SISTEM INFORMASI SUBBAGRENMIN BID TI POLRI POLDA SUMSEL MENGGUNAKAN BORLAND DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008 Sandy Septiano Program Studi Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak Administrasi secara eksistensialisme adalah pengaturan dan keteraturan yang dilakukan oleh individu-individu. Administrasi memiliki seni merencanakan, seni membiayai, seni mengatur, seni mengurus, seni menyelenggarakan berbagai kegiatan rutin maupun insidental. Telah dilaksanakan penelitian di Subbagrenmin Bid TI Polri Polda Sumsel yang bertujuan memecahkan masalah administrasi perkantoran sehari-hari. penelitian yang dilakukan bertujuan untuk memecahkan masalah yang terjadi dengan merancang suatu Sistem Informasi. Rancangan Sistem Informasi Subbagrenmin ini dibuat dengan menggunakan alat bantu pengembangan Data Flow Diagram yang merupakan alat bantu yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem secara terstruktur, Entity Relationship Diagram yang menggambarkan beberapa file yang digunakan dalam sistem tersebut. Penulis membuat sistem informasi menggunakan Borland Delphi 2007 dan SQL Server 2008. Metode Penelitian yang digunakan berupa Metode Waterfall, teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu wawancara dan dokumentasi untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian ini. Dari hasil analisis skripsi ini diperoleh bahwa Perancangan Sistem Informasi Subbagrenmin adalah hal yang sangat diperlukan dengan memperhitungakan efisiensi biaya dan efektifitas dari sistem itu sendiri. Keyword : Polda Sumsel, Subbagrnmin, Bid TI Polri, Administrasi.
PENDAHULUAN Administrasi merupakan hal yang erat sekali kaitannya dengan kegiatan perkantoran. Administrasi ditujukan untuk menciptakan keteraturan. Dengan adanya administrasi hal-hal yang rumit dapat dikerjakan secara terstruktur dan dilakukan secara bersama-sama oleh pihak organisasi yang terkait. Administrasi dapat diartikan mengurus dan pengurusan atau pengaturan yang diarahkan pada penciptaan keteraturan. BID TI Polri Polda Sumsel adalah singkatan dari Bidang Teknologi Informasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan, adalah unsur pengawas dan pembantu pimpinan yang berada di bawah Kapolda yang memiliki subbagian yang tidak kalah penting peranannya yaitu subbagrenmin sebagai badan perencana dan administrasi di lingkungan Polda Sumsel. Subbagrenmin adalah singkatan dari subbagian perencanaan dan administrasi, unsur pelaksana pada Bid TI Polri yang berada di bawah Kabid TI Polri yang dikepalai oleh seorang Kasubbagrenmin. Subbagrenmin bertugas mengatur segala hal yang berkaitan dengan administrasi di lingkungan bid TI Polri Polda Sumsel. Mengingat fungsinya sebagai pelaksana kegiatan administrasi di lingkungan BID TI Polda Sumsel, Subbagrenmin dituntut untuk dapat menyajikan informasi secara cepat dan tepat sebagai penunjang kinerja BID TI Polri Polda Sumsel. Subbagrenmin memiliki tangggung jawab yang besar dalam hal ketertiban administrasi di lingkungan bid TI Polri Polda Sumsel. Semua kegiatan administrasi di lingkungan bid TI Polri dilaksanakan di satuan kerja ini, mulai dari data inventaris, data surat menyurat, data keuangan, data rencana kerja. Sistem yang berjalan saat ini masih berupa pencatatan di buku-buku. Tidak ada yang salah dari pencatatan di buku-buku hanya saja penulis tertarik untuk meningkatkan kelancaran
1
dalam hal mekanismenya yang selama ini sudah lancar menjadi lebih lancar dengan bantuan sistem yang akan dibuat. Penulis dapat menarik kesimpulan bahwa subbagrenmin BID TI Polri Polda Sumsel memiliki pendataan yang baik, dan mekanisme yang berjalan saat ini sudah lancar dan tidak banyak memiliki kendala, hanya saja akan lebih baik untuk lebih memperlancar mekanisme yang sudah berjalan dengan mempersingkat waktu yang digunakan untuk mengolah data secara manual dikonversikan menjadi terkomputerisasi. LANDASAN TEORI Sistem Informasi Menurut Hendrayudi (2008:194), sistem informasi adalah sekumpulan elemen (orang, data, procedure, mesin dan pemproses data) yang bekerja sama untuk menghasilkan informasi yang berguna dan berarti (relevan), tepat waktu, akurat, lengkap dan memenuhi aturan-aturan tertentu). Administrasi Definisi Administrasi menurut Pasolong (2010:3) adalah pekerjaan terencana yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bekerjasama untuk mencapai tujuan atas dasar efektif, efisien, dan rasional. Dari definisi di atas dapat dipahami bahwa administrasi mempunyai dua dimensi yaitu dimensi karakteristik, dan dimensi unsur-unsur yang melekat pada administrasi. Delphi Menurut Wahana Komputer (2009:2), Delphi adalah salah satu software aplikasi pemrograman yang menduduki peringkat 50 besar dunia dikarenakan Delphi mempunyai banyak fasilitas dan relative mudah dipelajari dan digunakan. Program Codegear Delphi adalah sebuah program untuk membuat aplikasi-aplikasi berbasis Windows. Aplikasi berbasis Windows merupakan aplikasi yang dijalankan pada sistem operasi Microsoft Windows, contohnya program Calculator, Winamp, PowerDVD, Microsoft Word, aplikasi-aplikasi database dan lain sebagainya. Secara umum lingkungan kerja Delphi terdiri dari 4 buah window (jendela), yaitu: 1. Main Window Main Window adalah window utama Delphi, dari senilai pusat pengaturan program Delphi. Di dalam main window terdapat tiga buah elemen penting, yakni Menu Bar, SpeedBar dan Component Pallete. 2. Form Window Form Window adalah jendela untuk aplikasi yang akan dibuat. 3. Code Editor Code Editor adalah sebuah tempat untuk mengetikan perintah-perintah aplikasi yang sedang kita buat. Di bagian atas jendela Code Editor terdapat halaman-halaman untuk anda bernavigasi dari satu unit ke unit lainnya, juga untuk navigasi antar project. 4. Object Inspector Object Inspector digunakan untuk mengatur property dan event dari komponen terpilih. Object inspector memiliki dua halaman, yaitu hamalan Property (untuk mengatur property komponen terpilih) dan halaman event (untuk mengatur event komponen terpilih). dibagian paling atas terdapat nama komponen yang sedang terpilih di object inspector. di
2
bagian bawah object inspektor ada dua bagian yang dipisah oleh garis pertikal abu-abu, yaitu nama property (di sebelah kiri garis) dan nilai property yang bersangkutan (di sebelah kanan garis). SQL Server 2008 Menurut Nugroho dan SmitDev Community (2009:1) SQL Server 2008 adalah sebuah RDBMS (Relational Database Management System) yang sangat powerful dan telah terbukti kekuatannya dalam mengolah data. Dalam versi terbarunya ini, SQL Server 2008 memiliki banyak fitur yang bisa dihandalkan untuk meningkatkan performa database .
HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Context Diagram Context Diagram atau Diagram konteks adalah lingkup suatu sistem, yaitu keterkaitan sistem dengan lingkungan. Lingkup ini ditentukan dari besarnya pengaruh data yang diterima dan informasi yang dihasilkan lingkungan ini diwakili oleh entitas-entitas luar, dimana digambarkan tentang entitas yang memberikan sesuatu kepada atau dari sistem.
Gambar 1. Diagram Konteks
2. Data Flow Diagram Level 0 Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem.
3
Rec. Data Ekspedisi Ekspedisi
PaminII
Data Surat Masuk Data Surat Keluar Data Disposisi Data Ekspedisi
Rec. Data Surat Keluar 1.0 Proses Pengolahan Data Surat Menyurat
Rec. Data Surat Masuk
Surat Keluar
Surat Masuk
Rec. Data Disposisi Disposisi
PaminII
Data Barang Data Inventaris Data Mutasi Inventaris Data Pemeliharaan Data Permintaan Data Barang Masuk 2.0 Data Penghapusan Proses Pengolahan Data Inventaris
Rec. Data Barang Barang Rec. Data Inventaris Rec. Data Mutasi Inventaris
Inventaris Mutasi Inventaris
Rec. Data Permintaan Permintaan Rec. Data Barang Masuk Barang Masuk Rec. Data Pemeliharaan Pemeliharaan Rec. Data Penghapusan Penghapusan
Data Inventaris Data Penghapusan Data Mutasi Inventaris Data Pemeliharaan
Data Arsip PaminII
3.0 Proses Pengolahan Data Arsip
Data Barang Masuk Rec. Data Arsip
Arsip
Data Permintaan Data Surat Masuk Data Disposisi Data Surat Keluar Data Surat Keluar Data Surat Masuk Data Disposisi Data Barang Data Inventaris Laporan KabidTI
4.0 Proses Laporan
Data Mutasi Inventaris Data Inventaris Data Permintaan Data Barang Masuk Data Pemeliharaan Data Penghapusan
Gambar 2. DFD Level 0 Proses Utama yang Diusulkan 3. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukkan proses – proses internal yang menyusun setiap proses – proses utama dalam level 0. DFD Level 1 Proses Surat Menyurat DFD Level 1 Proses Surat Menyurat menunjukkan proses internal yang menyusun pengolahan data surat menyurat. Proses Surat Menyurat ini terdiri dari data surat masuk, data disposisi, data surat keluar, data ekspedisi.
4
Gambar 3. DFD Level 1 Proses Surat Menyurat Yang Diusulkan DFD Level 1 Proses Inventaris DFD Level 1 Proses Inventaris menunjukkan proses internal yang menyusun pengolahan data inventaris.
Gambar 4. DFD Level 1 Proses Inventaris Yang Diusulkan
5
DFD Level 1 Proses Arsip DFD Level 1 Proses Arsip menunjukkan proses internal yang menyusun pengolahan data arsip.
Gambar 5. DFD Level 1 Proses Arsip Yang Diusulkan Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Laporan DFD 1 Proses Laporan menunjukkan proses internal yang mengolah laporan. Proses laporan terdiri dari data-data masukan yang telah diproses sebelumnya.
6
Surat Masuk
Data Surat Masuk
Data Disposisi Disposisi
Data Surat Keluar Surat Keluar
Data Inventaris
Inventaris
Mutasi Inventaris
Data Mutasi Inventaris
Barang Masuk
Permintaan Barang
Pemusnahan Barang
Data Barang Masuk
Data Permintaan Barang
Data Pemusnahan Barang
4.1.P Proses Laporan Surat Masuk
4.2.P Proses Laporan Disposisi Surat
4.3.P Proses Laporan Surat Keluar
4.4.P Proses Laporan Inventaris
4.5.P Proses Laporan Mutasi Inventaris
4.6.P Proses Laporan Barang Masuk
LaporanSurat Masuk
Laporan Disposisi Surat
Laporan Surat Keluar
Laporan Inventaris
Kabid TI
Laporan Mutasi Inventaris
Laporan Barang Masuk
4.7.P Laporan Permintaan Barang Proses Laporan Permintaan Barang
4.8.P Laporan Pemusnahan Barang Proses Laporan Pemusnahan Barang
Gambar 6. DFD Level 1 Proses Laporan Yang Diusulkan 4. Entity Relationship Diagram ( ERD) Entity Relationship Diagram berfungsi sebagai prasyarat. Desain database digambarkan sebagai model khusus yang disebut skema database. Skema database adalah cetak biru untuk sebuah database. Skema ini menggambarkan implementasi teknis dari sebuah model data.
7
No_masuk no_permintaan no_permintaan
No_suratpermintaan
satker_peminta
Tanggal_surat kode_barang
Tanggal_masuk
nama_barang
Taksiran_harga
1
nama_barang
Memiliki
Barang
Id_detilpermintaan
merk
nama_barang M
asal_perolehan Jumlah_barang
asal_permintaan M
Barang Masuk
Menghasilkan
Permintaan Barang
jumlah_barang
1
1
harga_barang
1
no_suratpermintaan
kondisi
tanggal_surat
Id_detilmasuk
perihal
Memiliki
Lokasi_arsip
Mempengaruhi no_mutasi
Satuan_kerja no_inventaris no_inventaris
1 1
Mengalami
kode_barangmasuk nama_ruangan
tanggal_surat
1
perihal
Inventaris
No_urut pendaftaran
no_suratmutasi
Mutasi 1
1
Mengalami 1
1
1
nama_barang
Id_detilmutasi
Lokasi_arsip
Id_detilpenghapusan
penanggungjawab
Detil_keterangan
Lokasi_arsip
keterangan
jenis_mutasi
1 tanggal_surat
merk no_suratpenghapusan tahun_perolehan
no_penghapusan
asal_perolehan
nama_ruangan
ruang_asal
no_inventaris
ruang_baru
1
Penghapusan
kondisi
jumlah_barang
Memiliki
kondisi Memiliki harga no_dokumen
Memiliki perihal
Memiliki
tanggal_dokumen
Lokasi_arsip lokasi 1 no_pemeliharaan
jenis_arsip
Pemeliharaan
tanggal_pemeliharaan 1 No_suratpemeliharaan
1
Memiliki
1 arsip
Tanggal_surat
1
no_keluar
1
perihal
Memiliki
Id_detilpemeliharaan no_inventaris
Memiliki
nama_ruangan
klasifikasi
no_suratmasuk 1 1
tanggal_surat surat_masuk
nama_barang tanggal_masuksurat merk
Melanjutkan
lampiran
surat_keluar tujuan
1 alamat_tujuan
pengirim tahun_perolehan alamat_pengirim
Memiliki Memiliki
perbaikan
no_surat tanggal_surat
no_masuk
nomor_rujukansurat Tanggal_suratrujukan
perihal biaya_perbaikan Lokasi_arsip Lokasi_arsip
kode_ekspedisi
perihal
nama_ekspedisi
tembusan
1
1
ekspedisi
disposisi
nama_kurir no_disposisi
perihal
no_suratmasuk
pengirim
tanggal_masuksurat
Distribusi_disposisi
Tanggal_surat
nama_ekspedisi tanggal_kirim Lokasi_arsip
Isi_disposisi Lokasi_arsip
Gambar 7. Entity Relationship Diagram
Implementasi 1. Menu Utama Desain form menu utama adalah desain yang digunakan untuk menghubungkan form menu utama dengan form-form yang ada pada form menu utama yang terdiri dari form barang, form barang masuk, form surat masuk, form surat keluar, form disposisi,
8
form ekspedisi, form master detil permintaan, form input detil permintaan, form pemeliharaan, form mutasi inventaris, form penghapusan, dan form inventaris. Gambar desain menu utama bisa dilihat pada gambar 8.
Gambar 8. Tampilan Menu Utama 2. Form Surat Masuk Tampilan form data surat masuk berfungsi untuk menginput data surat masuk ke dalam database Administrasi di tabel_suratmasuk. Gambar form data surat masuk dapat dilihat pada gambar 9
Gambar 9. Tampilan Form Surat Masuk 3. Form Disposisi Tampilan form data disposisi surat berfungsi untuk menginput data disposisi surat ke dalam database Administrasi di tabel_disposisi. Gambar form data disposisi masuk dapat dilihat pada gambar 10
9
Gambar 10. Tampilan Form Disposisi Surat 4. Form Surat Keluar Tampilan form data surat keluar berfungsi untuk menginput data surat keluar ke dalam database Administrasi di tabel_suratkeluar. Gambar form data surat keluar dapat dilihat pada gambar 11
Gambar 11. Tampilan Form Surat Keluar 5. Form Master Detil Permintaan Barang Form master detil permintaan barang berfungsi untuk menginput data master detil permintaan barang ke dalam database Administrasi di tabel_permintaan dan tabel_detilpermintaan. Gambar form master detil permintaan dapat dilihat pada gambar 12
10
Gambar 12. Tampilan Form Detil Permintaan Barang 6. Form Master Detil Barang Masuk Form master detil barang masuk berfungsi untuk menginput data master dan data detil barang masuk ke dalam database Administrasi di tabel_barangmasuk dan tabel_detilbarangmasuk. Gambar form input data master detil barang masuk dapat dilihat pada gambar 13
Gambar 13. Tampilan Form Master Detil Barang Masuk 7. Form Master Detil Mutasi Inventaris Form master detil mutasi inventaris berfungsi untuk menginput data master dan data detil mutasi inventaris ke dalam database Administrasi di tabel_mutasi dan tabel_detilmutasi. Gambar form master detil mutasi inventaris dapat dilihat pada gambar 14
11
Gambar 14. Tampilan Form Master Detil Mutasi Inventaris 8. Form Master Detil Penghapusan Form master detil penghapusan berfungsi untuk menginput data master dan data detil penghapusan inventaris ke dalam database Administrasi di tabel_penghapusan dan tabel_detilpenghapusan. Gambar form master detil penghapusan dapat dilihat pada gambar 15
Gambar 15. Tampilan Form Master Detil Penghapusan 9. Form Master Detil Pemeliharaan Form master detil pemeliharaan berfungsi untuk menginput data master dan data detil pemeliharaan inventaris ke dalam database Administrasi di tabel_pemeliharaan dan tabel_detilpemeliharaan. Gambar form master detil pemeliharaan dapat dilihat pada gambar 16
12
Gambar 16. Tampilan Form Master Detil Pemeliharaan
10. Form Data Barang Form data barang berfungsi untuk menginput data barang ke dalam database Administrasi di tabel_barang. Gambar form data barang dapat dilihat pada gambar 17
Gambar 17. Tampilan Form Data Barang 11. Form Inventaris Form inventaris berfungsi untuk menyimpan data inventaris ke dalam database Administrasi di tabel inventaris. Gambar form inventaris dapat dilihat pada gambar 18
13
Gambar 18. Tampilan Form Inventaris 12. Form Pencarian Arsip Form pencarian arsip berfungsi untuk mencari data arsip dari database Administrasi dengan tujuan memudahkan proses administrasi. Gambar form data barang dapat dilihat pada gambar 19.
Gambar 19. Tampilan Form Pencarian Arsip
PENUTUP Berdasarkan hasil penelitian dan dan pembahasan dapat disimpulkan bahwa dengan adanya sistem yang dirancang dapat membantu proses administrasi perkantoran di lingkungan Bid TI Polri Polda Sumsel. Proses pengarsipan yang disimpan ke dalam database sangat penting, selain dapat lebih mengamankan data yang ada, juga lebih memudahkan dalam proses pencarian data. Dari laporan-laporan yang dihasilkan yang berhubungan dengan kegiatan administrasi
14
perkantoran, sudah dapat memenuhi kebutuhan informasi terutama untuk pelayanan ke dalam lingkungan Bid TI Polri itu sendiri. Pemodelan yang terkomputerisasi dan terintegrasi sehingga setiap pengguna yang memiliki hak akses mendapatkan kemudahan dalam mengkses kebutuhan informasi yang dibutuhkan. DAFTAR PUSTAKA Hendrayudi. 2008. Pemrograman Delphi 8.0. Bandung : CV. Yrama Widya. Nugroho, Aryo. 2009. SQL Server 2008. Jakarta : PT Elex Media Komputindo. Pasolong, Harbani. 2011. Teori Administrasi Publik. Bandung : ALFABET. Tim Wahana Komputer. 2010. Delphi 2010 Programming Konsep dan Implementasi: Semarang : CV. ANDI OFFSET
15
