SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU DI SMA NEGERI 1 PLERET
Naskah Publikasi
diajukan oleh Siti Masruroh 08.11.2453
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
NEW STUDENTS ACCEPTANCE INFORMATION SYSTEM AT SMA NEGERI 1 PLERET SISTEM INFORMASI PENERERIMAAN SISWA BARU DI SMA NEGERI 1 PLERET Siti Masruroh Kusnawi, S. Kom., M. Eng. Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT In the globalization era, the technology especially computer has become advanced so rapidly. At this time, computer ha had gone into all aspects of our life be beginning from office, factories, shops, as well as in education. SMA Negeri 1 Pleret is on of governments instance engaged in education in Bantul Regency. In addition, SMA Negeri 1 Pleret is a leading school of the National standards. Thus, to facilitate the management of new admission will be created a New Students Acceptance Information System. The New Students Acceptance Information System will replace the manual system that has the manual system that has been run for long periods. The New Students Acceptance Information System is a school system that manages student candidate data by entering the data into the system and generating data reports of student candidates. The purpose of manufacture of the system is to create an application that can simplify the management of new student data and store those data in system. The research method conducted in creating this system is observation method and interview, and library method to obtain the data necessary to support this report. The New Students Acceptance Information System was constructed by observation and interviews data collection method. The software supporting the manufacture of New Students Acceptance Information System is a net beans 7.0 and My SQL as its database.
Keywords: Information System, Acceptance, MySQL, NetBerans
1. Pendahuluan Pada saat ini perkembangan teknologi di bidang informasi telah berkembang dengan cepat. Salah satu wujud teknologi pendukung sistem informasi adalah komputer. Komputer merupakan media yang penting dalam pemrosesan data menjadi sebuah informasi yang siap untuk digunakan. Dalam pemrosesan data menjadi suatu informasi, komputer memerlukan sebuah software sistem informasi untuk mengolah data. Saat ini SMA Negeri 1 Pleret masih menggunakan cara manual dalam proses pengolahan nilai calon siswa baru yang akan diterima. Seperti penghitungan nilai ujian (UAN dan UAS), pihak sekolah masih menggunakan penghitungan secara manual menggunakan formulir. Kelemahan sistem manual yang dijalankan adalah adanya kemungkinan terjadinya kesalahan sewaktu penghitungan (human error) dan faktor-faktor lainya, seperti: pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama dan keterlambatan pengolahan data siswa. Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan dapat membantu meminimalisasi kesalahan yang terjadi dan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat dan akurat, sehingga penanganan calon siswa baru dapat dilakukan secara efektif. Untuk itulah diperlukan suatu sistem informasi yang menjembatani antara pekerja dengan komputer. Hal ini diperlukan karena adanya kemungkinan di waktu yang akan datang pendaftaran siswa baru akan semakin meningkat setiap tahunnya. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Suatu sistem mempunyai arti penting dalam setiap kegiatan organisasi, karena sistem merupakan kumpulan dari prosedur- prosedur untuk mencapai suatu tujuan. Sistem didefinisikan sebagai “sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”.
1
2.2 Konsep dasar Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mendatang.
pengambilan keputusan saat ini atau
2
2.3 Konsep dasar sistem informasi Menurut Robert A.Leitch dan K.Roscoe Davis “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
1 2
Raymond McLeod Jr, 1996, “Sistem Informasi Manajemen”, hal 3. Gordon b. Davis, 1995, “Sistem Informasi Manajemen”, Jakarta: PT.Gramedia, hal 28.
transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan laporan-laporan yang diperlukan”.
3
2.4 Komponen Sistem Informasi Sistem Informasi juga mempunyai kompone- komponen yang disebut dengan blok bangunan (building Block) yaitu : a. Blok Masukkan (Input Block) Blok masukkan mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. b. Blok Model (Model Block) Kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilakan keluaran yang diinginkan. c.
Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi yang berupa informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta pemakai sistem.
d. Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi merupakan kotak alat (tool box) dalam sistem informasi. Teknologi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu teknisi (humanware/brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). e. Blok Basis data (Database Block) Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lain, tersimpan di dalam perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinnya. Basis data diakses dan dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System). f.
Blok Kendali (Control Block) Beberapa pengendali dirancang dan diterapkan secara khusus untuk menanggulangi gangguan-gangguan terhadap sistem.
2.5 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (Management information System) merupakan penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi- informasi 3
Jogiyanto HM, 2005, “Analisis & DESAIN Sistem Informasi: pendekatan terstrukur teori dan praktik aplikasi bisnis“, Yogyakarta: Andi Offset, hal 11.
yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem manusia atau mesin yang terpadu untuk menyajikan sebuah informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. 2.6 Pengertian Sistem Informasi Siswa Sistem informasi siswa bisa diartikan sebagai persiapan data-data kesiswaan agar dapat digunakan untuk tujuan penerapan atau pengambilan keputusan baik pihak manajemen atau pihak luar yang membutuhkan. Sistem informasi siswa yang terkomputerisasi akan membantu organisasi, instansi atau lembaga khususnya Sekolah Menengah Atas Negeri 1 Pleret untuk pengambilan keputusan yang tepat, cepat dan lengkap. 3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis SWOT Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi
kekuatan
(strengths),
kelemahan
(weaknesses),
peluang
(opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor
itulah
yang membentuk
akronim
SWOT
(strengths,
weaknesses, opportunities, dan threats). Analisa SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT, dimana aplikasinya adalah bagaimana kekuatan (strengths) mampu mengambil keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mencegah keuntungan (advantage)
dari peluang (opportunities)
yang
ada, selanjutnya
bagaimana kekuatan (strengths) mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan terakhir adalah bagimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru.
3.2 Perancangan Sistem 3.2.1 Perancangan Flowchart Flowchart merupakan penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian. Input_calon_siswa
Input_pencabutan_folm ulir
Input_siswa
Input_pembagian_kela s
Input_kelas
Input_registrasi
Input_info
Proses_calon_siswa
Proses_pencabutan_fol mulir
Proses_siswa
Proses_pembagian_kel as
Proses_kelas
Proses_registrasi
Proses_info
Calon_siswa
Pencabutan_folm ulir
Siswa
Pembagian_kelas
Kelas
Registrasi
Info
Proses_laporan_calon_ siswa
Proses_laporan_penca butan_folmulir
Proses_laporan_siswa
Proses_laporan_pemb agian_kelas
Proses_laporan_kelas
Proses_laporan_registr asi
Proses_laporan_inf o
Laporan_calon_siswa
Laporan_pencabutan_f olmulir
Laporan_siswa
Laporan_pembagian_k elas
Laporan_kelas
Laporan_registrasi
Laporan_info
Gambar 3.1 Flowchart Sistem
3.2.2 Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram (DFD) merupakan diagram yang menggambarkan alur data yang terjadi di dalam sebuah sistem yaitu menggambarkan sebuah data megalir dari mana berasal, kemana tujuan data keluar, proses apa yang berjalan dan dimana data akan disimpan. Berikut simbol yang digunakan dalam DFD.
3.2.2.1 DFD Level 0 Login Data calon siswa Data pembagian kelas
Admin Seleksi jumlah siswa diterima
info
Dinas pendidikan
Laporan data siswa diterima info
Konfirmasi login
Data calon siswa berdasarkan nem
Data calon siswa Data pembagian kelas
Sistem penerimaan siswa baru
Laporandata siswa diterima Laporan data siswa diterima
Data pembagian kelas Pencabutan folmulir
Data registrasi
Laporan data siswa diterima
Data registrasi
Calon siswa Data pencabutan folmulir
Gambar 3.2 DFD level 0
Kepala sekolah
3.2.2.2 DFD Level 1 Data login Admin Konfirmasi login
Data calon siswa Data calon siswa
Data login
1 Login
Admin Konfirmasi login
2 Calon siswa
Data calon siswa Calon siswa Data calon siswa
Data calon siswa Data siswa 3 siswa
Data siswa
Data kelas Data kelas
Data siswa Siswa Data siswa
nisn
info
No_Pendaftaran
4 Pembagian kelas
Laporan siswa diterima
Data kelas Kelas
Laporan siswa diterima
Data kelas No_pendaftaran
info
Data registrasi Calon siswa Data registrasi
5 Registrasi No_pendaftaran No_pendaftaran
info Nama_kelas info
6 Info
Laporan siswa diterima
Pencabutan folmulir Data pencabutan folmulir
8 Laporan
Info
7 pencabutan
Pencabutan formulir Laporan siswa diterima
Data kelas
pencabutan Data pencabutan formulir
8 Kelas Kepala sekooah
Gambar 3.3 DFD Level 1
Dinas pendidikan
3.3 Rancangan Antar Tabel (RAT) Relasi antar tabel bertujuan untuk memberikan gambaran tentang hubungan masing-masing tabel trhadap tabel lainnya. Dengan adanya relasi tersebut akan mempermudah pembacaan tabel karena akan terlihat field mana yang dijadikan primary key dan foreign keynya.
Gambar 3.4 Rancangan Antar Tabel 4. Implementasi Sistem Tahap implementasi merupakan tahap untuk menguji dan menggunakan sistem agar siap untuk diopersiakan. Tahap ini dilakukan sebelum benar-benar digunakan dengan baik oleh pengguna, untuk menjamin tidak ada kendala fatal yang muncul pada saat menggunakan sistem tersebut. 4.1 Implementasi Interface 4.1.1 Implementasi Halaman Login Form login digunakan sebagai halaman masuk user ke menu utama.
Gambar 4.1 Form Login
4.1.2 Implementasi Halaman Menu Utama Form ini berisi tampilan menu utama yang merupakan ruang lingkup dari seorang Admin.
Gambar 4.2 Form Menu Utama
Struktur Menu Utama:
Gambar 4.3 Form Menu Utama 4.2 Uji Coba Program Pengujian dilakukan untuk mengetahui seberapa pantas sistem dapat diterapkan dan mengetahui kesalahan-kesalahan yang terjadi setelah perancangan dan pengodean sistem. Sebelum program diterapkan maka perlu dilakukan uji coba terhadap sistem dan uji coba terhadap program tersebut. Uji coba terhadap sistem dilakukan untuk memeriksa dan memastikan bahwa program yang dibuat berfungsi sesuai yang diharapkan. Pada uji coba sistem terjadi pengujian program secara
menyeluruh, namun bukan berarti komponen atau model program dapat berjalan secara sempurna bila diintegrasikan menjadi satu kesatuan. Sedangkan pada uji coba program dilakukan pengujian untuk mengetahui apakah program berjalan sesuai yang diharapkan dan terbebas dari kesalahan selama proses pembuatan dan penulisan kode program. Pengujian sistem dapat dibedakan menjadi dua jenis pengujian, antara lain sebagai berikut:. 4.2.1 Blackbox Testing Pengujian black-box mengarah pada pengujian interface program dan memeriksa sedikit mengenai logika sistem atau program. Pada black-box testing, semua interface program yang diuji harus berfungsi sesuai harapan, mampu menerima input dengan benar, dan memberikan hasil yang benar juga. Berikut contoh black box testing: pengujian blackbox testing menggunakan form info:
Gambar 4.4 Pengujian black-box testing pada User name form info 4.2.2 Whitebox Testing Whitebox Testing adalah suatu test ntuk mengetahui cara kerja suatu perangkat lunak secara internal, karena jalur logika perangkat lunak akan ditest dengan menyediakan test case yang akan mengerjakan kumpulan kondisi dan atau pengulangan secara spesifik. Secara sekilas dapat diambil kesimpulan whitebox testing merupakan petunjuk untuk mendapatkan program yang benar secara 100%. Kesalahan bahasa biasa terjadi karena adanya penulisan source code program yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan dalam bahasa pemrograman, sehingga program tidak dapat di-compile. Kesalahan ini mudah
ditemukan dan diperbaiki karena dapat dilihat dari pesan kesalahannya. Contoh kesalahan penulisan bisa dilihat sebagai berikut:
Gambar 4.5 Pengujian white-box testing Pada contoh di atas muncul kesalahan dalam penulisan Public KelasOlah
extends
Koneksi
implements
class
KelasInterface{
seharusnya Public ditulis dengan huruf kecil sehingga menjadi public class KelasOlah extends Koneksi implements KelasInterface{ 4.3 Pemeliharaan Sistem Pemeliharan sistem sangat penting bagi pengguna sistem karena seringkali penggunaan sistem operasi menjadi tidak aman karena alasan-alasan seperti : a. Sistem terinfeksi malware aktif. b. Sistem berkas corrupt. c.
Hardware melemah.
Untuk mencegah hal-hal tersebut digunakan mOS (maintenance operating system ) yang berfungsi untuk : a. Manajemen Malware yang aktif b. Pemilihan data (recovery) dan perbaikan berkas c.
Diagnosa hardware
Selain dengan OS dapat juga memelihara sistem pada windows dengan cara sederhana seperti : a. Jangan pernah mematikan power sampai sistem sudah benar-benar Shut Down. b. Pengecekan kipas pada power supply maupun kipas pendingin processor agar komputer dapat bekerja dengan baik. c.
Lakukan defragment setidaknya satu bulan sekali.
d. Buat backup data. e. Gunakan Firewall jika terkoneksi dengan jaringan. f.
Lakukan pengecekan virus dengan mengupdate antivirus secara rutin.
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan pada sistem informasi penerimaan siswa baru di SMA Negeri 1 Pleret. Dan mencoba memberikan solusi dengan membuat sistem baru, penulis mencoba menarik kesimpulan untuk perbaikan kinerja sistem. 1. Dibuatkannya aplikasi sistem informasi penerimaan siswa baru ini, dapat memberikan kemudahan sehingga dapat mengatasi kendala-kendala yang ada pada sistem manual. 2. Dibanggunnya sistem informasi penereimaan siswa baru dapat meranking siswa dan mengurutkannya pada pembagian kelas. 3. Dibangunnya sistem ini dapat membatu penyajian laporan yang dibutuhkan oleh instansi. 5.2 Saran 1. Walaupun sistem penerimaan siswa baru yang dirancang dapat memberikan solusi tentang permasalahan yang terjadi, namun sistem yang dirancang masih sangat jauh dari sempurna. Maka dari itu Penulis memberikan saran-saran sebagai berikut: 2. Sistem informasi yang telah dibangun ini agar dijadikan bahan untuk pengembangan sistem lebih lanjut. 3. Diharapkan kedepannya sistem ini dapat menambah fasilitas-fasilitas lain seperti pembedaan penerimaan siswa luar kota dengan membedakan kuota/persentase siswa yang diterima atau dapat juga dikembangkan dengan konsep client-server. 4. Sistem informasi yang telah dibangun ini bias dikembangankan dengan PSB online atau dengan SMS Gate Way.
Daftar Pustaka Ema Utami. 2006. RDBMS Using MS SQL Server 2000. NRAR.NET Publisher. Yogyakarta. Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis danPerancangan Sistem Informasi.Andi Offset. Yogyakarta. Indrajani, Martin. 2004. Pemrograman Berorientasi Objek dengan Java. PT Elex Media Komputindo. Jakarta. Jogiyanto HM. 1999. Analisa dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis Edisi ke-2. Andi Offset. Yogyakarta. Purnomo, Adi, 2006, “Belajar Pemograman Java dengan JBUILDER 2006 Enterprise. Andi Offset. Yogyakarta. Suarga. 2009. Dasar Pemrograman Komputer dalam Bahasa Java. Andi Offset. Yogyakarta.
