ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMA NEGERI GONDANGREJO
Naskah Publikasi
disusun oleh Anton Furqoni 07.12.2591
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER “AMIKOM” YOGYAKARTA 2011
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMA NEGERI GONDANGREJO
Information Systems Analysis And Design Of New Student Reception Sma Negeri Gondangrejo
ABSTRACT At this time, growing increasingly rapid technological progress and has entered the era of globalization. Many schools in any level began to increase its qualityso as not to compete with other schools. In the field of education, many schools -schools began to improve its quality, both in terms of curriculum and in terms ofdata processing students. But many schools that have not applied computerizeddata processing of their students, so they must record all student data by hand.Of course it would be very much time consuming, so a lot of wasted time. Indeed, they often did many mistakes in recording data, so it would be very detrimental to these schools. So with the technology like the computer is expected to helpthe school - school students in data collection. To develop management tools in one school located in Gondangrejo, necessary to hold the development and processing of adequate information systems.Processes that are running currently still using manual systems. Therefore, we need computerized system for the performance run effectively and efficiently.Things - things like this that need to be carried out analysis of the dataprocessing system of new admissions in order to become better.This study aims to build a system that is used to assist in the process ofadmission of new students, as well as reports of new students to be moreorganized and easy to find the student data
1.
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Sistem penerimaan siswa baru pada sma gondangrejo masih manual sehingga waktu yang dibutuhkan untuk penyeleksian siswa sangat lama, diharapkan dengan adanya sistem penerimaan siswa yang baru ini dapat lebih cepat dan mempermudah dalam penyeleksian siswa
1.2
Perumusan Masalah Penggunaan komputer dalam penggolahan data pada dasarnya bertujuan untuk
membantu
mempermudah
penyelesaian
tugas-tugas
manusia
dalam
pemrosesan data. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan maka penulisan merumuskan masalah bagaimana melakukan pengembangan sistem pengolahan data siswa baru yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi sehingga diperoleh informasi yang berkualitas dengan penyajian yang baik sehingga dapat meningkatkan kinerja para guru 1.3
Batasan Masalah Untuk mendapatkan suatu pembahasan yang lebih terarah dan mencegah terlalu luasnya pembahasan, maka perlu ditentukan batasan masalah yang akan dibahas. Batasan masalah pada skripsi ini pada masalah sistem pengolahan data siswa baru yang meliputi 1. Pengolahan data pendaftar 2. Pengolahan data aturan siswa 3. Pengolahan data aturan pembayaran 4. Pengolahan data seleksi siswa 5. Pengolahan data pembayaran
6. Laporan data pendaftar 7. Laporan data aturan siswa 8. Laporan data aturan pembayaran 9. Laporan data seleksi siswa 10. Laporan Pembayaran
2.
LANDASAN TEORI
2.1.1
Pengertian Sistem Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsurunsur atau variable-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain. Murdick dan ross mendefinisikan system sebagai perangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnuya untuk suatu tujuan bersama. ( Murdick dan ross, 1993) Dengan demikian di dalam suatu sistem, komponen-komponen ini tidak dapat berdiri sendiri, tetapi saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan sistem itu dapat tercapai.
2.1.2
Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulakn, memasukkan, mengolah, dan menyimpan data dan ara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.(Murdick Dan Ross, 1993)
2.1.3
Konsep Dasar Informasi pengertian informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuahbentuk yang
berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.( Davis, 1999 ) Tanpa adanya informasi suatu sistem dalam prusahaan misalnya, tidak akan dapat berjalan dengan lancar dan tidak dapat beroperasi. Sumber dari informasi adalah data, data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai.
3.
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1
Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kineja, informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi, dan pelayanan. Metode ini dikenal dengan PIECES analysis (Performance, Information, Economic, Control, Efeciensy, Service). Dengan metode analisis PIECES ini akan mendapatkan beberapa masalah dan akhirnya dapat ditentukan masalah utamanya. Hal ini penting karena biasanya yang muncul pada awal bukan masalah utama, tetapi hanya gejala-gejala masalah yang bukan utama. 1. Analisis Kineja (Peformance) Analisis kineja berguna untuk peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari Troughput dan response time. Troughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu, sedangkan response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan response time untuk menanggapi pekerjaan tersebut. Kinerja pada Sma Gondangrejo dalam proses pengolahan sistem informasi Siswa baru masih kurang efektif jika ditinju dari Troughput dan response time. Hal ini dapat dilihat dalam pencarian data penerimaan siswa baru, serta pembuatan laporan yang dalam kenyataannya masih mengunakan proses manual
Tabel 3.1 Perbandingan Kineja (Peformance) Sistem lama •
Dilihat dari troughput kinerjannya penyeleksian siswa yang membutuhkan 2 hari sehinnga waktu banyak terbuang.
•
Dilihat dari response timenya pekerjan pencarian data tersebut membutuhkan waktu yang lama sehingga pekerjan lain banyak yang tertunda
2. Analisis Informasi (Information) Dalam
hal ini diharapkan setelah adanya pengembangan dari sistem lama
menjadi sistem yang baru mengalami peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. Informasi dapat diukur dari Accuracy, Timeliness dan Relevance. Accuracy yaitu informasi yang tersedia harus akurat, bebas dari kesalahan. Timeliness yaitu tersedia kapan saja user membutuhkan. Relevance yaitu informasi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan user:
Tabel 3.2 Perbandingan Informasi (Information)
Sistem lama •
Biasanya data yang di ambil banyak kekeliruan dengan data yang lain sehingga petugas harus mencari data yang sesuai dengan yang di inginkan.
•
Sewaktu pengambilan data biasanya data tersebut sedang mengalami perbaikan atau sedang dalam pemindahan tempat jadi siswa harus menunggu sampai selesai.
•
Banyaknya data yang masih di tulis dengan sehingga banyak sekali data yang sama sehingga banyak sekali kekeliruan dalam pengambilan data
3. Analisis Ekonomi (Economy) Masalah yang muncul dalam analisis ekomomi terkait dengan masalah biaya, proses kerja dan pengolahan data membutuhkan biaya yang cukup besar untuk pembelian alat tulis, kertas dan media penyimpanan seperti map atau binder setiap tahun. Masalah yang sering dihadapi adalah pembekakan yang diakibatkan oleh pencetakan data yang akan diolah. Selain itu dalam media penyimpanan membutuhkan satu media khusus penyimpanan arsip. Dengan Sistem baru yang diusulkan, akan memiliki nilai ekonomi dalam penyusunan data siswa baru sehingga dapat memberikan manfaat sesuai dengan biaya yang dikeluarkan dan meminimalisir dana yang dibutuhkan.
Tabel 3.3 Analisis Ekonomi (Economy) Sistem lama
•
Data yang di tulis masih menggunakan manual, jika ada pengeditan atau renovasi biasanya harus menulis lagi secara keseluruhan sehingga biaya yang dibutuhkan juga lebih banyak.
4. Analisis Keamanan (Control) Kontrol dipasang untuk meningkatkan kineja sistem, mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, dan menjamin keamanan data, informasi dan persyaratan.
Tabel 3.4 Perbandingan Keamanan (Control) Sistem lama
•
Keamanan data siswa tidak ada karena jika data rusak maka data siswa tersebut hilang dan harus menulis kembali data siswa.
5. Analisis Efisiensi (Eficiency) Peningkatan terhadap efisiesi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya tersebut digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya. Efisiensi pada sistem di SMA Negeri Gondangrejo berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan biaya yang minimal. Dan hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisien. Selain itu lamanya waktu yang diperlukan untuk mencari data yang tersimpan, hal ini juga berakibat tertundanya kegiatan lain yang masih ada kaitannya. Dari uraian efisiensi diatas dapat disimpulkan pada tabel dibawah ini :.
Tabel 3.5 Perbandingan Efisiensi (Eficiency) Sistem lama
• Pembuatan laporan dengan data yang sama dicatat berulang-ulang, masih mengunakan kertas dan pena sehingga menimbukan pemborosan waktu dan biaya yang mahal.
6. Analisis Layanan (Service) Layanan adalah sistem yang mencakup pelayanan yang diberikan oleh sistem pada beberapa elemen baik elemen yang bersifat langsung maupun tidak langsung. Elemen yang terlibat langsung dalam hal ini adalah petugas yang mengoperasikan sistem tersebut sedang elemen yang tidak langsung yaitu siswa. Dari uraian pelayanan diatas dapat disimpulkan pada tabel dibawah ini :
Tabel 3.6 Analisis Layanan (Service) Sistem Lama • Pelayanan servis data siswa tersebut masih manual yaitu harus mengecek satu persatu data dan jika terjadi kesalahan maka harus di tulis secara manual dengan menggunakan alat tulis manual.
3.2
Analisis Biaya dan Manfaat
Tabel 3.7 Analisis Biaya dan Manfaat
Rincian Biaya dan Manfaat
Tahun 0
Tahun 1
Tahun 2
I. Biaya - Biaya A. Biaya Pengadaan dan Persiapan Operasi 1. Biaya pengadaan Total Biaya pengadaan
3.290.500 3.290.500
B. Biaya Proyek 1. Biaya software
8.890.260
2. Biaya brainware
2.520.000
Total Biaya Proyek
11.410.000
C. Biaya Operasional 1. Biaya Perawatan Peralatan
0
350,000
385,000
2. Biaya Overhead (listrik)
0
296.400
326.040
0
646.400
711.040
646.400
711.040
Total Biaya Operasional Total Biaya - Biaya
15.700.000
II. Manfaat - Manfaat D. Manfaat Berwujud 1. Pengurangan Biaya Operasi
0
8.376.000
9.213.600
2. Pengurangan Biaya Kesalahan Proses
0
822.000
822.000
0
9.198.000
10.035.600
1. Peningkatan Kerja Personil Total Manfaat Tak Berwujud
0 0
1,400,000 1,400,000
1,540,000 1,540,000
Total Manfaat Selisih Total Manfaat dan Total Biaya (Proceed)
0
10.598.000
11.575.600
9.951.600
10.864.560
Total Manfaat Berwujud E. Manfaat Tak Berwujud
-15.700.000
Adapun metode- metode yang digunakan untuk melakuhkan analisis biaya dan manfaat untuk table diatas adalah sebagai berikut :
a.
Metode periode pengambilan merupakan mertode yang memperhintungkan
jangka waktu pengambilan investasi tanpa meninjau nilai uang. Adapun perhitungan metode peiode pengambilan sebagai berikut : Nilai investasi
: Rp. 15.700.000
Procced pada tahun I
: Rp. 9.951.600 (-)
Sisa investasi pada tahun I Payback periode = 1 tahun
:Rp. Rp. 5.748.400
5.748.400 * 12
Rp. 9.951.600 = 6,9 bulan = 6 bulan (0,9 x 12 ) = 6 bulan 27
Jadi Periode Pengembalian investasi ini adalah 1 tahun 6 bulan 27 hari. Kesimpulannya, sistem ini layak untuk dikembangkan karena periode pengembalian tidak melebihi masa periode maksimum yang telah ditentukan yaitu 2 tahun.
b. Metode pengambilan investasi digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibanding dengan biaya yang dikeluarkan, ROI (retur of investment) dari suatu proyek investasi dapat dihitung dengan rumus : ROI
= Total manfaat – Total biaya * 100% Total biaya
ROI > 0 = layak Perhitungan ROI :
Total biaya-biaya tahun 0
: Rp. 15.700.000
Biaya tahun I
: Rp.
646.400
Biaya tahun II
: Rp.
711.040 (+)
Total biaya
: Rp. 17.057.440
Total keuntungan yang diperoleh Total manfaat tahun I
:Rp. 10.598.000
Total manfaat tahun II
:Rp. 11.575.600 (+)
Total Manfaat
ROI
: Rp. 22.173.600
:
Rp. 22.173.600 - Rp. 17.057.440 * 100 % = 0,2 % 17.057.440
Jadi sistem ini akan memberikan keuntungan sebesar 0,2 % dari total biaya investasi, sehingga sistem ini layak digunakan oleh SMA NEGERI GONDANGREJO. c.
Metode nilai sekarang bersih (net present value)
Metode ini merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proses atau arus uang. Pada penerapan sistem baru ini, nilainya berdasarkan tingkat suku bunga diskonto yang pada saat ini sebesar 6.70 %. Rumus
: NPV = - nilai proyek + procced I + procced II + procced III (1 + i)' (1 + i)²
(1 + i)³
Keterangan : -
-NPV
: - Net present value
-
i
: Tingkat suku diskonto
-
n
: Untuk proyek investasi
Perhitungan NPV : NPV = - 15.700.000 + 9.951.600 + 10.864.560 (1 + 0,067)'
(1 + 0,067)²
NPV= - 18.427.695 + 9.326.710,4 + 10.182.343 = 3.809.053,4 Dari perhitungan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem ini layak dan dapat diterapkan, karna NPV> 0, Adapun table hasil analisis kelayakan sistem yang baru sebagai berikut : Tabel 3.8 Analisis Kelayakan Sistem Baru No 1 2 3
Metode biaya dan manfaat Payback Periode Return of Investment Net Present Value
Nilai 1 tahun 1 bulan 0.2% 3.809.053,4
Syarat Max 2 Tahun >0 >0
Keputusan Layak Layak Layak
4.
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
4.1
Pengertian Implementasi Implementasi sistem (systems implementation) merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.
4.2
Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan
dalam kegiatan implementasi antara lain sebagai berikut : 4.2.1
Pemrograman
1. Mendefinisikan masalah Masalah disini adalah komponen apa saja yang diperlukan agar program ini dapat berjalan, dikenal dengan masukan atau inputnya apa saja, mendefinisikan apa yang nanti akan dilakukan oleh program dan bagaimana keluaran dari program yang diharapkan nantinya. Pada tahap ini juga dikenal dengan analisa kebutuhan. 2. Perencanaan/planning/desain Pada tahap ini adalah mendefinisikan langkah – langkah apa saja yang dilakukan oleh program dalam menyelesaikan permasalahan yang ada. Bentuk dari perencanaan itu bisa berupa flowchart ataupun algoritma dari program, sehingga kita akan tahu proses apa saja yang ada dalam program tersebut.semakin detail flowchart atau algoritma yang dibuat semakin mudah juga pada saat tahap implementasi atau pengkodean nantinya.
Flowchart adalah suatu diagram menggunakan simbol – simbol khusus yang sudah menjadi standar internasional yang berisi langkah – langkah untuk menyelesaikan suatu masalah. Membuat flowcart terlebih dahulu akan lebih menghemat waktu daripada langsung melakukan koding sambil mencoba – coba. Kegiatan tersebut akan menghabiskan waktu ketika implementasi atau koding karena harus merubah koding yang lumayan banyak. Karena itu, sebelum melakukan koding lebih baik membuat flowchart terlebih dahulu. 3. Pembuatan database Perancangan database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap – tiap file yang telah didefinisikan secara umum. Elemen dari suatu database harus dapat digunakan untuk pembuatan input yang akan disimpan dan dijadikan output database. Isi dari database tergantung dari arus data yang masuk dan keluar dari suatu file ke file lainnya. Dalam pembuatan database, terlebih dahulu kita harus membuat normalisasi dan relasi antar tabel 4.2.2
Pengujian program.
Sebelum progam diterapkan maka program harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Oleh sebab itu program harus dites untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin dapat terjadi. Adapun kesalahan yang mungkin ditemukan pada proses pengujian program
4.2.3
•
Instalasi hardware dan software
Instalasi menggunakan CD : 1.
Masukkan CD yang berisi program aplikasi kedalam dvd/cd drive komputer.
2.
Jalankan file setup.exe yang ada pada cd melalui menu run dengan mengetikkan setup.exe atau dari windows explorer, kemudian double click pada setup.exe
3.
Ikuti semua petunjuk dan langkah-langkah yang ditampilkan selama proses instalasi tunggu sampai proses instalasi selesai.
5.
KESIMPULAN Dari penelitian dapat dilihat bahwa sistem penerimaan siswa baru sangat efektif dari
system manual yang lama hal ini dapat dilihat dari pengujian programnya antara lain : 1. Sistem penyeleksian siswa hanya membutuhkan kurang lebih 2 detik saja dan data yang diseleksi memenuhi persyaratan dari sekolahan. 2. Data yang dibutuhkan sesuai dengan yang diinginkan tanpa ada kesalahan dan waktu tidak lama dalam pencarian data siswa. 3. Biaya yang dibutuhkan dalam pengeditan tidak memerlukan biaya yang banyak karena tidak memerlukan kertas yang banyak sehinnga penghematan biaya. 4. Data terjaga dengan aman dan tidak bisa sembarang orang melihat karena sistem ini dilengkapi dengan password, 5. pembuatan laporan yang singkat dan tidak memerlukan waktu yang lama dan sangat efisien.
Daftar Pustaka
Kadir, Abdul . 2003. Pengertian Sistem Informasi. Yogyakarta : C.V Andi Offset. Murdick, Ross. 2010. Pengertian System. kisaranku.blogspot.com Kusrini. Konsep dan aplikasi sistem pendukung keputusan. Yogyakarta: penerbit C.V Andi Offset . Render, Ralp M Stair Jr .2000. Quantitative Analysis for Management, Edisi Ketujuh, New Jersey. Prentice Hall Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database Dengan Visual Basic Dan Microsoft SQL. Yogyakarta: penerbit C.V Andi Offset. Al fatta, Hanif. 2007. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: penerbit C.V Andi Offset. Jhon, Burc. 1999. Siklus Informasi. New York: Wrok Gunderloy, Mike&Jordan. 2000. Programming A Microsoft Sql Server 2000 Database. Kuala Lumpur : Universiti Malaya. ASC Komputer. 2011 komplek ruko babarsari No.69-71 www.sofwarre-asli.com
