PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI SERVICE DAN PENJUALAN SPARE PARTS PADA BENGKEL RACHMAT MOTOR IMOGIRI
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Arum Kumalasari 10.12.4476
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI SERVICE DAN PENJUALAN SPARE PARTS PADA BENGKEL RACHMAT MOTOR IMOGIRI Arum Kumalasari1)Kusrini2) 1)
Sistem Informasi STMIKAMIKOM Yogyakarta, 2)Teknik Informasi STIMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 2) Email :
[email protected]),
[email protected]
Abstract - Bengkel Rahmat Motor is one of the businesses engaged in the field of repair and maintenance as well as selling spare parts of various types of motor vehicle. The use of a manual system causes inaccurate data, and take a long time in inputing. The system that later will be established is expected to provide convenience and benefits especially for Bengkel Rachmat Motor. This system will facilitate and speed up the collection of customer data so that the work process can be done quickly, efficiently and it can also save the time. Keywords: Information Systems, Transaction of Repair and Sale of Spare Parts, Garage
I.
Pendahuluan A. Latar Belakang Masalah Pemanfaatan teknologi komputer dapat memberikan kemudahan dalam pemrosesan dan menjadi suatu alat bantu informasi dalam dunia usaha maupun dunia kerja. Rachmat Motor merupakan salah satu jasa service bengkel sepeda motor dan penjualan spare parts, yang mempunyai permasalahan yaitu dalam pengolahan data transaksi service, dan penjualan spare parts maupun laporan keuangan yang masih dilakukan secara manual hal ini menyebabkan datadata menjadi tidak akurat dan tidak cepat dalam melakukan pencatatan sehingga dibutuhkan waktu yang lama dalam pengerjaannya. Dengan adanya sistem informasi penjualan yang juga dirancang untuk melayani jasa service diharapkan dapat membantu dalam mengatasi masalah yang ada pada bengkel Rachmat Motor melalui penanganan administrasi yang ditangani secara maksimal.
B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah di uraikan diatas, maka permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana merancang sistem informasi transaksi service dan penjualan spare parts pada bengkel Rachmat Motor agar pencatatan lebih akurat? C. Batasan Masalah Untuk menganalisis dalam penelitian ini, maka perlu dibuat suatu batasan masalah agar persoalan yang dihadapi lebih terarah dan dapat dicari pemecahan masalahnya dengan lebih optimal. Beberapa batasan masalah yang dibuat adalah sebagai berikut : 1. Program ini dnibuat khusus untuk petugas/karyawan bengkel yang nantinya akan membantu dalam mendata transaksi penjualan, pembelian, perhitungan jasa service, dan return pembelian. 2. Pembuatan sistem terkait dengan olah data. Pengolahan ini mencakup : a. Data Konsumen b. Data Karyawan c. Data Spare Parts d. Data Supplier e. Data Kendaraan f. Data Rekam Jejak Ganti Oli g. Data Transaksi Penjualan h. Data Transaksi Pembelian i. Data Transaksi Retur Pembelian j. Laporan-Laporan 3. Software yang digunakan : a. Microsoft Visual Basic 6.0 b. Microsoft SQL Server 2000 D. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian adalah sebagai berikut : 1. Menganalisa dan mempelajari sistem yang berjalan yang terdapat pada bengkel Rachmat Motor. 2. Mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi serta informasi apa saja yang dibutuhkan
3.
dalam sistem informasi pada bengkel Rachmat Motor. Merancang sistem informasi transaksi service dan penjualan spare parts bengkel Rachmat Motor yang terkomputerisasi.
6. Block kendali (control block) 2.2 2.2.1
Konsep Dasar Bengkel Pengertian Usaha Bengkel Sepeda Motor Usaha bengkel sepeda motor adalah usaha yang melakukan perbaikan sepeda motor agar dapat kembali berjalan dengan baik sesuai dengan keinginan pemilik atau bentuk asli dari sepeda motor tersebut. Dalam usaha ini, sepeda motor yang diperbaiki dapat menggunakan bahan (spare parts) baru atau bahan yang ada dengan melakukan penyesuaian agar sepeda motor dapat berjalan dengan baik.
E. Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam pembangunan aplikasi ini : 1. Studi Pustaka 2. Observasi 3. Metode Wawancara 4. Metode Kerasipan/Dokumentasi
3.3
Perancangan Sistem Rancangan sistem dilakukan dengan maksud untuk memberikan gambaran kepada user tentang sistem yang baru atau yang diusulkan. Rancangan ini mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang secara terperinci.
2.1 Pengertian Sistem Sistem adalah suatu jaringan kerja dari suatu prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.[1] 2.1.1 Pengertian Informasi Suatu informasi berguna bagi pembuat keputusan karena informasi bias menurunkan ketidak pastisan (meningkatkan pengetahuan) tentang hal yang sedang dipikirkan. Agar bisa menyediakan keluaran yang berguna untuk membantu manajer atau pengambil keputusan, suatu informasi harus mampu mengumpulkan data dan mentransformasikan data tersebut ke dalam informasi yang memiliki kualitaskualitas tertentu.[2]
3.3.1
Pengertian Sistem Informasi Menurut Kristanto, sistem informasi didefiniskian sebagai berikut [3] : 1. Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. 2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.
Flowchart Sistem Data Login
Data Konsumen
Data Rekam Jejak
Data Service
Data Penjualan
Data Karyawan
Data Spare Parts
Data Kendaraan
Data Pembelian
Data Supplier
Data Retur Pembelian
Input Data Login
Input Data Konsumen
Input Data Rekam Jejak
Input Data Service
Input Data Penjualan
Input Data Karyawan
Input Data Spare Parts
Input Data Kendaraan
Input Data Pembelian
Input Data Supplier
Input Data Ret. Pembelian
Pengolahan Data Login
Pengolahan Data Konsumen
Pengolahan Data Rekam Jejak
Pengolahan Data Service
Pengolahan Data Penjualan
Pengolahan Data Karyawan
Pengolahan Data Spare Parts
Pengolahan Data Kendaraan
Pengolahan Data Pembelian
Pengolahan Data Supplier
Pengolahan Data Retur Pembelian
Login
Konsumen
Rekam Jejak
Service
Penjualan
Karyawan
Spare Parts
Pembelian
Supplier
Pembuatan Lap. Login
Pembuatan Lap. Konsumen
Pembuatan Lap. Rekam Jejak
Pembuatan Lap. Service
Pembuatan Lap. Penjualan
Pembuatan Lap. Karyawan
Pembuatan Lap. Spare Parts
Pembuatan Lap. Kendaraan
Pembuatan Lap. Pembelian
Pembuatan Lap. Supplier
Pembuatan Lap. Retur Pembelian
Laporan Konsumen
Laporan Rekam Jejak
Laporan Service
Laporan Penjualan
Laporan Karyawan
Laporan Spare Parts
Laporan Kendaraan
Laporan Pembelian
Laporan Supplier
Laporan Pembelian
Detail Transaksi
Kendaraan
Detail Pembelian
Detail_Retur Pembelian
Retur Pembelian
2.1.2
Tampilan Login
Gambar 3.1 Flowchart Sistem Transaski Service dan Penjualan Spare Parts 3.3.2
2.1.3
Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). [4]
2.1.4 Komponen Sistem Informasi 1. Block masukan (input block) 2. Block model (model block) 3. Block keluaran (output block) 4. Block teknologi (technology block) 5. Block basis data (database block)
4
Hubungan Antar Tabel Tabel 3.1 Relasi Antar Tabel
3.4
3.6 Implementasi Sistem 3.6.1 Pembuatan Database
Perancangan Struktur Basis Data
Perancangan basis data merupakan tahapan yang nantinya akan menyimpan data yang akan ditampilkan didalam aplikasi.
Rancangan untuk query rekam jejak ganti oli dalam database penjualan sebagai berikut : Pembuatan query pada tabel rekam jejak Create Table Rekam_Jejak ( KdRekam char (6) Primary Key, Kd_Kons Char (6)Foreign Key References Konsumen(Kd_Kons), No_Pol Varchar (10), Jarak_KM Int, Tgl_Ganti_Oli Datetime, Merk_oli varchar (30))
Tabel 3.2 Tabel Rekam Jejak Ganti Oli Kolom
Size
Key
Keterangan
KdRekam
Tipe Data Char
6
PK
Kd_kons
Char
6
FK
No_Pol
Varchar
10
FK
Jara/ KM Tgl Ganti Oli Merk_oli
Int Datetime
Kode Rekam Jejak Kode konsumen Nomor polisi Jarak / KM Tgl ganti oli
3.5
Varchar
30
4.6
Manual Program
4.6.1
Master Data
1.
Form Menu Utama Form menu utama berfungsi untuk menampilkan pilihan sub menu yang ada dalam program yang terdiri dari master data, transaksi dan laporan.
Merk Oli
Perancangan Interface / Antarmuka 1. Form Rekam Jejak Ganti Oli
Gambar 4.1 Tampilan Form Menu Utama Gambar 3.2 Rancangan Form Rekam Jejak Ganti Oli 2.
a.
Master data, digunakan untuk mengolah master, terdiri: Olah login, olah karyawan, olah konsumen olah kendaraan, olah supplier, olah service, olah rekam jejak, olah spare parts.
b.
Transaksi digunakan untuk mengolah transaksi, terdiri: Olah penjualan, olah pembelian, olah retur pembelian. Laporan, digunakan untuk melihat hasil data yang telah dicetak dalam program, terdiri : Laporan data karyawan, laporan data konsumen, laporan data supplier, laporan kendaraan, laporan data spare parts, laporan rekam jejak, laporan penjualan berdasar periode, laporan pembelian berdasar periode, laporan return pembelian berdasar periode.
Form Laporan Cetak Rekam Jejak Ganti Oli
c.
Gambar 3.3 Rancangan Form Cetak Laporan Rekam Jejak Ganti Oli
5
2.
dalam sistem yang baru dapat memberikan keuntungan, antara lain :
Form Olah Rekam Jejak Ganti Oli
Form olah data rekam jejak ganti oli berfungsi sebagai olah data ganti oli konsumen, dengan menggunakan jarak /km sebagai tolak ukur waktu yang tepat untuk konsumen mengganti oli dan memiliki merk oli sesuai dengan kondisi kendaraan.
5.2 Saran Berdasarkan dari kesimpulan yang sudah diuraikan di atas, maka penulis memberikan beberapa saran sebagai berikut : 1. Seiring berkembangnya sistem penjualan dan transaksi service maka semakin kompleks kebutuhannya sehingga sistem yang sedang berjalan tidak layak untuk digunakan pada masa berkutnya. Oleh karena itu sistem yang sudah ada perlu dilakukan pengembangan. 2. Untuk mendapatkan hasil yang baik penulis menyarankan supaya sebelum merancang sebuah sistem agar melakukan penelitian terlebih dahulu supaya data yang didapat lebih akurat dan tidak mengada-ada. Demikian kesimpulan dan saran yang diberikan penulis dan berharap sistem baru yang diusulkan dapat membantu mengatasi masalah-masalah yang muncul pada sistem lama dan dapat meberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
Gambar 4.2 Form Rekam Jejak Ganti Oli 3.
Form Laporan Data Rekam Jejak Ganti Oli
Daftar Pustaka [1] Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Wareen D. Stailings. 1981. Jr., Fundamentals of Systems Analysis (edisi kedua; New York: Jhon Willey & Sons). [2] Kusrini. 2005. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset. [3] Andri, Kristanto. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta : Andi Offset.
Form laporan data rekam jejak ganti oli digunakan untuk menampilkan seluruh data rekam jejak ganti oli bengkel rachmat motor.
Biodata Penulis Arum Kumalasari, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Ksrini, Dr., M.Kom Memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.KOM), Jurusan Ilmu Komputer UGM Yogyakarta, (lulus tahun 2002). Memperoleh gelar Magister Komputer (M.Kom), Jurusan Ilmu Komputer UGM Yogyakarta, (lulus tahun 2006).
Gambar 4.3 Laporan Data Rekam Jejak Ganti Oli 5.1 Kesimpulan Dari penelitian yang dilakukan pada sistem transaksi service dan penjualan spare parts pada bengkel Rachmat Motor Imogiri, maka dapat dilihat bahwa hasil informasi yang dihasilkan dari sistem yang berjalan masih kurang akurat, relevan, dan tepat waktu karena sistem yang digunakan masih manual. Penggunaan sistem baru diharapkan informasi yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Karena
Memperoleh gelar Doktor (Dr), Jurusan Imu Komputer UGM Yogyakarta, (lulus tahun 2010). Saat ini menjadi Dosen di
STMIK AMIKOM Yogyakarta.
6
