PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT DI DINAS TENAGA KERJA SOSIAL DAN TRANSMIGRASI KABUPATEN MAGELANG
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Dimas Yogaswara 10.12.4827
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
i
MAIL ARCHIVING INFORMATION SYSTEM DESIGN IN THE DEPARTEMENT OF LABOR SOCIAL AND TRANSMIGRATION MAGELANG REGANCY PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT DI DINAS TENAGA KERJA SOSIAL DAN TRANSMIGRASI KABUPATEN MAGELANG Dimas yogaswara Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In the era of globalization development of information technology is growing fast, especially with computer technology in terms of centralized data archiving documents. Department of Labor Social and Transmigration Magelang regency still using conventional procedures to manage of incoming outgoing mail of acceptance, and documentation. Documentation of incoming and outgoing mail just writing in the ledger. While on stage just a letter archiving hardcopy documentation. Given these problems, the Department of Labor Social and Transmigration Magelang regency is necessary to change the correspondence management methods that they use today. With the Mail Archiving Information System, is expected to manage incoming and outgoing mail corresponding groove in the set, and it can resolve the problems that exist. This study was conducted to make archiving application letter, which can manage incoming and outgoing mail. Letter filing is done electronically, which is the documentation, and comes with reports of incoming and outgoing mail. The research methods used to solve problems that occurs is a library, observation, interviews, data analysis, system design, programming, testing programs, implementation of the program. Resulting from this research is the application that manages incoming and outgoing mail. Keywords: Department of Labor Social and Transmigration Magelang regency, documentation, archiving, letter.
ii
1.
Pendahuluan
Perkembangan teknologi komputer di era globalisasi saat ini mengalami kemajuan yang sangat pesat. Dampak yang terasakan adalah semakin efisiennya waktu yang diperlukan oleh manusia dalam menyelesaikan tugas – tugasnya. Dengan bantuan komputer, tingkat ketelitian, kecepatan dan ketepatan dapat dimaksimalkan. Dalam bidang industri, bisnis, pendidikan dan administrasi maupun di instansi pada khususnya dan teknologi pada umumnya, penggunaan komputer sebagai alat pengendali sudah merupakan kebutuhan yang tidak dapat ditinggalkan. Seiring dengan kemajuan ilmu pengetahuan lainnya yang semakin besar peranannya baik dalam bidang bisnis maupun administrasi di berbagai instansi, kebutuhan untuk mendapatkan kejelasan suatu data sekarang ini memperlihatkan gejala yang meningkat dengan prinsip hemat waktu, tepat sasaran dan dapat dipercaya. Tersedianya data yang semakin banyak dan kompleks, mendorong untuk mecari dan mewujudkan sistem baru agar setiap pengendalian maupun pengolahan data menjadi suatu informasi yang baik dan jelas. Mengolah berbagai macam data tentang surat menyurat harus selalu dipersiapkan dengan baik untuk disajikan kepada siapa saja yang membutuhkan. Dengan demikian pekerjaan–pekerjaan yang harus dikerjakan dalam memberikan pelayanan tentang surat menyurat di Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi Kabupaten Magelang dapat dilakukan secara efektif dan efisien serta informasi tentang surat menyurat dapat berjalan dengan lancar dan tertib. Dalam prakteknya Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi Kabupaten Magelang sistem pengolahan administrasi tentang surat menyurat masih menggunakan cara manual. Mengingat sangat pentingnya komputer dalam kegiatan pengolahan data maka sistem komputerisasi pengarsipan surat akan sangat diperlukan di Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi Kabupaten Magelang.
1
2.
Landasan Teori
2.1
Pengertian Sistem
Menurut Jerry Fith Gerald : sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Menurut Ludwig Von Bartalanfy : Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
2.2
Konsep Dasar Informasi Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat dominan dalam suatu
organisasi/perusahaan. Tanpa adanya suatu informasi dalam suatu organisasi, para manajer tidak dapat bekerja dengan efisien dan efektif. Tanpa tersedianya informasi pun para manajer tidak dapat mengambil keputusan dengan cepat dan mencapai tujuan dengan efektif dan efisien. Sehingga bisa dibilang bahwa informasi merupakan sebuah keterangan yang bermanfaat untuk para pengambil keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang sudah ditetapkan sebelumnya.. Menurut Davis (1995) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang
3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1
Analisis Sistem Analisis sistem (system analysis) dapat didefinisikan sebagai penguraian dari
suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatankesempatan,
hambatan-hambatan
yang
terjadi
dan
kebutuhan-kebutuhan
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
2
yang
Dalam tahap analisis sistem, hal pertama yang dilakukan adalah mengidentifikasi masalah yang timbul. Adapun masalah yang timbul dalam sistem pengarsipan surat Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi adalah : 1.
Pengelolaan data – data surat masih secara manual sehingga kurang efisien.
2.
Surat yang tersimpan masih menggunakan kertas sehingga kurang teratur.
3.
Pencarian surat dibutuhkan waktu yang lama karena masih menggunakan cara manual.
3.2
Perancangan Sistem Perancangan adalah tahap lanjutan dari analisis sistem, dimana tahapan ini
bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar perancangan ini sesuai dengan aturan dan hasil analisis yang telah ditetapkan. Rancangan sistem juga merupakan gambaran umum yang ditunjukan kepada user tentang sistem baru yang akan dibangun. 3.3
Flowchart yang Diusulkan
Gambar 3.1 Flowchart Sistem yang diusulkan
3
3.4
Data Flow Diagram 1. DFD level 0
Admin
Informasi Login Laporan Data Pegawai Laporan Data Bagian Laporan Data Jenis Surat Laporan Data Surat Masuk Laporan Data Surat Keluar Laporan Disposisi Laporan Data Instansi
Informasi Login Data Pegawai Data Bagian Data Jenis Surat Data Surat Masuk Data Surat Keluar Disposisi Data Instansi
Sistem Informasi Pengarsipan Surat di Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi Kbupaten Magelang
Informasi Login Data Bagian Data Jenis Surat Data Surat Masuk Data Surat Keluar Disposisi Data Instans
Laporan Data Pegawai Laporan Data Bagian Laporan Jenis Surat Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar Laporan Disposisi Laporan Instansi
Pegawai
Gambar 3.2 DFD level 0
4
3.5
Entity Relationship Diagram
1
Bagian
memiliki
1 Nama_bagian
Id_bagian
memiliki
memiliki
perihal Id_instansi
Tgl_surat
Id_bagian
N Id_pegawai
No_surat Surat masuk
memiliki
N
N Id_jenis
1
Instansi
Tgl_terima N
1
Id_instansi
Nama_instansi
alamat
Memiliki Memiliki Id_jenis perihal 1 mencatat Jenis Surat
Id_jenis
Id_instansi Id_pegawai
Tgl_surat 1
Memiliki
N
Surat Keluar
Id_pegawai
Nama_jenis
N
Id_pegawai 1 Pegawai
N
No_surat
No_surat
password 1
mencatat
rahasia
N
Disposisi
sifat 1
Id_bagian
username
Id_pegawai membuat
Gambar 3.3 Entity Relationship Diagram
5
N Id_disposisi
4.
Impementasi dan Pembahasan
4.1
Implementasi Implementasi sistem merupakan kegiatan akhir dari proses penerapan sistem
baru, dimana sistem yang baru ini akan dioperasikan secara menyeluruh. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah menyiapkan semua kegiatan, penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. 4.2
Pembahasan
4.2.1
Pengetesan Sistem Pengetesan sistem dimaksudkan untuk mengetahui apakah sistem berfungsi
atau berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan pengguna (Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi Kabupaten Magelang). Tujuan lain dari proses ini adalah untuk mengetahui kelemahan ataupun kesalahan sehingga perlu dilakukan perbaikan. Pengetesan program dilakukan dengan cara mendemokan program, kemudian beberapa responden diminta untuk melihat dan menjalankan program tersebut. Dalam penelitian ini, pengujian perangkat lunak dilakukan dengan metode : 1. White Box Testing Ujicoba white box merupakan metode perancangan test case yang menggunakan structural untuk mendapatkan test case. Tes ini dilakukan untuk meramalkan kerangka kerja perangkat lunak secara detail, karena jalur logical path perangkat lunak akan di tes dengan menyediakan test case yang akan menyediakan kumpulan kondisi atau perulangan secara fisik. 2. Black Box Testing Berdasarkan hasil ujicoba yang dilakukan, seluruh tombol navigasi dan
fasilitas program lainnya serta proses yang dijalankan tidak terjadi
kesalahan.Konversi Sistem 4.2.2
Konversi Sistem Pada Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi Kabupaten Magelang ini
memakai konversi paralel dengan pertimbangan bahwa apabila sistem yang baru tidak berjalan sesuai dengan rencana yang diharapkan, maka masih ada data-data pada sistem yang lama, sehingga semua kegiatan pengolahan data akan tetap dapat berjalan.
6
5.
Penutup
5.1
Kesimpulan Dengan adanya penelitian dan pembuatan Sistem Informasi Pengarsipan Surat
di Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi Kabupaten Magelang maka kesimpulan yang dapat penulis ambil adalah sebagai berikut: 1.
Penggunaan sistem lama masih kurang efektif karena sering terjadi kesalahan dalam pencatatan surat.
2.
Penggunaan sistem baru dapat menyajikan informasi secara cepat,akurat, dan relevan.
3.
Sistem baru dapat memudahkan pencarian arsip surat dengan cepat.
4.
Laporan yang dihasilkan oleh sistem baru sangat bermanfaat untuk peningkatan kinerja pegawai
5.2
Saran Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut:
1.
Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem informasi pengarsipan surat pada Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi Kabupaten Magelang yang dilakukan secara manual diperbarui dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi.
2.
Sistem informasi pengarsipan surat yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu pegawai melakukan pengarsipan surat serta mampu menyajikan informasi yang dibutuhkan.
3.
Dengan adanya sistem baru ini, diharapkan Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi Kabupaten Magelang melakukan pelatihan untuk pegawai yang bertugas untuk mengelola sistem ini. Sehingga sistem ini dapat dijalankan dengan baik.
7
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Andi Offset, Yogyakarta. Jogiyanto, H M. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta.
8
