SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU SMKN 1 SANDEN BERBASIS WEB Muhamad Sholeh Prodi Manajemen Informatika STMIK El Rahma Yogyakarta e-mail:
[email protected]
Abstract Along with the development of technology has not been a lot of schools in Indonesia to organize the New Student Admission ( PSB ) . With the benefits and convenience that is , should this system be developed by each school . This is in line with the advancement of information and communication technologies such as the internet and web technologies that are capable of supporting the process input and output data quickly and accurately , especially in the implementation of the PSB . PSB system development in schools is expected to make the implementation of the PSB to be more transparent, accountable , and accommodating . Schools can reduce , even eliminate fraud fraud occurring in the implementation of the PSB manually . Thus , there will be no parties dissatisfied or harmed . In addition , this system will make the process of data collection and administration easier and faster . PSB implementation will be more efficient , both in terms of time , place , cost , and effort . Keywords : Transparent, Accountable , and Accommodative. PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Seiring dengan berkembangnya teknologi belum banyak sekolah di Indonesia yang menyelenggarakan Penerimaan Siswa Baru (PSB) . Dengan manfaat dan kemudahan yang ada, sudah seharusnya sistem ini dikembangkan oleh tiap-tiap sekolah. Hal ini sejalan dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi seperti teknologi internet dan web yang mampu mendukung proses input dan output data secara cepat dan akurat, khususnya dalam pelaksanaan PSB. Dikembangkannya sistem PSB di sekolah-sekolah ini diharapkan akan membuat pelaksanaan PSB menjadi lebih transparan, akuntabel, dan akomodatif. Sekolah dapat mengurangi, bahkan menghilangkan kecurangan kecurangan yang terjadi pada pelaksanaan PSB secara manual. Dengan demikian, tidak akan ada lagi pihakpihak yang merasa tidak puas ataupun dirugikan. Selain itu, sistem ini akan menjadikan proses pendataan dan administrasi lebih mudah dan cepat. Pelaksanaan PSB akan menjadi lebih efisien, baik dalam hal waktu, tempat, biaya, maupun tenaga. Tak ketinggalan juga, dengan sistem ini, para peserta dan orang tua peserta tidak perlu bersusah payah mendatangi sekolah untuk sekedar melihat pengumuman atau informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan PSB. Kapanpun dan dimanapun mereka berada, mereka dapat melakukannya melalui komputer manapun yang terhubung dengan internet. Saat ini, sudah ada beberapa penelitian yang membahas mengenai sistem informasi PSB. Namun sistem yang ada belum mengadopsi teknologi web dan internet sehingga sistem belum bisa diakses oleh semua pihak melainkan terbatas pada orang tertentu saja. Selain itu, prosedur dan tampilan yang digunakan masih cukup sulit dipahami khususnya bagi orang awam yang akan mengaksesnya. 1
Dengan sistem ini, sekolah atau panitia dapat mengelola pelaksanaan PSB seperti pendaftaran, seleksi, dan pengumuman dengan cepat dan mudah. Peserta dan orang tua peserta juga dapat dengan mudah memonitor pelaksanaan PSB serta menggali informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan PSB dari lokasi manapun dan kapanpun melalui perangkat komputer yang terhubung dengan jaringan internet. Berdasarkan pemaparan fenomena-fenomena di atas, maka penulis tertarik untuk mengambil permasalahan yang berjudul: “Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru SMK Negeri 1 Sanden Berbasis Web ”. 2. Rumusan Masalah Terdapat Banyak permasalahan dan departemen yang dapat di ambil dalam penelitian di SMK Negeri 1 Sanden. Sehingga dengan adanya kegiatan di setiap departemen sangat di mungkinkan terjadi kesibukan pada setiap karyawan. 3. Batasan Masalah Dari beberapa identifikasi masalah yang telah didapatkan diatas kemudian diambil batasan masalahnya yaitu tidak adanya sistem informasi penerimaan siswa baru untuk membantu proses penerimaan siswa baru di SMK Negeri 1 Sanden. 4. Tujuan Penelitian Tujuan pada penelitian ini adalah Menghasilkan perangkat lunak Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web, Mengubah sistem lama yaitu pendaftaran secara manual dengan sistem yang terkomputerisasi, dan Mengetahui tingkat kelayakan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web. 5. Manfaat Penelitian Manfaat pada penelitian ini yaitu: Membantu siswa baru dalam melakukan pendaftaran, Memberikan informasi hasil seleksi penerimaan siswa baru, dan Mempermudah karyawan dalam pendaftaran siswa baru. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan pada penelitian Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web ini adalah sebagai berikut. 1. Metode pustaka Mencari informasi dari sumber-sumber pustaka, berupa buku, artikel dan ataupun data modul yang digunakan dalam penelitian, dan mencari informasi tentang Sistem Informasi penerimaan Siswa Baru. 2. Metode Oservasi Metode pengumpulan data dengan cara melakukan penelitian pada objek yang akan di teliti, penulis melakukan survei dan pengamatan secara langsung yang akan di catat secara rinci untuk mendapatkan data. 3. Metode Interview Metode pengumpulan data dengan cara bertatap muka langsung dengan objek yang diteliti, penulis melakuakn wawancara kepada staff dan karyawan SMK Negeri 1 Sanden ataupun pihak-pihak yang bersangkutan dalam proses penelitian dengan memberikan beberapa pertanyaan. 4. Tinjauan pustaka Anggraeni (2012). Dalam penelitian yang telah dibuatnya dengan judul “Pengembangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis WEB (PHP dan MySQL) Dilengkapi dengan SMS Gateway”, membahas tentang sistem penerimaan siswa baru disekolah-sekolah yang dimulai dengan proses pendaftaran, penyeleksian dan pengumuman tersebut masih dilaksanakan dengan cara manual, artinya dalam proses pemasukan, pengolahan, hingga penyaluran data atau informasi belum menggunakan komputerisasi secara maksimal. Panitia harus mengolah data setiap ada pendaftar baru. 2
Begitu juga dalam pengumuman hasil penerimaan siswa baru, panitia harus mengumumkan dengan cara mencari nilai terendah kemudian mengumumkan pada papan informasi di sekolah. Di lain sisi, calon siswa harus selalu melihat perkembangan pengumuman hasil penerimaan siswa baru di sekolah tersebut setiap saat. Oleh karena itu, proses penerimaan siswa baru manual ini sangat dinilai kurang efektif dan efisien, baik untuk panitia penerimaan siswa baru maupun untuk calon siswa baru sendiri. Nugroho (2007). Dalam penelitian dengan judul “Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru (PSB) DI SMK Sakti Gemolong Berbasis Client Server”, membahas tentang sistem sistem yang digunakan masih bersifat manual yaitu para calon siswa dalam proses registrasi memasukkan data dengan menulis pada formulir pendaftaran setelah data yang ditulis pada formulir pendaftaran, baru kemudian direkap oleh panitia PSB kedalam komputer. Karena jumlah pendaftar yang cukup banyak yaitu sekitar 900 pendaftar, sehingga dalam proses input dan olah data membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Mengatasi hal tersebut, dibuatlah suatu sistem informasi untuk mengolah data pendaftar pada proses penerimaan siswa baru, sehingga proses input dan olah data calon siswa nantinya dapat dihasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat sesuai dengan kebutuhan. Sehingga diperoleh sebuah sistem informasi pendaftaran dengan hasil yang diinginkan berupa laporan yang cepat dan akurat setelah dilakukan testing program dengan menggunakan jaringan client server. Wulan D (2009). Dalam penelitian yang telah dibuatnya, dengan judul “Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Di SMAN 26 Bandung”, membahas tentang sistem informasi Penerimaan siswa baru di SMAN 26 Bandung dengan bantuan komputer beserta aplikasinya didalam prosesnya akan sangat membantu pihak sekolah untuk mengerjakan semua pekerjaan yang berhubungan dengan pengaturan data dengan penggunaan sistem yang baru. Berdasakan latar belakang tersebut maka penulis mencoba untuk membuat suatu sistem informasi penerimaan siswa/i baru di SMAN 26 Bandung yang terkomputerisasi secara optimal. 5. Landasan teori a. Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada level manjemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu. SIM mengambil data mentah dari TPS dan mengubahnya menjadi kumpulan data yang lebih berarti yang dibutuhkan manager untuk menjalankan tangung jawabnya. Untuk mengembangkan suatu SIM, diperlukan pemahaman yang baik tentang informasi apa saja yang dibutuhkan manager dan bagaimana mereka mengunakan informasi tersebut (Fatta:2007). b. Pengertian analisa dan perancangan sistem Analis sistem didefinisakan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sementara sistem desain diartikan sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagian-bagian dari sistem informasi diimplementasikan. Dengan demikian, analis dan desain sistem informasi (ANSI) bisa didefinisikan sebagai: proses original kompleks dimana sistem informasi berbasis komputer diimplementasikan. Metode ANSI merupakan metode yang cukup lama dipakai untuk membangun perangkat lunak konvesional. Dengan demikian, kesahihan langkah-langkah baku yang ada sudah teruji. Metode ini juga sudah digunakan secara luas di berbagai industri(Fatta:2007). c. Proses model 3
Permodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas-aktifitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah diantara aktifitas-aktifitas itu. Ada banyak cara untuk meresprentasikan model. Cara yang populer adalah dengan mengunakan data flow diagram(DFD). Ada dua jenis DFD, yaitu DFD logis dan DFD fisik. DFD logis menggambarkan proses tanpa menyarankan bagaimana mereka akan dilakukan, sedangkan DFD fisik menggambarkan proses model berikut implementasi pemrosesan informasinya(Fatta:2007). d. Flowchart Flowchart adalah bagan alir yang menggambarkan suatu tahapan penyelesaian masalah secara sederhana, terurai, rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol yang standar, efektif dan tepat. (Jogiyanto:2006) e. Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel adalah bentuk hubungan antara beberapa data yang dikelompokkan dalam sebuah tabel, bentuk hubungan ini sangat dibutuhkan untuk memperoleh informasi dan dapat mendokumentasikan berbagai informasi. Relasi antar tabel merupakan bentuk hubungan antara dua tabel atau lebih, yang salah satu tabel anggotanya akan memiliki bentuk ketergantungan yang erat sehingga tidak dapat dipisahkan sendiri-sendiri. Relasi menunjukkan adanya hubungan diantara sejumlah entitas(Fathansyah:2007). f. Rancangan Output Output adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. Output dapat berupa hasil di media kertas seperti kertas atau hasil di media lunak berupa tampilan di layar monitor. Dalam pembangunan web ini output yang dihasilkan hannya dapat di tampilkan di layar. Desain output secara umum dapat dilakukan dengan langkah-langkah (Jogiyanto:2006). g. Perancangan Basis Data Basis data adalah kumpulan data, yang dapat digambarkan sebagai aktifitas dari satu atau lebih organisasi yang berelasi. Manajemen sistem basis data DBMS (Database manajemen system) adalah perangkat lunak yang didesain untuk membantu dalam hal pemeliharaan dan untilitas kumpulan data dalam jumlah besar. Menurut jenisnya, file dapat digolongkan menjadi beberapa macam(Fathansyah:2007). h. Teknik Normalisasi Normalisasi merupakan suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah tabel atau lebih yang tidak lagi memiliki masalah tersebut(Fathansyah:2007). i. Pengertian Tentang Internet Internet (Inter-Network) adalah sebutan untuk sekumpulan jaringan komputer yang menghubungkan situs akademik, pemerintahan, komersial, organisasi, maupun perorangan. Internet menyediakan akses untuk layanan telekomnunikasi dan sumber daya informasi untuk jutaan pemakainya yang tersebar di seluruh dunia. Layanan internet meliputi komunikasi langsung (email, chat), diskusi (Usenet News, email, milis), sumber daya informasi yang terdistribusi (World Wide Web, Gopher), remote login dan lalulintas file (Telnet, FTP), dan aneka layanan lainnya(Ramadhani:2003). j. Pengertian World Wide Web (WWW) Secara teknis, web adalah sebuah sistem dimana informasi dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lain-lain yang tersimpan dalam sebuah internet webserver dipresentasikan dalam bentuk hypertext. Informasi di web dalam bentuk teks umumnya ditulis dalam format HTML (Hypertext Markup Language).
4
k. Pengertian Hypertext Transfer Protocol (HTTP) Web dapat diakses oleh perangkat lunak web client yang secara populer disebut sebagai browser. Browser membaca halaman-halaman web yang tersimpan dalam webserver melalui protokol yang disebut HTTP (Hypertext Transfer Protocol). Dewasa ini, tersedia beragam perangkat lunak browser. Beberapa diantaranya cukup populer dan digunakan secara meluas, contohnya seperti Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator, maupun Opera, namun ada juga beberapa produk browser yang kurang dikenal dan hanya digunakan di lingkungan yang terbatas (Ramadhani:2003). l. Pengertian Extensible Hypertext Markup Language (XHTML) XHTML adalah sebuah kombinasi dari HTML dan XML (Extensible Markup Languange). Halaman XHTML dapat dibaca pada peralatan yang men-support XML. XML membawa keberuntungan karena dapat menyajikan dokumen well formed dan dapat disupport dibanyak browser XHTML tidak terlalu berbeda dengan HTML, jika sudah mempunyai kemampuan HTML akan sangat membantu untuk dapat menggunakan XHTML . XHTML mengharuskan penulisan tag dengan huruf kecil (lower case) dan selalu menutup menggunakan penutup tag. Yang membedakan secara pokok antara HTML dan XHTML(Sunyoto:2007). m. Pengertian Hypertext Processor (PHP) PHP dikembangkan pertama kali tahun 1995 oleh Rasmus Lerdorf yang merupakan salah satu anggota group Apache. PHP pertamakali didesign sebagai alat tracking pengunjung web-site Lerdorf. Kemudian, fungsinya diperlebar dan dihubungkan dengan Apache. PHP dikembangkan sepenuhnya untuk bahasa script side-server programming. PHP bersifat open source dan dapat dikembangkan dengan berbagai server yang berbedabeda. PHP mempunyai kemampuan dapat mengakses database dan diintegrasikan dengan HTML. Berdasarkan hasil survei yang dilakukan Netcraft (Http:/www.netcraft.com), PHP lebih populer dalam jumlah pemakai dibandingkan dengan modul Perl, CGI dan ASP. PHP adalah bahasa server-side programming yang power full untuk membuat halaman web yang dinamis dan interaktif. Sintak PHP mirip dengan bahasa Perl dan C. PHP biasanya sering digunakan bersama web server Apache diberagam sistem operasi. PHP juga men-support ISAPI dan dapat digunakan bersama dengan Microsoft IIS di Windows. Perbedaan utama antara server-side programming dan client-side programming adalah tempat mengeksekusi skripnya. Pada client-side programming skrip dieksekusi di browser, sedangkan pada server side programming skrip dieksekusi di client(Sunyoto:2007). n. Pengertian Database Management System (DBMS) Basis data (database) adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Database digunakan untuk menyimpan informasi atau data yang terintegrasi dengan baik di dalam komputer. Untuk mengelola database diperlukan suatu perangkat lunak yang disebut DBMS (Database Management System). DBMS merupakan suatu sistem perangkat lunak yang memungkinkan user (pengguna) untuk membuat, memelihara, mengontrol, dan mengakses database secara praktis dan efisien. Dengan DBMS, user akan lebih mudah mengontrol dan memanipulasi data yang ada(Solichin:2009).
5
6. Perancangan sistem Dalam perancangan sistem, proses yang dilakukan adalah sebagai berikut. a. Diagram Konteks
Gambar1. Diagram Konteks b. Diagram Berjenjang.
Gambar 2. Diagram Berjenjang. c.
Data Flow Diagram (DFD) Level 1
Gambar 3. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 6
d. Flowchat Sistem
e.
Gambar 4.Flowchat Sistem Flowchart Program Peserta
Gambar 4. Flowchart Progam Peserta
7
f. Flowchart Admin
Gambar 5. Flowchart Admin 8
HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Implementasi Implementasi merupakan tahapan akhir dari proses penerapan sistem baru yang telah dibuat atau dikembangkan sebelumnya. Dengan implementasi ini diharapkan sistem baru yang telah dikembangkan dapat berjalan sesuai dengan harapan. 2. Hasil implementasi a. Halaman home
Gambar 6. Halaman home b. Halaman Beranda
Gambar 7. Halaman Beranda c. Halaman Pengumuman
Gambar 8. Halaman Pengumuman
9
d. Halaman Data PSB
Gambar 9. Halaman Data PSB e. Halaman Cetak
Gambar 10. Halaman Cetak f. Halaman Hasil Cetak
Gambar 11. Halaman Hasil Cetak 10
g. Halaman Login
Gambar 12. Halaman Login h. Halaman Dashboard
Gambar 13. Halaman Dashboard i.
Halaman Data PSB
Gambar 14. Halaman Data PSB 11
j.
Halaman Data Prestasi
Gambar 15. Halaman Data Prestasi k. Halaman Data Jurusan
Gambar 16. Halaman Data Jurusan l.
Halaman Sekolah
Gambar 17. Halaman Sekolah 12
m. Halaman Berita
Gambar 18. Halaman Berita n. Halaman Batas
Gambar 19.Halaman Batas o. Halaman Slide
Gambar 20. Halaman Slide 13
KESIMPULAN Membantu siswa baru dalam melakukan pendaftaran, Memberikan informasi hasil seleksi penerimaan siswa baru, dan mempermudah karyawan dalam pendaftaran siswa baru. SARAN Prosedur seleksi yang ada pada penelitian ini adalah berdasar pada pelaksanaan PSB periode terakhir, jadi apabila terjadi perubahan prosedur seleksi maupun pelaksanaan PSB maka perlu dilakukan perubahan ataupun penyesuaian prosedur pada perangkat lunak, Perlu adanya penyesuaian tampilan terhadap kondisi pelaksanaan Penerimaan Siswa Baru yang sesungguhnya, seperti informasi/data yang harus dipublikasikan dan tidak bisa dipublikasikan, dan sebagainya, dan Sistem Informasi PSB ini dapat dipadukan dengan sistem informasi yang ada dilingkungan sekolah seperti Sistem Informasi Akademik, Website Sekolah sehingga akan menghasilkan satu kesatuan sistem informasi sekolah yang interaktif. DAFTAR PUSTAKA Anggraeni, 2014, Pengembangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis WEB (PHP dan MySQL) Dilengkapi dengan SMS Gateway. http://eprints.uny.ac.id/20042/1/Desiana%20Anggraeni%2009520241002.pdf Diakses 1 juni 2016 Fatansyah, 2007, Basis Data. Informatika. Bandung. Fatta, 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi: Untuk keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Edisi 1. Yogyakarta : Andi, 2007. Jogiyanto, HM., 2006, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi, Yogyakarta. Nugroho, 2007, Dalam penelitian dengan judul “Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru (PSB) DI SMK Sakti Gemolong Berbasis Client Server http://eprints.uny.ac.id/20391/1/Irwin%20Nugroho%2007520244075.pdf Diakses 1 juni 2016. Ramadhani, G. 2003, Pengenalan Internet. http://dhani.singcat.com/files/pengenalan_internet.pdf Diakses 1 juni 2016. Sunyoto, 2007, AJAX Membangun Web dengan Teknologi ASYNCHRONOUSE JAVASCRIPT & XML. Penerbit Andi. Yogyakarta. Solichin,2009, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi: Untuk keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Edisi 1. Yogyakarta : Andi, 2009.
14
Wulan D, 2009, Dalam penelitian yang telah dibuatnya, dengan judul “Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Di SMAN 26 Bandung. http://dir.unikom.ac.id/laporan-kerja-praktek/fakultas-teknik/...2.../1-rani1092.pdf Diakses 1 juni 2016.
15
