PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU DI SMA NEGERI 2 BOYOLALI
Naskah Publikasi
diajukan oleh Singgih Adyanwar 09.12.4185
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2013
DESIGN NEW STUDENT INFORMATION SYSTEM AT SMA NEGERI 2 BOYOLALI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU DI SMA NEGERI 2 BOYOLALI
Singgih Adyanwar Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Every year all the educational institutions Admission process and registries from year to year is increasing, certainly of all educational institutions must have a system that can simplify the process of accepting new students, a system of computerized Admission. Processing data on the registration of new students at SMAN 2 Boyolali still done by hand so it takes a lot of time and often trjadi errors, therefore the information system built to help the new students at SMAN 2 Boyolali. Admission Information System is built using Microsoft Visual Basic 6.0 software and Microsoft SQL Server 2000. With the computerized system is expected to be able to handle the problems that arise from a manual system, so as to allow a user to process a new student data.
Keywords: Information Systems, Admission, Visual Basic, SQL Server.
1.Pendahuluan Seiring berjalanya waktu, sistem informasi menjelma menjadi sebuah sarana yang sangat penting. Khususnya perananya dalam menunjang jalannya operasi-operasi demi tercapainya sebuah tujuan. Dewasa ini, sistem informasi telah terbukti mampu menyelesaikan berbagai masalah. Dengan sistem informasi pula waktu yang digunakan akan jauh lebih cepat, pengguna sistem informasi pun dapat menghemat kebutuhan yang digunakan. Dengan demikian tujuan untuk tercapainya sesuatu akan dengan mudah terwujud, dan hasilnya pun akan lebih optimal. SMA Negeri 2 Boyolali merupakan sebuah sekolah menengah atas yang terletak di Jalan Tentara Pelajar N0. 06 Kebonbimo, Boyolali. Sebagai salah satu sekolah yang terletak di pusat kota Boyolali, pencatatan dan pengolahan data siswa baru masih dilakukan secara manual dan belum sepenuhnya terkomputerisasi dengan baik. Dengan diterapkannya Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru di SMA Negeri 2 Boyolali diharapkan dapat membantu memudahkan petugas dalam penyediaan informasi penerimaan siswa baru dan informasi yang dihasilkan akan lebih cepat dan akurat. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berkaitan yang bertnggung jawab memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output). 1 2.2 Konsep dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penggunanya. 2 2.3 Konsep dasar Sistem Informasi Robert A. Leitch dan K. Roscoe mendefinisikan Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 3
1
Kusrini,“Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan“,Penerbit ANDI, hal 11 Jogiyanto HM, “Analisis & Desain Sistem Informasi : pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis”, Andi Offset, Hal 8 3 lbid Hal 11 2
2.4 Komponen Sistem Informasi John Burch dan Gary Grudnitsky mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block) yaitu : 1. Blok Masukan Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metodemetode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang trsimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumen yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta smua pemakaian sistem. 4. Blok Teknologi Teknologi merupakan kotak alat (tool-box) dalam system informasi. Teknologi digunakan untuk menerima inout, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian ari sistem secara keseluruhan. 5. Blok Database Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 6. Blok Kendali Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahankesalahan dapat langsung diatasi.
4
2.5 Definisi Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen adalah sistem informasi yang digunakan unuk menyajikan informasi agar mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam salah satu organisasi. 5
4 5
lbid hal 12-13 Kusrini,“Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan“,Penerbit ANDI, hal 14
2.6 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru adalah suatu kumpulan informasi mengenai pengolahan data kegiatan penerimaan siswa baru dengan menyediakan berbagai fasilitas yang mendukung proses penerimaan siswa baru. 3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy, control, efficiency, dan services). 1. Analisis Kinerja (Performance) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughput adalah jumlah pekerjaan yang dapat diselesaikan suatu waktu tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yag tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu respon untuk menangani waktu tersebut. 2. Analisis Informasi (Information) Apabila kemampuan dan kualitas informasi baik, maka organisasi atau instansi akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan. 3. Analisis Ekonomi (Economy) Merupakan perhitungan manfaat-manfaat atau keuntungan serta biaya yang dikeluarkan atas sistem yang sedang berjalan pad organisasi atau instansi. 4. Analisis Kendali (Control) Control dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem dan menjamin keamanan data dan informasi. 5. Analisis Efisiensi (Eficiency) Merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasi berkaitan dengan apakah terjadi proses yang boros dan tidak ada gunanya yang berkaitan dengan perbandingan input dan output. 6. Analisis Pelayanan (Service) Peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem berhubungan dengan kepuasan dari user.
3.2 Perancangan Sistem 3.2.1 Sistem Flowchart yang diusulkan Sistem Flowchart merupakan bagian yang menunjukkan apa yang dikerjakan dalam sistem dan menjelaskan urutan prosedur-prosedur dalam sistem tersebut. Adapun sistem flowchart yang diusulkan adalah sebagai berikut : Data Wali Kelas
Data User
Data Pendaftaran
Data Daftar Ulang
Data Kelas
Data Guru
Data Pembagian
Input Data User
Input Data Pendaftaran
Input Data Daftar Ulang
Input Data Kelas
Input Data guru
Input Data Bagi Kelas
Input Data Wali Kelas
Pengolahan Data User
Pengolahan Data P d f
Pengolahan Data Daftar Ul
Pengolahan Data Kelas
Pengolahan Data Guru
Pengolahan Data Pembagian Kelas
Pengolahan Data Wali Kelas
Tabel Data user
Tabel Data Pendaftaran
Tabel Data Daftar Ulang
Tabel Data Kelas
Tabel Data Guru
Tabel Data Bagi Kelas
Pengolahan Lap. Data Kelas
Pengolahan Lap. Data Guru
Pengolahan Lap. Pembagian Kelas
Pengolahan Lap. Pendaftaran
Pengolahan Lap. Daftar Ulang
Laporan Pendaftaran
Laporan Daftar Ulang
Laporan Data Kelas
Laporan data Guru
Gambar 3.1 Flowchart Sistem
Laporan Pembagian Kelas
Tabel Data Wali kelas
Pengolahan Lap. Wali Kelas
Laporan Wali Kelas
3.2.2 Data Flow Diagram (DFD) Diagram arus data atau Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang aan dikembangkan secara logika tanpa memepertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut disimpan. Diagram arus data yang diusulkan adalah sebagai berikut : 3.2.2.1 Diagram Konteks
Laporanlaporan
Admin Data User
Data Pendaftaran Data daftar ulang
0
Sistem Informasi PSB
Data kelas Data Guru Data bagi kelas
Data User Data Pendaftaran Data daftar ulang Data kelas Data Guru Data bagi kelas
Operator Gambar 3.2 Diagram Konteks sistem informasi PSB
ADMIN Input data Pendaftaran
Input data user
Input data Guru
Input data Bagi Kelas
Input data Kelas
Input data Daftar Ulang
1
2
3
4
5
6
7
Olah Data User
Olah Data Pendaftaran
Olah Data Daftar Ulang
Olah Data Kelas
Olah Data Pembagian Kelas
Olah Data Guru
Olah Data Wali Kelas
Olah Data Pendaftaran
Olah Data User
D1
OPERATOR
Data User
D2
Data
D3 Data Pendaftaran
Olah Data Daftar Ulang Data Daftar Ulang
D4
Data Daftar Ulang
Olah Data Bagi Kelas
Olah Data Kelas
Data Kelas
D5
Data Kelas
Data BagiKelas
D6
Olah Data Guru
Olah Data Wali Kelas
D7
Data wali Kelas
Data Guru
Data Pembagian Kelas
8
9
10
11
12
13
Pembuatan Laporn Pendaftaran
Pembuatan laporan daftar ulang
Pembuatan laporan kelas
Pembuatan laporan bagi kelas
Pembuatan laporan Guru
Pembuatan laporan Wali Kelas
Lap. Pendaftaran
Lap. Daftar
Lap. Kelas
Lap. Pembagian Kelas
Gambar 3.3 DFD Level 1 sistem informasi PSB
Lap. Guru
Lap. Wali Kelas
3.3 Relasi Antar Tabel Relasi antar table merupakan hubungan antara table satu dengan tabel lainnya. Hubungan ini berfungsi untuk menunjukkan relasi antar table sehingga membentuk satu jaringan data, adapun relasi antar table pada perancangan sistem informasi penerimaan siswa baru ini adalah sebagai berikut :
Tabel User *Id User Nama User Name Password
Tabel Kelas *Id Kelas Kelas Kuota Siswa
Tabel Bagi Kelas Id Kelas** No Daftar Ulang**
Tabel Guru NIP* Nama guru Jenis Kelamin Alamat Telepon Jabatan
Tabel Pendaftaran No Pendaftaran * Nama Calon Siswa Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Nilai B.Indonesia Nilai B.Inggris Nilai Matematika Nilai IPA Jumlah Nilai Piagam Kemaslahatan Total Nilai Rata-rata Asal SMP Nama Ortu Alamat Agama Keterangan
Tabel Daftar Ulang No Pendaftaran** No Daftar Ulang* Nomor Induk Anak Ke Status dalam keluarga Telepon Siswa Alamat Asal Sekolah Tahun STTB Nomor STTB Telepon Ortu Pekerjaan Ayah Pekerjaan Ibu Nama Wali Alamat Wali Pekerjaan Wali Telepon Wali
Tabel Wali Kelas Id Wali* Id Kelas** NIP**
Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel
4. Implementasi Sistem Implementasi sistem adalah tahapan dimana sistem telah siap digunakan oleh pengguna (user). 4.1 Implementasi Interface 4.1.1 Implementasi Halaman Login Form Login digunakan oleh user untuk mengaktifkan menu utama.
Gambar 4.1 Halaman Login 4.1.2 Implementasi Halaman Utama
Gambar 4.2 Halaman Menu Utama
4.2 Pengujian Program Pengujian sistem dimaksudkan untuk menguji program yag telah dibuat dan diimplementasikan, supaya dapat berjalan dengan baik sesuai dengan kebutuhan user. Ada dua teknik untuk melakukan pengujian yaitu black box testing dan white box testing. 4.2.1
Black Box Testing Pengujian ini memfokuskan pengecekan program pada permasalahan output dari
listing program. Hal ini bisa diakibatkan oleh kesalahan program/listing pada suatu pemanggilan modul program. Kesalahan seperti ini menunjukkan sistem ini perlu penyelesaian kesalahan dengan melakukan pengujian
white box testing. Gambar
dibawah ini merupakan contoh untuk Black Box Testing :
Gambar 4.3 Black Box Testing Dari gambar diatas dapat diketahui bahwa pengecekan untuk tombol simpan pada program sudah berfugsi dengan baik, pengecekan ini dilkukan pada fungsi tomboltombol yang lain secara keseluruhan pada program, apakah sudah berfungsi dengan baik atau tidak. 4.2.2
White Box Testing Pengujian modul program-program yang djalankan aplikasi dengan masuk
kedalam atau mengetahui dan meneliti kode-kode program yang ada. Cara pengujiannya adalah dengan melihat kedalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan
menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Berikut ini adalah contoh kesalahan pada program yang dibangun :
Gambar 4.4 White Box Testing 4.3
Pemeliharaan Sistem
Untuk membuat sistem yang baik dan bebas dari masalah maka perlu dilakukan pemeliharaan sistem. Pemeliharaan pada sistem meliputi software dan hardware. a) Pemeliharaan Software Berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pemeliharaan
software. -
Buatlah backup database Tujuan melakukan backup database adalah untuk mencegah apabila database mengalami kerusakan. Agar database tidak mengalami kehilangan data maka backup data dilakukan secara berkala dan backup disimpan ditempat yang lain.
b) Pemeliharaan Hardware Pemeliharaan hardware dilakukan untuk menjaga agar tidak mengalami kerusakan. Pemeliharaan
hardware dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut : -
Jangan matikan power listrik sampai komputer benar-benar mati.
-
Lakukan pembersihan hardware dari debu secara umum.
-
Gunakan komputer sesuai dengan kemampuannya, jangan sampai melebihi batas kemampuan hardware, karena hardware yang bekerja terlalu keras akan mudah rusak.
5.PENUTUP 5.1. Kesimpulan 1. Berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pengguna dan sistem, SMA Negeri 2 Boyolali membutuhkan sebuah sistem yang mampu mendukung dan menangani kegiatan penerimaan siswa baru, yang meliputi pencataan data siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas serta pembuatan laporan penerimaan siswa baru. 2. Penelitian dan studi kaus yang dilakukan di SMA Negeri 2 Boyolali menghasilkan beberapa analisis, seperti analisis kelemahan sistem, analisis kebutuhan sistem, dan analisis kelayakan sistem. Hasil analisis ini digunakan untuk merancang sistem baru sehingga sesuai dengan kebutuhan pengguna. 3. Perancangan dan pengimplementasian sistem dilakukan dengan cara membuat desain membuat desain proses, desain basis data, dan perancangan tampilan. Hasil desain ini diterapkan kedalam DBMS dengan membuat tabel, dan view. Kemudian mengembangkan apliksi berbasis desktop dengan menggunakan visual basic 6.0 yang tersambung dengan DBMS. Hasil keluaran dari aplikasi ini adalah laporan data penerimaan siswa baru. 4. Uji coba dilakukan dengan metode white-box dan metode black-box. Konversi sistem dilakukan dengan metode parallel. Artinya, sistem lama dan sistem baru dijalankan secara bersamaan selama masa uji coba.
5. Dengan adanya Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru ini maka kinerja petugas dalam proses penerimaan siswa baru bisa lebih efektif dan efisien, dan dapat menyimpan data-data secara utuh atau satu sehingga tidak sulit untuk mencarinya dan jika inigin diarsipkan bisa langsung di cetak atau di print sehingga akan menghasilkan laporan yang akurat dan cepat. 5.2. Saran 1. Sistem yang baru dirancang ini masih berbasis desktop, belum menggunakan jaringan internet ataupun berbasis client server sebagai media komunikasi data. Dengan menggunakan teknologi internet, tentunya akes terhadap sistem akan lebih meluas, tetapi faktor keamanan data akan lebih diperhatikan dan ditingkatkan. 2. SMA Negeri 2 Boyolali dapat mempertimbangkan penerapan sistem informasi ini, karena dengan adanya sistem ini pengolahan data penerimaan siswa baru dan pembuatan laporan akan mudah diatasi.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fata , Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit ANDI Jogiyanto,H.M. 1990. Analisis & Desain Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit ANDI Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta: Penerbit ANDI Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit ANDI
