ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU SMA NEGERI 1 KOTA JAMBI
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Hanif Al Fitroh 09.11.3504
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
Analysis and Design Of The New Student Receptiont SMA Negeri 1 Jambi City Analisis dan Perancangan Sistem Penerimaan Siswa Baru SMA Negeri 1 Kota Jambi
Hanif Al Fitroh Rum Muhamad Andri Kr Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRAC The rapid developmentinvarious fieldsof technology,particularlyadvances in information technologyand computersto encourage the emergenceof newinnovationsin the presentation ofinformationtomeet the information needs. As atool ofhuman, the computer also has advantages, such asspeed,accuracy, and efficiency ofdata processingas compared tothe human system. Processingdata into informationwhich is theexcess ofthe computer.The computeralsohas penetratedin varioussegments ofthe field, both in business andin education. SMANegeri 1 Jambi City ofEdinburghis one of theschools inthe city of Jambiarestill usingmanual wayin the presentation ofinformationin whichthe teachersoremployeesso far in theregistration, re-registration, distributionand presentation ofclassesstill usethe manual methodso thatmotivatedmeto do some research. Hopefully with theresearchandthis new system,tofacilitatethe newstudent data collection. Keywords: system information, academic information system, the organization
1.
Pendahuluan Pada masa sekarang ini, kemajuan diberbagai bidang teknologi informasi dan
komputer sangatlah berpengaruh bagi pendidikan dan kalangan umum, dimana setiap pengguna komputer bisa dengan cepat bertukar informasi. Sebagai alat bantu manusia komputer juga mempunyai kelebihan diantaranya kecepatan, keakuratan serta efisiensi pengolahan data dibandingkan dengan sistem manual. Kompetisi pada dunia pendidikan telah menciptakan persaingan yang ketat antara sekolah yang satu dengan yang lainnya. Sehingga perkembangan teknologi harus diikuti oleh pengolah instasi pendidikan. Sebuah sistem informasi yang dilakukan secara konvensional atau manual akan memakan waktu yang cukup banyak mulai dari pengumpulan data, proses pengolahan sampai perolehan informasi. Begitu juga dalam proses penyimpanan dan pencarian data. SMA Negeri 1 Kota Jambi merupakan salah satu tempat pendidikan yang merupakan Rintisan SMA Bertaraf Internasional (R-SMA-BI) namun dalam penginputan data siswa dan pendaftaran calon siswa baru juga masih menggunakan cara yang konvensional. 2.
Landasan Teori
2.1
Definisi Sistem Informasi Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi
meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada bidang-bidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus mempunyai elemen,
lingkungan,
interaksi
antar
elemen,
interaksi
antara
elemen
dengan
lingkungannya dan sistem harus mempunyai tujuan yang akan dicapai.Berdasarkan persyaratan ini, sistem dapat didefinisikan sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. 2.2
Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih baik berguna dan
lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil pengolahan data tersebut dapat menjadi informasi.
1
Nilai informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
1
Kusrini, M. Kom, Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data (Yogyakarta : ANDI Offset : 2007), h.7.
2.3
Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur
dan
pengendalian
yang
ditujukan
untuk
mendapatkan
jalur
komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan. 2.4
2
Sistem Penerimaan Siswa Baru Sistem informasi penerimaan siswa baru bisa diartikan mempersiapkan
pengolahan data-data penerimaan calon siswa baru agar dapat digunakan untuk tujuan penerapan atau pengambilan keputusan baik pihak sekolah atau pihak luar yang membutuhkan didalam menyeleksicalon siswa baru. 2.5
Sistem Basis Data Database merupakan sekumpulan data yang saling terintegrasi satu sama lain
dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan tersimpan pada sebuah hardware komputer. Database adalah kumpulan file-file atau tabel-tabel yang saling berelasi atau berhubungan antara satu dengan yang lain. Relasi tersebut ditunjukan adanya kunci dari tiap file atau tabel yang ada. 3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1
Gambaran Umum SMA Negeri1 Kota Jambi pertama kali diresmikan pada tahun 1959 yang
sebelumnya bernama SMA B. SMA Negeri 1 Kota Jambi dalam perjalanannya terus berupaya meningkatkan/menambah sarana prasarana termasuk menambah tenaga pendidik/guru dan staff tatausaha agar mampu memberikan pelayanan yang baik kepada anak
didik
dan
warga
masyarakat
pencari
pendidikan
lainnya,
agar
mampu
bersaing/mengikuti perkembangan dunia pendidikan supaya menjadi “Sekolah Bertaraf Internasional untuk Menghasilkan Lulusan yang Berprestasi dan Berkarakter”. Sejak tahun 2002 telah menyelenggarakan program layanan bagi siswa yang memiliki kercerdasan istimewa (CI) melalui program acceleration atau enrichment. 3.2
Analisis Sistem Tahap dimana menganalisis suatu kerja sistem sampai seberapa jauh sistem
tersebut telah mencapai sasarannya. Jika dalam pembuatan sistem komputerisasi pada sistem informasi penerimaan siswa baru SMA Negeri1 Kota Jambi ini mempunyai beberapa kelemahan, kelemahan itu harus dapat ditemukan. Tugas yang diilustrasikan 2
Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi (Yogyakarta : ANDI Offset : 2007), h.5.
ini adalah yang disebut dengan analisis sistem. Inilah yang di kerjakan analisis sistem yaitu menganalisis sistem untuk menemukan kelemahan-kelemahannya sehingga dapat disebut perbaikan. 3.2.1
Identifikasi Masalah Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai.Dari
penelitian yang dilakukan penulis, sistem manual yang dipakai pada SMA Negeri 1 Kota Jambi masih terdapat masalah atau kelemahan-kelemahan. Sistem pendaftaran siswa baru masih belum maksimal dengan dilakukannya pencatatan setiap data calon siswa kedalam buku pendaftaran dan menyimpan data dalam sebuah ruangan yang berisi dokumen–dokumen lain sehingga tercampur, akibatnya data terkadang salah bahkan tidak ada. Seringnya terjadi kesalahan pada waktu pengisian formulir pencatatan data calon siswa baru. Kurangnya tenaga atau panitia penerimaan siswa baru, sedangkan antrian calon pendaftar sangat banyak. Pencarian data siswa yang telah terdaftar memakan waktu lama. Biaya yang dikeluarkan tidak sedikit dikarenakan harus mencetak formulir dan lainnya serta dibutuhkan biaya untuk tenaga kerja yang bertugas. 3.2.2
Analisis SWOT Analisis SWOT merupakan teknik historis yang terkenal di mana para manager
menciptakan gambaran umum secara cepat mengenai situasi strategis perusahaan. Analisis ini didasarkan pada asumsi bahwa strategi yang efektif diturunkan dari “kesesuaian” yang baik antara sumber daya internal perusahaan (kekuatan dan kelemahan) dengan situasi eksternalnya (peluang dan ancaman). Dalam melakukan analisis menggunakan metode SWOT yaitu : 1. Strength (Kekuatan) 2. Weaknes (Kelemahan) 3. Opportunity (Peluang) 4. Threat (Ancaman) 3.2.3
Analaisis Kebutuhan Sistem Untuk mempermudah analis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan
secara lengkap, maka analis membagi kebutuhan sistem ke dalam 2 jenis. Jenis pertama adalah kebutuhan fungsional (functional requirement) dan jenis kedua adalah kebutuhan nonfungsional (nonfunctional requirement). 3.2.3.1 Kebutuhan Fungsional (functional requirement) Jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan sistem.
3.2.3.2 Kebutuhan Nonfungsional (nonfunctional requirement) Merupakan analisis yang menghasilkan tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki sistem, meliputi : 1. Perangkat Keras (Hardware) a. Intel® Core 2 Duo Processor T6600 b. Memory 2 GB c. Hardisk 320 GB d. LCD Screen 14.0” HD LED 2. Perangkat Lunak (Software) a. Visual Basic 6.0 b. SQL Server 2000 c. Seagate Crystal Report 3. Sunber Daya Manusia (Brainware) a. Programmer b. Administrator c. User 3.2.4
Analaisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan system digunakan untuk mempelajari apakah usulan-usulan
sistem yang baru layak (feasible) untuk dikembangkan menjadi informasi. Sehingga dalam hal ini perlu ada mekanisme untuk menjustifikasi apakah kebutuhan sistem yang dibuat layak untuk dilanjutkan menjadi system atau tidak. 3.3
Perancangan Sistem Perancangan sistem bagian awal dari pembuatan sistem informasi dimana
tahapan ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang telah diterapkan pada perancangan program.
3.3.1
Entity Relationship Diagram IdPetugas
Nama
Password
UserName Petugas 1 Memiliki N IdStandarisasi
IdDaftar TglDaftar
IdPetugas
JenisKL
NamaAyah
Alamat
Data Asal Sekolah
1
N
Memiliki
Pendaftar
1
Nilai
Standarisasi
Memiliki
TglLahir
Nama_Sekolah
ThnAjaran
PkrIbu
TptLahir
N
PkrAyah
AlamatOrtu
Nama Id
AnakKe IdStandarisasi
Agama
NamaIbu
Id
NoTelp
Alamat IDtest
JumlahSaudara
N 1 Memiliki
Memiliki
1
IdPetugas IdDaftar
1 B_Inggris
IDtest TglTest
Listening
IPS
Test
Penilaian
Speaking
IPA
Status
Reading
IDtest
TotalNilai
B_Indo Writing
Gambar 3.1 Entity Relationship Diagram 3.3.2
Relasi Antar Tabel
Gambar 3.2 Relasi Antar Tabel 3.3.3
Flowchart Sistem yang Diusulkan Pendaftar
Data Asal Sekolah
Petugas/ Admin
Standarisasi
Test
Penilaian
Input Data Pendaftar
Input Data Asal Sekolah
Input Data Petugas/Admin
Input Data Standarisasi
Input Data Test
Input Data Penilaian
Olah Data Pendaftar
Olah Data Asal Sekolah
Olah Data Petugas/ Admin
Olah Data Standarisasi
Olah Data Test
Olah Data Penilaian
Pendaftar
Data Asal Sekolah
Petugas/ Admin
Standarisasi
Test
Penilaian
Pembuatan Laporan Pendaftar
Pembuatan Laporan Data Asal Sekolah
Pembuatan Laporan Petugas/ Admin
Pembuatan Laporan Standarisasi
Pembuatan Laporan Test
Pembuatan Laporan Penilaian
Laporan Pendaftar
Laporan Data Asal Sekolah
Laporan Standarisasi
Laporan Test
Laporan Penilaian
Laporan Petugas/Admin
Gambar 3.1 Flowchart
3.3.4
Data Flow Diagram yang Diusulkan 0 Admin
Sistem Informasi Siswa Baru
Laporan-laporan data pendaftar, data asal sekolah, Kepala Sekolah petugas, standarisasi, test, penilaian.
Entri data : data pendaftar, data asal sekolah, petugas, standarisasi, test, penilaian
Gambar 3.2 DFD Level 0 3.3.5
Rancangan Basis Data Admin
1
2
Input Data Pendaftar
Input Data Asal Sekolah Data Asal Sekolah
Data Pendaftar D1 Pendaftar
3 Input Data Petugas
D2
Detail Data Pendaftar 1 Pembuatan Lap. Pendaftar
Laporan Data Pendaftar
Data Petugas
Data Asal Sekolah
Detail Data Asal Sekolah
D3 Petugas
4 Input Data Standarisasi
Input Data Test Data Test
D4 Data Standarisasi
Laporan Data Petugas
Laporan Data Standarisasi
3.4.1
Rancangan Menu Utama
Pembuatan Lap. Test
Laporan Test
Penerimaan Siswa Baru File
Master
Pendaftaran Standarisasi
Laporan Petugas
Penilaian
Detail Data Penilaian 6
Gambar 3.3 DFD Level 1 Rancangan Interface
Detail Data Test
Pembuatan Lap. Penilaian
Kepala Sekolah
3.4
D6 Penilaian
5
4 Pembuatan Lap. Standarisasi
Data Penilaian
Test
D5
Detail Data Standarisasi
3 Pembuatan Lap. Petugas
Laporan Data Asal Sekolah
6 Input Data Statistik
Data Standarisasi
Detail Data Petugas
2 Pembuatan Lap. Data Asal Sekolah
5
About Laporan
Gambar 3.6 Rancangan Menu Utama
Laporan Penilaian
3.4.2
Rancangan Output Rancangan output merupakan informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan
data, yang dilakukan secara otomatis oleh computer dimana data dimasukkan melalui input. SMA Negeri 1 JAMBI Rintisan Sekolah Bertaraf Internasional "More Than a School"
LOGO
Jl. Jend. Urip Sumoharjo 15 Telanaipura Laporan Hasil Penerimaan Siswa Baru Tahun Ajaran : tgl No.daftar Nama tmtlahir tl alamat jk agama js anakke sklhasal nmayah nmibu p.ayah p.ibu th th nilai nilai status
Jambi, dd-mm-yy Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Kota Jambi
NAMA NIP .................................... ......
Gambar 3.13 Rancangan Laporan Pendaftar 4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1
Implementasi Sistem Implementasi sistem adalah akhir kegiatan setelah melakukan analisis dan
perancangan sistem secara rinci.Kegiatan ini secara garis besar adalah meletakkan sistem baru yang direncanakan dan dibuat untuk diterapkan.Implementasi juga merupakan penerapan dari elemen-elemen yang telah didesain dalam bentuk pemrograman untuk menghasilkan suatu tujuan yang dibuat berdasarkan kebutuhan. Pengujian sistem dilakukan untuk mengetahui apakah program telah bebas dari kesalahan-kesalahan sebelum diterapkan.Kesalahan program yang mungkin terjadi adalah kesalahan bahasa (syntax) yakni kesalahan pada penulisan source kode program, serta kesalahan pada saat program sedang berjalan (runtime), yaitu kesalahan pada saat executable program dijalankan. 4.1.1
Instalasi Software 1. Instal SQL Server 2000 2. Instal Visual Basic 6.0 3. Instal Seagate Crystal Report 8.5
4.1.2
Pelatihan Personil 1. Pemberian modul tertulis 2. Pelatihan secara langsung dengan personil
4.1.3
Pengujian Program Pengujian program merupakan proses untuk mengecek apakah suatu perangkat
lunak yang dihasilkan bebas dari kesalahan-kesalahan yang dapat mungkin terjadi. Ada beberapa strategi pengujian yang dapat dilakukan yakni antara lain : 1. Black Box Testing, pengujian black box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. 2. White Box Testing, dalam hal ini system diuji untuk mengeluarkan hasil yang sesuai dengan yang dianalisis, diklasifikasikan dalam 3 bentuk kesalahan yaitu : Syntax error, runtime error dan Logical error 4.1.4
Pengujian Sistem Pengujian sistem adalah pengujian yang dilakukan pada sistem computer secara
keseluruhan.Pengujian ini dilakukan untuk memastikan bahwa elemen-elemen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan oleh pengguna, dalam hal ini adalah SMA Negeri 1 Kota Jambi.Pengujian ini dilakukan untuk mencari kelemahan sistem yang mungkin terjadi pada sistem yang baru. 4.1.5
Konversi Sistem Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan
sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. 4.1.6
Konversi Data Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional
sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. 4.1.7
Pemeliharaan Sistem Meski telah melewati proses pengujian, bukan berarti sistem dapat terlepas dari
keruasakan. Hal ini juga dapat terjadi karena kebutuhan sistem yang kurang divalidasi, dikomunikasikan atau bahkan disalah tafsirkan. 4.2
Pembahasan
4.2.1
Form Login Program login digunakan untuk mengakses semua menu yang ada diform utama
dan user sudah diinputkan sebelum mengakses.
Gambar 4.1 Tampilan Form Login 4.2.2
Form Halaman Utama Form utama merupakan halaman yang berada paling depan ada saat program
dijalankan. Form utama biasanya digunakan untuk mengontrol semua modul atau bagian program yang ada di dalam sistem yang dibuat. Di dalam form utama, kita dapat mengontrol program-program lain dengan cara mengaitkannya dengan link. Link tersebut bias dibuat dengan tombol.
Gambar 4.2 TampilanForm Utama 4.2.3
Laporan Pendaftar Laporan ini berisi tentang data-data tentang calon siswa baru yang akan
digunakan dalam proses pendataan.
Gambar 4.3 Laporan Pendaftar
5.
Penutup
5.1
Kesimpulan Adapun kesimpulan dari Sistem Penerimaan Siswa Baru dalam membantu
kelancaran berjalannya proses penerimaan siswa baru, yakni antara lain: 1. Dengan dibuatnya sistem ini, dapat memebrikan informasi yang berkualitas serta dengan penyajian yang baik. 2. Meningkatnya kinerja petugas dalam penyelesaian tugas-tugasnya. 5.2
Saran Sistem Penerimaan Siswa Baru ini sekiranya dapat dikembangkan dalam basis
web sesuai dengan kebutuhan pihak pengelola SDM (Sumber Daya Manusia) pada SMA Negeri 1 Kota Jambi, sehingga pihak yang akan mengakses aplikasi ini tanpa harus berada
ditempat.
Sehingga
nantinya,
proses
penerimaan
siswa
baru
dapat
dipertimbangkan kapanpun dan dimanapun, pada saat dibutuhkan. Daftar Pustaka Fatta Hanif Al. 2007.Analisis Perancangan Sistem Informasi.Yogyakarta : ANDI Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : ANDI Sunyoto Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : ANDI
