Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Transaksi Pada EN’s Laundry Yogyakarta Naskah Publikasi
Diajukan oleh: Kristina Ida Mitake Watun 09.12.3601
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
"DATA PROCESSING SYSTEM DESIGN INFORMATION ON EN's LAUNDRY LAUNDRY" “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA TRANSAKSI EN’s LAUNDRY” Kristina Ida Mitake Watun Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
Abstract
Currently tegnologi development is increasingly rising, the need for tegnologi in the field of data processing information systems merupakana tegnologi one form needs. Different types of data pegolahan application has been developed according to the needs and their role. EN's Laundry is a business that needs a place of a data processing system to facilitate job laundry employees. Designed a system application information for data processing facilities with the theme of "Designing Information Systems Data processing Laundry" in order to more accurate data processing and report generation will be easier. This system is expected to help the bar regulate business. System information on EN's laundry menagtur Yogyakarta has the task management in laundry facilities in terms of recording transactions, the documentation's customers, laundry incoming inventory, and price list of services, and make the required reports. Hopefully with pharmacy information management systems and simplify database management arrangements in EN’sLaundryYogyakarta.
Keywords: System Information Data Processing
1. PENDAHULUAN Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) memicu banyak kalangan untuk mencari alternatif pemecahan masalah di bidang teknologi sistem informasi. Penggunaan komputer sebagai alat bantu penyelesaian pekerjaan di bidang teknologi sistem informasi kian marak dan berkembang di segala bidang. Komputer dirasa memiliki banyak keunggulan, alasannya komputer dapat diprogram sehingga dapat disesuaikan dengan keinginan pemakainya. Sementara itu sistem informasi berbasis komputer kini menjadi suatu hal yang penting bagi pemenuhan kebutuhan informasi. Banyak bidang yang telah memanfaatkan sistem informasi berbasis komputer sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan. Mulai dari kalangan pebisnis sampai dengan kalangan akademis/pendidikan hampir semua memanfaatkan komputer sebagai alat bantu untuk mempermudah pekerjaan. Proses Pengolahan Data Transaksi pada Perusahan umumnya masih dilakukan secara manual. Agar dapat mengambil suatu keputusan butuh ketelitian yang tinggi, oleh karena itu dengan bantuan mesin seperti komputer pekerjaan akan lebih mudah. EN’s laundry merupakan sebuah laundry cukup ramai pelanggannya, namun pencatatan transaksi yang terjadi setiap harinya masih menggunakan cara manual, hal ini terkadang membuat repot pegawai Laundry dalam membuat laporan kepada pemilik Laundry. Latar belakang masalah diatas mendorong penulis untuk mengadakan penelitian pada EN’s Laundry dengan judul “SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA TRANSAKSI PADA EN’s LAUNDRY”
2. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep dasar sistem 2.1.1
Pengertian Sistem
Defenisi sistem berkembang sesuai dengan lingkupan sistem itu digunakan. Sistem adalah : jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu
1.
Para ahli pun mendefenisikan sistem dengan pandangan masing-masing sistem menurut Murdick dan Ross (1993) adalah :seperangkat elemen-eleman yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk suatu tujuan bersama. Sedangkan defenisi lain dijelaskan oleh Scott (1996) yakni sistem terdiri dari unsure-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), dan (output).
1
Ciri pokok sebuah sistem menurut Gaspert yaitu : sistem beroperasi dalam sebuah lingkungan, sistem terdiri atas unsure-unsur, ditandai dengan saling berhubungan, mempunyai satu fungsi atau tujuan utama. 2.2
Konsep dasar informasi
2.2.1
Pengertian Informasi Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Tanpa suatu informasi, suatu sistem tidak akan berjalan lancer bahkan bisa mati. Suatu perusahaan tanpa adanya informasi maka perusahaan tersebut tidak bisa berjalan dan tidak bisa beroperasi. Dengan kata lain sumber informasi adalah data. Data menggambarkan
kejadian yang sedang terjadi, dimana data tersebut akan diolah dan diterapkan dalam sistem menjadi input yang berguna dalam suatu sistem. 2.2.1
Nilai Informasi Sama halnya dengan barang atau jasa, informasi juga memiliki nilai menurut
Jogiyanto(2000) nilai sebuah informasi di tentukan oleh dua hal yaitu: Manfaat dan biaya.
Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi dinikmati oleh lebih dari satu pihak sehingga sulit untuk menghubungkan suatu informasi dengan biaya untuk memperolehnya
dan
sebagian
besar
informasi
tidak
dapat
ditaksirkan
keuntungannya dengan satuan uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Kualitas suatu informasi tergantung pada 3 hal : Akurat, tepat waktu dan Relevan.
2.3
Sistem Informasi
2.3.1
Pengertian Sistem Informasi Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Devis definisi dari sistem informasi
adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, menyediakan kepada pihak luar akan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto, 1995). Selain itu sistem informasi juga dapat diartikan sebagai sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi (Lucas, 1987) 2.3.2
Komponen Sistem Informasi Dalam
komponen
penggunaan suatua sistem informasi dibutuhkan komponen-
yang
fungsinya
sangat
mendukung
keberadaan
tersebut,komponen sistem informasi tersebut adalah : a)
Input Semua data yang dimasukan kedalam sistem informasi.
b)
Proses
sistem
Kumpulan proses yang akan memanipulasi input yang kemudian akan disimpan dalam basis data dan seterusnya akan diolah menjadi suatu output yang akan digunakan oleh penerima informasi. c)
Output Semua keluaran atau hasil dari model yang sudah diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat di pakai.
d)
Tegnologi Merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukan input, mengolah inputan dan menghasilkan output.
e)
Basis Data Kumpulan data yang saling berhubungan, yang disimpan dalam perangkat keras computer dan akan diolah menggunakan perangkat lunak.
f)
Kendali Semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancer dan tidak mengalami gangguan.
2.4
Sistem Informasi Manajemen
2.4.1
Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada
level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan 2
tertentu
Sistem informasi manajemen (SIM) mempunyai peranan yang penting dalam sebuah perusahaan atau organisasi karena sangat mempengaruhi maju mundurnya sebuah perusahaan atau organisasi tersebut. Sistem informasi Manajemen dapat digunakan secara efektif untuk mendukung setiap tingkatan pada proses pengambilan
keputusan dan dapat digunakan juga untuk memperoleh dan menyimpan informasi yang berkaitan dengan masalah yang terjadi.
2.5
Sistem perangkat lunak yang digunakan
2.5.1
Microsoft Visual Basic 6.0 Visual basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft
windows secara cepat dan mudah. Visual basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana samapi aplikasi yang kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar.
6
Kata “Visual” merujuk kepada metode yang digunakan untuk membuat antar muka yang bersifat grafis Graphical User Interface (GUI). Kata “Basic” merujuk kepada bahasa BASIC (Beginners All-Purpose Symbolic Instruction Code), sebuah bahasa yang digunakan oleh banyak programmer dibandingkan dengan bahasa lainnya dalam sejarah komputer. Visual Basic telah berubah dari bahasa asli BASIC dan sekarang memiliki ratusan pernyataan (statements), fungsi (functions), dan kata kunci (keywords), dan kebanyakan di antaranya terkait dengan antar muka grafis di Windows. Bahasa pemrograman Visual Basic, yang dikembangkan oleh Microsoft sejak tahun 1991, merupakan pengembangan dari pendahulunya yaitu bahasa pemrograman BASIC (Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dikembangkan pada era 1950-an. Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman komputer yang mendukung object (Object Oriented Programming = OOP)
2.5.2
Microsoft SQL Server 2000 SQL Server 2000 merupakan salah satu produk yang dibuat oleh Microsoft
untuk mengolah database.Kemampuan dalam menajemen data dan kemudahan pengoperasian membuat DBMS menjadikan SQL menjadi pilihan para database administrator. Objek-objek yang terdapat dalam database SQL Server 2000 dapat dilihat pada fitur enterprise Manager. 1. Diagram Merupakan sebuah diagram yang digunakan untuk mendesain sebuah relasi/hubungan antar tabel-tabel dalam sebuah database 2. Tables Menyimpan baris-baris atau record-record data. Tabel adalah inti dari sebuah database yang dikelompokan dalam bentuk baris dan kolom. 3. Views Views adalah sebuah tabel virtual yang digunakan untuk mengakses data-data tertentu pada sebuah tabel. Data-data penting yang tidak ditampilkan secara public dapat disembunyikan dengan menggunakan view. 4. Stored Procedured Merupakan sekumpulan perintah SQL yang tersimpan dalam server database dan dapat dieksekusi melalui perintah execute (nama sp)[parameter] 5. Users
Orang atau pengguna yang diberi hak untuk mengakses database pada server database. 6. Function Sama halnya seperti Stored procedure, yaitu sekumpulan perintah SQL, akan tetapi function akan mengembalikan nilai, sedangkan stored procedure tidak mengembalikan nilai. 3. Analisis 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem merupakan sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah tehnik pemecaha masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa baik bagianbagian komponen tersebut bekerja dan berintegrasi untuk mencapai tujuan sistem. Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem yaitu sebagai berikut: 1. Identify yaitu mengidentifikasi masalah. 2. Understand yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze yaitu menganalisis sistem. 4. Report yaitu membuat laporan hasil analisis. 3.2 Identifikasi Masalah Tahapan pertama adalah identifikasi masalah yang bertujuan untuk mendefnisikan masalah sistem. Masalah yang didefenisikan dengan pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan oleh analis. Oleh karena itu pada tahap analis sistem langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi. Tahapan yang harus dijalankan adalah : 1)
Mengidentifikasi penyebab masalah
Kerap kali yang terjadi dalam sebuah perusahaan adalah menyadari terjadinya masalah saat perjalannan perusahaan/organisasi mulai tidak benar. Suatu masalah pasti ada penyebab yang mengakibatkan timbulnya masalah tersebut. Pada En’s laundry pencatatan tanda terima laundry, dan pencatatan laporan transaksi masih dibuat secara manual yaitu menggunaka nota dan buku. Hal ini membuat pemboroson pada biaya produksi diman penctatan pada nota memakai nota berlapis 3, dan untuk pencatatan laporan setiap harinya menggunakan buku, mengingat transkai yang terjadi setiap harinya >=50 transaksi membuat kerjaan karyawan akan lebih lambat, dimana waktu yang seharusnya bisa dipakai untuk mengerjakan laundryan tetapi dipakai untuk membuat laporan. Disisi lain penumpukan buku-buku laporan dan nota-nota akan membuat banyak berkas dan terkadang membingungkan bagi pemilik laundry saat pemeriksaan laporan. 2)
Mengidentifikasi titik keputusan Setelah proses identifikasi selesai maka jelas disini masalah yang dialami oleh En’s laundry adalah pada pemborosan biaya karena pencatatan nota, dan pembuatan laporan yang memakan waktu.
3)
Mengidentifikasi personil-personil kunci Setelah titik penyebab masalah dapat diindentifikasi beserta letak terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personel-personel kunci baik secara langsung maupun tidak langsung dapatmenyebabkan masalah tersebut.
3.3
Analisis Kebutuhan Sistem a)
Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional dari system yang diharapkan oleh EN’s Laundry adalah sebagai berikut : 1.
Sistem harus dapat melakukan input data pelanggan
2.
Sistem harus dapat mengolah data transaksi
3.
Sistem harus bisa membuat laporan data transaksi
4.
Sistem harus dapat membut laporan data pelanggan
b) Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan non fungsional menjelaskan kebutuhan yang di butuhkan system agar dapat berjalan. Kebutuhan non-fungsional meliputi kebutuhan perangkat keras, perangkat lunak, dan kebutuhan pengguna. 1.
Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Komponen perangkat keras yang digunakan untuk pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut :
2.
Procesor
Intel core TMi5-460M
VGA
Intel HD Grapichs
Hard Disk
500 GB HDD
DVD
DVD-super multi DL drive
Sistem Operasi
Windows XP
Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak adalah: suatu system atau program yang digunakan
untuk mengendalikan kekuatan dari system computer. System yang mengendalikan computer atau sering disebut sebagai sistem operasi, merupakan program utama dari sistem pengendali computer. Untuk sistem operasi ini menggunakan windows XP atau windows 7, sedangkan untuk
perangkat lunak yang digunakan untuk membangun aplikasi ini adalah Ms Visual Basic 6.0 dan Ms SQL Server 2000. 3.
Kebutuhan Sumberdaya Manusia (Braiware) Brainware adalah pengguna computer dalam hal ni pengguna
sistem. Saat ini pengguaan computer tidak sesulit dulu, cukup dengan pelatihan khusu yang di berikan maka computer bias digunakan, sama halnya dengan sistem. Bagi pengguna sistem akan diberikan pelatihan khusus untuk menggunakan sistem tersebut. 3.4 Analisis Biaya dan manfaat Analisis biaya dan manfaat sebuah cara analisis ekonomi yang bertujuan untuk memberikan gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem yang baru “lebih besar” dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Pada analisis biaya dan manfaat ada beberapa metode kuantitatif yang digunakan untuk menentukan standar kelayakan proyek yaitu: 1.Analisis Payback (PP) 2. Analisis Net Present Value (NPV) 3.Return On Investment (ROI) Berikut ini adalah rincian biaya dan manfaat sistem Rincian Biaya Manfaat
Tahun
Tahun
Tahun
Ke-0
Ke-1
Ke-2
I. Biaya-Biaya 1. Biaya Pengadaan * −
1
Biaya perangkat lunak
www.bhinneka.com 20 mei 2012
1
510.800
Total Biaya Pengadaan
510.800
2 . Biaya analisis dan desain −
Biaya programmer2
−
Tahap Analisis & Desain
−
Biaya Dokumentasi
100.000
−
Biaya Transportasi
100.000
3.000.000 3
Total Biaya Analisis dan Desain o
3.000.000
6.200.000
Tahap Penerapan Sistem
−
Biaya Konversi Sistem
500.000
−
Biaya Pelatihan Personil
300.000
Total Biaya Penerapan Sistem Total Biaya-Biaya (TB)
700.000 7.410.800
1.000.000
1.200.000
1.083.800
1.256.370
800.000
1.000.500
1.883.800
2.256.870
3.500.000
4.018.000
3.500.000
4.018.000
II. Manfaat-Manfaat 1. Keuntungan Berwujud - Pengurangan Biaya Operasi - Pengurangan Kesalahan Proses Total Keuntungan Berwujud 2. Keuntungan Tak Berwujud -Peningkatan Konsumen
Pelayanan
Total Keuntungan Tak Berwujud
2
http://perancangansisteminformasi.blog.com/2010/03/18/gaji-profesional-ti/ 29 mei 2012
3
http://perancangansisteminformasi.blog.com/2010/03/18/gaji-profesional-ti/ 29-mei-2012
Total Manfaat-manfaat (TM) Proceed (Selisih TM dengan TB)
7.410.800
5.383.800
6.274.870
4.383.800
5.074.870
4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Penelitian 4.1.1
Flowchart Sistem
login
pelanggan
Harga
laundryan
transaksi
Input data login
Input data pelanggan
Input data harga
Input data laundryan
Input data transaksi
Pencatatan data Login
Pencatatan data pelanggan
Pencatatan data harga
Pencatatan data laundryan
Login
Pelanggan
Harga
Laundryan
Transaksi
Pembuatan lap dt pelanggan
Pembuatan lap dt harga
Pembuatan lap dt laundryan
Pembuatan lap dt transaksi
Laporan Pelanggan
Laporan Harga
Laporan Laundryan
Laporan transaksi
4.1.2
Data Flow Diagram
status
Input data status
Pencatatan Transaksi
Pencatatan data status
Transaksi_umum
status
Input data Harga Input data status
Admin
Data transaksi
6 Pembuatan lap.pelanggan
4 Harga
Data harga
Data Harga
Data status
Dt Barang
7 Pembuatan lap. laundry
8 Pemmbuatan lap status
Lap.laundry
Lap status
Data harga
Data laundry
Data laundry
Data pelanggan
Data pelanggan
3 status
2 Laundry
datapelanggan
5 Transaksi
Dt Transaksi_umum
1 Pelanggan
Data status
Input transaksi
Karyawan
Data laundry
Input data pelanggan
Input data laundry
9 Pembuatan lap Harga
Data transaksi Lap.pelanggan 10 Pembuatan Lap transaksi lap. transaksi
Admin
Lap harga
4.2 Implentasi Implentasi Sistem (System Implentation) adalah : tahap meletakan suatu sistem supaya siap untuk dioperasikan. 4.3 Kegiatan Implentasi Rencana implentasi merupakan suatu arah dan batasan yang harus dilaksanakan. Rencana tersebut mencakup anggaran dan biaya dengan tujuan untuk memberikan pengendalian pengeluaran biaya. Selain fungsi anggaran, terdapat juga penjadwalan jam berfungsi untuk pengendalian terhadap waktu implentasi. Adapun rencana kegiatan yang dilakukan dalam tahap implentasi adalah sebagai berikut :
a. Pemrograman dan Implentasi Database b. Instalasi program c.
Pengetesan Sistem
d. Pemilihan dan pelatihan personel e. Konversi Sistem f.
Penggunaan Sistem
4.4
Form Menu Utama Menu utama merupakan tampilan utama yang menampilkan pilihan-pilihan menu
yang diakses oleh pengguna sistem. Menu yang ditampilkan akan berbeda-beda setelah melakukan login.
Gambar Menu Utama 4.5
Form Input data Pelanggan Form pelanggan berfungsi untuk memasukan data pelanggan yang memakai jasa
laundry pada EN’s laundry dalam proses pengolahan data pelanggan. Untuk memasukan data baru klik tombol tambah. Setelah memasukan data klik tombol simpan untuk menyimpan data. Tombol hapus untuk menghapus data, tombol edit untuk
mengubah data, dan tombol batal untuk keluar kembali ke menu utama. Data yang sudah diinputkan akan masuk ke database.
Gambar Form Input pelanggan 4.6
Form Transaksi Form transaksi berfungsi untuk memasukkan data transaksi yang terjadi di EN’s
laundry. Untuk menambah barang yang dibeli klik tombol transaksi. Setelah memasukkan data klik tombol simpan untuk menyimpan data sebagai nota dan tombol keluar untuk keluar kembali ke Menu Utama. Dan data yang sudah diinputkan akan ditampilkan sementara dan langsung tersimpan di database. Dan data yang sudah diinputkan akan langsung tersimpan di database.
Form transaksi 5. Kesimpulan Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan di EN’s Laundry, maka dapat diambil kesimpulan bahwa pengolahan data yang efisien sangat dibutuhkan guna menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Sistem informasi pengolahan data transaksi pada EN’s laundry ini dapat memperlancar kinerja karyawan karena dapat melakukan : •
Pengolahan Data Pelanggan
•
Pengolahan Data Laundryan
•
Pengolahan Data Transaksi
•
Pengolahan Data Harga jasa
•
Pengolahan Data Status Laundry
Selain itu dapt mengahasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan karyawan sebagai bentuk pertanggungjawaban kerja, laporan yang dihasilkan yaitu :
•
Laporan data keseluruhan pelanggan
•
Laporan data Laundryan
•
Laporan Data harga
•
Laporan Data Transaksi per periode
•
Laporan keselururuhan Transaksi.
Selain memiliki kelebihan-kelebihan diatas, tak dapat dipungkiri pula bahwa sistem baru itu sendiri juga mempunyai kelemahan, yaitu sistem tidak dapat menyesuaikan dengan situasi dan kondisi jika terjadi pembaharuan secara mendasar. 6. Saran Berdasarkan analisis dan kesimpulan diatas, juga sebagai pertimbangan bagi EN’s laundry dalam usaha meningkatkan pelayanan dan kinerja sistem, saran yang ingin disamapaikan adalah : 1.
Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang diusulkan untuk proses pengolahan semua data dan transaksi di Apotek.
2.
Rancangan sistem yang diusulkan layak dipergunkan dan diharapkan sistem ini dapat membantu mengatasi permasalahan walaupun penulis menyadari sistem ini masih jauh dari sempurna.
3.
Penerapan sistem baru akan dapat berjalan dengan baik dan lancer apabila semua pihak yang terkait mendukung penerapan sistem tersebut.
4.
Sesuai dengan perkembangan tegnologi informasi,maka sistem informasi yang digunakan harus selalu dianalisis apakah masih layak/tidak, sehingga dapat diketahui perlu tidaknya pengembangan sistem yang ada demi memenuhi kebutuhan EN’s Laundry Yogyakarta sendiri.
Demikian kesimpulan dan saran serta informasi yang dapat penulis sampaikan. Penulis sangat berharap sistem tersebut dapat membantu meningkatkan kinerja pada EN’s Laundry
sehingga
dapat
menghasilkan
informasi
dengan
cepat,tepat,dan
akurat.
Dengan
pertimbangan saran diatas, penulis berharap sistem yang diusulkan dapat diterapkan serta bermanfaat bagi pihak EN’s laundry Yogyakarta.
