PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA BENGKEL FIX MOTOR PURWOKERTO
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh: Irza Abdillah 09.12.3523
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS MOTORCYCLE REPAIR SHOP PRODUCT SALES FIX MOTOR PURWOKERTO PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA BENGKEL FIX MOTOR PURWOKERTO Irza Abdillah Emha Taufiq Luthfi Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Fix Motor repair shop is a repair shop that sells various kinds of spare parts of motorcycles in urban districts Pabuaran North Purwokerto. Problems that exist in the repair shop Fix Motor is still running and bookkeeping transaction manually so ineffective and inefficient. For it needs to make a desktop-based sales information system. In this system all the processes such as data processing of goods, the sale, purchase, inventory and manufacturing done some important reporting is computerized. Implementation of this system making use Netbeans 7 and MySql software. The system has been successfully implemented to pergorm data processing items, transaction turnover, purchases, inventory and making required reports to Fix Motor repair shop. Keywords: Information, System, Sales, Repair Shop, Spare Parts, Pabuaran Village
1.
Pendahuluan
1.1
Latar Belakang Masalah Di era modern ini, informasi telah menjadi sangat penting, Informasi yang cepat,
tepat, akurat, dan sesuai dengan kebutuhan sudah menjadi keharusan untuk tetap bersaing dalam dunia usaha. Bengkel Fix Motor adalah sebuah perusahaan perorangan di bidang perbengkelan sepeda motor yang didirikan oleh Saudara M. Wisnu Bharata yang berlokasi di Pabuaran Purwokerto Utara. Sistem penjualan pada Bengkel Fix Motor masih menggunakan sistem manual dan belum menggunakan teknologi yang berkompetensi dan berkomputerisasi. Sistem transaksi penjualan dan pembelian barang yang dikerjakan secara manual perlu adanya pendataan data yang
terkomputerisasi sebagai alat bantu dalam
pendataan persediaan barang. Hal ini dapat meningkatkan produktifitas kerja para karyawan dan hasil laporan yang diperoleh lebih cepat, tepat akurat, dan rapi terutama mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Permasalahan pada Bengkel Fix Motor Purwokerto adalah belum menggunakan program aplikasi berbasis komputer. Pencatatan data barang dan transaksi pembelian dan penjualan barang masih menggunakan penulisan tangan sehingga rentan terhadap kesalahan pencatatan sehingga terlihat kurang rapi. Penyimpanan data masih dalam bentuk nota dan buku besar laporan sehingga dirasa kurang aman dan efisien. 1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka secara garis besar rumusan
masalah yang akan diselesaikan adalah “Bagaimana membuat sistem informasi penjualan pada Bengkel Fix Motor di Purwokerto”. 1.3
Batasan Masalah Berdasarkan rumusan masalah tersebut maka permasalahan yang akan diteliti
dibatasi pada hal - hal sebagai berikut : a. Penelitian dilaksanakan pada lingkup Bengkel Fix Motor. b. Penulis akan fokus pada fitur pembelian barang, penjualan barang, penjualan berupa jasa, penjualan servis, retur pembelian barang, serta laporan pembelian, laporan penjualan barang, laporan penjualan jasa, laporan servis. c. Laporan kegiatan transaksi secara periodik. 1.4
Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah : a. Menganalisis sistem pembelian dan penjualan barang pada Bengkel Fix Motor Purwokerto. b. Merancang sistem pembelian dan penjualan barang pada Bengkel Fix Motor Purwokerto.
1
c. Membuat program aplikasi pembelian dan penjualan barang pada Bengkel Fix Motor Purwokerto yang memungkinkan pengguna melakukan pengolahan data pengguna, pengolahan data distributor, pengolahan data petugas, pengolahan data jenis barang, pengolahan data barang, pengolahan data transaksi pembelian barang, pengolahan data retur pembelian barang, pengolahan data transaksi penjualan barang, penjualan jasa, servis serta dapat membuat laporan transaksi pembelian dan transaksi penjualan barang. 1.5
Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Mengetahui dan menganalisa sistem pembelian dan penjualan barang pada Bengkel Fix Motor Purwokerto. b. Menambah pengetahuan dalam merancang suatu sistem informasi. c. Membantu permasalahan yang dihadapi oleh pihak Bengkel Fix Motor Purwokerto sehingga dapat memberikan informasi yang tepat dan akurat.
1.6
Metode Penelitian Adapun teknik penelitian yang dilakukan antara lain : a. Teknik Wawancara (Interview) b. Teknik Pengamatan (Observasi) c. Teknik Kepustakaan
2.
Landasan Teori
2.1
Konsep Dasar Sistem
2.1.1
Pengertian Sistem Sistem adalah himpunan dari komponen kompenen yang saling berhubungan
dan merupakan satu kesatuan yang utuh yang berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya, yang bertujuan untuk melakukan suatu kegiatan untuk suatu tujuan tertentu. 2.1.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu : a. Batasan (boundary) b. Lingkungan (environment) c.
Masukan (input)
d. Pengolahan Sistem (proses) e. Keluaran (output) f.
Komponen (component)
g. Penghubung (interface) h. Penyimpanan (storage)
2
2.2
Konsep Dasar Informasi
2.2.1
Pengertian Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti
bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya (Barry E. Cushing). Informasi sebagai data yang telah diolah menjadi
bentuk yang berguna bagi
penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan (Gordon B. Davis). 2.2.2
Kualitas Informasi Kualitas informasi adalah sebuah nilai informasi yang bisa membantu manajer
mangambil keputusan untuk mewujudkan tercapainya tujuan. Kualitas informasi sangat dipengaruhi beberapa hal yaitu : a.
Akurat
b.
Tepat
c.
Relevan
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi. Untuk menjadi sistem informasi, maka hasil dari sistem itu harus berupa informasi yang berguna, yaitu harus memenuhi kriteria relevan, tepat waktu dan akurat. Satu saja kriteria ini tidak terpenuhi, maka hasil dari sistem tersebut bisa tidak berguna. (Jogiyanto, Sistem Teknologi Informasi, 2003) 2.3.2 Komponen Sistem Informasi Dalam suatu sistem informasi terdapat beberapa komponen. Adapun komponenkomponen dari sistem informasi adalah sebagai berikut : 1. Perangkat Keras 2. Perangkat Lunak 3. Database 4. Telekomunikasi 5. Manusia
3
2.3.3
Pengertian Sistem Informasi Penjualan Sistem informasi penjualan adalah sub sistem informasi bisnis yang mencakup
kumpulan prosedur yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya tagihan/piutang dagang.
2.4
Flowchart Flowchart merupakan metode untuk menggambarkan tahap-tahap pemecahan
masalah dengan mempresentasikan simbol-simbol tertentu yang mudah dimengerti, mudah digunakan, dan standar. Berikut ini beberapa simbol dalam flowchart :
Tabel 2.2 Simbol Flowchart No
Simbol
1
Keterangan Simbol untuk merepresentasikan suatu proses.
2
Simbol dokumen yang digunakan untuk menunjukan suatu dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer.
3
Simbol storage yang digunakan untuk menyimpan data.
4
Simbol garis alir (flow line simbol) yang digunakan untuk menunjukan arus dari suatu proses.
5
Simbol Input yang dimasukan secara manual dari keyboard.
2.5
Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah adalah suatu gambaran grafis dari suatu
sistem yang dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan struktur, jelas dan menggunakan bentuk bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan.
4
Tabel 2.1 Data Flow Diagram No
Simbol
1
Keterangan External Entitiy (Kesatuan Luar) yaitu kesatuan dilingkungan luar sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Data Flow (Arus Data) ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan. Data Flow (arus data) diberi simbol panah. Process (Proses) yaitu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Data Store (Simpanan) yaitu simpanan dari data yang dapat berupa file atau database, arsip, tabel acuan manual, agenda atau buku.
2.6
Konsep Dasar Database Basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan
secara bersama sedemikian rupa tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu, untuk memenuhi kebutuhan. 2.6.1 Normalisasi Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. Dalam prespektif normalisasi sebuah database dikatakan baik jika setiap tabel yang membentuk basis data sudah berada dalam keadaan normal.
3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1
Analisis Sistem Analisis sistem didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang
utuh ke dalam bagian bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan penelitian-penelitian.
5
3.2
Analisis Kelemahan Sistem
3.2.1 Identifikasi Masalah Sering kali sistem yang sudah berjalan mengalami masalah, permasalahan tidak akan muncul dengan sendirinya dan biasanya ada sesuatu penyebab yang menimbulkannya. Adapun permasalahan-permasalahan yang muncul pada sistem yang digunakan oleh Bengkel Fix Motor adalah : a. Lambatnya proses pengecekan barang yang masih tersedia dan pencarian data. b. Dalam mencatat data transaksi penjualan sering terjadi kesalahan penulisan jumlah harga,
nama barang,
serta perhitungan
total
bayar sehingga
menyebabkan lambatnya pelayanan kepada pelanggan. c.
Dalam penyusunan laporan membutuhkan waktu yang lama karena jika terjadi kesalahan harus menulis ulang dan menghitung.
3.2.2 Analisis PIECES Sistem pembelian dan penjualan barang yang sedang berjalan di analisa dengan menggunakan metode atau kerangka kerja PIECES ( Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, dan Service ). Sebagai dasar untuk mendapatkan pokokpokok permasalahan yang lebih jelas dan spesifik. Kemudian berdasarkan hasil analisa ini nanti dapat dirancang usulan untuk diterapkan dalam sistem yang baru. Hasil analisa tersebut dapat dijelaskan di bawah ini : 3.2.2.1 Analisis Kinerja (performance) Adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu sistem tertentu (throughput) dan rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu respon untuk menangani pekerjaan tersebut (response time) dari suatu sistem. 1. Througput : Lambatnya proses untuk menghasilkan laporan. Untuk menghasilkan 1 laporan barang, 1 laporan harian, 1 laporan bulanan, 1 laporan tahunan membutuhkan waktu tambahan setelah jam kerja. Karena masih melalui proses manual seperti perhitungan total menggunakan kalkulator. 2. Response Time : Lambatnya pelayanan pada saat transaksi, setiap data ( nota) dikerjakan 5 menit, karena melalui proses manual seperti perhitungan total bayar menggunakan kalkulator, pencarian barang dengan pengecekan manual. jika pelanggan datang 50 orang maka jumlah pengerjaan 250 menit sama dengan 4 jam 16. menit. Dengan
6
adanya sistem baru diharapkan dapat melayani pelanggan dalam kurun waktu 2 menit, maka dapat melayani pelanggan lebih banyak lagi. 3.2.2.2 Analisis Informasi (information) Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informai harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timely basis), dan relevan (relevance). 1. Akurat : Dalam hal pelayanan transaksi dan pembuatan laporan, perhitungan masih menggunakan kalkulator yang memungkinkan karyawan melakukan kesalahan dalam penekanan angka yang menyebabkan tidak akurat dalam perhitungan. 2. Tepat Waktu : Pencatatan semua data dan transaksi masih bersifat manual yang ditulis ke dalam buku besar dan perhitungan total menggunakan kalkulator, menyebabkan waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi lebih lama. 3. Relevan : Informasi data (nota) penjualan tidak sesuai dengan laporan harian, bulanan dan tahunan yang akan dilaporkan kepada pihak manajemen. Karena terjadi kesalahan penulisan. 3.2.2.3 Analisis Ekonomi (economic) Sistem lama membutuhkan rak atau lemari sebagai tempat penyimpanan dokumen laporan barang, harian, bulanan dan tahunan. 1. Biaya : Mebutuhkan tambahan biaya untuk membeli rak atau lemari sehingga tidak menguntungkan apabila masih menggunakan sistem lama tidak menutup kemungkinan akan membutuhkan ruangan tersendiri. 3.2.2.4 Analisis Pengendalian (control) Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan. Keberadaannya bertujuan untuk meningkatkan kinerja sistem, mendeteksi
kesalahan
sistem,
menjamin
keamanan
mencegah, atau
data,
informasi
dan
buku besar
dan
persyaratan. 1. Hak Akses : • Pencatatan
laporan
masih
menggunakan
penyimpanan berkas-berkas seperti kwitansi dan nota yang tidak berurutan akan mempersulit dalam mengontrol data-data yang berkaitan dengan penjualan. • Tidak adanya perlindungan data, semua karyawan dapat melihat informasi data transaksi penjualan sehingga manipulasi data sangat mungkin terjadi.
7
3.2.2.5 Analisis Efisiensi (efficiency) Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalisasi pemborosan. Efisiensi dapat meliputi sumber daya yang tersedia seperti manusia, informasi, waktu, uang, peralatan. 1. Jumlah Sumber Daya yang Digunakan : • Adanya pengerjaan secara berulang untuk pembuatan laporan barang, laporan harian, bulanan dan tahunan. • Pada saat pembuatan laporan sering terjadi kesalahan dalam pencatatan sehingga harus menambah biaya untuk membeli kertas dan alat tulis. 3.2.2.6 Analisis Pelayanan (service) Dalam suatu perusahaan yang langsung berhubungan dengan konsumen, maka pelayanan yang prima menjadi prioritas utama untuk memuaskan konsumen. 1. Pelayanan : Dalam proses pelayanan transaksi pencarian data barang yang diminta oleh para pelanggan dilakukan dengan pengecekan manual daftar harga barang.
3.3
Analisis Kebutuhan Sistem
3.3.1
Kebutuhan Fungsional Analisis kebutuhan fungsional merupakan analisis terhadap layanan apa saja
yang dapat diberikan sistem kepada pengguna. 3.3.2 Kebutuhan Non Fungsional Perancangan dan pengembangan sistem memiliki tujuan dapat memperoleh informasi uang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja. Kebutuhan teknologi atau peralatan yang diperlukan dalam sistem terdiri dari : 1. Kebutuhan Perangkat Keras (hardware) 2. tuhan Perangkat Lunak (software) 3. Kebutuhan Perangkat Manusia (brainware)
3.4
Analisis Kelayakan Sistem Tujuan utama dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem yang
baru ditetapkan layak dipakai atau tidak, dalam hal ini tentunya diperlukan pertimbangan yang matang. Seberapa banyak biaya yang diperlukan dari sistem yang baru.
3.4.1 Kelayakan Teknis Kelayakan teknis yang mencakup ketersedian sumber daya manusia yang mengoperasikan serta memelihara sistem.
8
3.4.2
Kelayakan Ekonomi Kelayakan Ekonomi pada penerapan pengembangan sistem lebih menyangkut
pada masalah pendanaan yaitu besarnya pendanaan yang dikeluarkan dengan harapan manfaat yang diperoleh dari sistem tersebut lebih besar.
3.4.3
Kelayakan Hukum Penerapan sistem yang baik tidak boleh menimbulkan masalah dikemudian hari
karena menyimpang dari hukum yang berlaku terutama dalam perijinan menggunakan aplikasi pendukung sistem. 3.5
Analisis Biaya dan Manfaat
3.5.1 Komponen Biaya 1. Biaya pengadaan (procuremen Cost) 2. Biaya Persiapan Opersional (Start Up Cost) 3. Biaya Proyek (Project – Related Cost) 4. Biaya Operasional dan Perawatan
3.5.2 Komponen Manfaat Manfaat dari sistem informasi dapat diklafikasikan dalam bentuk keuntungan berwujud (tangible benefits) dan keuntungan tidak berwujud (intangible benefits). 3.6
Perancangan Sistem Dalam tahap perancangan sistem berfungsi untuk merancang sistem yang di
buat sistem secara garis besar dan merancang spesfikasi yang di butuhkan oleh pengguna dalam kertas kerja yang memuat input,proses dan output dari analisis sistem yang telah diusulkan.
9
3.6.1 Flowchart
Gambar 3.2 Flowchart Sistem
10
3.6.2 Dia agram Kontteks dan Datta Flow Diag gram (DFD) Untuk mendukung m perancangan n pembelian n, penjualan n dan perse edian, penu ulis menggambarkan da ata flow dia agram pada Ardy Jaya Elektronik untuk dijadikan sebaga ai model yang nantinya akan a digunakkan dalam m membuat pro ogram. adap pun diagram konteks yang telah penu ulis rancang adalah a sebagai berikut :
Ga ambar 3.3 Diagram Kon nteks
11
Gambar 3.4 DFD Level 1
3.7
Perancangan Database Perancangan database harus dilakukan secara cermat agar dihasilkan database
yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam manipulasi data. Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk merancang database seperti itu adalah dengan melakukan tahap normalisasi. 3.7.1 Normalisasi Normalisasi merupakan proses konversi dokumen atau laporan kedalam struktur tabel dengan menghilangkan elemen yang sama, dan data yang berulang-ulang. Perancangan normalisasi bertujuan agar tidak terjadi redudansi data. Jika kondisi tabel tidak terdapat redudansi maka tabel normal. Tujuan utama dari normalisasi adalah
12
mencega ah terjadinya a insertion anomaly (kesalahan ( penambahan data ked dalam database e), deletion anomaly a (ke esalahan dalam mengha apus data yyang ada did dalam database e) dan update anomaly (kesalahan dalam men ngubah data a, baik dalam m hal penamba ahan, pengha apusan atau keduanya). 3.7.2
R Relasi Antar Tabel R Relasi antarta abel menunju ukan hubung gan antartabe el yang ditan ndai dengan
adanya fore eign key.
Gam mbar 3.8 Re elasi Tabel
4.
Impllementasi Sistem
4.1
Manual Program m
orm Login 4.1.1 Fo
Gam mbar 4.22 Fo orm Login
13
4.1.2 Fo orm Utama Admin
mbar 4.23 Fo orm Utama Gam 4.1.3 Fo orm Utama Kasir K
T K Kasir Gambar 4.59 Menu Transaksi
ar 5.60 Menu u Master Kas sir Gamba 4.1.4 Forrm Servis
Gamba ar 4.44 Inpu ut Data Servis
14
4.1.5 Laporan Serviis
Gamb bar 4.58 Lap poran Servis s
4.1.6 No ota Servis
Gam mbar 4.63 Nota Servis
15
5
Penutup
5.1
Kesimpulan Dengan diterapkannya sistem informasi penjualan, pada Toko Ardy Jaya
Elektronik
Yogyakarta,
maka
penulis
dapat
mengambil
beberapa
kesimpulan
perbandingan sistem yang baru ini. Sistem yang diusulkan dapat memberikan layanan sebagai berikut : 1. Dengan adanya sistem ini pihak bengkel tidak memerlukan banyak tempat untuk penyimpanan data - data bengkel. 2. Tidak membutuhkan waktu yang lama untuk menghasilkan laporan. 3. Dengan adanya sistem ini dapat memudahkan administrasi data seperti data barang, petugas, distributor, pelanggan servis, pembelian, penjualan, jasa dan servis. 5.2
Saran 1. Perlu ditambahkan tabel baru yaitu tabel detail pelanggan dan tabel kendaraan untuk inputan yang memungkinkan satu orang memiliki lebih dari satu jenis kendaraan untuk layanan servis. 2. Untuk penyempurnaan sistem informasi penjualan bengkel ini perlu ditambahkan fasilitas untuk pengolahan data dan laporan laba/rugi agar memudahkan pihak manajemen dalam pengambilan keputusan. 3. Sistem informasi penjualan bengkel ini perlu ditambahkan fasilitas untuk pengolahan data beserta laporan presensi karyawan dan mekanik sekaligus perhitungan gaji perminggu karena membantu pihak manajemen dalam perhitungan laba/rugi perusahaan. 4. Sistem informasi penjualan bengkel ini diharapkan dapat dikembangkan untuk beberapa komputer dalam satu jaringan berupa client-server sehingga dapat dikembangkan menjadi beberapa kassa.
16
Daftar Pustaka Al Fatta,Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI . Jogiyanto,HM. 2007. Model Kesuksesan Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: ANDI. Kristanto,Andi. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta : Gava Media. Kusrini,2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : ANDI. Rudiyanto Arief,M. 2006. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : ANDI.
17
