SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN SMK YPKK 2 SLEMAN
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Yuliasih
10.02.7727
Tetra Widyanarti
10.02.7749
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
INFORMATION SYSTEM OF FINANCIAL ADMINISTRATION SMK YPKK 2 SLEMAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN SMK YPKK 2 SLEMAN Yuliasih Tetra Widyanarti Kusnawi, S.Kom, M.Eng. Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT SMK YPKK 2 Sleman is an educational institution located in the YogyakartaMagelang is more precisely located in the village Wadas. SMK has a variety of important data such as payment data or financial administration in the form of tuition, Savings, building maintenance, etc. extrakuriluler. From these data the SMK still do it the manual way that the data is recorded in a ledger so that it is less effective and efficient, and likely to be a mistake in entering the data. With the development of technology as of late increasingly sophisticated, making many oranisasi use it as a media data processing, computer support data processing capabilities in a timely manner, efficiently to provide accurate information. By using computer information, presentation of information will be easier. Therefore, the information system is needed to help data processing student payments. The purpose of making this application to facilitate the processing of that data manually into computerized. And by making payment student information system applications, can help schools to perform data processing payments related to students. Keywords: systems, information, payment
1. PENDAHULUAN Dewasa ini perkembangan dunia teknologi semakin maju dan sangat canggih. Perkembangan teknologi ini didukung juga dengan adanya aplikasi atau software yang beragam manfaatnya. Berdasarkan penelitian yang telah kami lakukan di SMK YPKK 2 Sleman, sistem dalam administrasi keuangan di sekolah tersebut masih bersifat manual yaitu arsip-arsipnya masih disimpan dalam bentuk hardcopy berupa buku besar. Dari hal tersebut tentu saja terlihat bahwa penerapan komputer di instansi tersebut dilihat dari sisi optimalitas dapat dikatakan masih kurang. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem informasi untuk memanejemen datanya agar lebih efisien. Sistem tersebut digunakan untuk mengatur data dari hasil transaksi administrasi keuangan agar lebih praktis. Dari beberapa hal tersebut dapat dilihat mengenai perlunya pembangunan sistem informasi khusunya sistem informasi administrasi keuangan siswa untuk diterapkan dalam proses pengolahan data administrasi keuangan siswa. Pada rencana perancangan Sistem Informasi administrasi keuangan siswa di SMK YPKK 2 Sleman ini hendaknya sistem direncanakan akan mampu menyelesaikan kesalahan yang menyangkut sistem administrasi keuangan siswa di SMK YPKK 2 Sleman.
2.
LANDASAN TEORI
2.1.
Pengertian Sistem Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud
yang sama untuk mencapai suatu tujuan (Mc.Leod ,1995).
2.2.
PENGERTIAN INFORMASI Informasi adalah data yang telah diubah ke dalam bentuk yang berarti dan
berguna untuk pengguna yang spesifik (O’Brien,2002,p13). Informasi adalah data yang berguna dan diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan (Bodnar, 2000,pl). Dari teori-teori yang telah diuraikan diatas dapat dikatakan bahwa, informasi adalah data yang telah diproses atau diolah sehingga berguna dan memiliki arti untuk penggunanya.
2.3.
PENGERTIAN SISTEM NFORMASI Sistem Informasi adalah kumpulan elemen-elemen atau komponen yang
berhubungan yang mengumpulkan (input), memanipulasi (proses) dan menghasilkan (output) data dan informasi serta menyediakan mekanisme balasan untuk mencapai suatu tujuan. Mekanisme balasan membantu organisasi dalam mencapai tujuannya
seperti meningkatkan keuntungan atau memperbaiki pelayanan pelanggan (Ralph & George, 2006,p15).
2.4.
PENGERTIAN ADMINISTRASI Administrasi adalah kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk
melakukan proses seperti pencatatan, pengaturan, pengalokasian, kegiatan untuk mencapai tujuan dengan menggunakan peralatan dan perlengkapan yang disediakan.
2.5.
PENGERTIAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI Sistem informasi administrasi adalah kumpulan dari komponen-komponen atau
elemen-elemen yang saling berhubungan untuk melakukan proses pencatatan, pengaturan, pengalokasian suatu kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu dengan menggunakan sarana perlengkapan dan peralatan yang ada.
2.6.
PENGERTIAN DATABASE Database adalah tempat penyimpanan data atau sekumpulan data yang
berhubungan. Dalam SQL Server,database merupakan sebuah konsep logis yang berisi sekumpulan objek-objek yang berhubungan.Misalnya sebuah database berisi data,struktur database,index, sekuritas, view, dan stored procedure.
2.7.
DATA FLOW DIAGRAM (DFD) DFD merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem
ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan DFD yaitu memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan.
2.8.
MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 Microsoft Visual Basic adalah suatu bahasa pemrograman yang bersifat object
oriented programming (OOP). Membuat aplikasi dengan Visual Basic sangat sederhanan, hanya dengan 3 langkah dasar, akan didapat aplikasi yang selanjutnya dapat dijalankan tanpa memerlukan pemrograman Visual Basic. Microsoft Visual Basic merupakan sebuah bahasa pemrograman, juga sering disebut sebagai saranan (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi windows sebagai saranan grafis GUI (Graphical User Interface) yang banyak menyediakan kemudahan bagi para penggunanya.
2.9.
MICROSOFT SQL SERVER 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah sistem manajemen basis data yang
memakai perintah-perintah Transact-SQL untuk mengirim perintah dari komputer client ke komputer server. SQL Server 2000 adalah mesin database client/server yang berbeda dengan database komputer tunggal tradisional yang memakai sistem pemakaian file secara bersama-sama (misalnya Database, Microsoft Jet, Microsoft Visual FxPro). SQL Server mempunyai fungsi utama untuk memproses query dan transaksi database yang diberikan oleh aplikasi client dengan performansi yang baik.
3.
TINJAUAN UMUM
3.1
Sejarah dan Perkembangan SMK YPKK 2 SLEMAN SMK YPKK 2 SLEMAN dibuka dengan resmi berdasarkan Surat Keputusan
Mentri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, tanggal 1 Juli 1981 Nomor: 0121/l/13.l/l.81 dengan nama SMEA YPKK SLEMAN bergabung dengan SMA Sulaiman di Jl. Magelang Wadas Tridadi Sleman. Perintis berdirinya SMK YPKK 2 SLEMAN adalah Bapak H.Abdul Mukti Djohary (Alm), Bapak Suradi,B.A (Alm), Bapak Drs. Tumbarjo Purwo Suparjo, ketigannya adalah guru SMEA IV temple pada waktu itu. SMK YPKK 2 SLEMAN didirikan oleh Yayasan Pendidikan Kejuruan dan Keterampilan Yogyakarta, dengan akte notaries No.75 tanggal 25 Agustus 1980 yang beralamat sekarang di Jl. Wates Km, 4,5 Banyuraden Gamping Sleman. Selama 9 tahun SMEA YPKK SLEMAN berpindah-pindah tempat dari tempat satu ketempat yang lain. Tahun 1981 dengan jumlah siswa 29 bergabung dengan SMA Sulaiman sampai dengan tahun 1984 masuk siang, tahun 1985 s.d tahun 1987 pindah di SMEA Negeri IV Tempel masuk siang, tahun 1988 s.d 1990 pindah lagi di SMP PGRI Sleman, dan baru pada tahun 1990 menempati gedung baru bertingkat 3 milik sendiri yang dibangun diatas tanah kas Desa Tridadi, Kec. Sleman, Kab. Sleman di Jalan Magelang Wadas Tridadi Sleman sampai sekarang dengan jumlah siswa yang semakin meningkat jumlahnya dilengkapi dengan identitas, fasilitas serta sarana prasarana yang memadahi. Bapak H.Abdul Mukti Djohary (Alm) telah mengabdi dari sejak berdirinya SMK YPKK 2 SLEMAN sampai dengan bulan Desember 2002, pada masa kepemimpinan beliau sekolah berkembang pesat dan terkenal dengan cara beliau dengan menanamkan rasa disipin yang cukup tinggi kepada anak didiknya. Pada bulan Desember 2002 SMK YPKK 2 SLEMAN di pimpin oleh Dra. Rubiyati sampai
masa jabatan beliau habis dan mulai tahun 2011 SMK YPKK 2 SLEMAN dipimpin oleh Drs. Ircham Rosyidi.
3.2
Visi dan Misi
3.1.1. Visi Terwujudnya lulusan yang mandiri dan handal untuk mampu bersaing di era globalisasi dengan berlandaskan budaya bangsa. 3.1.2. Misi 1.
Menyelenggarakan Pendidikan dan Latihan (Diklat) dengan berbasis kompetensi.
2.
Mengembangkan potensi dari peserta Diklat secara optimal.
3.
Mengembangkan pola/cara berfikir rasional, efisien dan futuristie.
4.
Membangun jaringan/networking yang efektif dengan Dunia Usaha/Dunia Industri serta Lembaga Pengerah Tenaga Kerja.
5.
3.3
Menyelenggarakan kegiatan kewirausahaan
Tujuan 1.
Meningkatkan perolehan nilai dalam ujian nasional.
2.
Meningkatkan kwalitas uji kompetensi produktif.
3.
Meningkatkan ketrampilan peserta Diklat.
4.
Meningkatkan kemandirian peserta Diklat.
5.
Meningkatkan efektifitas Praktek Kerja industri.
6.
Meningkatkan rekruitmen lulusan di Dunia Kerja/Institusi Pasangan.
7.
Meningkatkan jalinan kerja dengan praktisi bisnis.
8.
Menciptakan iklim berwirausaha
3.4
Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sekolah
3.5
Flowchart
Mencatat Data Siswa
Mencatat Data Kelas
Mencatat Data Biaya
Mencatat Data Transaksi Pembayaran
Data Siswa
Data Kelas
Data Biaya
Nota Transaksi Pembayaran
Membuat Laporan Data Siswa
Membuat Laporan Data Kelas
Membuat Laporan Data Biaya
Membuat Laporan Data Transaksi
Laporan Siswa
Laporan Kelas
Laporan Biaya
Laporan Transaksi Pembayaran
Gambar 3.2 Flowchart sistem yang sedang berjalan
4.
PEMBAHASAN
4.1.
Sistem yang diusulkan Admin
Siswa
Kelas
Jurusan
Detail Pemb. SPP
Biaya SPP
Biaya Sarpras
Pembayaran SPP
Pembayaran Sarpras
Input Data Admin
Input Data Siswa
Input Data Kelas
Input Data Jurusan
Input Data Detail Pemb. SPP
Input Data Biaya Spp
Input Data Biaya Sarpras
Input Pembyrn SPP
Input Pembyrn Sarpras
Proses Admin
Proses Siswa
Proses Kelas
Proses Jurusan
ProsesDetail Pemb. SPP
Proses Biaya SPP
Proses Biaya Sarpras
Prose Pembayaran SPP
Proses Pembayaran Sarpras
Admin
Siswa
Kelas
Jurusan
Detail Pemb. SPP
Biaya SPP
Biaya Sarpras
Pembay aran SPP
Pembay aran Sarpras
Proses Cetak Admin
Proses Cetak Siswa
Proses Cetak Kelas
Proses Cetak Jurusan
Proses Cetak Detail Pemb. SPP
Proses Cetak Biaya SPP
Proses Cetak Biaya Sarpras
Proses Cetak Pembayaran SPP
Proses Cetak Pembayaran Sarpras
Laporan Data Admin
Laporan Data Siswa
Laporan Data Kelas
Laporan Data Jurusan
Laporan Detail Pemb. SPP
Laporan Data Biaya SPP
Gambar 4.1Flowchart Yang Diusulkan
Laporan Data Biaya Sarpras
Laporan Pembayaran SPP
Laporan Pembayaran Sarpras
4.2.
Data Flow Diagram a.
Data Flow Diagram Contex Diagram Data Pembayaran SPP Data Detail Pembayaran SPP Data Pembayaran Sarpras
Admin Data Admin Data Siswa Data Kelas Data Jurusan Data Biaya SPP Data Biaya Sarpras
Kepala Sekolah
Menerima Data Admin Menerima Data Siswa Menerima Data Kelas Menerima Data Jurusan Menerima Data Biaya SPP Menerima Data Biaya Sarpras
0 Sistem Informasi Administrasi Keuangan
Menerima Data PembayaranSPP Menerima Data DetailPembayaranSPP Menerima Data Pembayaran Sarpras
Laporan Data Admin Laporan Data Siswa Laporan Data Kelas Laporan Data Jurusan Laporan Data Biaya SPP Laporan Data Biaya Sarpras Laporan Pembayaran SPP Laporan Detail Pembayaran SPP Laporan Pembayaran Sarpras
Bendahara
Gambar 4.2 Data Flow Diagram (DFD) Contex Diagram
b.
Data Flow Diagram Level 1 Data Siswa
1
Siswa
Data Kelas Kelas
Admin
Entry Data
Entry Data Master
Data Jurusan Jurusan Data SPP Data Sarana Prasarana
SPP Sarana dan Prasarana
2 Entry Data Pembayaran (Uang Masuk)
Data SPP Bulanan SPP
Pembayaran
Data SarPras Tahunan Sarana Prasarana
3 Data SPP Bulanan Laporan Pembayaran SPP
Laporan
Data SarPras Tahunan
Laporan Data Siswa Laporan SPP Laporan Sarana Prasarana Laporan Tunggakkan
Kepala Sekolah
Gambar 4.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 1
c.
Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Untuk Proses Admin
Input Data Siswa
1.1 Simpan Data Siswa
Data Siswa
Pengaturan Data Siswa
Input Data Kelas
1.2 Simpan Data Kelas Pengaturan Data Kelas
Input Data Jurusan
1.3 Simpan Data Jurusan
Admin
Data Kelas
Pengaturan Data Jurusan
Data Jurusan
1.4 Input Data SPP
Simpan Data SPP Pengaturan Data SPP
1.5 Input Data Sarana Prasarana
Data SPP
Simpan Data Sarana Prasarana
Pengaturan Data Sarana Prasarana
Data Sarana Prasarana
Gambar 4.4 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Untuk Proses Admin
d.
Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Untuk Proses Pembayaran
2.1 Simpan Data Pembayaran SPP
Input Data Pembayaran SPP
Data Pembayaran SPP
Pembayaran SPP
Admin 2.2 Input Data Pembayaran Sarana Prasarana
Pembayaran Sarana Prasarana
Simpan Data Pembayaran Sarana Prasarana
Data Pembayaran Sarana Prasarana
Gambar 4.5Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Untuk Proses Pembayaran
e.
Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Untuk Proses Kepala Sekolah
Data Siswa
Data Kelas 3.1 Data Jurusan
Cetak Laporan
Laporan Data Siswa Laporan Data Kelas Laporan Data Jurusan Laporan Data SPP Laporan Data Sarana Prasarana
Kepala Sekolah
Data SPP
Data Sarana Prasarana
Gambar 4.6Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Untuk Proses Kepala Sekolah
4.3.
Relasi Antar Tabel
Gambar 4.7 Relasi Antar Tabel
5.
PENUTUP
5.1.
KESIMPILAN Aplikasi ini memiliki kelebihan, antara lain : a. Lebih menghemat waktu dalam proses pengolahan data. b. Sistem baru lebih akurat, relevan, dan tepat waktu dalam penyampaian laporan. c.
Sistem baru lebih menghemat biaya operasional.
d. Sistem baru lebih aman dan terhindar dari adanya kerusakan dan kehilangan data. e. Sistem baru memberikan pelayanan yang lebih cepat
Selain memiliki kelebihan, sistem baru juga memiliki kelemahan yaitu pada sistem penggajian karyawan,data siswa yang menerima beasiswa dan laporan neraca administrasi keuangan sekolah.
5.2.
SARAN Penulis menyampaikan saran kepada kepala sekolah di SMK YPKK 2
SLEMAN Yogyakarta sebagai berikut : 1. Untuk penelitian ke depannya diharapkan diperbaiki lagi, khususnya untuk data siswa yang mendapatkan beasiswa, laporan neraca administrasi keuangan siswa di cantumkan. 2. Sebaiknya dibuatkan file duplikat (back up), untuk menghindari kerusakan atau hilangnya data. 3. Untuk menghindari kerusakan dan demi kelancaran proses komputerisasi harus dilakukan perawatan dan pemeliharaan terhadap perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software).
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Arief, M.Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan TransactSQL dengan Microsofft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi. Kusrini, M. Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi.
Pramono, Djoko. 1999. Mudah Menguasai Visual Basic 6. Jakarta: PT.Elex Media Komputindo. Satainger,John w.et-al.2010.Systems Analysis and Design in a Changing World,Fourth Edition(Chapter 6, The Traditional Approach to Requirements).Connecticat:Course Technology. Sunyoto, Andi.2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.Yogyakarta: Andi. Agung.2009.Keistimewaan Visual Basic 6.0.<:>.http://catatanagung.blogspot.com/2009/07/keistimewaan-visual-basic60.html.di akses tanggal 5 februari 2013.
