ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DAN PENGGAJIAN DI CV ONETECH YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh DENY KRISTINAWATI 07.12.2056 Kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
i
ii
ANALYSIS AND DESIGN OF HUMAN RESOURCHES INFORMATION SYSTEM AND PAYROLL AT CV. ONETECH YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DAN PENGGAJIAN DI CV ONETECH YOGYAKARTA ADVERTISING NETWORK Deny Kristinawati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The purpose of writing, is to analyze Human Resorches and payrollinformation system on CV Onetech the running and designing and implementing a computerized payroll information systems as a solution to the problems faced by companies that are based on the analysis of payroll nformation systems that are running. Analysis methodology using data collection methods and analyze theoretically the payroll information system that is running.Then do an interview with the company concerned to know the problems faced and to identify business processes payroll information systems that are running.Analysis and Design Methods by using SWOT analysis. The results of applying the personnel information and payroll systems are computerized on CV Onetech that still use manual way so that companies often experience delays in processing erros and salary employees.And generate a personnel information system and a new payroll that could benefit the company as you wish Conclusion thatthe personnel information and payroll systems can run as expected and allow a user in applying it. Keywords : Personnel, Payroll
iii
1. 1.1
Pendahuluan Latar belakang Kemajuan ilmu teknologi yang berkembang dengan cepat dan semakin
marak diseluruh dunia, memungkinkan masyarakat dunia untuk menikmati berbagai kemudahan yang dihasilkan oleh teknologi. Untuk mendapatkan informasi yang berkualitas, perlu dibangun sebuah system informasi sebagai media pembangkitnya. Sistem informasi merupakan cara untuk menghasilkan informasi yang berguna. Informasi yang berguna akan mendukung sebuah pengambilan keputusan bagi pemakainya. Keterlambatan sering terjadi dalam memproses gaji/upah Pegawai akibat penumpukan pemrosesan pembayaran gaji/upah yang masih dilakukan secara tradisional/manual, karena data harus dicatat atau diproses berulang kali dalam upaya menyusun laporan gaji/upah Pegawai. Akibat dari banyaknya kompetitor dalam era globalisasi ini mengharuskan perusahaan – perusahaan untuk mengatasi masalah penggajian kepada Pegawainya untuk mencegah berkurangnya produktivitas perusahaan dengan menggunakan sistem informasi penggajian yang terkomputerisasi. Dan bagi perusahaan yang mempunyai pegawai yang cukup besar, maka pegawai juga menjadi masalah yang harus dipecahkan yaitu tentang database pegawai dan system penggajiannya. CV. Onetech merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang Pengadaan Hardware dan Software komputer. Software yang pernah dibuat CV Onetech bergerak dibidang Akuntansi Perbankkan,Website Universitas dan website Komersial lainnya. Setidaknya CV. ONETECH dengan kemampuan sumber daya yang dimilikinya menjadi alternatif baru penyedia jasa Teknologi informasi yang dikemas khas dalam sebuah software aplikasi. Oleh karena itu sumber daya manusia dalam perusahan harus ditunjang salah satunya dengan memberikan penilaian yang obyektif dan gaji/upah tepat pada waktunya untuk memelihara suatu angkatan kerja yang penting bagi produktivitas perusahaan. Sistem penggajian yang sedang berjalan pada CV. ONETECH masih menggunakan cara manual. Untuk mempermudah dan mengakuratkan proses perhitungan gaji pokok, tunjangan untuk karyawan, lembur, bonus dan potongan
iv
– potongan, disarankan agar perusahaan menerapkan sistem informasi yang terkomputerisasi. Oleh karena itu penulis membuat dan menyusun sistem ini dengan tujuan membantu CV. ONETECH dalam mengontrol dan mendukung keseluruhan aktifitas dan kinerja sumber daya manusia dengan harapan mempermudah perusahaan dalam memproses gaji/upah karyawan dengan cepat, tepat dan akurat. Human Resources Information System (HRIS) merupakan salah satu teknologi informasi yang diharapkan bias memberikan kemudahan dalam mengelola data kepegawaian di CV Onetech dan dimana sistem ini setelah dirancang akan dibangun menjadi aplikasi komputer untuk membantu Penilaian dan Penggajian Pegawai dalam pengolahan data pegawai menjadi informasi untuk membantu manajemen HRD dalam mengambil keputusan kenaikan jabatan, penghitungan pajak, bonus dan pensiun pegawai pada suatu perusahaan. Berdasarkan masalah diatas, maka judul yang tepat untuk Skripsi ini adalah : “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian dan Penggajian di CV Onetech Yogyakarta ”.
2.
Landasan Teori
2.1
Konsep Dasar Sistem
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan padakomponen atau elemennya. Pendekatan sistem lebih menekankan pada prosedur menurut Jerry Fitz Gerald, mendefenisikan sistem sebagai berikut ini : “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”1 Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi di dalam sistem.prosedur di definisikan oleh Richard F. Neuschel sebagai berikut : “ Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal ( tulis-menulis ), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang
v
diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksitransaksi bisnis yang terjadi. “2 1 Jerry Fitz Gerald, Arda F. Fitz Gerald, Warren D. Stallings. Jr.,Fundamentals Of SystemAnalysis(edisi ke 2: New York: John Willey dan Sonns, 1981), hal 5 2 Ricar F. Neuschel, Management By System, (Edisi ke 2: New York: Mc Growhill,1960),Hal 10, dikutip oleh Cecil Gillespie, Accounting System, Procedure and Methods, (edisi ke 3: New Jersey : Prentice-Hall,1971), Hal 2 9
2.1.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu yaitu : 1. Komponen ( component ) Suatu sistem terdiri dari dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk kesatuan. Komponen dalam suatu sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem. Suatu sistem dapat memiliki suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem. 2. Batas sistem ( boundary ) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi suatu system dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luar. Batas system ini memungkinkan suatu sistem menunjukan sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup ( scope ) dari sistem tersebut. Batasan tersebut bisa berupa peralatan, biaya, dan peraturan. 3. Lingkungan luar sistem ( environment ) Lingkungan luar sistem adalah apapun di luar batas dari system yang mempengaruhi
operasi
sistem.
Lingkungan
luar
sistem
dapat
bersifat
menguntungkan dan dapat bersifat merugikan system mtersebut. 4. Penghubung sistem Penghubung ( interface ) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lain. Melalui penghubung ini memunngkinkan sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lain. Keluaran ( output ) dari satu subsistem akan menjadi masukan ( input ) untuk subsistem lainnya melalui penghubung.
vi
5. Masukan sistem ( input ) Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan ( maintenance input ) dan masukkan fisiksinyal ( signal input ). Maintenance input adalah energy yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk dapat keluaran. 6. Keluaran sistem ( output ) Keluaran adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Pengolah system Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Sesuatu yang diolah berupa bahan baku, bahan-bahan lain yang diolah menjadi barang jadi. 7. Sasaran sistem Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Suatu system dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan.
2.1.3 Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut Pandang, diantaranya sebagai berikut : 1. Sistem diklasifikasikan sebagai suatu sistem abstrak ( abstract system ) dan sistem fisik ( Physical system ) Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang dibuat oleh manusia. Misalnya sistem teologika. Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik. Misal sistem produksi. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah ( natural system ) dan sistem buatan manusia. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam. Misal sistem rotasi bumi. Sistem buatan manusia adalah system yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu ( deterministic system ) dan sistem tek tentu ( probabilistic system ). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Misalnya, sistem komputer. Sistem tak
vii
tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi sebagai sistem karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup ( closed system ) dan sistem terbuka ( open system ) Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan dari pihak diluarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luar. Maka perlu adanya sistem pengendalian yang baik.
2.2.2 Kualitas Informasi Informasi yang berkualitas akan menentukan efektifitas dalam pengambilan keputusan pada suatu organisasi. John Burch dan Gary Grudnitski adanya tiga pilar utama yang menentukan kualitas dari suatu informasi, yaitu akurat ( Accurate ), tepat waktunya ( timeliness ) dan relevan ( relevance ). 1. Akurat Suatu sistem informasi mempunyai titik ketelitian tinggi, harus bebas dari kesalahan dan dapat dipertanggung jawabkan sampai ke tangan penerima. 2. Tepat waktu ( up to date ) Informasi harus tersedia tepat waktu pada saat dibutuhkan. Dalam hal ini informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat karena informasi yang using tidak akan mempunyai nilai lagi dalam pengambilan keputusan. 3. Relevan ( relevance ) Ini berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya, yaitu berarti benar relevan dengan masalah yang dihadapi, misi dan tujuan organisasi tersebut.
3.3 Analisis PIECES 1) Analisis Kinerja ( Perfomance ) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem, kinerja dapat diukur dari throughput dan respone time. Througput adalah jumlah dari
viii
pekerjaan yang dapat dilakukan suatu sistem tertentu. Respone time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu respone untuk menangani pekerjaan tersebut. Pada sistem lama : Proses pengolahan gaji membutuhkan waktu sampai + 2 hari ,Presensi yang masih manual menyebabkan penghitungan bonus sering terjadi kesalahan.
2) Analisis Informasi (Information) Kurang tepatnya penyajian informasi ke pada pegawai penyebabkan serinter jadinya salah paham antara pegawai dan pihak managemen Pada sistem lama : Kurang tepatnya penghitungan bonus dan uang lembur , Pegawai kurang mendapat informasi yang jelas tentang penghitungan gaji dan bonus
3) Analisis Ekonomi (Economy) Adanya peningkatan terhadap pendapatan karena adanya system baru terhadap manfaat-manfaat keuntungan atau penurunan biaya operasional yang terjadi.
4) Analisis Pengendalian (Control) Merupakan peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kekurangan yang akan terjadi. Pengendalian atau kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data. Dengan adanya kontrol, maka tugas-tugas atau kinerja yang mengalami gangguan akan bisa diperbaiki
5) Analisis Efisiensi (Efficiency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada dapat digunakan sebaik mungkin dengan pemborosan yang minim. Sistem lama masih kurang
efisien
karena
waktu
yang
seharusnya
bisa
digunakan
untuk
mengerjakan pekerjaan yang lain masih harus digunakan untuk mengolah data pegawai dan gaji.
ix
6) Analisis Pelayanan (Service) Masalah pelayanan berkaitan dengan penyediaan informasi bagi pegawai. Untuk mendapatkan informasi gaji dan jumlah bonus, pada sistem lama cukup sulit dan menyita waktu, dimana harus datang langsung ke bagian kepegawaian kemudian menunggu proses penghitungan. Sistem yang baru dirancang untuk dapat menutupi kekurangan pada sistem lama sehingga dapat memuaskan pegawai dalam memperoleh informasi.
3.7.1 Permodelan Proses 1. Flowchart Sistem Yang Diusulkan Flowchart sistem adalah suatu bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan prosedur dalam sistem. Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pada CV Onetech maka diusulkan sistem yang terdiri dari 3( tiga ) kegiatan utama yaitu : a). Absensi b). Kepegawaian c). Penggajian Secara detail sistem yang diusulkan dapat digambarkan alur kerjanya dengan flowchart sebagai berikut :
4. Implementasi Pembahasan Sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang Implementasi diharapkan. Tujuan ditahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan supaya system tersebut nantinya siap dioperasikan sesuai dengan yang direncanakan dan diharapkan.
x
5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Dengan penerapan dari sistem informasi penggajian yang menggunakan komputerisasi maka akan membantu masalah yang terjadi pada informasi kepegawaian dan penggajian pada CV Onetech, antara lain : HRD dapat melakukan proses perhitungan penggajian dengan lebih cepat, tepat dan akurat. Memberikan kemudahan dalam proses perhitungan penggajian.
5.2 Saran Untuk mendapatkan hasil yang maksimal maka disarankan pada perusahaan untuk dapat melakukan beberapa hal berikut ini: Memberikan pelatihan bagi pegawai HRD yang belum mampu menggunakan fasilitas ini. Dilakukan pemeliharaan (maintenance) dan Pengembangan(Upgrade) terhadap sistem secara berkala. Memperhatikan selalu sistem keamanan.
xi
DAFTAR PUSTAKA Alexander Mangkulo Hengky.2004. Membuat Aplikasi Database Sistem Inventori dengan Visual Basic 6.0
HM, Jogiyanto,PHd, Akt, MBA.,2005 Analisis dan Desain, Andi, Yogyakarta Kristanto, Hariyanto.Ir., 1993. Konsep dan Perancangan DATABASE Edisi ke 1, Andi, Yogyakarta. Kroenke, David M.2003. Database Processing. Kroenke, David M.2005. Dasar – Dasar Desain dan Implementasi.
Kristanto, Hariyanto.Ir., 1993. Konsep dan Perancangan Database.Madcoms, 2003, Aplikasi Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Report, Andi Offset, Yogyakarta.
Madcoms, 2003, Panduan Aplikasi Pemograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report, Andi Offset, Yogyakarta.
Merlinda,
Linda.2004.Sistem
Basis
Data.Yogyakarta
:
Andi
Offset.Sutabri,Tata.S.Kom., 2004, Analisa Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.
xii
