PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN KOPEGTEL YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh :
Danie Yanuar 07.02.6744
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
DESIGNING A SET OF SALARY SYSTEM FOR KOPEGTEL YOGYAKARTA STAFF
PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN KOPEGTEL YOGYAKARTA
Danie Yanuar Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Yogyakarta Kopegtel payroll system is a combination of manual systems and simple computer systems. This of storing data using Microsoft Excel because it does not have the personnel database, which it slows down the process, inefficient and enlarge human error. Based on the background of these problems, then in the final preparation of the design and payroll system using Visual Basic 6.0 as programming language and interface design, and SQL Server as data storage. Problem definition of this thesis is the only employee payroll and employee data. Data collection methods used were direct surve Kopegtel Yogyakarta and literature.
Keyword : System, Payroll, Kopegtel Yogyakarta
1.
Pendahuluan
Kehidupan manusia pada masa sekarang ini tidak terlepas dari informasi, apapun profesinya, dan informasi senantiasa membuka hal – hal yang baru dan utama dalam era globalisasi, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi merupakan suatu hal yang sangat cepat perkembangannya dari tahun ke tahun. Teknologi komputer salah satunya, memiliki banyak kelebihan diantaranya kecepatan, keakuratan serta efisiensi dalam pengolahan data dibandingkan sistem manual. Pengolahan data menjadi informasi inilah yang dijadikan sebagai salah satu kelebihan dari komputer. Salah satu kebutuhan yang sangat besar dalam penyajian informasi sekarang ini adalah kebutuhan akan sistem informasi yang sering dipakai oleh masyarakat umum, perusahaan, dan instansi – instansi negara. Salah satu contohnya sistem penggajian karyawan. Dalam
permasalahan
ini
sistem
penggajian
karyawan
yang
sebelumnya
menggunakan sistem manual dan sistem komputer sederhana, sehingga memperlambat proses penggajian, tidak efisien dan memperbesar kesalahan manusia. Dengan melihat keadaan ini, mendorong penulis untuk melakukan penelitian tentang penggajian karyawan yang akan dilanjutkan untuk pembuatan tugas akhir yang akan diberi judul ”Perancangan Sistem Penggajian Karyawan KOPEGTEL Yogyakarta”, maka diharapkan dapat mempercepat dan melancarkan proses penggajian dengan meminimalkan kesalahan yang ada.
2.
Dasar Teori 2.1 Pengertian Sistem Sistem dapat didefinisikan menjadi dua pendekatan, pendekatan pertama akan lebih menekankan pada pendekatan prosedur dan pendekatan kedua menekankan pada komponen. Menurut Jerri Fitz Gerald, pendekatan yang menekankan pada prosedur yaitu: “Suatu
sistem
adalah
suatu
jaringan
dari
prosedur-prosedur
yang
saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.1 Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponen yaitu: “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.2
1
Jogiyanto HM.Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis (Yogyakarta.Andy Offset.1990). 1-2. 2 Ibid.
Sistem dalam manajemen sering diartikan sebagai kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bertanggung jawab mentransformasi atau memproses masukan untuk menghasilkan suatu keluaran yang dapat digunakan dalam mengambil keputusan oleh seorang manager atau lembaga, sehingga keputusan yang diambil tersebut merupakan keputusan yang dapat dipertanggung jawabkan kebaikan maupun keburukan dan diharapkan keputusan tersebut memberi nilai bagi pengguna.
2.2 Pengertian Informasi Informasi adalah data yang sudah diolah agar menjadi lebih bermanfaat bagi pemakainya, khususnya dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Komponen terpenting dalam informasi adalah data, antara data dan informasi memiliki perbedaan, data belum memiliki suatu nilai, sedangkan informasi sudah memiliki nilai, sedangkan nilai dari informasi ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya pendapatannya
2.3 Pengertian Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem atau disebut processing system. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A.Laitch dan k.Roscoe Davis sebagai berikut : “Sistem
informasi
adalah
suatu
sistem
di
dalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari statu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.3
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Menurut Barry E.Cushing sistem informasi manajemen yaitu : “Kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam statu organisasi, bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan
3
Jogiyanto HM. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis (Yogyakarta.Andy Offset.1990). 11.
informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengolahan”.4
2.5 Konsep Dasar Sistem Informasi Penggajian Pembayaran atas jasa kerja pegawai dibagi menjadi dua golongan yaitu gaji dan upah. Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang diberikan kepada pegawai yang dilakukan setiap bulan , sedangkan upah merupakan imbalan yang diterima pekerja atas jasa yang diberikannya dalam proses memproduksi barang atau jasa di perusahaan. Dengan demikian pengusaha dan pekerja mempunyai kepentingan
langsung
mengenai
sistem
dan
kondisi
pengupahan
disetiap
perusahaan. 2.6 Konsep Basis Data Database didefinisikan sebagai suatu kumpulan file-file yang saling berelasi sehingga membentuk suatu bangunan data. Relasi tersebut ditunjukkan dengan key kunci dari tiap file yang ada. Dalam suatu file terdapat record-record sejenis, besar dan bentuk merupakan kumpulan entity yang seragam. Satu record terdiri dari fieldfield yang saling berhubungan untuk menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record. Isi field merupakan judul dari kelompok entity tersebut. 2.7 Visual Basic Microsoft visual basic 6.0 merupakan bahasa pemograman yang cukup populer dan mudah untuk dipelajari. Anda dapat membuat laporan dengan aplikasi GUI (Graphical user Interface) atau program yang memungkinkan pemakai komputer berkomunikasi dengan komputer tersebut dengan menggunakan modus grafik atau gambar. Microsoft visual basic 6.0 menyediakan fasilitas-fasilitas yang memungkinkan untuk menyusun sebuah program dengan memasang obyek-obyek grafis dalam sebuah form. Microsoft visual basic 6.0 berawal dari bahasa pemograman basic, karena bahasa basic cukup mudah dipelajari dan populer maka hampir setiap programmer menguasai ini. 2.8 Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server adalah produk aplikasi database yang dikeluarkan oleh Microsoft. SQL Server
dapat digunakan pada pembuatan aplikasi kecil sampai
dengan aplikasi yang besar sekalipun.
4
Jogiyanto HM. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis (Yogyakarta.Andy Offset.1990). 14.
3.
Gambaran Umum Objek Penelitian Kopegtel Yogyakarta adalah sebuah badan hukum berbentuk koperasi yang
beranggotakan pegawai aktif dan pensiunan PT.Telkom Datel Yogyakarta yang terdaftar sebagai anggota. KOPEGTEL Yogyakarta dibentuk berdasarkan rapat pembentukan pada tanggal 21 Maret 1984 dan kemudian didaftarkan di Kanwil Departemen Koperasi D.I Yogyakarta pada tanggal 5 Mei 1984 dengan mendapat ijin pengesahan Badan Hukum Nomor : 1329/BH/XI. Pada saat pendirian perkumpulan ini bernama Koperasi Negeri Kantor Daerah Telepon dan Transmisi Yogyakarta disingkat KPN “Kopegtel”, yang beralamat di Jl Yos Sudarso No. 9 Gondokusuman Yogyakarta.
4.
Pembahasan 4.1 Perancangan Sistem Perancangan sistem dilakukan untuk memberikan gambaran umum kepada pengguna mengenai rancangan dari sistem baru yang diusulkan kepada perusahaan. Dengan tujuan agar perusahaan mendapatkan gambaran yang jelas mengenai sistem yang akan dibuat. Rancangan ini berupa komponen-komponen yang terkait dalam sistem. Rancangan sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :
4.1.1
Flowchart Tunja
Poto
pengg
Data tunja
Data poto
Data gaji
Pengol ahan
Pengol ahan
Pengol ahan
Pengol ahan
pega
tunjan
poto
gaji
Uni t
Jaba
Pega
Dat
Data jabat
Data pega
Peng olaha
Pengol ahan
u
jab
Buat lapora
Buat lapora
Buat lapora
Buat lapora
Lapor an
Lapor an
Lapor an
Lapor an
4.1.2
Data Flow Diagram
Admin data unit data gaji
Pengolh data unit
unit
data jabatan data pegawai
Pengolh data ajabatan
jabatan
data tunjangan
Pengolh data pegawai
Pengolh data tunjang
pegawai
tunjangan
data potongan
Pengol data potong
Pengol data gaji
potongan
gaji
data unit
data jabatan data pegawai
data tunjangan
data potongan data
gaji
Buat laporan pegawai
Buat lap.tunj anagn
lap. pegawai lap. Tunjangan
Buat lap.poto ngan
Buat laporan gaji
lap.gaji lap.potongan
slip
gaji
Pimpinan
Pegawai
4.2 Perancangan Database
Karyawan NIK * Kd_unit ** Kd_jab ** Nama Tmp_lahir Tgl_lahir Alamat Gender Gol_darah Agama
Tunjangan Gaji Kd_gaji *
NIK **
Tanggal
Tunj_person
NIK **
Tunj_position
Hari_krj
Tunj_performa
Hadir
ncy
Kd_tunj **
Tunj_pulsa
Gaji_kot
Tunj_pendidik
Kd_pot **
an
Pajak
Tunj_cuti
Pendidikan Status
Tunj kelahiran Potongan
Jml_anak
Kd_pot *
No_jamsos
NIK **
Jabatan
Pot_jamsostek Pot_uang
Kd_jab *
Pot_barang
Jabatan
Pot_motor Pot_BRI
Unit Kd_unit * Unit krj
Kd_tunj *
4.3 Manual Program 4.3.1
Menu Utama
4.3.2
Form Data Unit
4.3.3
Form Data Jabatan
4.3.4
Form Data Karyawan
4.3.5
Form Data Tunjangan
4.3.6
Form Data Potongan
4.3.7
Form Gaji
4.3.8
Laporan Rekap Karyawan
4.3.9
Laporan Slip Gaji
4.3.10 Laporan Rekap Gaji
PENUTUP 4.4 Kesimpulan Dari penelitian yang telah dilakukan dapat dilihat bahwa penggolahan data untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan sistem manual sangat tidak efektif dan efisien. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer khususnya dengan software aplikasi Visual Basic 6.0 dapat menghasilkan informasi yang berkualitas dan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Karena sistem
komputerisasi
mempunyai
banyak
keuntungan
terutama
dalam
hal
pengolahan data
4.5 Saran Berdasarkan kesimpulan diatas dan pertimbangan bagi Kopegtel Yogyakarta dalam pengolahan data penggajian maka penulis menyarankan hal-hal sebagai berikut : a. Untuk menghindari kesalahan dan kurang efektifnya penanganan data yang ada, selayaknya pengolahan data penggajian di Kopegtel Yogyakarta dirubah sebagaimana pada pengolahan data yang diusulkan oleh penulis. b. Memudahkan bagian keuangan dalam membuat laporan.
Daftar Pustaka Arief, M. Rudyanto. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL, PT Elex Media Komputindo. Jakarta. 2006. Hm,Jogiyanto. Analisis Dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstuktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset. Yogyakarta. 1990. Kusrini dan Koniyo, Andri. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan SQL Server, Andi Offset. Yogyakarta. 2007. Sunyoto, Andi. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Andi Offset. Yogyakarta. 2007. Utami, Ema dan Sukrisno. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database dengan SQL Server, Ms. Access, dan Ms. Visual Basic, Andi. Yogyakarta. 2005.
