PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI PADA KANTOR DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN
SKRIPSI Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sosial Departemen Ilmu Administrasi Negara
Oleh: Tri Ningsih 120903027
DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2016
ii
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
HALAMAN PERSETUJUAN Skripsi ini disetujui untuk diperbanyak dan dipertahankan oleh: Nama
: Tri Ningsih
NIM
: 120903027
Departemen
: Ilmu Administrasi Negara
Judul
: Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai Pada Kantor Dinas Sosial Dan Tenaga Kerja Kota Medan
Medan, 12 April 2016 Ketua Departemen Dosen Pembimbing
Ilmu Administrasi Negara
Dra. Elita Dewi, M.SP
Drs. Rasudyn Ginting, M.Si
NIP. 196007041986012002
NIP. 19590814198611002
Dekan, FISIP USU MEDAN
Prof. Dr. Badaruddin, M.Si NIP. 196805251992031002
KATA PENGANTAR Pada kesempatan ini peneliti mengucapkan Puji Syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkah dan rahmat-Nya peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini dengan maksimal guna melengkapi salah satu persyaratan untuk mendapatkan gelar Sarjana pada Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara. Adapun judul skripsi ini adalah “Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai ”. Dalam menyelesaikan skripsi ini, peneliti mendapat bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Untuk itu, dengan kerendahan hati, peneliti mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Runtung Sitepu, S.H, M.Hum selaku Rektor Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Prof. Dr. Badaruddin, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara. 3. Bapak Drs. Rasudyn Ginting, M.Si selaku Ketua Jurusan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara. 4. Ibu Dra. Elita Dewi,M.SP selaku Dosen Pembimbing yang dengan ikhlas meluangkan waktunya dan selaku mengarahkan peneliti hingga peneliti mampu menyelesaikan skripsi. 5. Seluruh Dosen/Staff pengajar serta para pegawai Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.
i
6. Kedua orang tua peneliti bapak Bunari dan Ibu Rumiyati serta seluruh keluarga besar peneliti. 7. Untuk teman-teman AN, Fadhilah Utami Ritonga , Sri Rezeky, Febrina Rahmadani, Vivia Ardila trimkasih telah menjadi sahabat terbaik semoga kita semua menjadi orang yang sukses kedepan nya kalian sahabat terbaik 8. Untuk Seseorang yang jauh disana Pratu Sudarno Trimakasih telah menjadi tempat mengadu segala hal, trimakasih telah mau mendampingi penulis selama ini , semangat satgas di pososnya dan cepat kembali. Peneliti menyadari bahwa di dalam penulisan skripsi ini terdapat banyak kekurangan.Hal ini disebabkan oleh adanya keterbatasan kemampuan peneliti dalam pengumpulan literatur maupun penulisan karya ilmiah.Oleh sebab itu, peneliti menerima saran dan kritik dari para pembaca.Demikianlah penulis sampaikan dan semoga skripsi ini bermanfaat untuk berbagai pihak.
Medan,12 April 2016 Peneliti
Tri Ningsih
ii
PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI PADA KANTOR DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN
Nama Nim Fakultas Departemen Pembimbing
: Tri Ningsih : 120903027 : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik : Ilmu Administrasi Negara : Dra. Elita Dewi M.SP
ABSTRAK
Arsip mempunyai nilai dan peran penting karena arsip merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, Oleh karena itu agar arsip dapat memberikan informasi secara maksimal, maka diperlukan pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur. Sehingga akan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengambil keputusan, guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Penelitian ini merupakan penelitian kuantitatif dengan sampel penelitian berjumlah 52 orang.Alat pengumpulan data dalam penelitian ini adalah angket (kuisioner). Data yang dikumpulkan dianalisis dengan analisis regresi linear dengan uji normalitas dan uji Signifikan menggunakan program software SPSS versi 17.0. Hasil yang diperoleh berdasarkan penelitian adalah pengelolaan Kearsipan berpengaruh dengan Efisiensi kerja pegawai pada Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan berpengaruh signifikan secara statistik, dalam hal ini dapat dibuktikan bahwa hipotesis diterima. Hal ini terbukti darihasil perhitungan uji signifikansi koefisien regresidiketahui nilai probabilitas atau Sig. Dari variabelpengelolaan kearsipan adalah 0,000 (nilainya sangat kecil hampir mendekati nilai 0). Karena nilai probabilitas pengelolaan kearsipan (11,857), yakni 0,000 lebih kecil dari tingkat signifikansi, yakni 0,05.Berdasarkan hasil perhitungankoefisien determinasisebesar 𝑅𝑅 2 = 0,729 menunjukkan bahwa variabel Pengeloaan Kearsipan mempengaruhi secara simultan atau bersama-sama terhadap variabel Efisiensi Kerja Pegawai sebesar 72,9%, sisanya sebesar 21,1% dipengaruhi oleh faktor-faktor lain. Kata kunci: Arsip dan Efisiensi Kerja
iii
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR……………………………………………………………….i ABSTRAK…………………………………………………………………………...iii DAFTAR ISI ……...………………………………………………………………...iv DAFTAR GAMBAR……………………………………………………………….vii DAFTAR TABEL………………………………………………………………….viii DAFTAR LAMPIRAN……………………………………………………………..xi BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………….. ........ 1 1.1
Latar Belakang Masalah....................................................................... 1
1.2
Rumusan Masalah ................................................................................ 3
1.3
Tujuan Penelitian ................................................................................. 3
1.4
Manfaat Penelitian ............................................................................... 4
1.5
Kerangka Teori .................................................................................... 4 1.5.1
Pengertian Arsip ....................................................................... 5
1.5.2
Pengertian Kaarsipan ............................................................... 6
1.5.3
Fungsi dan Tujuan Penataan Arsip .......................................... 7
1.5.4
Jenis Arsip ................................................................................ 8
1.5.5
Sistem Penyimpanan dan Klasifikasi Arsip ............................. 9
1.5.6
Pengelolaan Kearsipan ........................................................... 12
1.5.7
Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang baik ..................................... 16
1.5.8
Efisiensi Kerja ........................................................................ 17
1.5.1.1 Pengertian Efisiensi Kerja................................................... 17 1.5.1.2 faktor-faktor yang mempengaruhi Efisiensi Kerja.............. 18 1.5.1.3 Sumber Efisiensi ................................................................ 19 1.5.1.4 Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensikerja.... 21 1.6
Hipotesis ............................................................................................ 22
iv
1.7
Defenisi Konsep ................................................................................. 22
1.8
Definisi Operasional .......................................................................... 23
BAB II METODE PENELITIAN........................................................................... 27 2.1 Bentuk Penelitian ..................................................................................... 27 2.2 Lokasi Penelitian ...................................................................................... 27 2.3 Populasi dan Sampel ................................................................................ 27 2.3.1 Populasi ........................................................................................... 27 2.3.2 Sampel............................................................................................. 28 2.4 Teknik Pengumpulan Data ....................................................................... 28 2.4.1 Teknik Pengumpulan Data Primer ........................................................ 29 2.4.2 TeknikPengumpulan Data Sekunder.................................................... 29 2.4.2 Teknik Penentuan Skor ................................................................. 30 BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN………………………………….34 3.1
Sejarah Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan ........................ 34
3.2.
Visi dan Misi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan .............. 34
3.3
Kedudukan , Tugas Pokok dan Fungsi .............................................. 38
3.4
Struktur Organisasi ............................................................................ 39
3.5
Deskripsi Uraian Tugas ...................................................................... 41
3.6
Pengeloaan Kerasipan di Dinas Sosial dan Tenaga .......................... 50
3.7
Sarana dan Prasarana Kearsipan ........................................................ 50
BAB IV PENYAJIAN DATA……………………………………………………..52 4.1
Karakteristik Responden .................................................................... 53
4.2
Variabel Penelitian ............................................................................. 57
BAB V ANALISIS DATA ....................................................................................... 76 5.1
Klasifikasi Jawaban Responden ......................................................... 76
5.2
Uji Normalitas .................................................................................... 78
5.3
Analisis Regresi ................................................................................ 80
5.4
Pengujian hipotesis ............................................................................ 81 5.4.1
Analisis koefisien determinasi ............................................... 81
5.4.2
Uji signifikan (t) ..................................................................... 82
5.5 Analisis data ............................................................................................. 83 BAB VI PENUTUP ................................................................................................ 87 6.1 Kesimpulan .............................................................................................. 87 6.2 Saran………………………………………………………………….....88 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 89
DAFTAR GAMBAR 2.1
Struktur Organisasi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan .................40
5.4
Uji Normalitas………………………………………………………………...79
v
DAFTAR TABEL Tabel 1 : Jawaban Responden Berdasarkan Jenis Kelamin ......................... 53 Tabel 2 : Jawaban Responden Berdasarkan Agama .................................... 53 Tabel 3 : Jawaban Responen Berdasarkan Umur ....................................... 54 Tabel 4 : Jawaban Responden Berdasarkan pangkat/gplongan .................. 55 Tabel 5 : Jawaban Responden Berdasarkan Pendidikan ............................ 55 Tabel 6 : Jawaban Responden Berdasarkan Lama Kerja ............................ 56 Tabel 7 : Jawaban Responden menerima naskah dinas secara rutin ......... 57 Tabel 8 : Jawaban Responden dilakukan pengecekan alamat dinas .......... 58 Tabel 9 : Jawaban Responden dibutuhkan paraf dalam penerimaan naskah dinas .............................................................................................................. 58 Tabel 10 :Jawaban Responden diteliti kelengkapan lampiran naskah dinas59 Tabel 11 :Jawaban Responden ditentukan naskah dinas penting dan biasa . 60 Tabel 12 : Jawaban Responden memberi kode klasifikasi dan indeks ......... 60 Tabel 13 : Jawaban Responden pencatatan surat masuk dan keluar ............. 61 Tabel 14 : Jawaban Responden sarana dan prasarana pengurusan arsip ...... 62 Tabel 15 : Jawaban Responden naskah dinas penting yang di catat dalam kartu kendali .................................................................................................. 62 Tabel 16 :Jawaban Responden kartu kendali di susun berdasarkan urutan No kode ......................................................................................... 63 Tabel 17 :Jawaban Responden kartu kendali disusun berdasarkan instansi . 64 Tabel 18 :Jawaban Responden menyediakan tempat khusus dalam Penyimpanan arsip ........................................................................................ 64 Tabel 19 : Jawaban Rresponden penyimpanan sealu menggunakan sistem Elektronis ..................................................................................... 65 Tabel 20 :Jawaban Responden berdasarkan cepat atau tidaknya menemukan arsip yang di perlukan ............................................................................................ 65 Tabel 21 : Jawaban Responden ketetapan menemukan arsip di rak katalog yang cocok ................................................................................................... 66 Tabel 22 : Jawaban Responden dalam peminjaman Arsip menggunakan prosedur......................................................................................................... 66
ix
Tabel 23 : Jawaban Responden dalam meminjam arsip menggunakan bukti Pinjaman ...................................................................................... 67 Tabel 24: Jawaban Responden Kearsipan menetapkan waktu dalam meminjam arsip ............................................................................................................... 67 Tabel 25: Jawaban Responden adakah pemberian sanksi yang terlambat mengembalikan arsip .................................................................................... 68 Tabel 26: Jawaban Responden adakah melakukan pemusnahan atau pemindahan terhadap arsip yang ada ............................................................ 68 Tabel 27: Jawaban Responden adakah dibuat jadwal retesi (pemusnahan penyimpanan) arsip ....................................................................................... 69 Tabel 28: Jawaban Responden menerima beban kerja yang di berikan ....... 70 Tabel 29: Jawaban Responden taat kepada peraturan dan kewajiban tugas yang di berikan .............................................................................................. 70 Tabel 30 : Jawaban Responden Selalu datang tepat waktu jam masuk kantor ............................................................................................................ 71 Tabel 31: Jawaban Responden selalu berada di tempat pada jam kerja ....... 71 Tabel 32: Jawaban Responden bersedia bertanggung jawab terhadap tugas yang diberikan ....................................................................................................... Tabel 33: Jawaban Responden paham terhadap tugas atau bidang yang 72 diberikan ....................................................................................................... 73 Tabel 34: Jawaban responden selalu tepat waktu dalam menyelesaiakn kegiatan yang diberikan kantor ................................................................................... 73 Tabel 35: Jawaban Responden pekerjaan yang di berikan sudah sesuai dengan Ketrampilan yang dimiliki ........................................................... 74 Tabel 36: Jawaban Responden selalu memberikan hasil yang terbaik ......... 74 Tabel 37: Jawaban Responden suasana kantor mendukung pekerjaan ......... 75 Tabel 38 : Distribusi Frekuensi klasifikasi pengelolaan kearsipan (X) ...... 77 Tabel 39 : Distribusi Frekuensi Klasifikasi Efisiensi Kerja (Y) ................... 78 Tabel 40: Hasil uji normalitas ...................................................................... 79 Tabel 41: Hasil uji regresi ............................................................................. 80 Tabel 42:Hasil uji determinan ....................................................................... 81
Tabel 42:Hasil uji signifikan ......................................................................... 82
DAFTAR LAMPIRAN
Kuesioner Skor jawaban Kuesioner (Variabel X) Skor jawaban Kuesioner ( Variabel X) Surat Pengajuan Judul Skripsi Penunjukan Dosen Pembimbing Undangan Seminar Proposal Usulan Penelitian Skripsi Daftar Hadir Peserta Seminar Proposal Rancangan Usulan Penelitian Berita Acara Seminar Proposal Rencana Usulan Penelitian SuratIzin Penelitian Dari Fisip Surat Izin Penelitian Dari Balitbang Kartu Kendali Bimbingan Skripsi
vi
