SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN KEUANGAN SEKOLAH PADA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) PGRI 1 PACITAN NASKAH PUBLIKASI
SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Pada Jenjang Strata Satu Program Teknik Informatika Universitas Surakarta
Disusun Oleh: Nama
: NURITA WULANSARI NIM
Pembimbing 1 Pembimbing 2
: 200922448
: Bambang Eka Purnama, M.Kom : Indah Uly Wardati, S.Kom
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMATIKA UNIVERSITAS SURAKARTA 2013
1
2
3
4
SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN KEUANGAN SEKOLAH PADA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) PGRI 1 PACITAN Nurita Wulansari 1) Bambang Eka Purnama, M.Kom 2) Indah Uly Wardati, S.Kom3)
[email protected]
Abstract: Financial management in schools is a very important part for any activity that is in school would have financial need for the smooth operation of the school. At the Vocational School ( SMK ) PGRI 1 Pacitan one of the problems that occur are recording errors in the data management process especially the financial part that has not been computerized since still using conventional recording , that the officer was recorded every student payment recapitulation into a ledger or cash book. This research aims to design and build the Financial Management Information Systems in the School of Vocational School ( SMK ) PGRI 1 Pacitan to be more flexible and dynamic as well as minimize the errors in inputting data and optimize storage and data security . Resulting in Financial Management Information Systems School of wellorganized and helped finance officers in the processing of financial data. This study will also outline the products produced at each stage of the analysis. Financial Management Information System School conducted a complete and detailed. The author of the research methods to solve a variety of problems that occur are observation, interviews, documentation, literature, system analysis, system design, testing, and implementation of the system, in order to produce a better change in the existing system. We hope this research can assist and facilitate the user in the process of processing the financial management of school finances in order can be processed effectively and efficiently. So that financial data can be realized with both and can generate accurate calculations. Keywords: Information Systems, Financial Management. Abstraksi: Pengelolaan keuangan di sekolah merupakan bagian yang sangat penting karena setiap kegiatan yang ada di sekolah pasti akan membutuhkan keuangan demi kelancaran kegiatan sekolah. Pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan salah satu permasalahan yang terjadi yaitu kesalahan pencatatan dalam proses pengelolaan data khususnya bagian keuangan yang belum terkomputerisasi karena masih menggunakan pencatatan secara konvensional, yang mana petugas masih mencatat setiap rekapitulasi pembayaran siswa ke dalam sebuah buku besar atau buku kas. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Sekolah di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan supaya lebih fleksibel dan dinamis serta meminimalisasi adanya kesalahan dalam penginputan dan penyimpanan data serta mengoptimalkan keamanan data. Sehingga menghasilkan Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Sekolah yang tertata baik dan membantu petugas keuangan dalam proses pengolahan data keuangan. Penelitian ini juga akan menguraikan produk-produk yang dihasilkan pada masingmasing tahap analisis. Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Sekolah dilakukan secara lengkap dan terperinci. Adapun metode penelitian penulis untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang terjadi adalah observasi, wawancara, dokumentasi, kepustakaan, analisis sistem, perancangan sistem, uji coba, dan implementasi sistem, supaya menghasilkan perubahan yang lebih baik pada sistem yang telah ada. Diharapkan hasil penelitian ini dapat membantu dan mempermudah pengguna dalam melakukan proses pengolahan keuangan sekolah agar pengelolaan keuangan
5
dapat diolah secara efektif dan efisien. Sehingga data keuangan dapat terealisasikan dengan baik dan dapat menghasilkan perhitungan yang akurat. Kata Kunci : Sistem Informasi, Pengelolaan Keuangan.
1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan dunia teknologi pada saat ini memberikan pengaruh yang besar terhadap perkembangan sistem informasi. Sistem informasi pun akan terus berkembang seiring dengan kemajuan teknologi untuk memenuhi kebutuhan bagi penggunanya. Salah satu hal yang ingin dikembangkan untuk mewujudkan kemajuan tersebut adalah meningkatkan perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 pacitan. Sekolah merupakan salah satu sarana organisasi / lembaga yang dirancang untuk memberikan pelayanan pengajaran kepada masyarakat dalam bidang pendidikan dibawah pengawasan guru. Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan merupakan salah satu sekolah yang masih diminati di Kabupaten Pacitan, sebagai sarana untuk menuntut ilmu dan memperluas pengetahuan. Di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan ini ingin mewujudkan suatu proses pengembangan teknologi yang semula konvensional menjadi terkomputerisasi untuk meningkatkan kualitas dan mutu. Setiap kegiatan di sekolah perlu diatur agar kegiatan berjalan tertib, lancar, efektif dan efisien. Kegiatan di sekolah yang sangat kompleks membutuhkan pengaturan yang baik, begitu pula dengan pengelolaan keuangan di sekolah. Pengelolaan keuangan di sekolah merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting, karena setiap kegiatan yang dilakukan disekolah pasti membutuhkan manajemen keuangan. Akan tetapi saat ini Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)
PGRI 1 Pacitan masih menggunakan cara yang konvensional untuk mengolah data, yakni pengelolaan keuangan sekolah dimana ketika siswa selesai membayar, pada akhir periode tertentu petugas masih merekapitulasi keuangan setiap pembayaran siswa ke dalam pembukuan, sehingga dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk pencarian data dan pembuatan laporan keuangan kepada pimpinan yang selama ini hanya dibuat menggunakan pencatatan secara konvensional. Setelah mempelajari dan mengamati permasalahan yang telah dikemukakan di atas, maka diambil judul penelitian yaitu “Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Sekolah Pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan”. Diharapkan dengan dibuatnya penelitian ini akan mempermudah dan membantu kelancaran kerja petugas sekolah dalam pengolahan dan pembuatan laporan keuangan sekolah. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, dapat diambil rumusan masalah yaitu : 1. Sistem pengelolaan keuangan sekolah pada Sekolah Menengah Kejuruan ( SMK ) PGRI 1 Pacitan saat ini masih konvensional. 2. Rekapitulasi keuangan sekolah belum tertata dengan baik, sehingga dalam pembuatan laporan memerlukan waktu yang cukup lama. 3. Bagaimana membangun Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Sekolah yang sesuai dengan sistem yang diharapkan?
6
1.3 Batasan Masalah Dalam hal ini penulis merasa perlu membatasi masalah yang akan dibahas agar dalam penyusunan laporan tugas akhir ini lebih terarah. Adapun batasan-batasan tersebut antara lain : 1. Sistem ini hanya dikelola oleh admin yang dalam hal ini adalah petugas keuangan yang telah ditentukan oleh sekolah Menengah Kejuruan ( SMK ) PGRI 1 Pacitan. 2. Penelitian ini membahas dan mengolah mengenai penginputan data penerimaan keuangan sekolah dari keseluruhan transaksi pembayaran siswa Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan dan data pengeluaran keuangan beserta laporan keuangan setiap tahun yang dapat diganti menggunakan sistem yang terkomputerisasi dan tidak membahas aliran keuangan di luar sistem. 3. Output yang dihasilkan berupa laporan data penerimaan keuangan dengan rincian data penerimaan pembayaran siswa keseluruhan dan data pengeluaran keuangan sekolah.
maupun rekapitulasi keuangan sekolah. 1.5 Manfaat Penelitian 1. Dapat mempermudah proses pengelolaan keuangan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan. 2 Dapat meminimalisasi adanya kesalahan dalam penginputan data yang dilakukan secara konvensional dan mengoptimalkan keamanan data. 3 Dapat memberikan gambaran penting untuk menyelesaikan permasalahan mengenai pengelolaan keuangan di sekolah. 2. Landasan Teori 2.1. Pengertian Sistem Menurut (Tata Sutabri, S.Kom, MM, 2005:34) “ Sistem merupakan kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. ” 2.2.
Pengertian Informasi Menurut (HM. Jogiyanto, 2005:18) “ Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. ”
2.3.
Pengertian Sistem Informasi Menurut (HM. Jogiyanto, 2005:36) “ Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. “
1.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu : 1. Menyajikan informasi data dan rekapitulasi pembayaran yang tertata baik. 2. Untuk merancang dan membangun Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Sekolah di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan. 3. Menghasilkan Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Sekolah pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan, yang membantu petugas dalam proses pengelolaan data keuangan
7
2.4.
Pengertian Sistem Informasi Keuangan Sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi kepada orang atau kelompok (user) baik di dalam maupun di luar instansi mengenai arus keuangan serta permasalahannya di instansi tersebut. Sistem informasi keuangan merupakan sistem informasi yang digunakan guna mengatur keuangan yang ada dalam organisasi maupun instansi.
2.5.
Java Menurut (Hendra dkk, 2001) “Java adalah bahasa pemrograman yang dapat dijalankan diberbagai perangkat komputer, termasuk pada ponsel atau dengan kata lain bahasa pemrograman yang berorientasi objek (OOP) dan dapat dijalankan pada berbagai platform sistem operasi.
2.6.
Pengertian Netbeans The NetBeans IDE adalah sebuah lingkungan pengembangan sebuah tools untuk programmer menulis, mengompilasi, mencari kesalahan dan menyebarkan program. Netbeans IDE adalah sebuah produk bebas dengan tanpa batasan bagaimana digunakan. NetBeans mengacu pada dua hal, yakni platform untuk pengembangan aplikasi desktop java, dan sebuah Integrated Development Environment (IDE) yang dibangun menggunakan platform NetBeans.
Kajian Pustaka Menurut Eka Prasetya dan Sidik Susilo (2011) telah melakukan penelitian yang berjudul “Membangun Sistem Informasi Administrasi Keuangan Di SMP Muhammadiyah Panjatan Kulon Progo DIY”. Pada penelitian
tersebut sistem yang sedang berjalan masih bersifat manual dimana pencatatan data pembayaran yang dilakukan masih sering terjadi kesalahan (human error), karena pencatatan terkadang dilakukan seadanya. Permasalahan lain yang muncul adalah dalam penyusunan laporan. Permasalahan yang sering dikeluhkan adalah sulitnya mengumpulkan data keuangan yang terpisah-pisah di beberapa buku keuangan. Untuk itu dibutuhkan sebuah sistem yang mampu mengatasi permasalahan tersebut sehingga pengelolaan lebih maksimal. Menurut Wuri Dariyati (2011) juga telah melakukan penelitian dengan judul “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Keuangan Pada SMK Negeri 1 Girisubo Gunung Kidul Yogyakarta”. Pada penelitian tersebut dengan berkembangnya teknologi komputer saat ini memungkinkan pengguna dapat mengolah data secara cepat dan akurat, salah satunya adalah pengolahan data dengan menggunakan database sebagai tempat penyimpanan data yang diolah. Proses pengolahan data khususnya bagian keuangan juga belum terkomputerisasi karena masih menggunakan software umum yaitu Microsoft Excel dan juga pencatatan secara manual, yang mana dengan menggunakan Microsoft Excel pengolahan datanya masih kurang efektif dan sering terjadi kesalahan. Jadi dapat disimpulkan bahwa dengan adanya jurnal dan tinjauan pustaka tersebut peneliti akan melakukan penelitian yang sama yaitu membuat sebuah aplikasi yang digunakan untuk proses rekapitulasi keuangan sekolah dan pelaporan pada sebuah instansi, yang nantinya aplikasi ini bisa menampilkan
8
laporan data keuangan keseluruhan sesuai periode tertentu, serta dapat mencari data keuangan dengan cepat dan mudah. 3.
Analisis dan Perancangan Sistem 3.1. Analisis Sistem Analisis sistem merupakan penguraian sistem informasi yang sedang berjalan secara utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan kebaikankebaikannya untuk sistem ini.
Gambar 3.1 Lembar Pencatatan Keuangan Sekolah 3.3.
Perancangan Sistem Diagram Konteks input_datajurusan lap_datajurusan input_datasiswa
0
lap_datasiswa input_datatransaksi lap_datatransaksi input_datapenerimaan lap_datapenerimaan
Petug as_keuang an
SI_KeuanganSekolah
input_datapeng eluaran lap_datapeng eluaran input_lappenerimaan lap_penerimaan input_lappeng eluaran
+
lap_pengeluaran
Gambar 3.5 Diagram Konteks 3.2.
Analisis Masalah DFD Nol Level 1 Kegiatan Pengelolaan Keuangan di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan yang meliputi proses pengolahan data, penyimpanan serta pengelolaan data keuangan, dilakukan masih dengan mencatat keseluruhan pembayaran siswa ke dalam sebuah buku kas dan merekap kembali data tersebut ke dalam buku besar. Untuk laporan keuangan setiap akhir tahun hanya berupa lembaran print out yang dibuat menggunakan software Microsoft Excel. Sehingga dalam penyimpanan data laporan keuangan tersebut masih kurang efektif dan sering terjadi kesalahan serta dokumen-dokumen laporan keuangan tersebut sering hilang apabila tahun ajaran telah berganti. Hal tersebut akan memperlambat pencarian data jika sewaktu-waktu data tersebut diperlukan untuk keperluan lain.
jurus ann
siswaa
trans aksi
penerimaan
peng eluaran
LapPenerimaan
dt_penerimaan
dt_s is wa
LapPeng eluaran
dt_LapPengeluaran dt_lapPenerimaan
dt_jur dt_peng eluaran
3
no_keluar 1
no_terima 2 LapKeuang an dt_trans
DataM aster
DataKeuang an
+ +
+
input_datapeng eluaran lap_datapeng eluaran lap_datajurusan input_datatransaks i
input_datajurusan
lap_datatransaks i
lap_datas is wa Petug as_keuang an
input_datas is wa
input_datapenerimaan lap_datapenerimaan input_lappenerimaan lap_penerimaan input_lappeng eluaran lap_pengeluaran
Gambar 3.6 DFD Nol Level 1 DFD Detil Level 2 Proses Data Master jurus ann
siswaa
dt_jur
dt_s is wa
1
2 no_jur
DataM asterJ urus ann DataM asterSiswaa
lap_datajurusan input_datajurusan
lap_datas is wa
input_datas is wa
Petug as_keuang an
Gambar 3.7 DFD Detil Level 2 Proses Data Master
9
DFD Detil Level 2 Proses Data Keuangan trans aksi
penerimaan
peng eluaran
dt_penerimaan
dt_peng eluaran
Struktur Tabel Tabel Login Nama Field
Type
Ukuran
Keterangan
kd_user
Integer
3
Primary Key
username
Varchar
8
Not null
password
Varchar
7
Not null
dt_trans
2
3
DataKeuang anPenerimaan
DataKeuang anPeng eluaran
1 no_trans DataKeuang anTransaksi
lap_datapenerimaan
Tabel 3.2 Struktur Tabel Login
input_datapenerimaan
input_datatransaks i
input_datapeng eluaran
lap_datatransaks i
Petug as_keuang an
lap_datapeng eluaran
Gambar 3.8 DFD Detil Level 2 Proses Data Keuangan Relasi Tabel
Tabel Jurusan Nama Field
Type
Ukuran
Keterangan
no_jur
Integer
3
Primary Key
program_keahlian
Varchar
35
Not null
kompetensi_keahlian
Varchar
30
Not null
Tabel 3.3 Struktur Tabel Jurusan Tabel Siswa Nama Field
Type
Ukuran
Keterangan
no_siswa
Integer
3
Primary key
program_keahlian
Varchar
35
Not null
kompetensi_keahlian
Varchar
30
Not null
kelas
Varchar
3
Not null
nama_siswa
Varchar
50
Not null
Gambar 3.17 Relasi Antar Tabel
no_induk
Varchar
15
Not null
Kerangka Pemikiran
ttl
Varchar
50
Not null
alamat
Varchar
100
Not null
jns_kel
Varchar
2
Not null
nama_ortu
Varchar
50
Not null
asal_sek
Varchar
50
Not null
Admin
Staff
Pembayaran
Siswa
Tabel 3.4 Struktur Tabel Siswa Tabel Transaksi
Java My SQL
Nama Field
Type
Ukuran
Keterangan
no_trans
Integer
3
Primary key
tgl
Date
8
Not null
no_induk
Varchar
15
Foreign Key
nama_siswa
Varchar
50
Not null
kelas
Varchar
3
Not null
program_keahlian
Varchar
35
Foreign Key
pembayaran
Varchar
100
Not null
total
Float
10
Not null
Software
Sistem Pengelolaan Keuangan Sekolah
Laporan
Notebook
Print
PC
Laptop
Gambar 3.4 Kerangka Pemikiran
Tabel 3.5 Struktur Tabel Transaksi
10
Tabel Penerimaan
Tampilan Halaman Utama
Nama Field
Type
Ukuran
Keterangan
no_terima
Integer
4
Primary Key
tgl
Date
8
Not null
program_anggaran
Varchar
50
Not null
biaya
Integer
10
Not null
sumber
Varchar
6
Not null
volume
Integer
3
Not null
satuan
Integer
2
Not null
total
Float
10
Not null
penyusutan
Integer
10
Not nul
jumlah
Float
10
Not null
BDH
Integer
10
Not null
BDRKB
Integer
10
Not null
jml_kelola
Float
10
Not null
Tabel 3.6 Struktur Tabel Penerimaan Tabel Pengeluaran Nama Field
Type
Ukuran
Keterangan
no_keluar
Integer
3
Primary Key
tanggal
Date
8
Not null
standar
Varchar
50
Not null
program_kegiatan
Varchar
100
Not null
volume
Integer
3
Not null
satuan
Varchar
20
Not null
biaya
Integer
10
Nott null
jumlah
Float
10
Not null
sumber
Varchar
6
Not nul
jml_sd
Float
10
Not null
Gambar 4.2 Tampilan Form Halaman Utama Tampilan Halaman Menu
Gambar 4.3 Tampilan Halaman Menu Tampilan Laporan
Halaman
Menu
Gambar 4.4 Tampilan Halaman Menu Laporan Form Data Jurusan
Tabel 3.7 Struktur Tabel Pengeluaran 4.
Implementasi Sistem Form Login
Gambar 4.5 Form Data Jurusan Form Data Siswa
Gambar 4.1 Tampilan Form Login
Gambar 4.6 Form Data Siswa
11
Form Data Transaksi
Gambar 4.7 Form Data Transaksi
5. Penutup 5.1. Kesimpulan Berdasarkan uraian laporan hasil penelitian yang telah disampaikan mengenai Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Sekolah Pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan, praktikan mengambil kesimpulan sebagai berikut :
Form Data Penerimaan 1. Dengan adanya Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan, diharapkan bisa memberikan gambaran kepada pihak sekolah tentang peran teknologi informasi. 2. Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Sekolah dapat membantu dalam pengolahan data pembayaran, rekapitulasi laporan keuangan.
Gambar 4.8 Form Data Penerimaan Form Data Pengeluaran
3. Petugas merasa terbantu dengan adanya sistem informasi pengelolaan keuangan tersebut. Gambar 4.9 Form Data Pengeluaran Form Data Laporan Penerimaan
Gambar 4.10 Form Data Laporan Penerimaan Form Data Laporan Pengeluaran
Gambar 4.11 Form Data Laporan Pengeluaran
5.2.
Saran Berdasarkan kesimpulan diatas, berikut ini merupakan beberapa saran yang dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk meningkatkan kualitas kinerja pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan sebagai berikut: 1. Dengan adanya sistem informasi pengelolaan keuangan ini, diharapkan ada upaya pengembangan lebih lanjut menjadi aplikasi sistem informasi pengelolaan keuangan yang lebih sempurna dengan fitur-fitur terbaru yang nantinya akan semakin memudahkan proses pengolahan data-data pembayaran dan rekapitulasi keuangan sekolah. 2. Kepada pihak Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan, seiring dengan kemajuan teknologi
12
diharapkan dapat memperhatikan pengembangan informasi.
lebih sistem
10. Winarno, Surachmad. Metode Penelitian, Bandung : Tarsito. 1995.
Daftar Pustaka 1. Andi, Komputer Semarang. Membangun Aplikasi Bisnis Dengan Netbeans 7. Andi Offset. Yogyakarta. 2012. 2. Dariyati, Wuri. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Keuangan Pada SMK Negeri 1 Girisubo Gunung Kidul Yogyakarta. Yogyakarta: STMIK AMIKOM Yogyakarta. 2011. 3. HM, Jogiyanto. Analisis dan Disain Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta. Andi Offset. 1999. 4. HM, Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi Edisi II. Yogyakarta. Andi Offset. 2005. 5. Huda, Miftakhul, Bunafit Komputer. Membuat Aplikasi Mini/Supermarket dengan Java. Jakarta. Elekmedia Komputindo. 2011. 6. K.Hendra, M.Eri dan R.Nur. Aplikasi Penjualan dengan Program Java Netebeans, Xampp, dan iReport. Jakarta. Elekmedia Komputindo. 2011. 7. Prasetya,Eka dan Susilo,Sidik. Membangun Sistem Informasi Administrasi Keuangan Di SMP Muhammadiyah Panjatan Kulon Progo DIY. Yogyakarta: STMIK AMIKOM Yogyakarta. 2011. 8. Sofyan S. Harahap. Analisa Kritis Atas Laporan Keuangan. 2006. 9. Sutabri, Tata. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta. Andi Offset. 2005.
13
