PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PADA DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA TANJUNGPINANG
NASKAH PUBLIKASI
Oleh
ISTIQOMAH AGUS HENDRAYADY, M.Si. WAYU EKO YUDIATMAJA, MPA
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI TANJUNGPINANG 2015
PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PADA DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA TANJUNGPINANG
NASKAH PUBLIKASI
Oleh
ISTIQOMAH AGUS HENDRAYADY, M.Si. WAYU EKO YUDIATMAJA, MPA
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI TANJUNGPINANG 2015 1
ABSTRAK Setiap organisasi pasti berhubungan dengan informasi yang kemudian diolah menjadi arsip. Pengelolaan kearsipan harus diatur secara sistematis karena semakin lama arsip akan semakin bertambah. Pengelolaan kearsipan yang tepat akan meningkatkan efisiensi kerja pada setiap organisasi. Penelitian ini membahas tentang pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Tanjungpinang. Penelitian ini perlu dilakukan karena pada dinas tersebut ditemukan permasalahan dalam proses pengelolaan kearsipan, salah satunya yaitu kurangnya ketelitian dan pemahaman pegawai dalam menyimpan arsip sehingga terkadang arsip yang dicari tidak ditemukan. Hal ini membuat berat beban kerja pegawai karena harus membutuhkan waktu yang lama untuk mencari arsip tersebut. Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui seberapa besar pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Tanjungpinang. Teori yang digunakan adalah teori Sedarmayanti tentang pengelolaan kearsipan dengan dimensi kesederhanaan, ketepatan, memenuhi persyaratan ekonomis, keamanan, penempatan arsip yang strategis, sistem yang digunakan harus fleksibel, dan petugas arsip. Kemudian mengenai efisiensi kerja menggunakan teori Gie dengan dimensi pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda. Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode penelitian asosiatif. Penelitian asosiatif merupakan penelitian yang bertujuan untuk mengetahui hubungan antara dua variabel atau lebih. Bentuk hubungan tersebut adalah hubungan kausal (sebab akibat), artinya ada variabel bebas dan ada variabel terikat. Teknik pengambilan sampel yang digunakan yaitu sampling jenuh, artinya semua anggota populasi dijadikan sebagai sampel yaitu 54 orang. Selanjutnya pengumpulan data dilakukan dengan penyebaran kuesioner dan observasi. Pengolahan data pada penelitian ini menggunakan program SPSS (Statistical Product and Service Solution) 20 untuk pengujian validitas dan reliabilitas instrumen penelitian, serta mencari seberapa besar pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja melalui analisis regresi sederhana. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, diperoleh hasil analisis bahwa pengelolaan kearsipan dan efisiensi kerja yang terdapat pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Tanjungpinang termasuk kategori cukup baik. Selanjutnya hasil analisis regresi sederhana menunjukkan bahwa pengelolaan kearsipan berpengaruh signifikan terhadap efisiensi kerja. Hal ini berarti Hipotesis nol (Ho) ditolak dan Hipotesis alternatif (Ha) diterima, artinya terdapat pengaruh antara pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Tanjungpinang. Besarnya pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja tersebut adalah sebesar 81,4%, sedangkan sisanya 18,6% dipengaruhi oleh faktor lain yang tidak diperhitungkan dalam penelitian ini. Kata Kunci: pengelolaan, kearsipan, efisiensi, kerja.
2
ABSTRACT Each organization must related information which is then processed into the archive. Archival management should be organized systematically because the longer the archive will be growing. Proper archival management will increase work efficiency in any organization. This research discusses the influence of archival management on work efficiency in the Social and Manpower Official Tanjungpinang. This research needs to be done because the agency found problems in the archival management process, one of which is a lack of rigor and understanding of employees in the store archive is searchable archive so that sometimes can not be found. This makes the heavy workload of employees having to take a long time to search the archive. The purpose of this research is to know how much influence on the archival management to the work efficiency in the Social and Manpower Official Tanjungpinang. The theory used is the theory Sedarmayanti of archival management with dimensions of simplicity, accuracy, meet the requirements of economic, security, strategic placement of the archive, the system used must be flexible, and archivist. Then the work efficiency using the theory of Gie with dimensions of mind, power, time, space, and matter. The method used in this research is associative research methods. Associative research is research that aims to know the relationship between two or more variables. The relationship between the variables in this research is a causal relationship (causal), meaning that there is independent variable and the dependent variable. The sampling technique used is sampling saturated, meaning that all members of the population used as a sample of 54 people. Further data collection is done by distributing questionnaires and observation. Processing of the data in this research using SPSS (Statistical Product and Service Solution) 20 for calibration the validity and reliability of research instruments, as well as finding out how much influence on the archival management to the work efficiency through simple regression analysis. Based on the research that has been done, the result of analysis that archival management and work efficiency contained in the Social and Manpower Official Tanjungpinang including good enough category. Furthermore, the results of simple regression analysis showed that the management of archival significant effect to the work efficiency. This means that the zero hypothesis (Ho) is rejected and the alternative hypothesis (Ha) is accepted, meaning that there is influence between archival management of the work efficiency in the Social and Manpower Official Tanjungpinang. The amount of influence on the archival management to the work efficiency amounted to 81.4%, while the remaining 18.6% is influenced by other factors not accounted for in this research.
Keywords: management, archival, efficiency, work.
3
Setiap
PENGARUH PENGELOLAAN
organisasi
selalu
KEARSIPAN TERHADAP
berhubungan dengan informasi untuk
EFISIENSI KERJA PADA DINAS
melakukan proses pekerjaan. Informasi
SOSIAL DAN TENAGA KERJA
tersebut diolah dan disimpan yang
KOTA TANJUNGPINANG
berguna untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat. Informasi yang disimpan dan dikelola tersebut disebut
A. Latar Belakang adanya
arsip. Arsip merupakan hal yang sangat
perkembangan teknologi informasi yang
penting pada setiap organisasi karena
semakin pesat, maka sistem informasi
seluruh
dalam memberikan pelayanan kepada
berhubungan dengan arsip.
masyarakat di setiap organisasi haruslah
Berdasarkan
Seiring
dengan
proses
Undang-Undang
Nomor
tersebut. Kemajuan teknologi informasi
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan,
akan
terhadap
organisasi
Tahun
akan
disesuaikan dengan kemajuan teknologi
memberikan
7
pekerjaan
1971
tentang
dampak
positif
pasal 1 ayat a dan ayat b menetapkan
dengan
adanya
bahwa yang dimaksud dengan arsip
sistem informasi yang canggih yang
adalah:
dapat mempercepat proses pekerjaan
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
masing-masing
bidang
pada
setiap
organisasi. Menurut
Laudon
(2007:15),
dan
Sistem
Jane
Informasi
(information system) secara teknis dapat didefinisikan
sebagai
sekumpulan
komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan memproses, mendistribusikan
(mendapatkan), menyimpan,
dan
informasi
untuk
menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi.
Seiring berjalannya waktu, lama kelamaan arsip yang disimpan oleh organisasi akan semakin banyak dan menumpuk.
4
Kurangnya
ruang
atau
tempat penyimpanan arsip juga akan ruang
Pengelolaan
kearsipan
yang
membuat
sempitnya
gerak
mengikuti kemajuan teknologi atau tata
pegawai.
Organisasi tersebut akan
kearsipan otomatis merupakan sistem
kesulitan dalam melaksanakan proses
kearsipan yang menggunakan sarana
pekerjaan
pengolahan
apabila
arsipnya
tidak
data
secara
elektronik.
dikelola dengan baik. Salah satu cara
Potensi teknologi yang serba canggih
yang dapat memudahkan pengelolaan
akan
kearsipan agar menciptakan efisiensi
melakukan otomatisasi arsip.
kerja
kearsipan
ini
kemajuan teknologi informasi yang
efisiensi
juga
telah berkembang.
kebutuhan duplikasi.
yaitu
dengan
memanfaatkan
Pemanfaatan teknologi informasi dalam
pengelolaan
peluang
selain
Sistem
menciptakan
mampu
Efisiensi
untuk
kerja
mengatur
merupakan
perlu
prinsip organisasi untuk melakukan
menjadi prioritas untuk mendukung dan
setiap pekerjaan sesuai dengan prosedur
mempermudah pengelolaan arsip suatu
yang berlaku dengan usaha seminimal
organisasi karena adanya perkembangan
mungkin tetapi mencapai hasil yang
setiap
menyebabkan
maksimal sesuai tujuan yang telah
arsip
ditetapkan.
harinya
peningkatan
kearsipan
memberikan
yang
jumlah
dihasilkan
dalam
Penemuan
kembali
yang
Usaha
waktu
dekat.
mungkin
dapat
arsip
harus
mengurangi
yang
seminimal
dilakukan
beban
dengan
pada
setiap
dilakukan dengan cepat dan tepat agar
pemakaian tenaga, pikiran, benda dan
dapat
waktu.
memberikan
pelayanan
yang
Setiap
organisasi
perlu
terbaik kepada masyarakat dan dapat
mengutamakan efisiensi kerja dalam
memuaskan masyarakat.
melaksanakan tugasnya. Efisiensi kerja
Pengelolaan
kearsipan juga harus menggunakan
sangat
sistem kearsipan yang tepat karena
organisasi dalam memberikan pelayanan
kebenaran
dalam
kepada
membantu
tugas
melaksanakan memperlancar
kearsipan pimpinan tugasnya proses
akan dalam
mendukung
masyarakat
keberhasilan
dan
mengabdi
kepada negara.
dan
Dalam
melaksanakan
tugas
kegiatan
masing-masing di setiap bidang pada
organisasi dalam mencapai efisiensi
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota
kerja.
Tanjungpinang 5
pasti
akan
selalu
berurusan dengan arsip yang semakin
dalam,
banyak setiap harinya.
bermaksud
Pengelolaan
oleh
karena
itu
melakukan
penulis penelitian
kearsipan perlu dilakukan dengan baik
dengan judul: “Pengaruh Pengelolaan
dan
agar
Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja
dalam
Pada Dinas Sosial Dan Tenaga Kerja
dapat
Kota Tanjungpinang”.
dengan
memudahkan menjalankan
maksimal pegawai
tugas
sehingga
mencapai efisiensi kerja.
Namun
pengelolaan kearsipan yang terjadi pada
B. Perumusan Masalah
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota
Perumusan
Tanjungpinang kurang berjalan dengan
pokok penelitian ini adalah:
lancar sehingga efisiensi kerja pegawai
“Seberapa besar pengaruh pengelolaan
menjadi terhambat dan tujuan organisasi
kearsipan terhadap efisiensi kerja pada
akan sulit tercapai. Hal ini terjadi karena
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota
telah ditemukan permasalahan yang
Tanjungpinang”.
masalah
yang
menjadi
berkaitan dengan pengelolaan kearsipan dan
efisiensi
kerja
ketika
melakukan pra penelitian. gejala-gejala
permasalahan
penulis
C. Tujuan dan Kegunaan Penelitian
Adapun
1. Tujuan Penelitian
yang
Untuk
mengetahui
seberapa
ditemukan yaitu terdiri dari:
pengaruh
1. Kurangnya ketelitian dan pemahaman pegawai dalam menyimpan arsip sehingga terkadang arsip yang dicari tidak ditemukan. 2. Pegawai kurang produktif menggunakan waktu kerja sehingga pekerjaan cepat menumpuk dan membuat pegawai jenuh untuk menyelesaikannya, serta membuat beban kerja pegawai menjadi berat. 3. Sistem pengelolaan kearsipan yang dilakukan secara manual kurang maksimal sedangkan proses penanganan kearsipan semakin hari semakin meningkat.
terhadap efisiensi kerja pada Dinas
Berdasarkan uraian diatas, penulis
dapat memberikan sumbangsih
merasa bahwa hal ini perlu dikaji lebih
pemikiran bagi pengembangan
Sosial
pengelolaan
besar
dan
Tenaga
kearsipan
Kerja
Kota
Tanjungpinang. 2. Kegunaan Penelitian a. Memberikan masukan
informasi kepada
dan
instansi
pemerintah maupun pihak lain yang
membutuhkannya
mengetahui
guna
pengelolaan
kearsipan dan efisiensi kerja. b. Hasil penelitian ini diharapkan
6
ilmu pengetahuan dan dapat digunakan
sebagai
bahan
d.
referensi penelitian selanjutnya.
D. Konsep Teoritis 1. Pengelolaan Kearsipan Menurut Sedarmayanti (2003:68), sistem penataan arsip adalah kegiatan
e.
mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
f.
Sistem penataan arsip yang baik dan teratur,
mencerminkan
keberhasilan
suatu pengelolaan kegiatan dimasa lalu, g.
yang akan besar pengaruhnya terhadap
tempat dan peralatan yang ada serta biaya yang sederhana. Menjamin keamanan, arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian/kemusnahan dan harus aman dari bahaya seperti api, air, udara yang lembab, gangguan binatang dan lain-lain, sehingga penyimpanan harus ditempat yang benar-benar aman dari segala gangguan. Penempatan arsip hendaknya diusahakan pada tempat yang strategis, maksudnya adalah agar tempat penyimpanan mudah dicapai oleh setiap unit tanpa membuang banyak waktu dan tenaga. Sistem yang digunakan harus fleksibel, maksudnya adalah harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan dan efisiensi kerja. Petugas arsip perlu memahami pengetahuan dibidang kearsipan.
pengembangan dimasa mendatang. Lalu Sedarmayanti (2003:79-80) mengemukakan
bahwa
2. Efisiensi Kerja Menurut Gie (2007:173), efisiensi
dalam
menciptakan suatu sistem penataan arsip yang baik, hendaknya diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, yaitu sebagai berikut: a. Kesederhanaan, sistem penataan yang dipilih dan diterapkan harus mudah agar bukan hanya oleh satu orang saja yang mengerti melainkan juga dapat dimengerti oleh pegawai lain. b. Ketepatan menyimpan arsip berdasarkan sistem yang digunakan, harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat. c. Memenuhi persyaratan ekonomis, yaitu dapat memanfaatkan ruangan,
kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasil yang dicapai oleh usaha itu. Pengertian “usaha” mencakup 5 unsur atau sumber kerja, yaitu pikiran (tenaga rohani), tenaga jasmani, waktu, ruang dan material (termasuk uang).
Jadi, efisiensi kerja
umumnya merupakan perwujudan dari cara-cara kerja yang memungkinkan tercapainya perbandingan terbaik antara usaha dan hasil, yaitu cara-cara bekerja yang
efisien.
Gie
(2007:178)
menyebutkan bahwa perlu diperhatikan
7
penerapan efisiensi dalam kantor yang
sistem penyimpanan warkat yang tepat,
digolongkan
tata kerja kearsipan yang baik dan tata
menurut
penggunaan
masing-masing sumber kerja, terdiri
penyingkiran
warkat
yang
tertib
dari:
dapatlah terlaksana pengurusan arsip
a. Pikiran – untuk mencapai cara yang termudah. b. Tenaga – untuk mencapai cara yang teringan. c. Waktu – untuk mencapai cara yang tercepat. d. Ruang – untuk mencapai cara yang terdekat. e. Benda – untuk mencapai cara yang termurah.
yang efisien dalam setiap organisasi. Oleh sebab itu pengelolaan kearsipan yang baik merupakan langkah awal untuk meningkatkan efisiensi kerja. E. Hipotesis Ho : Tidak
terdapat
pengaruh
antara pengelolaan kearsipan 3. Pengaruh Pengelolaan Kearsipan
terhadap efisiensi kerja pada
Terhadap Efisiensi Kerja
Dinas
Menurut Gie (2007:126), salah satu
Kerja Kota Tanjungpinang.
hal dalam menentukan penilaian sesuatu
Sosial
Ha : Terdapat
dan Tenaga
pengaruh
antara
arsip ialah jangka waktu penemuan
pengelolaan
kembali suatu warkat.
terhadap efisiensi kerja pada
Jika sejumlah
kearsipan
surat yang diminta walaupun semua
Dinas
dapat diketemukan, tetapi membutuhkan
Kerja Kota Tanjungpinang.
Sosial
dan Tenaga
waktu misalnya sampai beberapa hari, arsip itu juga tidak dapat dianggap baik.
F. Metode Penelitian
Pada umumnya oleh para ahli kearsipan
1. Jenis Penelitian Penelitian
telah diterima bahwa jangka waktu yang
menggunakan
baik dalam menemukan kembali sesuatu
metode
surat ialah tidak lebih dari 1 menit.
pendekatan
Dengan sistem penyimpanan yang tepat,
Sugiyono (2012:11), penelitian asosiatif
alat
dan
merupakan penelitian yang bertujuan
pegawai yang mahir, pasti jangka waktu
untuk mengetahui hubungan antara dua
itu tidak akan dilampaui.
variabel atau lebih. Bentuk hubungan
perlengkapan
Selanjutnya berpendapat
yang
Gie bahwa
baik
(2007:150)
dengan
adanya
penelitian
ini
asosiatif
kuantitatif.
dengan Menurut
antara variabel dalam penelitian ini adalah
8
hubungan
kausal.
Sugiyono
(2012:37) menyatakan bahwa hubungan
3. Populasi dan Sampel
kausal adalah hubungan sebab akibat.
a. Populasi
Jadi,
ada
variabel
independen
Menurut
Sugiyono
(2013:80),
(mempengaruhi) dan variabel dependen
populasi adalah wilayah generalisasi
(dipengaruhi).
yang terdiri atas obyek atau subyek yang
2. Lokasi Penelitian
dan
Tenaga
Kerja
Kota
Tanjungpinang, hal ini karena pada instansi tersebut mempunyai bidang penting
dalam
ketenagakerjaan.
hal
sosial
dan
Seiring berjalannya
waktu tentunya jumlah masyarakat di Kota
Tanjungpinang
semakin
semakin
bertambah,
kepengurusan
serta
masalah
ketenagakerjaan
proses
sosial
akan
hari
dan
semakin
meningkat, Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Tanjungpinang harus selalu memberikan pelayanan yang dibutuhkan oleh masyarakat secara cepat dan tepat, serta melakukan pengelolaan kearsipan yang
tepat
sebagai
pertanggungjawaban
kepada
bukti
oleh
dan
kearsipan
terhadap
sehingga
kepentingan keadaan
efisiensi
kerja
masyarakat sosial
ketenagakerjaan dapat terpenuhi.
dan
untuk
ditarik
dipelajari
dan
kesimpulannya.
Jumlah pegawai Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Tanjungpinang yaitu 83 orang. Dari 83 orang tersebut, pegawai
yang
bekerja
di
kantor
berjumlah 54 orang dan pegawai yang bekerja di lapangan berjumlah 29 orang. Hanya pegawai yang bekerja di kantor yang berurusan dengan pengelolaan kearsipan dan efisiensi kerja. populasi
penelitian
ini
Jadi, diambil
berdasarkan karakteristik pegawai yang berurusan dengan pengelolaan kearsipan dan
efisiensi
kerja
sesuai
dengan
variabel penelitian, yaitu berjumlah 54 orang.
negara.
seberapa besar pengaruh pengelolaan
peneliti
kemudian
b. Sampel
Perlu adanya perhatian dalam melihat
mengenai
kualitas
karakteristik tertentu yang ditetapkan
Penelitian ini dilakukan di Dinas Sosial
mempunyai
Menurut
Sugiyono
(2013:81),
sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut. Kemudian berdasarkan teknik penentuan (2013:85)
sampelnya, mengemukakan
Sugiyono bahwa
sampling jenuh adalah teknik penentuan 9
sampel bila semua anggota populasi
organisasi yang bukan pengolahannya.
digunakan sebagai sampel. Hal ini
Sumber data ini diperoleh dari Dinas
sering dilakukan bila ingin membuat
Sosial
generalisasi dengan kesalahan yang
Tanjungpinang
sangat kecil. Istilah lain sampel jenuh
umum lokasi penelitian dan data lainnya
adalah sensus, dimana semua anggota
yang mendukung penelitian.
populasi
5.
dijadikan
sampel.
Teknik
dan
Tenaga
Kerja
mengenai
Kota
gambaran
Teknik dan Alat Pengumpulan
pengambilan sampel dalam penelitian
Data
ini
karena
Teknik dan alat pengumpulan data
penulis ingin membuat generalisasi
yang dilakukan dalam upaya untuk
dengan kesalahan yang sangat kecil,
memperoleh data yang akurat dalam
serta semua anggota populasi juga
mencari
berurusan dengan pengelolaan kearsipan
pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi
dan efisiensi kerja sesuai dengan bidang
kerja pada Dinas Sosial dan Tenaga
pekerjaannya masing-masing.
Kerja Kota Tanjungpinang yaitu:
adalah
semua
sampling
anggota
jenuh
populasi
Jadi
dijadikan
a.
sebagai sampel, yaitu 54 orang.
seberapa
besar
pengaruh
Kuesioner Menurut
Sugiyono
(2013:142),
kuesioner
merupakan
pengumpulan
data
digunakan menurut Siregar (2013:16)
dengan
memberi
adalah sebagai berikut:
pertanyaan
a.
kepada reponden untuk dijawabnya.
4. Jenis dan Sumber Data Jenis
dan
sumber
data
yang
Data Primer Data primer adalah data yang
cara
Penelitian
atau
ini
teknik
yang
dilakukan seperangkat
pernyataan
menggunakan
tertulis
jenis
peneliti
kuesioner tertutup. Kuesioner tertutup
langsung dari sumber pertama atau
menurut Siregar (2013:21) merupakan
tempat
dilakukan.
pertanyaan-pertanyaan yang diberikan
Sumber data pada penelitian ini yaitu
kepada responden sudah dalam bentuk
sampel penelitian yang telah ditentukan.
pilihan ganda. Jadi responden tidak
b.
Data Sekunder
diberi kesempatan untuk mengeluarkan
Data sekunder adalah data yang
pendapat. Pada penelitian ini, alat yang
dikumpulkan
sendiri
objek
diterbitkan
oleh
penelitian
atau
digunakan
oleh
digunakan angket 10
dalam yang
kuesioner mencakup
adalah daftar
pernyataan
yang
berkaitan
indikator-indikator
dengan
merupakan kegiatan setelah data dari
pengelolaan
seluruh responden atau sumber data lain
kearsipan dan efisiensi kerja.
terkumpul. Teknik analisis data dalam
b.
penelitian
Observasi Menurut
Siregar
(2013:19),
pengaruh
adalah
terhadap
pengumpulan
data
menggunakan
statistik. Untuk mencari seberapa besar
observasi atau pengamatan langsung kegiatan
kuantitatif
pengelolaan efisiensi
kearsipan
kerja, diperlukan
dengan melakukan penelitian langsung
pengukuran sebagai berikut:
terhadap
1.
kondisi
lingkungan
objek
penelitian yang mendukung kegiatan penelitian.
Berdasarkan
pengamat,
penelitian
ini
Skala Likert Menurut
Sugiyono
(2012:107),
keterlibatan
skala likert digunakan untuk mengukur
dilakukan
sikap, pendapat dan persepsi seseorang
dengan observasi tidak partisipan karena
atau
pengamat berada di luar subjek yang
fenomena sosial. Dengan skala likert,
sedang diteliti atau diamati. Kemudian
maka
berdasarkan cara pengamatannya, alat
dijabarkan menjadi indikator variabel.
pengumpulan data dilakukan dengan
Kemudian indikator tersebut dijadikan
observasi
yaitu
sebagai titik tolak untuk menyusun
pengamat dalam proses pengumpulan
item-item instrumen yang dapat berupa
data
pernyataan atau pertanyaan. Jawaban
tidak
tidak
terstruktur,
menggunakan
pedoman
sekelompok
variabel
yang
akan
instrumen
tentang
diukur
pengamatan. Dalam hal ini peneliti tidak
setiap
menggunakan instrumen yang telah
menggunakan skala likert mempunyai
baku, tetapi hanya berupa rambu-rambu
gradasi dari sangat positif sampai sangat
pengamatan. Observasi dilakukan untuk
negatif. Sugiyono juga menyatakan
mengamati
pengelolaan
bahwa bila skala likert digunakan dalam
kearsipan dan efisiensi kerja pegawai
pengukuran maka akan mendapatkan
pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja
data interval, atau rasio. Hal ini akan
Kota Tanjungpinang.
tergantung pada bidang yang akan
pelaksanaan
item
orang
yang
diukur. Penggunaan skala likert dalam G. Teknik Analisis Data Menurut
Sugiyono
penelitian ini yaitu pada setiap item (2012:169),
analisis data dalam penelitian kuantitatif
instrumen diberikan alternatif pilihan jawaban berupa sangat setuju, setuju, 11
cukup setuju, kurang setuju, dan tidak
ukur mampu mengukur apa yang ingin
setuju. Pilihan tersebut
disesuaikan
diukur. Penelitian ini menggunakan
persepsi
pengujian validitas konstruk (construct
dengan
pendapat
atau
responden.
validity). Menurut Siregar (2013:47),
2.
Skala Interval
konstruk adalah kerangka dari suatu
Skala interval merupakan skala
konsep.
Validitas
validitas
yang
pengukuran
data.
Menurut
Siregar
konstruk berkaitan
adalah dengan
(2013:22), skala pengukuran data adalah
kesanggupan alat ukur dalam mengukur
prosedur pemberian angka pada suatu
pengertian
objek
diukurnya.
agar
karakteristik Kemudian
dapat dari
objek
Siregar
menjelaskan adalah
bahwa
suatu
objek/kategori berdasarkan dimana
menyatakan tersebut. (2013:23) skala
dimana
dapat suatu
jarak/interval
1.
2.
tiap
validitas
Jika koefisien korelasi product
Jika koefisien korelasi product moment > r-tabel (α ; n-2) n =
tertentu,
antara
menguji
yang
moment melebihi 0,3.
diurutkan
atribut
Cara
konsep
konstruk menurut Siregar (2013:47-48):
interval
skala
suatu
jumlah sampel. 3.
Nilai sig. ≤ α.
objek/kategori sama. Besarnya interval
Rumus yang bisa digunakan untuk uji
dapat ditambah atau dikurangi. Dalam
validitas
pengukuran instrumen penelitian, data
korelasi product moment yaitu:
interval
𝑟ℎ𝑖𝑡𝑢𝑛𝑔
sering
diperoleh
melalui
kuesioner untuk menilai sikap atau
=
perilaku. Skala interval yang digunakan pada
penelitian
ini
berdasarkan
konstruk
dengan
teknik
n∑XY − (∑X)(∑Y) √{𝑛∑𝑋 2 − (∑𝑋)2 }{𝑛∑𝑌 2 − (∑𝑌)2 }
Dimana:
pengukuran instrumen penelitian yaitu
n = Jumlah responden
dengan memberikan skor 1 sampai 5
X = Skor variabel (jawaban responden)
untuk masing-masing alternatif pilihan
Y = Skor total dari variabel (jawaban responden)
jawaban dari setiap pernyataan. 3.
Pengujian Validitas Siregar
(2013:46)
menyatakan
4.
Menurut
bahwa validitas atau kesahihan adalah menunjukkan sejauh mana suatu alat
Pengujian Reliabilitas Siregar
(2013:55),
reliabilitas adalah untuk mengetahui
12
sejauh mana hasil pengukuran tetap
Sunarto
konsisten,
dilakukan
bahwa regresi atau peramalan adalah
pengukuran dua kali atau lebih terhadap
suatu proses memperkirakan secara
gejala yang sama dengan menggunakan
sistematis tentang apa yang paling
alat
pula.
mungkin terjadi dimasa yang akan
Pengujian reliabilitas pada penelitian ini
datang berdasarkan informasi masa lalu
menggunakan
dan
apabila
pengukur
yang
Internal
sama
Consistency.
(2010:96-97)
sekarang
yang
menjelaskan
dimiliki
agar
Siregar (2013:56) menjelaskan bahwa
kesalahannya dapat diperkecil. Regresi
pengujian reliabilitas alat ukur Internal
sederhana
Consistency dilakukan dengan cara
didasari oleh hubungan fungsional atau
mencoba alat ukur cukup hanya sekali
hubungan sebab akibat (kausal) variabel
saja, kemudian data yang diperoleh
bebas (X) terhadap variabel terikat (Y).
dianalisis
tertentu.
Pada dasarnya analisis regresi dan
Dalam hal ini teknik yang digunakan
analisis korelasi keduanya mempunyai
adalah Alpha Cronbach. Metode Alpha
hubungan
Cronbach
mempunyai keeratan. Setiap analisis
dengan
yang
teknik
digunakan
untuk
dapat
dianalisis
yang
sangat
kuat
regresi
tidak mempunyai pilihan ‘benar’ atau
korelasinya, tetapi sebaliknya analisis
‘salah’
korelasi belum tentu diuji regresi atau
‘ya’
atau
‘tidak’,
ada
dan
menghitung reabilitas suatu tes yang maupun
otomatis
karena
melainkan digunakan untuk menghitung
diteruskan
reabilitas suatu tes yang mengukur sikap
Analisis korelasi yang tidak dilanjutkan
atau perilaku.
dengan analisis regresi adalah analisis
5.
Analisis Regresi Sederhana
korelasi yang kedua variabelnya tidak
Penelitian ini menggunakan analisis
mempunyai hubungan fungsional dan
regresi sederhana.
Menurut Riduwan
dengan
analisis
analisis
regresi.
sebab akibat.
dan Sunarto (2010:145) dalam tabel
Untuk mempermudah melakukan
mengenai kesimpulan beberapa model
perhitungan pada penelitian ini, penulis
analisis, analisis regresi digunakan pada
menggunakan
penelitian yang menggunakan variabel
(Statistical
bebas (X) dan variabel terikat (Y), serta
Solution) versi 20 dalam pengolahan
jenis data yang dianalisis menggunakan
datanya.
skala interval dan ratio. Riduwan dan 13
software Product
and
SPSS Service
terendah jawaban responden berjumlah
H. Hasil Penelitian Pada penelitian ini, penyebaran
3,17 yang terdapat pada pernyataan
kuesioner kepada pegawai dilakukan
nomor 13 yaitu pegawai memahami tata
berdasarkan teori Sedarmayanti tentang
kerja kearsipan. Hal ini menunjukkan
pengelolaan kearsipan dengan dimensi
pegawai belum sepenuhnya memahami
yang
tata
terdiri
ketepatan,
dari
kesederhanaan,
memenuhi
persyaratan
kerja
kearsipan.
Pengelolaan
kearsipan yang terdapat pada Dinas
ekonomis, keamanan, penempatan arsip
Sosial
yang strategis, sistem yang digunakan
Tanjungpinang telah dilakukan cukup
harus fleksibel, dan petugas arsip.
baik karena berdasarkan dari rata-rata
Selanjutnya menggunakan teori Gie
seluruh jawaban responden menduduki
tentang efisiensi kerja dengan dimensi
interval ke 3 yang bermakna cukup baik.
yang terdiri dari pikiran, tenaga, waktu,
Dapat dilihat bahwa sebagian besar
ruang, dan benda.
pegawai
Berdasarkan analisis data dari hasil kuesioner
Tenaga
Kerja
mengharapkan
Kota
adanya
perubahan sistem pengelolaan kearsipan
pengelolaan
yang lebih baik lagi karena pegawai
kearsipan pada Dinas Sosial dan Tenaga
tersebut belum sepenuhnya memahami
Kerja Kota Tanjungpinang, kategori
tata kerja kearsipan. Namun, tidak ada
jawaban responden dari skala likert
gunanya sistem pengelolaan kearsipan
ditransformasikan ke skala interval yaitu
diubah menjadi lebih baik lagi jika
dengan menggunakan skor 1 sampai 5.
pegawai tidak seluruhnya memahami
Pada variabel pengelolaan kearsipan (X)
tata kerja kearsipan. Perubahan sistem
yang terdiri dari 14 pernyataan, rata-rata
pengelolaan kearsipan yang lebih baik
tertinggi jawaban responden berjumlah
lagi harus diiringi oleh pemahaman
3,83 yang terdapat pada pernyataan
pegawai mengenai tata kerja kearsipan
nomor 12
yaitu perubahan sistem
agar dapat meningkatkan efisiensi kerja.
pengelolaan kearsipan yang lebih baik
Selanjutnya Berdasarkan analisis
lagi
mengenai
dan
diharapkan
terjadi.
ini
data dari hasil kuesioner mengenai
menunjukkan bahwa sebagian besar
efisiensi kerja pada Dinas Sosial dan
pegawai
adanya
Tenaga Kerja Kota Tanjungpinang,
perubahan sistem pengelolaan kearsipan
kategori jawaban responden dari skala
yang lebih baik lagi. Kemudian rata-rata
likert juga ditransformasikan kepada
mengharapkan
Hal
14
skala
interval
yaitu
dengan
menggunakan skor 1 sampai 5. Pada
pekerjaan harus cepat diselesaikan agar beban kerja tidak semakin bertambah.
variabel efisiensi kerja (Y) yang terdiri
Dalam
pengujian
validitas
dan
dari 14 pernyataan, rata-rata tertinggi
reliabilitas pada penelitian ini apabila
jawaban responden berjumlah 4,04 yang
item dikatakan valid, pasti akan reliabel.
terdapat pada pernyataan nomor 18
Dari hasil Case Processing Summary
yaitu
(ringkasan
pengolahan
membantu proses pekerjaan di kantor.
menunjukkan
bahwa
Dalam hal ini sebagian besar pegawai
tersebut
merasa penggunaan teknologi dapat
dengan jumlah sampel yang digunakan
membantu
dalam
penggunaan
teknologi
proses
dapat
penyelesaian
valid
seluruh
setelah
penelitian
kasus)
disesuaikan
yaitu
54
Kemudian
rata-rata terendah jawaban responden
Statistics pada pengujian reliabilitas,
berjumlah 3,04 yang terdapat pada
nilai
pernyataan nomor 17 yaitu tingkat
Coefficient = 0,948. Bila dibandingkan
urgensi
dengan r
pekerjaan
diperkecil
korelasi
tabel
hasil
orang.
pekerjaan di kantor tersebut. Kemudian
jenis
dari
item
Reliability
Guttman
Split-Half
(0,284) maka r
hitung
lebih
sehingga hanya satu tingkat saja yang
besar dari r tabel. Dengan demikian dapat
harus diselesaikan dengan seketika. Hal
disimpulkan bahwa kuesioner tersebut
ini menunjukkan bahwa
reliabel.
kurang
cekatan
pegawai
dalam
proses
Berdasarkan
analisis
regresi
penyelesaian pekerjaan karena tidak
sederhana, tingkat signifikansi (uji t)
ditulisnya tingkat urgensi yang harus
menunjukkan
diproses.
kearsipan
Sosial
Efisiensi kerja pada Dinas dan
Tenaga
Kerja
Kota
bahwa berpengaruh
lebih besar dari t
berdasarkan
15,098 > 2,034.
rata-rata
seluruh
signifikan
terhadap efisiensi kerja karena t
Tanjungpinang termasuk cukup baik hasil
pengelolaan
tabel
hitung
dengan hasil
Hal ini berarti
jawaban responden menduduki interval
Hipotesis nol (Ho) yang menyatakan
ke 3 yang bermakna cukup baik.
bahwa tidak terdapat pengaruh antara
Efisiensi kerja harus lebih ditingkatkan
pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi
agar tujuan organisasi dapat mudah
kerja pada Dinas Sosial dan Tenaga
tercapai. Pegawai harus mempunyai
Kerja Kota Tanjungpinang ditolak, dan
kesadaran masing-masing bahwa setiap
Hipotesis 15
alternatif
(Ha)
yang
menyatakan bahwa terdapat pengaruh
jawaban responden dalam kuesioner
antara pengelolaan kearsipan terhadap
mengenai pengelolaan kearsipan
efisiensi kerja pada Dinas Sosial dan
pada tabel IV.20, hasil rata-rata
Tenaga
seluruh
Kerja
Kota
Tanjungpinang
jawaban
responden
diterima. Kemudian besarnya pengaruh
menduduki interval ke 3 dengan
pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi
nilai 3,51 yang bermakna cukup
kerja pada Dinas Sosial dan Tenaga
baik.
Kerja Kota Tanjungpinang dapat dilihat dari koefisien Determinasi
2. Efisiensi kerja pada Dinas Sosial
(RSquare)
dan
Tenaga
Kerja
Kota
sebesar 0,814, yaitu sebesar 81,4%,
Tanjungpinang
sedangkan sisanya (100% - 81,4% =
dimensi pikiran, tenaga, waktu,
18,6%) dipengaruhi oleh faktor lain
ruang, dan benda termasuk cukup
yang
baik. Diketahui distribusi frekuensi
tidak
diperhitungkan
dalam
penelitian ini.
berdasarkan
skor jawaban responden dalam kuesioner mengenai efisiensi kerja
I. Kesimpulan dan Saran
pada tabel IV.35 menunjukkan hasil
a. Kesimpulan
rata-rata seluruh jawaban responden
Berdasarkan penelitian yang telah
menduduki interval ke 3 dengan
dilakukan pada Dinas Sosial dan Tenaga
nilai 3,38 yang bermakna cukup
Kerja
baik.
Kota
Tanjungpinang,
dapat
disimpulkan bahwa: 1. Pengelolaan
3. Berdasarkan hasil analisis regresi yang
sederhana, tingkat signifikansi (uji
terdapat pada Dinas Sosial dan
t) menunjukkan bahwa pengelolaan
Tenaga Kerja Kota Tanjungpinang
kearsipan berpengaruh signifikan
berdasarkan
terhadap efisiensi kerja karena t
kesederhanaan,
kearsipan
dimensi ketepatan,
hitung
lebih besar dari t
dengan
tabel
memenuhi persyaratan ekonomis,
hasil 15,098 > 2,034.
keamanan, penempatan arsip yang
berarti Hipotesis nol (Ho) ditolak
strategis, sistem yang digunakan
dan
harus fleksibel, dan petugas arsip
diterima, artinya terdapat pengaruh
telah dilakukan cukup baik. Hal ini
antara
dilihat dari distribusi frekuensi skor
terhadap efisiensi kerja pada Dinas 16
Hipotesis
Hal ini
alternatif
pengelolaan
(Ha)
kearsipan
Sosial dan Tenaga Kerja Kota
pekerjaan akan berhubungan dengan
Tanjungpinang.
Selanjutnya
arsip. Hal ini bertujuan agar proses
pengaruh
pekerjaan berjalan dengan lancar dan
terhadap
dapat
diperoleh
besarnya
pengelolaan
kearsipan
efisiensi kerja pada Dinas Sosial dan
Tenaga
Tanjungpinang
Kerja
Kota
adalah
memberikan
pelayanan
maksimal kepada masyarakat. 2. Efisiensi kerja pegawai pada Dinas
sebesar
Sosial
dan
Tenaga
Kerja
Kota
81,4%, sedangkan sisanya 18,6%
Tanjungpinang harus ditingkatkan
dipengaruhi oleh faktor lain yang
dengan menggunakan waktu kerja
tidak
secara produktif serta menyadari
diperhitungkan
dalam
penelitian ini.
tanggung jawab pegawai yang telah diberikan amanah untuk menjalankan
b. Saran Setelah mengenai
melakukan pengaruh
penelitian pengelolaan
Tanjungpinang,
prima
terhadap
negara. 3. Pengelolaan
kearsipan
perlu
diprioritaskan dalam hal yang harus
penulis sampaikan yaitu sebagai berikut:
diperhatikan pada saat proses kerja
1. Pengelolaan kearsipan pada Dinas
berlangsung. Pengelolaan kearsipan
Kota
yang tepat, sistematis dan mudah
Tanjungpinang perlu diubah menjadi
dilakukan akan dapat meningkatkan
sistem
kearsipan
efisiensi kerja pada Dinas Sosial dan
elektronik agar proses pengurusan
Tenaga Kerja Kota Tanjungpinang.
arsip dapat lebih cepat dilakukan
Hal ini perlu dilakukan agar tujuan
karena pemanfataan teknologi dapat
organisasi dapat tercapai dengan
mempermudah pekerjaan. Kemudian
maksimal serta demi kemajuan dan
pegawai harus mempunyai kesadaran
kesejahteraan bangsa.
dalam
dan
Tenaga
yang
pelayanan
pemberian
dapat
Sosial
saran
dalam
masyarakat dan mengabdi kepada
kearsipan terhadap efisiensi kerja pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota
kewajibannya
pengelolaan
memahami
Kerja
tata
kerja
kearsipan walaupun pada bagian yang hanya mengelola arsip dalam skala kecil karena seluruh proses 17
DAFTAR PUSTAKA
Siregar, Syofian, 2013, Penelitian Kuantitatif, Kencana.
Metode Jakarta:
Buku: Akadun, 2009, Teknologi Informasi Administrasi, Bandung: Alfabeta. Amsyah, Zulkifli, 2003, Manajemen Kearsipan, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Sugiyono, 2012, Metode Penelitian Administrasi, Bandung: Alfabeta. ________, 2013, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D, Bandung: Alfabeta.
Barthos, Basir, 2009, Manajemen Kearsipan, Jakarta: Bumi Aksara.
Sukoco, Badri Munir, 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Jakarta: Erlangga.
Gie, The Liang, 2007, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Liberty.
Syamsi, Ibnu, 2007, Efisiensi Kerja dan Sistem Prosedur Tata Kerja, Jakarta: Bumi Aksara.
Laudon, Kenneth C. dan Jane P. Laudon, 2007, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: Salemba Empat. Maryati, MC, 2008, Manajemen Perkantoran Efektif, Yogyakarta: UPP STIM YKPN. Moekijat, 2002, Tata Laksana Kantor, Bandung: Mandar Maju.
Peraturan Perundang-undangan: Peraturan Daerah Kota Tanjungpinang Nomor 2 Tahun 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Kota Tanjungpinang. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
Riduwan dan Sunarto, 2010, Pengantar Statistika, Bandung: Alfabeta. Sedarmayanti, 2003, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Bandung: Mandar Maju. ___________, 2011, Tata Kerja dan Produktivitas Kerja, Bandung: Mandar Maju. Sinungan, Muchdarsyah, 2000, Produktivitas: Apa dan Bagaimana, Jakarta: Bumi Aksara.
Skripsi: Agustina, Nilam, 2013, “Faktor-Faktor Dalam Pelaksanaan Efisiensi Kerja Di Kantor Perpustakaan Dan Arsip Kota Tanjungpinang”, Skripsi Sarjana pada Jurusan Ilmu Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Maritim Raja Ali Haji Tanjungpinang.
18
Harahap, Astri Intan, 2009, “Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai (Studi Pada Kantor Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara)”, Skripsi Sarjana pada Jurusan Ilmu Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sumatera Utara Medan. Kurniani, Depi, 2013, “Faktor-Faktor Penunjang Kearsipan Di Kelurahan Kampung Bulang”, Skripsi Sarjana Jurusan Ilmu Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Maritim Raja Ali Haji Tanjungpinang.
19
