PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN BERBASIS WEB PADA SEKOLAH DASAR MUHAMMADIYAH KEDUNGPOH GUNUNGKIDUL
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Nanung Apriyanto 10.12.4431
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
DESIGN OF WEB BASED FINANCIAL INFORMATION SYSTEM AT ELEMENTARY SCHOOL MUHAMMADIYAH KEDUNGPOH GUNUNGKIDUL PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN BERBASIS WEB PADA SEKOLAH DASAR MUHAMMADIYAH KEDUNGPOH GUNUNGKIDUL
Nanung Apriyanto Krisnawati ________________________________ Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT In this globalization era where advances in information technology and communication (ICT ) is growing rapidly and the use of IT in education has become the norm. As well as Elementary School Muhammadiyah Kedungpoh, information systems have an important role in an educational institutions to help the effectiveness and performance. This system designed is intended to process financial data. The main purpose of making financial information system is for processing financial data can quickly and accurately, because manual system still used cause some problems, such as does not produce 100% accurate data and data processing system of financial administration manual also requires a long time. Based on the analysis of the problem the authors try to design a financial information system that is expected to support the reporting of financial data so that reports generated more quickly and accurately. The system was implemented using the PHP programming and MySQL database. Keywords : financial, data processing, information system, information
1.
Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi sampai dengan saat ini telah mencapai perkembangan yang sangat pesat, sehingga menyebabkan meningkatnya penggunaan sistem informasi itu sendiri. Penggunaan sistem informasi banyak ditemui di instansiinstansi, tidak hanya pada instansi-instansi besar saja namun telah menyebar ke perkantoran, sekolah-sekolah, bahkan sekarang telah banyak masyarakat awam yang telah memanfaatkan sistem informasi ini sebagai alat yang dapat membantu dalam pekerjaan mereka sehari-hari. Begitu juga dengan SD. Muhammadiyah Kedungpoh Gunungkidul juga membutuhkan sistem informasi tersebut untuk mengelola laporan keuangannya seperti Laporan Dana Operasional Sekolah (BOS), Laporan Dana Operasional Sekolah Masyarakat (BOSMAS) serta pengelolaan Dana yang diperoleh dari Iuran Orang Tua Siswa. BOS adalah program pemerintah yang pada dasarnya adalah untuk penyediaan pendanaan biaya operasi nonpersonalia bagi satuan pendidikan dasar sebagai pelaksana program wajib belajar. BOSMAS sendiri hampir sama dengan BOS perbedaannya BOSMAS berasal dari Pemerintah Daerah sedangkan BOS berasal dari Pemerintah Pusat. Sebagai Pertanggung jawaban dana BOS dan BOSMAS sekolah diwajibkan membuat Pelaporan Pertanggung Jawaban kepada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten. Untuk dana BOS pelaporan dilakukan setiap Tiga bulan sekali sedangkan BOSMAS dilakukan setiap setahun sekali. Sistem informasi keuangan berbasis website ini merupakan salah satu solusi bagi SD. Muhammadiyah Kedungpoh Gunungkidul untuk membantu efektivitas dan kinerja sehingga kegiatan pengelolaan keuangan lembaga dapat teratasi dengan baik.
2. Landasan Teori
2.1. Konsep Dasar Sistem Rancangan
sistem
merupakan
langkah
awal
sebelum
dilaksanakan
penyelesaian terhadap suatu masalah yang ada maka, diperlukan suatu rancangan sistem yang dapat menggambarkan secara garis besar seluruh masalah yang akan dikomputerisasi.
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu1.
2.2. Konsep Dasar Informasi Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, begitu juga informasi di dalam sebuah organisasi sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya2.
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk
mencapai suatu tujuan yaitu
3
menghasilkan informasi .
2.4. Konsep Dasar Aplikasi Web Web adalah salah satu aplikasi yang berisikan dokumen-dokumen multimedia (teks, gambar, animasi, video) didalamnya yang menggunakan protokol HTTP (hypertext transfer protocol) dan untuk mengaksesnya menggunakan perangkat lunak yang disebut browser 4.
2.5. Konsep Pemodelan Sistem 1. Konsep Bagan Alir (Flowchart) Flowchart merupakan representasi secara grafik dari satu algoritma atau prosedur untuk menyelesaikan suatu masalah. Dengan menggunakan flowchart akan memudahkan melakukan pengecekan bagian-bagian yang terlupakan dalam analisis masalah. Flowchart juga berfungsi sebagai fasilitas untuk berkomunikasi antara pemrograman yang bekeja dalam tim suatu proyek5 .
1
Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Hal 2 Jogiyanto, HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis,(Yogyakarta:Andi Offset, 2005) hal. 8 3 Teguh Wahyono, Sistem Informasi, Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2004. Hal. 17 4 M.Rudyanto Arief, Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan Mysql (Yogyakarta:ANDI, 2011), Hal. 7. 5 Utami, Ema & Sukrisno, 10 Langkah Belajar Logika dan Algoritma, menggunakan Bahasa C dan C++ di GNU/Linux, Andi Offset. Yogyakarta, 2005. Hal 24. 2
2. Data Flow Diagram / DFD Data flow diagram adalah gambaran sistem secara logikal. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi file6. 2.6. Konsep Database Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan olehpara pengguna.
3. Analisis 3.1. Identifikasi Masalah 1. Pemanfaatan sumber daya komputer di SD Muhammadiyah Kedungpoh belum maksimal. 2. Penyusunan laporan keuangan sekolah masih kurang terjamin akurasi perhitungan dan efisiensi waktu. 3. Kinerja bendahara Sekolah didalam tugas pokoknya sebagai guru seringkali terganggu karena waktu tersita saat penyusunan laporan keuangan.
3.2. Analisis Kelemahan Sistem 1. Analisis Kinerja ( Performence ) No 1
Faktor
Sistem yang telah ada
Trough put atau
Dalam
banyaknya proses yang
perhitungan
selesai dikerjakan dalam
manual disetiap periodenya memerlukan
satu satuan waktu.
waktu yang lama. Pembuatan laporan
setiap
pembuatan
laporan
keuangan
ataupun secara
keuangan tersebut biasanya membutuhkan waktu kurang lebih 10 hari. 2
Response Time atau
Saat mencari data transaksi keuangan
waktu tanggap.
bendahara bisa menghabiskan waktu satu menit bahkan lebih karena data masih tersimpan dalam bentuk buku atau arsip.
6
Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi Offset. Yogyakarta, 2007. Hal 2
2. Analisis Infomasi ( Information ) No 1
Parameter Akurat
Sistem yang telah ada Seringkali
informasi
keuangan
tidak
dalam
akurat
laporan
akibat
dari
kesalahan perhitungan secara manual. 2
Ketepatan waktu
Ketika Kepala Sekolah hendak memeriksa transaksi
ataupun
laporan
keuangan,
bendahara tidak dapat memberikan secara langsung informasi berupa daftar transaksi ataupun laporan keuangan. Keterlambatan tersebut dapat terjadi karena diakibatkan pencarian data masih harus mencari dan membuka arsip. 3
Relevan
Ketidak
tepatan
dan
keterlambatan
pembuatan laporan membuat kualitas dari informasi
keuangan
tersebut
menurun.
Informasi data yang disajikanpun tidak tersusun dengan baik.
3. Analisis Ekonomi ( Economic ) No 1
Parameter Biaya dan Manfaat
Sistem yang telah ada Setiap jenis laporan dana memerlukan biaya penggajian terhadap pengelola dana. Hal tersebut sangat tidak efisien untuk biaya yang dikeluarkan karena seharusnya dengan sistem yang lebih baik bisa dikelola oleh satu orang saja.
4.
Analisis Pengendalian ( Control ) No 1
Parameter Hak akses
Sistem yang telah ada Sistem belum memiliki pembatasan hak akses yang jelas, data dapat dibuka oleh siapa saja.
2
Keamanan
Keamanan dokumen yang berupa arsip kurang aman sebab kertas atau buku yang dipakai mudah hilang
5. Analisis Efisiensi ( Efficiency ) No 1
Parameter
Sistem yang telah ada
Efisiensi (waktu, tenaga,
Sumber daya yang dibutuhkan lebih banyak
dan biaya)
dilihat dari waktu, tenaga dan biaya dalam membuat laporan keuangan.
6. Analisis Pelayanan ( Service ) No 1
Parameter Pelayanan
Sistem yang telah ada Pelayanan terhadap siswa yang melakukan
pembayaran
iuran
ingin
sekolah
pencatatannya masih kurang baik yaitu masih berupa buku.
3.3. Kebutuhan Fungsional Dalam analisis kebutuhan fungsional dibagi menurut pembagian level user dalam perancangan sistem ini hanya terdapat satu level user, yaitu administrator. Berikut adalah kebutuhan fungsional sistem yang dihasilkan dari analisis sebelumnya : 1. Kepala sekolah mempunyai hak akses untuk mengedit user. 2. Sistem Informasi Keuangan ini mampu mempermudah proses pengelolaan laporan ke dalam database dan mencatat setiap transaksi dana BOS, BOSMAS dan Iuran Orang Tua Siswa. 3. Sistem Informasi Keuangan ini dapat menghasilkan laporan sebagai berikut : a. Laporan Dana BOS dan BOSMAS, kedua jenis sumber dana tersebut dalam sistem ini keduanya dapat menghasilkan :
1) Laporan kas umum (Buku Kas Umum) Adalah Daftar seluruh transaksi baik bersifat tunai, giral maupun pajak. Dengan kata lain laporan ini didapat dari penggabungan data transaksi tunai, bank, dan pajak.
2) Laporan uang Tunai ( Buku Pembantu Kas Tunai ) Adalah Laporan khusus untuk transaksi yang bersifat Tunai.
3) Laporan Pajak ( Buku Pembantu Pajak) Adalah Laporan khusus untuk transaksi yang berkaitan dengan pajak.
4) Laporan uang Bank ( Buku Pembantu Bank )
Adalah laporan mengenai seluruh transaksi uang giral atau yang terjadi di rekening bank.
5) Laporan honor Guru ( Daftar Penerimaan Honorarium Guru, Tenaga Administrasi dan Penjaga Sekolah )
6) Laporan Honor Pembina ( Daftar penerimaan Honorarium Pembina Ekstrakulikuler )
7) Laporan Perjalanan Dinas ( Daftar penerimaan transport perjalanan dinas ) b. Laporan Dana Iuran Orang Tua Siswa 1)
Laporan Penggunaan dana iuran siswa
2)
Bukti Transaksi pembayaran untuk siswa yang telah melakukan setoran.
3.4. Desain Sistem Informasi Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan dan sistem informasi yang akan dibuat telah dinyatakan layak untuk diterapkan, maka langkah selanjutnya adalah tahap perancangan sistem. 1. Flowcart System Flowchart sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam sistem
Flowcart Sistem
2. DFD (Data Flow Diagram)
3.
Perancangan Basis Data Perancangan basis data digunakan untuk menentukan entitas, atribut (field), serta relasi yang terjadi diantara masing-masing entitas hingga membentuk sistem basis data yang normal.
4. Implementasi 1. Login Halaman index sistem informasi keuangan SD. Muhammadiyah Kedungpoh berupa halaman login. Halaman ini digunakan untuk masuk ke sistem dan membedakan level user beserta hak aksesnya. Pada web ini terdapat dua level yaitu level bedahara dan level Kepala sekolah.
2. Halaman Utama Halaman ini berupa menu pengelolaan dana baik pengelolaan dana BOS, BOSMAS, dan Iuran Siswa.
3. Halaman Menu BOS/BOSMAS untuk Bendahara Sekolah Pada halaman ini terdapat enam menu pengelolaan dana dimulai dari, menu transaksi tunai, transaksi bank, pajak, honor pembina ekstrakulikuler, honor guru dan biaya perjalanan dinas. Terdapat juga tujuh laporan yaitu Buku kas umum, Buku pembantu kas tunai, Buku pembantu bank, Buku pembantu pajak, Laporan honor guru, Laporan honor pembina ekstrakulikuler dan laporan biaya perjalanan dinas.
4. Halaman Olah data transaksi tunai BOS/BOSMAS Pada halaman ini terdapat form transaksi baru, edit transaksi, hapus, pencarian data transaksi tunai. Data yang dicatat adalah tanggal, uraian transaksi dan jumlah penerimaan ataupun pengeluaran.
5. Halaman Laporan Transaksi Umum ( Buku Kas Umum ) Laporan ini didapat dari penggabungan ketiga jenis transaksi yaitu transaksi tunai, bank dan pajak. Dalam laporan ini saldo telah dihitung disetiap transaksinya dan ditulis dalam kolom saldo.
6. Perawatan Sistem Maksud dan tujuan pemeliharaan sistem adalah untuk mencegah dan memperbaiki, menjaga dan mengoreksi kesalahan-kesalahan yang sengaja maupun tidak sengaja dan agar sistem tetap berjalan serta tepat guna sebagaimana mestinya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pemeliharaan sistem yaitu: 1. Menyiapkan backup data ataupun database dilakukan untuk mengantisipasi jika ada kesalahan yang tidak disengaja. 2. Pemeliharaan sistem meliputi pemeliharaan web seperti update isi, gambar, dan keterangan. 3. Adanya perawatan rutin untuk peragkat keras misalnya membersihkan dari debu. 4. Mengisntall antivirus komputer untuk mengantisipasi serangan virus yang bisa mengakibatkan kerusakan sistem 5. Menggunakan sistem dengan baik dan bijak oleh pengguna.
5.Penutup Berdasarkan hasil desain sistem yang disusun untuk pengelolaan keuangan sekolah dalam hal ini pengelolaan dana BOS, BOSMAS dan Iuran siswa
diambil
kesimpulan berikut: 1. Sistem yang disusun telah memenuhi kebutuhan desain sistem berdasarkan perancangan yang disesuaikan dengan kebutuhan instansi sehingga hasil desain sistem telah mampu memberikan kemudahan proses pengolahan data, sehingga instansi dapat melakukan pengelolaan dana secara akurat, efektif, dan efisien sesuai dengan mekanisme proses pengolahan data, pengelompokan pengerjaan beserta rinciannya, serta pembuatan laporan. 2. Aplikasi pergantian user dan pembatasan akses dengan menyesuaikan level user sehingga keamanan bagi data yang dikelola data lebih terjamin. 3. Proses Pelaporan Laporan keuangan menjadi lebih sepat dan akurat.
DAFTAR PUSTAKA
Abas Ali Pangera, M.Kom/Dony Ariyus. 2005. Sistem Operasi. Yogyakarta:Andi Offset Abdul Kadir. 2010. Mudah Mempelajari Database MySQL. Yogyakarta:Andi Offset Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Organisasi: Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta:Andi Offset Arief, M. Rudyanto. 2011. Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta:Andi Offset Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset Rangga Andriyanto, 2004, Membuat Website Menggunakan Mysql, Andi Offset, Yogyakarta, 2011 Skripsi Didi Prabowo, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berbasis Website Sebagai Media Penunjang Promosi Pada Pondok Pesantren Pangeran Diponegoro Yogyakarta. Yogyakarta, 2012 Skripsi Nino Setyo Aji, Analisis dan Perancangan Website Sebagai Media Informasi dan Promosi Pada SMK Yudya Karya Magelang. Yogyakarta, 2013. Skripsi Sri Indra Farlina, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik SMK As Syamsuriyyah Pada Yayasan Pendidikan Islam As Syamsuriyyah. Yogyakarta, 2013. Skripsi Suprianto, Sistem Informasi Penjualan Kerupuk Berbasis Web Pada Perusahaan Kerupuk Rusa Magelang. Yogyakarta, 2012. Skripsi Winda Martha Pratiwi, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Reog Ponorogo Berbasis Web Pada Sarju Home Industri. Yogyakarta, 2012. ST, Bimo Sunarfrihantono, PHP dan MY SQL untuk Web, Andi, 2002-2003 Teguh Wahyono. 2004, Sistem Informasi, Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi, Yogyakarta: Graha Ilmu Utami, Ema & Sukrisno. 2005. 10 Langkah Belajar Logika dan Algoritma, menggunakan Bahasa C dan C++ di GNU/Linux. Yogyakarta: Andi Offset
