PERANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT KEPUTUSAN PADA KANTOR LURAH BATURETNO YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Deni Dwi Kurniawan 09.11.3230
kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
DESIGN INFORMATION SYSTEM APPLICATION ARCHIVING DECISION LETTER ON THE OFFICE OF CHIEF OF BATURETNO PERANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT KEPUTUSAN PADA KANTOR LURAH BATURETNO
Rum Muhamad Andri Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Good archive management is to support the activities of the administration to be more fluent, often overlooked by a variety of reasons. Various constraints such as lack of personnel in the field of archives and limited facilities and infrastructure has always been a reason for lack archives management in most of the government or private agencies. There are so many kinds of archives, not easy to manage files within an institution. Impact of Information and Communication Technology (ICT) to the archives is to enable the manufacture or alteration of information in digital form, allowing you to easily access information and file transfer, as well as enabling collaboration and the use of shared archival collections. The author would like to create an application where archiving Headman's Decision Letter could be centralized and easy to operate. So that the officials who operate it can looking for the archives more effective and efficient. With a web-based application will be archiving process of Headman's Decision Letter more secure than the previous filing. Keywords: Information Systems, Application Archiving, Centralised, Security, Decision Letter.
1.
PENDAHULUAN Pengelolaan arsip secara baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih
lancar, seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang periferal diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya. Melihat banyaknya bentuk arsip yang sangat bervariasi, tidak mudah dalam mengelola arsip dalam sebuah instansi. Maka dari itu, perkembangan IT memberi peluang untuk mempermudah pengelolaan arsip. Adanya perkembangan dan kemajuan bidang teknologi komunikasi dan informasi yang sangat pesat dewasa ini mengharuskan perubahan paradigma dan kinerja pada pusat atau sumber informasi termasuk didalamnya kearsipan. Dampak dari Information and Communication Technology (ICT) terhadap kearsipan ialah memungkinkan pembuatan atau pengubahan informasi dalam bentuk digital, sehingga dapat dengan mudah mengakses informasi dan transfer file, serta memungkinkan kerjasama dan penggunaan bersama koleksi arsip Penulis ingin membuat sebuah aplikasi yang dimana pengarsipan SK Lurah bisa terpusat
dan
mudah
untuk
dioperasikan.
Sehingga
petugas
kelurahan
yang
mengoperasikannya dapat mencari arsip lebih efektif dan efisien dalam bekerja. Dengan aplikasi web base nantinya proses pengarsipan Surat Keputusan (SK) Lurah akan lebih aman dibandingkan dengan pengarsipan yang sebelumnya. Dari uraian diatas yang melatar belakangi penulis membuat penelitian yang berjudul “Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Surat Keputusan Pada Kantor Lurah Baturetno Yogyakarta”.
2.
LANDASAN TEORI
2.1
Definisi Arsip Arsip banyak didefinisikan oleh para ahli dengan berbagai pendapat diantaranya : Arsip adalah kumpulan dokumen yang di simpan secara teratur berencana karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali Menurut Agus Sugiarto (2005 : 5)
“Arsip (record) yang dalam Bahasa Indonesia disebut sebagai dokumen pada pokoknya dapat diberikan pengetian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa- peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula” (Basir Barthos 2000 : 18) 1
Dari beberapa pendapat para ahli mendapat sebuah kesimpulan bahwa arsip adalah suatu kumpulan dokumen penting yang disimpan secara teratur agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
2.2
Fungsi Arsip Arsip adalah kumpulan dokumen yang penting yang disimpan secara teratur atau
berdasarkan sistem. Fugsi arsip menurut Agus Sugiarto (2005 : 9) yaitu: 1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. 2. Arsip sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manejemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. 3. Arsip sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti – bukti apabila diperlukan. 4. Arsip sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa akan datang.
2.3
Sistem Informasi Pengarsipan Telah diketahui bahwa informasi adalah sebuah bahan penting bagi manajemen.
Sistem informasi dalam sebuah organisasi dibatasi oleh data yang dapat diperoleh, biaya untuk pengadaan, pengolahan dan penyimpanan dan sebagainya. Sebuah sistem informasi
berdasarkan
komputer
biasanya
dapat
mengurangi
biaya
sekaligus
Menurut Jogiyanto H.M (1995:697) dalam Andy Indra Rinaldi
(2003:8)
meningkatkan kemampuan dan prestasi sistem informasi.
mendefiniskan sistem informasi adalah : Suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadiankejadian intenal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik. Menurut Aji Supriyanto (2005:243) sistem informasi adalah sistem didalam suatu organisasi, yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2
Menurut Bahari (2010), pengarsipan adalah proses pembuatan arsip dengan menggunakan abjad, numerik/nomor, huruf atau apapun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait untuk dijadikan bahan referensi. Setalah membaca beberapan referensi dari pendapat ahli tentang beberapa teori, penulis mencoba menyimpulkan bahwa Sistem Informasi Pengarsipan adalah kumpulan prosedur–prosedur maupun cara pengolahan harian arsip secara logis dan sistematis dengan menggunakan abjad, numerik/nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas, bersifat manajerial dan kegiatan strategi untuk dijadikan bahan referensi (dalam organisasi) guna mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi pada organisasi tersebut.
2.4
Karakter Sistem Informasi Stair (1992) dalam Hanif Al fatta (2007:9) menjelaskan bahwa sistem informasi
berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdari dari komponen-komponen : a. Perangkat keras : yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiataan memasukkan data, memproses data, dan keluaran data. b. Perangkat lunak : yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer. c. Database
: yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah dilakukan pengguna sistem informasi.
d. Telekomunikasi
: yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif.
e. Manusia
: yaitu personal dari sistem informasi, meliputi manajer, analisis, programer, dan operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.
2.5
Diagram Alir Data (DAD) Desain sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian perencanaan
untuk elemen-elemen komputer yang akan menggunakan sistem. Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam desain sistem yaitu pemilihan peralatan dan program komputer untuk sistem yang baru.
1
1
Andri Kristanto, PERANCANGAN SISTEM INFORMASI dan Aplikasinya, Gava Media, Yogyakarta, 2003, hal. 55 3
Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.
2.6
Database Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut biasa
ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan atau instansi. Database
merupakan
komponen
terpenting
dalam
pembangunan
sistem
informasi, karena menjadi tempat untuk menampung dan mengorganisasikan seluruh data yang ada dalam sistem, sehingga dapat dieksplorasi untuk menyusun informasiinformasi dalam berbagai bentuk. Database merupakan himpunan kelompok data yang saling berkaitan. Data tersebut diorganisasikan sedemikian
rupa agar tidak terjadi
duplikasi yang tidak perlu, sehingga dapat diolah atau dieksplorasi secara cepat dan mudah untuk menghasilkan informasi.
2
3.
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1
Tinjauan Umum Sistem Informasi Pengarsipan adalah kumpulan prosedur–prosedur maupun cara
pengolahan harian arsip secara logis dan sistematis dengan menggunakan abjad, numerik/nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas, bersifat manajerial dan kegiatan strategi untuk dijadikan bahan referensi (dalam organisasi) guna mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi pada organisasi tersebut. Sistem yang berjalan saat ini dirasa kurang efektif. Pengarsipan yang dilakukan masih manual degan menulis dibuku arsip dan belum tersimpan dengan baik. Dalam pengarsipan SK Lurah masih berkesan tanpa adanya prosedur yang jelas. Ketika arsip dibutuhkan atau dicari untuk dijadikan bahan referensi dalam pengambilan keputusan, pegawai kelurahan harus mencari kumpulan arsip yang ada. Arsip yang seharusnya terpusat dan bisa ditemukan lebih cepat saat akan dibutuhkan atau diperlukan, pada sistem pengarsipan yang ada di kelurahan saat ini belum tertata secara sistematis. Untuk keamanan arsip juga dirasa belum aman, karena arsip manual hanya disimpan dan tidak adanya sistem kontrol. 2
Budi Sutedjo Dharma Oetomo, Perencanaan & Pembangunan Sistem informasi, Andi, Yogyakarta, 2002, hal. 99 4
Analisis Sistem
3.2
Dalam tahap analisis sistem ini, penulis akan melakukan penelitian tentang sistem lama. Dengan harapan dari analisis yang sudah dilakukan pada sistem lama, akan mendapatkan kesimpulan untuk digunakan sebagai tolak ukur sistem yang akan dibangun.
3.2.1 Analisis Kelemahan Sistem Analisis yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah yang ada pada sistem pengarsiapan yang ada di Kelurahan Baturetno, penulis menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service). Dari analisis ini diharapkan masalah utama yang ada pada sistem lama bisa diselesaikan dengan sistem yang baru. Hal ini penting karena biasanya yang muncul dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari permasalahan utama saja. 1. Analisis Kinerja (Performace) Tabel 3.1 Analisis Kinerja (Performance) Faktor
Hasil Analisis Pegawai kepala bagian mengarsip surat dengan sistem
Throughput
manual setiap harinya mengarsip 2 sampai 4 surat. Hal tersebut dirasa lambat dalam pelaksanaannya dengan targetan kepala bagian dapat mengarsip 5 sampai 7 surat perharinya. Response Time
Dengan pengelolaan satu arsip membutuhkan waktu 5 hingga 10 menit.
2. Analisis Informasi (Information) Tabel 3.2 Analisis Informasi (Information) Faktor Akurat
Hasil Analisis Dalam
pemprosesan data surat terkadang terjadi
kesalahan. Sehingga dalam penyampaian informasi mengenai arsip menjadi kurang akurat. Relevan
Informasi
yang
dihasilkan
tergolong
baik,
namun
terkadang kurang sesuai dengan yang diharapkan. Hal 5
ini masih perlu ditambah beberapa data penjelas sehingga informasi yang dihasilkan menjadi lebih detail dan baik. Tepat Waktu
Laporan tidak tepat waktu sehingga informasi mengenai pengarsipan tidak dapat dilihat langsung oleh pegawai kelurahan lainnya.
3. Analisis Ekonomi (Economy) Tabel 3.3 Analisis Ekonomi (Economy) Faktor Biaya dan Manfaat
Hasil Analisis Dalam
proses
pengarsipan
SK
Lurah
saat
ini
membutuhkan buku, kertas dan alat arsip kantor lainnya, sehingga membutuhkan biaya tinggi. Namun sampai saat ini masih tergolong berjalan dengan baik. Melihat dari catatan buku arsip ada 2 sampai 4 surat setiap harinya.
4. Analisis Pengendalian (Control) Tabel 3.4 Analisis Pengendalian (Control) Faktor Kinerja Sistem
Hasil Analisis a. SK Lurah terdapat di berbeda-beda komputer, secara otomatis tidak ada antisipasi terhadap keamanan
data.
Sehingga
memungkinkan
terjadinya proses manipulasi data. b. Tidak ada laporan pengarsipan secara berkala. Sehingga
pengarsipan
yang
dilakukan
sebatas
pencatatan
dibuku
arsip
berakhibat sering terjadi kehilangan surat.
6
hanya yang
5. Analisis Efisiensi (Efficiency) Tabel 3.5 Analisis Efisiensi (Efficiency) Faktor
Hasil Analisis Penyampaian informasi belum efisien. Dengan fasilitas
Sumber Daya
komputer yang ada dirungan masing-masing untuk melihat informasi soal arsip, pegawai harus datang ke ruangan
kepala
bagian
pelayanan.
Dikarenakan
pengarsipan hanya dilakukan menggunakan buku arsip manual.
6. Analisis Pelayanan (Service) Tabel 3.6 Analisis Pelayanan (Service) Faktor
Hasil Analisis Pengarsipan kurang memuaskan. Sistem pengarsipan
Kepuasan
masih menggunakan sistem
manual dan sedangkan
pembuatan SK sudah menggunakan komputer, namun keberadaan file masih tersebar di komputer yang berbeda-beda dan pencatatan yang tidak detail.
3.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis
kebutuhan
sistem
menguraikan
kebutuhan
sistem
agar
dapat
memberikan gambaran tentang sistem yang diamati yang saat ini sedang berjalan. Data yang dijadikan bahan uji dan analisis didapatkan dari hasil analisis sistem lama untuk pembangunan dan penerapan sebuah aplikasi sistem yang diusulkan
3.2.2.1 Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Kebutuhan spesifikasi perangkat keras yang digunakan untuk menjalankan aplikasi sistem pengarsipan Kelurahan Baturetno adalah sebagai berikut : Processor
: 2.2 GHz
Memory
: 2 GB
Harddisk
: 250 GB
VGA Card
: On-board
CD Rom
: DVD-RW 7
Monitor
: 15”
LAN Card
: On-board
UPS
: 500 VA
Scanner dan Printer Keyboard dan Mouse Chassing
3.2.2.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak yang akan digunakan dalam menjalankan sistem adalah sebagai berikut : 1. Perangkat lunak yang digunakan server adalah : a. Adobe Dreamweaver yang digunakan untuk mengcoding bahasa pemrograman berbasis PHP. b. Perangkat lunak pendukung lainnya yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi yaitu Xampp server. 2. Perangkat lunak yang digunakan client adalah : a. Sistem Operasi untuk menjalankan browser. b. Web browser Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera.
3.3
Perancangan Proses Perancangan proses adalah bagian yang menguraikan perancangan sistem yang
menggunakan permodelan fisik dengan membuat Diagram Konteks dan Data Flow Diagram (DFD), informasi ini akan memberikan penjelasan dari sistem yang akan dibangun. 3.3.1 Diagram Konteks
Gambar 3.1 Diagram Konteks 8
3.3.2
Data Flow Diagram (DFD) DFD digunakan untuk menggambarkan proses kerja dari suatu sistem yang sudah
ada ataupun sistem yang baru akan untuk mempermudah pembagian kerja dan proses pengembangan sistem selanjutnya.
Gambar 3.2 DFD Level 0 4.
IMPLEMENTASI
4.1
Implementasi Sistem Implementasi dan pengujian sistem merupakan kelanjutan dari kegiatan
perancangan sistem dan dapat dipandang sebagai usaha untuk mewujudkan sistem yang dirancang. Langkah-langkah dari proses implementasi dan pengujian sistem adalah urutan dari kegiatan awal sampai kegiatan akhir yang harus dilakukan dalam mewujudkan sistem yang dirancang. Hasil dari tahapan implementasi dan pengujian sistem ini adalah suatu sistem informasi yang sudah berjalan dengan baik.
9
1. Halaman Login
Gambar 4.1 Input Login User Pada form login digunakan user agar dapat melakukan login. Bila tombol login di klik oleh user dan data diisi, username dan password benar maka user tersebut dapat menggelola sistem informasi pengarsipan sesuai hak asksesnya.
2. Halaman User
Gambar 4.2 Tampilan Halaman User
10
3. Halaman Admin
Gambar 4.3 Tampil Data Admin 4. Input Data Agenda
Gambar 4.4 Input Data Agenda
11
Pada form input data agenda digunakan oleh user atau yang memiliki hak akses sebagai pengguna yang bisa menambahkan data agenda berdasarkan surat masuk yang diterima oleh kepala bagian Kelurahan Baturetno. 5. Input Data Ekspedisi
Gambar 4.5 Input Data Ekspedisi
Pada form input data ekspedisi digunakan oleh user atau yang memiliki hak akses sebagai pengguna yang bisa menambahkan data ekspedisi berdasarkan surat keluar yang dikirim oleh kepala bagian Kelurahan Baturetno. 6. Tampilan Data Kategori
Pada form tampil data kategori digunakan oleh user atau yang memiliki hak akses sebagai pengguna bisa melihat informasi pengarsipan surat keputusan, surat masuk dan surat keluar sekaligus dapat mengunduh surat tersebut. Pada lingkaran merah atau nama surat yang berwarna merah merupakan alamat lokasi pengunduhan yang dapat diakses oleh user.
12
Gambar 4.6 Tampil Data Kategori 7. Tampil Laporan Agenda
Gambar 4.7 Tampil Laporan Agenda 13
8. Tampil Laporan Ekspedisi
Gambar 4.8 Tampil Laporan Ekspedisi 5.
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1
Kesimpulan Berdasarkan implementasi dan pembahasan yang telah diuraikan sebelumnya
pada laporan skripsi yang berjudul “Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Surat Keputusan Pada Kantor Lurah Baturetno Yogyakarta”, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem
mampu
mengidentifikasi
pembagian
hak
akses
bagi
pengguna
berdasarkan user id admin dan pegawai kelurahan lainnya saat melakukan registrasi user sehingga pengguna bisa masuk sesuai dengan hak aksesnya dan akan ada pesan peringatan jika pengguna masuk tidak sesuai dengan hak aksesnya. 2. Sistem mampu melakukan pengolahan dan penyimpanan data pengarsipan yang nantinya data tersebut akan ditampilkan dalam halaman pengguna dan pengguna bisa mengunggah dan mengunduh data sesuai dengan hak aksesnya. 3. Sistem mampu memberikan informasi pengarsipan SK khususnya secara cepat dan tepat karena data pengarsipan sudah terintegrasi dalam satu databased.
14
5.2
Saran Setelah melakukan perancangan dan pembuatan sistem berbasis web, penulis
memberikan saran untuk penyempurnakan dan pengembangan lebih terhadap sistem informasi ini. Adapun sarannya sebagai beriktu: 1. Perlu dibuat adanya sistem backup data pengarsipan, agar data-data yang telah ada tersimpan dalam data history. 2. Perlu dibuat search engine data arsip untuk mempermudah pencarian arsip apabila data arsip akan diperlukan. 3. Ditambah sistem pengarsipan yang lainnya, agar aplikasi yang sudah ada bisa dimaksimalkan lagi untuk mewujudkan sistem informasi pengarsipan terpusat.
15
DAFTAR PUSTAKA
Barthos, Basir. 2000. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset.
Jogiyanto, H M. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.
Kristanto, Andri. 2003. PERANCANGAN SISTEM INFORMASI dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media.
Nugroho, Bunefit. 2008. Latihan Membuat Aplikasi Web PHP dan MySQL dengan Dreamweaver MX (6,7,2004) dan 8. Yogyakarta: Gava Media.
Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. 2002. Perencanaan & Pembangunan Sistem informasi. Yogyakarta: Andi Offset.
Sugiarto, Agus. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Grava Media. Umar, Najirah. “Sistem Informasi Kearsipan Digital.” Jurnal ILKOM 2:3 (Desember 2010).
Utami, Ema, dan Sukrisno. 2008. Mengoptimalkan Query pada Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi Offset.
Wahana Komputer. 2012. Membangun Web Interaktif dengan Adobe Dreamweaver CS5.5, PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset.
16
