Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT SATPOL PP DENGAN BERORIENTASI OBJEK
Agustini
Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG JL. .Jend Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel
Abstract This study was conducted to provide information services and improve performance in the areas of archiving management to be more effective, fast, accurate and efficient and minimizes errors that arise in the handling of archiving in an office environment SATPOL PP Pangkalpinang.The purpose of this study was to obtain actual data so that it can be found weaknesses - weaknesses in the old system, then repaired using the new system. The analysis used in building the new system is using the method of object-oriented software tools - software UML (Unified Modeling Language), direct observation, and interviews to the relevant parties.From the analysis and design that has been made is the computerized system so that in the handling of archiving can be done with both archiving and distribution in accordance with the rules and procedures applicable to the office SATPOL PP Pangkalpinang.
Kata Kunci : UML (Unified Modeling Language), OOD (object- Oriented Design ), OMT ( Object Modelling Technique ), dan OOSE ( Object- Oriented Software Engineering ).
1.Pendahuluan
mengelompokan dokumen-dokumen yang sejenis. memungkinkan data hilang, rusak dan menyulitkan
Majunya perkembangan teknologi informasi sudah mencapai taraf sebagai kebutuhan, sehingga semua instansi pemerintahan dan swasta, tergerak untuk maju dan menggunakannya Salah satu contoh adalah kinerja kantor satuan polisi pamong praja kota pangkalpinang bagian arsip kurang efisien karena masih menerapkan sistem pengarsipan surat masuk dan keluar dilakukan secara manual dengan
dalam melakukan pencarian data jika suatu waktu diperlukan.
Untuk
itu
dibutuhkanlah
system
informasi pengarsipan surat yang berorientasi objek agar dapat membantu dalam proses pengarsipan surat pada kantor satpol pp kota pangkalpinang. Analisa berorientasi objek adalah cara baru dalam memikirkan suatu masalah dengan menggunakan
Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
model yang dibuat menurut konsep sekitar dunia
spesifik, pengertian “ berorientasi objek “ ( Ariesto
nyata. Bahasa standar yang digunakan untuk
Hadi Sutopo, 2002: 3 ) bearti bahwa “ kita
menjelaskan dan memvisualisasikan dari proses
mengorganisasi perangkat lunak sebagai kumpulan
analisis dan disain berorientasi objek adalah Unified
dari objek tertentu yang memiliki struktur data dan
Modelling Language (UML).
perilakunya.” 2.3
Unified Modeling Language
2. Tinjauan Pustaka
Unified modeling language ( UML ) adalah sebuah
Secara garis besar akan dijelaskan mengenai
“bahasa” yang telah menjadi standar dalam industri
pengertian dan konsep-konsep dasar yang akan
untuk
digunakan dalam analisa dan perancangan sistem
mendokumentasikan serta piranti lunak. UML
yang akan dibuat.
menawarkan sebuah standar untuk merancang
visualisasi,
merancang
dan
model sebuah sistem. Dengan menggunakan UML 2.1
kita dapat membuat model untuk semua jenis
Konsep Dasar Sistem Informasi
Dalam arti luas dapat didefinisikan sebagai sekumpulan berhubungan
–
elemen dan
saling
aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut
yang
saling
dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi dan
bergantungan
untuk
jaringan apapun,
elemen
serta
ditulis dalam bahasa
mencapai suatu tujuan tertentu. Seperti yang
pemrograman apapun. Tetapi karna UML juga
didefinisikan
bahwa
menggunakan class dan operation dalam konsep
“sistem adalah kumpulan dari beberapa komponen
dasarnya, maka ia lebih cocok untuk penulisan
dari
piranti lunak dalam bahasa – bahasa berorientasi
suatu
oleh
Jogiyanto
kesatuan
yang
(2003:1)
berinteraksi
yang
objek. Notasi UML terutama diturunkan dari 3
mempunyai tujuan – tujuan tertentu”.
notasi yang telah ada sebelumnya : Grady Booch 2.2
OOD (object- Oriented Design ), Jim Rumbaugh
Siklus Sistem Informasi
Siklus merupakan putaran waktu yang didalamnya
OMT ( Object Modelling Technique ), dan Ivar
terdapat rangkaian kejadian yang berulang – ulang
Jacobson OOSE ( Object- Oriented Software
secara tetap dan teratur. Siklus sistem informasi
Engineering ).
merupakan proses menghasilkan informasi harus
Cakupan UML diantaranya : Pertama
dilakukan
UML menggabungkan konsep BOOCH, OMT, dan
komputer sebagai teknologi informasi. Tahapan –
OOSE, sehingga UML merupakan suatu bahasa
tahapan tersebut terdiri dari input, proses, output
permodelan tunggal yang umum
yang disebut sebagai siklus sistem informasi.
secara luas oleh user ketiga metode tersebut dan
Artinya, bila tahap telah selesai sampai pada output
bahkan para user metode lainnya. Kedua, UML
tersebut dapat dijadikan input kembali. Dengan
menekankan pada apa yang dapat dikerjakan
demikian dapat dikatakan bahwa informasi yang
dengan metode – metode tersebut. Ketiga, UML
dihasilkan dapat pula dijadikan data kembali
berfokus pada suatu bahasa permodelan standar,
sebagai input untuk diproses selanjutnya.
bukan pada proses standar.
melalui
tahapan
–
tahapan
yang
dan digunakan
Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
c. Tahap Perancangan
3. Metode Penelitian
1) Perancangan sistem baru a. Tahap Pengumpulan Data
merupakan proses pembuatan rancangan input,
Tahap ini merupakan tahap yang mana setelah data
rancangan output, dan rancangan laporan dari
ditentukan
sistem baru yang diusulkan berdasarkan analisa
maka
selanjutnya
adalah
tahap
mengumpulan data. Tahapannya adalah sebagai
sistem
baru
yang
dilakukan
pada
tahapan
berikut.
sebelumnya.Merupakan analisa dengan melakukan langsung
survei secara langsung di kantor satuan polisi
terhadap kegiatan yang dilakukan pada kantor
pamong praja kota pangkalpinang khususnya di
satuan polisi pamong praja kota pangkalpinang.
bidang pengarsipan surat.
1) Observasi,
yaitu
pengamatan
2) Wawancara, yaitu dengan melakukan tanya
2)
Pemrograman
jawab langsung dengan kepala TU kantor
pada tahap ini yang dilakuakan adalah membangun
satuan polisi pamong praja kota pangkalpinang.
coding berdasarkan analisa dan perancangan agar
3) Studi Pustaka, yaitu dengan mengumpulkan
sistem yang diperoleh tidak melenceng dari
dan mempelajari buku – buku yang berkaitan
kebutuhan pengguna.
dengan program aplikasi yang akan dibuat dari berbagai sumber seperti internet, membaca
d. Tahap Pengujian
buku-buku perpustakaan untuk menghasilkan
Tahap pengujian dilakukan dengan tujuan untuk
program aplikasi yang baik.
menjamin sistem yang dibuat sesuai dengan analisa dan
perancangan
serta
menghasilkan
satu
b. Tahap Analisa
kesimpulan apakah sistem tersebut sesuai dengan
Setelah data dikumpulkan, selanjutnya adalah tahap
yang diharapkan.
analisa. Tahapan ini merupakan dari tahap inti dari penulisan Laporan Skripsi ini. Beberapa kegiatan
4. Hasil dan Pembahasan
yang akan dilakukan pada tahap ini adalah sebagai
4.1 Tahap Analisa Dan Perancangan Sistem
berikut:
Objek penelitian yang dilakukan yaitu di Instansi
1) Analisa sistem lama
Pemerintahan Kota Pangkalpinang yang bertempat
Kegiatan ini merupakan kegiatan yang sangat
di Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota
penting, karena akan dilakukan penelitian terhadap
Pangkalpinang.
kekurangan dari sistem lama, sehingga akan dihasilkan data masalah yang terjadi pada sistem
4.2 Analisa Proses bisnis
lama. Kemudian data tersebut akan dijadikan acuan
Prosedur
dalam menentukan solusi pembuatan sistem baru
perancangan sistem informasi pengarsipan surat
yang lebih baik dari sistem lama.
menyurat yang sedang berjalan di kantor satuan
2) Analisa sistem baru
polisi pamong praja kota pangkalpinang adlah
Merupakan analisa sistem baru (usulan)yang akan
sebagai berikut:
dijadikan sebagai dasar perancangan.
a.)
yang
dilakukan
Pendataan Pegawai
dalam
analisa
Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
b.)
Pendataan Surat Masuk dan Disposisi
4.4 Use Case Diagram
c.)
Pendataan Surat keluar Tanpa Disposisi
Sebuah
d.)
Pendataan Surat Pengantar
interaksi antara actor dengan sistem. Use case
e.)
Pembuatan Surat Keputusan
diagram juga menjelaskan manfaat sistem jika
f.) g.)
Pembuatan Surat Tugas Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar
dilihat menurut pandangan orang yang berada
4.3
Use
Case
mempresentasikan
sebuah
diluar sistem ( Actor ). Rancangan usecase tersebut dikelompokan menggunkan package. Rancangan
Activity Diagram
Berikut ini activity diagram yang ada pada
hasil analisa tersebut adalah sebagai berikut :
perancangan sistem informasi arsip surat menyurat pada Kantor Satuan Polisi pamong Praja Kota Pangkalpinang: 1. Surat Masuk dan Disposisi Adapun proses Surat Masuk Dan Disposisi yaitu Petugas arsip data menerima surat masuk dari
Gambar 2 Use case Diiagram Master
instansi dan mencatat surat masuk tersebut kedalam Agenda kebagian
Surat
Masuk.
Kemudian
pengadministrasian
disposisikan.setelah
didisposisi
surat
diserahkan untuk
Kepala
Bagian
Satpol PP menyerahkan ke bagian TU untuk di distribusikan kepada bagian- bagian yang sudah didisposisikan oleh Kepala Bagian Satuan Satpol PP.
4.5
Rancangan Basis Data
di
Untuk bisa sampai pada sebuah organisasi data yang benar – benar
sesuai dengan batasan
definisi dari basis data, maka berikut ini akan dijelaskan langkah – langkah yang dilakukan dalam rancangan basis data. a.
ERD (Entity Relationship Diagram) 1
INSTANSI
M
BERI
SURAT MASUK
1 1
KdIns NmIns Alamat NoTelp
HASIL
NoSM TglSM Klasifikasi Perihal TglTerimaSM FileSM
1 KdIns NoSM
KdIns NoSPngntr
NoSM NoDis
HASIL
NoDis TglDis
DISPOSISI
1
M SURAT PENGANTAR
1
1 M
N
TERIMA
BAGIAN
NoDis KdBag IsiDis
N NoSPngtr TglSpngtr Jenis BnykBerkas
KdBag NmBag
1
1
PUNYA
DAPAT KdIns NoSK
KdBag NoSK
PUNYA NoSPngntr KdBag M
M SURAT KELUAR
NoSK TglSK Perihal FileSK SURAT TUGAS
M
DAPAT
M NoSTgs Nip Ket
N
PEGAWAI Nip Nama Gol Jabatan Alamat
SURAT KEPUTUSAN
Gambar 1 Activity Diagram Surat Masuk dan Disposisi
NoSKep Menimbang Mengingat Tentang Ketetapan1 Ketetapan2 Ketetapan3
M
DAPAT NoSKep KdBag
PUNYA NoSTgs KdBag
Gambar 3 ERD (Entity Relationship Diagram)
Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
b. Transformasi ERD ke LRS 1
INSTANSI
4.4 Rancangan Antar Muka M
BERI 1
KdIns NmIns Alamat NoTelp
1
a. Struktur Tampilan
SURAT MASUK NoSM TglSM Klasifikasi Perihal TglTerimaSM FileSM
1 KdIns NoSM
HASIL
HASIL NoSM NoDis
KdIns NoSPngntr
1
M SURAT PENGANTAR NoSPngtr TglSpngtr Jenis BnykBerkas
M
N
TERIMA NoDis KdBag IsiDis
Sistem Informasi Pengarsipan pada Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang
1
1
DISPOSISI NoDis TglDis
N
BAGIAN KdBag NmBag
1
1
PUNYA
DAPAT KdIns NoSK
KdBag NoSK
PENDATAAN
TRANSAKSI
LAPORAN
PUNYA NoSPngntr KdBag NoSK TglSK Perihal FileSK
SURAT TUGAS
M
N
DAPAT
M SURAT KELUAR
PEGAWAI
M
NoSTgs Untuk Hari Tgl PKL Tmpt Pakaian
M
Nip Nama Gol Jabatan Alamat
NoSTgs Nip Ket
ENTRY DATA INSTANSI
ENTRY DATA SURAT MASUK
CETAK LAPORAN SURAT MASUK
ENTRY DATA BAGIAN
ENTRY DATA SURAT KELUAR
CETAK LAPORAN SURAT KELUAR
ENTRY DATA PEGAWAI
SURAT KEPUTUSAN NoSKep Menimbang Mengingat Tentang Ketetapan1 Ketetapan2 Ketetapan3
M
CETAK DISPOSISI
CETAK LAPORAN DISPOSISI
CETAK SURAT PENGANTAR
CETAK LAPORAN SURAT PENGANTAR
CETAK SURAT KEPUTUSAN
CETAK LAPORAN SURAT KEPUTUSAN
CETAK SURAT TUGAS
CETAK LAPORAN SURAT TUGAS
DAPAT NoSKep KdBag
PUNYA NoSTgs KdBag
Gambar 4 Transformasi ERD ke LRS Gambar 6 Struktur Tampilan Sistem Informasi Pengarsipan pada Satuan Pamong Praja Kota c. LRS (Logical Record Structure) INSTANSI
Pangkalpinang
SURAT MASUK
KdIns NmIns Alamat NoTelp
NoSM TglSM Klasifikasi Perihal TglTerimaSM FileSM KdIns
Kdins
Kdins
SURAT PENGANTAR NoSPngtr TglSpngtr Jenis BnykBerkas KdIns KdBag
DISPOSISI
TERIMA NoDis
NoDis TglDis
NoDis KdBag IsiDis
b) Rancangan Layar
BAGIAN KdBag
KdBag
KdBag NmBag
1) Rancanagan Layar Entry Data Instansi
KdBag
SURAT KELUAR NoSK TglSK Perihal FileSK KdIns KdBag
SURAT TUGAS NoSTgs Untuk Hari Tgl PKL Tmpt Pakaian Dasar KdBag
DAPAT
NoSTgs
NoSTgs Nip Ket
KdBag
Entry Data Instansi
PEGAWAI
Nip
Nip Nama Gol Jabatan Alamat
SURAT KEPUTUSAN NoSKep Menimbang Mengingat Tentang Ketetapan1 Ketetapan2 Ketetapan3 KdBag
Kode Instansi
Input
Nama Instansi
Input
Alamat Instansi
Input
Telp Instansi
Input
KdBag
Gambar 5 LRS (Logical Record Structure)
Simpan
d. Tabel
Ubah
Hapus
Batal
Tabel SuratMasuk No
Tgl
Klasif
Peri
TglTeri
File
Kd
Gambar 7 Rancangan Layar Entry Data
SM
SM
ikasi
hal
maSM
SM
Ins
Instansi
PK
FK
Tabel 1 Surat Masuk
Keluar
Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
d.
C Sequence Diagram
Dengan adanya sistem informasi Arsip Surat Menyurat pada Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang bisa mengetahui datadata yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat dan dapat dilakukan setiap bila dibutuhkan.
e.
Penyimpanan
data
memudahkan
dalam
dalam
database
penyimpanan
dan
pemeliharaan data, sehingga kita tidak perlu menyimpan data-data didalam media kertas yang mudah hilang dan rusak seperti pada saatsistem masih manual. f.
Untuk
menghasilkan
komputerisasi
yang
sistem
informasi
berkualitas,tahapan
perancangan sistem haruslah dibuat baik dan Gambar 8 Sequence Diagram Data Instansi
benar. Saran
5. Kesimpulan Dan Saran
Saran yang kami berikan yang mungkin dapat
Kesimpulan
bermanfaat bagi perkembangan dan kemajuan pada
Berdasarkan pengalaman yang didapat selama
Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat di Satuan
menjalankan riset pada Pengolahan Arsip Surat
Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang adalah
Menyurat di Satuan Polisi Pamong Praja Kota
sebagai berikut :
Pangkalpinang menarik kesimpulan bahwa :
a.
a.
Komputerisasi pada sistem informasi Arsip
dengan memberikan pelatihan, pengetahuan
Surat Menyurat sangatlah membantu pegawai
dan keterampilan dalam bidang komputer.
Satuan
b.
Polisi
Pamong
Praja
Kota
b.
Ketelitian bagian pengadministrasian surat
Pangkalpinang, sehingga proses pengolahan
pada
Arsip Surat Menyurat akan dapat dilakukan
ditingkatkan agar tingkat kesalahan data akan
dengan cepat dan akurat.
semakin rendah, dengan demikian keluaran
Dengan menggunakan sistem Informasi Arsip
yang dihasilkan akan sesuai dengan yang
Surat Menyurat yang sudah terkomputerisasi,
diinginkan.
diharapkan masalah atau hambatan yang
c.
Meningkatkan kualitas sumber daya manusia
c.
waktu
memasukkan
data
perlu
Untuk menjaga agar data di database selalu up
dihadapi dalam sistem manual dapat teratasi
to date maka sebaiknya menghapus data-data
dan meminimalkan kesalahan yangterjadi.
yang sudah tidak diperlukan agar tidak terjadi
Kesalahan – kesalahan yang disebabkan oleh
penumpukan data.
keterbatasan seperti human eror ataupun ketidaksengajaan
dapat
dikurangi
penggunaan sistem komputerisasi.
dengan
Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
Daftar Pustaka
[5] Sutopo , Hadi, Ariesto, Analisis dan Desain Berorientasi Objek, Yogyakarta, J&J Learning,2002.
[1] Jogianto,2003. Sistem Teknologi Informasi, Andi,
[6] Whitte, Jeffrey L, Lonnie D. Bently, Kevin C.Dittman. System Analysis and Design Methods. 6 th ed. New York : Mc Graw-Hill, 2004.
yogyakarta, 2003. [2]
Munawar, Pemodelan Visual dengan UML,
Yogyakarta, Graha Ilmu, 2005. [3]
O’brien James A, Pengantar Sistem Informasi,
Jakarta, Salemba Empat, 2006. [4]
Raymond Mc Leod, Jr, Sistem Informasi
Manajemen, Edisi 7. Jilid 1, PT. Prenhalindo, Jakarta, 2001.
[7] Indra Widyantoko, (2013 ) http://docplayer.info/90930-Pengelolaan-surat-masukdan-surat-keluar-pada-kantor-kecamatan-gunungpatikota-semarang.html, [Februari 2013]
