AiTech Volume 3 No. 1 / April 2017
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN MA IBRAHIMY SECANG KALIPURO BANYUWANGI FINANCIAL ADMINISTRATION INFORMATION SYSTEM SENIOR HIGH SCHOOL OF IBRAHIMY SECANG KALIPURO BANYUWANGI Taufik Saleh 1) 1) Manajemen Informatika, AMIK Ibrahimy, Situbondo email:
[email protected] ABSTRAK Saat ini teknologi bukan hanya sebagai pelengkap untuk manusia, teknologi seakan menjadi kebutuhan utama untuk membantu pekerjaan manusia. Pemanfaatan teknologi untuk optimalisasi pelayanan adminitrasi keuangan dibutuhkan oleh pihak Madrasah Aliyah Ibrahimy Secang Kalipuro Banyuwangi. Oleh karena itu diperlukan perancangan Sistem Informasi Administrasi Keuangan Madrasah Aliyah Ibrahimy. Perancangan sistem administrasi keuangan ini memanfaatkan metode waterfall yang kemudian diimplementasikan dengan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic .Net dengan database MySQL. Adanya sistem ini dapat membantu proses pelayana administrasi keuangan yang lebih baik di madrasah ini, sehingga penyampaian laporan keuangan yang dibutuhkan dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Kata kunci: sistem informasi, administrasi keuangan
ABSTRACT Currently technology is not only a complement to humans, technology seems to be a major need to help human work. Utilization of technology for the optimization of financial administration services required by Senior High School of Ibrahimy Secang Kalipuro Banyuwangi. Therefore required the design of Information Systems Administrative Finance Senior High School of Ibrahimy. The design of this financial administration system utilizes waterfall method which is then implemented with Microsoft Visual Basic .Net and MySQL database. The existence of this system can help the process of better finance administration pelayana in this school, so the delivery of financial statements needed can be done quickly and precisely. Keywords: information systems, financial administration
PENDAHULUAN Saat ini dengan semakin modernnya kehidupan bermasyarakat, teknologi bukan hanya sebagai pelengkap untuk manusia, teknologi seakan menjadi kebutuhan utama untuk membantu pekerjaan manusia. Kebutuhan akan pemanfaatan teknologi untuk pemrosesan informasi yang aktual, tajam da terpercaya juga sangat dirasakan dalam dunia pendidikan. Ditinjau dari penggunaan teknologi informasi dalam pendidikan, tentu banyak sekali yang dapat dimanfaatkan, misalnya terkait penunjang pembelajaran, kepegawaian, keuangan dan pemanfaatn teknologi yang lain di madrasah. Madrasah Aliyah Ibrahimy Secang Kalipuro Banyuwangi adalah sekolah Swasta di bawah pengurusan pondok pesantren Salafiyah Syafi’iyah Nurul Amin. Bidang administrasi keuangan di sana, selama ini masih dilakukan secara manual, yaitu dimana para staff sekolah melakukan pengolahan data belum melalui media komputerisasi. Hal ini menyebabkan penyajian informasi yang cepat dan akurat serta pelayanan administrasi keuangan menjadi sedikit bermasalah. Bahkan sering terjadi kekeliruan terkait penyajian informasi serta pembuatan laporan. Permasalahan sebagaimana disebutkan di atas, menjadi penyebab tidak optimalnya pelayanan di madrasah khususnya terkait masalah keungan. Namun sesungguhnya 51
AiTech Volume 3 No. 1 / April 2017 permasalahan utamanya bukan karena pada prosesnya yang masih tidak menggunakan teknologi dalam melakukan proses administrasi, melainkan karena di satu sisi tanggaungan petugas yang tidak hanya menyangkut masalah keuangan, sehingga proses pelayanan ini sering terbengkalai. Oleh karena itu, sangat diperlukan sebuah sistem khusus yang dapat membantu mengurangi masalah-masalah administrasi keuangan yang dirasakan di madrasah. Sehingga semua permasalahan yang menyangkut masalah administrasi keuangan akan teratasi dengan baik dan berimbas pada pelayanan yang menjadi lebih baik. Dengan semakin baiknya pelayanan, tentunya pembuatan rekapitulasi masalah keuangan di madrasah menjadi lebih baik dan dapat dipertanggungjawabkan. KAJIAN PUSTAKA DAN METODE Administrasi Keuangan Adminitrasi keuangan merupakan proses pengolahan data keuangan dalam organisasi, baik organisasi yang bersifat publik ataupun private.[1] Adanya administrasi keuangan yang baik akan sangat menjadi penunjang untuk kemajuan organisasi.[2] Administrasi keuangan ini juga menjadi pendorong terbentuknya keuangan dalam sebuah organisasi menjadi lebih baik.[6]
sebuah sistem sebuah sistem
MySQL MySQL adalah database yang banyak digunakan, yang mana saat ini mayoritas pengembang aplikasi banyak menggunakan database ini.[3] Dengan sifatnya MySQL yang open source, membuat para pengguna dapat melakukan perubahan pada source code sesuai dengan kebutuhan para pengguna tersebut.[5][8] Feature-feature yang dimiliki MySQL juga tidak kalah jauh berbeda dengan database yang sifatnya berbayar sekalipun. Hal ini menjadi alasan utama yang menjadikan pengguna lebih memilih database ini daripada database lainnya. Visual Basic 2010 Visual basic adalah bahasa pemrograman yang dikembangkan mulai tahun 1991, yang dipelopori oleh perusahaan ternama, yaitu Microsoft.[3][4] Visual Basic 2010 sudah menggunakan Framework bebasis .NET, sehingga anda dapat membuat Console Aplication,Windows Application, serta Web Application secara mudah dan terstruktur. Visual Basic adalah turunan bahasa pemrograman BASIC yang pengembangannya berbasis grafik atau dapat diartikan pula sebagai bahasa pemrograman yang menawarkan Integreted Development Environment visual untuk pengembangan software yang berbasis Windows. Crystal Report Crystal Report Crystal Report merupakan software yang khusus dibuat untuk tools pembuatan laporan yang dapat disandingkan dengan visual basic.[4] Terdapat banyak feature yang dapat dioptimalkan dalam crystal report, yaitu untuk mengelompokkan data untuk laporan, pemrosesan matematis, formula serta fungsi-fungsi sesuai dengan kebutuhan laporan. Crystal report menjadi pilihan utama untuk pembuatan laporan khususnya untuk para pengembang aplikasi berbasis desktop visual basic.[6] Metode Pengembangan Sistem Metode Waterfall digunakan untuk melakukan perancangan sistem administrasi keuangan yang ada di Madrasah Aliyah Ibrahimy Secang. Metode ini dijalankan mulai dari dilakukan survey sampai pada perancangan aplikasi. Konsep perancangan sistem ini dilakukan secara linier. Jika langkah pertama belum dikerjakan, maka langkah selanjutnya tidak dapat dikerjakan.
52
AiTech Volume 3 No. 1 / April 2017
Gambar 1. Waterfall Model 1. Analysis Requirements Analisis terhadap kebutuhan pengumpulan data dalam aplikasi ini dilakukan dengan Survei Lapangan, Literatur, dan Analisis Perancangan Aplikasi. Proses ini dilakukan untuk menentukan batasan sistem dari pengembangan sistem yang dibangun. 2. Design Proses ini digunakan untuk pembuatan desain rancangan aplikasi terkait dengan desain interface, desain struktur data dan desain basisdata. Hasil rancangan ini selanjutnya akan dapat diproses pada tahapan implementasi. 3. Implementation Proses ini dilakukan setelah proses identifikasi kebutuhan sistem sudah ditentukan dan sudah ditentukan model desainnya struktur datanya. Proses implementasi ini dilakukan untuk menerjemahkan hasil analisis menjadi sebuah aplikasi yang utuh. 4. Testing Verification Tahap ini adalah tahap pengujian sistem yang sudah dibangun, nantinya pengujian ini dilakukan untuk memverifikasi apakah aplikasi yang dikembangkan masih memiliki error ataupun perlu penambahan fitur lainnya. 5. Rollout Maintenance Tahap maintenance ini dilakukan untuk memperbaiki temuan-temuan error yang terdapat di tahap pengujian. Hasil maintenance dapat dijadikan tolak ukur apakah sistem yang dibangun cukup untuk diperbaiki atau perlu dilakukan analisa ulang untuk pengembangan selanjutnya. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Diagram Konteks Context Diagram dari sistem informasi ini adalah sebagai gambaran umum dari keseluruhan sistem yang ada untuk menjelaskan data yang akan diproses. Tujuannya untuk mengetahui interaksi sistem aplikasi seperti pada gambar 2 berikut:
53
AiTech Volume 3 No. 1 / April 2017 Petugas Siswa Kelas
Admin
Jenis_pembayaran Jurusan
0
jenis_akun
Laporan_Pem bayaran
SI ADMINISTRASI KEUANGAN SEKOLAH
Transaksi_Pembayaran
Kepala Sekolah Laporan_BukuKas
+
Transaksi_Keuangan
Gambar 2. Context Diagram Data Flow Diagram DFD Level 1 adalah data flow diagram dengan bentuk yang lebih detail dibanding dengan context diagram, pada DFD Level 1 ini dijelaskan dengan menggunakan 3 proses, yaitu: proses master, transaksi, dan laporan seperti pada gambar 3 di bawah ini: 1
Petugas
1
petugas
2
siswa
3
kelas
4
jenis akun
5
jenis pembayaran
petugas
Siswa Kelas
siswa
Jurusan
Master
jenis_akun
kelas
Jenis_pembayaran
+
jenis akun
jenis pembayaran 8 Admin
Jurusan
Jurusan
2
jenis pembayaran
Transaksi
Transaksi_Pembayaran
jenis akun siswa
Transaksi_Keuangan Petugas
+ 7
transaksi pembayaran
6
transaksi keuangan
transasksi pem bayaran
transaksi keuangan 3 Kepala Sekolah
Laporan_Pem bayaran transaksi pem bayaran
Laporan Laporan_BukuKas
+
transaksi keuangan
Gambar 3. Gambar Data Flow Diagram Entity Relationship Diagram Conceptual data model (CDM merupakan suatu model conceptual objek data dari Entity Relationship Diagram yang belum ditetapkan dalam database fisik.[7] CDM merupakan suatu
54
AiTech Volume 3 No. 1 / April 2017 keseluruhan struktur logis dari suatu database dalam rancangan pembuatan system informasi Pengelolaan Adminisrasi Keuangan seperti pada gambar 4 berikut ini: jenis akun id_akun uraian jmlah
transaksi keuangan No tgl Debet Keredit Saldo
Relation_82
Jurusan id_jurusan Jurusan
kelas 1d_kelas Kelas
Relation_81
petugas Id_petugas Nama_petugas Jenis Kelamin Password alamat_petugas level
Relation_240
siswa Nis Nama_siswa Jns_kelamin Tmpt_lahir Tgl_lahir No_tlp Nama_wali Alamat_siswa
Relation_882
Relation_85 Relation_87
Relation_83
transaksi pembayaran id_pembayaran tgl_pembayaran bulan jumlah_bayar sisa_pembayaran keterangan periode
Relation_88 Relation_88
Relation_84
jenis pembayaran id_jnspembayaran Jenis_pembayaran Nominal batas_bayar
Gambar 4. Conceptual Data Model Physical Data Model Physical Data Model (PDM) adalah organisasi fisik dalam suatu format grafis yang menghasilkan catatan modifikasi dalam rancangan database yang mempertimbangkan perangkat lunak dan penyimpanan data generate CMD dengan atribut yang diperluas seperti pada gambar 5 di bawah ini: JENIS_AKUN ID_AKUN varchar(10) URAIAN varchar(25) JM LAH varchar(20)
ID_AKUN = ID_AKUN
ID_PETUGAS = ID_PET UGAS
KELAS 1D_KELAS varchar(10) KELAS varchar(20)
JURUSAN ID_JURUSAN varchar(10) JURUSAN varchar(20)
TRANSAKSI_KEUANGAN NO varchar(20) ID_AKUN varchar(20) ID_PEM BAYARAN varchar(20) ID_PETUGAS varchar(10) TGL date DEBET varchar(25) KEREDIT varchar(25) SALDO varchar(25)
PETUGAS
1D_KELAS = 1D_KELAS
ID_JURUSAN = ID_JURUSAN
ID_PETUGAS NAMA_PETUGAS JENIS_KELAM IN PASSWORD ALAMAT_PETUGAS LEVEL
SISWA NIS 1D_KELAS NAMA_SISWA JNS_KELAMIN TMPT_LAHIR TGL_LAHIR NO_TLP NAMA_WALI ALAMAT_SISWA ID_JURUSAN
varchar(10) varchar(10) varchar(25) varchar(20) varchar(25) date varchar(15) varchar(25) varchar(30) varchar(10)
NIS = NIS
varchar(10) varchar(25) varchar(25) varchar(20) varchar(50) varchar(20)
ID_PEMBAYARAN = ID_PEMBAYARAN
ID_PETUGAS = ID_PET UGAS
TRANSAKSI_PEMBAYARAN ID_PEM BAYARAN varchar(20) NIS varchar(10) TGL_PEMBAYARAN date ID_JNSPEM BAYARAN varchar(10) BULAN varchar(15) JUM LAH_BAYAR varchar(25) SISA_PEM BAYARAN varchar(25) KETERANGAN varchar(20) PERIODE varchar(15) ID_PETUGAS varchar(10) NOMINAL varchar(20)
ID_JNSPEMBAYARAN = ID_JNSPEMBAYARAN
JENIS_PEM BAYARAN ID_JNSPEM BAYARAN JENIS_PEM BAYARAN NOMINAL BATAS_BAYAR
Gambar 5. Physical Data Model 55
varchar(10) varchar(20) varchar(20) date
AiTech Volume 3 No. 1 / April 2017 Implementasi Tampilan pertama pada sistem ini adalah login, yang terdiri dari username, password, dan level. Login dibuat secara multiuser dimana ada beberapa orang yang bisa masuk kedalam sistem tetapi tidak dapat mengubah password seperti pada gambar 6 berikut:
Gambar 6. Tampilan Halaman Login Fungsi dari form login adalah untuk mendukung sistem keamanan data yang sangat penting untuk menjamin keutuhan data dan kualitas informasi yang dihasilkan. Pengunaan password, user name dan level akan membatasi siapa saja yang dapat melakukan akses terhadap program, sehingga sedikitnya mengurangi ancaman dari pihak-pihak yang tidak berwenang. Selanjutnya setelah user berhasil login akan diarahkan ke menu utama sesuai dengan hak akses yang sudah ditentukan. Pada menu utama terdapat menu Master yang terdiri dari submenu Data Petugas, Data Siswa, Data Kelas, Data Jurusan, Data Jenis Akun, dan Data Jenis Pembayaran. Untuk menu Transaksi terdapat sub menu Transaksi Pembayaran dan Transaksi Keuangan. Kemudian ada menu untuk laporan yang digunakan untuk membuat laporan pembayaran dan buku kas.
Gambar 7. Tampilan Form Transaksi Pembayaran Id trspembayaran diisi manual sesuai kode yang ada di MA Ibrahimy, begitu juga dengan tanggal.Untuk mengisi Nis dan Nama siswa klik cari maka akan muncul daftar data siswa lalu klik data siswa yang dicari dengan otomatis nis dan nama siswa akan muncul.Tombol simpan berfungsi untuk menyimpan hasil entrian yang telah dilakukan. Setelah selasai mengisi data klik tombol cek untuk mengetahui data tersebut sudah ada atau tidak, Tombol edit berfungsi untuk mengedit data yang telah tersimpan. Tombol Add digunakan untuk menambah data, Tombol delete berfungsi untuk menghapus data yang sudah tersimpan. Tombol exit digunakan untuk keluar dari form yang sedang aktif.
56
AiTech Volume 3 No. 1 / April 2017
Gambar 8. Tampilan Form Transaksi Keuangan Id transaksi diisi manual sesuai kode yang ada di MA Ibrahimy, begitu juga dengan tanggal. Untuk mengisi id Akun, id pembayaran, debet dan kredit klik pilih salah satu diantara Jenis Akun dan Transaksi Pembayaran sesuai dengan yang diperlukam, maka akan muncul daftar Jenis Akun dan Transaksi Pembayaran, lalu klik tombol ambil untuk mengambil data yang dipilih, dengan otomatis id akun,dan kredit atau id pembayaran dan debet akan muncul. Tombol simpan digunakan untuk menyimpan data yang telah diinputkan pada form transaksi keuangan , ketika data sudah ada tidak dapat menginputkan id yang sama, jika tidak maka petugas dapat menginput data baru.Tombol delete digunakan menghapus data yang ada pada listview data transaksi keuangan. Tombol edit digunakan untuk mengedit data transaksi keuangan, Tombol Add digunakan untuk menambah data, tombol exit digunakan untuk kembali ke menu utama. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan yang dapat diambil dari pembahasan ini adalah perancangan sistem adminitrasi keuangan ini dapat membantu mempermudah pelayanan oleh petugas di madrasah. Permasalahan yang selam ini menjadi terkendalanya kefektifan pelayanan di madrasah sudah dapat diatasi dengan adanya sistem terkomputerisasi yang dirancang. Pembuatan laporan keuangan sudah dapat diwakili oleh output yang dihasilkan sistem. Dengan perkembangan teknologi yang tidak terbendung lagi sampai saat ini, maka penting untuk pihak madrasah memiliki keinginan besar untuk terus melakukan pengembangan aplikasi untuk memperbaiki kekurangan atau sesuatu yang belum tercover dalam aplikasi yang dirancang ini. Sehingga pelayanan menggunakan sistem terkomputerisasi yang ada di madrasah terus berkembang mengikuti kebutuhan zaman. DAFTAR PUSTAKA [1] Hartati, Sri. 2014. “Manajemen Keuangan untuk Usaha mikro, kecil dan menengah”. Dalam www.apwi-wpu.com. 29 Maret. [2] A’yunin, Qurota, Naili. 2011. “Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Adminstrasi Keuangan Berbasis Web Menggunakan Uml”. Informatika Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Sunan Kalijaga. Yogyakarta. [3] Aswan. 2012. Kumpulan Program Kreatif dengan Visual Basic.Net: Informatika Bandung. Bandung.
57
AiTech Volume 3 No. 1 / April 2017 [4] Fiki, Rahman, Arif. 2012. “Sistem Informasi Aplikasi Keuangan Pondok Pesantren Alfalah Jangkar Situbondo Menggunakan Visual Basic & MySQL”. Proramming, Amiki Ibrahimy. Situbondo. [5] Hartono, Jugiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Andi. Yogyakarta. [6] Hariyanto, Bambang. 2004. Sistem Manajemen Basis Data. Informatika Bandung. Bandung. [7] Prasetya, Eka, dkk. 2011. “Membangun Sistem Informasi Administrasi Keuangan Di SMP Muhammadiyah Panjatan Kulon Progo Diy”. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer, AMIKOM. Yogyakarta. [8] Winarko, Edi. 2006. Perancangan Database dengan Power Designer 6.32. Prestasi Pustakarya. Jakarta. [9] Utdirartatmo, Firrar. 2002. Mengelola Database Server MySQL di Linux dan Windows. Andi. Yogyakarta.
58
