SISTEM INFORMASI HRD BENGKEL PADA AREMA MOTOR BENGKEL RESMI SEPEDA MOTOR HONDA DENGAN MENGGUNAKAN DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008 Tri Novalia Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manager dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi SDM adalah departemen Sumber Daya Manusia atau dalam bahasa Inggris disebut HRD atau Human Resource Department. Manusia merupakan faktor terpenting dalam setiap perusahaan. Arema Bengkel Motor menyadari peranan faktor tersebut karena faktor tersebut menjadi subtek yang mendukung keseluruhan aktivitas dalam perusahaannya. Untuk itu diperlukan sistem untuk mengatur masalah personalia perusahaan. Sistem informasi HRD yang ada di Arema Bengkel Motor akan diimplementasikan dalam bentuk program aplikasi database berbasis desktop dengan menggunakan jaringan lokal. Sistem ini dibuat dengan menggunakan teknologi pemrograman Delphi 2007 dan SQL Server 2008. Kata Kunci : Sistem, Informasi, HRD, Bengkel, Personalia, Delphi, SQL Server
PENDAHULUAN Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manager dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi SDM adalah departemen Sumber Daya Manusia atau dalam bahasa Inggris disebut HRD atau Human Resource Department. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan. Tiap perusahaan memiliki sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai salah satu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM. Bengkel Arema Motor adalah sebuah bengkel resmi sepeda motor Honda yang bergerak dalam bidang distributor motor dan service. Kegiatan yang dilakukan oleh bengkel resmi honda ini adalah mulai dari penjualan suku cadang, perawatan kendaraan, dan pejualan sepeda motor Honda. Pada bagian HRD Bengkel Arema Motor, telah memanfaatkaan komputer sebagai tempat aktifitas sehari-hari. Tetapi, sistem yang ada pada saat ini, belum terintegrasi menjadi satu tempat penyimpanan atau database. Pencatatan data-data karyawan yang masih mengunakan tool editor seperti microsoft office word dan microsoft office excel masih menjadi pilihan yang dirasakan baik oleh Bengel Arema tersebut, serta pencetakaan dokumen fisik seperti data-data karyawan, pencatatan kegiatan mekanik, serta data gaji, masih menjadi pilihan yang digunakan oleh Bengkel Arema Motor. Penggunaan teknologi informasi yang baik, dirasakan sangat perlu pada Bengkel Arema Motor ini, karena dapat menunjang kinerja
1
serta memberikan efisiensi waktu dan tenaga dalam pengolahan data yang membutuhkan waktu yang cepat. LANDASAN TEORI Sistem Menurut Sutabri (2004:6), dalam buku Norman L. Enger mengatakan bahwa subsistem adalah serangkaian kegiatan yang dapat ditentukan identitasnya yang berhubungan dalam suatu sistem. Sedangkan pengertian Sistem menurut Sutabri (2004:9) adalah sekelompok unsur yang erat hubugannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu sebagai berikut : 1. Setiap sistem terdiri dari berbagai unsur. 2. Unsur – unsur tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan. 3. Unsur – unsur di dalam sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu. 4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Menurut Sutabri (2004:15), siklus hidup sistem (system life cycle) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam penerapan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. Siklus hidup sistem terdiri dari serangkaian tugas yang mengikuti pola yang teratur dan dilakukuan secara top down. Informasi Menurut Jogiyanto (2005 : 8). Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Menurut Kristanto (2008 : 13), Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.
Sistem Informasi Menurut Sutabri (2004:36), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Menurut Kristanto (2009:19), sistem informasi merupakan sistem, yang berisi jarinagan SPD (sistem pengolahan data), yang dilengkapi dengan kanal-kanal komunikasi yang digunakan dalam sistem organisasi data (data gathering), mengelola data yang tersimpan, menyebarkan informasi. HRD Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer, dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia atau dalam bahasa inggris disebut HRD atau Human Resource Department.
2
HASIL DAN PEMBAHASAN Data flow diagram (DFD) Data flow diagram merupakan alat bantu yang dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. berdasarkan hasil analisa penelitian, peneliti memberikan gambaran arus data terhadap sistem yang akan direncanakan sebagai berikut : 1. Diagram Konteks Diagram konteks merupakan alat untuk struktur analisis. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau keseluruhan. Dalam penggambaran ini, sistem dianggap sebagai sebuah objek yang dijelaskan secara rinci, karena yang tekankan adalah interaksi sistem dengan lingkungan yang mengaksesnya.
Gambar 1. Diagram Konteks 2. Diagram Level 0 Diagram Level 0 adalah Diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem.
3
Gambar 2. Diagram Level 0 3. Entity Relationship Diagram (ERD) Perancangan basis data digunakan untuk melakukan transformasi dari diagram ERD yang terdiri dari himpunan entitas dan himpunan relasi kedalam bentuk tabeltabel. Basis data yang dibuat digunakan untuk menampung tabel-tabel yang akan dibuat yaitu tabel data karyawan dan mekanik, tabel absensi masuk, tabel absensi keluar, tabel gaji karyawan, tabel cuti, tabel honor mekanik, dan tabel service mekanik. Berikut ini
4
adalah gambar Entity Relationship Diagram (ERD) yang berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi atribut-atribut. Diagram Entity Relationship Diagram (ERD) dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 3. Entity Relationship Diagram (ERD)
Implementasi
5
Hasil penelitian yang penulis lakukan, didapatlah sebuah sistem informasi yang dirancang khusus untuk HRD pada Arema Motor bengkel resmi sepeda motor Honda, sistem tersebut terdiri dari beberapa file pendukung yang terakumulasi dalam suatu project program, file yang mendukung program tersebut yaitu : 1. Tampilan Input Sistem a. Form Login Form login adalah suatu wadah untuk masuk ke menu utama dengan tujuan keamanan admin. Adapun tampilan Tampilan form login dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4. Form Login b. Menu Utama File ini adalah file form menu utama yang merupakan tampilan utama dari program, adapun tampilan menu utama seperti pada gambar 5.
Gambar 5. Menu Utama c. Form Input Data Absen Masuk Sub input data absen masuk berfungsi untuk mengolah data absen masuk, adapun tampilan sub menu input data absen masuk seperti pada gambar 6
6
Gambar 6. Form Input Data Absen Masuk d. Form Input Data Absen Pulang Sub input data absen pulang berfungsi untuk mengolah data absen pulang, adapun tampilan sub menu input data absen pulang seperti pada gambar 7.
Gambar 7. Form Input Data Absen Pulang e. Form Input Data Cuti Karyawan Sub input data cuti karyawan berfungsi untuk mengolah data cuti karyawan, adapun tampilan sub menu input data cuti karyawan seperti pada gambar 8
Gambar 8. Form Input Data Cuti Karyawan
7
f. Form Input Data Gaji Karyawan Sub input data gaji karyawan berfungsi untuk mengolah data gaji karyawan, adapun tampilan sub menu input data gaji karyawan seperti pada gambar 9.
Gambar 9. Form Input Data Gaji Karyawan g. Form Input Data Honor Mekanik Sub input data honor mekanik berfungsi untuk mengolah data honor mekanik, adapun tampilan sub menu input data honor mekanik seperti pada gambar 10.
Gambar 10. Form Input Data Honor Mekanik h. Form Input Data Karyawan Dan Mekanik Sub input data karyawan dan mekanik berfungsi untuk mengolah data karyawan dan mekanik, adapun tampilan sub menu input data karyawan dan mekanik seperti pada gambar 11
8
Gambar 11. Form Input Data Karyawan Dan Mekanik i. Form Input Data Service Mekanik Sub input data service mekanik berfungsi untuk mengolah data service mekanik, adapun tampilan sub menu input data service mekanik seperti pada gambar 12.
Gambar 12. Form Input Data Service Mekanik j. Form Laporan Absen Masuk Sub laporan absen masuk berfungsi untuk mengolah laporan absen masuk, adapun tampilan sub form laporan absen masuk seperti pada gambar 13.
9
Gambar 13. Form Laporan Absen Masuk k. Form Laporan Absen Pulang Sub laporan absen pulang berfungsi untuk mengolah laporan absen pulang, adapun tampilan sub form laporan absen pulang seperti pada gambar 14.
Gambar 14. Form Laporan Absen Pulang l. Form Laporan Cuti Karyawan Sub laporan cuti karyawan berfungsi untuk mengolah laporan cuti karyawan, adapun tampilan sub form laporan cuti karyawan seperti pada gambar 15.
Gambar 15. Form Laporan Cuti Karyawan m. Form Laporan Gaji Karyawan Sub laporan gaji karyawan berfungsi untuk mengolah laporan gaji karyawan, adapun tampilan sub form laporan gaji karyawan seperti pada gambar 16.
10
Gambar 16. Form Laporan Gaji Karyawan n. Form Laporan Honor Mekanik Sub laporan honor mekanik berfungsi untuk mengolah laporan honor mekanik, adapun tampilan sub form laporan honor mekanik seperti pada gambar 17.
Gambar 17. Form Laporan Honor Mekanik o. Form Laporan Karyawan Dan Mekanik Sub laporan karyawan dan mekanik berfungsi untuk mengolah laporan karyawan dan mekanik, adapun tampilan sub form laporan karyawan dan mekanik seperti pada gambar 18.
Gambar 18. Form Laporan Karyawan Dan Mekanik p. Form Laporan Service Mekanik Sub laporan service mekanik berfungsi untuk mengolah laporan service mekanik, adapun tampilan sub form laporan service mekanik seperti pada gambar 19.
11
Gambar 19. Form Laporan Service Mekanik
PENUTUP Bardasarkan dari hasil penelitian yang telah penulis lakukan di Arema Motor, maka dapat penulis mengambil kesimpulan yaitu : 1. Sistem informasi HRD mempermudah sistem pengeloalaan data karyawan yang berlangsung selama ini agar pengolahan data dapat dilakukan secara efektif dan efisien. 2. Dengan pembentukan sistem baru yang terkomputerisasi diharapkan dapat mengantisipasi kebutuhan yang timbul untuk meningkatkan kinerja serta meringankan proses kerja dan menghemat waktu dan tenaga. 3. Sistem informasi HRD yang baik dapat disusun evaluasi dalam suatu periode tertentu sehingga akan mempermudah pengolahan dan penyimpanan data. 4. Untuk terciptanya komputerisasi sistem penerimaan dan pengeluara barang jadi yang bagus harus didukung perangkat Hardware, Software serta Brainware yang mampu dan terampil
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto. 2005. “Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis”. Yogyakarta: Andi. Kristanto. 2007. “Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya”. Yogyakarta: Gava Media. Sutabri, Tata. 2004. “Anaslisa Sistem Informasi”. Jakarta: Elex Media Komputindo.
12
