SISTEM INFORMASI PT THAMRIN BROTHERS CABANG SPAREPART YAMAHA KAMBOJA PALEMBANG MENGGUNAKAN BORLAND DELPHI DAN SQL SERVER
Alvin Wiratama Anggun Kurnia Angrainy Muttoharoh Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak PT Thamrin Brothers Palembang adalah suatu perusahaan swasta yang bergerak di bidang produksi spearpart. Pada saat ini Thamrin Brothers Baru walaupun telah menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam mengolah data produksi spearpart, tetapi belum memiliki suatu aplikasi khusus yang dapat menangani pengolahan data produksi spearpart, misalnya dalam pencarian data atau dalam penyimpanan file, dimana file tersebut diketik dengan komputer kemudian dicetak dan hasil cetakan tersebut disimpan dengan penyimpanan arsip, sehingga apabila arsip tersebut sewaktu-waktu diperlukan, maka harus dicari terlebih dahulu dan tentuya memakan waktu yang lama, prosedur seperti itu kurang efektif bahkan keamanan data kurang terjaga karena arsip tersebut dapat hilang. Lalu pencatatan data penerimaan dan pengeluaran di gudang yang masih menggunakan Buku Pendataan Gudang mengakibatkan terjadinya ketidak-akuratan data persediaan gudang. Selain itu juga, perusahaan belum mempunyai pengendalian mutu barang untuk menjamin kualitas dari barang yang diterima. Serta keterlambatan dalam memperoleh informasi. Metode yang digunakan untuk perancangan sistem informasi ini adalah waterfall dan telah sesuai dengan DFD (Data Flow Diagram) dan ERD (Entity Relationship Diagram) yang ada, serta rancangan tabel database. Hasil penelitian ini yaitu berupa Sistem Informasi (Software) Bantu Pengolahan Data Produksi Crumb Rubber menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 2007 dengan database SQL Server 2008 diharapkan dapat mengatasi masalah yang sering dihadapi karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan secara cepat dan tepat. Kata Kunci : Waterfall, Borland Delphi 2007, SQL Server 2008.
PENDAHULUAN Perusahaan telah menerapkan sistem komputerisasi dibeberapa bagian kerja untuk pengolahan data seperti penggunaan aplikasi Microsoft Excel, tetapi melihat dari perkembangan perusahaan yang semakin lama semakin besar, membuat tingkat kebutuhan akan informasi dan data yang cepat, efektif, dan relevan semakin meningkat. Sedangkan pengolahan data pengiriman barang pada PT Thamrin Brothers cabang sprepart yamaha kamboja dirasakan masih kurang efektif dan efisien dikarenakan seorang karyawan harus membuat surat jalan pengiriman masih menggunakan tulis tangan dan dalam pencatatan data pengiriman barang msih dicatat dalam buku besar, dan dicatat menggunakan aplikasi Microsoft Excel dalam pembuatan laporan. Hal ini mengakibatkan kesulitan dalam pembuatan laporan dan tidak jarang terjadi kesalahan penginputan data, yang berdampak pada kesulitan dalam penyajian data yang cepat, akurat dan sesuai permintaan. Lalu kesulitan dalam memperoleh informasi atau data yang diperlukan. Prosedur yang kurang efektif juga mengakibatkan terjadinya ketidak akuratan pada pencatatan data Pembayaran yang saat ini masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel yang dilakukan oleh staff keuangan dengan cara menginput jumlah pembayaran dengan jenis bayar Cash atau Credit dengan sistem yang belum terintegrasi dan teknologi yang belum optimal
1
sehingga sangat memperlambat proses kerja. Untuk mengatasi kekurangan dan kendala pada prosedur yang sedang berjalan di perusahaan sekarang, diperlukan suatu sistem informasi yang bisa membantu dalam proses pengolahan data yang mencakup Penjualan, Pengiriman dan Pembayaran.
TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Menurut Kristanto (2008:11), sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Menurut Laudon (2008:15), sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Menurut Mulyanto (2009:28), sistem informasi merupakan suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan Delphi Menurut Kosasih (2006:65), Bahasa pemprograman Delphi merupakan pengembangan dari Bahasa Pemprograman Pascal. Karena Bahasa Pemprograman Pascal masih dirasakan sulit dengan pemprograman windowsnya, maka dibuatlah pemprograman Delphi yang bersifat pemprograman visual, sehingga pemprogramannnya dibuat lebih mudah, karena semua program yang bersifat kompleks dikemas dengan objek-objek program yang dapat langsung digunakan. SQL Server 2008 Menurut Tim Wahana Komputer (2010:2), SQL Server 2008 adalah sebuah terobosan baru dari microsoft dalam bidang database. SQL Server adalah sebuah DBMS (Database Management System) yang dibuat oleh microsoft untuk ikut berkecimpung dalam persaingan dunia pengolahan data menyusul pendahulunya seperti IMB dan oracle. SQL server 2008 dibuat pada saat kemajuan pada bidang hardware sedemikian pesat. Oleh karena itu sudah dapat dipastikan bahwa SQL server 2008 membawa beberapa terobosan dalam bidang pengolahan dan penyimpanan data.
HASIL DAN PEMBAHASAN a. Analisa dan Definisi Kebutuhan Analisa Kelemahan Sistem Dari hasil analisa yang dilakukan terhadap prosedur yang berjalan, dapat dinyatakan permasalahan yang dihadapi pihak PT Thamrin Brothers Cabang Sparepart Yamaha Kamboja sebagai berikut: 1. Pekerjaan yang dilakukan tidak efektif dan efisien, dikarenakan karyawan harus melakukan pekerjaan ekstra dengan prosedur pencatatan di Buku Besar untuk data harian, dan penginputan data ke komputer untuk pembuatan laporan. Lalu kesulitan dalam pendistribusian data dan perubahan data dilakukan secara manual. 2. Penyimpanan data kurang terorganisir dan terstruktur dengan baik yang menyebabkan kesulitan dalam pencarian data dan pembuatan laporan.
2
3. Laporan-laporan yang tidak efektif, akurat dan relevan, karena sering terjadi kesalahan dalam pembuatan surat jalan, sehingga menyebabkan terjadinya kesalahan dalam pengiriman barang. 4. Keamanan data tidak terjamin karena sangat mudah orang/pihak yang tidak mempunyai kepentingan mengakses data. Definisi Kebutuhan Sistem Informasi PT Thamrin Brothers Cabang Sparepart Yamaha Kamboja ini berfungsi untuk mengolah data-data yang berkaitan dengan proses penjualan, pengiriman dan pembayaran sehingga dapat menjadi alternatif solusi dari permasalahan dan kendala yang dihadapi perusahaan. Sistem Informasi ini akan memiliki integrasi data yang baik, khususnya antara data penjualan, pengiriman dan pembayaran. Lalu proses pembuatan output berupa laporan dan tanda bukti yang efektif dan efisien. Dengan fasilitas pemakaian data bersama pengguna antar bagian dapat mengakses data yang dibutuhkan dengan cepat dan mudah. Kemudian kemudahan dalam mengupdate data, serta terdapat jaminan dalam hal keamanan data karena sistem informasi ini dilengkapi dengan sistem login user untuk bisa mengakses data. Analisa Kebutuhan Perangkat Keras Sistem informasi yang dibuat akan membutuhkan jaringan komputer local (LAN) dan beberapa perangkat keras lain, dengan spesifikasi dasar sebagai berikut: 1. Satu perangkat komputer server lengkap dengan spesifikasi : Pentium 4 2,66 GHz, RAM 512 MHz, Harddisk 40 GB. 2. Satu perangkat komputer client lengkap dengan spesifikasi : Pentium 4 1,8 GHz, RAM 512 MHz, Harddisk 40 GB. 3. Kabel UTP dan konektornya. Analisa Kebutuhan Sistem Informasi Sistem Informasi yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi PT Thamrin Brothers Cabang Sparepart Yamaha kamboja ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem Operasi Windows XP 2. Bahasa Pemrograman Borland Delphi 2007 yang digunakan untuk merancang aplikasi 3. SQL Server 2008 sebagai media penyimpanan data (database) b. Desain Sistem dan Sistem Informasi Dalam proses merancang Sistem Informasi, penulis menggunakan model proses, yaitu DFD (Data Flow Diagram) yang terdiri dari diagram konteks, diagram level 0 dan diagram level 1, serta model data, yaitu ERD (Entity Relationship Diagram), sebagai alat pengembangan sistem berdasarkan pada data-data yang didapat dan siapa saja yang akan menggunakannya (user). 1. Diagram Konteks Berdasarkan data yang didapat, yaitu data-data mengenai siapa saja yang akan menggunakan perangkat lunak yang akan dirancang, biasa disebut entitas, dibuatlah suatu diagram alir data (data flow diagram) yang akan menjadi dasar perancangan sistem. Adapun gambaran aliran data digambarkan dalam bentuk diagram konteks, level 0, dan level 1. Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran sistem, seperti tampak pada gambar 1.
3
- Barang - Barang Keluar Gudang
- Barang Masuk
- Surat Jalan Expedisi
- Driver - Kendaraan
- Faktur Pemesanan Delivery
Pusat
- Surat Jalan - Pengiriman Barang Sistem Informasi PT. Thamrin Brother Cabang Sparepart Palembang
- Barang Masuk
- Laporan Data Barang - Laporan Data Driver - Laporan Data Kendaraan - Laporan Data Surat Jalan - Laporan Data Pengiriman Barang - Laporan Data Barang Masuk - Laporan Data Tagihan - Laporan Data Bayar - Laporan Data Penjualan - Laporan Data Konsumen - Laporan Data Marketing
Pimpinan
- Tagihan Keuangan
Konsumen
- Bayar - Data Order - Konsumen - Faktur Penjualan - Tagihan
Marketing
- Data Marketing
Gambar 1. Diagram Konteks 2. Diagram Level 0 Proses selanjutnya adalah membuat diagram level 0, yang digunakan untuk menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem. Diagram level 0 tampak pada gambar 2.
4
- D ata Konsum en Konsum en
- D ata M arketing
1.P D ata Konsum en
Kansum en
2.P D ata M arketing
M arketing
3.P D ata Pem esanan
Pem esanan
4.P D ata B arang M asuk
B arang M asuk
5.P D ata Barang
Barang
6.P D ata Picking
Picking
7.P D ata Packing
Packing
M arketing - D ata Pem esanan
Pusat
- D ata Barang M asuk
- D ata Barang
- D ata Picking G udang
- D ata Packing
- D ata D river Driver
- Data Surat Jalan
8.P D ata Driver
Driver
9.P D ata S urat Jalan
Surat Jalan
10.P Data D ata Pengerim an Barang
Pengirim an
11.P D ata Pem bayaran
Pem bayaran
D elevery
- D ata Pengirim an Barang
- Data Pem bayaran
- D ata Cash Keuangan
- Data Kredit
12.P D ata C ash
C ash
13.P D ata Kredit
Kredit
- Laporan Penjualan - D ata Pengirim an
Pim pinan
14.P P em buatan Laporan
- Laporan P engirim an
- D ata Pem bayaran - D ta Pem esanan
- Laporan P em bayaran
Gambar 2. Diagram Level 0 3. Diagram Level 1 Proses pengolahan data yang menghasilkan keluaran (output) berupa tanda bukti atau nota akan digambarkan melalui diagram level 1 yang tampak pada gambar 3.
5
- Data Penjualan
14.1.P Laporan Data Penjualan
- Data Pengiriman
14.2.P Laporan Data Pengiriman
Data Penjualan
Data Pengiriman
Data Pembayaran
- Data Pembayaran
Pimpinan
14.3.P Laporan Data Pembayaran
Gambar 3. Diagram Level 1 (Laporan)
4. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram digunakan untuk menggambarkan hubungan antar data di dalam database. Diagram ERD dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 5. Entity Relationship Diagram (ERD)
6
c. Implementasi Sistem Sistem informasi dilengkapi oleh beberapa form agar dapat digunakan oleh pengguna untuk membantu proses pengolahan data penjualan, pengiriman, pembayaran. Adapun form-form tersebut sebagai berikut. 1) Form Login Form Login digunakan untuk memasukkan username dan password untuk dapat masuk ke menu utama.
Gambar 6. Form Login 2) Form Input Data Konsumen Form konsumen merupakan tampilan untuk memasukkan data konsumen.
Gambar 7. Tampilan Form Input Data Konsumen 3) Form Data Marketing Form Marketing merupakan tampilan untuk memasukkan data marketing.
7
Gambar 8. Tampilan Form Input Data Marketing 4) Form Data Driver Form driver merupakan tampilan untuk memasukkan data driver.
Gambar 9. Tampilan Form Input Data Driver 5)
Form Data Kendaraan Form kendaraan merupakan tampilan untuk memasukkan data kendaraan.
8
Gambar 10. Tampilan Form Input Data Kendaraan 6)
Form Data Barang Masuk Form barang masuk merupakan tampilan untuk memasukkan data barang masuk.
Gambar 11. Tampilan Form Input Data Barang Masuk 7)
Form Data Pemesanan Form pemesanan merupakan tampilan untuk memasukkan data pemesanan.
9
Gambar 12. Tampilan Form Input Data Pemesanan 8)
Form Data Picking Form picking merupakan tampilan untuk memasukkan data picking.
Gambar 13. Tampilan Form Input Data Picking
9)
Form Data Packing Form packing merupakan tampilan untuk memasukkan data packing.
10
Gambar 14. Tampilan Form Input Data Packing 10)
Form Data Surat Jalan Form surat jalan masuk merupakan tampilan untuk memasukkan data surat jalan.
Gambar 15. Tampilan Form Input Data Surat Jalan 11)
Form Data Pengiriman Form pengiriman merupakan tampilan untuk memasukkan data pengiriman.
11
Gambar 16. Tampilan Form Input Data Pengiriman 12)
Form Data Tagihan Form tagihan merupakan tampilan untuk memasukkan data tagihan.
Gambar 17. Tampilan Form Input Data Tagihan 13)
Form Data Cash Form cash merupakan tampilan untuk memasukkan data cash.
12
Gambar 18. Tampilan Form Input Data Cash 14)
Form Data Kredit Form barang kredit merupakan tampilan untuk memasukkan data kredit.
Gambar 19. Tampilan Form Input Data Kredit
PENUTUP Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, serta analisis dan pembahasan yang telah diuraikan sebelumnya, maka penulis dapat membuat beberapa simpulan, yaitu: 1. Telah dihasilkan suatu sistem informasi berbasis database yang dapat membantu pengolahan data produksi crumb rubber dengan lebih cepat, mudah dan tepat.
13
2. Sistem informasi yang baru dapat membantu menyajikan informasi secara cepat dan tepat dengan pemakaian data bersama antar bagian kerja dalam suatu waktu dan kemudahan dalam pembuatan laporan. 3. Memudahkan proses pencarian data. 4. Pembuatan surat jalan dengan menggunakan sistem tanpa haus menulis atau mencatat secara manual sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan pada data pengiriman barang dapat diminimalisir sekecil mungkin untuk menghasilkan laporan yang akurat. 5. Sistem informasi yang baru dapat terintegrasi dengan semua devisi sehinggga sangat mempermudah proses kerja. 6. Sistem keamanan data yang terjamin karena dilengkapi dengan login user untuk bisa mengakses data yang di olah dalam Sistem informasi. DAFTAR PUSTAKA Assauri, Sofjan. 2008. Manajemen Produksi dan Operasi. Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia : Jakarta. Ichwan. 2011. Pemrograman Basis Data Delphi 7 Dan MySQL. Informatika : Bandung. Jogiyanto. 2005. Analisis Dan Desain. Andi Offset : Yogyakarta. Kadir, Abdul. 2002. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Andi : Yogyakarta. Komputer, Tim Wahana. 2006. Teknik Antarmuka Mikrokontroler dengan Komputer Berbasis Delphi. Salemba Infotek : Jakarta. Komputer, Tim Wahana. 2010. SQL Server 2008 Express. Andi Offset : Semarang. Kristanto, Andri. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media : Yogyakarta. Laudon, Kenneth C dan Jane Laudon. 2007. Sistem Informasi Manajemen. Salemba Empat : Jakarta. PS, Tim Penulis. 2011. Panduan Lengkap Karet. Swadaya : Jakarta. Purwanto, Iwan. 2008. Manajemen Strategi. Yrama Widya : Bandung. Ramadhina, Aprilinda dan Islandscript. 2011. Kursus Kilat Menguasai SPSS untuk UKM. Elex Media Komputindo : Jakarta. Rizky, Soetam. 2011. Konsep Dasar Rekayasa Perangkat Lunak. PT. Prestasi Pustakaraya : Jakarta. Sukmandinata, Prof. Dr. Nana Syaodih. 2007. Metode Penelitian Pendidikan. PT. Remaja Rosdakarya : Bandung. Suryatmo, F dan Dedy Rusmadi. 2006. Pengetahuan Dasar Komputer. Rineka Cipta : Semarang.
14
