MEMBANGUN SISTEM INFORMASI SERVICE PADA BENGKEL RESMI SUZUKI RAHARJO MOTOR KALIWUNGU MENGGUNAKAN JAVA DAN SQL
Naskah Publikasi
diajukan oleh Wahyu Kurniawan 07.11.1414
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
2
BUILDING SERVICE INFORMATION SYSTEM AT SUZUKI OFFICIAL WORKSHOP RAHARJO KALIWUNGU USING JAVA AND SQL
MEMBANGUN SISTEM INFORMASI SERVICE PADA BENGKEL RESMI SUZUKI RAHARJO MOTOR KALIWUNGU MENGGUNAKAN JAVA DAN SQL Wahyu Kurniawan Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT The use of information systems in a company today is a very important requirement. Use of such information systems have time and energy efficiency. So UD Raharjo Motor which is one of the Suzuki Official Workshops utilize the information service system as a means of supporting his efforts to compete with its competitors. System information services at UD Raharjo Motor contains all information relating to the motor, supplies, spare parts and their owners. System information service can be used to store motor track record, so if there are customer complaints can be seen how the previous track record of these motors. Users in this case can include data from the motor which will be served well as data from the owner. This data will be stored in database. In addition, this information system can also incorporate parts of existing data warehouse and see the amount of stock while the price of spare parts, so if customers want to replace parts to see prices in advance, and can be used as a benchmark to order spare parts are depleted its inventory to the Suzuki center . Making these applications using Netbeans as editor of coding and MySQL as the database used in making this application. Keywords: UD Raharjo Motor, Suzuki Official Workshops, information systems, database, applications.
3
1.
Pendahuluan Dalam ketatnya persaingan usaha jasa perbengkelan, para pengusaha dituntut
untuk melakukan pelayanan yang optimal terhadap para pengguna jasanya. Ketepatan waktu merupakan salah satu hal yang penting bagi para pengguna jasa perbengkelan. Seperti halnya bengkel resmi Suzuki “UD Raharjo Motor Kaliwungu” ini yang saya jadikan objek penelitian. Bengkel ini menyediakan berbagai macam pelayanan, diantaranya dari mulai pemesanan kendaraan baru, palayanan jasa service (baik ringan maupun berat), penyediaan suku cadang resmi Suzuki. Untuk mengelola semua bidang jasa itu, tentunya dibutuhkan tenaga kerja professional untuk dapat menjalankan usaha tersebut. Selain adanya sumber daya manusia yang professional, tentunya teknologi informasi juga dibutuhkan untuk menunjang kelancaran dari serangkaian proses kegiatan yang berjalan dalam perusahaan ini. Dengan adanya sistem informasi yang memadai, pengelola bengkel dapat lebih mudah mengorganisir perusahaannya, karena setiap informasi yang dibutuhkan oleh pengelola dapat diakses dengan mudah. Lain halnya jika bengkel ini menggunakan sistem lama atau dengan cara manual, (artinya tidak ada sistem informasi yang mengolah data). Pengelola akan kesulitan untuk melakukan pengolahan data, baik itu auditing atau sekedar mencari dokumentasi dari kegiatan perbengkelannya, karena file disimpan dalam lembaran-lembaran kertas yang mungkin saja rusak atau bahkan hilang. Kelemahan dari sistem yang ada saat ini adalah rumitnya proses pengelolaan data administratif maupun data-data penting lainnya, dimana perusahaan ini melakukan proses pengolahan data secara manual, tentu saja cara ini tidak efektif dan memakan waktu yang lama, kelemahan lainnya jika menggunakan cara manual yaitu keamanan data-data kurang terjamin, serta dibutuhkan tenaga ahli yang dapat melakukan proses pengolahan data, seperti ahli akuntan.
4
2.
Landasan Teori
2.1
Definisi Sistem Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma)
adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat (id.wikipedia.org). Sistem dilihat dari prosedurnya menurut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu susunan sasaran yang tertentu (Jogiyanto, 2001). Sedangkan Berdasarkan pada elemen/komponennya
sistem
merupakan
kumpulan
dari
elemen-elemen
yang
berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. 2.2.1
Informasi Informasi adalah data yang diolah
menjadi bentuk yang lebih berguna dan
bermanfaat bagi penggunanya. Infomasi adalah hasil proses atau hasil pengolahan data meliputi : hasil gabungan, hasil analisa, hasil penyimpulan, dan hasil pengolahan sistem informasi komputerisasi. Informasi adalah segala sesuatu yang ditampilkan oleh komputer dalam sebuah media penampil tersebut diatas, biasanya sebagai hasil dari sebuah proses komputasi. Informasi adalah fakta tersembunyi dibalik himpunan fakta yang sudah dicatat, dan baru diketemukan sesudah diolah atau dicerna Informasi adalah fakta tersirat yang muncul dalam benak teknisi itu sesudah mencermati dan mengolahnya dengan tertib, berdasarkan model yang diyakini sebagai hal yang benar ada dalam keseluruhan persoalan tersebut. 2.2.1
Kualitas Informasi 1. Akurat 2. Relevan
5
3. Tepat Waktu
2.3
Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem manusia/mesin yang terpadu,
untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. 2.3.1
Elemen Sistem Informasi Sistem informasi Manajemen terdiri dari elemen-elemen yang terdiri beberapa
elemen fisik seperti : a) Orang Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP.
b) Perangkat keras Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran. c) Perangkat Lunak Perangkat
lunak
dapat
dibagi
dalam
3
jenis
utama
:
a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer. b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan. c. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi. d) Basis Data File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan
6
sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya. e) Jaringan komputer Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data. f)
Komunikasi data Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara
khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputer - komputer dan pirant-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem
informasi
karena
sistem
ini
menyediakan
infrastruktur
yang
memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.
2.4
Konsep Pemodelan Sistem
2.4.1
Flowchart Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan
langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma.
2.4.2
Diagram konteks Diagram konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram alir data dan hanya
memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan.
2.4.3
Diagram alir data DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk
menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang disimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
7
DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses yang mentransformasikan data. DFD menunjukan hubungan antara data pada sistem dan proses pada sistem.
2.5
Pengertian Basis Data Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang
saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperolah informasi. Untuk mengolah basis data diperlukan perangkat lunak yang disebut DBMS (database
management
sistem).
DBMS
adalah
perangkat
lunak
sistem
yang
memungkinkan para pemakai, membuat, memelihara, mengontrol dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efisien. 2.5.1
Keuntungan Basis Data
a. Kecepatan dan kemudahan (Speed) b. Efisiensi ruang penyimpanan (Space) c. Keakuratan (Accuracy) d. Ketersediaan (Availability) e. Kelengkapan (Completeness) f.
Keamanan (Security)
g. Kebersamaan pemakaian (Sharability)
2.6
Perangkat lunak yang digunakan
2.6.1
Pengenalan Java Java adalah bahasa pemrograman yang berorientasi objek yang diciptakan oleh
Sun Microsystem pada tahun 1995. Sebagai sebuah bahasa pemrograman, Java dapat membuat seluruh bentuk aplikasi, desktop, web dan lainnya, sebagaimana dibuat dengan menggunakan
bahasa pemrograman konvensional yang lain. Java adalah
bahasa pemrograman yang berorientasi objek (OOP) dan dapat dijalankan pada berbagai platform sistem operasi. Perkembangan Java tidak hanya terfokus pada satu sistem operasi, tetapi dikembangkan untuk berbagai sistem operasi dan bersifat open source. 2.6.1.1 Keunggulan Java 1. Sederhana 2. Berorientasi objek (Object Oriented) 3. Dapat didistribusi dengan mudah 4. Interpreter
8
5. Multiplatform
2.6.2
Pengenalan MySQL MySQL adalah saah satu jenis database server yang sangat terkenal dan banyak
digunakan untuk membangun aplikasi yang menggunakan database sebagai sumber dan pengelolaan datanya.
2.6.2.1 Kelebihan MySQL 1.
Portability
2.
OpenSource
3.
Multiuser
4.
Performace Tuning
5.
Interface
3
Analasis dan Perancangan Sistem
3.1
Tinjauan Umum
3.1.1
Sejarah Perusahaan Bengkel Resmi Suzuki adalah tempat perwakilan Suzuki di berbagai daerah di
Indonesia. Pada bengkel ini terjadi proses service kendaraan bermotor baik berat maupun
ringan. Proses service ini sesuai dengan standart prosedur yang telah
ditetapkan oleh PT. SUZUKI INDOMOBIL MOTOR selaku Agen Tunggal Pemegang Merk (ATPM) dari SUZUKI MOTOR CORPORATION - JEPANG. Setiap bengkel resmi Suzuki memiliki
mekanik yang telah terdidik secara khusus dan memiliki sertifikat
kelayakan melakukan kegiatan proses service. Para mekanik dalam
pelayanan
servicenya akan mempergunakan alat serta suku cadang yang tepat, khususnya untuk sepeda motor Suzuki. Suzuki Raharjo Kaliwungu sendiri adalah salah satu dari sekian banyak bengkel resmi Suzuki yang melayani proses service. Didirikan oleh bapak Robby Sugandhi pada 12 April 2005. Dalam menjalankan dealer ini bapak Robby menunjuk seseorang sebagai kepala cabang, yang saat ini dipegang oleh ibu Ornella Rosy. Dealer ini mampu
9
melakukan pelayanan service berat maupun ringan setidaknya 100 unit dalam setiap bulannya.
3.2
Analisis Sistem Definisi
dari
analisis
sistem
adalah
teknik
pemecahan
masalah
yang
menguraikan bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan informasi yang dihasilkan nantinya. Tahap ini bisa menjadi tahap yang paling sulit jika klien tidak bisa mengidentifikasi kebutuhan atau penutup terhadap pihak luar yang ingin mengetahui detail proses bisnisnya.
3.3
Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengoptimalkan sebuah kinerja sebuah sistem dibutuhkan sebuah analisis
yang mampu memecahkan masalah terhadap sistem, maka sebagai pembanding apakah sistem yang baru
layak ataukah tidak dapat diukur melalui analisis PIECES
(Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). 1. Analisis Kinerja (Performance) Adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap dari suatu sistem. Kelemahan sistem lama : Waktu yang dibutuhkan untuk membuat sebuah laporan cukup memakan waktu lama, sekitar 30 menit karena data masih berupa laporan manual. 2. Analisis Informasi (Information) Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timely basis), dan relevan (relevance). Kelemahan sistem lama : Penyajian informasi terkadang kurang akurat, karena data tidak tersusun dengan rapi dan mudah hilang. Serta penyajian informasi
10
tidak bisa tepat waktu karena dibutuhkan waktu yang lama untuk menyajikan laporan yang masih bersifat manual. Selain itu terkadang data kurang relevan, contoh : data perbaikan diserahkan ke kepada bagian gudang. 3. Analisis Ekonomi (Economy) Adalah penilaian sistem dalam pengurangan dan keuntungan yang akan didapat dari sistem yang baru. Sistem ini akan memberikan keuntungan bukan dari segi materi semata, tapi dari segi nilai informasi dan kecepatan penyajian informasi. Kelemahan sistem lama : Biaya untuk pembuatan laporan masih mahal dan mayoritas biaya untuk alat tulis yang mencapai Rp 3.412.000,00 per tahun. 4. Analisi Kontrol (Control) Analisis control yaitu bagaimana sistem tersebut dapat mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data dari akses yang tidak diijinkan, dan pengamanan data dari kerusakan. Kelemahan sistem lama : Keamanan data kurang terjamin, karena masih dalam bentuk manual (kertas - kertas). Serta terkadang data rusak atau hilang akibat masih berupa bentuk fisik (kertas) 5. Analisis Efisiensi (Eficiensy) Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalisasi pemborosan. Efisiensi dapat meliputi sumberdaya yang tersedia seperti manusia, informasi, waktu, uang, peralatan dll. Kelemahan sistem lama : karena sistem lama masih menggunakan manual maka kurang efisien karena memerlukan waktu yang relatif lama dalam setiap pengerjaannya 6. Analisis Pelayanan (Services) Dalam suatu perusahaan yang langsung berhubungan dengan konsumen, maka pelayanan yang prima menjadi prioritas utama untuk memuaskan konsumen.
11
Kelemahan sistem lama : Terkadang pelanggan menunggu karena petugas sedang melakukan pencatatan data konsumen dan kendaraan. Kurang lebih waktu yang dibutuhkan sekitar 4-5 menit. 3.4
Perancangan Sistem
3.4.1
Pengertian Perancangan Sistem Rancangan sistem menurut John Burch dan Gary Grudnitski merupakan
penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Tujuan dari rancangan sistem adalah untuk memberikan gambaran kepada user dan manajemen tentang sistem baru yang diusulkan dan memberi ilustrasi yang lengkap pada programmer yang akan mengimplementasikan sistem.
3.4.2
Flowchart yang diusulkan Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan.
Adapun flowchart sistem yang diusulkan sebagai berikut :
12
3.4.3
Data Flow Diagram yang diusulkan .
13
3.5
Perancangan Database Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang
saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperolah informasi. Perancangan database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap-tiap file yang telah didefinisikan secara umum.
3.5.1
Relasi Antar Tabel
14
4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1
Instalasi Program Untuk melakukan tahapan implementasi, maka terlebih dahulu harus menginstal
aplikasi yang akan digunakan. Dalam pembuatan aplikasi ini menggunakan XAMPP. 4.2
Pembuatan Database dan Program Pembuatan database dan tabel merupakan langkah awal yang dilakukan dalam
membangun
aplikasi basis data. Yaitu akan dimulai dengan langkah pembuatan
database dan dilanjutkan dengan pembuatan tabel serta komponen atributnya. Seperti telah dibahas sebelumnya bahwa untuk pembuatan database Sistem Informasi Service menggunakan MySQL dengan nama database suzuki
G
4.3
Pembuatan Form dan Script Program Untuk dapat mengolah data di dalam database baik insert dan update sebuah
record, maka diperlukan sebuah form untuk media pengolahan record tersebut. Di dalam sistem penjualan ini salah satu contoh form yang dibuat yaitu form insert konsumen dan codingnya adalah :
15
4.4
Pengetesan Sistem Tujuan dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-
elemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan rancangan yang telah dibuat dan sesuai dengan apa yang diharapkan oleh pengguna.Ada dua metode untuk melakukan pengetesan yaitu pengujian black box testing dan white box testing.
4.4.1
Black Box Testing Pengujian Black Box Testing berfokus pada fungsi sistem, tentang kesalahan
interface, fungsi, basis data atau kesalahan kinerja sistem. Pengujian ini dilakukan terhadap seluruh modul yang ada, untuk mencari kesalahan, sehingga apabila ditemukan kesalahan bisa dilakukan perbaikan.
4.4.2
White Box Testing Pengujian white box testing adalah pengujian yang dilakukan terakhir sebelum
sistem diimplementasikan. Cara ini dapat dilakukan dengan cara meninjau langsung kode program yang ditulis dalam membangun sebuuah sistem informasi. Termasuk di dalamnya komponenkomponen berupa fungsi (function), prosedur (procedure) ataupun modul-modul eksternal yang digunakan.
4.5
Manual Program
4.5.1
Menu Login Tampilan login merupakan syarat untuk memanfaatkan program secara
keseluruhan, dimana yang menggunakan aplikasi ini adalah karyawan yang diberi wewenang.
16
4.5.2
Menu Utama Jendela menu utama akan muncul apabila user berhasil memasukan password
dengan benar pada form login. Tampilan menu utama ini berfungsi untuk melakukan pilihan-pilihan dalam rangka menjalankan proses pengolahan data dengan
program
aplikasi.
4.5.3 Input Data Konsumen Menu ini digunakan untuk menginputkan data-data barang, seperti kode konsumen, nama konsumen, alamat konsumen, dan Telpon konsumen. Menu ini dilengkapi dengan tombol Add, Save, Edit dan Close
17
4.5.4
Data Service Menu ini digunakan untuk menginputkan data-data service dalam proses service.
Dalam proses service dilengkapi dengan Add, Edit, Save, dan Close.
4.5.5
Tampilan Laporan Form laporan digunakan untuk mencetak data yang telah diinputkan sebelumnya,
dalam sistem ini terdapat beberapa laporan namun disini hanya ditampilkan laporan data barang masuk, berikut tampilannya :
18
5
Penutup
5.1
Kesimpulan Penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer, diharapkan informasi
yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Karena dalam sistem komputerisasi mempunyai keuntungan yang didapat antara lain: 1. Dapat menyajikan informasi secara cepat,akurat, dan relevan. 2. Dapat menghemat waktu untuk pencariandan pemasukan data. 3. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit data dengan mudah. 4. Meningkatkan
kinerja
dalam
rangka
melakukan
pelayanan
dan
menyelesaikan tugas-tugas dengan baik.
5.2
Saran Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut: a. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem informasi service pada UD Raharjo Motor Kaliwungu yang dilakukan secara manual diperbarui dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi. b. Sistem informasi service berbasis komputer yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu pihak UD Raharjo Motor Kaliwungu dalam melakukan pengolahan database serta mampu menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu pengambilan keputusan.
19
DAFTAR PUSTAKA
Al-Fattah, Hanif. 2007, “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modern”, Andi Offset, Yogyakarta. Arief, M. Rudyanto. 2005. “Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact SQL dengan SQL Server 2000”, Andi Offset, Yogyakarta. Davis, Gordon B, 1995, “Management Information System: Conceptual Foundation, Structure, and
Development”. McGraw-Hill International Book Company.
California. Indelarko, Hendi. 2005, “Pengembangan Sistem Manajemen Database dengan java 2 (SE/ME/EE)”, Gava Media, Yogyakarta. Jogiyanto, HM. 2005, “Sistem Teknologi Informasi”. Andi Offset, Yogyakarta. Kusrini, 2006. “Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data”, Andi Offset, Yogyakarta. Kristanto, Andri. 2004, “Rekayasa Perangkat Lunak”, Andi Offset, Yogyakarta. Prasetyo, Dwi. 2007, “150 Rahasia Pemrograman Java”, Elex Media Komputindo, Jakarta
20
