SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PENJUALAN PADA TOKO TOAT JAYA YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh Nurmansyah 08.11.2221
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
DATA PROCESSING INFORMATION SYSTEMS SALES IN STORES TOAT JAYA YOGYAKARTA SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PENJUALAN PADA TOKO TOAT JAYA YOGYAKARTA Nurmansyah Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
The development of information and communication technologies have enormous impact on the management system documentation and information. Technology accurate information, appropriate communication technologies, of course, very influential on the progress of a business to be managed. Information into something that is necessary for all parties, for example for the company or management, information has become a very major requirement. While communication is a medium to convey the information held, to be known by everyone. Therefore, information and communication technology is a tool that is essential for the progress of a company. At a company engaged in the sale requires a good information system, especially the sales information system, so the activities can be carried out effectively and efficiently. This is causing many companies that enhance the development in sales to improve services and better able to process data quickly, precisely and accurately. Toat Jaya Stores is a company engaged in the sale. In Toat Jaya Sores most data processing and presentation of information is still manually. Handling data manually has several drawbacks, such as take a long time in data entry, data retrieval, creation and presentation of reports, or in other words in inefficient use of working time. Dominant factor that many human errors occur in data processing and storage and maintenance of documents in the form of paper, where it is extremely difficult to overcome. It encourages the authors to analyze the sales administration system in the Toat Jaya Sores then found an improvement in order to improve performance to process data faster, more precise and accurate and can increase corporate profits. Thus was created a system called "Data Processing Information Systems Sales In Stores Toat Jaya".
Keywords: Information systems, Stores, Sales, Administrative systems
1.
Pendahuluan Kebutuhan teknologi informasi bukan seharusnya hanya dimiliki pengusaha-
pengusaha yang memiliki usaha yang besar. Namun pengusaha-pengusaha kecil dan menengah juga harus segera menerapkannya, agar usaha yang dimiliki menjadi semakin besar. Demikin juga pada Toko Toat Jaya yang sedang menjalankan usahanya dibidang penjualan. Toko Toat Jaya adalah toko kelontong yang menjual bermacam-macam kebutuhan sehari-hari. Toko Toat Jaya merupakan salah satu toko yang membutuhkan sebuah teknologi informasi agar proses pengolahan data penjualannya dapat dikelola dengan baik. Sistem
informasi
dibuat
agar
dapat
membantu
mempercepat
proses
penyelesaian pekerjaan. Pada proses penjualan, pembuatan nota sudah otomatis, sehingga tidak perlu ditulis pada buku. Pengecekan stok barang dapat diketahui dengan cepat tanpa harus mengecek satu per satu. Dengan demikian sistem dapat meningkatkan kinerja pada Toko Toat Jaya. 2.
Landasan Teori
2.1
Pengertian Sistem Informasi Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. (Jogiyanto, 2005). Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang (Davis, 1995). Philip Kotler mendefinisikan sistem informasi sebagai struktur yang berlanjut dan saling terkait dari orang, peralatan dan produsen yang ditujukan untuk mengumpulkan, menyaring, menganalisa dan membagi untuk digunakan oleh para pengambil keputusan di bidang penjualan. 2.2
Pengembangan Sistem Pengembangan sistem (sistem development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada ( Jogiyanto, 2005). Dalam kerja praktek ini, penyusun menggunakan model waterfall. 1. Analysis Proses pengumpulan kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software. Peningkatan ini berhubungan dengan analisis PIECES yaitu sebagai berikut (Jogiyanto, 2005).
2.
-
Performance (Kinerja)
-
Information (Informasi)
-
Economy (Ekonomi)
-
Control (Kontrol)
-
Efficiency (Efisiensi)
-
Services (Pelayanan)
Design Kegiatan yang dilakukan dalam tahap ini meliputi : a) Diagram Alir ( Flowchart ) Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut- urutan prosedur dari suatu program . b) Contex Diagram Context
Diagram
adalah
sebuah
diagram
sederhana
yang
menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran sistem (Kristanto, 2003). c) Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data atau kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang disimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut (Kristanto, 2003). d) Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram adalah alat pemodelan data utama dan akan membantu mengorganisasi data dalam suatu proyek kedalam entitasentitas dan menentukan hubungan antar entitas. 3. Coding Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding. 4. Testing Ada 2 metode untuk melakukan unit testing yaitu (Hanif Al Fatta, 2007): a) Black Box Testing b) White Box Testing 5. Maintainance
Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. 2.3
Software Yang Digunakan Software Yang Digunakan dalam pembuatan system informasi pada Toko Toat
Jaya adalah: a) Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic 6.0 selain disebut sebagai bahasa pemrograman, juga sering disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasis Windows. b) Microsoft SQL Server 2000 SQL( Structured Query Language ) Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS ( Database Management Sistem) yang dibuat oleh Microsoft.
3.
Analisis Dan Perancangan Sistem
3.1
Gambaran Umum Perusahaan Toko Toat Jaya adalah toko kelontong yang menjual bermacam-macam
kebutuhan sehari-hari. Toko Toat Jaya beralamat di jln. Kledokan, No.19 Catur Tunggal, Sleman, Yogyakarta. 3.2
Analisis Sistem Yang Digunakan Analisis sistem (sistem analysis) dapat didefenisikan sebagai berikut ( Jogiyanto ,
2005): “ Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian –bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengavaluasi permasalahan-permasalahan , kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Analisis yang digunakan antara lain: 1. Identifikasi Masalah Identifikasi ( Mengenal ) Masalah merupakan hal utama yang perlu dilakukan agar pokok permasalahannya dapat ditemukan dan segera dicari solusinya. 2. Analisis PIECES Metode analisa yang akan dipakai pada Toko Toat Jaya adalah analisa PIECES ( Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Service). Alasan digunakannya analisis PIECES adalah : a) Untuk mendapatkan pokok permasalahan yang lebih jelas dan spesifik
b) Dari pokok permasalahan yang ada maka dirancang usulan-usulan untuk diterapkan dalam sistem yang baru. Dari sini akan terlihat perbandingan antara sistem lama dengan sistem baru yang akan di usulkan. 3. Analisis Kebutuhan Sistem Analisis ini digunakan untuk mempermudah analis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap. 1) Analisis Kebutuhan Sistem Fungsional Analisis Kebutuhan Sistem Fungsional yaitu analisis kebutuhan yang berisi proses - proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem . 2) Analisis Kebutuhan Sistem Non-Fungsional Analisis Kebutuhan Sistem Non-Fungsional yaitu analisis kebutuhan sistem yang berisi property prilaku yang dimiliki oleh system 4. Analisa Biaya Dan Manfaat Untuk pengadaan sistem ini tentu saja membutuhkan biaya yang dalam hal ini termasuk biaya investasi . Dalam hal ini perusahaan harus mengeluarkan sumberdaya demi mendapatkan manfaat dimasa yang akan datang dan juga keuntungan yang lebih baik dibandingkan keuntungan menggunakan sistem lama yang telah berjalan selama ini. a) Komponen Biaya -
Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras adalah salah satu komponen dari sebuah komputer yang berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi. Perangkat keras yang dibutuhkan adalah:
-
Printer Canon IP 2770
Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak merupakan pendukung dari perangkat keras yang berfungsi untuk melakukan pengerjaan dalam data processing sistem untuk mendukung bekerjanya sistem-sistem computer. Perangkat lunak yang dibutuhkan adalah :
Microsoft SQL Server 2000
b) Komponen Manfaat Manfaat
dari suatu sistem dapat diklasifikasikan dalam bentuk
keuntungan berwujud (Tangible Benefits) dan keuntungan tak berwujud (Intangiable Benefits). c) Metode Analisis Biaya Dan Manfaat Metode-metode analisis biaya dan manfaat yang penulis angkat seperti
yang telah sering Pengembalian
kita
kenal
diantaranya
(Payback Period),
adalah
Metode
Metode
Periode
Pengembalian Infestasi
(Return Of Investment), dan Metode Nilai Sekarang Bersih (Net Present Value) Tabel 3.1 Hasil Perhitungan Biaya & Manfaat NO Metode Biaya & Manfaat
Nilai
Keputusan
1.
Payback Period
1 Tahun 2 Bulan 30 Hari
Layak
2.
Retur of Inverstment
14,76 %
Layak
3.
Net Present Value
Rp 664.593,37
Layak
5. Analisa Kelayakan Sistem Analisis kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau mengidentifikasi permasalahan yang telah dijabarkan sesuai dengan tujuan akhir yang dicapai. Tujuan dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan
diterapkan sebagai pengembangan dari sistem yang lama layak dipakai
atau tidak. 3.3
Pemodelan Basis Data 1. ERD (Entity Relationship Diagram)
2. Relasi Antar Tabel
3.4
Perancangan Sistem a. Flowchart Sistem Yang Diusulkan
b. Context Diagram Yang Diusulkan
c. Data Flow Diagram Yang Diusulkan
4
Hasil Penelitian Dan Pembahasan Tahap implementasi sistem adalah tahap meletakkan sistem supaya siap
dioperasikan. 4.1
Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah
direncanakan dalam kegiatan implementasi. a. Pemrograman 1. Iplementasi Basis Data Dalam hal ini menggunakan database SQL Server 2000 sebagai media penyimpanan data. 2. Implementasi Program Dalam hal ini menggunakan Visual Basic 6.0 sebaga alat untuk membuat program agar dapat dibaca oleh mesin. b. Pengetesan Sistem Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. 1. Black Box Testing Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. 2. White Box Testing Pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. c. Instalasi Sistem Untuk dapat menggunakan program ini perlu melakukan instalasi program terlebih dahulu. d. Pemilihan Dan Pelatihan Personil e. Konversi Sistem Konversi sistem adalah bagian akhir dari implementasi sistem, dimana proses ini adalah melakukan konversi dari sistem yang lama kedalam sistem yang baru. f.
Pemeliharaan Tahap akhir dari proses penerapan sistem tahap pemeliharaan yang terus dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai.
4.2
Hasil Penelitian Berikut ini adalah hasil dari pembuatan Sistem Informasi Pengolahan Data
Penjualan Pada Toko Toat Jaya Yogyakrta:
1. Form Login Form ini adalah jalan masuk menuju form-form lainnya. Form ini berfungsi untuk membatasi pengguna program, pengguna atau user yang akan menggunakan program harus ada di basis data dan mempunyai password.
2. Menu Utama Jendela menu utama akan muncul ketika aplikasi dijalankan. Namun unit-unit belum bisa aktif jika user belum login name atau password dengan benar. Pada jendela utama terdiri dari beberapa menu yang telah aktif dan siap digunakan untuk mengolah data.
3. Form Daftar Pengguna Form daftar pengguna digunakan untuk menambah atau menghapus serta mengapdate daftar pengguna dari sistem informasi.
4. Form Jenis Form Jenis ini digunakan untuk menyimpan data jenis barang.
5. Form Barang Form Barang digunakan untuk menyimpan data barang yang ada berdasarkan kelompok yang telah ditentukan serta dapat memberikan info stock barang tersebut.
6. Form Pemasok Form pemasok digunakan untuk menyimpan semua informasi data pemasok yang berkaitan dengan kegiatan pembelian barang.
7. Form Pembelian Form pembelian digunakan untuk menginputkan semua data-data pembelian barang.
8. Form Penjualan Form penjualan merupakan form yang paling penting dalam sistemm yang merupakan tugas utama dari sistem yang dibuat. Form penjualan digunakan untuk melakukan proses data transaksi penjualan.
9. Laporan Data Barang Merupakan laporan seluruh data barang, mulai dari kode barang, nama barang, dan juga stok barang yang ada.
10. Laporan Data Pemasok Merupakan laporan seluruh data pemasok mulai dari kode pemasok, nama pemasok, alamat ,dan juga no telepon.
11. Laporan Retur Beli Merupakan laporan seluruh data retur pembelian, mulai dari no nota beli,kode barang,nama barang dan lain-lain.
12. Laporan Penjualan Perhari
13. Laporan Penjualan Pertanggal
14. Laporan Pembelian Perhari
15. Laporan Pembelian Pertanggal
16. Nota Penjualan
5
Kesimpulan Dan Saran
5.1
Kesimpulan
Dari penjelasan dan uraian pada bab-bab sebelumnya sampai akhir pembuatan : “ SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PENJUALAN PADA TOKO TOAT JAYA YOGYAKARTA “ Dapat disimpulkan bahwa: 1. Untuk membuat sistem ini ada beberapa tahapan atau proses yang harus dijalankan sesuai urutannya sehingga diperoleh hasil yang maksimal seperti mengidentifikasi masalah, menganalisis kebutuhan sistem , menganalisis kebutuhan biaya, desain sistem, memproduksi sistem sampai memelihara sistem. 2. Mengingat bahwa setiap proyek investasi yang mempunyai Return Of Investment (ROI) lebih besar dari 0 adalah proyek yang dapat diterima. Maka proyek ini dapat diterima dan layak untuk dijalankan, karena
proyek ini akan memberikan keuntungan sebesar 14,76 % dari biaya investasinya. 3. Dengan adanya sistem baru ini, diharapkan bisa mendampingi sistem yang
lama,
sehingga
dapat
mendukung
kinerja
dalam
proses
pengolahan data penjualan pada Toko Toat Jaya. 4. Dari kegiatan analisis , dihasilkan 3 (tiga) komponen utama yang merupakan inti dari pembuatan sistem hingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Ketiga komponen tersebut adalah : 1. Master Data Terdiri dari: -
Data Jenis Barang
-
Data Barang
-
Data Pemasok
-
Data Pengguna
2. Data Transaksi Terdiri dari: -
Data Penjualan
-
Data Pembelian
-
Data Retur Beli
3. Laporan Terdiri dari :
5.4
-
Laporan Data Barang
-
Laporan Data Pemasok
-
Laporan Data Retur Beli
-
Laporan Data penjualan
-
Laporan Data Pembelian
Saran Setelah menyelesaikan skripsi ini penulis menyampaikan sedikit saran sebagai berikut: 1. Diperlukan pengembangan sistem agar lebih dapat meningkatkan kinerja dalam proses pengolahan data penjualan pada Toko Toat Jaya. 2. Pengembangan
sistem dengan menggunakan model barcode reader
/scanner merupakan solusi yang cukup bagus untuk diterapkan nantinya. 3. Untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan seperti kehilangan seluruh data-data yang ada pada Toko Toat Jaya. Penulis menyarankan agar minimal sebulan sekali pihak toko tidak lupa untuk mem-backup data-
data yang ada. Hasil dari proses backup bisa disimpan di hardisk,flashdisk maupun yang berbentuk CD. Dengan adanya sistem baru ini, penulis menyarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem baru agar dapat segera dicari pemecahan masalahnya demi kelangsungan pelaksanaan sistem informasi yang baik.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. (2007), Analisis & perancangan system informasi, Yogyakarta : Andi Offset Arief, M Rudyanto. (2006), Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, Yogyakarta : Andi Offset Jogiyanto, H M. ( 2005), Analisis & Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi Offset Kenneth E Kendall, Julie E Kendall. (2003), Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 2, Jakarta : PT. Indeks Kelompok Gramedia Madcoms. (2003), Aplikasi Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Report : Andi Offset Pressman, Roger S. (2002), Rekayasa Perangkat Lunak, Hal 38, Yogyakarta : Andi Offset Sunyoto, Andi. (2007), Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Yogyakarta : Andi Offset
