SISTEM INFORMASI PENGADAAN DAN PENGELUARAN BBM PADA PT. KHARISMA KARYA SAMUDRA MENGGUNAKAN PEMROGRAMAN DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008 Syalta Anita Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak Sistem Informasi Pengadaan Dan Pengeluaran BBM Pada PT. Kharisma Karya Samudra Palembang Menggunakan Pemrograman Delphi 2007 dan SQL Server 2008. Tujuan penulisan skripsi ini adalah agar dibagian Pengadaan dan Pengeluaran BBM menjadi efisien dan efektif. Rancangan Sistem Informasi Pengadaan Dan Pengeluaran BBM Pada PT. Kharisma Karya Samudra Palembang. Dibuat dengan menggunakan alat bantu pengembangan DFD yang merupakan alat bantu yang menggambarkan arus data didalam system dengan terstruktur dan jelas, ERD yang menggambarkan beberapa file yang digunakan dalam system tersebut. Sistem Informasi ini meliputi beberapa sub system yang terintegrasi yaitu data jenis BBM, data angkutan, data pengadaan, data stok, data laba, data operator, data pengeluaran, data kesusutan. Sub system harus terintegrasi dengan baik agar aktivitas dapat efisien dan efektif serta dapat saling mengontrol. Dalam penulisan ini Penulis dapat menyimpulkan bahwa telah dihasilkan sebuah Sistem Informasi Pengadaan dan Pengeluaran BBM Pada PT. Kharisma Karya Samudra Palembang Menggunakan Pemrograman Delphi 2007 dan SQL Server 2008. Sebuah Perangkat lunak yang digunakan untuk membantu pengolahan data pada PT. Kharisma Karya Samudra Palembang serta menghasilkan laporan yang berupa laporan data jenis BBM, laporan data angkutan, laporan data pengadaan, laporan data stok, laporan data laba, laporan data operator, laporan pengeluaran, laporan data kesusutan. Kata Kunci : Sistem, Informasi, Pengadaan, Pengeluaran BBM, Pemrograman Delphi 2007 dan SQL Server 2008.
PENDAHULUAN PT. Kharisma Karya Samudra merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penyaluran Bahan Bakar Minyak (BBM) bersubsidi dalam suatu keagenan PT. Pertamina atau lembaga penyalur BBM untuk stasiun pengisian bahan bakar bunker yang disingkat SPBB, yang melayani penjualan BBM hanya untuk kebutuhan bahan bakar kendaraan yang beroperasi diatas perairan Sungai Musi dan daerah pedalaman di daerah Palembang yang dialiri oleh anak Sungai Musi. Adapun jenis BBM yang dijual pada PT. Kharisma Karya Samudra yaitu berupa Premium dan Solar. Bahan Bakar Minyak (BBM) merupakan komoditas yang memegang peranan sangat penting dalam semua aktifitas ekonomi. Dimana PT. Kharisma Karya Samudra sebagai perusahaan penyaluran BBM turut ambil bagian dalam aktifitas tersebut, mulai dari proses pengadaan BBM dari Pertamina hingga pengeluaran BBM sampai ke pada konsumen. Adapun data pengadaan dan penjualan Bahan Bakar Minyak (BBM) yang terdapat pada PT. Kharisma Karya Samudra adalah:
1
Tabel 1. Jumlah Pengadaan dan Pengeluaran BBM pada PT. Kharisma Karya Samudra Palembang Selama Tahun 2011 BULAN Pengadaan (Liter) Pengeluaran (Liter) Premium Solar Premium Solar Januari 80.000 300.000 79.851 286.629 Februari 80.000 300.000 79.895 344.467 Maret 80.000 300.000 79.899 304.749 April 80.000 300.000 79.864 299.777 Mei 80.000 300.000 79.825 299.602 Juni 80.000 300.000 79.812 299.572 Juli 50.000 200.000 49.892 199.890 Agustus 80.000 300.000 79.835 299.910 September 80.000 300.000 79.831 299.882 Oktober 80.000 300.000 79.835 299.869 Nopember 80.000 300.000 79.825 299.874 Desember 80.000 300.000 79.817 299.991 Total 930.000 3.500.000 928.181 3.534.212 Sumber : PT. Kharisma Karya Samudra
Sistem pengolahan data yang dilakukan oleh perusahaan PT Kharisma Karya Samudra Palembang saat ini dilakukan masih menggunakan berkas-berkas kerja dengan media kertas Microsoft Word dan Excel, bahkan ada juga beberapa data yang dilakukan secara tertulis yang berupa pencatatan pada buku-buku. Hal ini menyebabkan tidak efisien dalam pengolahan data, dengan cara tersebut masih mengalami berbagai kesulitan. Kesulitan tersebut antara lain kesalahan dalam penghitungan, membutuhkan tempat untuk menyimpan data, banyaknya waktu yang dibutuhkan oleh pegawai untuk melakukan kegiatan memasukan data apabila jumlah data sudah terlalu banyak, dan kemungkinan terjadinya kehilangan data yang telah disimpan karena lupa meletakkannya sehingga harus mencatat ulang kembali, kemudian dampak lainya adalah jika terjadi kekeliruan akan sangat sulit untuk memperbaikinya sehingga hasilnya menjadi tidak rapi, kalau ada data yang dibutuhkan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencarinya sehingga menjadi lambat dan tidak efisien. Hal inilah yang mendorong penulis untuk membuat sebuah sistem yang dapat mempermudah PT. Kharisma Karya Samudra Palembang dalam menginformasikan dan penginputan laporan. LANDASAN TEORI Sistem Menurut Fatta (2007:3) Sistem dapat diartikan sebagai satuan kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung sama lain. Menurut Kristanto (2008:1), sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
2
Informasi Menurut Fatta (2007:3) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimannya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Menurut Kristanto (2008:7), informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Delphi Menurut Kusdiawan (2010:2), Delphi adalah salah satu bahasa pemrograman berbasis visual yang merupakan pengembangan dari bahasa Pascal. Sql Server 2008 Menurut Nugroho (2008:1), SQL Server 2008 merupakan DBMS (Database Management System) yang handal dalam mengolah data dengan disertai User Interface yang cukup mudah untuk digunakan. Microsoft sebagai vendor dari SQL Server terus mengembangkan produk mereka yang satu ini menjadikannya sebagai Tools database terbaik.
HASIL DAN PEMBAHASAN Desain Data Flow Diagram (DFD) Pendekatan analisis secara terstruktur menggunakan Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran arus data didalam sistem. Berdasarkan hasil analisa, Peneliti memberikan gambaran arus data terhadap sistem yang akan direncanakan sebagai berikut : Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data sistem informasi Pengadaan dan Pengeluaran BBM pada PT. Kharisma Karya Samudra, dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 1. Diagram Konteks Diagram Level 0 Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
3
Staff Adm Administrasi
Data Jenis BBM
1.0 P Data Jenis BBM
Jns_BBM
Data Jenis BBM
Staff Order
Data Angkutan
2.0 P Data Angkutan
Pengadaan
Data Supir Angkutan
Data Spr_Angkutan
3.0 P Data Spr_Angkutan
Angkutan
Surat Pemesanan
Data Pengadaan
4.0 P Data Pengadaan
Spr_Angkutan
Data Stok
5.0 P Data Stok
Stok
Data Stok
Operator
Direktur
Data Operator
6.0 P Data Operator
Operator
Data Pengeluaran
7.0 P Data Pengeluaran
Pengeluaran
Data Kesusutan
8.0 P Data Kesusutan
Kesusutan
Laporan
9.0 P Pembuatan Laporan
Gambar 2. Diagram Level 0 Diagram Level 1 Diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utama dalam level 0. Diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
4
Jns_BBM
Angkutan
Spr_Angkutan
Pengadaan
Stok
Operator
Pengeluaran
Kesusutan
Data Jenis BBM
Data Angkutan
Data Spr_Angkutan
Data Pengadaan
9.1 P Laporan Data Jenis BBM
9.2 P Laporan Data Pengadaan
9.3 P Laporan Data Angkutan
9.4 P Laporan Data Supir Angkutan
Laporan Data Jenis BBM
Laporan Data Angkutan
Laporan Data Supir Angkutan
Laporan Data Pengadaan
Stok
9.5 P Laporan Data Stok
Laporan Data Stok
Operator
9.6 P Laporan Data Operator
Laporan Data Operator
Data Pengeluaran
9.7 P Laporan Data Pengeluaran
Data Kesusutan
9.8 P Laporan Data Kesusutan
Direktur
Laporan Data Pengeluaran
Laporan Data Kesusutan
Gambar 3. Diagram Level 1 Rancangan Database Berikut ini adalah gambar Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas dengan attribute penghubungnya. Gambar ERD ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
5
Jmlh_Penyusutan Bln
Nm_BBM
Nm_BBM
Kd_Susut
Kd_Jns
Kd_Jns
Kesusutan
M
Mengalami
Stok Kuota
1
1
Jenis_BBM
M
Kd_Stok Mempunyai
Kd_Jns
M
Stok
1 Mengambil
Mengambil
Produk Ket
Kapasitas
Harga
Nm_Tongkang
Thn_Buat
Kd_Pengadaan Kd_Angkutan
Angkutan
1
M
1
Ms_Berlaku
Memiliki
Tgl_Terima
Kuota
Tgl_Order
Nm_BBM
Kd_Pengadaan
Kd_Jns
1
Tot_Pengeluaran
Tgl_Pengeluaran
Nm_BBM
Nip_Operator Kd_Pengeluaran
Pengeluaran
Pengadaan
Kuota
Kd_Jns
M
Melakukan
1
Alamat Memiliki
No_Telp
1
No_Telp
Nama
Pendidikan
Nip_Operator
Status
Alamat
Kd_Angkutan
Operator Nama
Nip_Spr
Spr_Angkutan
1
Gambar 4. Rancangan Database Implementasi 1. Hasil Rancangan a. Tampilan Sistem 1) Login Form login merupakan tampilan utama, dan hak akses yang berfungsi untuk menjaga kerahasiaan data pengadaan dan pengeluaran pada PT.Kharisma Karya Samudra Palembang.. Adapun tampilan input data login seperti pada gambar 5
Gambar 5. Form Login 2) Menu Utama Form menu adalah tampilan untuk menampilkan list-list menu yang akan digunakan oleh user. Adapun tampilan form menu utama seperti pada gambar 6
6
Gambar 6. Form Menu Utama 3) Input Data Jenis BBM Form input data jenis bbm adalah tampilan untuk memasukan data jenis bbm. Adapun tampilan form input data jenis bbm seperti pada gambar 7
Gambar 7. Form Input Data Jenis BBM 4) Input Data Angkutan Form input data angkutan adalah tampilan untuk memasukan data angkutan bbm. Adapun tampilan form input data jenis bbm seperti pada gambar 8
7
Gambar 8. Form Input Data Angkutan 5) Input Data Pengadaan Form input data pengadaan adalah tampilan untuk memasukan data pengadaan bbm. Adapun tampilan form input data jenis bbm seperti pada gambar 9
Gambar 9. Form Input Data Pengadaan 6) Input Data Stok Form input data stok adalah tampilan untuk memasukan data jenis bbm. Adapun tampilan form input data stok bbm seperti pada gambar 10
8
Gambar 10. Form Input Data Stock 7) Input Data Operator Form input data operator adalah tampilan untuk memasukan data operator. Adapun tampilan form input data stok seperti pada gambar 11
Gambar 11. Form Input Data Operator 8) Input Data Pengeluaran Form input data pengeluaran adalah tampilan untuk memasukan data pengeluaran bbm. Adapun tampilan form input data pengeluaran bbm seperti pada gambar 12
9
Gambar 12. Form Input Data Pengeluaran 9) Input Data Kesusutan Form input data kesusutan bbm adalah tampilan untuk memasukan data kesusutan bbm. Adapun tampilan form input data kesusutan bbm seperti pada gambar 13
Gambar 13. Form Input Data Kesusutan PENUTUP Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan serta analisis dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, maka penulis dapat membuat beberapa simpulan yaitu : Telah dihasilkan suatu sistem informasi kredit rumah pada PT. Kharisma Karya Samudra dan Laporan yang dihasilkan yaitu berupa laporan data jenis BBM, laporan angkutan, laporan pengadaan, laporan stok, laporan operator, laporan pengeluaran dan laporan kesusutan.
10
DAFTAR PUSTAKA Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan sistem Informasi. CV. Andi Offset: Yogyakarta. Kristanto, Andri. 2007. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gaya Media: Yogyakarta. Kusdiawan. 2010. Pemrograman Delphi . Gava Media:Yogyakarta. Nugroho, Arya. 2008. Belajar Sendiri Mengimplementasikan SQL Server 2008. PT.Elex Media Komputindo: Jakarta
11
