APLIKASI PENGOLAHAN DATA PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. ASTRA MOTOR BATURAJA DENGAN MENGGUNAKAN BORLAND DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008 Ardiansyah Jurusan Manajemen Informatika POLITEKNIK PalComTech Palembang Abstrak PT. Astra Motor Baturaja merupakan dealer resmi sepeda motor Honda yang bergerak dibidang penjualan suku cadang dan jasa perbaikan sepeda motor Honda. Dalam menjalani proses pengolahan data penjualan, khususnya di bagian persediaan stok suku cadang, PT. Astra Motor Baturaja masih menggunakan aplikasi Microsoft Office Excel. Hal tersebut sangat tidak efektif dan efisien karna lamanya waktu yang dibutuhkan untuk memasukkan, mengelola dan mencetak laporan–laporan yang dibutuhkan PT. Astra Motor Baturaja. Mengingat semakin berkembang dan majunya perusahaan, maka semakin banyak pula jumlah penjualan yang diproses setiap harinya, yang pada akhirnya berpengaruh terhadap lambatnya kegiatan pencatatan, pengolahan data dan penyajian laporan-laporan yang dibutuhkan perusahaan menjadi faktor penghambat dalam kecepatan dan keefisienan kerja. Kata Kunci: Aplikasi, Data, Pemrograman, Persediaan, Delphi, SQL Server.
PENDAHULUAN Di era globalisasi saat ini, pengetahuan dan teknologi mengalami kemajuan yang sangat pesat, terutama komputer sebagai sarana penunjang kegiatan sangat dibutuhkan guna meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja. Di zaman sekarang ini manusia dituntut untuk mengambil keputusan secara cepat dan tepat. Hal ini tidak akan tercapai bila tidak didukung dengan adanya informasi yang memadai dan akurat, sebab informasi memegang peranan penting dalam keberhasilan suatu organisasi. Yang pada akhirnya dapat menghasilkan laporan - laporan dalam waktu yang cepat dan akurat guna menghadapi persaingan bisnis dengan perusahaan sejenis lainnya. PT. Astra Motor Baturaja merupakan dealer resmi sepeda motor Honda yang bergerak dibidang penjualan suku cadang dan jasa perbaikan sepeda motor Honda. PT. Astra Motor Baturaja masih menggunakan aplikasi Microsoft Office Excel. Hal tersebut sangat tidak efektif dan efisien karna lamanya waktu yang dibutuhkan untuk memasukkan, mengelola dan mencetak laporan–laporan yang dibutuhkan PT. Astra Motor Baturaja. LANDASAN TEORI Aplikasi Menurut Hendrayudi (2008 : 194), “Aplikasi adalah kumpulan perintah yang dimengerti oleh komputer untuk mempercepat dan mempermudah pekerjaan”. Pengolahan Data Menurut Saebani, Beni Ahmad (2008 : 199), “Pengolahan data adalah melakukan analisis derhadap data dengan metode dan cara-cara tertentu yang berlaku dalam penelitian”.
1
Persediaan Menurut Sofjan Assauri (2006:169), “Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal”. Suku Cadang Menurut Richardus Eko Indrajit dan Richardus Djokopranoto (2006:69), ”Suku cadang atau sparepart adalah suatu alat yang mendukung pengadaan barang untuk keperluan peralatan yang digunakan dalam proses produksi”. HASIL DAN PEMBAHASAN Data Flow Diagram (DFD) Menurut Fatta (2007 : 107), “Data Flow Diagram adalah merupakan diagram yang digunakan untuk mengambarkan proses-proses yang terjadi pada sistem yang akan di kembangkan. Peneliti memberikan gambaran arus data terhadap sistem yang direncanakan sebagai berikut : Diagram Konteks Diagram Konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data aplikasi pengolahan data persediaan alat dan obat kontrasepsi digudang BKKBN, dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 1. Diagram Konteks. Diagram Level 0 Diagram Level 0 adalah Diagram yang menunjukan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem. Diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
2
Gambar 2. Diagram Level 0 Diagram Level 1 Umumnya diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukan proses-proses internal yang menyusunkan setiap proses-proses utama dalam level 0. Diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 3. Diagram Level 1 Entity Relationship Diagram (ERD) Berikut ini adalah gambar Entity Relationship Diagram (ERD) yang berisi komponenkomponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi atributatribut. Diagram Entity Relationship Diagram (ERD) dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
3
Gambar 4. Diagram ERD Hasil penelitian yang penulis lakukan, didapatlah sebuah aplikasi yang dirancang khusus untuk mengolah data persediaan suku cadang pada PT. Astra Motor Baturaja. Aplikasi tersebut terdiri dari beberapa file yang terakumulasi dalam suatu project program, file yang mendukung program tersebut yaitu : A. Form Menu Utama File ini adalah file form menu utama yang merupakan tampilan utama dari program. Adapun tampilan menu utama seperti pada gambar di bawah ini :
4
Gambar 5. Tampilan Form Menu Utama Form Login Form login adalah suatu wadah untuk masuk ke menu utama dengan cara menginput username dan password dengan tujuan keamanan admin. Adapun tampilan menu utama seperti pada gambar di bawah ini :
Gambar 6. Tampilan Form Login Form Data Permintaan Sub Input data permintaan, berfungsi untuk mengolah data permintaan. Adapun tampilan submenu input data permintaan seperti pada gambar dibawah ini :
5
Gambar 7. Tampilan Form Input Permintaan Form Data Pesanan Sub Input data pesanan, berfungsi untuk mengolah data pemesanan suku cadang. Adapun tampilan submenu input data pesanan seperti pada gambar dibawah ini :
Gambar 8. Tampilan Form Input Pesana Form Data Barang Masuk Sub Input data barang masuk, berfungsi untuk mengolah data masuk suku cadang. Adapun tampilan submenu input data barang masuk seperti pada gambar dibawah ini :
6
Gambar 9. Tampilan Form Input Barang Masuk Form Data Barang Keluar Sub Input data barang keluar, berfungsi untuk mengolah data keluar suku cadang. Adapun tampilan submenu input data barang keluar seperti pada gambar dibawah ini :
Gambar 10. Tampilan Form Input Barang Keluar Form Data Suku Cadang Sub Input data suku cadang, berfungsi untuk mengolah data suku cadang. Adapun tampilan submenu input data suku cadang seperti pada gambar dibawah ini :
7
Gambar 11. Tampilan Form Input Suku Cadang Form Data Etalase Sub Input data etalase, berfungsi untuk mengolah data suku cadang yang berada di etalase. Adapun tampilan submenu data etalase seperti pada gambar dibawah ini :
Gambar 12. Tampilan Form Etalase Form Output Data Permintaan Sub Output laporan data permintaan berfungsi untuk mengetahui berapa banyak jumlah permintaan suku cadang dengan memilih alternatif, yaitu keseluruhan, nomor permintaan dan tanggal permintaan. Adapun tampilan subform laporan data permintaan seperti pada gambar di bawah ini :
Gambar 13. Tampilan Form Output Permintaan Form Output Data Pesanan
8
Sub Output laporan data pesanan berfungsi untuk mengetahui berapa banyak jumlah pemesanan suku cadang dengan memilih alternatif, yaitu keseluruhan, nomor pemesanan dan tanggal pemesanan. Adapun tampilan subform laporan data pesanan seperti pada gambar di bawah ini :
Gambar 14. Tampilan Form Output Pemesanan Form Output Data Barang Masuk Sub Output laporan data barang masuk berfungsi untuk mengetahui berapa banyak jumlah suku cadang yang masuk dengan memilih alternatif, yaitu keseluruhan, nomor barang masuk dan tanggal barang masuk. Adapun tampilan subform laporan data barang masuk seperti pada gambar di bawah ini :
Gambar 15. Tampilan Form Output Barang Masuk Form Output Data Barang Keluar Sub Output laporan data barang keluar berfungsi untuk mengetahui berapa banyak jumlah suku cadang yang keluar dengan memilih alternatif, yaitu keseluruhan, nomor barang keluar dan tanggal barang keluar. Adapun tampilan subform laporan data barang keluar seperti pada gambar di bawah ini
9
Gambar 16. Tampilan Form Output Barang Keluar Form Output Data Suku Cadang Sub Output laporan data suku cadang berfungsi untuk mengetahui jumlah suku cadang dengan memilih alternatif, yaitu keseluruhan atau berdasarkan ID suku cadang. Adapun tampilan subform laporan data suku cadang seperti pada gambar di bawah ini :
Gambar 17. Tampilan Form Output Suku Cadang Form Output Data Return Sub Output laporan data return berfungsi untuk mengetahui jumlah suku cadang yang di kembalikan karena rusak dengan memilih alternatif, yaitu keseluruhan, nomor return dan tanggal return. Adapun tampilan subform laporan data return seperti pada gambar di bawah ini :
Gambar 18. Tampilan Form Output Barang Return
10
PENUTUP Simpulan yang dapat penulis ambil dari pembuatan Laporan Tugas Akhir ini adalah aplikasi persediaan suku cadang ini akan memberikan kemudahan dalam proses pengolahan data persediaan suku cadang dan memberikan informasi-informasi yang terstruktur dalam waktu yang relatif singkat dan cepat, serta mempermudah pencarian data pada PT. Astra Motor Baturaja. Aplikasi ini hasilnya dapat membantu kelancaran dalam mengelola data khususnya data persediaan suku cadang sehingga dapat memaksimalkan peran komputerisasi yang ada agar dapat mampu menyajikan laporan – laporan yang dibutuhkan oleh PT. Astra Motor Baturaja.
DAFTAR PUSTAKA Beni, Ahmad. 2008. Mengoptimalkan Query Pada MS. Sql. Server. Jakarta: Grasindo. Fatta. Al, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogjakarta: Andi. Hendrayudi. 2008. Analisis dan Desain Aplikasi Multimedia. Jogjakarta: PT. Elex Media Komputindo.. Richardus, Djokopranoto. 2006. Metode Penelitian (Suatu Pendekatan Proposal. Jogjakarta: Andi.Sofjan, Assauri. 2006. Pemasaran dan Penjualan. Jakarta : Yudhistira.Umar, Husein. 2007.
11
