PERANCANGAN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI PADA LAUNDRY ORANGE SLEMAN YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
Diajukan oleh : YOGHA INGGIL DIRAJAT 06.11.1010
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA
2010
2
3 ADMINISTRATION APPLICATION DESIGN SYSTEM ON ORANGE LAUNDRY SLEMAN PERANCANGAN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI PADA LAUNDRY ORANGE SLEMAN Yogha Inggil Dirajat Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Orange Laundry is one place of business engaged in the service in the form of laundry / Laundry. with the number of customers who had by that caused problems in managing the financial and transaction, for it required an application program to handle it with computer. This application program is the administration application that can facilitate the manager in making financial reports and noted the list of transactions quickly and efficiently. In a company that is engaged in service very good information system is needed, especially in data processing and financial systems, so that the activities can work well, effectively and efficiently. Objec is that a lot of that increase development in the field of services to enhance better service and to process data and finances easily, quickly, accurately, precisely and accurately. Administration Application System Design In Orange Laundry is an effort to maximize technology, especially computer technology in the hope that simplify laundry manager and can assist in improving the quality Laundry. In this case the administrative system in Orange loundry address at Condong Catur, Sleman, Yogyakarta is still experiencing problems and financial data processing manually so that the efficiency and security of data is less reliable, then these things need a media storage and processing of data and that when kuangan times can be accessed quickly and accurately
Keywords: Laundry, Applications, Technology, Administration
4
1. PENDAHULUAN Pada saat ini perkembangan di bidang teknologi informasi sangat pesat, perkembangan yang begitu signifikan terjadi pada perangkat keras (hardware) maupun pada perangkat lunak (software). Di bandingkan dengan beberapa tahun yang lalu teknologi informasi yang ada sekarang jauh lebih baik. Dengan meningkatnya perkembangan teknologi informasi pada saat ini keberadaan komputer sangatlah diperlukan, dengan komputer segala pekerjaan manusia akan jadi lebih mudah karena komputer dapat bekerja dengan cepat, cermat, tepat dan akurat. Selain itu komputer juga bisa menyimpan data dalam jumlah yang besar dengan aman.
Dalam sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang layanan jasa sangat dibutuhkan sistem informasi yang baik, terutama pada sistem pengolahan data dan keuangan, agar dalam kegiatannya dapat berjalan dengan baik, efektif dan efisien. Keadan
tersebut
menyebabkan
banyaknya
perusahaan
yang
meningkatkan
pengembangan di bidang layanan jasa untuk meningkatkan pelayanan yang lebih baik lagi serta dapat mengolah data dan keuangan dengan mudah, cepat, cermat, tepat dan akurat. Dalam hal ini sistem keuangan pada loundry ORANGE yang beralamat di Jl.Angga jaya 2 No.168 Condong Catur, Sleman, Yogyakarta masih mengalami permasalahan yaitu pengolahan data dan keuangan secara manual sehingga efisiensi dan keamanan data kurang terjamin, maka dari pada itu diperlukan sebuah media penyimpanan dan pengolahan data dan kuangan yang sewaktu-waktu bisa diakses kembali dengan cepat dan akurat Dari uraian pada latar belakang masalah dimana masih sulitnya mencari, mengatur data secara cepat dan akurat serta kurang efisiennya data, maka diasumsikan rumusan masalah yang akan diambil adalah bagaimana membangun sistem administrasi dan laporan transaksi yang terjadi secara komputerisasi pada laundry Orange.
5
2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian informasi Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam bentuk yang lebih 1
berguna dan lebih berarti bagi penerimanya . Menggambarkan suatu kejadiankejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan 2.2 Kualitas informasi Ada tiga kriteria informasi yang harus dipenuhi agar informasi tersebut dapat disebut informasi yang berkualitas, yaitu : a. Akurat Informasi yang akurat adalah informasi yang memiliki ketelitian tinggi dan harus bebas dari kesalahan serta tidak menyesatkan.
b. Relevan Informasi yang relevan adalah informasi yang mempunyai manfaat bagi pemakainya. c.
Tepat waktu Informasi harus tepat waktu sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan. Informasi yang sudah usang tidak memiliki nilai lagi, Sebuah Informasi yang datang terlambat tidak akan memiliki nilai yang baik, sehingga kalau
digunakan
sebagai
dasar
dalam
pengambilan
keputusan
dapat
menimbulkan kesalahan. Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi itulah yang pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
1
Jogiyanto, Analisis & Desain Sistem Informasi pendekatan terstruktur teori danpraktek aplikasi bisnis, (edisi pertama; Yogyakarta: Andi Offset, 1990), hal 8
6
3. ANALISIS 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam
bagian-bagian
komponennya
dengan
maksud
untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Beberapa langkah yang harus dilakukan dalam Analisis Sistem yaitu: 1. Identify (mengidentifikasi masalah) Mengidentifikasi masalah
merupakan
langkah
pertama
yang
harus
dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalahmasalah yang terjadi. Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah Mengidentifikasi
penyebab
masalah,
Mengidentifikasi
titik
keputusan
dan
Mengidentifikasi personil-personil kunci. 2. Understand (memahami kerja sistem yang ada) Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Tugas yang perlu dilakukan dalam langkah ini adalah menentukan jenis penelitian, merencanakan jadwal penelitian, membuat penugasan penelitian, membuat agenda wawancaradan mengumpulkan hasil penelitian. 3. Analyze (menganalisis sistem) Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan apa, bagaimana, siapa dan dimana dikerjakan?. Kemudian Menganalisis kelemahan sistem untuk menjawab pertanyaan mengapa dan perlukah dikerjakan serta apakah telah dikerjakan dengan baik ?.
7
4. Report (membuat laporan hasil analisis) Langkah terakhir yang harus dilakukan analisis sistem adalah pembuatan laporan dari hasil-hasil penelitian yang kemudian dicatat dan didokumentasikan sebagai panduan untuk mendesain sebuah sistem. 3.1.2 Analisis Kelemahan Sistem Langkah pertama yang dilakukan dalam menganalisis data adalah dengan pendefinisian permasalahan yang terjadi dalam sistem. Dari hasil pengamatan dan penelitian pada sistem administrasi laundry ORANGE diperoleh kesimpulan : a.
karena belum didukung dengan teknologi informasi yang memadai sehingga tujuan organisasi yang tercapai kurang maksimal.
b. Pencarian,
pencatatan,
penyimpanan
dan
pengolahan
data
transaksi
membutuhkan waktu yang lama. c.
Pembuatan laporan memerlukan waktu yang cukup lama.
d. Pengendalian terhadap transaksi yang terjadi setiap shift masih kurang karena pembuatan laporan dilakukan pada shift terakhir(kedua).
Untuk melakukan analisis terhadap kelemahan sistem yang sedang berjalan pada laundry ORANGE, maka dilakukan metode PIECES yaitu Performance, Information, Economy, Control, Efisiency, Service. 3.1.2.1 Kinerja (Performance) Performance adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Pada loundry ORANGE proses pengolahan data masih secara manual, hal ini sangat mempengaruhi kinerja dalam melakukan pengolahan data sehingga akan memperlambat dalam penyampaian informasi. Akibat lemahnya sistem tersebut maka terjadi kesulitan dalam pembuatan laporan baik yang secara periodik maupun secara berkala, hal ini dapat mempengaruhi kinerja pada laundry ORANGE. Kinerja dikatakan baik jika troughput lebih besar dari pada respontime. Dalam satu hari rata-rata terjadi kurang lebih 25 transaksi dengan 25 nota, laporan transaksi dibuat pada shift terakhir yaitu 21.00 WIB dan membutuhkan waktu sekitar 50menit. Sehingga
dapat
disimpulkan bahwa dari segi
performance
terdapat
kelemahan yaitu dalam pembuatan laporan transaksi. Karena respontime lebih besar dari pada throughput.
8
3.1.2.2 Informasi (Information) Dengan masih menggunakan sistem secara manual, dilihat dari segi keakuratan dalam pembuatan laporan sering terjadi kesalahan dalam perhitungan hal ini membuat informasi yang didapat tidak akurat. Dari segi ketepatan waktu terdapat kelemahan jika pemilik sewaktu-waktu meminta laporan transaksi sebelum jam 21.00 (jam tutup). Informasi sudah relevan karena semua laporan transaksi diberitahukan melalui pesan langsung kepada pemilik. 3.1.2.3 Ekonomi (Economy) Sistem yang ada saat ini masih mengeluarkan biaya yang tidak sedikit setiap bulannya. Selain itu pembuatan laporan sering mengalami keterlambatan dan memakan waktu yang cukup lama, belum lagi jika terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan yang dapat meningkatkan biaya operasi sehingga biaya yang dikeluarkan tidak sebanding dengan mamfaat yang diberikan. Terjadi pemborosan kertas, tipe-x dan alat tulis lainnya jika terjadi kesalahan. 3.1.2.4 Pengendalian (Control) Kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk menghindari dan mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Data yang tersedia saat ini masih terpisahpisah pada buku yang berbeda. Laporan transaksi dibuat pada shift kedua sehingga jika ada kesalahan perhitunagan transaksi pada shift pertama tidak dapat diketahui kesalahan hitung transaksi dan rekap transaksi. 3.1.2.5 Efisien (Efisiency) Cara manual saat ini dirasa memang kurang memberikan solusi untuk mendukung terciptanya kegiatan usaha yang diharapkan di dalam perusahaan ini, karena dalam kegiatan pencatatan data administrasi harus dilakukan penyalinan satu persatu sehingga membutuhkan waktu yang lama. Tidak efisien dalam penggunaan kertas, buku dan alat tulis lainnya. 3.1.2.6 Pelayanan (Service) Karena adanya kelemahan-kelemahan dalam sistem tersebut, pelayanan yang ada masih kurang memuaskan. Dalam satu shift,pegawai harus mengerjakan semua pekerjaan baik itu mencuci, setrika maupun pencatatan transaksi sehinggan jika pelanggan yang datang bersamaan maka harus mengantri
9
4. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Menu pada aplikasi laundry : 1. Form Splash Form login sebagai gerbang sebelum masuk ke menu utama. Form ini bertugas untuk membatasi siapa saja yang diperbolehkan mengakses data dengan fasilitas-fasilitas yang sudah disediakan di dalam aplikasi 2. Form login Form utama merupakan ruang lingkup kerja seorang user. Pada form ini terdapat fasilitas-fasilitas untuk mengelola data resources. Hanya user yang login dengan status Admin saja yang memiliki hak akses pada menu master, report dan menu file untuk log off dan exit 3. Form Menu Utama Form utama merupakan ruang lingkup kerja seorang user. Pada form ini terdapat fasilitas-fasilitas untuk mengelola data resources. Hanya user yang login dengan status Admin saja yang memiliki hak akses pada menu master, report dan menu file untuk log off dan exit. Jika user melakukan log off maka user dapat melakukan login ulang sesuai dengan user ID yang berbeda 4. Form Data Pelanggan Form Data Pelanggan merupakan turunan dari menu Master, form ini dugunakan
untuk
melakukan
penambahan(Add),
pengubahan(edit),
penghapusan data pelanggan 5. Form jenis pakaian Form Jenis Pakaian merupakn turunan dari Menu Master, form ini digunakan untuk melihat jenis pakaian dan mencari jenis-jenis pakaian 6. Form Data Karyawan Form Data Karyawan merupakan turunan dari menu Master, form ini dugunakan untuk melakukan penambahan(Add), pengubahan(edit), penghapusan data-data karyawan 7. Form transaksi Form Transaksi digunakan untuk menginputkan data-data tansaksi. Berukut ini tampilan form Transaksi
10
5. KESIMPULAN Berdasarkan penelitian dan perancangan yang dikerjakan dan mengacu pada rumusan masalah yang ada yaitu bagaimana suatu perusahaan dapat mengolah data dengan mudah, cepat dan akurat dan membuat suatu sistem informasi secara komputerisasi untuk menampilkan informasi yang berkualitas, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu : A. Kelebihan Perancangan Sistem Aplikasi Administrasi pada Laundry Orange. Kelebihan yang diperoleh dari sistem aplikasi ini antara lain : 1) Sistem aplikasi administrasi ini dapat meningkatkan pelayanan dan kemudahan pada saat pembuatan laporan. 2) Pembuatan aplikasi ini sebagai fasilitas pengolahan data yang bermanfaat meminimalkan waktu yang semula pembuatan satu laporan membutuhkan waktu 2 menit dengan sistem yang baru bisa dilakukan kurang dari 1 menit untuk setiap pembuatan laporannya dan memudahkan pengolahan data bagi karyawan. Hal tersebut merupakan salah satu keuntungan yang dapat dirasakan dengan adanya perubahan dari proses manual menjadi terkomputerisasi. 3) Sistem informasi menghasilkan jumlah informasi yang lebih banyak, lebih akurat, sehingga produktifitas meningkat. B. Kekurangan Sistem Aplikasi Administrasi pada Laundry Orange. Kekurangan yang diperoleh dari sistem aplikasi ini antara lain : 1) Aplikasi ini tidak dilengkapi dengan fasilitas penghapusan data atau record yang tersimpan dalam database dalam kurun waktu tertentu. Penghapusan record yang tidak terpakai berpengaruh pada pada stabilitas kinerja sistem (sistem tidak terbebani dengan banyaknya record pada database). 2) Sistem ini sebaiknya dijalankan pada platform Windows XP karena jika dijalankan pada platform Windows Vista dan versi di atasnya aplikasi tidak berjalan secara maksimal.
11
SARAN Kesempurnaan
dari
suatu
sistem
selalu
bersifat
relative
berdasarkan pada cara pandang dan konsep dari setiap pemikiran yang berbeda serta memiliki alur yang bervariasi. Karena sistem ini dibangun berdasarkan alur pemikiran penulis, maka untuk hasil yang lebih baik dan maksimal diperlukan saran dari pihak manapun untuk melengkapi kekurangan yang ada. Beberapa saran dari penulis untuk perusahaan: 1) Penulis menyarankan agar administrator ataupun pihak manajemen membuat back up secara soft copy dan hard copy (laporan) yang diperlukan sesering mungkin sesuai dengan kebutuhan. 2) Penulis menyarankan agar administrator ataupun pihak manajemen lebih teliti dalam penginputan data dikarenakan oleh kelemahan sistem yang belum mampu menangani proses filterisasi secara maksimal. Untuk pengembangan selanjutnya system ini dapat dihubungkan dengan mesin timbangan sehingga berat pakaian di inputkan secara otomatis oleh system
12
DAFTAR PUSTAKA
Adi Kurniadi. 2002. Pemrograman Ms.Visual Basic 6.0. cetakan kelima;Jakarta:Elex Media Komputindo Didik Dwi Prasetyo. 2004. Aplikasi Database Client/Server Menggunakan Delphi danMySQL, Jakarta: Elex Media Komputindo Ema Utami dan Sukrisno. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database dengan SQL Server, Ms.Access, dan Ms.Visual Basic, Yogyakarta: Andi Offset Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stalling, Jr. 1981. Fundamental of System Analysis. edisi kedua; New York: john willey & Sons Jogiyanto. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset http://www.bi.go.id/
