SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TE-CS MANDIRI JAYA YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Arlan Riandi Zacharias 08.12.2786
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
i
SALES INFORMATION SYSTEM AT TE-CS MANDIRI JAYA YOGYAKARTA
SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TE-CS MANDIRI JAYA YOGYAKARTA
Arlan Riandi Zacharias Bambang Sudaryatno 190302029 Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Currently, demand for information technology and computers are very much needed from various sectors such as education sector, government, corporations and others. Along with technological development, then the provider of application programs for displaying information is needed. The application program used to bridge the implementation of the design input and output would be easy to read and understand. Computers made none other than as a tool for humans in terms of solving the problem particularly complex and numerous. In this case it does not mean people can not solve these problems, but require the tools to solve problems. So with the existence of these tools informasii process becomes faster and can save time and effort. In this final will be a program to facilitate the sales transaction by using sales information system, and also proceeds in the form of reports.
Key Words: Information Systems, Database
1
1. Pendahuluan CV.TECS MANDIRI JAYA merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha penyedia hardware dan software, penyedia jasa layanan internet (ISP), data
jasa konsultan pengembangan ICT online system, telecommunication, communication,
pemeliharaan
jaringan
software
development,
komputer
(LAN
serta
maupun
pembangunan MAN)
dan
dan
jaringan
telekomunikasi. Kami telah dipercaya untuk mensupply kebutuhan ICT dan internet di berbagai instuti pendidikan maupun perusahaan (corporate) Yogyakarta dan sekitarnya, DKI Jakarta, Jawa tengah, Jawa timur, Kalimantan selatan. Pada TE-CS, pencatatan dan pengolahan data barang, jumlah dan harga barang, data para supplier, serta data transaksi penjualan masih dilakukan dengan menggunakan tulisan tangan. Hal ini dapat dikatakan kurang efektif dan efisien, dikarenakan sulit untuk mencatat dan menghitung banyaknya jenis barang yang ada, banyaknya jumlah barang, maupun besarnya jumlah harga. Banyaknya jumlah barang yang dijual dan tingkat keramaian pembeli dapat mengakibatkan penjual mengalami kesulitan untuk mengelola dan menghitung transaksi penjualan secara cepat, tepat, dan efisien. Komputer adalah suatu alat yang dapat menyimpan data, mengolah data, dan memberikan informasi yang diinginkan secara tepat dan akurat yang berguna bagi perusahaan untuk kemajuan usahanya. Penggunaan komputer dalam menyelesaikan suatu pekerjaan manusia bukan barang baru, tetapi merupakan salah satu teknologi yang sudah umum digunakan dalam pelayanan penjualan. Pengembangan media tersebut sangat bermanfaat dan dapat diandalkan. Salah satu media yang dapat digunakan adalah melalui pembuatan alat bantu kerja yaitu program untuk mempermudah pekerjaan. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Informasi Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga processing systems. Menurut Leitch dan Davis (Jogiyanto H.M, 2005: 11), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
2
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.2 Komponen Sistem Informasi
Dalam membangun suatu sistem informasi diperlukan penggabungan elemen-elemen pendukung (Abdul Kadir, 2003. Pengenalan Sistem Informasi, h. 70) tersebut antara lain: a) Software,
merupakan
sekumpulan
instruksi
yang
memungkinkan
perangkat keras untuk dapat memproses data. b) Hardware, mencangkup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer. c) Orang, semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi. d) Database, sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data. e) Prosedur
merupakan
sekumpulan
aturan
yang
dipakai
untuk
mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki. Jaringan komputer dan komunikasi data, adalah sistem penghubung yang memungkinkan sesumber resources dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai. 2.3 Manfaat Sistem Informasi Sistem informasi memiliki banyak manfaat, diantaranya: a) Menghemat tenaga kerja b) Peningkatan efisiensi c) Mempercepat proses d) Perbaikan dokumentasi 2.4 Konsep Basis Data
Sistem basis data merupakan perpaduan antara basis data dan sistem manajemen
basis
data
(SMBD),
(Kusrini,
M.kom,
2007,
Strategi
Perancangan dan Pengolahan Basis Data, Yogyakarta: Andi Offset, h. 11). Sebuah sistem basis data dapat memiliki beberapa basis data. Setiap basis data dapat berisi atau memiliki sejumlah objek basis data (seperti file / tabel,
3
indeks, dan lain-lain). Di samping menyimpan data, setiap basis data juga mengandung definisi baik untuk basis data maupun objek-objeknya secara detail. Terdapat dua buah teknik perancangan basis data, yaitu dengan membuat Entity Relationship Diagram atau dengan menerapkan normalisasi terhadap struktur tabel yang telah diketahui (Fathansyah, Ir, 1999. Basis Data. Bandung: Informatika, h. 11). 2.5 Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagianbagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Analisis
sistem
merupakan
tahapan
paling
awal
dari
pengembangan sistem yang menjadi fondasi menentukan bentuk sistem yang harus dibangun. (Hanif Al Fatta, 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI, h. 45). 3. Analisis
3.1 Analisis Sistem Sistem pelayanan di TE-CS Mandiri Jaya saat ini adalah sistem manual, sehingga sering mengalami kendala. Kendala yang sering dialami misalnya, salah dalam pencatatan transaksi penjualan dan pembuatan laporan. Selain itu,perusahaan juga membutuhkan banyak tempat untuk media penyimpanan pada TE-CS. Tahapan yang perlu dilakukan untuk menganalisis sistem bermula dari mengidentifikasi masalah, mengetahui kelemahan sistem yang berjalan, mengetahui kebutuhan sistem, menganalisis kelayakan sistem baru yang diusulkan. Dengan memahami keadaan sistem lama dan sistem baru yang diusulkan, maka akan diperoleh informasi baru yang menentukan projek pengembangan sistem baru.
3.2 Langkah-Langkah Analisis Sistem Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh Analis Sistem, yaitu sebagai berikut:
4
1) Identify,
yaitu
penyebab
mengidentifikasikan
masalah,
masalah,
mengindentifikasikan
mengidentifikasikan
titik
keputusan,
mengidentifikasikan personil-personil kunci. 2) Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada, menentukan jenis peneliti, merencanakan jadwal
penelitian, mengatur jadual
wawancara, mengatur jadwal observasi, mengatur jadwal pengambilan sampel, membuat penugasan penelitian, membuat agenda wawancara, dan mengumpulkan hasil penelitian. 3) Analyze, yaitu menganalisis kelemahan sistem, dan menganalisis kebutuhan Informasi pemakai manajemen. 4) Report, yaitu membuat laporan hasil analisis dengan tujuan: a. Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan. b. Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis
sistem tetapi tidak
sesuai menurut
manajemen. c.
Meminta
pendapat-pendapat
dan
saran-saran
dari
pihak
manajemen. d. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya. 3.3 Analisis PIECES Analisis yang sering digunakan untuk menganalisis sebuah sistem adalah analisis PIECES. Aspek yang terdapat didalamnya adalah kinerja, informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi dan pelayanan pada konsumen. 1. Analisis Kinerja Sistem (Performance) Kinerja dapat di ukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Beberapa hal yang saya ukur pada analisis kinerja untuk TE-CS Mandiri Jaya meliputi persentase nilai jual atau beli barang yang dikuasai oleh pelaku usaha, citra perusahaan. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time). Diketahui dari pengamatan 1 server untuk melayani tiap orang rata-rata 5 menit per 10 item dan siap untuk melayani berikutnya
5
selang waktu 1 menit. Jadi selama buka10 jam, TE-CS dapat melayani 120 orang. Diperoleh dari: 10 jam * 60 = 600 jam/6 menit = 100 orang Jika menggunakan sistem penjualan, 10 item dalam 10 detik ditambah 10 detik respon, sehingga dapat melayani 1800 orang. 10 jam * 60 * 60 = 36000/20 ddetik = 1800 orang. Pada era sekarang ini pencatatan transaksi penjualan pada sistem ini masih tergolong lama karena masih dilakukan secara manual, membutuhkan waktu kurang lebih 15 menit dalam melakukan transaksi penjualan. Sehingga hal ini ini memperlambat kinerja proses karena terjadi keterlambatan dalam memberikan informasi transaksi penjualan dan kegiatan lainnya. 2. Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen (marketing) dan user dapat melakukan langkah selanjutnya. Apabila kemampuan sistem informasi baik, maka user akan mendapatkan informasi yang akurat karena data yang di dapat adalah pasti, tepat waktu karena dengan menggunakan sistem baru sehingga lebih cepat yaitu selama 10 jam sebanyak 120 orang untuk pemasukkan data masing-masing tiap 5 menit untuk 10 item, dan relevan sesuai dengan yang diharapkan.
3. Analisis Ekonomi (Economy) Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Sistem sudah memanfaatkan media internet sebagai sarana memasarkan produknya. Media internet saat ini sudah diibaratkan sebagai pengganti pembuatan brosur dan pemasangan iklan lainnya. Motif ekonomi mungkin merupakan salah satu pertimbangan dari alasan mengapa diperlukannya pengembangan sebuah sistem. Harapan sebuah perusahaan terhadap sistem yang baru adalah dukungan terhadap proses manajerial perusahaan yang lebih efisien. Sehingga adanya pemborosan waktu dan alat-alat yang dapat mengakibatkan pembengkakan biaya pada sistem sebelumnya (sistem lama) dapat di kurangi semaksimal mungkin, Khususnya seperti biaya pengadaan kertas dan tinta.
6
4. Analisis Pengendalian (Control) Sistem informasi yang baik harus mampu menjaga keamanan data yang ada, baik kerahasiaan data dan menjamin data tersebut tidak rusak. Sistem harus mampu menyediakan fasilitas back-up data yang baik. Sistem Yang ada saat ini belum memiliki fasilitas back up data yang baik. Jika suatu saat sistem eror, maka manajer akan kehilangan data tersebut. Karena sistem yang berjalan saat ini data dan laporan hanya ditulis pada kertas bekas dan sering hilang. Karena itulah untuk menjaga keutuhan data dan laporan akan dibentuk dalam format digital yang lebih awet, tahan lama, dan lebih mudah dalam memanipulasi data. 5. Analisis Efisiensi (Effisiency) Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang di kembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia, waktu, uang, peralatan, dan keterlambatan dalam pengolahan data. Jika distributor ingin mengetahui stok barang yang ada,
distributor tersebut
biasanya bertanya pada owner melalui sms terlebih dahulu. Dan owner akan menghitung sisa barang yang ada di gudang secara manual, barulah mengirimkan balasan kepada distributor. Akan lebih nyaman apabila sistem mampu menghitung stok yang ada, dan menyampaikan informasi stok barang secara otomatis. Dengan adanya informasi secara terkomputerisasi memberikan efisiensi waktu yang baik.
6. Analisis Pelayanan (Service) Pelayanan
dalam
pengembangan
sistem
ini
akan
memberikan
keakuratan dalam pengolahan data dan kepuasan tersendiri dalam diri konsumen atas layanan yang diberikan, baik itu ketepatan waktu dan keakuratan informasi yang diperoleh. Selain itu pelayanan yang baik mampu mengkoordinasi semua aktivitas untuk mencapai tujuan dan sasaran.
7
3.4 Perancangan Proses 1) Physical System Sistem ini melibatkan user, administrator, dan manajer secara langsung di dalamnya. Ketiganya memiliki peranan dan wewenang yang berbeda. Pada sistem penjualan ini administrator yang menangani hampir sebagian besar proses yang terjadi pada sistem. Baik menangani data barang, data pelanggan, data supplier, data pembelian dan data penjualan. Sedangkan manajer hanya berperan sebagai pemantau segala aktifitas transaksi. Seorang user disini yaitu pegawai yang bertugas menjadi kasir, kasir diberikan hak untuk menangani data penjualan, data pembelian, data pelanggan dan data barang. Data Supplier
Data Barang
InputData Supplier
Input Data Barang
Pengolahan Data Supplier
Supplier
Pembuatan Laporan Supplier
Laporan Supplier
Pengolahan Data Barang
Barang
Pembuatan Laporan Barang
Laporan Barang
Data Pembelian
Data Penjualan
Data Customer
Data Retur Beli
Data User
Input Data Pembelian
Input Data Penjualan
Input Data Customer
Input Data Retur Beli
Input Data User
Pengolahan Data pembelian
Pembelia
Item beli
Pembuatan Laporan
Laporan Pembelian
Pengolahan Data Penjualan
Penjualan
Pengolahan Data Customer
Item jual
Customer
Pengolahan Data Retur Beli
Retur Beli
Pengolahan Data User
User
Pembuatan Laporan Penjualan
Pembuatan Laporan Customer
Pembuatan Laporan Retur Beli
Pembuatan Laporan User
Laporan Penjualan
Laporan Customer
Laporan Retur Beli
Laporan User
8
Gambar 1.0 Flowchart Sistem
2) Logical Mode a. Diagram Konteks (Context Diagram) Diagram konteks yang merupakan gambaran keseluruhan dari suatu sistem informasi penjualan barang pada TE-CS Mandiri Jaya. Diagram konteksnya sebagai berikut: Input Dt.Penjualan,Dt.Pembelian,Dt.User,Dt.Supplier,Dt.Barang Admin
0
Lap.Penjualan, Lap.Pembelian
Laporan keseluruhan
Sistem Informasi Penjualan
manajer
Lap.Cus, Lap.Supplier, Lap Barang Lap.Penjualan, Lap.Barang Dt.Penjualan, Dt.Barang Kasir
Gambar 1.1 Diagaram Konteks Diagram konteks di atas menjelaskan sistem informasi penjualan memiliki tiga entitas, yaitu admin, manajer dan kasir. Admin dapat memasukan semya data pada tabel. Selanjutnya sistem akan memberikan laporan pada admin,sesuai data yang telah di inputkan. Kasir mengimputkan data penjualan dan data costumer ke dalam sistem dan di proses sehingga
9
menghasilkan laporan data penjualan dan data costumer. Pengolahan sistem berupa laporan data keseluruhan akan diberikan kepada manajer. 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Pemrograman Pemrograman merupakan kegiatan menulis kode program yang akan dieksekusi oleh komputer. Kode program yang ditulis oleh programmer harus berdasarkan dokumentasi yang disediakan oleh analis sistem, hasil dari desain sistem secara rinci.Sebelum program diterapkan, maka program harus dites untuk membebaskan dahulu dari kesalahan-kesalahan program secara menyeluruh. 1. Pembuatan Database
Pembuatan database merupakan tahapan yang nantinya akan menyimpan data yang akan ditampilkan di dalam aplikasi. Tahapan ini berisi tentang perintah-perintah untuk pembuatan database melalui SQL Server Enterprise Manager, mengaktifkan database, pembuatan tabel, mengisi tabel, dan perintah-perintah lainnya melalui Query Analyzer. 2. Membuat Interface Pembuatan interface mencakup diantaranya adalah perancangan form dan tabel setting property. Sebagai contoh pembuatan interface pada form pemasok dapat dilihat pada tabel berikut:
Komponen 5 Label
5 TextBox
6 Command
Properti Name
LabelNm1;LabelNm2;LabelNm3;LabelNm4;LabelNm5.
Caption
KdPemasok, NmPemasok, Alamat, Tlp, Email
Text
Dikosongkan
Name
txtKd, txtNm, txtAlamat, txtTlp, txtEmail
Name
cmdTambah,cmdHapus,cmdUbah,cmdBatal,
Button
cmdCetak, cmdTutup Caption
Tambah, hapus, ubah, batal, cetak, simpan, tutup
Tabel 1.0 Perintah Pembuatan Interface
10
cmdSimpan,
3. Koneksi Database Dan interface Koneksi database dilakukan melalui Module yang telah dibuat pada Microsoft Visual Basic 6.0. Adapun source code untuk mengkoneksikan antara database dengan form adalah sebagai berikut: Sub koneksi() Set conn = New ADODB.Connection Set rs = New ADODB.Recordset 'untuk melakukan koneksi ke database, On Error Resume Next 'koneksi untuk database sql server 2000 StrKoneksi
=
"Driver={SQL
Server};
Server=CECILOVE-87A6A8;
Database=TECSJOGJA; uid=; pwd=" conn.CursorLocation = adUsedClient If conn.State = adStateClosed Then conn.Open StrKoneksi If conn.State = adStateClosed Then MsgBox "Koneksi Ke Database Gagal!", vbCritical + vbOKOnly, "Kesalahan" End If End If End Sub 4. Pengetesan Program Pengetesan program merupakan proses mengeksekusi sistem perangkat lunak untuk menentukan apakah sistem perangkat lunak tersebut cocok dengan spesifikasi sistem dan berjalan sesuai dengan lingkungan yang diinginkan. Pengujian sistem sering disosialaisasikan dengan pencarian bug, ketidak sempurnaan program, kesalahan pada baris program yang menyebabkan kegagalan pada eksekusi sistem perangkat lunak. Menentukan dan menghilangkan ketidaksempurnaan program ini disebut debugging, yang berbeda dengan pengujian sistem yang berfokus pada pengidentifikasian adanya ketidak sempurnaan.
11
Kesalahan sistem perangkat lunak sangat bervariasi diantaranya run time, syntax error dan logical error.
5. Konversi Sistem
Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap mulai untuk dapat digunakan. Konversi yang yang diterapkan pada TE-CS adalah konversi paralel. Pendekatan konversi paralel digunakan dengan mengoperasikan sistem baru bersama-sama dengan sistem lama selama satu periode waktu yang tertentu. Kedua sistem ini dioperasikan bersama-sama untuk meyakinkan bahwa sistem baru telah benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem lama dihentikan. Pendekatan ini merupakan lawan dari pendekatan konversi langsung. Kebaikan dari pendekatan ini adalah menyelidiki proteksi yang tinggi pada organisasi terhadap kegagalan sistem baru.
6. Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem perancangan program sehingga tahap pembahasan, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem Informasi Penjusalan secara ekonomi layakdi implementasikan karena Return of Investmentnya % dan Net Present Valuenya sudah sesuai. 2. Sistem Informasi pada TECS Mandiri Jaya Yogyakarta memberikan kemudahan kepada pengguna dalam transaksi penjualan dan pembelian serta pembuatan laporan. 3. Sistem Informas Penjualan Pada TECS Mandiri Jaya Yogyakarta memberikan data yang informative mengenai data barang dan data supplier. 4. Sistem Informasi Penjualan Pada TECS Mandiri Jaya Yogyakarta dibatasi hak akses penggunaan sistem yaitu login untuk menghindar pengambilan dan perubahan data olah pihak – pihak tertentu.
12
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI. Fathansyah, Ir. 1999. Basis Data. Bandung: Informatika. Jogiyanto H,M. 2005. Analisis & Desain. Yogyakarta : Andi. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Jakarta : PT Elex Media Komputindo. Kusrini, M.Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: ANDI. Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft
SQL. Yogyakarta: ANDI.
http://www.amazon.com/ , 19 Maret 2012.
13
