ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN MAHASISWA BARU PADA ISI YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Sumantri 09.22.1115
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2013
ANALYSISANDDESIGN OFINFORMATION SYSTEM ADMISSIONS AT ISI YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN MAHASISWA BARU PADA ISI YOGYAKARTA ABSTRACT Sumantri Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA Selectionof new admissionsat theBAAKPSIISI Yogyakarta not usedin the processingof informationtechnology, media usedmany still usepapermolds, so toprocess ittakestime, effortandcost is not small. Tobe able toprocess the datavery wellandreally neededadata processing applicationsso thatprospective studentsandreportthe requiredinformationcan bepresentedquicklyand accurately. The method usedinthisresearchis the development ofthe system, collect data, observationandevaluation ofthe current system, is expected todraw upaninformation system,whichfunctionedtohelpprocess datafor prospective students atISIYogyakarta, so as toreduce themistakesinthe dataprocessing requires. Ofthe researchisthe acceptance of thenew studentinformationsystemthatisable toprovide conveniencein data processingprospective students, thereby acceleratingin termsof dataandinformationmenyadjikanmahsiswacandidate.
Keywords: InformationSystems, New Student.
1.
Pendahuluan Kemajuan ilmu teknologi yang berkembang dengan cepat dan semakin marak
diseluruh dunia, memungkinkan masyarakat dunia untuk menikmati berbagai kemudahan yang dihasilkan oleh teknologi. Teknologi sangat berperan guna menunjang aktifitas kehidupan sehari-hari, baik dalam dunia pendidikan, pemerintah, bisnis, hiburan dan lain sebagainya. Salah satu contoh perkembangan teknologi adalah komputer. Saat ini komputer hampir dijumpai disetiap kantor pemerintah, perusahaan, sekolah, bahkan perorangan. Perkembangan teknologi yang begitu pesat khususnya dibidang perangkat lunak, membuat komputer menjadi semakin user friendly dan telah menjadikan suatu kebutuhan bagi kalangan tertentu, misalnya kalangan akademisi. Dalam melakukan pekerjaan mereka sangat tergantung pada komputer. Komputer sebagai alat bantu manusia memiliki kelebihan diantaranya kecepatan (misalnya dapat menelusuri data yang sedemikian banyak dan rumit dengan cepat), keakuratan, serta efisiensi pengolahan data dibandingkan dengan sistem manual. Selain itu komputer juga dapat menyimpan banyak memori dalam bentuk file-file tertentu dengan aman. Bahkan bila kita akan membuka suatu data yang pernah kita simpan kita tinggal membuka filenya. Komputer merupakan alat pengolahan data yang tepat dengan akses yang cepat dan teliti dibanding dengan akses kerja manusia. Selama ini proses kegiatan pengolahan data calon mahasiswa pada ISI Yogyakarta masih dilakukan secara manual, yaitu dengan mengetik semua data calon mahasiswa yang meliputi nomor pendaftaran, biodata mahasiswa serta program studi pilihan secara manual. Sedangkan untuk menentukan calon mahasiswa yang akan diterima sebagai mahasiswa dengan cara dibuat rangking lalu dicetak bersarkan program studi bahkan bisa sampai ke minat utama dan instrument untuk program studi tertentu misalnya prodi seni musik. Cara manual yang demikian sangat menyulitkan pengambil keputusan dan kurang efektif, karena cara kerjanya akan sangat lambat dan waktu yang dibutuhkan sangat terbatas 2.
Landasan Teori
2.1
Pengertian Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sebuah sistem,
yaitu sistem yang lebih menekankan pada Prosedur dan Elemen/Komponen. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur didefiniskan sebagai sebagai berikut: Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Pendekatan sistem merupakan jaringan kerja dari prosedur yang menekankan urut-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur didefinisikan oleh Richard F. Neuschel sebagai berikut : Suatu Prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. Lebih lanjut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut: Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahaan instruksi yang mengerjakan apa(what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakan.
Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponen didefinisikan sebagai berikut : βSistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentuβ. 2.2
Pengertian Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya. Sumber
dari
informasi
adalah
data.
Data
adalah
kenyataan
yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.
2.3
Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manjerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Pengertian sistem informasi secara umum adalah pengelola seluruh sumber daya yang terdapat pada sistem komputer dan menyediakan sekumpulan layanan (system calls) ke pemakai sehingga memudahkan dan menyamankan penggunaan serta pemanfaatan sumber daya sistem komputer.
3.
Analisis
3.1
Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja,
informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Untuk lebih jelasnya lagi mengenai PIECES, di bawah ini akan dijelaskan mengenai pengertian dari masing β masing komponen PIECES. 1. Analisis Kinerja Sistem ( Performance ) Kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time). 2. Analisis Informasi ( Information ) Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen dan user dapat melakukan langkah selanjutnya. Apabila kemampuan sistem informasi baik, maka user akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan. 3. Analisis Ekonomi ( Economy ) Pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi. Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. Saat ini banyak perusahaan dan manajemen mulai menerapkan paperless system (meminimalkan penggunaan kertas) dalam rangka penghematan. 4. Analisis Pengendalian ( Control ) Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses. 5. Analisis Efisiensi ( Efficiency ) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sistem tersebut dapat digunakan secara optimal. Operasi pada suatu perusahaan dikatakan efisien atau tidak biasanya didasarkan pada tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan. 6. Analisis Pelayanan ( Service ) Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen, user dan bagian lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi. 3.2.
Analisis Kebutuhan Sistem Kebutuhan teknologi merupakan kebutuhan perangkat lunak yang menyangkut
aspek unjuk kerja (performance) yang harus dipenuhi oleh perangkat lunak yang
dikembangkan Kebutuhan teknologi juga merupakan tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi ; 1. Perangkat Keras (hardware) Perangkat keras yang dibutuhkan sebagai sarana penunjang pengelolaan data penerimaan mahasiswa baru berupa seperangkat personal computer. 2. Perangkat Lunak (software) Perangkat lunak dapat berupa sekumpulan perintah yang disusun secara logis dengan
bahasa
pemrograman
yang
dimengerti
oleh
komputer,
sehingga
mengahasilkan keluaran sesuai dengan yang diinginkan. 3. Sumber Daya Manusia (brainware) Faktor yang tak kalah penting dalam pengembangan suatu sistem adlah perangkat manusia, oleh sebab itu diperlukan sumbar daya manusia yang benar-benar mengerti dan paham tentang komputer serta dapat mengoperasikan program aplikasi tersebut. 3.3.
Analisis Kelayakan Analisis Kelayakan merupakan proses yang menganalisis permasalahan yang
telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Tujuan dari analisis ini adalah menguji apakah sistem yang baru yang layak akan diterapkan sebagai pengembangan sistem yang lama layak dipakai atau tidak. Analisis kelayakan sistem memiliki beberapa segi antara lain : 1. Kelayakan Teknis Eknologi yang digunakan di dalam sistem ini harus tersedia di pasaran. Bila teknologi ini tidak tersedia maka dicari alternatif lain. Selain itu jika teknologi yang akan digunakan rumit, nanti akan timbul permasalahan dalam tahap implementasi dan operasi. 2. Kelayakan Ekonomi Pengembangan sistem informasi membutuhkan suatu investasi, investasi berarti dikeluarkannya sumber daya untuk mendapatkan manfaat di masa yang akan datang. Sebelum sistem informasi dikembangkan perlu dilakukan studi kelayakan ekonomi. Uji kuantitatif kelayakan biaya dan manfaat a. Payback Periods (PP) Metode ini digunakan untuk menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk. Adapun Rumus yang digunakan adalah sebagai berikut : Procced (total manfaat β total biaya) b. Return On Investment (ROI) Metode pengembalian informasi digunakan untuk mengukur prosentase manfaat
yang dihasilkan proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Adapun Rumus yang digunakan adalah sebagai berikut : π
ππΌ =
πππ‘πππππππππ‘ β πππ‘ππππππ¦π π100% πππ‘ππππππ¦π
c. Net Present Value Metode ini merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Adapun Rumus yang digunakan adalah sebagai berikut : NPV = β πππππ ππππ¦ππ +
πππππππ 1 πππππππ 2 πππππππ π + +β― 1 2 1+π 1+π 1+π π
3. Kelayakan Operasional Kelayakan operasional proyek pengembangan sistem informasi yang baru adalah layak dilakukan dengan melihat kemampuan personil atau sumber daya yang ada untuk menjalankan sistem yang baru, baik kemampuan sistem untuk menghasilkan informasi dan kemampuan pengendali operasi dari sistem sehingga akan lebih efisien. 4. Kelayakan Hukum Perangkat lunak sistem dinyatakan layak dari segi hukum, karena rancangan sistem yang diajukan tidak melanggar hukum, sehingga pengembangan sistem informasi yang baru ini layak untuk dikembangkan. Selain itu semua perangkat yang terlibat dalam pengembangan sistem ini diproleh secara resmi atau legal dan tidak melanggar hukum. 4.
Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1
Implemantasi Sistem Setelah sistem dianalisis dan didesain secara terinci, kemudian teknologi
diseleksi dan dipilih barulah sistem diimplementasikan atau diterapkan. Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tujuan dari tahap implementasi adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengkaji mengenai rangkaian sistem, baik software maupun hardware dalam bentuk sistem informasi terpusat (integrated information system) 2. Untuk melakukan uji coba mengenai perangkat lunak sistem (software maupun perangkat keras (hardware) sebagai sarana pengolah data sekaligus penyaji informasi yang dibutuhkan. 3. Untuk melakukan penerapan serta peralihan sistem yang lama ke sistem baru, sebagai keputusan terakhir di dalam tahap pembangunan / pengembangan sistem. 4.2
Pengetesan Program Sebelum program diterapkan, maka program harus di test untuk membebaskan
dahulu dari kesalahan-kesalahan dari program secara menyeluruh. Kesalahan dari
program yang mungkin terjadi dapat dibagai dalam tiga bentuk kesalahan yaitu : 1. Kesalahan bahasa (languages errors) atau disebut dengan kesalahan penulisan (syntax error) atau kesalahan tata bahasa (grammatical errors) adalah error yang disebabkan oleh kesalahan menulis kode program. Misalnya salah menuliskan nama object, property atau methodnya. Kesalahan ini relatif mudah ditemukan diperbaiki, karena compiler akan memberitahukan letak dan sebab kesalahannya sewaktu program dikompilasi. 2. Kesalahan sewaktu proses (run-time errors) adalah kesalahan yang terjadi sewaktu executable program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya, karena kompiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan. 3. Kesalahan logika (logical errors) adalah error yang disebabkan oleh kesalahan logika programan. Program bisa berjalan dan bebas dari Syntax Error danRuntime Error, tetapi informasinya tidak sesuai dengan yang diharapkan. contoh dan pembahasan dari logical error dapat misalnya ada seorang calon mahasiswa yang tidak mengikuti ujian sehingga tidak mendapat niali tetapi calon mahasiswa dinyatakan lulus, hal ini bisa disebabkan kesalahan program atau validasi yang kurang menyebabkan user bisa memasukan sembarangan. Penangan kesalahan seperti ini haruslah ditangani dengan proses testing dan pengawasan selama ujicoba dan masa implementasi awal. Dimana setiap output yang dihasilkan dicek secara manual apakah semua sudah sesuai dengan hasil yang diinginkan. 4.3
Instalasi Program Program ini adalah program aplikasi hasil pengkodean yang merupakan sebuah
sistem baru yaitu Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru (Sipemaba) yang akan ditempatkan pada sistem komputer dengan cara instalasi menggunakan CD yang telah diisi dengan program aplikasi tersebut 4.4
Pengetesan System Pengetesan sistem (system testing) dilakukan untuk memeriksa kekompakan
antar komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan sistem perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan atau kelemahan-kelemahan yang mungkin masih terjadi.
4.5
Pemilihan dan Pelatihan Personil
1. Pemilihan personil. Pemilihan dan pelatihan personil dalam sistem informasi merupakan salah satu faktor yang perlu diperhatikan, karena keberhasilan dalam pelaksanaannya ditentukan oleh personil yang berada dalam sistem itu sendiri. Akan tetapi personil-personil yang terlibat harus diberi pengertian dan pengetahuan yang cukup tentang sistem informasi dan posisi serta tugas mereka, oleh karena itu perlu diadakan pemilihan personil. 2. Pelatihan personil Personil yang akan mengopersikan sistem yang baru perlu dilatih untuk hal-hal yang mereka belum pahami melalui pendekatan antara lain : a. Pelatihan procedural (procedural training) Pendekatan ini menyediakan kepada personil dengan prosedur-prosedur tertulis yang menjelaskan kegiatan masing-masing personil tersebut. b. Pelatihan tutorial (tutorial training) Pendekatan pelatihan ini ditujukan untuk personil secara tatap muka. Pendekatan ini baik untuk tugas-tugas yang rumit dan vital yang membutuhkan bimbinganbimbingan langsung. c. Latihan langsung di pekerjaan (on-the-job-training) Pendekatan pelatihan ini dilakukan dengan meletakkan personil langsung pada posisi pekerjaannya. Personil yang dilatih diberi penjelasan dan instruksi tentang apa yang harus dikerjakannya dan bagaimana harus mengerjakannya yang langsung dipraktekkan pada situasi kerja sebenarnya. 4.6
Konversi Sistem Konversi sistem merupakan tahap untuk meletakkan sistem baru supaya siap untuk dioperasikan. Ada beberapa pendekatan untuk melakukan konversi sistem salah satunya adalah pendekatan konversi paralel (parallel conversion) dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama suatu periode waktu yang tertentu. Kedua sistem ini dioperasikan bersama-sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum yang lama dihentikan. Kebaikan dari pendekatan ini adalah menyediakan proteksi yang tinggi kepada organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru. Jika sistem yang baru gagal, sistem yang lama masih tetap beroperasi. Kelemahan dari pendekatan ini adalah terletak pada biaya yang harus dikeluarkan. Untuk biaya operasi dua buah sistem dibutuhkan biaya yang sangat besar. Pada waktu kedua sistem beroperasi
secara bersama-sama, maka hasil dari sistem baru dapat dibandingkan dengan hasil dari sistem yang lama untuk menilai apakah sistem yang baru telah beroperasi dengan benar. Setelah instansi mengetahui sistem baru dapat diandalkan, maka sistem yang lama dihentikan dengan memilih titik perhentian yang paling tepat, misalnya pada akhir periode-periode fiskal. 5.
Kesimpulan
5.1
Kesimpulan Setelah melalui pembuatan perancangan sistem dan pengimplementasian
program, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan membuat sebuah software sistem informasi terkomputerisasi berbasis database mampu mengolah dan menyediakan data calon mahasiswa baru secara akurat dan tepat waktu dan relevan sehingga menghasilkan informasi yang berkualitas. 2. Aplikasi harus dibuat dengan desain GUI ((graphical user interface) yaitu pemrograman yang menggunakan tampilan grafik sebagai alat komunikasi dengan pemakainya untuk dapat memenuhi syarat kemudahan operasional software. 3. Masih diperlukan pengembangan software ini untuk benar-benar memenuhi kebutuhan aplikasi yang diinginkan. 5.2
Saran Saran yang penulis berikan dalam pengembangan sistem manual menuju sistem
komputer adalah sebagai berikut : 1. Dengan menggunakan sistem komputer semua dapat dikerjakan dengan waktu yang relatif singkat, tetapi perawatan komputer juga harus diperhatikan. 2. Sistem yang sedang berjalan ini juga dilengkapi dengan sistem backup data, tetapi sebaiknya juga melakukan pendokumentasian secara manual, karena untuk menghindari beberapa hal yang tidak diinginkan seperti berikut ini; a. Media penyimpanan (hardisk) mengalami kerusakan atau komputer dicuri. b. Terjadi kebakaran atau musibah yang lain.. c. Software ini sudah mampu menggantikan sistem manual dan mengganti dengan sistem komputerisasi untuk pengolahan datanya
DAFTAR PUSTAKA
Kusrini, 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta. Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Andi Offset, Yogyakarta. Jogiyanto, HM. 1989. Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta.
Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2005 Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogyakarta. Utama,
Budi
Sutejo Dharma.
2002.
Informasi,Andi Offset, Yogyakarta.
Perencanaan dan Pembangunan
Sistem
