SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENERIMAAN SISWA BARU di SMP 2 WATUMALANG
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Swastika Clara Sabrin 10.12.4749 Kepada JURUSAN SISTEM INFROMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM OF NEW STUDENTS IN SMP 2 WATUMALANG
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENERIMAAN SISWA BARU di SMP 2 WATUMALANG Swastika Clara Sabrin Krisnawati Jurusan Sistem Informasi STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In the modern era this little by little of the needs will is increasing. Utilization of internet technology growing broad one of them for the instasi education. Internet technology is due to used to introduce or promoting profile instasi online can also developed for the media registration the students new students online. SMP N 2 Watumalang is one institution are moving in the fields of education and academic. SMP N 2 watumalang need design software that inadequate in managing and runs everything activity school. One is information system management new admissions that there is as yet computerized and well integrated, so that still has many deficient in fulfill the school especially in handling new admissions. As for the methods that we use in our research are using PHP and jQuery to make the website look more attractive, Adobe Dreamwaever as web editor, XXAMPP as a web server and MySQL database data storage media as soon as the Mozilla Firefox web browser. Keywords : New Student Admission, registration, information systems, websites.
1. Pendahuluan Pada era modern ini sedikit demi sedikit kebutuhan manusia akan semakin bertambah. Salah satu cara yang dilakukan untuk mendapatkan informasi adalah dengan memanfaatkan informasi adalah dengan memanfaatkan fasilitas internet. Dengan internet kita dapat dengan mudah memperoleh informasi serta dapat menghemat ruang dan waktu. Internet merupakan salah satu media elektronik yang memberi kemudahan informasi dalam melaksanakan aktivitas-aktivas bisnis, perniagaan, pendidikan dan aktivitas lainnya. Pemanfaatan teknologi internet ini juga dimanfaatkan salah satunya bagi pihak
instasi
pendidikan.
Teknologi
internet
ini
selain
digunakan
untuk
memperkenalkan atau mempromosikan profil instasi secara online juga bisa dikembangkan untuk media pendaftaran siswa/mahasiswa baru secara online. Melalui web inilah, kita dapat mengetahui informasi yang lebih detail mengenai suatu perusahaan atau instansi tersebut. SMP N 2 Watumalang merupakan salah satu lembaga yang bergerak dibidang pendidikan dan akademik. SMP N 2 Watumalang sangat membutuhkan perancangan perangkat lunak yang memadai dalam mengelola dan menjalankan segala aktivitas sekolah. Salah satunya adalah system informasi manajemen penerimaan siswa baru yang sampai sekarang belum terkomputerisasi dan terintegrasi dengan baik, sehingga masih memiliki banyak kekurangan dalam memenuhi kebutuhan sekolah khususnya dalam menangani penerimaan siswa baru. Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan diantaranya dapat mempermudah guru-guru dalam mengoperasikan web tersebut dan menambah semangat admin/yang memiliki hak akses dalam mengupdate informasi intern maupun ekstern sekolah. Selain itu juga dapat mempermudah bagi para calon siswa yang akan mendaftar ke SMP N 2 Watumalang dalam mengakses informasi sekolah maupun melakukan pendaftaran.
2. Landasan teori 2.1 Sistem, Informasi dan Sistem Informasi 2.1.1
Sistem Kata sistem mempunyai beberapa pengertian tergantung dari sudut pa dang mana kata tersebut didefinisikan. Secara garis besar ada 1
beberapa kelompok pendekatan, yaitu : 1.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen-elemen atau kelompoknya, yang dalam hal ini sistem itu didefinisikan sebagai “suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu aturan tertentu”.
2.
Pendekatan sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur, yang lebih menekankan urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neushl sebagai “urutan operasi kerja (tulis-menulis), yang biasanya melibatkan beberapa orang di dalam datu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi bisnis yang terjadi”.
2.1.2
Informasi Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai 2
bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya . Informasi haruslah memiliki kualitas-kualitas tertentu. Karakteristik 3
informasi yang berkualitas diantaranya adalah sebagai berikut : 1.
Relevan, yaitu informasi yang disajikan sebaiknya terkait dengan keputusan yang akan diambil oleh pengguna informasi.
2.
Akurat, yaitu adanya kecocokan antara informasi dengan kejadian atau obyek yang diwakilinya.
1
2 3
Kusrini & Koniyo, Andri. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Andi Offset Hal 5. Ibid. Hal 7. Kusrini. 2007. Konsep Dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta : Andi Offset. Hal 5.
3.
Lengkap, yaitu merupakan derajat sampai seberapa jauh informasi menyertakan kejadian atau obyek yang berhubungan.
4.
Tepat waktu, yaitu informasi sampai ke pengguna tidak terlambat karena informasi yang terlambat tidak dapat membantu pengguna dalam mengambil keputusan.
5.
Dapat dipahami, yaitu dalam penyajian dan bahasa yang digunakan dapat dimengerti pengguna sehingga pengguna lebih mudah mengambil keputusan.
6.
Dapat dibandingkan, yaitu pengguna dapat memungkinkan untuk mengidentifikasi persamaan dan perbedaan antara suatu obyek atau kejadian yang mirip.
2.1.3
Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Laitch dan K. Roscoe Bavis
adalah
“suatu
sistem
di
dalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Definisi umum sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk 4
menghadilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan .
2.2 Database MySQL MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan mengirimkan datannya dengan cepat dan bisa dijalankan pada sistem operasi windows maupun linux. MySQL adalah database manajemen sistem (DBMS). DBMS merupakan salahsatu sistem dalam mengakses database yang menggunakna bahasa SQL, MYSQL merupakan software open source artinya memungkinkan untuk semua orang untuk menggunkana dan memodifikasi software.
4
Kusrini & Koniyo, Andri. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Andi Offset Hal 8.
2.3 Definisi Internet Menurut Yuhefizar (2008, hal. 2), internet adalah rangkaian hubungan jaringan komputer yang dapat diakses secara umum di seluruh dunia, yang mengirimkan data dalam bentuk paket data berdasarkan standar Internet Protocol (IP). Lebih dalam lagi, Internet adalah kumpulan jaringan dari jaringan-jaringan komputer dunia yang terdiri dari jutaan unit-unit kecil, seperti jaringan pendidikan, jaringan bisnis, jaringan pemerintahan dan lain-lain, yang secara bersama menyediakan layanan informasi seperti e-mail, online chat, transfer file dan saling keterhubungan (linked) antara satu halaman web dengan sumber halaman web lainnya.
2.4 HTML (Hiper Text Markup Language) HTML (Hiper Text Markup Language) adalah salah satu format yang 5
digunakan dalam dokumen dan aplikasi yang berjalan di web . HTTP (Hipertext Transfer Protocol) merupakan protokol yang digunakan untuk mentransfer data antara web server ke web browser. Protokol ini mentransfer dokumen-dokumen web yang ditulis atau berformat HTML (Hipertext Makup Language). Dikatakan markup language
karena HTML berfungsi untuk memformat file dokumen teks
biasa untuk bisa ditampilkan dalam web browser dengan bantuan tanda-tanda yang sudah ditentukan.
2.5 PHP (Pre Hypertext Processor) PHP merupakan salah satu bahasa pemprograman berbasis web yang memiliki kemampuan untuk memproses data dinamis. PHP dikatakan sebagai sebuah server-side embedded script language artinya sintaks-sintaks dan perintah yang kita berikan akan sepenuhnya dijalakan oleh server tetapi disertakan pada halaman HTML biasa. Aplikas-aplikasi yang dibangun oleh PHP pada umumnya akan memberikan hasil pada web browser, tetapi prosesnya secara keseluruhan dijalankan di server.
2.6 CSS (Client Side Scripting) CSS
atau
Cascading
Style
Sheets
adalah
suatu
fasilitas
untuk
mempermudah pemeliharaan sebuah halaman web, dengan menggunakan css 5
Bimo Sunarfrihantono, ST, PHP dan MySQL untuk Web, Andi Yogyakarta, 2002
sebuah halaman web dapat diubah tampilanya tanpa harus mengubah dokumen HTML-nya.
2.7 Adobe Dreamweaver CS3 Adobe Dreamweaver CS3 adalah aplikasi pembuat dan pengolah halaman web yang sangat populer sekarang ini. Penggunaannya lebih banyak dibandingkan aplikasi sejenis lainnya. Kelebihan Dreamweaver yang banyak disukai orang adalah fiturnya yang banyak, mudah dipakai, dan tersedianya kemampuan berkolaburasi dengan software pendukung lain buatan Adobe System. Adobe Dreamweaver CS3 dirilis pada tahun 2007.
2.8 Adobe Photoshop Adobe Photoshop merupakan software pengolah gambar (digital imaging) yang banyak digunakan dan memberikan kontribusi besar bagi dunia cetak dan 6
digital . Sampai saat ini versi Adobe Photoshop CS5, dukungan plug-in dari berbagai sumber pun banyak tersedia, mulai yang gratis maupun bayar, menjadikan Adobe Photoshop sebagai standar pengolah gambar kelas dunia. Photoshop mendukung banyak format file seperti, Photoshop Document (.psd), Bitmap Image (.bmp), Join Photographic Experts Group (.jpg), Graphics Interchange Format (.gif), Portable Network Graphic (.png). 3.
Analisis Untuk mengidentifikasi masalah pada pembuatan website SMP 2 Watumalang yaitu dengan menggunakan metode Analisis PIECES (Perfomance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services). Dari analisis ini biasanya didapat beberapa masalah dan akhirnya dapat ditemukan masalah utamanya. Hal ini penting karena biasanya yang muncul dipermukaan biasanya bukan masalah utama, tetapi hanya gejala-gejala masalah atau masalah yang bukan utama.
3.1 Analisis Kinerja (Perfomance) Kinerja dapat diukur dari troughput dan response time. Troughput adalah jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada saat tertentu. Jadi, ini berhubungan dengan seberapa maksimal pekerjaan yang dapat dilakukan oleh pegawai ketika
6
Komputer, Wahana. Teknik Mengolah Foto Digital dengan Adobe Photoshop CS 3.Jakarta. PT Elex Media Komputindo
data kesiswaan SMP N 2 Watumalang pada waktu tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang terrunda diantara diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.
3.2 Analisis Informasi (Information) Analisis informasi bertujuan untuk menganalisis kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang berkualitas. Kualitas suatu sistem informasi tergantung dari tuga hal, yaitu akurat, tepat waktu dan relevan. Informasi yang ada di SMP 2 Watumalang masih membutuhkan peningkatan kualitas informasi dan kecepatan penyampaian informasi.
3.3 Analisis Ekonomi (Economic) Dari segi ekonomi sistem penerimaan siswa baru di SMP N 2 Watumalang masih memerlukan perubahan untuk meminimalkan biaya yang dikeluarkan sehingga menjadi lebih ekonomis. Sistem baru yang akan digunakan oleh SMP N 2 Watumalang diharapkan dapat meminimalkan pengeluaran sehingga pengeluaran bisa ditekan. 3.4 Analisis Pengendalian (Control) Peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang terjadi
3.5 Analisis Efisiensi (Efficiency) Bagaimana sumber daya manusia yang ada dapat digunakan seminimal mungkin sehingga tidak terjadi pemborosan. Tidak dapat dipungkiri lagi kalau tingkat ketelitian manusia cukup terbatas.
3.6 Analisis Pelayanan (Services) Peningkatan pelayanan yang lebih baik di SMP N 2 Watumalang dimaksudkan untuk memberikan pelayanan yang terbaik serta meningkatkan kepuasan kerja pegawai. Upaya peningkatan pelayanan tersebut dapat dilakukan melalui perbaikan dalam proses pengolahan data kesiswaan.
4. Hasil dan Pembahasan 4.1 Implementasi Sistem Implementasi sistem (Implementation System) merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem rancangan yang telah ditentukan. 4.1.1
Halaman Admin
4.1.2
Halaman Home User
sesuai dengan
4.1.3
Halaman Home Admin
4.1.4
Halaman PSB
4.2 Pengujian Sistem 4.2.1
Pengujian Black Box Terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan yang disebutkan dalam spesifikasi. Pada black box testing, cara pengujiannya hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit tersebut sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Jika ada unit yang sesuai outputnya maka untuk menyelesaikannya, diteruskan pada pengujian kedua, yaitu white box testing.
Tabel 4.1 Pengujian sistem Data Masukan
Yang di Harapkan
Pengamatan
Kesimpulan
Home
Menampilkan menu
Menu utama
Diterima
utama
berhasil ditampilkan
User name dan
Menampilkan menu
Menu utama
password jika
utama
berhasil
benar
Diterima
ditampilkan
User name dan
Menampilkan pesan
Pesan kesalahan
password jika
kesalahan
berhasil ditampilkan
Login user
Menampilkan pesan
Kesalahan Input :
benar tapi
Username dan
Username atau
password salah
Password salah
password salah
Dapat menampilkan
Menu polling
hasil polling yang
berhasil ditampilkan
Diterima
salah Diterima
atau Login user salah tapi password benar Polling
Diterima
dinputkan Berita
Dapat menampilkan
Menu berita berhasil
hasil berita yang
ditampilkan
Diterima
dinputkan Profil
Dapat menampilkan
Menu profil berhasil
menu profil yang
ditampilkan
Diterima
berisikan visi misi sekolah Struktur
Dapat menampilakn
Menu struktur
Organisasi
menu struktur
organisasi berhasil
organisasi sekolah
ditampilkan
Diterima
PSB
Dapat menampilkan
Menu PSB berhasil
menu PSB yang
ditampilkan
Diterima
berisikan tentang panduan, syarat, jumlah telah daftar, hasil seleksi Penambahan
Penambahan data
Penambahan data
data calon siswa
calon siswa dapat
siswa berhasil
dilakukan
dilakukan
Penghapusan
Penghapusan data
Data calon siswa
data calon siswa
calon siswa dapat
berhasil dihapus
Diterima
Diterima
dilakukan Buku Tamu
Dapat menampilkan
Menu buku tamu
halaman buku tamu
berhasil
untuk pengisian
ditampilkan
Diterima
komentar Gallery
Dapat menampilkan
Menu gallery
gallery foto tentang
berhasil
sekolah
ditampilkan
Sarana
Dapat menampilkan
Menu sarana
Prasarana
lain-lain yang berisikan
prasana berhasil
tentang ekstrakulikuler
ditampilkan
Diterima
Diterima
sekolah 4.2.2
Pengujian White Box White Box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program, variable, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang. Contoh uji white box adalah testing login. Uji coba dinyatakan berhasil apabila fungsi-fungsi pada perangkat lunak sesuai dengan yang diharapkan pemakai.
4.3 Pemeliharaan Sistem Maksud dan tujuan dari proses pemeliharaan sistem ini adalah untuk mencegah, memperbaiki, menjaga dan mengoreksi kesalahan-kesalahan yang sengaja maupun tidak sengaja agar sistem tetap berjalan serta tepat guna sebagaimana mestinya. Ada beberapa hal yang perlu di perhatikan dalam pemeliharaan system yaitu: 1.
Dari Segi implementasi sistem harus di lihat kembali apakah sudah sesuai dengan rancangan yang telah disusun sebelumnya, dan apakah telah mampu menghasilkan informasi-informasi yang di butuhkan pemakai. Jika belum maka mengoreksi atau memperbaiki program hingga sesuai hingga dengan kebutuhan.
2.
Kemudian dengan melakukan backup data secara rutin, karena sistem website masih dalam skala kecil, waktu untuk melakukan backup data dapat dilakukan misalnya 1 atau 2 bulan sekali.
3.
Dari segi inovasi sistem dapat dilakukan pada tampilan, penambahan fitur website dan keamanan sistem.
5. Kesimpulan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web merupakan salah satu solusi yang tepat bagi SMP N 2 Watumalang. Peneliti dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1.
Memudahkan pegawai dalam pengaksesan sistem pendaftaran yang selama ini sering mengalami hambatan dalam melihat dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan para calon siswa baru sehingga memakan waktu dan biaya.
2.
Memberikan informasi yang lengkap dan akurat tentang SMP N 2 Watumalang mulai dari profil sekolah, guru, agenda kegiatan bahkan jenis-jenis ekstrakuliler.
3.
Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web SMP N 2 Watumalang menggunakan program php mysql, karena program ini dapat membangun sebuah database yang saling berinteraksi satu sama lain dan penggunaan program ini tidak terlalu sulit dalam pembuatan design web. Dengan demikian pendaftaran siswa baru menjadi lebih mudah dan efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset.
Darma, Jarot S. Shenia A. 2009. Buku Pintar Menguasai Internet. Media kita. Jakarta.
Fathansyah,Ir. 2002.Basis Data.Informatika : Bandung.
Hartini.
2007.
Analisis
Dengan
Diagram
unsri.ac.id/dosen/hartini/materi/VIII
Aliran
Data
DFD.pdf.didownload
(DFD).http://www.ilkom. pada
tanggal
19
September 2009.
Kadir, Abdul. 2008. Dasar Pemprograman Web Dinamis Menggunakan PHP (Revisi). Yogyakarta: Andi Offset.
Komputer,
Wahana.
Panduan
Belajar
MySQL
Database
Server.
MediaKita.
Jakarta.
Kusrini & Koniyo, Andri. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Andi Offset.
Kusrini. 2007. Konsep Dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta : Andi Offset.
Syafrizal, Melwin. 2005. Pengantar Jaringan Komputer. Yogyakarta: Andi Offset.
Tim
LPK
Wahana
Semarang.
2002.
Panduan
Berbasis ASP. Andi Offset. Yogyakarta.
Aplikatif
Pengembangan
Web
