PERANCANGAN SISTEM APILKASI BILLING PADA EDOTEL KENARI YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Geby Rissa Felichia 09.12.4051
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
ii
iii
BILLING APPLICATION SYSTEM DESIGN EDOTEL KENARI IN YOGYAKARTA PERANCANGAN SISTEM APLIKASI BILLING PADA EDOTEL KENARI YOGYAKARTA
Geby Rissa Felichia Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Edotel Kenari Education Hotel Yogyakarta is office environment located in Yogyakarta. By staying in Edotel, access to the city center or shopping center in road Solo and easy to reach. It’s strategic location in the center city makes this hotel accessible from various parts of the city of Yogyakarta. Problem that exist in Yogyakarta Edotel Walnuts provide the services that are still manual processes noted in the ledger. Therefore, the project is about the development of billing system in computerized databases and the use of very efficient in doing the billing as well as in data storage. And process data search room or documentation would be easier if the data is needed as further references. In addition to developing a system, application system also helps in the search if the book keeping, make front office doing billing guests effectively and efficiently. Inside the hotel guests making billing appliction uses software Ms. Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000. Keywords : Application of billing, Data Prosessing, Database SQL Server
iv
1
1.
Pendahuluan Billing berasal dari bahasa Inggris yaitu bill (noun), yang artinya bukti transaksi
pembayaran1. Maka billing dapat juga diartikan mengirimkan bukti transaksi, atau mengumumkan bukti transaksi. Sistem billing hotel merupakan proses yang mengolah transaksi antara hotel dan customernya dimana billing dapat diartikan sebagai segala macam proses operasi yang menyangkut penerimaan dalam bisnis hotel dari pemasukan data, pencatatan transaksi, hingga pengolahan data transaksi menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen. Proses pencatatan transaksi dalam sistem billing ini terdiri dari tiga tahap, yaitu tahap check in, tahap pelayanan (tambahan jika ada) dan tahap check out. Proses ini berakhir pada proses check out dimana tamu membayar semua tagihannya dan keluar dari hotel. 2.
Landasan Teori Menurut James A. Hall (2004,6), Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih
komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Sedangkan menurut O’Brien adalah sekelompok elemen yang berkaitan dan berinteraksi untuk membentuk satu kesatuan. Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling berkaitan untuk
memproses
masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output) atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan2. 2.1
Basis Data Pengertian Basis Data adalah sekumpulan file atau tabel atau arsip yang saling
berelasi. 2.2.1 Komponen Sistem Basis Data Sistem basis data merupakan perpaduan antara basis data dan sistem manajemen basis data. Ada beberapa komponen-komponen yang menyusun sistem basis data tersebut, komponen-komponen tersebut antara lain:
1 2
http://54tr10.blogspot.com/2011/03/pengertian-billing.html di akses tanggal 3 Juli 2012 Kusrini M.Kom, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data
v
2
1. Perangkat Keras (Hardware) sebagai pendukung operasi pengolahan data. Perangkat keras adalah semua bagian fisik komputer, seperti: mouse, keyboard, monitor, CPU, memori. 2. Sistem Operasi (Operating System) untuk mengelola basis data. Sistem operasi merupakan suatu software sistem yang bertugas untuk melakukan kontrol dan manajemen
hardware
serta
operasi-operasi
dasar
sistem,
termasuk
menjalankan software aplikasi seperti program pengolah kata dan browser web. 3. Basis Data (Database) sebagai inti dari sistem basis data. 4. Database Manajemen System (DBMS), adalah software yang menangani semua akses ke basis data. Contoh dari DBMS ini antara lain: Microsoft SQL Server 2000, Oracle, MySQL, Interbase, Paradox, Microsoft Acces. 5. Pemakai (User), merupakan orang atau sistem yang akan mengakses dan merubah isi basis data. Beberapa jenis pengguna basis data, antara lain: a. Programmer Aplikasi, orang yang mengkodekan aplikasi dengan bahasa pemograman. b. User Mahir, orang yang mampu menggunakan basis data secara langsung dengan menggunakan DBMS. c. User Umum/End User, menggunakan
perantara
orang yang memakai basis data dengan program
aplikasi.
Misalnya
seorang
kasir
memasukkan data penjualan kedalam basis data dengan menggunakan aplikasi kasir. 3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1 Tinjauan Umum 3.1.1 Sejarah Edotel Kenari Yogyakarta Edotel adalah sebuah Education Hotel yang berada di lingkungan perkantoran Yogyakarta. Dengan menginap di Edotel, akses ke pusat kota ataupun pusat belanja di Malioboro dan di Jalan Solo mudah untuk dijangkau. Letaknya yang strategis di tengah 3
kota membuat hotel ini dapat diakses dari berbagai penjuru kota Yogyakarta. 3.2 Analisis Kelemahan Sistem
Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap suatu sistem baru ini layak atau tidak, maka diperlukan analisis yang terdiri dari enam aspek yang bisa juga dikenal dengan analisis pieces, yaitu kinerja (performance), informasi (Information),
3
www.yogyayes.com di akses tanggal 15 April 2012, jam 20.03 WIB
vi
3
ekonomi (economy), pengendalian (control), efisiensi (efficiency) dan pelayanan (service).4 Kinerja pada sistem lama masih bersifat kurang efektif dan membutuhkan waktu kurang efisien dan informasi bagi pengguna tidak dapat diperoleh dengan cepat dan akurat karena adanya batasan ruang dan waktu. Oleh karena itu perlu diadakannya beberapa analisis untuk menganalisis sistem lama yaitu : 1. Analisis kinerja (Perofrmance) 2. Analisis Informasi (Information) 3. Analisis Ekonomi (Economy) 4. Analisis Kendali (Control) 5. Analisis Efisiensi (Efficiency) 6. Analisis Pelayanan (Service) 3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem a. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Hardware, untuk mengimpletasikan sistem ini. Maka spesifikasi hardware minimum yang diperlukan. a) Prosesor Pentium dual core E550 b) Mainboard Gigabyte G31M c) Memori DDR 2 1 Gb kingstone d) Hardisk 80 Bg Seagate e) Monitor LCD 17’’ f)
DNDRW Samsung
g) Keyboard + Mouse + Stavolt b. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Software yang digunakan yaitu : Microsoft
Windows
sebagai
sistem
operasi
untuk
mengoperasikan sistem. Microsoft Visual Basic 6.0 Microsotf SQL Server 2000 c. Analisis Kelayakan Pengguna Brainware Brainware, kebutuhan brainware untuk mengerjakan sistem ini adalah : Analisis Sistem
4
Al Fatta, H. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset halaman 51
vii
4
Bertugas mempelajari dan menganalisa serta memberikan penjelasan terhadap suatu masalah untuk menyelesaikan dengan sistem. Programmer Bertugas melakukan penulisan kode-kode program komputer dan melakukan perancangan program sesuai dengan apa yang diarahkan oleh analisis sistem. Operator Bertugas mengoperasikan sistem yang telah dibuat berupa masukkan (input), pengeditan (update), dan pembuatan laporan dengan bantuan komputer. 3.2.2 Analisis Kelayakan Ekonomi Aspek yang paling dominan dari aspek kelayakan yang lain adalah kelayakan ekonomi.5 Tujuan dari analisis biaya dan manfaat ini adalah untuk memberi gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru “lebih besar” dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Metode dalam kelayakan ekonomi ini terdiri dari : Payback Period, Net Present Value, Retrun On nvestment (ROI), Internal Rate of Retrun (IRR). 3.3 Perancangan Sistem Tujuan dari rancangan sistem adalah untuk memberikan gambaran kepada user dan manajemen tentang sistem yang baru yang diusulkan dan memberi ilustrasi serta rekayasa
yang
lengkap
pada
programmer
dan
ahli
teknis
lain
yang
akan
mengimplementasikan sistem. 3.3.1. Perancangan Model 3.3.1.1 Rancangan Flowchart 3.3.1.2 DFD (Data Flow Diagram)
5
Al Fatta, H. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset halaman 77
viii
5
a. DFD Level 0
Gambar: DFD Level 0
b. DFD Level 1
Gambar: DFD Level 1
ix
6
3.4
Perancangan Database Database merupakan kumpulan data atau file-file yang saling berkaitan antara
suatu file dengan file lain sehingga membentuk suatu bangunan data untuk menginformasikan suatu perusahaan atau lembaga dalam batasan tertentu.6 3.4.1 ERD (Entity Relation Diagram)
Gambar : ERD dengan Normalisasi pada Edotel Kenari Yogyakarta 4.1
Impelemntasi dan Pembahasan
4.1.1 Rencana Implementasi Sistem Rencana Implementasi Sistem kegiatan awal dalam tahap implementasi sistem. Rencana Implementasi Sistem dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi. Semua biaya yang akan dikeluarkan, dimasukkan ke dalam anggaran biaya yang berfungsi untuk mengendalikan biaya yang dikeluarkan. 4.1.2 Kegiatan Implementasi 4.1.2.1 Pengetesan Sistem Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan, untuk itu program harus dites terlebih dahulu. Program ditest pada tiap modul dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai. a.
White Box Testing White box testing berfokus pada cara pengujian dengan melihat ke dalam
modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak.7
Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak
6
Kusrini M.Kom, 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data: Penerbit Andi.hal 2 Al Fatta, H. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset halaman 172 7
x
7
sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program, variable dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di compile ulang. b.
Black Box Testing Pengetesan black box testing ini dapat dilakukan untuk interface perangkat
lunak. Test case bertujuan untuk menjalankan fungsi perangkat lunak tentang cara operasi. Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul. 5.
Kesimpulan
5.1
Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dengan dibangunnya perangkat lunak Sistem
Aplikasi Billing Pada Edotel Kenari Yogyakarta adalah : 1. Aplikasi ini memudahkan petugas customer service dalam proses input data transaksi, pembuatan laporan kwitansi billing dan menyimpan semua informasi transaksi yang terjadi beserta data pendukungnya sehingga dapat diakses secara real time untuk kebutuhan pembuatan laporan, seperti: laporan kwitansi billing,laporan data penjualan per departemen, laporan data penjualan detail. 2. Lebih berkualitas dan dapat membantu dalam transaksi pembayaran terjadi yang dilakukan. Karena dalam aplikasi billing ini mempunyai banyak kelebihan sistem terkomputerisasi mempunyai banyak keuntungan sebagai berikut : Aplikasi yang dihasilkan relevan, terbukti dapat meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan dapat menyelesaikan transaksi dengan baik terhadap konsumen. Transaksi yang dihasilkan akan tepat waktu dan dapat di pertanggung jawabkan. Karena data yang akan diinputkan langsung diproses dan tersimpan secara terkomputerisasi. Informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Karena diolah langsung data transaksi. 3. Aplikasi ini dirancang dengan menggunakan sistem login sehingga dapat meminimalisirkan
manipulasi
data
terhadap
kemungkinan
yang
tidak
diinginkan oleh pengguna yang tidak memiliki hak atau wewenang untuk mengaksesnya. 4. Aplikasi harus disusun sedemikian rupa sehingga petugas bisa mencatat transaksi dengan cepat, dengan begitu maka layanan terhadap tamu bisa ditingkatkan dengan mengurangi lama proses pelayanan.
xi
8
5. Laporan yang dibutuhkan dapat disediakan dalam waktu yang cepat dan dipertimbangkan. Karena diolah secara langsung data transaksi yang telah tersipan sebelumnya. 5.2
Saran Saran yang dapat diajukan untuk pengembangan dan perbaikan aplikasi
pengolahan data ini adalah : 1. Pengembangan aplikasi pengolahan data billing ini dapat dilengkapi dengan pengolahan data stock/persediaan hotel yang cakupannya cukup luas dan kompleks, namun sangat diperlukan. 2. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, maka sistem aplikasi yang digunakan harus selalu dianalisis apakah masih layak / tidak, sehingga dapat diketahui perlu tidaknya pengembangan sistem yang ada demi memenuhi Edotel Kenari Yogyakarta. 3. Seiring berkembangnya teknologi kebutuhan sistem akan semakin komplek yang menyebabkan sistem sesuai kebutuhan untuk itu suatu saat nanti sistem dapat dikembangkan lagi sesuai kebutuhan.
xii
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, H. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset Arief,M Rudyanto. Pemrograman Basis data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: ANDI Offset Utami Ema dan Sukrisno, 2005, Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database dengan SQL Server, Ms. Acces, dan Ms. Visual Basic, Penerbit Andi, Yogyakarta. H. Jogiyanto, 1999, Analisis dan Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, Penerbit Andi, Yogyakarta Imam, A.W. 2005. SQL Server 2000. Graha Ilmu. Yogyakarta. Kristianto, Harianto, Ir. 2004. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Kusrini, 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset Sunyoto, Andi. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset Sumber:http://54tr10.blogspot.com/2011/03/pengertian-billing.html di akses tanggal 3 Juli 2012 Sumber:http//dewabayu27.wordpress/2009/03/07/proses-pengembangansistem/diakses pada tanggal 3 April 2012 pukul 18.41 Sumber : www.yogyayes.com di akses tanggal 15 April 2012, jam 20.03 WIB xiii
