PERANCANGAN PROGRAM PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMP MUHAMMADIYAH NGEMPLAK
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Ekawati Yeny Rahayu
09.02.7586
Ali Fahrozi
09.02.7596
Iman Bayu Wicaksono
09.02.7600
Bram Yulianitasari
09.02.7603
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
DESIGN OF A NEW STUDENT PROGRAM RECEPTION IN SMP MUHAMMADIYAH NGEMPLAK PERANCANGAN PROGRAM PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMP MUHAMMADIYAH NGEMPLAK
Ekawati Yeny Rahayu Ali Fahrozi Iman Bayu Wicaksono Bram Yulianitasari Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT
Acceptance of new student information system on SMP Muhammadiyah Ngemplak especially in terms of student data processing, starting from the input data (input), converts the data and display the data (output). This information system has the facility is still reporting new students manually. SMP Muhammadiyah Ngemplak one of the schools that do not have information systems is considered in great need of new admissions information systems in order to make it easy for teachers to process the data pengisiaan new students. That way the process of reporting student data can be informed quickly. Based on the above it can be concluded that the information system is needed in education, especially concerning the student. As an example of a system of information on the admission of new students this Ngemplak SMP Muhammadiyah as a means of information for teachers regarding the reporting of student data by utilizing a computerized system that is processed by using visual basic programming language. With the establishment of new admissions program that will further facilitate the admission of new students in the school because of the presence of a new system then the time is used more effectively and efficiently. Keywords: information systems, computerized systems, programming, effective, efficient
1.
Pendahuluan Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berkembang dengan cepat
terutama dalam bidang pendidikan, turut membantu manusia dalam mengolah teknologi informasi. Kemajuan teknologi disadari bahwa teknologi mempunyai peranan yang sangat penting dalam kehidupan manusia. Pemanfaatan teknologi tentu diimbangi dengan tuntutan kemampuan adaptasi manusia sebagai pengguna. Dalam hal ini maka dibuatlah perancangan program penerimaan siswa baru. Perancangan program penerimaan siswa baru merupakan rancangan program yang menggunakan media komputer sebagai alat untuk menghasilkan sebuah program yang lebih baik sehingga dapat memberikan manfaat yang nyata bagi para penggunanya. Program penerimaan siswa baru pada SMP Muhammadiyah Ngemplak khususnya dalam hal pengolahan data siswa, mulai dari memasukkan data (input), mengubah data dan menampilkan data (output). Sistem informasi ini memiliki fasilitas pelaporan siswa baru masih secara sederhana. SMP Muhammadiyah Ngemplak salah satu sekolah yang belum memiliki sistem informasi ini dirasa sangat memerlukan sistem informasi penerimaan siswa baru guna memberikan kemudahan bagi para guru dalam proses penginputan data siswa baru. 2.
Landasan Teori
2.1
Konsep Dasar Perancangan
2.1.1
Pengertian Perancangan Perancangan pada sebuah sistem adalah proses, cara ataupun desain agar
sebuah sistem dapat berjalan sebagaimana yang diharapkan. Menurut Soetedjo (1991:1) perancangan adalah aktifitas kreatif menuju sesuatu yang baru dan berguna yang tidak ada sebelumnya. 2.1.2
Proses Perancangan
1. Pendahuluan. 2. Mengidentifikasi permasalahan pendidikan. 3. Analisis area masalah perancangan. 4. Penyusunan konsep dan rancangan. 5. Mengevaluasi rancangan. 6. Menentukan rancangan. 7. Penerapan rancangan.
2.2
Konsep Dasar Program
2.2.1
Pengertian Program
Menurut Sugiyono (2005:21) program adalah suatu rangkaian instruksi – instruksi dalam bahasa komputer yang disusun secara logis dan sistematis. 2.3
Konsep Dasar Perancangan Program
2.3.1
Pengertian Perancangan Program Perancangan program adalah proses dan desain suatu instruksi – instruksi
dalam bahasa komputer yang disusun secara logis dan sistematis agar dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan. 2.4
Konsep Dasar Basis Data
2.4.1
Pengertian Basis Data Basis data (database) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur dan batasan dari data atau informasi yang akan disimpan. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna atau user. 2.4.2
Elemen Basis Data
1. Entitas 2. Atribut 3. Data Value (Nilai Data) 4. File / Tabel 5. Record / Tuple 2.4.3
Database Management System (DBMS) Database Management System (DBMS) merupakan suatu alat berbasis
komputer yang digunakan untuk menyimpan dan mengolah data yang bertujuan untuk menciptakan keadaan yang mudah dan efisien dalam pemakaian dan penyimpanan data. Dua tujuan utama dalam konsep database adalah meminimumkan pengulangan data dan mencapai independensi data. Pengulangan data (redudancy) adalah aplikasi data yang artinya data disimpan dalam beberapa file. Independensi data adalah kemampuan untuk membuat suatu struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses dalam tabel dan kamus data yang terpisah secara fisik dari program.
2.5
Permodelan Proses
2.5.1
Flowchart Flowchart adalah suatu bagan yang menggambarkan atau mempresentasikan
suatu algoritma atau prosedur untuk menyelesaikan masalah.
Simbol document, mencetak output dalam bentuk dokumen Simbol process untuk menyatakan suatu tindakan (proses) yang dilakukan oleh komputer Simbol manual input, memasukkan data secara manual dengan menggunakan online keyboard Simbol manual, yaitu menyatakan suatu tindakan (proses) yang tidak dilakukan oleh komputer Simbol disk storage, menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk Menunjukkan data penyimpanan Simbol connector, digunakan untuk menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang sama atau berbeda Menunjukkan multi dokumen
Gambar 2.1 Elemen – elemen Flowchart
2.6
Data Flow Diagram (DFD)
2.6.1
Pengertian DFD Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang digunakan untuk
menggambarkan proses – proses yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan. 2.6.2
ERD ERD adalah Gambar atau diagram yang menunjukkan informasi dibuat,
disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis 2.6.3
Normalisasi Normalisasi merupakan cara pendekatandalam membangun desain logika basis
data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan criteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal.
2.7 2.7.1
Sistem Perangkat Lunak Definisi Sistem Operasi Perangkat lunak (Software) adalah perintah-perintah atau data komputer, yang
dapat disimpan secara elektonik. Perangkat yang dapat disimpan secara elektronik. 2.7.2
Pengenalan Visual Basic Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft
Windows secara cepat dan mudah. “Visual” dalam hal ini merupakan bahasa pemrograman yang menyerahkan berbagai macam desain dengan model GUI (Graphical User interface). “Basic” menunujukkan bahasa pemrograman BASIC (Biginner AllPurpose Symbolic Instruction Code). 2.7.3
Microsoft SQL Server 2000 SQL Server adalah sistem manajemen database relasional (RDBMS) yang
dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client / server. Client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan atau sumber daya dari komponen sistem lainnya. Sedangkan server adalah setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen sistem lainnya. SQL Server merupakan server basis data yang secara fungsional adalah proses atau aplikasi yang menyediakan layanan basisdata. Client berinteraksi dengan layanan basis data melalui antar muka komunikasi tertentu yang bertujuan untuk pengendalian dan keamanan. Client tidak mempunyai akses langsung ke data, tetapi selalu berkomunikasi dengan server basis data. (Marcus Teddy.2004). 2.7.4
Crystal Report 8.5 Crystal Reports merupakan salah satu reporting tools yang disediakan mulai di
.NET versi pertama keluar yaitu .NET versi 1.0. Sebelum .NET muncul crystal reports merupakan reporting tools yang harus diinstal secara terpisah dan di refrensi secara manual library-nya apabila ingin digunakan. Hal tersebut sudah tidak berlaku lagi semenjak kemunculan .NET pertama sehingga crystal reports sudah di include kan didalam Visual Studio.NET dan tidak perlu diinstal secara terpisah. 3. 3.1
Tinjauan Umum Gambaran Umum SMP Muhammadiyah Ngemplak Sekolah
Menengah
Pertama
(SMP)
Muhammadiyah
Ngemplak
adalah
perguruan yang didirikan oleh Muhammadiyah sebagai bagian dari keseluruhan amal usaha Muhammadiyah. SMP Muhammadiyah Ngemplak dibawah pembinaan dari Majelis Dikdasmen Pusat, Wilayah dan Daerah, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Pusat, Wilayah
dan Kabupaten. SMP Muhammadyah Ngemplak terletak di Banjarharjo, Bimomartani, Ngemplak, Sleman, Yogyakarta. 3.2
Latar Belakang 1. Bahwa didaerah Kecamatan, Ngemplak dan Cangkringan pada saat itu belum ada SMP yang bisa menjembatani keinginan masyarakat dan umat Islam, untuk menyekolahkan anak - anaknya tingkat SMP. 2. Mewujudkan
cita
-
cita
yang
tertuang
dalam
AD/ART
dan
Kaidah
Muhammadiyah. 3. Mewujudkan cita - cita bangsa seperti tertuang pada Pembukaan Undang Undang Dasar 1945 alinea ke-4 (…. mencerdaskan kehidupan bangsa). 3.3
Tujuan SMP Muhammadiyah Ngemplak 1.
Terwujudnya pemuda - pemudi muslim dan muslimah yaitu pemuda - pemudi yang bertaqwa, berakhlak mulia, cakap, percaya pada diri sendiri, cinta tanah air dan berguna bagi masyarakat dan Negara, beramal menuju terwujudnya masyarakat utama adil dan makmur diridhai Allah Subhanahu wata’ala.
2.
Pemuda - pemudi yang muslim dan muslimah yang mempunyai nilai akademik yang tinggi, mampu dan dapat melanjutkan amal usaha Muhammadiyah.
3.4
Status Tanah untuk Gedung SMP Muhammadiyah Ngemplak SMP Muhammadiyah Ngemplak yang didirikan pada tanggal 1 Agustus 1958
sejak berdirinya sampai tahun 1970 menempati rumah - rumah penduduk dusun Teplak, Kliwang yaitu: 1. Rumah Bapak Siswodiharjo 2. Rumah Bapak Amat Wiji 3. Rumah Bapak Jamhuri 4. Rumah Bapak Ahmad Dasiri 5. Rumah Bapak Pawiroharjo 6. Rumah bapak Purodiharjo 7. Rumah Bapak Hartosuwarno 8. Rumah Bapak Kohari 9. Rumah Bapak Mugiyono 10. Rumah Bapak Wiro 3.5
Visi dan Misi SMP Muhammadiyah Ngemplak Visi SMP Muhammadiyah Ngemplak Unggul dalam ibadah dan mutu dalam ilmu serta santun dalam perilaku.
Misi SMP Muhammadiyah Ngemplak 1. Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara efektif, sehingga siswa dapat berkembang sampai titik optimal 2. Menumbuhkan pemahaman dan penghayatan terhadap ajaran agama Islam sampai pada kesadaran dan tercermin dalam perilaku sehari - hari 3. Menyelenggarakan bimbingan ibadah secara praktis sehingga siswa mudah dan gembira melaksanakannya 4. Menumbuhkan “ budaya mutu “ secara intensif kepada seluruh warga sekolah 3.6
Struktur organisasi SMP Muhammadiyah Ngemplak BAGAN STRUKTUR ORGANISASI SMP MUHAMMADIYAH NGEMPLAK TAHUN AJARAN 2011-2012 PWM-DIY MAJELIS DIKDASMEN
DINAS PEND PEMUDA DAN OLAHRAGA PROVINSI DIY
PDM KAB-SLEMAN MAJELIS DIKDASMEN
DINAS PEND PEMUDA DAN OLAHRAGA KAB.SLEMAN
KEPALA SEKOLAH Dra. RUSMIYATI
WK.KEP SEKOLAH Dra.MASIRAH Ka. TATA USAHA UMI ISMINI
URUSAN KURIKULUM ISTIYANTI
URUSAN KESISWAAN EKO GIRI S, S.Pd
URUSAN HUMAS JAMRONI,S.Pd I
GURU
BENDAHARA PARMINI S.Pd ENDANG S I, S.Si
BK MASIRAH SISWA
WALI KELAS
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMP Muhammadiyah Ngemplak
SARPRAS HARYADHI
4. 4.1
Pembahasan Rancangan Program Yang Diusulkan Setelah menganalisa permasalahan yang ada pada objek penelitian yaitu SMP
Muhammadiyah Ngemplak, penulis mengajukan rancangan sistem yang akan diolah secara komputerisasi dengan tujuan agar mempermudah pengolahan data penerimaan siswa baru. Secara umum rancangan sistem ini ditujukan untuk suatu tahapan penyelesaian sederhana, rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol yang standar. Dalam menyusun laporan ini, penulis menyajikan rancangan dan beberapa model yaitu Flowchart Diagram, Diagram Konteks dan Data Flow Diagram (DFD). 4.2
Flowchart Sistem Yang Diusulkan Sistem flowchart merupakan alat bantu yang banyak digunakan untuk
menggambarkan sistem secara fisikal. Adapun flowchart yang diusulkan penulis adalah sebagai berikut:
Gambar 4.1 Flowchart Diagram
4.3
DFD yang dijalankan Diagram konteks adalah suatu diagram alir tingkat tinggi yang menggambarkan
seluruh jaringan, masukan dan keluaran. Sistem yang dimaksud adalah untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan, mengidentifikasikan awal dan akhir data yang masuk dan keluar sistem.
Gambar 4.2 Diagram Konteks
Gambar 4.3 Data Flow Diagram
4.4
Hubungan Antar Tabel Hubungan antar tabel pada perancangan sistem pengolahan data ini adalah
sebagai berikut:
Gambar 4.4 Hubungan Antar Tabel
4.5 4.5.1
Testing dan Implementasi Program Testing Program Untuk memastikan bahwa program yang dibuat telah memenuhi syarat
kelayakan, maka program tersebut harus diuji terlebih dahulu. Hal ini bertujuan utnuk menghindari kesalahan – kesalahan program, baik kesalahan internal maupun eksternal secara menyeluruh serta melakukan verifikasi dan validasi. Verifikasi merupakan sebuah pengujian software utnuk menyelesaikan dan menetapkan dengan berbagai syarat yang telah ditentukan. Sedangkan validasi adalah sebuah proses pengujian untuk mengetahui kebutuhan user. Ada dua metode dasar yang digunakan dalam melakukan pengujian, yaitu:
4.5.1.1 Black Box Testing Merupakan metode pengujian yang hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi program, kemudian mengamati apakah hasil program tersebut sesuai dengan proses yang diinginkan. Apabila terdapat program yang tidak sesuai dengan output-nya, maka utnuk langkah penyelesaian dilanjutkan pada pengujian kedua, yaitu white box testing. 4.5.1.2 White Box Testing Merupakan metode pengujian yang dilakukan dengan melihat ke dalam program untuk meneliti kode – kode program dan menganalisa apakah terdapat kesalahan atau tidak. Apabila terdapat modul yang menghasilkan output tidak sesuai dengan proses yang diinginkan, maka baris – baris program, variabel dan parameter yang terlibat pada unti tersebut akan dicek secara menyeluruh dan diperbaiki kemudian di-compile ulang. 4.5.2
Implementasi Program Apabila sistem perangkat lunak telah selesai melewati tahapan pengujian sistem
dan instalasi program, maka sistem tersebut telah siap utnuk digunakan. Namun utnuk dapat beroperasi sesuai dengan rencana, maka perlu dilakukan tahap pengenalan terhadap perangkat lunak yang baru pada pegawai atau user yang berada di SMP Muhammadiyah Ngemplak dengan cara melakukan pengkajian dan pelatihan tentang instalasi software dan hardware serta cara kerja sistem yang baru. a. Pengetesan Program Terdapat 3 kesalahan yang mungkin terjadi, meliputi: 1)
Kesalahan Bahasa Pemrograman (Syntax Error) Kesalahan ini terjadi jika penulisan kode program tidak sesuai dengan prosedur penulisannya.
2)
Kesalahn sewaktu Proses (Run Time Error) Kesalahan ini terjadi pada saat executable program dijalankan. Kesalahan ini menyebabkan program berhenti sesaat sebelum selesai pada saatnya.
3)
Kesalahan Logika (Logical Error) Merupakan kesalahan yang berasal dari logika program dibuat. Bentuk kesalahan tersebut jika tidak disadari akan menyesatkan jika digunakan.
b. Hasil Program 1)
Login Pada saat pertama kali program dibuka maka akan muncul sebuah form login. Dimana form ini merupakan syarat untuk dapat memanfaatkan program secara keseluruhan. Tampilan dari jendela login adalah sebagai berikut:
Gambar 4.5 Tampilan Login
2) Tampilan Menu Utama
Gambar 4.6 Tampilan Menu Utama
3) Tampilan Menu Pop Up
Gambar 4.7 Tampilan Menu Pop Up
3) Tampilan Menu Cetak Laporan Data Calon Siswa Menu cetak laporan berfungsi untuk mencetak laporan data calon siswa.
Gambar 4.8 Tampilan Laporan Data Calon Siswa
5. Kesimpulan Untuk membantu mengefisienkan kinerja panitia Penerimaan Siswa Baru pada SMP Muhammadiyah Ngemplak dalam mengelola pengolahan data siswa baru, maka penulis mencoba memberikan solusi yaitu dengan merancang dan membangun program penerimaan siswa baru dengan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 untuk perancangan sistem, Microsoft SQL Server 2000 untuk pengolahan database pada sistem dan Crystal Reports 8.5 untuk pembuatan laporan. Berikut adalah manfaat dari sistem tersebut: 1. Dapat mengefisienkan kinerja panitia PSB untuk melakukan pengolahan data siswa baru. 2. Menghemat penggunaan waktu dan tenaga untuk pengolahan data. 3. Meminimalkan resiko kehilangan data atau informasi. Hal ini bermanfaat untuk meningkatkan pemakaian teknologi komputer dalam pengolahan data pada saat penerimaan siswa baru karena sistem lama yang berlaku di SMP Muhammadiyah Ngemplak masih manual dan memerlukan waktu serta tempat yang banyak untuk penyimpanan data. Namun keberhasilan dari sistem ini tergantung dari desain, fasilitas, kemudahan penggunaan aplikasi serta kepuasan pengguna dalam hal ini pengguna adalah panitia penerimaan siswa baru.
DAFTAR PUSTAKA
Arif, M.Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact SQL dengan Microsoft SQL server 2000. Yogyakarta: ANDI. Kurniadi, Adi. 1999. Pemrograman Microsoft Visual Basic 6. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. M.Kom, Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: ANDI. Sismoro, Heri. 2005. Pengantar Logika Informatika, Algoritma dan Pemrograman Komputer. Yogyakarta: ANDI. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: ANDI.
