MERANCANG DAN MEMBANGUN SISTEM INFORMASI BENGKEL ZENITH MOTOR YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh: Evi Fibriyani
10.02.7843
Karisma
10.02.7844
kepada: SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
DESIGN AND BUILD INFORMATION SYSTEMS REPAIR ZENITH MOTOR YOGYAKARTA MERANCANG DAN MEMBANGUN SISTEM INFORMASI BENGKEL ZENITH MOTOR YOGYAKARTA Evi Fibriyani Karisma Akhmad Dahlan Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Information system, is an application made as solutions from manual system weaknesses. As the effects of the development of computer technology, data-based information system, an option many parties in order to support its business performance. General system information is created by combining two major software where one as a software interface and the other to create and store the database, such as Microsoft Visual Basic with SQL Server, Java with SQL Server, and others. But it could have been added other software as such support, Cristal Report, Skin framework in which the goal is to make the system the information better, and are more multipurpose. The application and use of the database-based information system will greatly assist users in getting the results of a report from the performance of its business with very little risk of errors and redundancies of data. The working principle of the computer exceeds the working speed of the human brain are also really helped us in getting information and reports more quickly and precisely. Meanwhile, the creation of information systems applications workshop zenith motor uses a Microsoft Visual Basic 6.0. as a programming language and Microsoft SQL Server 2008 to create the database. This information system application can perform the data entry process, processing data, and output data in the form of sales and transaction reporting service in the form of a hardcopy and softcopy is easy, accurate, efficient and automatic system of calculation. Key words: Information System, Visual Basic 6.0., and SQL 2008.
1.
PENDAHULUAN Zenith Motor merupakan usaha bidang reparasi kendaraan bermotor. Bengkel
yang beralamat lengkap di Jl. Tegal Mlati No. 69, RT. 03 RW. 19 Sinduadi JomborSleman Yogyakarta ini menawarkan jasa pembenahan dan perawatan mesin, pengecatan body mobil dan perbaikan-perbaikan lain akibat kecelakaan atau sekedar ganti bodi mobil. Zenith Motor termasuk bengkel besar dengan jumlah karyawan banyak yang terbagi atas beberapa bagian pekerjaan. Berbagai barang keperluan operasional bengkel dipasok oleh beberapa supplier. Dilihat dari hal tersebut, maka tugas dan pekerjaan karyawan yang bekerja di bagian adminstrasi dan pengadaan barang cukup komplek. Ini sangat berpengaruh terhadap kualitas kinerja karyawan tersebut dengan sistem bengkel yang berjalan saat ini. Karena pencatatan terhadap data barang, data karyawan dan data pelanggan bersifat manual sehingga akan sulit bagi mereka dalam melakukan pendataan dan menyusun laporan untuk pimpinan. Hal ini terjadi karena catatan gampang rusak, hilang atau terjadi pencatatan ganda. Selain itu pencatatan manual juga membutuhkan waktu yang lebih lama dan kemungkinan terjadinya kesalahan perhitungan, pencatatan sangat rentan dan keamanan data juga kurang terjamin. 2.
LANDASAN TEORI
2.1.
Pengertian Sistem Sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, mesin atau
alat dan prosedur serta konsep-konsep yang dihimpun menjadi satu untuk mencapai maksud dan tujuan yang sama. Berikut beberapa definisi sistem yang lain menurut para ahli: M.J. Alexander sistem adalah suatu group dari elemen-elemen baik yang berbentuk fisik maupun non-fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau 1
akhir dari sebuah sistem.
1
Teguh Wahyono, Sistem Informasi (Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi), hal. 12
2.2.
Pengertian Informasi Informasi merupakan sebuah tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen
fungsional (dengan tugas/fungsi khusus) yang saling berhubungan dan secara bersamasama bertujuan untuk memenuhi suatu proses/pekerjaan tertentu. Gordon B. Davis mengatakan informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang atau masa depan.2 2.3.
Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefiniskan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh
manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Atau disebut pula sabagai sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan dan memberikan informasi bagi pengambilan dan/atau untuk mengendalikan informasi.
3.
TINJAUAN PUSTAKA
3.1.
Tinjauan Umum
3.1.1.
Sejarah Umum Zenith Motor Bengkel Zenith Motor dibangun oleh Bapak Heri Winarto, SE. MM, pada tahun
1994 yang beralamat lengkap di Jalan Tegal Mlati Nomor 69 Jombor RT 03 RW 19 Sinduadi Mlati Sleman Yogyakarta. Bapak Heri yang sebelumnya berprofesi sebagai pegawai bank ini memutuskan keluar dari pekerjaannya setelah menikah dengan teman seprofesinya di bank tempat beliau bekerja dikarenakan kebijakan yang berlaku di bank tersebut. Dalam bidang usahanya, Bengkel Zenith Motor yang merupakan bengkel mobil ini tidak menilik pasar spesial, maksudnya bahwa Bengkel Zenith Motor menerima permintaan perbaikan berbagai jenis kendaraan baik produk Eropa seperti VolkWegen, Mercedes, BMW, produk Asia seperti Honda, Suzuki, Audi, Hyundai dan produk dari Amerika seperti Kia, Peugeot.
2
Hanif Al Fatta, Op. Cit, hal. 9
Selain itu, Bengkel Zenith Motor juga merupakan bengkel yang bekerja sama dengan beberapa perusahaan asuransi di Indonesia paling lama di Yogyakarta. Hal ini tentu memiliki nilai positif dan juga nilai negatif. Nilai positifnya yaitu Bengkel Zenith Motor selalu mendapatkan pelanggan, sementara nilai negatifnya yaitu Bengkel Zenith Motor harus benar-benar ahli dalam pengelolaan sirkulasi keuangan. Pada saat ini, Bengkel Zenith Motor memiliki karyawan berjumlah sekitar 20 karyawan dengan beberapa bagian pekerjaan dengan sistem kerja harian dan struktur organisasi bersifat hierarki. Dalam perekrutan karyawan lebih bersifat kekeluargaan dalam arti tidak mengedepankan tingkat pendidikan dan tidak menggunakan sistem kontrak kerja seperti yang biasanya berlaku di bengkel-bengkel resmi terutama bengkelbengkel motor. 3.1.2.
Visi dan Bengkel Misi Zenith Motor Sementara itu yang menjadi Visi Bengkel Zenith Motor adalah: “Menjadi Yang Terdepan” Misi Bengkel Zenith Motor adalah: “Kalahkan Semua Pesaing”
3.1.3.
Tujuan Zenith Motor -
Menjadi bengkel yang memberikan jasa pelayanan dan hasil pelayanan terbaik dan memuaskan.
-
Mengalahkan semua pesaing adalah dalam konteks yang positif, yaitu dengan memiliki kelebihan-kelebihan dari segi pelayanan sehingga pelanggan memilih Bengkel Zenith Motor sebagai mitranya.
-
Menjadi bengkel yang pertama kali dipikirkan oleh seseorang yang ingin memperbaiki kendaraannya.
-
Menjadi bengkel yang resmi bekerja sama dengan perusahaan asuransi.
-
Menciptakan lapangan pekerjaan.
-
Mendapatkan keuntungan dengan tetap mengutamakan kualitas pelayanan yang baik.
-
Ikut terlibat dalam kegiatan perekonomian Indonesia.
3.1.4.
Service atau Pelayanan 1)
Body Repair
Adalah perbaikan mobil yang berkaitan dengan body mobil yang mengalami kerusakan, misalnya penyok-penyok akibat kecelakaan atau benturan yang keras, penggantian roda, jok mobil, kaca mobil dan lain-lain. 2)
Oven Paint
Adalah jenis servis mobil yang berkaitan dengan pengecatan atau penggantian interface atau warna mobil baik karena goresan yang sifatnya tidak terlalu berat atau sekedar mengganti warnanya dengan menggunakan oven. Oven paint ini biasanya untuk jenis cat yang proses pengeringanya lama. 3)
Air Conditioner
Servis jenis ini berkaitan dengan pemasangan atau perbaikan ac mobil. 4)
Engine
Pada servis mesin, Bengkel Zenith motor selain melakukan pengecekan dengan sistem manual juga dengan sistem komputer. Sistem electric unit control ini adalah proses pengecekan mesin di mana proses dilakukan dengan sistem komputer dan permasalahan mesin akan teridentifikasi dengan melalui kode-kode tertentu. 5)
Power Steering
Power steering ini membantu pengemudi untuk mempermudah memutar roda dan ringan saat membelok. Power steering terbagi menjadi dua macam yaitu sistem fluida dan sistem electric. Sistem fluida menggunakan minyak power steering untuk menggerakan steering box. Sistem electric menggunakan motor untuk menggerakan steering box. 6)
Matic
Bengkel Zenith motor selain melayani perbaikan kendaraan dengan jenis mesin manual, juga melayani perbaikan kendaraan dengan mesin matic.
3.1.5.
Struktur Organisasi
Pimpinan Heri Winarto, SE, Admin
MM Manager Umum Andi Krismawan, SE Supervisor Muhammad Rofi’i
Supervisor Engine
Supervisor Body
Heriyanto
Repair Purnomo
Karyawan
Karyawan Karyawan
Karyawan
Karyawan
Karyawan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Bengkel Zenith Motor
4. 4.1.
PEMBAHASAN Perancangan Sistem Membuat sebuah aplikasi atau sistem terlebih dahulu harus dipahami apa tujuan
pembuatan sistem itu sendiri, karena hal tersebut merupakan pedoman dalam perancangan dan pembuatan sebuah sistem. Secara umum pembuatan sebuah sistem bertujuan untuk mendukung kegiatan suatu perusahaan atau organisasi dengan memberi kemudahan pengolahan data, memperoleh informasi, kemudahan kegiatan transaksi dan sebagainya. 4.2.
Gambaran Umum Sistem Baru Sistem informasi yang akan dibuat dan untuk kemudian diterapkan di Bengkel
Zenith Motor nantinya harus mampu melakukan input data, proses data, dan output data baik berupa softcopy maupun hardcopy baik data pelanggan, data karyawan maupun data transaksi pelayanan jasa dan proses input dilakukan melalui keyboard.
4.3.
Perancangan Proses Perancangan proses merupakan cara formal untuk menggambarkan bagaimana
bisnis beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana cara berpindah diantara aktivitas-aktivitas itu. Ada banyak cara untuk mempresentasikan perancangan proses. a. Diagram Konteks
Admin
User
Dt_Produk&Layanan Dt_Karyawan Dt_User&Admin Dt_Supplier Dt_Transaksi Dt_Pelanggan Dt_Pegadaan Dt_Transaksi Dt_Pelanggan
Lap. Transaksi Lap. Dt_Produk Lap. Dt_Karyawan Lap. Dt_Pengadaan
SISTEM INFORMASI BENGKEL ZENITH Gambar 4.1 Diagram Konteks
Nota
Manajemen
Pelanggan
b. Data Flow Diagram
Admin Data Admin&User
Data Supplier
Data Pembelian
Data Produk&Layanan
Data Karyawan
Data Pelanggan
Data Service
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
Olah Data
Olah Data
Olah Data
Olah Data
Olah Data
Olah Data
Admin&User
Supplier
Olah Data Pembelian
Produk&Layanan
Karyawan
Pelanggan
Service
Simpan Admin&User D Admin& 1 User
Gambar 4.2 Data Flow Diagram (DFD) Simpan Simpan Simpan Pembelian Produk&Layanan Karyawan
Simpan Supplier
D Produk& 4 Layanan
D Supplier D Pembeli an 3 2 S
S_Kode
F
NoFak
P
B_Kode
Admin&User
C
Simpan Service
K
C
T
S_Nota
2.9 Proses Transaksi Service
B_Kode
Simpan Pembelian
Simpan Trans. Service
D Pembelian 8
D DetailSer 9 vice
Pembelian
DetailService
2.10 Pembuatan Laporan Lap.Pembelian Lap. Trans. Service Lap. Stok Lap. Data Admin&User Lap. Data Karyawan dll
Nota/kwitansi
Pelanggan
K
D Karyawan D Pelanggan D7 Service 5 6
2.8 Proses Transaksi Pembelian menambah stok produk
Simpan Pelanggan
Manajemen
Gambar 4.2 Data Flow Digram Level 1
4.4.
Manual Program 1) Form Login
Gambar 4.3 Menu Login Admin dan User Menu login admin dan user/petugas tersebut yang berisi username dan password untuk dapat memasuki form utama dan memiliki hak akses menggunakan aplikasi. 2) Form Menu Utama
Gambar 4.4 Menu Utama Menu utama merupakan tempat untuk mengetahui sub-sub menu yang ada di dalam program. Form utama berisi menu File, Data, Transaksi, Laporan dan About.
3) Form Produk dan Layanan
Gambar 4.5 Form Input Data Produk dan Layanan Form Data Produk dan Layanan ini berisi data stok produk dan layanan dan rincian harga produk dan layanan yang dibeli dari supplier. Form ini berhubungan dengan form supplier ,form DetailBeli dan form Detail_Service. 4) Form Transaksi
Gambar 4.6 Form Tansaksi
Form transaksi service ini untuk Kalkulasi biaya transaksi jika melibatkan barang, maka harga barang akan mengikuti harga dari supplier tetapi akan ditambah dengan biaya jasa service yang besarannya sudah ditentukan.
5) Kwitansi
Gambar 4.7 Kwitansi Kwitansi ini untuk memberikan bukti pembayaran pada pelnggan mengenai total biaya yang dibayarkan dari transaksi service yang telah di lakukan.
5.
PENUTUP
5.1.
Kesimpulan Penelitian ini menganalisis sebuah sistem bengkel lama yang masih manual untuk
selanjutnya merancang dan membangun menjadi sistem informasi bengkel dengan tujuan jangka panjang setelah penggunaan adalah meningkatkan kualitas pelayanan sehingga berdampak posistif baik untuk pemilik bengkel, karyawan maupun pelanggan. Selain itu, sistem informasi ini juga membantu pihak pemilik untuk melakukan pengecekan dan mengetahui perkembangan usahanya. Sebelum pembuatan sistem informasi bengkel ini, terlebih dahulu telah dilakukan kegiatan analisis terhadap sistem lama yang sedang berjalan saat ini. Tujuan dari fase analisis adalah memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan membuat atau membuat sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya pembuatan sistem baru dibutuhkan atau tidak dibutuhkan.
Berdasarkan hasil analisis dan penelitian pada sistem sebelumnya, maka disepakati untuk dibangunnya sebuah sistem baru yang lebih multifungsi sehingga membantu kemudahan kinerja berbagai pihak yang memiliki kepentingan di Bengkel Zenith Motor tersebut. Sistem informasi ini menggunakan teknologi komputer yang sedang mengalami perkembangan sangat cepat, yaitu dengan memanfaatkan Micrososft Visual Basic 6.0., sebagai bahasa pemrograman dan Micrososft SQL Server 2008 sebagai aplikasi membuat database. Mengingat harga software tersebut termasuk mahal maka disepakati penggunaan aplikasi yang berlisensi publik sehingga software yang dipakai walaupun bukan asli tetapi layak secara hukum. 5.2.
Saran Berhubung
sistem
informasi
ini
bukan
merupakan
pengembangan
dan
permasalahan sistem lama masih sangat luas, sehingga sistem informasi ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu kritik maupun saran dari berbagai pihak sangat diharapkan guna perbaikan. Saran-saran yang perlu guna pengembangan sistem informasi bengkel ini antara lain: 1. Disarankan Bengkel Zenith Motor mempekerjakan administrator yang ahli dan menguasai pemrograman terutama Microsoft SQL Server dan Microsoft Visual Basic 6.0. karena Sistem Informasi ini masih membutuhkan pengembangan dari orang yang ahli. 2. Pihak Bengkel Zenith Motor harus lebih mengetahui permasalahan bisnisnya sehubungan dengan sistem informasi yang dibutuhkan. 3. Pihak Bengkel Zenith Motor harus lebih terbuka terhadap kebutuhan sistem informasi yang dibutuhkan. 4. Sistem informasi ini masih sangat sederhana jika dilihat dari kompleksitas Bengkel Zenith Motor, sehingga bagi para pembaca diharapkan supaya dapat mengembangkan dan menyempurnakannya.
DAFTAR PUSTAKA Alam, M. Agus J. Pemrograman Database dengan Visual Basic. PT Elex Media Komputindo, Jakarta, 2006. Arief, M. Rudyanto. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Edisi 1. Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 2006. Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 2010. Kadir, Abdul. Pengenalan Sistem Informasi. Edisi 1. Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 2003. Kristanto, Andi. Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasinya. Edisi 1. Penerbit Gaya Media, Yogyakarta, 2003. Kusrini. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Edisi 1. Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 2007. Nugroho, Aryo. Belajar Sendiri Mengimplementasikan SQL Server 2008. Penerbit PT Elex Media Komputindo, Jakarta, 2008. Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Edisi 1. Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 2002. Sidharta, Lani. Sistem Informasi Bisnis: Pengantar Sistem Iinformasi Bisnis. Penerbit Elex Media Komputindo, Jakarta, 1995. Sunyoto, Andi. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Mocrosoft SQL. Edisi 1. Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 2007. Utami, Ema dan Sukrisno. Mengoptimalkan Query pada Ms. SQL Server: Create Report Without Programming. Edisi 1. Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 2008. Wahyono, Teguh. Sistem Informasi: Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi, Edisi 1, Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta, 2004.
