SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEUANGAN PADA SD MUHAMMADIYAH Arfan Haqiqi Sulasmoro1, Putri Dwi Aprianti2 D3 Teknik Komputer Politeknik Harapan Bersama Tegal Jln. Mataram No. 09 Tegal Telp/fax (0283) 352000
12
Abstrak Administrasi berfungsi sebagai perencanaan, artinya bahwa dalam menyusun perencanaan memerlukan kegiatan administrasi, misalnya pengumpulan data, pengolahan data, penyusunan perencanaan. Dengan demikian adminitrasi sangat dipentingkan dalam kegiatan tersebut. Demikian juga dalam melakukan pengorganisasian dalam menjalankan aktivitas organisasi diperlukan administrasi, misalnya administrasi keuangan.Aplikasi administrasi keuangan pada SD Muhammadiyah Pesarean yang dibuat dalam penelitian ilmiah ini merupakan aplikasi yang bertujuan untuk memudahkan dalam pendataan siswa, melakukan transaksi pembayaran yang ada pada sekolah tersebut serta memudahkan dalam pelaporan keuangan dalam transaksi pembayaran dan dalam penelitian ini metode yang digunakan adalah observasi, wawancara, studi literatur. Dalam perancangan suatu aplikasi menggunakan UML (Unified Modeling Language). Dalam pembuatan aplikasi ini, menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan MySql yang digunakan sebagai databse. Kata Kunci : Sistem Informasi Administrasi Keuangan, Microsoft Visual Basic 6.0, MySQL, UML (Unified Modeling Language)
1.
Pendahuluan
SD Muhammadiyah Pesarean sebagai suatu instansi pendidikan yang memiliki bidang administrasi keuangan untuk mengolah seluruh keuangan sekolah. Kegiatan administrasi keuangan terdiri dari pengumpulan dan penyusunan data-data keuangan, pengolahan keuangan dan penyusunan hasil laporan keuangan. Sebagai suatu instansi pendidikan yang sedang berkembang SD Muhammadiyah Pesarean membutuhkan perkembangan teknologi informasi untuk mencapai kualitas pendidikan yang lebih baik. Bidang administrasi keuangan yang selama ini masih terasa sulit untuk dikerjakan karena pada SD Muhammadiyah Pesarean khususnya di bidang administrasi keuangan dalam pelaporan masih terjadinya dua kali pekerjaan dalam hal pelaporannya maksudnya pada saat pelaporan ketika akan pelaporan data petugas administrasi melakukan dua kali pekerjaan yaitu menulis pada buku dan kemudian diketik kembali karena pada saat pelaporan yang
dibutuhkandata laporan berupa laporan print out dari komputer. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem yang lebih baik dan mampu mengatasi permasalahan tersebut sehingga pengolahan administrasi keuangan lebih maksimal. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka perlu dirancang suatu sistem informasi yang tertuang dalam bentuk tulisan ilmiah yang diberi judul “Sistem Informasi Administrasi Keuangan Pada Sd Muhammadiyah Pesarean. Administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain. Administrasi berfungsi sebagai perencanaan, artinya bahwa dalam menyusun perencanaan memerlukan kegiatan administrasi, misalnya pengumpulan data, pengolahan data, penyusunan perencanaan. Dengan demikian adminitrasi sangat dipentingkan dalam
149
uc Actors
kegiatan tersebut. Demikian juga dalam melakukan pengorganisasian dalam menjalankan aktivitas organisasi diperlukan administrasi, misalnya administrasi keuangan. Uang dapat didefinisikan sebagai alat pembayaran yang sah dan diterima oleh masyarakat umum, sedangkan Administrasi keuangan dapat didefinisikan sebagai proses pengelolaan yang melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan keuangan, pembuatan laporan keuangan dan pencapaian tujuan untuk kepentingan bersama. Sistem informasi administrasi keuangan digunakan untuk membantu manajer keuangan dalam menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut persoalan keuangan perusahaan atau suatu instansi.
Aplikasi Sistem Informasi Keuangan Pada SD Muhammadiyah Pesarean
Melakuan login
Melihat Menu Utama
Melakukan Input Data Siswa admin Membuat Laporan Data Sisw a
«extend»
Melakukan Input Data Yang Ikut Makan Siang Membuat Laporan Data Yang Ikut Makan Siang
«extend»
Melakukan Input Data Siswa Yang Ikut Antar Jemput Sekolah Membuat Laporan Data Yang Ikut Antar Jemput Sekolah
«extend»
Melakukan Transaksi Pembayaran Syahriah
Membuat Laporan Syahriah
«extend»
Melakukan Transaksi Pembayaran Makan Siang
Membuat Laporan Keuangan Makan Siang
«extend»
Melakukan Transaksi Pembayaran Antar Jemput Sekolah
Membuat Laporan Keuangan Antar Jemput Sekolah
«extend»
Membuat Laporan Setting Data Pembayaran
«extend»
Melakukan Setting Pembayaran Syahriah, Pembayaran Uang Makan Siang, Pembayaran Antar Jemput
Melakukan Log Out
Gambar 1. Usecase Diagram
2.
Metode Penelitian Metode penelitian yang dilakukan yaitu dengan cara observasi.Dalam hal ini
Tabel 6. Tabel usecase diagram aplikasi administrasi keuangan
pengamatan dilakukan dengan cara melihat langsung berjalannya sistem transaksi pembayaran administrasi keuangan padaSD Muhammadiyah Pesarean.Kemudian mempelajari
No Use Case Name 1. Melakukan Login
Aktor Admin
2. 3.
Admin Admin
sistemtersebutserta mencari apa yang menjadi permasalahan dalam sistem tersebut. Untuk penganalisaan yaitu dengan mengambil beberapadata dalam administrasi tersebut seperti data seluruh siswa. Untuk mengumpulkan data tersebut yaitu dengan cara bertanya langsung pada kepala sekolah, guru yang mendapat tugas administrasi keuangan. Metode yang digunakan adalah waterfall.
4.
3. Hasil dan Pembahasan A. Perancangan Sistem 1) Usecase Diagram Gambaran umum perancangan Aplikasi yang dibangun. Dalam hal ini yaitu gambaran umum Sistem Informasi Administrasi Keuangan Pada SD Muhammadiyah Pesarean.
10.
5. 6. 7. 8. 9.
11. 12 13 14 15 16 17
Deskripsi Memasukkan username dan password untuk mengakses sistem Melihat Menu Utama Melihat menu utama Mengelola Data Siswa Memasukkan dan mengedit data siswa Mengelola Setting Data Memasukkan dan mengedit setting data Mengelola Data Siswa Ikut Memasukkan dan mengedit Antar Jemput Sekolah siswa ikut antar jemput sekolah Mengelola Data Siswa Ikut Memasukkan dan mengedit Makan siswa ikut makan Melakukan Transaksi Memasukkan dan mengedit Pembayaran Syahriah transaksi pembayaran syahriah Melakukan Transaksi Memasukkan dan mengedit Pembayaran Antar Jemput transaksi pembayaran antar jemput Melakukan Transaksi Memasukkan dan mengedit Pembayaran Makan Siang transaksi pembayaran makan Mencetak Laporan Data Mencetak laporan data Siswa anggota Mencetak Laporan Data Mencetak laporan data yang Yang Ikut Antar Jemput ikut antar jemput sekolah Sekolah Mencetak Laporan Data Mencetak laporan data siswa Siswa Yang Ikut Makan yang ikut makan siang Siang Mencetak Laporan Mencetak laporan transaksi Transaksi Pembayaran pembayaran syahriah Syahriah Mencetak Laporan Mencetak laporan transaksi Transaksi Pembayaran pembayaran antar jemput Antar Jemput Sekolah sekolah Mencetak Laporan Mencetak laporan transaksi Transaksi Pembayaran pembayaran Makan Siang Makan Siang Mencetak Laporan Data Mencetak laporan data Setting setting Melakukan Logout Keluar dari sistem
Admin Admin Admin Admin Admin Admin Admin Admin Admin Admin Admin Admin Admin Admin
150
sd sequens input data sisw a
2)
Activity Diagram Menjelaskan perancangan satu per satu dari usecase diagram. Dalam hal ini yaitucontoh Activity Diagram mengelola data buku siswa.
admin formInputDataSisw a
proses
tabelDataSisw a
pilihMenuInputDataSiswa() pilihMenuInputDataSiswa() menampilkanFormInputDataSiswa() menampilkanDataSiswa()
pilihBaru()
pilihBaru()
menampilkanFormInputDataSiswa() inputDataSiswa()
act Activ itiy Input Data Sisw a Admin
prosesInputDataSiswa()
Aplikasi Administrasi Keuangan Pada SD Muhammadiyah Pesarean
simpanDataSiswa()
Mulai
tampilkanDataSiswa()
Menampilkan Form Input Data Siswa
Memilih Input Data Siswa
inputNisPadaTeksCari()
inputNisPadaTeksCari()
menampilkanRecordPadaField()
Apakah Akan Melakukan Iput Data ?
Pilih Commond Baru [Ya]
pilihEdit()
pilihEdit()
Filed Aktif dan Siap Untuk Diisi Data
fieldAktif()
Memasukan Data Siswa editInputDataSiswa()
editInputDataSiswa()
[Tidak]
Menyimpan Data Siswa
Simpan di Tabel Data Siswa simpanDataSiswa()
tampilkanInputDataSiswa()
Selesai Ketikan Pada Text Cari Kemudian Klik Cari
pilihHapus()
Apakah Akan Melakukan Edit ?
[Ya]
hapusDataSiswa()
hapusDataSiswa()
Menampilkan Record di Filed
tampilkanDataSiswa()
Pilih Edit
pilihCari()
Field Aktif Kemudian Data Siap Untuk Diedit
cariDataSiswa()
[Tidak] tampilkanDataSiswa()
Edit Record pilihCetak()
Pilih Update
Pilih Record
pilihCetak()
Apakah Akan Melakukan Hapus Data ?
menampilkanDataYangAkanDicetak()
[Ya]
pilihBatal() pilihBatal()
Hapus Record
Menghapus Record dari Tabel Data Siswa
mengkosongkanDataPadaFiled()
[Tidak]
Masukan NIS pada text cari
Apakah akan melakukan cari data ?
Selesai [Ya]
Pilih Cari
Gambar 3. Sequence Diagram Data Siswa
Menampilkan Hasil Pencarian Di Field [Tidak] Apakah Akan Melakukan Cetak Data ?
Selesai
Pilih Cetak
[Ya]
Menampilkan data yang akan dicetak
selesai
Selesai
4)
Class Diagram Menggambarkan keadaan (atribut / properti) suatu sistem. Dalam hal ini yaitu atribut yang ada padaadministrasi keuangan SD Muhammadiyah Pesarean.
Gambar 2. Activity Diagram mengelolaData siswa
3)
Sequence Diagram Menjelaskan perancangan satu per satu dari activity diagram. Dalam hal ini yaitu contoh sequence diagram mengelola data.
151
Tabel 2. Setting Pembayaran class Class Model
Nama Field
tb_byrmakan
tbdatasisw a -
nis: Varchar Nama: Varchar Tempat_Lahir: Varchar Tanggal_Lahir: Date Kelas: Char Alamat: Varchar Makan: Boolean Antar: Boolean
+ + + + + + +
Baru() Simpan() Hapus() Cetak() Edit() Keluar() Cari()
1
0..1
-
Kode_UangMakan: Varchar NIS: Varchar Kelas: Varchar Tahun_Ajaran: Char Tanggal: Date Uang_Makan: Double Januari: Double Februari: Double Maret: Double April: Double Mei: Double Juni: Double Juli: Double Agustus: Double September: Double Oktober: Double Nopember: Double Desember: Double Total: Double
1
1
tb_byrantarj emput 0..1 -
1 syahriah -
Kode_Syahriah: Varchar nis: Varchar Tahun_Ajaran: Char Tanggal: Date Syahriah: Double Januari: Double Februari: Double Maret: Double April: Double Mei: Double Juni: Double Juli: Double Agustus: Double September: Double Oktober: Double November: Double Desember: Double Total: Double
+ + + + + +
Baru() Simpan() Cetak() Update() Keuar() Cari()
+ + + + + +
Kode_AntarJemput: Varchar NIS: Varchar Tahun_Ajaran: Char Tanggal: Date Antar_Jemput: Double Januari: Double Februari: Double Maret: Double April: Double Mei: Double Juni: Double Juli: Double Agustus: Double September: Double Oktober: Double Nopember: Double Desember: Double Total: Double
Tb_SettingPembayaran -
Id_Setting: char Bentuk_Iuran: Varchar Besar_Iuran: double Tahun_Ajaran: Varchar
+ + + + +
Baru() Simpan() Hapus() Edit() Cari()
Gambar 4. Class Diagram
B. Perancangan Database Tabel yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini yaitu terdiri dari 5 tabel. Tabel data siswa, setting denda, data transaksi sayhriah, data transaksi pembayaran uang makan, data transaksi pembayaran antar jemput. Tabel 1. Tabel data siswa
Nama Tempat_ Lahir Tanggal _Lahir Kelas Alamat
Varchar Varchar
Ukuran Keterangan Field 4 Primary Key 35 10
Date Varchar Varchar
2 50
Varchar
Bentuk_Iuran Besar_Iuran Tahun_Ajaran
Varchar Int Varchar
11
Tabel 3. Tabel transaksi pembayaran syahriah
1
Tipe Data Varchar
Id_setting
Ukur Keterang an an Field Primary 3 Key 20
1
Baru() Simpan() Cetak() Update() Keluar() Cari()
Nama Field NIS
Tipe Data
Nama Field Tipe Field Ukuran Field Kode_Syahriah Varchar 3 NIS Varchar 4 Tahun_Ajaran Char 9 Tanggal Date Syahriah Varchar 10 Januari Varchar 11 Februari Varchar 11 Maret Varchar 11 April Varchar 11 Mei Varchar 11 Juni Varchar 11 Juli Varchar 11 Agustus Varchar 11 September Varchar 11 Oktober Varchar 11 Nopember Varchar 11 Desember Varchar 11 Total Int Tabel 4. Tabel transaksi pembayaran antar jemput Nama Field Tipe Ukuran Field Field Kode_AntarJemput Varchar 3 NIS Varchar 4 Tahun_Ajaran Char 9 Tanggal Date Antar_Jemput Varchar 10 Januari Varchar 11 Februari Varchar 11 Maret Varchar 11 April Varchar 11 Mei Varchar 11 Juni Varchar 11 Juli Varchar 11 Agustus Varchar 11 September Varchar 11 Oktober Varchar 11 Nopember Varchar 11 Desember Varchar 11 Total Int
152
Tabel 5. Tabel transaksi pembayaranuang makan Nama Field Kode_UangM akan NIS Tahun_Ajaran Tanggal Uang_Makan Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober Nopember Desember Total
Tipe Field Varchar Varchar Char Date Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Int
Ukuran Field 3 4 9 Gambar 6. Form Data Siswa 10 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11
C. Implementasi Sistem informasi administrasi keuanganini terdiri dari beberapa form yaitu form login, form menu utama, form data siswa, form data ikut antar jemput sekolah, formdata siswa ikut makan siang,form setting pembayaran form transaksi sayhriah, form transaksi pembayaran uang makan serta formtransaksi pembayaran antar jemput sekolah. Aplikasi ini diharapkan dapat diimplementasikan oleh petugas adminitrasi keuangan sekolahuntuk menunjang proses transaksi pembayaran administrasi yang ada di sekolah tersebut.
Gambar 5. Form MenuUtama
4.
Kesimpulan Adapun kesimpulan yang dapat diambil adalah terciptanya Sistem Informasi Administrasi Keuangan Pada SD Muhammadiyah Pesarean sehingga dapat mempermudah dalam proses pengerjaan, yang mana sebelumnya dilakukan secara manual, sekarang dapat dilakukan secara otomatis. Sistem Informasi Administrasi Keuangan Pada SD Muhamadiyah Pesarean dapat digunakan pada penulisan transaksi laporan administrasi keuangan sehingga tidak perlu menghabiskan banyak kertas dan dua kali kerja karena setiap pelaporan yang dibutuhkan adalah hasil printout dari komputer bukan dari tulisan tangan pada buku, mampu merekap per kelasnya dan keseluruhan administrasi keuangan pada SD Muhammadiyah Pesarean. 5. Daftar Pustaka [1] Firdaus. 2005. Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 untuk Orang Awam. Palembang:Maxicom. [2] Alam M, A. J. 2003. Belajar Sendiri Microsoft Visual Basic 6.0. Jakarta: PT. ElexMedia Komputindo. [3] Sanjaya, R. Helmy. 2004. Mempercantik Desain Form pada Visual Basic 6.0.Jakarta: PT Elex Media Komputindo. [4] Sadeli, Muhammad. 2010. Kumpulan ProyekVisual Basic 6.0. Palembang: Maxicom. [5] Herlawati, Prabowo P. W. 2011. Menggunakan UML. Bandung : Informatika. [6] Jogianto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, 1995.
153
