SISTEM ADMINISTRASI KEUANGAN BANTUAN OPERASIONAL SEKOLAH PADA SD NEGERI 2 KALIJARAN PURBALINGGA
Naskah Publikasi
diajukan oleh Angga Sultoni 07.12.2264
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
SYSTEM OF BOS FINANCIAL ADMINISTRATION IN SECOND STATE PRIMARY SCHOOL KALIJARAN PURBALINGGA
SISTEM ADMINISTRASI KEUANGAN BANTUAN OPERASIONAL SEKOLAH PADA SD NEGERI 2 KALIJARAN PURBALINGGA
Angga Sultoni Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Data processing of financial administration in SD Negeri 2 Kalijaran, good manufacturing process data, process data storage and retrieval processes are all done using manual system that takes a long time. Data storage is not well structured and also still use the archive in the documentation, so that the information produced is less effective and efficient. For that need to be made the new system. The new system is computer-based information system allows users to perform data processing in financial administration, both the making, search and data storage so that the results obtained more accurate, effective and efficient and is expected to improve performance within the organization. Keywords : system, financial administration, data processing, structured.
1.
Pendahuluan Pemerintah merancang program yang dialokasikan dibidang pendidikan yang disebut
dengan Program Bantuan Operasional Sekolah (BOS). Program ini bertujuan untuk penuntasan wajib belajar sembilan tahun, layanan pendidikan ini diberikan bagi seluruh peserta didik pada tingkat pendidikan dasar (SD dan SMP) serta lembaga pendidikan lain yang sederajat. Penggunaan dana BOS antara lain untuk membiayai seluruh kegiatan dalam rangka penerimaan siswa baru, pembeliaan buku - buku referensi maupun buku pelajaran dan pengayaan untuk dikoleksi di perpustakaan dan membiayai semua kegiatan yang dilakukan
oleh
sekolah
dan
bertujuan
untuk
pengembangan
sekolah
maupun
pengembangan pendidikan di instansi tersebut. Administrasi keuangan merupakan salah satu program administrasi yang sangat penting bagi sebuah instansi, oleh karena itu administrasi ini memerlukan pengontrolan yang lebih besar di bandingkan program administrasi yang lainnya. Program dana BOS merupakan salah satu bagian dari program administrasi keuangan, sehingga kontrol pada program dana BOS juga memerlukan kontrol yang tinggi. Jika terjadi penyalah gunaan dana atau pemakaian dana yang tidak semestinya maka dampak yang ditimbulkan pada program administrasi atau kegiatan belajar mengajar cukup besar. Penanganan yang dilakukan pada pengolahan administrasi keuangan untuk dana BOS lebih ditingkatkan hal ini bertujuan untuk mengatasi masalah yang terjadi sehingga dapat menghasilkan informasi yang lebih cepat, tepat dan akurat.
2.
Landasan Teori
2.1
Sistem Informasi
2.1.1 Definisi Sistem Informasi Informasi secara umum yaitu sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsitem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang mempunyai sebuah makna dan berguna dalam membantu pengambilan keputusan
2.1.2 Komponen Sistem Informasi Komponen – komponen dari sistem informasi yaitu : 1. Blok Masukan 2. Blok Model 3. Blok Keluaran 4. Blok Teknologi 5. Blok Database 6. Blok Kendali
2.2
Konsep Sistem Administrasi Keuangan BOS
2.2.1 Bantuan Operasional Sekolah (BOS) 2.2.1.1
Pengertian BOS
Bantuan Operasional Sekolah atau yang disebut dengan BOS adalah sebuah program yang dibentuk pemerintah pada dasarnya untuk penyediaan pendanaan biaya operasi non personalia bagi satuan pendidikan dasar sebagai pelaksana program wajib belajar.
2.2.1.2
Tujuan dan Sasaran BOS
Secara umum program BOS bertujuan untuk meringankan beban masyarakat terhadap pembiayaan pendidikan dalam rangka wajib belajar 9 (sembilan) tahun yang bermutu. Sasaran dari dana BOS adalah semua sekolah SD dan SMP, termasuk Sekolah Menengah Terbuka (SMPT) dan Tempat Kegiatan Belajar Mandiri (TKBM) yang diselenggarakan oleh masyarakat, baik negeri maupun swasta di seluruh provinsi di Indonesia.
2.2.1.3
Penggunaan Dana BOS
Tata cara dalam penggunaan dana BOS untuk tiap – tiap sekolah baik SD atau SMP, maupun sekolahan lain yang menerima dana BOS berbeda-beda.
2.2.2 Sistem Administrasi Keuangan BOS Administrasi dapat di kelompokan dalam beberapa katagori, secara makna sempit administrasi di definisikan sebagai sebuah kegiatan mencatat, mengumpulkan, dan menyimpan sesuatu kegiatan untuk penelusuran kembali hingga dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
2.2.2.1
APBS
Format ini adalah format yang digunakan untuk menyusun laporan anggaran pendapatan dan belanja serta yang dilakukan selama tahun ajaran.
2.2.2.2
RAPB
Format ini adalah format yang digunakan untuk menyusun laporan anggaran belanja serta yang dilakukan selama tahun ajaran dan pengeluaran tiap bulannya.
2.2.2.3
BKU
Buku Kas Umum mencatat sisa pengeluaran bulan sebelumnya dan pengeluaran yang dilakukan sekolah tiap bulannya.
2.2.2.4
Laporan SPJ
Pada format ini sudah masuk dalam proses pembukuan. SPJ merupakan kumpulan dari beberapa dokumen – dokumen yaitu buku kas umum
(BKU) yang mencatan data
belanja dibuat per bulannya atau perperiode triwulan dan juga mencatat sisa dana serta melakukan penutupan kas setiap pembuatan laporan nya (setiap bulan).
2.3
Pengembangan Sistem Informasi
2.3.1 Alat Bantu Dalam Perancangan Sistem a.
DAD DAD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau
sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.
b.
HIPO HIPO merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM.
HIPO adalah sebuah alat dokomentasi program, akan tetapi sekarang ini banyak digunakan untuk alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. c.
Normalisasi Normalisasi merupakan sebuah teknik yang digunakan dalam mendesain logika
sebuah database.
2.4
Konsep Dasar Sistem Manajemen Basis Data
2.4.1 Pengertian Basis Data Database merupakan kumpulan data dan suatu organisasi yang saling berelasi atau terorganisasi dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dengan menggunakan komputer sehingga mampu memberikan suatu informasi yang optimal bagi pemakainya secara bersamaan dan disimpan dengan kerangka yang minimal.
2.4.2 Komponen Dasar Basis Data a. Data b. Perangkat Keras (hardware) c.
Perangkat Keras (software)
d. Pemakai (user) 2.4.3 Sistem Manajemen Database Sistem manajemen Database atau Database Managemen Sistem (DBMS) adalah sekumpulan data yang saling berelasi dan satu set Program yang digunakan untuk mengakses data tersebut.
2.4.4 Bahasa Basis Data
SQL (Structured Query Language) merupakan bahasa query yang menggunakan kombinasi aljabar relasional dan kalkulus relasional, dengan demikian bahasa relasional yang digunakan basis data adalah SQL.
3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1
Tinjauan Umum
3.2
Analisis Sistem
3.2.1 Definisi Analisis System Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan.
3.2.2 Analisis Kelemahan System A.
Identifikasi Masalah Setelah melakukan penelitian, penulis menemukan berbagai masalah yang dihadapi
oleh SD Negeri 2 Kalijaran Purbalingga dalam mengelola administrasi keuangan BOS, masalah-masalah tersebut antara lain, yaitu : 1.
Proses pengolahan data administrasi keuangan BOS sebagian menggunakan media komputerisasi dan sebagian masih menggunakan proses manual, walaupun sudah digunakannya media komputerisasi akan tetapi tidak dilakukan atau dijalankan dengan baik, masih kurang efektif dalam penggunaannya.
2.
Proses yang dilakukan secara manual kurang efisien tenaga dikarenakan terkadang dilakukan oleh lebih dari satu orang.
3.
Dengan sebagian proses masih dilakukan secara manual mengakibatkan waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan administrasi keuangan BOS menjadi lebih lama.
4.
B.
Proses penyimpanan masih menggunakan arsip
Penyebab Timbulnya Masalah Timbulnya masalah-masalah di atas disebabkan oleh tidak digunakannya sistem yang
terkomputerisasi dalam melakukan proses pengolahan data administrasi keuangan BOS.
3.2.3 Analisis Pieces A.
Analisis Kinerja Pengolahan data pada SD Negeri 2 Kalijaran yang sudah menggunakan media
komputer akan tetapi dalam pengolahannya kurang efektif dan efisien, hal ini dibuktikan dengan dibutuhkannya waktu yang lama dalam melakukan proses pencarian data administrasi keuangan BOS waktu yang dibutuhkan bisa mencapai antara ½ jam (30 menit)
sampai dengan 1 jam bahkan terkadang lebih lama lagi, hal ini disebabkan oleh metode yang digunakan dalam penyimpanan data yaitu arsip.
B.
Analisis Informasi Karena tingkat pemahaman karyawan atau pegawai berbeda-beda dan mempunyai
suatu keterbatasan maka seringkali terdapat kurang lengkapnya sebuah informasi dan kurang akurat. Kesulitan pencarian data yang masih menggunakan arsip juga sangat mempengaruhi.
C.
Analisis Ekonomi Ekonomi merupakan alasan umum yang digunakan bagi suatu proyek. Ekonomi
berkaitan erat dengan biaya atau rupiah atau seberapa besar biaya yang nantinya akan dikeluarkan oleh suatu instansi. Analisis konomi perlu dilakukan agar nantinya biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang diperoleh berimbang.
D.
Analisis Kendali / Keamanan Data atau laporan yang bersifat arsip sangat rentang keamananya, data tersebut
dapat rusak dan hilang sewaktu-waktu oleh banyak faktor. Selain itu juga kurang aman dari penyalahgunaan data dari orang yang tidak bertanggung jawab atau tidak mempunyai hak dan kepentingan untuk mengakses data tersebut.
E.
Analisis Efisiensi Untuk mencari sebuah informasi pegawai ( sumber daya manusia ) harus membuka
semua file-file yang berupa arsip, sehingga dapat menghambat pekerjaan dan memakan waktu yang lama hanya untuk membuka dan mencari – cari.
F.
Analisis Pelayanan Penggunaan dana BOS oleh setiap instansi baik SD, SMP, dan SMA tidak semata –
mata hanya diberikan begitu saja, akan tetapi terdapat sebuah pengawasan dan juga pengecekan setiap satu periode diberikannya dana BOS oleh sekolah kepada pemerintah.
3.2.4 Analisis Kebutuhan System 3.2.4.1 Analisis Kebutuhan Fungsional Adapun informasi atau laporan-laporan yang dibutuhkan atau dibuat oleh SD Negeri 2 Kalijaran dalam proses pengolahan administrasi keuangan dana BOS yaitu sistem mampu mengolah
data
pegawai,jenis
belanja,belanja,APBS,
RAPBS,Buku
Kas
Umum,Kwitansi,Bukti Fisik dan dapat mencetak laporan yang diinginkan. Seperti laporan APBS pertahun, laporan RAPBS pertahun, laporan Buku Kas Umum perbulannya, serta laporan Kwitansi dari masing-masing transaksi belanja dan bukti fisik jika disertakan atau diperlukan.
3.2.4.2 Analisis Kebutuhan Non Fungsional ¾
Kebutuhan Operasional
1. Perangkat Keras (Hardware) •
Intel Pentium 4 (LGA 775)
•
RAM 1 GB
•
VGA minimal 256Gb
•
Printer Canon Pixma IP 2770
2. Perangkat Lunak (Software) •
Menggunakan sistem operasi Microsoft Windows XP
•
SQL Server 2000 sebagai media penyimpanan data (database) dalam pembuatan program.
•
Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai bahasa pemrograman basic untuk pembuatan program.
¾ Kebutuhan Keamanan Kemanan yang diterapkan di dalam aplikasi sistem ini adalah dengan dilengkapinya user name dan password. ¾ Kebutuhan Informasi Informasi dibutuhkan bagi user jika password yang dimasukkan salah atau jika user melakukan tindakan atau melakukan perintah yang tidak dikenali oleh program.
3.2.5 Metode Analisis Biaya Dan Manfaat A.
Metode Periode Pengembalian (Payback Period)
B.
Metode Pengembalian Investasi (Reurnt Of Investment) ROI
C.
Metode Sekarang Bersih (Net Present Value) NPV
3.3
100%
2
1 1
1
i
…
1
i
Perancangan Sistem Perancangan merupakan tahapan dimana spesifikasi proyek dibuat secara lengkap
dan menggambarkan model dari sistem yang dibuat.
3.3.1 Rancangan Database Proses normalisasi adalah suatu proses dimana elemen-elemen data dikelompokkan menjadi tabel-tabel, dimana dalam tabel tersebut terdapat entity-entity dan relasi antar entity tersebut. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi. Apakah ada kesulitan pada saat menambah / insert, menghapus / delete, mengubah / update, membaca / retrieve pada suatu database.
Teknik normalisasi bertujuan untuk membuat relasi-relasi yang ada menjadi lebih mudah dimengerti serta untuk menunjukkan relasi antar file. a. Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form) b. Bentuk Normal Kedua ( 2NF / Second Normal Form ) c. Bentuk Normal Ketiga ( 3NF / Third Normal Form )
3.3.2 Rancangan Table -
-
-
-
-
-
-
Tabel jenis belanja Nama Tabel
: Jenis_Belanja.db
Kunci field
: kd_JnsBelanja
Fungsi tabel
: Menyimpan data Jenis Belanja
Tabel belanja Nama Tabel
: Belanja.db
Kunci field
: kd_Belanja dan kd_JnsBelanja
Fungsi tabel
: Menyimpan data Belanja
Tabel rincian belanja Nama Tabel
: Rincian_Belanja.db
Kunci field
: kd_Belanja
Fungsi tabel
: Menyimpan data Jenis Belanja
Tabel simpan kas Nama Tabel
:Simpan_Kas.db
Kunci field
: kd_simpanKas
Fungsi table
: Menyimpan data KAS
Tabel APBS Nama Tabel
: APBS.db
Kunci field
: kd_JnsBelanja
Fungsi tabel
: Menyimpan data APBS
Tabel RAPB Nama Tabel
: RAPB.db
Kunci field
: kd_JnsBelanja,kd_Belanja
Fungsi tabel
: Menyimpan data RAPB
Tabel BKU Nama Tabel
: BKU.db
Kunci field
: kd_JnsBelanja
Fungsi tabel
: Menyimpan data BKU(Buku Kas Umum)
3.3.3 Pemodelan Proses 1.
Flowchart
Bentuk ini digambarkan dengan metode diagram alir sistem (system flowchart). Bentuk model ini menunjukan bagaimana nantinya sistem secara fisik diterapkan atau digunakan untuk proses pengolahan data serta hubungan antara peralatan tersebut, untuk meningkatkan efisiensi dan efiktifitas
2.
Data Flow Diagram Digambarkan dengan diagram arus data (data flow diagram). Model ini
menjelaskan kepada user tentang fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan beroperasi. DFD (Data Flow Diagram) merupakan salah satu tool yang penting bagi seorang analisis system.
4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1
Implementasi Database Implementasi database menjelaskan bagaimana membuat database. Kode dalam
pembuatan table.
4.2
Implementasi Program Implementasi program menjelaskan bagaimana cara pembuatan program. Dalam
pembuatannya penulis menggunakan Microsoft visual basic sebagai medianya.
4.3
Testing Sebelum digunakan, aplikasi atau program harus dilakukan pengujian terlebih dahulu.
Langkah ini diperlukan untuk melihat kembali dan memastikan apakah program tersebut sudah sesuai dengan hasil yang diharapkan dan direncakan. Testing yang dilakukan menggunakan metode black box.
4.4
Manual Program Manual Program merupakan bentuk program yang dijalankan pada sistem yang
dikembangkan. a.
Login Login merupakan form pertama kali yang akan muncul sebelum user masuk ke
menu utama aplikasi SIAK_BOS, login difungsikan untuk membatasi pengguna atau operator yang akan masuk ke dalam aplikasi ini sehingga data-data yang ada didalamnya lebih aman. Pada form login ini jika user salah memasukkan password dan user name tiga kali berturut-turut maka form akan keluar dengan sendirinya.
b.
Menu Utama Di menu utama terdapat toolbar button dan toolbar menu. Untuk toolbar button
sendiri terdiri dari button jenis belanja, belanja, rincian belanja, simpan kas, apbs, rapb dan yang terakhir adalah button untuk keluar dari aplikasi. Sedangkan untuk toolbar
menu antara lain menu file, transaksi, laporan-laporan dan bantuan. Menu file sendiri didalamnya ada menu buka aplikasi siak, kunci aplikasi siak, ganti password dan user dan keluar. Menu transaksi terdapat jenis belanja, belanja, rincian belanja, simpan kas, apbs dan rapb. Menu laporan-laporan terdiri dari laporan apbs, laporan rapb, laporan bku, laporan kwitansi dan laporan nota pembelian. Sedangkan untuk menu bantuan terdapat pilihan panduan penggunaan dan profil pembuat aplikasi.
c.
Form Transaksi Jenis Belanja Form transaksi jenis belanja digunakan untuk memproses data jenis belanja, atribut
didalamnya antara lain yaitu kode jenis belanja dan nama jenis belanja.
d.
Form Transaksi Belanja Form transaksi belanja digunakan untuk memproses data belanja, yang memiliki
atribut yaitu no bukti, tanggal, kd belanja, nama belanja, nama jenis belanja, jumlah, bilangan.
e.
Form Transaksi Rincian Belanja Form transaksi rincian belanja digunakan untuk memproses data rincian belanja,
atribut didalamnya antara lain terdapat kode rincian belanja, tanggal, no bukti, no urut, nama belanja, uraian rincian belanja, volume, satuan, harga dan total harga.
f.
Form Transaksi Simpan Kas Form transaksi simpan kas digunakan untuk memproses data simpan kas, atribut
didalamnya antara lain terdapat kode simpan kas, no bukti kas, tanggal, uraian simpan kas, jumlah.
g.
Form Transaksi APBS Form transaksi apbs digunakan untuk memproses data apbs, atribut didalamnya
antara terdapat tahun ajaran apbs, kode apbs, no urut, nama jenis belanja, sumber dana rutin, bos pusat, bos provinsi, bos kabupaten, bantuan lain, jumlah dan keterangan.
h.
Form Transaksi RAPB Form transaksi rapb digunakan untuk memproses data rapb, atribut didalamnya
antara terdapat tahun rapb, kode rapb, no urut, nama belanja, nama jenis belanja, triwulan I, triwulan II, triwulan III, triwulan IV.
i.
From Buka Aplikasi Form ini berfungsi untuk membuka aplikasi siak yang terkunci.
j.
Form Kunci Aplikasi Form ini berfungsi untuk mengunci aplikasi jika sewaktu waktu user berhenti untuk
beroperasi akan tetapi tidak menutup aplikasi tersebut supaya user yang tidak berkepentingan tidak dapat mengakses.
k.
Menu Laporan APBS Menu laporan menggunakan parameter tahun ajaran apbs. Untuk dapat mencetak laporan APBS user harus masuk ke dalam menu laporan APBS kemudian memasukkan tahun ajaran dari laporan yang akan dicetak pada kolom tahun ajaran. Setelah menginputkan kemudian pilih cetak.
l.
Menu Laporan RAPB Menu laporan rapb berparameter tahun ajaran rapb. Menu ini digunakan untuk mencetak hasil laporan rapb, jika user ingin mencetak laporan rapb user harus masuk ke menu laporan rapb, dan menginputkan tahun ajaran berapa laporan rapb akan dicetak karena laporan rapb di hasilkan berdasarkan tahun ajaran yang diinputkan. Laporan ini biasanya dibuat dan dicetak pada akhir tahun ajarannya.
m.
Menu Laporan BKU Menu laporan bku mempunyai dua parameter yaitu per bulan dan per periode tanggal. Laporan per bulan biasanya digunakan untuk mencetak bku yang akan di laporakan perbulannya, sedangkan per periode tanggal biasanya digunakan untuk mencetak laporan bku per triwulan atau per tengah semester. Fasilitas ini diberikan karena tidak selalu laporan yang diminta hanya per bulan terkadang diminta laporan per triwulan tersebut. Untuk laporan perbulan user harus memilih bulan yang laporan akan dicetak dan pada tahun berapa. Sedangkan per periode tanggal user memilih tanggal awal data akan dicetak dan tanggal akhir data yang akan dicetak.
n.
Menu Laporan Kwitansi Laporan kwitansi dicetak berdasarkan pada belanja. menu laporan kwitansi mempunyai dua parameter yaitu tanggal belanja dan no bukti. Laporan ini di cetak setiap melakukan transaksi belanja, kemudian dikelompokan berdasarkan bulan belanja. laporan kwitansi berfungsi sebagai bukti bahwa uang yang dikeluarkan untuk belanja sudah diterima oleh orang yang bersangkutan yang diberikan oleh bendahara atau kepala sekolah.
o.
Menu Laporan Nota Menu laporan nota memiliki dua parameter seperti laporan kwitansi yaitu tanggal dan no bukti belanja. laporan nota dibutuhkan untuk menerangkan komponen apa saja yang dibelanjakan akan tetapi tidak semua belanja mempunyai nota.
5.
Penutup Dari penelitian yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa aplikasi sistem administrasi
keuangan BOS sangat menguntungkan dibandingkan sistem lama sedang berjalan. Keuntungan yang diperoleh antara lain : 1) Dengan adanya sistem administrasi keuangan BOS Pengolahan data laporan dana BOS di SD Negeri 2 Kalijaran lebih efektif dan efisien. 2) Dapat meminimalkan tingkat kesalahan pada proses pemasukkan data. 3) Sistem dapat mempermudah proses pencarian data atau laporan yang dibutuhkan. 4) Berdasarkan analisis biaya dan manfaat sistem ini layak untuk diterapkan, dikarenakan nilai NPV yang telah dihitung berada diatas standar kelayakan sistem yaitu senilai Rp 974.994, selain itu nilai dari payback periode yang sudah dihitung sistem ini akan mencapai pengembalian nilai investasi setelah 1,42 tahun, selain itu juga dilihat berdasarkan ROI untuk mencapai kata layak ROI harus mencapai diatas 0% sedangkan dari hasil penghitungan sistem ini ROI mencapai 6.42 % sehingga sistem sudah dapat dikatakan layak.
Daftar Pustaka
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi. Al Fatha, H. 2007. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Sunyoto, A. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi. Rusmawan, U. 2009. Koleksi Program VB 6.0 konsep ADO. Bekasi: Elex Media Komputindo.
