KOMPUTERISASI SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DI BENGKEL PUTRA AGUNG MOTOR KALASAN PRAMBANAN
Naskah Publikasi
diajukan oleh Apriliyani
08.02.7071
Suratmiatun
08.02.7204
kepada JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
NASKAH PUBLIKASI
COMPUTERIZATION OF ADMINISTRATION INFORMATION SYSTEM IN PUTRA AGUNG MOTOR WORKSHOP KALASAN PRAMBANAN
KOMPUTERISASI SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DI BENGKEL PUTRA AGUNG MOTOR KALASAN PRAMBANAN Apriliyani Suratmiatun
Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Putra Agung Motor Workshop is a company engaged in motorcycle repair shop services. Vision workshop is want to be the best workshop in Yogyakarta. Transactions on the administrative system that includes (1) Documenting customer (2) System inventory andsales transactions of goods are still written manually, so the information produced lessprecise and accurate It is not relevant to the vision workshop. Problem solving is done by analyzing the system to know the needs of the system and then to design the system. System analysis carried out in 4 phases: (1) The survey of the current system, (2) analysis of survey findings, (3) identify information needs, and (4) identification of system requirements. The design of administrative systems using Visual Basic and Msql Server 2000. In this paper discussed about the process of administrative systems repair shop, Data Flow Diagrams (DFD), Entity Relationship Diagram (EDR), Normalization. Key Word : System, Service, Informatio
1.
Pendahuluan
1.1
Latar Belakang Masalah Pada saat ini perkembangan teknologi telah mengalami perkembangan dengan pesat baik perangkat keras maupun perangkat lunaknya. Perubahan tersebut telah membawa manusia menentukan tingkat efisiensi yang tinggi di segala bidang. Salah satu perubahan yang sangat berpengaruh adalah bisnis. Dengan adanya teknologi informasi dan pelayanan kepada pelanggan bisa menjadi lebih cepat sehingga meningkatakan daya saing perusahaan. Salah satu bidang bisnis ini adalah usaha bengkel motor. Dalam bisnis ini pelayanan kepada pelanggan sangat berperan besar terhadap kesuksesan bisnis karena selain dibutuhkan keahlian dibidang otomotif juga diperlukan kehandalan dalam penyajian informasi kepada pelanggan salah satunya adalah informasi harga suku cadang motor bersangkutan. Selain itu diperlukan suatu sistem pengolahan data yang terkomputerisasi untuk mempercapat proses kerja serta untuk mengetahui sejauh mana aktifitas bisnisnya berkembang. Dan hal inilah yang melatarbelakangi diadakannya penelitian dengan mengambil judul “Komputerisasi Sistem Informasi Administrasi Di bengkel Putra Agung motor Kalasan Prambanan” adapun alasan penulis mengambil objek penelitian tersebut dikarenakan saat ini bengkel Putra Agung Motor dalam melakukan pencatatan masih menggunakan pencatatan manual baik pencatatan barang, customer maupun transaksi. Adapun alasan lain dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai syarat dalam menempuh jenjang diploma 3.
1.2
Rumusan Masalah Sesuai dengan permasalahan yang sudah dikemukakan pada pembahasan latar belakang diatas, maka garis besar rumusan masalah yang akan diselesaikan adalah: 1. Bagaimana cara mengubah sistem dari manual ke sistem komputerisasi ? 2. Bagaimana membuat sistem administrasi perbengkelan yang meliputi pencatatan data mekanik, data customer, data service, data barang, dan data transaksi? 3. Bagaimana membuat sistem yang biasa memudahkan pemilik untuk mengecek jumlah barang yang ada dan transaksi?
1.3
Batasan Masalah Batasan
masalah
dalam
pembangunan
Komputerisasi
Administrasi Di Bengkel Putra Agung Motor meliputi: 1. Pengolahan Data Mekanik 2. Pengolahan Data Customer/Pelanggan 3. Pengolahan Data Service
Sistem
Informasi
4. Pengolahan Data Barang 5. Pengolahan Data Transaksi Hasil dari pengolahan data diatas yaitu berupa laporan seperti 1. Laporan Data Barang 2. Laporan Data Service 3. Laporan Data Transaksi 1.4
Maksud dan Tujuan Penelitian Maksud dan Tujuan dari pembuatan Tugas Akhir adalah: 1. Menerapkan ilmu dan teori - teori yang diperoleh selama dalam mengikuti perkuliahan kedalam aplikasi nyata secara praktek guna membantu dan mendukung kemampuan berkualitas dalam menerapkan ilmu yang sudah diperoleh kedalam kehidupan nyata. 2. Sebagai syarat untuk menyelesaikan program studi Diploma III pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer “AMIKOM” Yogyakarta. 3. Mengkomputerisasikan Sistem Informasi Administrasi Di Bengkel Putra Agung Motor dalam pengolahan data barang. 4. Untuk mengembangkan kemampuan dan memperdalam pemahaman dalam pembuatan aplikasi menggunakan Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 serta menambah wawasan penulis tentang sistem yang sedang berjalan pada tempat penelitian
1.5
Manfaat Penelitian 1. Bagi Penulis a. Menerapkan ilmu yang telah diperoleh selama kuliah di STMIK AMIKOM Yogyakarta. b. Dapat merancang sebuah sistem yang professional dan program yang bermanfaat bagi pihak yang bersangkutan. 2. Bagi Mahasiswa a. Agar mahasiswa dapat menerapkan ilmu yang diperoleh di
bangku kuliah
dengan membuat sistem informasi yang berbasis komputer. b. Melatih mahasiswa agar mampu menangani suatu proyek sistem informatika pada suatu usaha, bisnis, lembaga maupun instansi. 3. Bagi Pihak yang Bersangkutan a. Penulis berharap bahwa Tugas Akhir yang telah disusun sesuai rencana ini dapat memberikan sumbangan pemikiran bagi pihak yang bersangkutan, agar dapat membantu perkembangan usaha kepadanya.
2.
Landasan Teori
2.1
Pengertian Sistem Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma)
adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu
kumpulan atau
himpunan dari unsur atau variable - variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung sama lain. Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainya untuk suatu tujuan bersama. Sedangkan definisi sistem dalam kamus Webster’s Unbriged adalah elemen elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi. 2.1.1
Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu yaitu : 1.
Komponen ( component )
2.
Batas sistem ( boundary )
3.
Lingkungan luar sistem ( environment )
4.
Penghubung sistem
5.
Masukan sistem ( input )
6.
Keluaran sistem ( output )
7.
Pengolah sistem
8.
Sasaran sistem
2.2
Konsep Dasar Informasi
2.2.1
Kualitas Informasi John Burch dan Gary Grudnitski adanya tiga pilar utama yang menentukan
kualitas dari suatu informasi, yaitu akurat ( Accurate ), tepat waktunya ( timeliness ) dan relevan ( relevance ). 1.
Akurat
2.
Tepat waktu ( up to date )
3.
Relevan ( relevance )
2.2.2
Siklus informasi Data merupakan bentuk yang masih
mentah dan belum dapat memberikan
banyak gambaran dan informasi, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melelui model untuk memasukan informasi. Kemudian penerima mendapatkan informasi tersebut
dan membuat keputusan atau tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. 2.2.3
Nilai Informasi Nilai dari informasi ( value of information ) ditentukan oleh manfaat dan biaya
mendapatkannya, suatu informasi dikatakan bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan biaya mendapatknya. 2.3
Konsep Dasar Sistem Informasi
2.3.1
Definisi Sistem Informasi Definisi sistem informasi menurut Henry C. Lucas adalah suatu kegiatan dari
prosedur-prosedur yang diorganisasikan dan jika dieksekusi maka akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi. 2.3.2
Komponen Sistem Informasi
1. Blok masukan ( input block ) 2. Blok model ( model block 3. Blok keluaran ( output block ) 4. Blok teknologi ( technology block ) 5. Blok basis data ( database block ) 6. Blok kendali ( control block ) 2.3.3
Definisi Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (management information system) merupakan
penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi - informasi yang dibutuhkan oleh setiap tingkatan manajemen. SIM menurut Frederick H.Wu adalah kumpulan dari sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen. 2.4
Pengertian Administrasi Administrasi didefinisikan oleh banyak para ahli, karena memang istilah
administrasi mempunyai berbagai macam pengertian di Indonesia. The Liang Gie telah berhasil mengumpulkan lebih dari empat puluh lima definisi administrasi kemudian dikelompokan kedalam tiga kategori, definisi administrasi yaitu: 1. Administrasi dalam pengertian proses atau kegiatan Menurut Sondang P. Siangan Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah dibentukan. 2. Administrasi dalam pengertian tata usaha Menurut Munawardi Reksohadiprowiro “dalam arti sempit” administrasi berarti tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapih dan sistematis serta penentuan
fakta - fakta serta tertulis dengan tujuan memperoleh pandangan yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan fakta lainnya. 3. Administrasi dalam pengertian pemerintah Menurut Wijana, administrasi adalah “Rangkaian semua organ - organ Negara rendah dan tinggi yang bertugas menjalankan pemerintahan pelakanaan dan kepolisian. 2.4.1
Pengertian Sistem Administrasi Bengkel Sistem Informasi Administrasi Bengkel adalah sistem informasi pengolahan data
bengkel yang dilakukan oleh karyawan atau pegawai untuk melakukan proses atau pengolahan data, dalam hal ini data bengkel dimana data mentah diolah sedemikian rupa sehingga didapat laporan – laporan bengkel yang dapat dipertanggungjawabkan dalam segi keakuratan, kecepatan dan ketepatan data dalam hal ini Sistem Informasi Administrasi Bengkel Putra Agung Motor. 2.5
Sistem Flowchart Flowchart bisa diartikan penggambaran pemetaan sebuah proyek arus pekerjaan
yang terjadi pada sebuah aktivitas,
flowchart bisa mengambarkan tentang aktivitas
pekerjaan yang terjadi dalam sistem, dokumen, program maupun proses. 2.6
Data Flow Diagram DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem informasi, baik sistem lama
maupun sistem baru secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut berada. 2.7
Manajenen Basis Data Suatu Database Manajement Sistem (DBMS) berisi satu kumpulan data yang
saling berinteraksi dan satu paket program untuk mengakses data tersbut. Jadi DBMS terdiri dari satu kumpulan program untuk menambah data, menghapus data, mengambil data, dan membaca data. 2.7.1
Definisi
1.
Entity
2.
Atribut (Field)
3.
Field
4.
Record / tuple
5.
File/berkas/table
6.
Database
2.7.2
Database Manajenen Sistem Kumpulan file yang saling berkaitan bersama program pengolahannya disebut
sebagai DBMS.
2.7.3
Kegunaan atau Syarat Database
Penyusunan database digunakan untuk mengatasi masalah pada penyusunan data yaitu: 1.
Redundasi dan inkonsistensi data
2.
Kesulitan pengaksesan data
3.
Isolasi data untuk standasisasi
4.
Multiple user (banyak pemakean)
5.
Keamanan (security)
6.
Intregrasi (kesatuan)
7.
Masalah data independence (kebebasan data)
2.7.4
Perancangan Database Merancang database merupakan hal yang penting. Kesulitan utama dalam
merancang database adalah bagaimana merancang databse yang dapat memenuhi keperluan saat ini dan masa yang akan datang. Perancangan model konseptual perlu dilakukan disamping perancangan model fisik. Pada perancangan konseptual akan menunjukan entity dan relasinya berdasarkan proses yang diinginkan. 2.7.4.1 Teknik Normalisasi Proses normalisasi adalah dalam pengelompokan data elemen menjadi tabel tabel yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji dalam beberapa kondisi. 1.
Filed/Atribut
2.
Candidate Key (Kunci kandidat / Kunci calon)
3.
Primary key (Kunci primer)
4.
Alternate key (Kunci alternatif)
5.
Foreign key (Kunci tamu)
2.7.4.2 Bentuk-Bentuk Normalisasi 1.
Bentuk normal kesatu ( INF / First Normal Form )
2.
Bentuk normal kedua ( 2NF/Second Normal Form )
3.
Bentuk normal ketiga ( 3NF/Third Normal Form )
2.7.4.3 Teknik Entity Relationship Pada model data relationship antar file direlasasikan dengan kunci relasi (relation key) yang merupakan kunci utama dari masing - masing file. 2.7.4.4 Entity Relationship Konsep Ralasi antar dua file atau dua tabel dapat dikatagorikan menjadi tiga macam. Demikian pula untuk membantu gambaran relasi secara lengkap terdapat juga tiga macam relasi dalam hubungan atribut dalam satu file yaitu: 1.
One to One Relationship 2 file
2.
One to Many Relationship 2 file
3.
Many to Many Relationship 2 file
2.8
Sistem Perangkat Lunak Yang Digunakan
2.8.1
Microsoft Visual Basic 6.0 Enterprise Edition Microsoft visual basic merupakan pemrograman berbasis windows yang
memanfaatkan kualitas GUI ( Graphical User Interface ). Karena bahasa ini dikembangkan dari bahasa basic (diciptakan tahun 1963), beberapa perintah dengan fungsi mempunyai kesamaan. 2.8.2
Sejarah Singkat Microsoft Visual Basic 6.0
1.
Microsoft visual basic 3.0 dirilis pada tahun 1993
2.
Microsoft visual basic 4.0 dirilis pada akhir tahun 1993
3.
Microsoft visual basic terbaru adalah versi 6.0 yang dirilis pada akhir tahun 1998.
2.8.3
Microsoft Visual Basic Versi 6.0
1.
Standard edition
2.
Professional edition
3.
Enterprise edition
4.
Control menu
2.9
Microsoft Windows XP Windows XP yaitu sebuah sistem operasi yang memiliki tampilan grafis (
graphical user interface ). Kemampuan Windows XP dapat di gunakan oleh siapa saja, baik yang baru pertama kali menggunakan windows, atau pengguna versi sebelumnya. Windows XP di luncurkan di AS pada tanggal 25 Oktober dan di Indonesia pada tanggal 1 November 2001. Windows XP adalah versi Windows yang paling setabil. Windows XP juga mewarisi kompalibilitas dengan hardware dan software serta perangkat lunak yang bekerja secara digital, video dan audio. 2.9.1
Kelebihan Windows XP
1.
Memiliki kompatibilitas yang cukup baik untuk plug and play penggunaan device baru terutama penggunaan port USB
2.
Selalu memberikan support dan perbaikan untuk OS ini
3.
Mampu mengambil log kesalahan atau bugs dari user diseluruh dunia dengan koneksi internet
4.
Masih dijual hingga 30 juni 2008
5.
Masih Disuport sampai April 2009
2.10
Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 ialah perangkat lunak Relational. Database
Management Sistem (RDBMS) yang handal. Didesain untuk mendukung proses transaksi yang besar (seperti order entri data online, inventori, akuntansi atau
manufaktur). SQL Server 2000 dapat dijalankan pada NT 4.0 Server atau Microsoft 2000 Server, dan dapat juga diinstal pada personal dekstop di Windows 2000 Profesional, Windows 98, Windows Millenium. SQL Server 2000 terdiri atas tujuh edisi berbeda yang tersedia pada CD yang berbeda, yaitu Standart Edition, Enerprise Edition, Personal Edition, Developer Edition, Windows CE Edition, Evalution Edition dan Microsoft Desktop Engine (MDE). SQL server 2000 mempunyai fasilitas tambahan yang membuat ia memiliki kemampuan penuh dalam E-Commerce. SQL Server 2000 secara otomatis akan menginstal enam database utama, yaitu master, model, tempdb, pubs, Northwind, dan msdb. 2.10.1 Fasilitas-Fasilitas Penting Sql Server 2000 1.
Service Manager. SQL Server Sevice Manager mengatur seluruh objek dari SQL Server, SQL Server Agent dan MS DTC serta menyediakan short tombol yang mudah untuk start, stop atau mengecek running database.
2.
SQL Query Analyzer. Tool ini berfungsi untuk testing perintah SQL baik sintaks, hasil, plan (kebutuhan proccessing) dan client statistic.
3.
Enterprise Manager. Berfungsi menyediakan fasilitas manajemen database secara lengkap dari pembuatan database, table, view dan kelengkapan database lainnya. Disajikan dengan metode GUI dengan tampilan sebagai berikut:
2.10.2 Kelebihan SQL Server 2000. Pengembangan SQL Server 2000 diarahkan pada kemampuan manajemen keamanan dan batasan prefilage untuk masing-masing user database. Adapun secara detail kelebihan SQL Server 2000 antara lain sebagai berikut: 1.
Memiliki dua mode Authentication, yaitu NT user dan SQLServer user.
2.
Mampu mengatur hak akses dari penggunaan table, view, function hingga penggunaan field dalam table. Kemampuan ini tidak dimiliki oleh MS Acces dan MySQL apalagi hingga sampai level field, kemampuan ini hanya dimiliki oleh SQL Server dan Oracle
3.
Bisa digunakan pada client dengan OS lama seperti Win 98 dan ME dengan penggunaan ODBC
4.
Proses backup fisik yang mudah karena database disatukan dalam satu file (*.mdf) dan lognya (*.ldf) sehingga admin tinggal mengcopy filenya saja. Bandingkan dengan peroses ekstrasi MySQL yang rumit
5.
Penggunaan GUI yang baik
6.
Mendukung multi Core secara aktif hingga 32 proccessor dalam satu sistem mainframe.
7.
Mendukung sistem database terdistribusi
8.
Instalasi dan ukuran data yang sangat ringan (jika dibandingkan dengan Oracle)\
3.
Gambaran Umum Bengkel Putra Agung Motor merupakan bengkel yang bergerak dibidang
pelayana jasa dan penjualan barang. Bengkel ini melayani service sepada motor dan penjualan sparepart. Bila ditinjau dari pengadaaan barang - barang otomotif yang ada di bengkel Putra Agung Motor sangat lengkap dan harganya terjangkau. Putra Agung Motor berkembang atas subsidi pemilik sendiri yang bergerak dari sebuah toko otomotif sehingga menjadi bengkel terlengkap dari sekian banyak bengkel di Kalasan Sleman. Pemilik bengkel Putra Agung Motor bernama Bapak Heru Santoso yang memulai usahanya pada awal tahun 1997 dengan adanya modal sendiri dan minat konsumen akan barang - barang otomotif. 4.
Pembahasan
4.1
Rancangan Sistem yang diusulkan Tujuan dari rancangan sistem secara umum adalah untuk menggambarkan suatu
tahapan penyelesaian secara sederhana
dan
memberikan
gambaran
pada
pemakai tentang komputerisasi sistem pengolahan data bengkel. 4.1.1
Flowchart Sistem yang diusulkan Flowchart sistem adalah suatu bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut - urutan prosedur dalam sistem. 5.
Penutup
5.1.1 Kesimpulan Hasil perencanaan, pembuatan dan implementasi program, maka yang dahulu masih manual sekarang sudah terkomputerisasi berikut keungulan dan kelemahannya: 5.1.2
Keunggulan
Keunggulan dari aplikasi sistem administrasi bengkel pada Putra Agung Motor antara lain sebagai berikut: 1.
Sistem dapat memperbaiki pola kerja yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi terkomputerisasi.
2.
Sistem yang dibuat secara terkomputerisasi dapat digunakan untuk mendata data barang, data customer, data mekanik, dan transaksi.
3.
Komputerisasi Sistem Informasi Administrasi bengkel ini dapat menghasilkan laporan dari barang, service dan transaksi.
5.1.3
Kelemahan Kelemahan pada sistem administrasi bengkel pada Putra Agung Motor antara
lain sebagai berikut: 1.
Sistem administrasi bengkel pada Putra Agung Motor
tidak menagani dari
penggajian pegawai, hal ini terkait dari batasan masalah dalam pembuatan sistem ini. 2.
Sistem administrasi bengkel pada Putra Agung Motor masih bersifat standalone belum bersifat client – server.
5.2
Saran Berdasarkan hasil kesimpulan diatas, sebagai pertimbangan bagi Bengkel Putra
Agung Motor Prambanan dalam meningkatkan kinerja, penulis mencoba untuk memberikan saran berkaitan dengan sistem informasi administrasi bengkel Putra Agung Motor Kalasan Prambanan, antara lain : 1.
Pengembang melengkapi dengan sistem yang berkaitan dengan penggajian kepegawaian dan beberapa sistem lain yang berkaitan dengan kebutuhan bengkel yang semakin berkembang.
2.
Pengembang bisa menjadikan sistem menjadi bersifat client – server sehingga dapat diakses dari beberapa media seperti web dan hp sebagai contohnya.
3.
Sistem informasi administrasi berbasis komputer yang penulis usulkan dapat diterapkan dalam pengolahan data bengkel, serta dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu dalam mengambil keputusan.
Demikian kesimpulan dan saran yang penulis berikan. Untuk peneliti berikutnya supaya dapat lebih sistem yang penulis usulkan agar lebih disempurnakan lagi.Semoga sistem yang diusulkan dapat membantu bengkel Putra Agung Motor Kalasan Prambanan.
DAFTAR PUSTAKA
Alfatah, Hanif. 2007. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta. Penerbit : Andi Offset. Arief, M. Rudyant. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000.Yogyakarta. Penerbit : Andi Offset. Sadeli, Muhammad.2000. Aplikasi Mini Market dengan Visual Basic 6.0. Jakarta. Penerbit : Maxikom. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Penerbit : Andi Offset. Muhammadal(2010).Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli.From: http://muhammadal-asry.blogspot.com/2010/11/pengertian-administrasi-menurutpara.ht
