PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU BERBASIS WEB PADA MTS MUHAMMADIYAH KARANGKAJEN
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Tjatur Susetio Prabowo 09.11.3370
kepada JURUSAN TEKNIK INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
DESIGN OF SYSTEM INFORMATION FOR NEW STUDENTS IN WEB BASED AT MTS MUHAMMADIYAH KARANGKAJEN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU BERBASIS WEB PADA MTS MUHAMMADIYAH KARANGKAJEN Tjatur Susetio Prabowo Rizqi Sukma Kharisma Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Development of technology on it's been growing very rapidly along with the development of a more advanced and modern. And its development can be utilized in many different areas, one of which, namely in the field of education. This gives a positive impact on the progress of the education world, as evidenced by the number of information and media facilities springing up in many of the internet to improve the quality of learning. MTs Karangkajen is private school Muhammadiyah in Yogyakarta. The school has a variety of facilities that meet the requirements of teaching and learning, but there hasn't been a medium that can provide information about the school that both vision & mission school, extracurricular activities, and school learning material on the issue of a new admission system. With the website at MTs Muhammdiyah Karangkajen as the media information, can add insight to parents, supporting student learning by downloading material the learning material uploaded teachers and admission information, making it easier for students and parents to get actual information. The results of the analysis of the existing problems, is expected to improve the work and performance of the institutions for the better and are able to provide good service to all the elements contained in Mts Muhammadiyah Yogyakarta Karangkajen. Keywords: Website, Download, Upload, Admission Of Students
1. Pendahuluan Perkembangan teknologi pada saat ini sudah berkembang sangat pesat seiring dengan
perkembangan
zaman
yang
semakin
maju
dan
modern.
Dan
perkembangannya dapat dimanfaatkan dalam berbagai bidang, salah satunya yaitu dalam bidang pendidikan. MTs Muhammadiyah Karangkajen adalah sekolah swasta yang ada di Yogyakarta. Sekolahan ini memiliki berbagai fasilitas yang memenuhi persyaratan belajar mengajar, namun belum ada suatu media yang dapat memberikan informasi mengenai sekolah baik itu visi misi sekolah, kegiatan ekstrakulikuler, materi pembelajaran sekolah maupun mengenai masalah sistem penerimaan siswa baru. Salah satu media yang dapat dimanfaatkan untuk memberikan informasi tentang sekolahan ini adalah website. Dengan adanya website di MTs Muhammdiyah Karangkajen sebagai media informasi, dapat menambah wawasan terhadap orang tua, penunjang belajar siswa dengan mendownload materi – materi pembelajaran yang di upload guru dan informasi penerimaan siswa baru, sehingga memudahkan untuk siswa dan orang tua untuk mendapatkan informasi yang aktual. Dengan melihat adanya beberapa permasalahan di atas, penulis terdorong untuk melakukan penelitian tentang “Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Pada MTs Muhammadiyah Karangkajen” yang diharapkan dapat meningkatkan kerja dan kinerja lembaga menjadi lebih baik serta dapat memberikan pelayanan yang baik pula kepada semua elemen yang terdapat di MTs Muhammadiyah Karangkajen. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Menurut Jogiyanto (2005:1-2), terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini1. Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk meyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
1
HM Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI. Hal 1-2
1
2.2 Pengertian Informasi Menurut Jogiyanto (2005:8), informasi adalah data yang dioleh menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya2. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau piutang dagang. 2.3 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam tulisannya Jogiyanto (2005:11) sebagai berikut3: Sistem
informasi
adalah
suatu
sistem
dalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.4 Pengertian Internet Internet yang merupakan akronim dari Interconnection Networking adalah system komunikasi global yang menghubungkan komputer-komputer dan jaringan-jaringan komputer di seluruh dunia (Melwin Syafrizal, 2005). 2.5 Pengertian Web Web adalah salah satu aplikasi yang berisikan dokumen-dokumen multimedia (teks, gambar, animasi, video) di dalamnya yang menggunakan protocol HTTP (hypertext transfer protocol) dan untuk mengaksesnya menggunakan perangkat lunak yang disebut browser4.
2
HM Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI. Hal 8 3 Ibid hal 11 4 M. Rudyanto Arief. 2011. Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Penerbit ANDI, hal 7
2
3. Analisis 3.1 Visi dan Misi Sekolah Visi : Terwujudnya generasi yang beriman kepada Allah SWT, unggul dalam IPTEKS, berdaya guna dan berakhlak mulia. Misi : 1. Menanamkan secara benar aqidah yang shahihah berdasarkan Al-Qur’an dan As-Sunnah. 2. Menanamkan IPTEKS yang bermanfaat bagi diri dan masyarakat. 3. Menumbuhkembangkan minat-bakat seni, olah raga dan keterampilan. 4. Memaksimalkan aspek kognisi, afeksi, dan psikomotorik sebagai khalifatullah yang harus memberi manfaat bagi alam semesta. 5. Membudayakan akhlak mulia sesuai dengan nilai-nilai islami. 3.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.3 Analisis Kelemahan Sistem Tujuan
utama
dilakukan
analisis
kelemahan
sistem
ini
adalah
untuk
mengevaluasi dan menentukan permasalahan yang dihadapi dalam penerimaan siswa baru di MTs Muhammadiyah Karangkajen. Dalam penyampaian informasi, MTs Muhammadiyah
Karangkajen
masih menggunakan
cara lama yaitu
dengan
menempelkan pada papan pengumuman yang ada di sekolah. Dalam kegiatan belajar mengajar MTs Muhammadiyah Karangkajen masih menggunakan buku ajar yag terbatas jumlahnya, yang mana dikira kurang efisien dalam membantu proses belajar mengajar
3
Untuk mengetahui bahwa sistem baru layak atau tidak untuk menggantikan sistem lama maka diperlukan suatu analisis. Dalam hal ini analisis yang akan digunakan adalah analisis SWOT. 1. Kekuatan (Strengths) Kekuatan yang dimiliki Mts. Muhammadiyah Karangkajen adalah : a. Dalam
proses
belajar
mengajar
mampu
menumbuhkan
dan
mengembangkan kreasi, inovasi, dan experimentasi. b. Menerapkan
model
pembelajaran
aktif,
kreatif,
efektif
dan
menyenangkan. c. Menerapkan proses pembelajaran TIK pada semua pelajaran. d. Untuk meningkatkan mutu lulusan yang didasarkan pada UAN, siswa diberi tambahan pengayaan belajar ketika memasuki kelas IX. e. Adanya
komitmen
Mts.
Muhammadiyah
Karangkajen
untuk
melaksanakan kurikulum berdasarkan standar BSNP (Badan Standar Nasional Pendidikan). 2. Kelemahan (Weaknesses) Kelemahan dalam Mts. Muhammadiyah Karangkajen dan perancangan website barunya antara lain : a. Tidak semua memfasilitasi pembelajaran berbasis TIK. b. Jadwal pelajaran terkadang masih dilakukan perubahan ketika proses pembelajaran sudah berjalan. c. KKM (Kriteria Ketuntasan Minimal) masing-masing bidang studi belum semuanya sesuai dengan standar BSNP. 3. Kesempatan (Opportunities) Dengan
pembuatan
website
ini
Mts.
Muhammadiyah
Karangkajen
diharapkan memiliki peluang untuk meningkatkan mutu pendidikan dalam hal meningkatkan kualitas pembelajaran serta dapat membuat Mts. Muhammadiyah Karangkajen dikenal secara luas. 4. Ancaman (Threats) Analisis ini merupakan pengamatan terhadap kondisi yang mengacam baik dari dalam maupun dari luar. Ancaman yang dimaksudkan disini adalah ancaman yang dapat merusak website yang dirancang pada Mts. Muhammadiyah Karangkajen. Pada era modernisasi ini, dunia maya tidak ada yang aman. Banyak ancaman yang terjadi seperti serangan hacker, kerusakan server, serta kelalaian dari admin yang mungkin memberikan password login dan
4
username
login
kepada
seseorang
dimana
hal
tersebut
dapat
membahayakan website itu sendiri. 3.4 Analisis Kebutuhan Sistem 3.4.1
Kebutuhan Fungsional 1. Visitor mendapatkan informasi-informasi yang berhubungan dengan MTs Muhammadiyah Karangkajen Yogyakarta, seperti Beranda, Tentang Kami, Galeri dan Kontak, serta mendapatkan informasi terbaru tentang berbagai kegiatan MTs Muhammadiyah Karangkajen Yogyakarta dalam bentuk artikel dan gambar. 2. Visitor dapat mengakses form registrasi Pendaftaran Siswa Baru di website MTs Muhammadiyah Karangkajen Yogyakarta. 3. Administrator
dapat
mengelola
website
Karangkajen Yogyakarta melalui halaman
MTs
Muhammadiyah
administrator, seperti
menambah, merubah dan menghapus data. 3.4.2
Kebutuhan Non Fungsional 1. Kebutuhan Perangkat Keras Perangkat keras yang dibutuhkan untuk mengoperasikan website Mts. Muhammadiyah Karangkajen yang sudah jadi adalah seperangkat komputer dengan spesifikasi berikut : Processor
:
Core2duo E 6300 TRAY
Memory
:
DDR3 2GB VISIPRO PC12800
Motherboard
:
ECS A780LM-M2
Harddisk
:
HD 320GB Toshiba 2,5”
Perangkat input
:
Keyboard dan Mouse
2. Kebutuhan Perangkat lunak Perangat lunak (software) yang digunakan dalam pembuatan sistem baru: a. Software untuk perancangan 1. Adobe Photoshop CS3, Software tersebut digunakan untuk kebutuhan pengolahan gambar dan grafik serta perancangan tampilan. 2. Sublime Text, digunakan untuk membuat script pemrograman web. b. Software untuk web server (Apache) XAMPP versi 1.7.4 web server yang didalamnya terintegrasi Apache dan MYSQL. Apache digunakan untuk mengatur dan melayani pengiriman dokumen. MYSQL merupakan RDBMS ( Relational Data
5
Base Menagement Sistem). Open Source yang banyak digunakan sekarang ini. c.
Software untuk web Browser Browser yang digunakan dalam perancangan adalah Mozila Firefox versi 16.0.2. Web browser adalah sebuah software yang digunakan untuk menerjemahkan bahasa hypertext untuk ditampilkan pada layar komputer client.
3. Kebutuhan pengguna Dalam mengimplementasikan website ini, maka dibutuhkan sebuah web hosting yang berperan sebagi server. Untuk kelancaran penggunaan website, dibutuhkan server yang mampu menyediakan spesifikasi yang dibutuhkan sistem. Adapun spesifikasi minimum hosting yang digunakan untuk implementasi website MTs Muhammadiyah Karangkajen Yogyakarta agar sistem dapat berjalan dengan baik adalah sebagai berikut: Tabel 3.1 Spesifikasi Server No
Jenis
Spesifikasi
1.
Processor
Clock Speed 2.27GHz
2.
Memory
4GB
3.
Harddisk
250GB
4.
Bandwidth
250GB/bulan
5.
Web Server
Apache
6.
Database Server
MySQL Server
3.5 Analisis Kelayakan Sistem 1. Kelayakan teknologi 2. Kelayakan hukum 3. Kelayakan operasional 4. Kelayakan ekonomi 3.6 Perancangan Sistem a. Sistem Flowchart b. Diagram Konteks c. Data Alir Data d. Normalisasi e. Relasi antar tabel f. Rancangan tabel g. Rancangan Interface
6
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Tes Program Kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses tes program ini dapat dibagi dalam tiga bentuk kesalahan, yaitu : 1. Kesalahan Bahasa (Syntax Error) 2. Kesalahan Sewaktu Proses (Runtime Error) 3. Kesalahan Logika (Logic Error) 4.2 Tes Sistem Dalam pengujian sistem, dilakukan dengan beberapa cara, diantaranya: 1. Pengujian White Box (White Box Testing) 2. Pengujian Black Box (Black Box Testing) 4.3 Manual Program 1. Intreface Admin a. Login Admin
Gambar 4.1 Login Admin
7
b. Tambah Data
Gambar 4.2 Tambah Data
2. Interface Pengguna Umum a. Halaman Utama
Gambar 4.3 Halaman Utama b. PMB
Gambar 4.4 PMB
8
4.4 Pemeliharaan Sistem Pemeliharaan sistem bertujuan untuk memastikan website dapat berjalan dengan baik. Adapun kegiatan-kegiatan pemeliharaan sistem yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut: 1.
Database Keberadaan sebuah database dalam suatu sistem informasi merupakan
hal terpenting mengingat semua informasi dalam layanan website akan ditampung dan disimpan dalam database. Pengamanan menjadi hal yang sangat prioritas untuk dipertimbangkan. Dalam sistem ini database haruslah selalu dibackup oleh penyedia layanan hosting tempat website ini dipasang. Selain itu cpanel juga menyediakan fitur untuk membackup database secara berkala, sebagai solusinya yaitu agar selalu memperbarui versi database yang digunakan dan admin juga dapat memanfaatkan fasilitas export dalam PHPMyAdmin yang tersedia. 2.
Aplikasi Web PHP
merupakan
kode
program
yang
banyak
digunakan
dalam
perancangan sistem informasi ini. Secara default, jika ada kesalahan pada suatu file maka pesan error dan warning pada PHP akan tertulis dengan informasi yang lengkap, termasuk letak file yang sedang bermasalah. Jika informasi yang diberikan terlalu banyak kita dapat memanfaatkan function error_reporting() yang terdapat pada PHP. Masukkan file ini sebagai file global yang bekerja pada semua bagian website. a.
Melihat kondisi situs secara berkala juga merupakan hal penting yang harus dilakukan, karena apabila sewaktu-waktu terjadi gangguan, maka akan secepatnya dapat diperbaiki.
b.
Melakukan backup website secara berkala. Hal ini penting untuk mengantisipasi kejadian yang tidak diinginkan seperti terhapusnya data pada sistem yang menyebabkan sistem tidak dapat berjalan semestinya.
4.5 Pembahasan Database dan Tabel Pembuatan database dan tabel adalah langkah awal yang dilakukan dalam membangun aplikasi basis data. Yaitu akan dimulai dengan langkah pembuatan database dan dilanjutkan dengan pembuatan tabel serta komponen atributnya. Berikut ini adalah langkah–langkah pembuatan database MySql di phpMyAdmin : 1. Buka web browser yang ada di komputer, ketikkan localhost pada url address–nya. Kemudian pada bagian menu Tools pilih phpMyAdmin.
9
2. Isikan nama database yang akan dibuat pada bagian Create new database, misalnya tjatur, lalu klik tombol Create. Maka akan terbentuk sebuah database dengan nama tjatur. 3. Setelah itu pilih menu Import kemudian klik tombol Choose File, pilih database tjatur lalu klik tombol Go. Berikut adalah tabel–tabel dari database tjatur : 1) Tabel PMB 2) Tabel Guru 3) Tabel Kelas 4) Tabel Matapelajaran 5) Tabel Panitia 6) Tabel Fasilitas 7) Tabel Agenda 8) Tabel Attachment 9) Tabel Berita 10) Tabel Data 11) Tabel User 12) Tabel Halaman 4.6 Manual Instalasi 1. Instalasi Database Membuat database serta username dan password mysql di cpanel web hosting.
Gambar 4.50 Membuat Database
Gambar 4.5 Membuat Username dan Password
10
Setelah berhasil, masuk ke phpMyadmin, kemudian klik database yang dibuat lalu import tabel-tabel database yang sudah di export dari phpMyadmin localhost ke database di cpanel hosting.
Gambar 4.52 Database Website 2. Upload Aplikasi Untuk mengupload file aplikasi web, masuk pada menu file manager di cpanel dan pilih menu upload. Setelah itu, pilih browse file aplikasi yang akan diupload. Setelah proses upload selesai dan berhasil, atur penamaan database,username,dan password pada bagian application/config/database disesuaikan dengan nama database, username, dan password yang telah dibuat di cpanel.
Gambar 4.53 Halaman File Manager 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan pada halaman sebelumnya, yang mencakup data-data penelitian pada Mts Muhammadiyah Karangkajen dan pembuatan laporan skripsi dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web Pada Mts Muhammadiyah Karangkajen Yogyakarta”, serta sekaligus menjawab rumusan masalah pada Bab I, maka dapat diambil kesimpulan bahwa:
11
1. Dalam perancangan Penerimaan Murid Baru (PMB) berbasis web ini, penulis melakukan beberapa tahapan. Dimulai dari menganalisa system yang akan dibuat, merancang database dan tampilan yang diperlukan, melakukan pengkodean hingga uji coba system. Dari yang dilakukan, dihasilkan system Penerimaan Murid Baru berbasis web yang memiliki fitur: a. Pengisian formulir secara online. b. Print formulir berikut dengan data yang telah diisikan. c.
Jurnal untuk menampilkan data calon siswa yang diurutkan berdasarkan total nilai.
d. Export data PMB dari database ke file excel bagi panitia PMB untuk keperluan laporan data PMB. 2. Dalam perancangan system yang mampu memberikan informasi mengenai sekolah dibuatkan fitur bagi administrator website untuk mengolah data yang ter-integrasi
dalam
database
sehingga
informasi
yang
disampaikan
merupakan informasi yang uptodate. Adapun data yang dapat diolah administrator guna memberikan informasi sekolah meliputi data berita, agenda, fasilitas dan halaman. 3. Dalam merancang website yang dapat mendukung proses pembelajaran dibuatkan halaman khusus bagi guru untuk melakukan upload data materi dan nilai serta memberikan fitur download bagi siswa (pengguna umum). 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan di atas serta sebagai pertimbangan bagi pembaca atau peneliti yang melakukan penelitian dengan tema yang sama dalam pembuatan skripsi nantinya, penulis memiliki beberapa saran antara lain: 1. Tampilan situs web perlu diperbaiki agar lebih menarik. 2. Keamanan website perlu dikembangkan agar dapat mengantisipasi serangan kejahatan dunia maya. 3. Sinkronisasi antara data PMB dan data pembagian kelas. 4. Perlu adanya perbandingan gambaran antara sistem lama dengan sistem baru. DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto HM. 1999. Analisis dan Disain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Arief, M. Rudyanto. 2011. Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Penerbit ANDI.
12
