SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU BERBASIS WEB DISERTAI DENGAN SMS GATEWAY Anis Yusrotun Nadhiroh Jurusan Teknik Informatika – STT Nurul Jadid Paiton
[email protected] ABSTRAK SMK merupakan sekolah favorit pada era kini, karena dinilai sebagai sekolah yang mencetak siswa yang siap bekerja dan memiliki keterampilan yang dapat diaplikasikan di dunia kerja. SMK Negeri 1 Kraksaan merupakan sekolah yang memiliki standar ISO. SMK memiliki variasi jurusan yaitu administrasi perkantoran, marketing, akuntansi, teknik komputer dan jaringan, rekayasa piranti lunak, dan multi media. Minat siswa yang mendaftar pada SMK tersebut dari tahun-ketahun meningkat dan cukup baik. Namun pada saat ini system pendaftaran siswa baru pada SMK Negeri 1 Kraksaan menggunakan system manual yang membutuhkan waktu lama dan membutuhkan tenaga yang lebih banyak, selain itu kinerja juga kurang efisien dan kurang sistematis, untuk itu pendaftaran secara on line sangat membantu memudahkannya. Dimana perkembangan teknologi yang pesat saat ini, akses informasi secara cepat sangat di butuhkan. Dengan menggunakan aplikasi Web dan SMS Gateway semua dapat dengan mudah didapatkan dan dipublikasikan. Sehingga penggunaan web berbasis java ini diharapkan bisa memberikan informasi seputar SMK Negeri 1 Kraksaan, pendaftaran siswa baru menggunakan sistem on line. Tes penerimaan siswa baru secara on line, Pengumuman hasil seleksi siswa menggunakan web, penempatan kelas sesuai jurusan yang dipilih dan nilai uji praktik, Sedangkan program yang digunakan adalah NetBeans7.1, JDK 7, GlassFish Server 3, WampServer5, dan Database yang digunakan adalah MySQL Server. Kata Kunci : Sistem Informasi, SMS Gateway. I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam beberapa tahun belakangan ini, penggunaan teknologi sangat dibutuhkan. Pada dasarnya manusia selalu ingin berubah ke arah yang lebih baik dan lebih mapan, demikian pula lembaga dan instansi-instansi. Peningkatan kualitas dari setiap instansi tersebut disertai dengan kinerja yang sistematis dan system informasi yang mudah. Web penerimaan siswa baru ini tidak hanya menitikberatkan pada informasi, namun web akan ditambah dengan fasilitas yang cukup lengkap dan menggunakan Web Java murni. Web yang akan dirancang mencakup pendaftaran, tes, penyeleksian hingga pengumuman hasil seleksi siswa baru yang ada pada SMK Negeri 1 Kraksaan.
SMK merupakan sekolah favorit pada era kini, karena dinilai sebagai sekolah yang mencetak siswa yang siap bekerja dan memiliki keterampilan yang dapat diaplikasikan di dunia kerja. SMK Negeri 1 Kraksaan merupakan sekolah yang memiliki standar ISO. SMK memiliki variasi jurusan yaitu administrasi perkantoran, marketing, akuntansi, teknik komputer dan jaringan, rekayasa piranti lunak, dan multi media. Minat siswa yang mendaftar pada SMK tersebut dari tahun-ketahun meningkat dan cukup baik. Namun pada saat ini system pendaftaran siswa baru pada SMK Negeri 1 Kraksaan menggunakan system manual yang membutuhkan waktu lama dan membutuhkan tenaga yang lebih banyak, selain itu kinerja juga kurang efisien dan kurang sistematis, untuk itu pendaftaran secara on line sangat membantu memudahkannya. 1.2 Rumusan Masalah Masalah yang akan dipecahkan dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut ”Bagaimana merancang dan membuat aplikasi sistem informasi administrasi penerimaan siswa baru berbasis web pada SMK Negeri 1 Kraksaan menggunakan JSP dan dapat melihat hasil kelulusan tes dengan menggunakan web.” 1.3 Tujuan Penelitian Merancang dan membuat sistem informasi penerimaan siswa baru berbasis Web dan SMS Gateway di SMK Negeri 1 Kraksaan.
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Sistem Informasi Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut (Andri Kristanto, 2008: 12). Selain itu sistem informasi juga dapat didefinisikan sebagai berikut: 1) Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponenkomponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. 2) Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusandan atau untuk mengendalikan organisasi. 3) Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Menurut Teguh Wahyono (2004: 11) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi dijelaskan bahwa sebuah sistem informasi pada hakikatnya merupakan
suatu system yang memiliki komponen-komponen atau subsistemsubsistem untuk menghasilkan informasi. Dari pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang berintegrasi dengan user atau pemakai untuk melengkapi atau memberi informasi yang akan mendukung kelancaran kerja dari suatu fungsi manajemen, analisa dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. 2.2. Diagram Konteks (Context Diagram) Context diagram merupakan sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem (Andri Kristanto, 2008: 70). Context diagram merupakan model yang digunakan untuk menjawab sejumlah pertanyaan yang muncul dalam pembuatan Standard of Purpose (deskripsi tekstual fungsi sistem) yang dipresentasikan dengan lingkungan tunggal yang memiliki keseluruhan sistem. Diagram konteks direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Contoh konteks diagram:
Gambar 2.1 Contoh Context Diagram (Andri Kristanto, 2008:70) 2.3. Data Flow diagram DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari istem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilakan data tersebut dan interaksi a ntara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut (Andri ristanto, 2008: 61). DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses yang mentransformasikan data. DFD menunjukkan hubungan antara data pada sistem dan proses pada system (Andri Kristanto, 2008: 61). DFD biasanya
mempunyai tahapan yang disebut DFD Leveled yang merupakan peralatan yang berfungsi untuk menggambarkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan menunjukkan dari dan kemana data mengalir serta penyimpanannya. Pada umumnya tahapan dimulai dari 0, 1, 2 dan seterusnya. Tahapan 0 menggambarkan sistem secara global, meskipun sudah cukup rinci dengan menggambarkan database yang akan menampung aliran data, namun pada tahap ini semua proses hanya digambarkan sebagai sebuah sistem secara umum dan tidak terinci. Setiap penurunan ketahap selanjutnya yaitu 1,2 dan seterusnya maka proses-proses tersebut akan diurai lebih rinci dengan spesifikasi yang lebih jelas. Penurunan tahapan dilakukan jika perlu memerinci beberapa proses, namun tidak semua dari proses diturunkan dengan jumlah tahapan yang sama. 2.4. Entity Relationship Diagram Pada teknik ER, gambaran dunia nyata diistilahkan dalam obyek dan relasinya (Andri Kristanto, 2008:91). ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, sehingga dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan: data apa yang diperlukan , bagaimana data satu berhubungan dengan data lainnya? Pada dasarnya ada tiga macamsimbol yang dipergunakan yaitu entitas, atribut, relasi (hubungan). 2.5. Aplikasi Web Aplikasi web adalah suatu yang diakses menggunakan web browser melalui suatu jaringan seperti Internet. Jadi, ada 3 komponen untuk menjalankan aplikasi web, yaitu web client, web server, dan jaringan. Aplikasi web sangat populer karena kemudahan tersedianya aplikasi client untuk mengaksesnya tapa bergantung pada platform apa pun. Kemampuan untuk memperbarui dan memelihara aplikasi web tanpa harus menditribusikan dan menginstalasi aplikasi pada client yang jumlahnya mungkin mencapai ribuan merupakan alasan kunci popularitasnya. Di mana ada web browser maka di sana kia bisa mengakses aplikasi web tersebut. Aplikasi web dapat dibangun dengan berbagai bahasa pemrograman, di antaranya PHP, ASP, dan tentu saja Java. Aplikasi web merupakan aplikasi yang menggunakan arsitektur client-server. Pada jenis aritektur ini, sebuah program client (web browser) terhubungan pada sebuah server untuk bisa mengakses resource/sumber daya yang disediakan oleh server. Aplikasi web adalah aplikasi yang sifatnya menunggu. Aplikasi web akan melakukan proses jika menerima request, kemudian akan mengirimkan hasilnya yang disebut response. Request adalah informasi
yang dikirimkan oleh client ke server. Response adalah informasi yang dikirimkan server kepada client. Client
Internet
Server
Gambar 2.2 Arsitektur client-server pada aplikasi web Aplikasi web menggunakan protocol HTTP (Hypertext Transfer Protocol). HTTP adalah suatu protokol yang digunakan untuk mentransfer dokumen hypertext dalam WWW (World Wide Web). HTTP mendefinisikan bagaimana suatu pesan dapat diformat dan dikirimkan dari client ke server atau sebaliknya. HTTP mengatur aksi apa saja yang harus dilakukan oleh Web server dan web browser sebagai response atas perintah-perintah yang ada pada protokol HTTP ini. Karena menggunakan protokol HTTP, aplikasi web adalah aplikasi yang stateless. Maksudnya setelah server memberikan respon atas request dari client, maka komunikasi antara server dan client akan terputus. (Luwis, 2011: 1) 2.6. JSP (Java Server Pages) Java Server Pages (JSP) merupakan sebuah teknologi servlet-based yang digunakan pada web tier untuk menghadirkan dynamic dan static content. JSP merupakan text-based dan kebanyakan berisi template text HTML yang digabungkan dengan spesifik tags dynamic content. JSP pertamakali diperkenalkan pada tahun 1999.(Vivek Chopra,dkk, 2005:9) JSP adalah suatu teknologi web berbasis bahasa pemrograman Java dan berjalan di Platform Java, serta merupakan bagian teknologi J2EE (Java 2 Enterprise Edition). JSP sangat sesuai dan tangguh untuk menangani presentasi di web. Sedangkan J2EE merupakan platform Java untuk pengembangan system aplikasi enterprise dengan dukungan API (Application Programing Interface) yang lengkap dan portabilitas serta serta memberikan sarana untuk membuat suatu aplikasi yang antara business logic (sistem), presentasi dan data. JSP lebih dikenal oleh semu orang dengan pengetahuan dari HTML, hanya dengan mempelajari markup dynamic. Hal ini membuatnya mungkin untuk para desainer site untuk membuat HTML dari sebuah site, dengan para pengembang memprosesnya suatu saat nanti untuk memasukkan tags yang menghasilkan dynamic content. Hal ini juga memudahkan dalam pengembangan web page. JSP memiliki built-in yang mendukung untuk pengguna komponen software yang dapat digunakan kembali(JavaBeans). Hal ini tidak hanya membiarkan para pengembang menghindari kemungkinan menemukan kembali inti/kemudi dari setiap aplikasi, mempunyai software pendukung
untuk memisahkan komponen software untuk menghandle logic promotes separation dari presentasi dan business logic. JSP, merupakan bagian solusi dari Java untuk pengembang aplikasi web, merupakan multi-platform yang tak terpisahkan dan dapat dijalankan pada berbagai container servlet yang compatible, dengan mengabaikan vendor atau system operasinya. Dalam kaitannya dengan cara kerja JSP, mereka tidak membutuhkan kompilasi dari para pengembang. Kompilasi ini telah ada untuk kita pada kontainer servlet. Modifikasi JSP dideteksi secara otomatis. Hal ini secara relative membuatnya mudah untuk dibangun. JSP merupakan bagian dari J2EE dan khususnya merupakan komponen web dari aplikasi J2EE secara keseluruhan. JSP juga memerlukan JVM (Java Virtual Machine) supaya dapat berjalan, yang berarti juga mengisyaratkan keharusan menginstal Java Virtual Machine di server, dimana JSP akan dijalankan. Selain JVM, JSP juga memerlukan server yang disebut dengan Web Container. Teknologi JSP menyediakan cara yang lebih mudah dan cepat untuk membuat halaman-halaman web yang menampilkan isi secara dinamik. Teknologi JSP didesain untuk membuat lebih cepat dan mudah dalam membuat aplikasi berbasis web yang bekerja dengan berbagai macam web server, application server browser dan development tool. Java Server Pages (JSP) adalah bahasa scripting untuk web programming yang bersifat server side seperti halnya PHP dan ASP. JSP dapat berupa gabungan antara baris HTML dan fungsi-fungsi dari JSP itu sendiri. Berbeda dengan Servlet yang harus dikompilasi oleh USER tapi USER yang akan melakukan tugas tersebut. Makanya pada saat user membuat pertama kali melakukan modifikasi halaman dan mengeksekusinya pada web browser akan memakan sedikit waktu sebelum ditampilkan. III. METODE PENELITIAN 3.1. Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah waterfall, kareena pengembangan system secara alamiah adalah proses berurutan (sequential), dari pertama memulai proyek, menganalisa, mendesain, dan yang terakhir mengimplementasikan system. Hal ini tidak selalu benar (tidak normal). Ada strategi dan pendekatan alternatif untuk melaksanakan proses pengembangan system umum yang telah dideskripsikan. (Jeffery L. Whitten, 2004: 36) Proses berurutan adalah satu alternatif. Strategi ini mensyaratkan tahap penyelesaiannya dilakukan pada tiap proses atau satu persatu. Penelesaian “Berurutan” menghasilkan pengembangan system informasi yang seluruhnya baru. Karena penampilan pendekatan ini seperti air terjun (waterfall), maka pendekatan ini disebut proses “Pengembangan Air Terjun” (waterfall defelopment), fase-fase tersebut dimulai dan diselesaikan secara berurutan, tetapi mungkin saling menggantikan, misalnya, bagian dari desain
system dapat dimulai sebelum penyelesaian analisis system. Complete System initiation
Complete system analys Complete system design
Result in Complete system implementation
The entry information system
Gambar 3.1 Waterfall Strategi 3.2. Komponen Pendukung, dan Tempat Penelitian 1. Komponen Pendukung Dalam proses pengaplikasikannya membutuhkan beberapa komponen pendukung, diantaranya adalah Netbeans 7.1 sebagai aplikasi pembangun, XAMPP, GlassFish sebagai web server, dan browser pendukung yaitu Mozilla Firefox, Opera Mini, maupun internet explorer. Setelah mengetahui rancangan yang dibuat, maka selanjutnya mengimplementasikannya dalam web. 2. Tempat Penelitian Lokasi penelitian pemetaan Web PSB SMK Negeri 1 Kraksaan 3.3 Analisa Dan Desain Sistem 1. Anaisis Sistem Informasi Instansi Dari hasil wawancara di instansi tersebut diperoleh beberapa masalah yang terjadi dalam pelaksanaan sistem lama, antara lain: a. Banyaknya biaya dan tenaga yang dikeluarkan untuk menyelenggarakan PSB. Dalam sekali pelaksanaan PSB hingga pengumuman hasil seleksi dana pengeluaran SMK membengkak hingga 40% dan membutuhkan panitia sebanyak 32 orang. b. Waktu yang kurang efisien, sehingga untuk PSB saja membutuhkan waktu berhari-hari. c. PSB yang diterapkan saat ini kurang sistematis, sehingga kurang cocok dengan SMK yang berstandar ISO. 2. Identifikasi Titik Keputusan Dari hasil identifikasi masalah maka dapat ditentukan titik keputusan yang diambil yaitu:
a. b.
c. d. e. f.
Menggunakan system baru yaitu web akan dapat menghemat energi, biaya, dan waktu. Menggunakan web dalam system PSB akan membuat SMK benarbenar menjadi sekolah yang memiliki great dan masyarakat akan mengakui hal itu. Memberikan fasilitas tes secara online yang dapat diakses oleh calon siswa yang telah terdaftar. Web menyediakan informasi tentang hasil penyeleksian tes yang telah dilakukan. Web menyediakan konfirmasi registrasi lengkap dengan bukti slip pembayaran secara online. Membangun Web yang interaktif dan menarik sehingga dapat di akses dengan mudah.
3. Desain Sistem (Flowchart System) Konsep dasar dari desain WEB ini adalah sebuah website yang bersifat dinamis (informasi yang terkandung di dalamnya bisa berubah-ubah sesuai kebutuhan), informatif, dan mudah untuk diakses oleh user, serta cepat dan mudah dalam proses pengolahan informasi oleh administrator.
SISTEM FLOWCHART PSB SMK CALON SISWA BARU
SISTEM PSB DATA PESERTA
MULAI
INPUT DATA CASIBA
ADMINISTRASI TAMPIL DATA CASIBA
INFO CASIBA YANG MENDAFTAR
SIMPAN
Data Casiba
Selesai
MULAI
Input Login
DATA_ REGIST RASI
DATA_REG ISTRASI
TAMPIL DATA REGISTRASI
TAMPIL
Validasi (luns/tidak)
LOGIN
Halaman Peserta
Tampil Data Sesuai NIS Ceck lunas/tidak
SLIP PEMBAYARAN
Simpan
INPUT SLIP PEMBAYARAN
SIMPAN
TAMPIL DATA LUNAS REGISTRASI
SELESAI
Tabel 3.1 Flowchart Sistem Pendaftaran Siswa Baru dan Pembayaran
Tabel 3.2 Flowchart Sistem Tes Online Penerimaan Siswa Baru
4. DFD (Data Flow Diagram) Diagram Konteks detil_data_pembayaran detil_lulus_tes ADMINISTRATOR
detil_jawaban detil_data_casiba
data_casiba 0 jawaban_tes
login_admin edit_admin
data_pembayaran SI_penerimaan_s iswa_baru
login_casiba
input_soal_baru falidasi_data_registrasi olah_info_PSB
+
falidasi_hasil_seleksi
informasi_PSB info_data_casiba calon_siswa soal info_pembayaran info_hasil_tes
Gambar 3.2 context diagram system informasi penerimaan siswa baru
5. Entity-Relationship Diagram (ERD) 1 C A S IB A
N M E N G ER JA KA N
SOAL
1
M ENDAPATKAN
1
S E L E K S I_ N IL A I
Kamus data: Casiba
: {nama, nis*, pass, jkel, tmplahir, tgllahir, agama, asalskl, nem, alamat, propinsi, kab, kdpos, tlp, jurusana, jurusanb, alasan}
Soal
: {id_soal*, kategori, soal, pila, pilb, pilc, pild, kunci}
seleksi
: {nis*, nama, nilai, hasil}
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Identifikasi Kebutuhan Web PSB SMK Negeri 1 Kraksaan adalah website yang dirancang untuk membantu dan memudahkan panitia PSB SMK Negeri 1 Kraksaan dalam penerimaan dan penyeleksian siswa baru secara sistematis dan terkomputerisasi. Teknologi yang digunakan adalah teknologi web yang dapat berjalan di internet maupun intranet. Sehingga dimanapun user berada, dapat mengakses website dan melakukan transaksi pendaftaran tersebut dimanapun secara cepat dan mudah. 4.2 Display Page Menjelaskan tentang tampilan halaman web dan fungsinya. 1. Halaman Tentang Kami Halaman ini berisi tentang sejarah singkat dan visi-misi SMK Negeri 1 Kraksaan. Halaman tentang kami merupakan halaman index.jsp menjadi halaman utama bagi web.
Gambar 4.1 Display halaman Tentang Kami
2. Login Admin Login admin adalah hak akses dari admin, dapat masuk ke halaman admin dan dapat mengolah data.
Gambar 4.2 Display Login Admin 3. Halaman Admin Halaman admin, terdiri dari menu admin yang hanya dapat di akses oleh admin
Gambar 4.3 Display Halaman Admin 4. Format SMS Gateway Diterima/ Lulus SMS ini akan otomatis tersampaikan apabila lulus dalam penyeleksian PSB.
Gambar 4.4 Display Halaman Admin
V. KESIMPULAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa keefisienan dalam segala hal sangat penting, baik waktu, tenaga maupun biaya. Sistem Informasi Penerimaan, mulai dari pendaftaran, registrasi pembayaran, tes akademik, hingga seleksi dapat dilakukan dalam waktu yang praktis dan efisien. Dengan maraknya program open source, maka penggunaan Web JAVA yang dikenal dengan JSP dapat mewakilinya dan dapat menciptakan Web yang lebih aman ditambah dengan aplikasi SMS Gateway yang memberikan informasi secara otomatis tersampaikan apabila lulus/ tidak lulus dalam penyeleksian PSB. 5.2
Saran Adapun saran untuk pengembangan Web adalah: 1. Tes wawancara menggunakan online. 2. Tes Fisik dan buta warna menggunakan sistem online. 3. Forum diskusi pembahasan soal tes online. DAFTAR PUSTAKA Agus, Bahtiar. 2008. PHP Most Wanted Andi : yogyakarta Agnes, Heni T, 2008, ‘mahir 7 hari Dream Weaver cs 3 dan PHP’ , Andi : Yogyakarta Andi Offset, 2009, Menguasai Xhtml, Css, PHP, & MySQL, Melalui Dreamweaver Andi : Yogyakarta Kristanto, Andri. 2003, Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasinya. Penerbit: Gaya Media, Yogyakarta Kusrini M.Kom, 2007, Strategi perancangan dan Basis Data Cv.Andi Offset Yogyakarta Kadir, Abdul , 2004, Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP, Andi. Yogyakarta Jogianto, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi Andi Offset : Yogyakarta: Moch.Hidayatullah, 2003, Komunikasi dan jaringan komputer, Curiculum media Surabaya Riyanto, 2010, Membuat Sendiri Sistem Informasi Penjualan dengan PHP dan MySQL, Gaya Media – Yogyakarta.
Rini, Beni, Dicta, 2008, PHP Dan MySQl Andi Offset : Yogyakarta Sutabri, Tata, 2004, Analisa dan sistem informasi Andi : Yogyakarta Whitten. Jeffery L, 2004, Metode desain dan Analisis Sistem,’Andi : Yogyakarta
