banefit Analysis). System aplikasi yang diusulkan harus dapat
27
di nilai secara keuangan dengan membandingkan antara biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang diperoleh. Dari segi ekonomi, penggunaan system baru ini akan memberikan keuntungan yang layak bagi pihak instansi. Hal ini dapat dilihat pada perhitungan biaya dan manfaat, yang mana dengan penggunaan system baru akan mengalami peningkatan kinerja dan dapat menghemat biaya. 3.14. Analisis Biaya dan Manfaat Pada analisis ini penulis uraikan semua kebutuhan biaya dalam pembuatan pengembangan sistem yang akan diterapkan kemudian menghitung keuntungan dan manfaat yang didapat dari sistem yang akan diimplementasikan. Tujuan dari sistem analisis biaya dan manfaat secara umum adalah untuk melihat apakah sistem yang akan diterapkan merugikan atau menguntungkan sekolah. Jika biaya yang dikeluarkan lebih besar dari manfaat yang diperoleh maka sistem ini dikatakan tidak layak. Oleh karena itu sebelum sistem ini dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya. 3.15. Komponen Biaya a. Biaya pengadaan perangkat keras (hardware). Biaya pengadaan perangkat keras (hardware) adalah semua biaya yang dibutuhkan
untuk
pengadaan
perangkat
keras
yang
diperlukan
untuk
pengembangan sistem pengolahan data. Karena MTs Negeri Maguwoharjo Yogyakarta belum memiliki perangkat keras yang diperlukan, oleh karena itu penulis menawarkan satu unit komputer beserta printer sebagai media pencetak laporan. Diantaranya perangkat keras yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :
28
Tabel 3. 7 : rincian biaya perangkat keras No
Komputer
1 Komputer 1 paket
Harga (Total) Rp 4.000.000
•
Processor core 2 duo
•
MB + VGA Onboard
•
Monitor 17” LG
•
Memory 1 GB DDR II Visipro
•
Harddisk 320 GB seagite sata
•
DVD RW LG
•
Case Simbadda 450 watt
•
Keyboard & Mouse Legitec
•
Printer Canon 1880
Jumlah
Rp. 380.000 Rp 4.380.000
b. Biaya pengadaan perangkat lunak (software) Mencakup biaya-biaya yang dibutuhkan untuk pembelian perangkat lunak yang diperlukan oleh MTs Negeri Maguwoharjo Yogyakarta untuk melaksanakan proyek ini, maka hanya dibutuhkan beberapa perangkat lunak saja yaitu :
29
Tabel 3. 8 : rincian biaya perangkat lunak Jenis
Harga ($)
Harga (Rp)
Windows XP PRO SP2
$ 194
Rp. 1.741.150
Microsoft SQL Sever 2000
$ 117
Rp. 1.050.075
TOTAL
Rp. 2.791.225
Keterangan : 1$ = 8.975 Per 11 Februari 2011 Sumber : www.amazon.com 3.16. Komponen Manfaat Manfaat dari system informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk keuntungan berwujud dan keuntungan tak berwujud. Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang berupa penghematan-penghematan atau peningkatan didalam MTs Negeri Maguwoharjo Yogyakarta yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk nilai uang. Sedangkan keuntungan tidak berwujud merupakan keuntungan yang tidak dapat diukur dengan nilai uang. Keuntungan berwujud diantaranya adalah : a. Pengurangan biaya dan operasi b. Pengurangan kesalahan proses c. Pengurangan biaya personil Keuntungan tak berwujud diantaranya adalah : a. Peningkatan pelayanan yang lebih baik pada siswa b. Peningkatan kepuasan kerja personil c. Peningkatan pengambilan keputusan
30
Dikarenakan keuntungan tidak berwujud tidak dapat diukur dengan nilai uang, makan cara pengukurannya dapat dilakukan dengan cara penaksiran. Berdasarkan kebutuhan untuk mengembangkan system lama menjadi system baru, maka dapat dijelaskan rincian biaya dan manfaat pada proyek system informasi perpustakaan MTs Negeri Maguwoharjo Yogyakarta dengan menggunakan tabel sebagai berikut : Tabel 3. 9 : rincian biaya dan manfaat Tahun ke-0
Tahun ke-1
Tahun ke-2
Rp.
Rp.
Rp.
2) Biaya Overhead
800.000
850.000
3) Biaya Perawatan
500.000
550.000
4) Biaya Alat Tulis
200.000
250.000
1.500.000
1.650.000
Rincian Biaya dan Manfaat
1. Rincian Biaya Pengadaan 1) Hardware
4.380.000
2) Software
2.791.225
2. Biaya Operasi dan Perawatan 1) Biaya Penerapan Sistem
Total Biaya 3. Rincian Manfaat
500.000
7.671.225
31
1. Manfaat Berwujud 1) Pengurangan
Biaya
Operasi 2) Pengurangan
2.500.000 1.500.000
3.500.000 2.500.000
Kesalahan
Proses 2.500.000
3.500.000
2. Manfaat Tidak Berwujud 1) Peningkatan Efisien Kerja Total Manfaat
6.500.000
9.500.000
Selisih Total Biaya dan Total 7.671.225
5.000.000
7.850.000
Manfaat
Berdasarkan rincian tabel biaya dan manfaat, maka dapat dilakukan analisis biaya dan manfaat sebagai berikut : 1. Metode periode pengambilan (Payback Periode) Metode ini digunakan untuk menghitung jangka waktu yang diperlukan untuk membayar kembali investasi yang telah dikeluarkan. Adapun perhitungannya adalah sebagai berikut : Nilai Investasi
:
Rp. 7.671.225
Proceed 1
:
Rp 5.000.000-
32
Sisa investai periode 1 PP = 1 tahun +
:
Rp. 2.671.225
investasi x 12 bulan proceed
PP = 1 tahun +
Rp 2.671.225 Rp. 9.500.000
x 12 bulan
PP = 1 tahun + 3,3 PP = 1 tahun 3 bulan 3 hari Jadi, pengembalian investasi adalah 1 tahun 3 bulan 3 hari. Dari hasil perhitungan payback periode maka dapat ditarik kesimpulan bahwa system ini layak untuk diterapkan karena periode pengembaliannya tidak melebihi waktu maksimum yang ditentukan yaitu 2 tahun. 2. Metode pengembalian investasi (Return Of Investment) Metode ini digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Metode ini berupa besarnya keuntungan yag mampu diperoleh selama periode waktu yang telah ditentukan untuk menjalankan proyek. Adapun perhitungannya adalah sebagai berikut :
ROI =
Total Manfaat – Total Biaya Total Biaya
x 100%
Jika ROI > 0 maka proyek dapat di terima.
33
Total manfaat I
= Rp. 5 .000.000
Total manfaat II
= Rp. 9 .500.000
Total manfaat
+
= Rp. 14.500.000
Sedangkan total biaya yang dikeluarkan : Biaya tahun 0
= Rp. 7.671.225
Biaya tahun I
= Rp. 1.500.000
Biaya tahun II
= Rp. 1.650.000 +
Total biaya
= Rp. 10.821.225
ROI =
Rp. 14.500.000 – Rp. 10.821.225 Rp. 10.821.225
x 100%
= 33,99 % Hasil ROI > 0, maka proyek sistem ini layak digunakan karena proyek sistem baru ini memberi keuntungan sebesar 33,99 % dari biaya investasi.
34
3. Metode nilai bersih sekarang ( Net Present Value ) Metode ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar keuntungan sekarang di tahun yang akan datang dengan memperhatikan nilai waktu dari uang. Rumus dari NPV ini adalah : NPV = - nilai proyek + proceed 1 + proceed 2 + … proceed n (1+i%)¹
(1+i%)²
(1+i%)ⁿ
Keterangan : NPV
: Net Present Value
i
: Tingkat suku bunga diskonto
n
: Umur proyek
Perhitungan net present values dengan tingkat bunga diskonto sebesar 6.75% per tahun dengan dasar suku bunga Bank Indonesia sebagai berikut:
NPV = - Rp. 7.671.225 + Rp. 5.000.000 + Rp. 7.850.000 (1+6.75%)¹
(1+6.75%%)²
NPV = - Rp. 7.671.225 + Rp. 5.000.000 + Rp. 7.850.000 1,0675
1,1395
NPV = - Rp. 7.671.225 + Rp. 4.683.840,7 + Rp. 6.888.986,3 NPV = - Rp. 7.671.225 + Rp. 11.572.827 NPV = Rp. 3.901.602
35
Dari hasil perhitungan di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa proyek dinyatakan layak untuk diterapkan. Karena NPV > 0. Jika sistem baru diterapkan dengan susku bunga 6.75% maka keuntungan yang dapat diperoleh adalah sebesar Rp. 3.901.602 Hasil perhitungan degan tiga metode tersebut dimuat dalam tabel dibawah ini : Tabel 3. 10 perhitungan tiga metode Metode
Hasil
Syarat
Keputusan
Paybecak Periode
1 tahun 3 bulan 3 hari
2 tahun
Layak
Pengembalian Investasi
33,99 %
>0
Layak
Nilai Bersih Sekarang
Rp. 3.901.602
>0
Layak
Dengan hasil perhitungan analisis kelayakan di atas dapat dinyatakan bahwa pengembangan sistem baru ini layak untuk diterapkan. 4. Kesimpulan Dari hasil penelitian sampai pembuatan software aplikasi perpustakaan penulis menyimpulkan bahwa : 1. Permasalahan operasional dalam perpustakaan ini terletak pada proses pembukuan dan pembuatan laporan. Proses pembukuan yang tidak teratur dan tidak efisien memicu munculnya masalah operasional yang dapat menghambat perkembangan perpustakaan. Apabila perpustakaan tidak menanggapi masalah ini, perpustakaan akan mengalami kesulitan
36
seiring dengan bertambahnya data yang harus ditangani sebagai konsekuensi bertambahnya anggota dan transaksi. Sistem informasi perpustakaan ini merupakan solusi tepat untuk masalah yang dihadapi perpustakaan. Berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan user dan sistem, perpustakaan membutuhkan suatu tool handal yang mampu mendukung dan menangani kegiatan operasional perpustakaan, yang meliputi kegiatan pencatatan (pembukuan) dan pelaporan. 2. Penelitian dan studi kasus yang mendalam terhadap proses peminjaman buku, pengembalian buku, data buku, jenis buku, data anggota, jenis anggota serta proses pelaporan transaksi yang ada dalam perpustakaan ini, menghasilkan berbagai macam hasil analisis, seperti analisis kelemahan sistem, analisis kebutuhan sistem, dan analisis kelayakan sistem. Hasil analisis ini digunakan sebagai dasar untuk merancang sistem baru, sehingga sesuai dengan kebutuhan dan keadaan perpustakaan. 3. Perancangan dan pengimplementasian sistem dilakukan dengan cara membuat desain proses, desain basis data, dan perancangan tampilan. Hasil desain ini diterapkan ke dalam DBMS dengan membuat tabel database. Kemudian mengembangkan aplikasi berbasis desktop dengan menggunakan tool Visual Basic 6.0 yang tersambung dengan DBMS. Dalam aplikasi ini, terdapat form-form transaksi yang mampu menangani proses operasional perpustakaan. Hasil keluaran dari aplikasi ini adalah laporan transaksi didalam perpustakaan.
37
4. Sistem perpustakaan ini lebih cepat dari sistem lama. Yang tadinya dikerjakan secara manual yaitu segala sesuatunya masih dikerjakan dengan tulisan tangan manusia yang meliputi kegiatan dalam pencatatan (pembukuan) dan pelaporan. Sekarang dapat dilakukan dengan lebih cepat dan mempermudah petugas perpustakan dalam mengerjakan
tugas-tugasnya
dengan
menggunakan
sistem
perpustakaan yang baru ini. 5. Testing terhadap sistem baru ini dilakukan saat pembuatan program, sebelum penerapan sistem ke dalam perpustakaan, dan saat sistem sudah diterapkan ke dalam perpustakaan. Waktu tiga bulan ini juga dimanfaatkan untuk masa uji coba sistem.
38
4
DAFTAR PUSTAKA
Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stalling, Jr. 1981. Fundamentals of System Analysis. New York: john willey & Sons. Jogiyanto, H.M. 1995. Analisis dan desain Sistem Informasi (Pendekatan Struktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis). Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini dan Andri Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Penerbit Andi. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Andi. Lucas, J.R. dan
Henry, C. 1987.
Analisis Desain dan Implementasi Sistem
Informasi. Jakarta: Erlangga. Pressman, S. Roger. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak, Pendekatan Praktisi. (Buku Satu). Yogyakarta. Penerbit Andi. Rahadian hadi. 2004. Pemrogaman Database Tingkat Lanjut dengan VB6. Jakarta: PT elex media computindo. Robert A. Leitch K. Roscoe Davis. 1983. Accounting Information System. New Jersey: Prentice-Hall. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi.
