PEMBUATAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI BERBASIS DESKTOP PADA BIMBINGAN BELAJAR CITRA BAGUS GRUP SLEMAN
Naskah Publikasi
diajukan oleh: Ana Wati Ndarbeni 09.12.4241
kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2013
DEVELOPING ADMINISTRATION INFORMATION SISTEMS BASED ON DESKTOP AT CITRA BAGUS GROUP LEARNING MENTORING SLEMAN
PEMBUATAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI BERBASIS DESKTOP PADA BIMBINGAN BELAJAR CITRA BAGUS GRUP SLEMAN
Ana Wati Ndarbeni Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
The rapid advances in technology make the very tight competition among the companies in various fields. The role of technology in education and influential information. With the information technology can simplify and speed in carrying out administrative activities. One of the goals of making the information system is to facilitate the presentation of data processing and accelerate information when needed. Tutoring Citra Bagus Grup is a tutoring agencies engaged in education. In the administrative processing of the students Citra Bagus Grup has been using computer technology, but is still limited to the use of Microsoft Word and Microsoft Excel, and still there are a few records using the book (written manually). It is felt by the Citra Bagus Grup is slower and less effective. The risk of error is quite large. From the research, the authors concluded to provide a solution in the form of administrative information systems making use database management so that the information stored easily and quickly searchable. That would result in better service. software used in the manufacture of the system is Netbeans 6.9.1 and MySQL. Keywords: administrative, administrative information systems
1. Pendahuluan Saat ini teknologi dan informasi setiap detiknya mengalami perkembangan. Setiap detiknya teknologi dan informasi semakin canggih. Pesatnya kemajuan teknologi membuat persaingan semakin sangat ketat diantara perusahaanperusahaan diberbagai bidang. Dalam bidang pendidikanpun peran teknologi dan informasi sangat berpengaruh. Untuk dapat bertahan dibutuhkan suatu sistem yang dapat
mengelola
dan
mengatur
data-data
dan
informasi
tersebut
yang
terkomputerisasi. Dengan adanya perkembangan teknologi ini, administrasi yang semula menggunakan cara manual, mengalami perkembangan dengan digantikannya menggunakan sistem yang terkomputerisasi dengan membangun suatu sistem informasi. Dengan adanya hal ini dapat mempermudah dan mempercepat dalam melaksanakan
kegiatan
administrasi.
Adanya
sistem
informasi
yang
terkomputerisasi data dapat diolah menjadi informasi yang tepat, akurat, sehingga dapat digunakan untuk membantu mengambil keputusan oleh pimpinan dan untuk mengukur apakah sejauh mana tujuan perusahaan telah tercapai. Bimbingan belajar Citra Bagus Grup merupakan sebuah lembaga bimbingan belajar yang bergerak dibidang pendidikan. Bimbingan belajar memberikan bimbingan belajar dari kelas I sekolah dasar (SD) hingga kelas XII sekolah menengah atas/kejuruan (SMA/ SMK). Dalam pengolahan administrasi siswa-siswa Citra Bagus Grup telah menggunakan teknologi komputer, namun masih terbatas pada penggunaan Microsoft word dan Microsoft excel, dan masih ada beberapa pencatatan menggunakan buku (ditulis secara manual). Hal ini dirasakan oleh pihak Citra Bagus Grup masih lambat dan kurang efektif. Resiko kesalahan pun cukup besar, dikarenakan kekurang teletian. Berdasarkan permasalahan di atas, penulis menjadikan permasalahan tersebut dengan judul “ Pembuatan Sistem Informasi Administrasi Berbasis Dekstop pada Bimbinga Belajar Citra Bagus Grup, Sleman”
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1
Pengertian Sistem Menurut M.J Alexander dalam buku Information System Analysis: Theory and Application, sistem merupakan suatu group dari elemenelemen baik yang berbentuk fisik maupun non-fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi
bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau lebih tujuan, sasaran atau akhir dari sebuah sistem.
2.1.2
Konsep Dasar Informasi Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System:
Cnceptual
Foundations,
Structures,
and
Development
menyebutkan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan. 2.1.3
Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut
sesuai
pengolahan
instruksi,
informasi
dan
sering
mengeluarkan membutuhkan
hasilnya. data
yang
Fungsi telah
dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, kerena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi, dengan demikian kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya. 2.1.4
Pengertian Sistem Informasi Administrasi Sistem Informasi administrasi adalah suatu sistem yang dibuat manusia guna mengolah data menjadi informasi yang dibutuhkan secara terkomputerisasi yang terdiri dari serangkaian kegiatan guna mencapai tujuan yang diinginkan.
2.2 Metode Pengembangan sistem Informasi 2.2.1
Metode Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan Model Waterfall Waterfall pertama kali diperkenalkan oleh Winston Royce tahun 1970. Waterfall merupakan model klasik yang sederhana dengan aliran sistem yang linier. Output dari setiap tahap merupakan input bagi tahap berikutnya.
2.3 Konsep Arsitektur Sistem 1) Stand alone (one tier) Pada arsitektur ini semua pemrosesan dilakukan pada mainframe. Kode aplikasi, data dan semua komponen sistem ditempatkan dan dijalankan pada host. 2) Client/Server (two tier) Client/server adalah tipikal sebuah aplikasi two-tier dengan banyak client dan sebuah server yang dihubungkan melalui sebuah jaringan.
3) Three Tier/ Multi Tier Model ini dikembangkan untuk menjawab keterbatasan pada arsitertur client/server. Dalam model ini, pemrosesan disebarkan di dalam tiga lapisan (atau lebih jika diterapkan arsitektur multitier). 2.4 Konsep Dasar Analisis Sistem 2.4.1
Definisi Analisis sistem Analisis sistem adalah sebuah istilah yang kolektif mendeskripsikan fase-fase pengembangan sistem. Analisis sisstem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan
mempelajari
seberapa
basus
bagian-bagian
komponen
tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. 2.4.2
Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja,
informasi,
ekonomi,
keamanan
aplikasim
efisiensi
dan
pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy, control, efisiency dan service). 2.4.3
Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem dibagi ke dalam dua jenis yaitu sebagai berikut: 1) Kebutuhan fungsional 2) Kebutuhan Nonfungsional
2.5 Konsep Pemodelan Sistem 2.5.1
Flowchart Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika.
2.5.2
Data Flow Diagram (DFD) DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur ( structured Analysis and design).
2.6 Konsep Dasar Basis Data 2.6.1
Teknik Perancangan Basis Data 2.6.1.1 Normalisasi Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan criteria standar untuk meng hasilkan struktur tabel yang normal.
2.7 Perangkat Lunak yang Digunakan 2.7.1
MySQL MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (Database Management System atau DBMS) yang multithread, multi-user.
2.7.2
Netbeans 6.9.1 NetBeans IDE adalah IDE open source yang ditulis sepenuhnya dengan bahasa pemrograman Java menggunakan platform NetBeans.
2.7.3
XAMPP XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program.
2.8 Tinjauan Umum 2.8.1
Sejarah Pendirian Citra Bagus Grup Bimbingan belajar Citra Bagus Grup beralamat di Ds. Kronggahan II RT 05, RW 08, Kel. Trihanggo, Kec. Gamping, Kab. Sleman. Direktur dari bimbingan belajar ini adalah Pak Anton. Beliau mendirikan lembaga ini dengan tujuan awal untuk membantu siswa-siswa yang kurang mampu untuk dapat menikmati pendidikan tambahan dengan mengikuti bimbingan belajar. Dengan pengalaman dan latar belakang pendidikan yang telah dimiliki Pak Anton dan dibantu oleh istri beliau yang bernama Bu Erma diputuskan pada tahun 2008 untuk memdirikan Lembaga Belajar Citra Bagus Grup. Nama tersebut diambil dari penggabungan kedua putra-puti beliau. Slogan dari Citra Bagus Grup adalah “ Langkah Tepat Berprestasi”. Tercatat pertanggal 14 Juni 2012 hingga 25 September 2012 terdapat 415siswa yang mengikuti bimbingan belajar di Citra Bagus Grup. Dan telah banyak pula siswa yang telah diluluskan.
3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis Sistem 3.1.1
Identifikasi Masalah Pada sistem yang sedang berjalan sekarang dirasakan belum maksimal, dari penelitian yang dilakukan penulis menemukan beberapa masalah yang terdapat pada sistem tersebut, antara lain sebagai berikut:
1) Proses pengolahan data dan penyajian informasi membutuhkan proses yang cukup lama. Ketika seseorang membutuhkan informasi dibutuhkan waktu lama untuk mencari informasi tersebut. 2) Sistem lama yang hanya dibuat seadanya saja, membuat orang lain sulit untuk memahaminya. 3) Bentuk laporan yang masih kurang lengkap, tidak terurut dan tidak rapih.
3.1.2
Analisis Kelemahan Sistem 3.1.2.1 Analisis PIECES 1) Analisis Kinerja (Performance)
Parameter Throughput
Respone time
Ssistem Lama Pelayanan
Sistem Baru
pembayaran
Pelayanan
pembayaran
dibutuhkan waktu ± 5-7 menit dari
hingga
cetak
pencarian
me.mbutuhkan waktu kurang dari 5
data
siswa
dibuku
hingga pembuatan kuitansi.
menit
Setiap
Pencarian
pencarian
1
informasi
1
siswa kuitansi
informasi
hanya
siswa membutuhkan waktu 5-10
memakan waktu kurang dari 3
detik
detik.
2) Analisis Informasi (Information) Parameter Akurat
Ssistem Lama
Sistem Baru
Pencatatan data pada buku, terjadi
Input data pada sistem, sehingga
kemungkinan
menghasilkan laporan yang akurat.
salah
penulisan,
sehingga informasi kurang akurat. Relevan
Pembuatan laporan yang seadanya
Penyajian informasi rapih dan data
dan agak sulit dipahami, sehingga
tepat,
sehingga
dapat
dalam
pemahaman
menimbulkan
penafsiran
dan
kesalah
menyebabkan
mempermudah dan
lebih
bermanfaat.
kekeliruan pengambilan keputusan. Tepat waktu Penyajian waktu
laporan
yang
membutuhkan
lama,
mengakibatkan penyampaian laporan.
sehingga
keterlambatan
Penyajian laporan yang diinginkan dapat
dilakukan
dengan
cepat
pada saat laporan dibutuhkan.
3) Analisis Ekonomi (Economy) Sistem Lama
Sistem Baru
Biaya operasional cukup banyak
Terjadi penghematan pada biaya
untuk membeli peralatan tulis dan
operasional,
buku guna mencatat data, juga
mengurangi
dibutuhkan waktu dan tenaga cukup
kertas, buku dan alat tulis.
Parameter Biaya
karena pada
dapat
menggunaan
banyak.
4) Analisis Keamanan (Control) Parameter Hak akses
Sistem Baru
Sistem Lama Tidak terdapat perlindungan atas
Keamanan
sistem
dan
data
data dan informasi karena
terjamin,
karena
pencatatan menggunakan buku dan
username dan password untuk
rekap data pada Ms. Excel dan Ms.
dapat membuka sistem.
terdapat
Word tidak dilindungi dengan password.
5) Analisis Efisiensi (Eficiency) Parameter
Sistem Baru
Sistem Lama
Sumber daya
Terjadi
pemborosan
waktu,
Sistem
mudah
digunakan,
yang digunakan
biaya dan tenaga, dikarenakan
sehingga tidak dibutuhkan banyak
pencatatan harus dilakukan dua
waktu dalam mempelajari sistem
kali yaitu pada buku dan juga
baru. Back-up dapat dilakukan
pada Ms. Excel.
dengan mudah sehingga tidak memerlukan banyak waktu.
6) Analisis Layanan (Service) Parameter Layanan
Sistem Baru
Sistem Lama Pemberian kurang
informasi
cepat
saat
yang
Berkurangnya
suatu
pelayanan
antrian
pembayaran,
dalam karena
informasi dibutuhkan, sehingga
sistem terkomputerisasi sehingga
menimbulkan antrian dengan
proses lebih cepat.
waktu tunggu pelayanan yang tidak sebentar.
3.1.3
Analisis Kebutuhan Sistem 3.1.3.1 Kebutuhan Fungsional 1) Pendataan siswa. 2) Pembayaran siswa. 3) Pengguna
dapat
melakukan
pengolahan,
perubahan,
penambahan, penghapusan, menampilkan data kelas, biaya, pengguna (user), bonus, program. 4) Sistem dapat melakukan cetak laporan. 3.1.3.2 Kebuthan Non-Fungsional 1) Perangkat Keras (Hardware) 2) Perangkat Lunak (Software) 3) Perangkat Manusia (Brainware) 3.1.4
Analisis Kelayakan 3.1.4.1 Kelayakan Teknis Sistem informasi administrasi ini sangat layak karena teknologi yang dibutuhkan telah dimiliki oleh lembaga bimbingan belajar Citra Bagus Grup. 3.1.4.2 Kelayakan Hukum Kelayakan dari segi hukum, sistem informasi administrasi ini telah memenuhi peraturan dan tidak melanyalahi hukum yang berlaku, karena software yang digunakan bersifat legal dan open source. 3.1.4.3 Kelayakan Operasional Dilihat dari fasilitas yang telah ada, maka besar kemungkinan fungsi-fungsi dari sistem baru akan terlaksana dengan baik dan dapat menangani masalah-masalah yang ada. 3.1.4.4 Kelayakan Ekonomi Aspek yang paling dominan dari aspek kelayakan yang lain adalah kelayakan ekonomi. Tak dapat disangkal lagi motivasi pengembangan
sistem
informasi pada
organisasi adalah motif keuntungan.
3.2 Perancangan Sistem 3.2.1
Data Flow Diagram(DFD) Diagram Konteks
perusahaan atau
Masukan : Login admin (username&password) Data siswa Data kelas Data bonus Data biaya Data pembayaran Data admin Data kuitansi Data administrasi
Admin
0 Sistem Informasi administrasi
Informasi : Infr. Login admin Infr.dt. Siswa Infr.dt. kelas Infr.dt. Program Infr.dt. bonus Infr.dt.Biaya Infr.dt.pembayaran Infr.dt.admin Infr.dt.kuitansi Infr.dt.administrasi Lap.administrasi Lap.siswa
Lap. Administrasi Lap. Siswa
Pimpinan
Lap. kuitansi
Siswa
4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi Tahap
implementasi
sistem
(system
implementation)
merupakan
tahap
meletakan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis kode program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi. 4.2 Uji Coba Sistem 1) Black box testing No
1.
2.
3.
4.
Nama Form
Form Login
Form Utama
Menu Input Data
Menu Olah Data
Hal yang dites
Hasil Tes
Proses input username dan password
OK
Proses login/ masuk sistem dan keluar
OK
Sub menu Input Data
OK
Sub menu Olah Data
OK
Sub menu Laporan
OK
Form Siswa
OK
Form Kelas
OK
Form Bonus
OK
Form Jenis Biaya
OK
Form Jenis Pembayaran
OK
Form Admin
OK
Form Kuitansi
OK
5.
Menu Laporan
Form Siswa
7.
Form Kelas
8.
Form Bonus
9.
Form Jenis Biaya
10.
OK
Laporan Data Siswa
OK
Laporan Kuitansi
OK
Laporan Data Administrasi
OK
Proses input data siswa, simpan data, tambah data,
6.
Form
Form Administrasi
edit data, hapus data dan keluar dari form. Proses input data kelas, simpan data, tambah data, edit data, hapus data dan keluar dari form. Proses input data bonus, simpan data, tambah data, edit data, hapus data dan keluar dari form. Proses input data jenis biaya, simpan data, tambah data, edit data, hapus data dan keluar dari form.
Jenis
Pembayaran
OK
OK
OK
OK
Proses input data jenis pembayaran, simpan data, tambah data, edit data, hapus data dan keluar dari
OK
form. Proses input data admin, simpan data, tambah data,
11.
Form Admin
12.
Form Kuitansi
13.
Form Administrasi
edit data, hapus data dan keluar dari form. Proses input data kuitansi, simpan data, tambah data, hapus data, cetak data dan keluar dari form. Proses olah data, simpan data, cetak data dan keluar dari form
OK
OK
OK
2) White box testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis
apakah
ada
kesalahan
atau
tidak.
Jika
terdapat
ketidaksesuaian, maka akan dicek baris-baris program dan satu per satu diperbaiki, kemudian di-compile ulang. Contoh pengujian white box testing sebagai berikut: -
Ketika program dijalankan kemudian masuk pada form kelas, program berhenti dan muncul kotak dialog peringatan kesalahan seperti pada gambar berikut:
4.3 Manual Program 1) Form Login
2) Form Utama
4.4 Manual Instalasi 1) Instalasi XAMPP 2) Instalasi JDK dan JRE 3) Instalasi Sistem Informasi Administrasi Citra Bagus Grup 4.5 Pemeliharaan Sistem
Pemeliharaan sistem diperlukan guna menjaga sistem agar tetap dalam keadaan baik dan tidak ada masalah. Pemelihaan sistem meliputi pemeliharaan hardware dan software. a) Pemeliharaan Hardware Pemeliharaan hardware meliputi pemeliharaan komputer dan printer. Pemeliharaan ini bertujuan untuk menjaga hardware agar tidak mengalami kerusakan, pemeliharaan hardware dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: -
Pastikan arus listrik yang digunakan dalam keadaan stabil.
-
Gunakan power supply untuk mencegah kerusakan saat listrik tiba-tiba padam.
-
Selalu memastikan CPU dalam keadaan tertutup.
-
Lakukan pembersihan komputer dan printer dari debu secara rutin.
-
Gunakan komputer sesuai dengan kemampuannya, bila berlebihan komputer akan bekerja sangat keras dan ini mengakibatkan komputer mudah rusak.
-
Hidupkan printer minimal 2 hari sekali walaupun printer tidak digunakan selama 2-3 menit untuk menjaga agar head printer tetap dalam keadaan basah.
-
Gunakan tinta yang sesuai dengan merk printer yang dimiliki.
b) Pemeliharaan Software Pemeliharaan software ini dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: -
Buatlah backup database Backup database bertujuan untuk mencegah apabila database mengalami kerusakan. Lakukan backup database secara berkala. Untuk mencegah kehilangan data lakukan penyimpanan di tempat lain.
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan pada sistem yang berjalan di bimbingan belajar CITRA BAGUS GRUP dapat disimpulkan, yaitu: 1. Pengolahan data pada Citra Bagus Grup masih menggunakan cara pencatatan pada buku besar dan juga pada Microsoft Word dan Microsoft Excel sehingga memakan banyak waktu. 2. Proses yang lama pada sistem yang berjalan menjadikan keterlambatan dalam penyajian informasi, seperti pembuatan dan penyajian laporan.
Penggunaan sistem baru pada bimbingan belajar CITRA BAGUS GRUP dapat membantu: 1. Penerapan sistem baru secara terkomputerisasi dan menggunakan manajemen basis data menghasikan penyajian informasi yang cepat, tepat dan akurat. 2. Keamanan data terjamin karena untuk menggunakan sistem baru harus memasukan username dan password, sehingga informasi aman dan terlindungi dari orang-orang yang tidak berkepentingan. Backup data dilakukan dengan mudah. 3. Waktu yang diperlukan untuk pengolahan data, pencarian data dan pembuatan laporan lebih cepat, sehingga menghemat waktu. 4. Berkurangnya resiko kemungkinan terjadinya kesalahan, karena sistem telah terkomputerisasi.
5.2 Saran Dari kesimpulan di atas, adapun saran-saran untuk perbaikan terhadap kinerja dan pelayan pada bimbingan belajar CITRA BAGUS GRUP adalah sebagai berikut: 1. Untuk memperbaiki kinerja dan pelayanan yang lebih baik, sehingga menghasilkan informasi yang sesuai dengan yang diharapkan sebaiknya bimbingan belajar CITRA BAGUS GRUP mengganti sistem lama dengan sistem baru. 2. Untuk menerapkan Sistem Informasi Administrasi ini dibutuhkan pelatihan personil terlebih dahulu yang akan telibat dalam penggunaan Sistem Informasi Administrasi ini.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Herlambang Moch. Linto. Arsitektur Aplikasi Client Server. http://lintoherlambang.com/arsitektur-aplikasi-client-server.html, diakses tanggal 19 Agustus 2012. Java. http://id.wikipedia.org/wiki/Java, diakses tanggal 19 Agustus 2012. Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis & Desain Informasi Pendekatan Terstruktur Terori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Kristanto, Andri. 2004. Rekayasa Perangkat Lunak (Konsep Dasar). Yogyakarta: Graha Media. Kusrini, M.Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Sejarah Netbeans. http://javastudy.wordpress.com/2007/11/25/sejarah-netbeans, diakses tanggal 19 Agustus 2012. Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi (Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi). Yogyakarta: Graha Ilmu. XAMPP. http://id.wikipedia.org/wiki/XAMPP, diakses tanggal 19 Agustus 2012. Yulianti Lia, S.Pd. 2009. Definisi/ Pengertian Administrasi. http://gurulia.wordpress.com/2009/04/08/definisipengertian-administrasi, diakses tanggal 25 September 2012.
