PEMBUATAN APLIKASI MANAJEMEN SURAT MASUK/KELUAR SECARA OFFLINE PADA DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Ferita Rahayuningsih 10.11.4304
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
MAKING MANAGEMENT APPLICATION MAIL ENTRY/EXIT IN OFFLINE AT THE DEPARTMENT OF MANPOWER AND TRANSMIGRATION DAERAH ISTIMEWA YOGTAKARTA PEMBUATAN APLIKASI MANAJEMEN SURAT MASUK/KELUAR SECARA OFFLINE PADA DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
Ferita Rahayuningsih Bambang Sudaryatno Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Mail entry/exit is an important thing that cannot be avoided in the agency. Mail entry/exit is to record activity or event should also be kept in a certain time for a specific need. Management letter entry/exit is required to set the course of the procedure and format data and to monitor and secure the letter. Application management letter entry/exit is implemented at the agency will provide efficient time in the making and storage. Management is important and confidential letter, but from observation mail management entrance/exit at the Dinas Tenaga Kerja and Transmigration (Disnakertrans) DIY currently still using microsoft excel. Therefore, the author tries to make mail management solution to streamline the creation of applications management letter entry/exit. This application is designed and manufactured as a medium for processing mailenabled entry/exit at Disnakertrans DIY. This application is believed to assist in the processing of passing letters so that the management letter that do will be more effective in recording, use, maintenance, removal and destruction. Hopefully, by the management application letter entry/exit can help Disnakertrans DIY to become more effective and efficient. Keywords: management, mail entry/exit
1. Pendahuluan Arsip khususnya surat masuk/keluar merupakan hal yang tidak dapat dihindari dalam suatu instansi bahkan merupakan bagian terpenting dalam instansi. Arsip maupun surat masuk/keluar sendiri ialah rekaman kegiatan ataupun peristiwa dalam suatu instansi, surat yang masuk/keluar juga harus disimpan dalam jangka waktu tertentu untuk kebutuhan tertentu. Manajemen surat masuk/keluar dibutuhkan untuk mengatur format dan jalannya suatu prosedure data selain itu manajemen surat masuk/keluar dibutuhkan untuk mengawasi dan mengamankan surat masuk/keluar agar tidak sembarangan orang dapat mengubah dan melihatnya. Aplikasi manajemen surat masuk/keluar yang diimplementasikan pada sebuah instansi akan sangat memberikan keefesiensian waktu dan keamanan dalam pembuatan maupun penyimpanan suatu surat masuk/keluar. Manajemen surat masuk/keluar dalam suatu instansi (studi kasus: Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY) bersifat penting dan rahasia, karena apabila manajemen surat masuk/keluar dikerjakan secara manual ataupun menggunakan excel disinyalir lalu lintas dan keamanan data kurang terstruktur, boros dan cukup merepotkan. 2.
Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem, Informasi 2.1.1 Definisi Sistem Difinisi sistem secara umum ada 2 yang pertama, kumpulan dari bagianbagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama. Yang kedua, sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat dari berbagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai tujuan1. 2.1.2 Karakteristik Sistem Sistem memiliki karakteristik sendiri agar dapat disebut sistem, karakteristik sistem tersebut terdiri dari :2
1
Fatta Hanif, Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan bersaing perusahaan & organisasi modern, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2007, hal.3. 2 Jogiyanto HM 1999 “Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstuktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, hal 4-6.
1
Gambar 2.1. Karekteristik suatu sistem 2.1.3 Definisi Informasi “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”3. Sumber
dari
informasi
adalah
data.
Data
adalah
kenyataan
yang
menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. 2.2 Konsep Sistem Informasi Manajemen 2.2.1 Definisi Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi Manajemen (SIM) dapat didefinisiksn sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi para penerimanya (kertahadi, 1995). 2.2.2 Komponen Sistem Informasi Manajemen John Burch dan Gary Grudnitsk mengemukakan bahwa sistem informasi manajemen terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building bock), yaitu masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok baris data (database block), dan blok kendali (controls block)4. 2.3 Konsep Manajemen Surat Masuk/Keluar secara Offline 2.3.1 Manajemen Surat Masuk/Keluar Surat pemerintah adalah surat resmi yang terutama digunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan. Karena 3
Jogiyanto HM 1999, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstuktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, hal 8 4 Jogiyanto HM 1999, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstuktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, hal 12
2
resmi biasanya surat harus diarahkan setelah dicatat pada buku agenda kemudian diserahkan kepala unit pengoleh bersama lembar Disposisi dan ditinggalkan pada petugas pengarah, kemudian lembar disposisi diisi dan diberi paraf oleh unit pengolah, selanjutnya lembar disposisi disampaikan kepada petugas pengarah untuk dicek lalu disimpan oleh petugas penata arsip. Sedangkan untuk surat keluar surat akan ditulis yang kemudian akan dikirimkan kekepala unit untuk ditanda tangani baru disampaikan ke pihak yang bersangkutan dan ada yang disimpan di arsip. Selama 6 bulan sekali dan 1 tahun sekali segala aktivitas surat akan dilaporkan. 2.3.2
Aplikasi Offline Aplikasi offline merupakan aplikasi berbasis dekstop yang hanya dapat di akses dengan lokalhost saja, aplikasi offline tidak membutuhkan koneksi internet dan tidak perlu diupload dengan sebuah domain.
3.
Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum 3.1.1
Gambaran Umum Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY Dinas tenaga kerja dan transmigrasi adalah instansi yang menjalankan
amanah pemerintah berdasarkan otonomi daerah. Dinas tenaga kerja dan transmigrasi DIY berada di jalan ring road lingkar utara maguwoharjo sleman. Instansi ini selalu menggunakan surat sebagai media komunikasi antar instansi. 3.1.2
Sistem Surat Disnakertrans DIY Alur dari surat masuk ialah surat diterima, masuk ke lembar disposisi
yang kemudian ditambahkan infornasi lain, setelah itu data surat direkap, jika telah disetujui oleh atasan surat akan disimpan dalam arsip. Sedangkan untuk surat keluar dan agenda dinas akan membuatnya dan merekap juga di excel. Sejauh ini Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY memanajemen surat masuk maupun
surat keluar
menggunakan tulisan tangan pada lembar
disposisi dan merekap data surat dengan menggunakan microsoft excel.
3
3.2 Analisis Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai “Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian – bagian komponennya dengan maksud
untuk
mengidentifikasikan
dan
mengevaluasi
permasalahan-
permasalahan, kesempatan dan hambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya”5. 3.3 Konsep Pemodelan Sistem
3.3.1
Konsep Flowchart Sistem Flowchart (bagan alir) adalah bagan (chart) yang menunjukan aliran
(flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika, digunakan terutama sebagai alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi (Kusrini , 2007). 3.3.2
Penggambaran DFD Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD. Tapi dari berbagai
referensi yang ada, secara garis besar langkah untuk membuat DFD adalah : 16 1) Identifikasi terlebih dahulu semua entitas luar yang terlibat di sistem. 2) Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan entitas luar. 3) Buat Diagram Konteks (diagram context/zeoro) 4) Buat Diagram Level Satu 5) Buat Diagram Level Dua 4.
Implementasi dan Pembahasan 4.1 Pemograman 4.1.1 Pembuatan Database Penulis menggunakan pembuatan database dengan masuk pada localhost/phpmyadmin => create database 4.1.2 Pembuatan Koneksi Database Koneksi database dengan aplikasi, penulis menggunkan script php yang menghubungkan database dengan aplikasi. 4.1.3 Implementasi Basis Data Database yang digunakan pada sistem ini menggunakan MySQL, Mysql adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan
5
Jogiyanto HM, Analisis dan Disain Sistem Informasi, Yogyakarta, Andi Offset, 2005, Hal 129
4
mengirimkan datanya dengan sangat cepat, multi user sera menggunakan perintah standar SQL. 4.1.4 Pembahasan Program Untuk pembahasaan dalam aplikasi ini, penulis akan membahas script pembuatan aplikasi manajemen surat masuk dan keluar ini tiap menunya. 4.1.5 Pembahasan Interface Untuk pembahasan interface, interface ini dirancang sesuai dengan kebutuhan objek dan didesain dengan simpel agar mudah digunakan. 4.2 Tes Program Terdapat 3 jenis kesalahan dalam tes program, yaitu : 1.
Kesalahan Penulisan Syntax
2.
Kesalahan Sewaktu Proses (run time error)
3.
Kesalahan Logika
4.3 Instalasi a. Software yang digunakan 1. Instalasi xampp sebagai aplikasi database 2. Instalasi browser yang akan digunakan b. Penginstalan aplikasi manajemen surat masuk dan keluar secara offline 1) Membuka browser ketikkan pada url : localhost/phpmyadmin 2) Membuat database dengan create database, beri nama 3) surat_depnakertrans 4) Buka file surat_depnakertrans.sql dan copy isi dari file tersebut 5) Buka kembali localhost/phpmyadmin masuk kedalam database 6) yang telah dibuat pilih SQL, pastekan isi query tersebut kemudian simpan. 7) Letakkan aplikasi surat depnakertrans pada direktory C:\xampp\htdocs 8) untuk menjalankan jika anda sebagai komputer server anda dapat mengetikkan url pada browser localhost/surat_disnakertrans 9) Jika anda ingin mengkoneksikan dengan komputer lain ketikkan alamat url : IP server/surat_disnakertrans 4.4 Tes Sistem 1. Black Box Testing Testing program yang dilakukan dalam sistem ini menggunakan pengujian black box testing. Terfokus pada apakah unit progam memenuhi kebutuhan yang disebutkan dalam spekifikasi. 2. White Box Testing
5
White box testing adalah cara pengujian dengan melihat kedalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. 4.5 Konversi Penulis memutuskan untuk sistem lama berdampingan dengan sistem baru untuk digunakan bersamaan, hal ini bertujuan sebagai penyesuaian karyawan terhadap sistem baru. 4.6 Manual Program a. Tampilan awal Pada tampilan awal user maupun admin harus melakukan login terlebih dahulu, dimana user dan admin memiliki hak akses yang berbeda. Default login username admin, password admin.
Gambar 4. 1 Tampilan Login b.
Tampilan Menu Utama Dalam tampilan menu utama ini akan berbeda pada saat setelah login,
setelah login user akan diberikan interface index dan setelah user memilih menu tampilan akan beralih ke home.
Gambar 4. 2 Tampilan Menu Awal Setelah Login
6
c. Tampilan Menu Klasifikasi Implementasi tampilan pada klasifikasi berfungsi untuk melihat tabel dan input data. Dalam hal ini, user dan admin memiliki hak akses yang sama.
Gambar 4. 3Tampilan Lihat Klasifikasi d.
Tampilan Cetak Untuk tampilan cetak sebagai berikut :
Gambar 4. 4 Tampilan Cetak Agenda 4.7 Evaluasi 4.7.1 Kelebihan Adapun kelebihan dari aplikasi ini ialah : a. Aplikasi ini memiliki sistem keamanan yang mampu mengenkripsi password dan mampu membagi hak akses. b. Aplikasi ini dilengkapi menu cetak
7
c.
Aplikasi ini terdapat menu laporan yang dapat difilter sesuai kebutuhan dinas tenaga kerja
d.
Aplikasi ini dilengkapi fasilitas backup dan restore.
4.7.2 Kekurangan Adapun kelemahan dari sistem yang dibuat ialah : a. Aplikasi hanya dapat berjalan secara offline b. Aplikasi hanya dapat digunakan seperti server lokal saja seperti localhost c. Jika data yang tersimpan pada database sudah banyak, aplikasi akan berjalan lambat 5.
Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan
pembahasan
materi
diatas
serta
dengan
adanya
pembuatan aplikasi manajemen surat masuk dan keluar secara offline, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : Dengan adanya teknologi aplikasi segala bentuk kerja akan lebih mudah untuk dikerjakan dibandingkan dengan manual, keakuratan, kecepatan, dan ketepatan pun lebih tinggi dibandingkan dengan manual. Cara membantu karyawan Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi agar dapat memanajemen surat masuk/keluar dengan mudah, tepat, dan akurat ialah dengan pengadaan fasilitas aplikasi manajemen surat masuk/keluar yang dapat memudahkan karyawan dalam menginputkan, menyimpan, mengubah data surat. Namun untuk lebih tepat dan akurat perlu adanya penyesuaian sistem dengan manajemen perusahaan sehingga penulis membuat aplikasi manajemen surat masuk/keluar secara offline yang dapat membantu kinerja karyawan pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi dengan cara membuat aplikasi sesuai dengan kebutuhan instansi sebagai solusi Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY untuk memanajemen surat masuk dan keluar agar lebih akurat, tepat, dan efesien. 5.2 Saran Setelah mengevaluasi kekurangan aplikasi, penulis berharap skripsi ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan saran-saran sebagai berikut : 1. Aplikasi ini dikembangkan, terutama pada pengalokasian database, agar reload sistem tidak lambat jika database telah penuh. 2. Aplikasi
ini
dapat
dikembangkan
menginginkan aplikasi secara online.
8
dalam
bentuk
online
jika
instansi
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta. ANDI HM, Jogiyanto.1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstuktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta. Andi Offset Kusrini dan Koniyo. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntasi dengan Visual Basic dan Microsoft Sql Server. Yogyakarta. ANDI Nugroho,bunafit.2004.Database Relasional dengan MYSQL.Yogyakarta. Penerbit.ANDI Shalahuddun, M dan Rosa A.S.2008.Java di Web. Bandung. Penerbit Informatika Utami, Ema dan Sukrisno.2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemograman Database dengan SQL Server, Ms.Access, dan Ms.Visual Basic. Yogyakarta.Andi Offset Abdullah.2011.Contoh Simbol Flowchart. www.abdullahzone.blog.unsoed.ac.id. diakses pada tanggal 07 Maret 2013 Els.Daftar Harga.2013.www.els.co.id diakses per tanggal 22 Maret 2013 Iwan.2012.Contoh Simbol Flowchart. www.iwanpolines.blogspot.com.diakses pada tanggal 07 Maret 2013 Susana, Enny. 2013. Analisis dan Perencanaan Sistem DFD journal pembelajaran STMIK Amikom Semester ganjil.www.amikom.ac.id.diakses pada tanggal 07 Maret 2013
9
