ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI PADA “SUZUKI WAHYU MOTOR BATURETNO”
Naskah Publikasi
diajukan oleh : Anang Sarwanto 06.11.1029
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER “AMIKOM” YOGYAKARTA 2011
a
ANALYSIS AND DESIGN MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM ADMINISTRATION IN SUZUKI WAHYU MOTOR BATURETNO ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI PADA “SUZUKI WAHYU MOTOR BATURETNO” Anang Sarwanto Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Today, the development of technology has been change rapidly, especially in information sector. One of the factors and tools that support progression of the companies or agencies is technology of information. In order that, there are many agencies or the companies that make use of the information technology to help their works easier. One of the fast and rapid development of information technology is a database information technology. It can be suitable when applied to an agency or company where is related to many datas in running its administration process.Together with the development, Suzuki Wahyu Motor Baturetno machine shop, that running in motorcycle repairing and spare parts selling needs the information technology to make all of the transactions easier. For example is in administration process that cover buying, selling, mechanics wage counting, supplier and customer data collection, and reporting process from the all transactions that are operated manually so that mistakes occur and find some difficulties when in transaction or making a report process. Because of the case, it is a must to build a workshop information system that can help the owner to organize transaction processes, count the employees’ wage, and make a report so that the reports that are needed by the owner can be accomplished in time and service to the customers will be better and satisfiying. It will support the increase of the workshop quality so that the customers give a good apreciation. The company will develop and grow. Keywords: Service Station, Administration, Services, Information Systems.
1. Pendahuluan Perkembangan teknologi saat ini berjalan sangat cepat khususnya dibidang informasi. Salah satu faktor dan sarana yang mendukung maju tidaknya sebuah instansi atau perusahaan adalah teknologi informasi. Sehingga banyak instasi atau perusahaan yang memanfaatkan teknologi informasi guna mempermudah pekerjaan mereka .Salah satu perkembangan teknologi informasi yang begitu cepat dan pesat adalah teknologi informasi yang berbasis database. Hal ini akan sangat cocok sekali ketika diterapkan pada sebuah instasi atau perusahaan yang mana dalam menjalankan suatu kegiatan administrasi didalamnya akan banyak berhubungan dengan banyak data Seiring dengan perkembangan itu, bengkel Suzuki Wahyu Motor Baturetno yang merupakan sebuah usaha yang bergerak dalam bidang servis motor dan penjualan suku cadang sangat memerlukan peran teknologi informasi guna mempermudah mengelola segala transaksi yang sedang berjalan. Salah satunya adalah dalam proses pengelolaan administrasi yang meliputi
proses pembelian,penjualan,servis,penghitungan gaji
mekanik, pendatan data supplier dan pelanggan sampai pembuatan laporan dari transaksi tersebut yang semuanya masih dijalankan secara manual sehingga sering terjadi kesalahn dan kesulitan ketika terjadi proses transaksi maupun dalam pembuatan laporan. Oleh karena itu dibutuhkan adanya sistem informasi bengkel yang dapat membantu pemilik bengkel dalam mengelola proses-proses transaksi,membantu penghitungan gaji para mekanik,dan juga pembuatan laporan. Sehingga laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pemilik bengkel dapat diterima tepat waktu dan pelayanan terhadap pelanggan akan menjadi lebih baik dan memuaskan.Hal itu akan mendorong peningkatan kulitas bengkel sehingga banyak diminati oleh para pelanggan.Dan bengkel pun akan menjadi maju dan berkembang.
2.
Landasan Teori
2.1
Konsep Dasar Sistem Di dalam mendefinisikan sebuah sistem, terdapat dua kelompok pendekatan
yang berbeda yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
1
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang.1 Sedangkan
Pendekatan
sistem
yang
menekankan
pada
elemen
atau
komponennya mendefinisikan sistem adalah sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu (Barry E. Caushing).2 2.2
Konsep Dasar Informasi
Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.3
2.3
Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.4 Tujuan utama dibuatnya sistem informasi adalah untuk mendukung tercapainya tujuan manajemen suatu organisasi. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan sistem informasi adalah sebagai berikut: 1. Sistem manajemen dalam organisasi. 2. Menyediakan kebutuhan transaksional (pengolahan data berupa hasil pada level manajerial operasional dan strategi. Sehingga harus ada pengolahan data dari sebuah transaksi. 3.
Mampu melayani kebutuhan bagi siapapun yang membutuhkan.
1 . Jerry FitzGerald, Andra F. FitzGerald, Warren D. Stallings, Jr., Fundamentals of Systems Analysis (edisi kedua; New York: John Willey & Sons, 1981,hal. 5, dikutip oleh Jogiyanto HM, Analisis dan Disain Sistem Informasi, Yogyakarta, Andi Offset, 2005, Hal 1. 2
.Richard F. Neuschel, Management by Systems, (Edisi kedu; New York: McGraw-Hill, 1960), hal. 10, dikutip oleh Cecil Gillespie, Accounting Systems, Procedures and Methods, (Edisi ketiga; New Jersey: Prentice-hal1971),hal. 2, dikutip oleh Jogiyanto HM, Analisis dan Disain Sistem Informasi, Yogyakarta, Andi Offset, 2005, Hal 1. 3
. Robert N. Anthony, John Dearden, Management Control Systems, (Edisi keempat; Illinois: Richard D. Irwin, 1980), hal. 125-126, dikutip oleh Jogiyanto HM, loc. Cit. hal. 8. 4 . Robert A. Leitch/K. Roscoe Davis, Accounting Information Systems, (New Jersey: Prentice-Hall, 1983), hal.6, dikutip oleh Jogiyanto HM, loc. Cit. hal. 11.
2
2.4
Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi
untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.SIM (sistem informasi manajemen). 2.5.
Sistem Informasi Manajemen Bengkel Sistem informasi manajemen bengkel adalah sistem yang mampu memberikan
informasi yang merupakan hasil semua transaksi yang dilakukan oleh bengkel dimana satu sama lain saling berinteraksi mencapai tujuan yang telah ditargetkan oleh bengkel tersebut.
3.
Analisis
3.1.
Analisis Kelemahan Sistem Tahap pertama yang dilakukan dalam menganalisis data adalah dengan
pendefinisian kendala atau permasalahan yang terjadi dalam sistem. Untuk melakukan analisis terhadap kelemahan sistem yang sedang berjalan pada Bengkel Suzuki Wahyu Motor Baturetno, maka dilakukan metode PIECES yaitu Pemform, Information, Economy, Control, Efisiency, Service.
a) Kinerja (Performance) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan. Melihat kondisi atau situasi kinerja dari Bengkel Suzuki Wahyu Motor dalam memproses pengolahan data transaksi bengkel masih kurang efektif jika ditinjau dari Troughput dan Respontime. Lama kerja dalam sehari = 8 jam (08.30-16.30). Jumlah permintaan laporan dalam sehari = 4 bagian (misal = x) Perlayanan yang diperlukan untuk 1 laporan = 50 menit (missal = y) Troughput z=x*y = 4 * 50 = 200 Troughput = 200 menit untuk 4 laporan Sisa waktu = 8 jam = 480 menit = 480 – z = 480 – 200 = 280 menit
3
Respontime = 280 : 2 = 140 menit Disamping itu rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan pengolahan data produksi yang tertunda dan waktu untuk melakukan perbaikan juga masih lama sehingga perlu untuk dilakukan peningkatan sumber daya manuasia untuk mengatasi hal tersebut.
b) Informasi (Information) Berdasarkan hasil informasi yang dilakukan oleh penulis di lapangan dapat disimpulkan sebagai berikut : a. Akurat Berdasarkan pengamatan yang dilakukan pada Bengkel wahyu Motor, untuk informasinya masih kurang akurat .Hal ini terlihat masih seringnya terjadi kesalahan dalam proses pencatatan data yang ada juga dalam pembuatan laporan, sehingga informasi yang sampai ke pemilik masih kurang akurat dan proses pengambilan keputusan pun menjadi kurang tepat. Dengan adanya sistem yang diusulkan ini diharapkan mampu mengurangi kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dan pengambilan keputusan menjadi lebih tepat. b. Tepat waktu Dilihat dari segi waktu yang digunakan sistem yang ada pada bengkel Suzuki Wahyu Motor saat ini, daolam pembuatan laporan biasanya memerlukan waktu 2 sampai 3 hari. Hal ini disebabkan oleh pembuatan laporan yang masih manual sehingga informasi yang sampai pada pemilik menjadi terlambat dari waktu yang diharapkan. Dengan adanya sistem yang diusulkan ini diharapkan mampu memepercepat dalam membuat laporan menjadi 1 hari saja. c.
Relevan Sistem yang ada pada bengkel Wahyu Motor sekarang masih kurang relevan. Hal ini terlihat dari informasi yang dihasilkan kurang member manfaat seperti yang diharapkan oleh pemilik karena informasi yang dihasilkan terasa masih kurang dari yang diharapkan. Dengan sistem yang diusulkan diharapkan mampu menghasilkan informasi yang memiliki manfaat yang diharapkan.
4
c). Ekonomi (Economy) Ditinjau dari sudut ekonomi, sistem yang berjalan saat ini dirasa kurang ekonomis karena perlu adanya pengeluaran biaya yang cukup banyak untuk kegiatan pencatatan administrasi dan juga adanya kesalahan pencatatan yang menyebabkan terjadinya kerugian tidak sedikit karena semua itu masih dilakukan secara manual. Dengan sistem yang diusulkan diharapkan dapat mengurangi biaya yang dikeluarkan dalam proses pencatatan, pengolahan data dan pembuatan laporan karena adanya database dalam computer yang dapat digunakan untuk mencatat, mengolah, dan menghitung data transaksi bengkel. d). Pengendalian (Control) Berdasarkan hasil pengamatan terhadap kerja sistem yang lama, control terhadap data penjualan terkesan rumit, karena data yang tersedia masih terpisah-pisah pada buku yang berbeda sehingga memerlukan waktu yang cukup lama untuk pembuatan laporan bagi pemilik. Dengan sistem yang diusulkan diharapkan kesalahan yang terjadi pada sistem lama dapat diatasi, waktu yang diperlukan lebih cepat dan keamanan data lebih terjamin. e). Efisiensi (Eficiency) Dilihat dari segi efisiensi. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan pada bengkel Suzuki Wahyu Motor dapat diambil kesimpulan bahwa pendayagunaan personil masih kurang efisien karena pengolahan data transaksi bengkel yang ada masih menggunakan cara manual. Dilihat dari segi waktu, sistem yang ada saat ini dalam pembuatan laporan memerlukan waktu 2 sampai 3 hari. Dengan adanya sistem yang diusulkan diharapkan mampu memepercepat dalam pembuatan laporan menjadi 1 hari saja. Sehingga waktu yang digunakan untuk pembuatan laporan lebih efisien. f). Pelayanan (Services) Karena adanya kelemahan-kelemahan dalam sistem tersebut, pelayanan yang ada masih kurang memuaskan dikarenakan sistem tidak terkoordionasi dengan baik karena semua data masih terpisah-pisah pada buku yang berbeda.sehingga pelayanan menjadi kurang baik karena harus dicatat pada buku yang berbedabeda. Dengan sistem yang diusulkan, data tersimpan dalam bentuk file dan tersimpan
5
dalam suatu tempat yaitu komputer sehingga untuk mencatat data dan membuat laporan lebih cepat dibandingkan dengan sistem yang ada saat ini, dengan demikian sistem yang diusulkan ini diharapkan dapat meningkatkan pelayanan yang ada pada bengkel Suzuki Wahyu Motor. 3.2
Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem digunakan untuk mengetahui teknologi apa saja yang dibutuhkan oleh sistem dan siapa saja yang akan berhubungan dengan sistem tersebut. 3.2.1
Analisis Perangkat Keras ( Hardware )
Perangkat keras yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah sebagai berikut : Processor : Intel Dual Core E2160 RAM : Adata 1 GB DDR 2 800+ Harddisk : Western Digital 160 GB VGA : Poit of View 8600 GT Monitor : LG FLATRON ez T730SH 17' Souncard : Realtek 3.2.2
Analisis Perangkat Lunak ( Software )
Perangkat lunak yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah sebagai berikut : Sistem Operasi
: Microsoft Windows XP Pro SP 2
Program Aplikasi :
1. Microsoft Visual Basic 6.0 Pro 2. MS.Acess 2007 3.2.3
(Brainware)
Analis Sistem Analis merupakan orang yang berperan dalam mengarahkan pengembangan sistem informasi.
Programmer
6
Pekerjaan programmer adalah membuat program berdasarkan spesifikasi proses yang ditetapkan oleh perancang aplikasi. harus dilakukan pengujian terhadap program tersebut.
Operator Untuk
menjalankan
proses
kegiatan
usaha
dibutuhkan
tenaga
operasional yang dapat mengoperasikan sebuah komputer. 3.3
Analisis Kebutuhan Informasi Data / informasi yang dibutuhkan dalam perancangan sistem ini adalah sebagai berikut :
a. Informasi Data Pelanggan Mencatat data pelanggan.
b. Informasi Data Kendaraan Mencatat data kendaraan.
c. Informasi Data Suku Cadang Mencatat data suku cadang.
d. Informasi Data Supplier Mencatat data supplier.
e. Informasi Data Pembelian Mencatat data pembelian suku cadang dari supplier.
f. Informasi Data Penjualan Mencatat data penjualan suku cadang.
g. Informasi Data Mekanik Mencatat data Mekanik.
h. Informasi Transaksi Surat Perintah Kerja Mencatat keluhan-keluhan pelanggan tentang kendaraanya.
i. Informasi Transaksi Servis dan Penjualan Mencatat semua jenis servis yang dilakukan pada kendaraan pelanggan termasuk juga nama-nama suku cadang yang diganti.
j. Informasi Komisi Berisi data-data yang berhubungan dengan perhintungan gaji bagi masing-masing mekaniki.
k. Informasi Data Login Berguna untuk member batasan akses pada pengguna program.
7
3.4
Analisis Kelayakan Sistem Dalam melakukan sebuah perubahan pada sistem sangat diperlukan sebuah
pertimbangan dari beberapa unsur untuk menentukan layak atau tidaknya suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang sedang berjalan. Terdapat 3 unsur utama dasar untuk menentukan diantaranya adalah : 3.4.1
Kelayakan Teknologi Dilihat dari aspek teknik, teknologi yang digunakan sudah begitu familiar di kalangan pemakai dengan menggunakan sistem operasi Microsoft Windows XP. Aplikasi yang dirancang juga mendukung, yang di desain sedemikian rupa untuk memudahkan pemakai dalam pengoperasiannya. Sehingga sistem yang baru layak untuk dijalankan pada Bengkel Suzuki Wahyu Motor.
3.4.2
Kelayakan Operasional Dimana pada unsur ini penulis merasa bahwa sumber daya manusia yang terdapat pada perusahaan bisa dibilang terpenuhi karena mereka sudah terbiasa mengoperasikan komputer. Maka dari itu sistem baru memungkinkan dan bisa dijalankan sesuai kebutuhan dengan beberapa analisis yang telah diperkirakan.
3.4.3
Kelayakan Hukum Setelah unsur kelayakan teknologi, ekonomi, operasional terpenuhi dan dirasa sudah seimbang, kemudian dilakukan analisis terhadap unsur hukum. Dalam program ini tidak ada unsur-unsur kriminal yang bisa mendorong seseorang untuk melakukan manipulasi data, sehingga dalam anlisis ini bisa dirasa cukup memenuhi prosedur.
3.5
Perancangan Sistem Tujuan dari perancangan sistem secara umum adalah untuk memberikan
gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang akan dibangun. Perancangan sistem secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci.Berikut ini adalah gambaran umum sistem informasi bengkel :
8
Gambar 3.1 Gambaran Umum Sistem
Berdasarkan gambaran umum alur kerja sistem diatas, Berikut ini merupakan alur kerja sistem yang aplikasi bengel : 1. Melalui Sistem ini, Pelanggan dapat melakukan transaksi servis atau hanya membeli suku cadang. 2. Jika hanya membeli suku cadang, maka data pembelian suku cadang akan diinputkan oleh operator ke sistem dan nantinya akan diolah kemudian dihasilkan sebuah nota pembelian suku cadang yang diberikan kepada pelanggan. 3. Dan kalau Pelanggan ingin melakukan transaksi servis, maka data yang diinputkan oleh operator berupa keluhan motor pelanggan yang akan diolah di sistem kemudian dicetak dan diberikan kepada mekanik sebagai acuan dalam menservis motor. 4. Setelah proses servis kendaraan selesai, maka operator akan minginputkan data-data transaksi servis beserta suku cadang yang diganti dan kemudian dibuat kan sebuah nota servis dan diberikan kepada pelanggan. 5. Untuk pembelian suku cadang dari supplier akan dicatat sebagai stok suku cadang . 6.
Semua Hasil transaksi yang dilakukan bengkel nantinya akan dibuat sebuah laporanyang ditujukan kepada pemilik bengkel.
9
4.
Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1.
Hasil Penelitian
Berdasarkan hasil implementasi dari perancangan sistem yang telah disebutkan pada bab sebelumnya, maka dalam penelitian ini dihasilkan program aplikasi bengkel dengan menu atau fitur-fitur sebagai berikut :
Gambar 4.1 Menu Utama 1. Menu Master Digunakan
untuk
menginputkan
data-data
master
yang
meliputi
data
pelanggan,supplier,harga servis,registrasi,jenis kendaraan dan tambah user. 2. Menu Transaksi Digunakan untuk mengolah transaksi-transaksi seperti servis kendaraan,pembelian suku cadang, penjualan suku cadang, dan penggajian. 3. Menu Seting Digunakan untuk melakukan perubahan pada nilai faktor gaji dan perubahan password user. 4. Menu Laporan Digunakan untuk membuat laporan-laporan seperti : Laporan Pelanggan,Supplier, Suku Cadang,Mekanik,Penjualan,Pembelian,Servis, dan Laporan Gaji Mekanik 4.2
Pembahasan Dalam pembahasan akan dibahas mengenai Menu Transaksi Servis karena
10
merupakan inti dari aplikasi bengkel ini.
Gambar 4.2 Form Transaksi Servis. a. Untuk menginputkan data ke form servis kendaraan akan didasarkan pada No Nota Keluh yang didapatkan ketika pelanggan melakukan Registrasi kendaraan yang ingin diservis.Jika Belum terdaftar berarti pelanggan tersebut belum melakukan registrasi jadi harus terlebih dahulu registrasi kendaraan nya baru bisa servis. b.
Setelah itu akan muncul identitas kendaraan pelanggan, baru akan dipilih tipe servis yang diinginkan.yaitu bisa berupa servis ringan, sedang atau pun berat.
c.
Berikutnya akan ditentukan apakah pelanggan akan melakukan penggantian suku cadang atau tidak.Jika ia maka dipilih daftar suku cadang yang ingin diganti.
d. Setelah selesai memilih suku cadang yang dikehendaki baru dipilih mekanik yang menangani servis tersebut. e. Setelah semua maka akan tampil daftar suku cadang apa saja yang diganti lengkap dengan perincian harganya, Total transaksi servis juga sudah muncul nilainya tetapi harus diklik tombol simpan baru tersimpan di tabel yang diinginkan yaitu tabel servis, tabel detail servis dan juga akan mengupdate persediaan suku cadang. Setelah dilakukan pengujian form transaksi servis telah berjalan dengan baik sebagaimana mestinya.
11
5.
Kesimpulan Dari hasil penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan oleh penulis pada
bab sebelumnya dapat diambil kesimpulan-kesimpulan sebagai berikut :
1. Proses pengolahan data yang berjalan di Suzuki Wahyu Motor Baturetno selama ini masih menggunakan cara manual, belum adanya program khusus untuk mengolah data sehingga mengakibatkan proses transaksi serta pelayanan informasi di bengkel tersebut masih kurang memuaskan. Misalnya saja kerumitan dalam pencarian data, pengelolaan informasi serta kesalahan-kesalahan dalam pencatatan data yang membutuhkan waktu perbaikan cukup lama, semua itu sangat perlu untuk dibenahi. Maka dari itu sistem manual yang ada saat ini perlu dikembangkan menjadi sistem yang terkomputerisasi.
2. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi, akan lebih menguntungkan dibandingkan sistem yang ada saat ini (manual) .Keuntungan yang dapat diperoleh antara lain : a. Dapat membantu melakukan proses pencatatan dan pengolahan data menjadi secara lebih terorganisasi dan lebih rapi.
b. Mempermudah pengelola bengkel Suzuki Wahyu Baturetno dalam penghitungan gaji mekanik. Dengan adanya sistem yang diusulkan ini, diharapkan kegiatan pencatatan, pencarian data serta pembuatan laporan akan lebih efektif dan efisien. Sehingga pelayanan terhadap pelanggan dapat ditingkatkan.
12
DAFTAR PUSTAKA
Data
Flow
http://id.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram ,
Diagram,
diakses 28 Juli 2010. Fathansyah, 1999. Basis Data .Bandung : Informatika. Jogianto , HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. Utami, Ema. 2000. RDBMS Menggunakan MS SQL Server 2000. Yogyakarta : Graha Ilmu. Utami, Ema dan Sukrisno.2000. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database dengan SQL Server, Ms. Access, dan Ms. Visual Basic. Yogyakarta :
Penerbit Andi.
