ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA NASRIN BOUTIQUE CIREBON
Naskah Publikasi
diajukan oleh Wildan Alkatiri 08.11.2445
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
ANALYSIS AND DESIGNING SALE SYSTEM IN NASRIN BOUTIQUE CIREBON ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA NASRIN BOUTIQUE CIREBON Wildan Alkatiri Heri Sismoro Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Developments in science and technology especially in the field of information very quickly. Nothing could be more the role of computers is helpful to mentelesaikan problems that occur. Nasrin Boutique is a group of businesses engaged in the sale of clothing. In addition to producing his own clothing, Nasrin boutique also got a supply of goods from the supplier. Nasrin boutique is a boutique that has many customers in the wholesale center beralokasi Cirebon. At this time data processing in both boutique Nasrin obtained through the sale or purchase of goods still proceed manually. Based on the above problem, the author will design a sales information system that can be used in Nasrin boutique to help the process of buying and selling in the boutique. Keywords: Information Systems, Sales System
1.
PENDAHULUAN Nasrin boutique merupakan kelompok usaha yang bergerak dalam penjualan pakaian. Selain memproduksi pakaian sendiri, Nasrin boutique juga mendapat pasokan barang dari para supplier. Baik supplier local maupun supplier dari luar kota. Barang-barang yang telah masuk akan dijual didaerah sekitar Cirebon, dimana sasaran produk adalah para anak-anak Cirebon yang mayoritas pelajar dan mahasiswa.
Seiring dengan pesatnya perkembangan dunia bisnis dan usaha dewasa ini, berbagai strategi dan teknik telah banyak di gunakan dalam upaya mendukung kemajuan bisnis dan usaha tersebut. Demikian juga dengan persaingan yang terjadi, banyak cara atau metode yang dapat digunakan suatu perusahaan pada lingkungan usaha yang tumbuh dan berkembang ini. Cara yang sering dilakukan oleh perusahaan
agar
tetap
bertahan
dalam
persaingan
adalah
dengan
jalan
meningkatkan efisiensi kerja. Salah satu langkah yang dapat ditempuh adalah dengan
sistem
komputerisasi
fungsi-fungsi
dari
usaha
perusahaan
untuk
memperoleh suatu informasi mengenai keadaan dan perkembangan perusahaan tersebut .
Tidak dapat dipungkiri lagi peran komputer terlebih pada suatu keadaan dimana eksistensinya sangat mendesak untuk segera dipenuhi, disadari pula karena keterbatasan dan kemampuan manusia dalam menangani informasi secara manual akan menghadapi berbagai kesulitan.
Pada saat ini proses pengolahan data Nasrin Boutique Cirebon baik yang didapatkan melalui proses transaksi baik penjualan barang maupun pembelian barang masih diproses secara manual dimana hal tersebut masih dirasa sangat membebani, khususnya pada bagian pengolahan data.
Adapun tujuan perusahaan pada umumnya adalah menjamin kelancaran dan kelangsungan hidup dari perusahaan tersebut. Kegiatan-kegiatan perusahaan yang tidak terencana dan tidak terkendali cenderung membuahkan pemborosan, yang akhirnya dapat memperpendek umur perusahaan tersebut. Begitu pula yang diharapkan Nasrin Boutique Cirebon guna mencapai tujuannya. Selain elakukan
strategi pemasaran yang baik, juga perlu melakukan pembenahan administrasi seperti pengolahan data penjualan barang.
Hal diatas melatar belakangi pembuatan aplikasi penjualan dan pembelian barang. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat mengurangi bahkan menghilangkan beban dalam pengolahan data-data dengan tetap menghasilkan informasi-informasi yang baik dan akurat, dengan tidak menghilangkan standar yang telah ditetapkan. Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka penulis mengambil judul “ Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada Nasrin Boutique Cirebon “.
2.
LANDASAN TEORI
2.1
PENGERTIAN SISTEM Secara etimologi sistem berasal dari kata sistem yang berarti susunan atau cara. Sistem dapat dikelompokan kedalam duan pendekatan yaitu sistem yang diletakan pada pendekatan prosedur dan sistem yang diletakan pada komponen atau elemen. Untuk mengetahui pengertian dari sistem yang ditinjau dari pendekatan pada prosedur, perlu didefinisikan terlebih dahulu pengertian dari prosedur itu sendiri. Menurut Richard F.Nensche, prosedur diartikan sebagai suatu urutan-urutan klerikal (tulis-menulis) biasanya beberapa orang didalam satu atau lebih departemen yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. Adapun definisi dari sistem yang ditekankan pada prosedur dapat didefinisikan sebagai berikut:
“Sistem
adalah
suatu
jaringan
kerja
dari
prosedur-prosedur
yang
saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
1
Sedangkan definisi sistem yang ditekankan pada pendekatan komponen atau elemen adalah suatu kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Jika dibandingkan dengan sistem yang ditekankan pada komponen atau elemen akan lebih memudahkan kita didalam mempelajari suatu sistem karena dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem atau komponenkomponen yang bertujuan untuk menganalisis dan merancang suatu sistem. Berdasarkan hasil diatas definisi sistem secara umum dalam dunia manajemen dapat diartikan sebagai “Kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan dan bertanggung jawab memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output)” 2.2
2
KARAKTERISTIK SISTEM Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu : a. Komponen Sistem (components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elem sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem yang mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. b. Batas Sistem (Boundary) Batas sistem merupakan suatu daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya, yang menunjukkan ruang lingkup (scope)sistem tersebut. c.
Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah segala sesuatu diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sitem, dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat
1
Jogiyanto HM,1995.Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, hal 1. 2 Tavri D Mahyuzir,Analisis dan Perancangan Sistem Pengolahan Data PT Elex Media Komputindo :Jakarta,1997, hal 1.
merugikan sistem tersebut.Lingkungan luar sistem yang menguntungkan yaitu energy dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar sistem yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup sistem. d. Penghubung Sistem (interface) Penghubung merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem yang lainnya.Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem lainnyamembentuk satu kesatuan. e. Masukan Sistem (input) Masukan adalah energy yang dimasukan kedalam sistem san menentukan keluaran sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energy yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energy yang diproses untuk mendapatkan keluaran. f.
Keluaran Sistem (output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan di klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem lain. g. Pengolahan Sistem (process) Pengolahan merupakan bagian yang mengubah masukan menjadi keluaran. h. Sasaran Sistem (Objectives) atau Tujuan (Goal) Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, mka operasi sitem tidak aka nada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan yang akan dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. 2.3
KLASIFIKASI SISTEM 1. Sistem abstrak (abstract sistem) dan sistem fisik (physical sistem) Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran ide-ide yang tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. 2. Sistem alamiah (natural sistem) dan sistem buatan manusia (human made sistem)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dapat dibuat oleh manusia, sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. 3. Sistem tertentu (deterministic sistem) dan sistem tak tentu (probabilitistic sistem) Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yangsudah dapat diprediksi, sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem tertutup (closed sistem) dan sistem terbuka (open sistem) Sistem
tertutup
merupakan
sistem
yang
tidak
berhubungan
dan
tidak
terpengaruhdengan lingkungan lainnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannyatidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed sistem(secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. 3. 3.1
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Analisis Kelemahan Sistem Analisis yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah pada sanggar sanjaya
mengunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Efficiency, Services). Hasil analisis ini nantinya digunakan sebagai dasar atau acuan dalam memperoleh solusi dari perusahaan. 1. Analisis Kinerja (Performance) Kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera dapat tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu sistem.
3
Jumlah produksi adalah jumlah
pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.
3
Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, hal 58
2. Analisis Informasi (Information) Informasi adalah hal yang sangat penting dalam menentukan keputusan sehingga jika informasi yang disampaikan tidak atau kurang mempresentasikan perusahaan dengan baik maka hal itu membuat kualitas informasi itu berkurang. Tujuan dari analisis informasi adalah untuk meningkatkan kualitas informasi yang disajikan. Berbagai keterbatasan yang dimiliki sistem lama. 3.
Analisis Ekonomi (Economy) Analisis Ekonomibertujuan untuk peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan biaya yang dikeluarkan.
4. Analisis Pengendalian (Control) Pengendalian atau Control dalam sebuah sistem sangat diperlukan. Keberadaannya untuk menghindari perbedaan informasi yang diterima oleh para konsumen. Control yang dilakukan selama ini
hanya sebatas target utama dari penyebaran brosur
seperti kelompok - kelompok tertentu yang prospektif, selebihnya sangat sulit dilakukan. Control informasi yang disampaikan tidak bisa di ubah sesuai dengan keadaan terkini sehingga informasi tersebut menjadi kaku. Tujuan dari analisis ini adanya peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan yang akan terjadi. 5. Analisis Efesiensi (Efficiency) Efisiensi sering dikacaukan dengan ekonomis yang sebenarnya berbeda, ekonomis berkaitan dengan bagaimana sumber daya yang digunakan sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut digunakan dengan pengeluaran yang minimal. Oleh sebab itu perusahaan harus melakukan efisiensi baik dari segi pengeluaran, waktu dan operasional. 6. Analisis Kelayakan (Service) Sistem lama yang melayani dengan cara manual menjadikan pelayanan terhadap konsumen masih sangat terbatas. Pelayanan masih terbatas pada telpon dan konsultasi langsung datang ke kantor.
3.2
Analisis Kebutuhan Sistem Tujuan dari perancangan dan pengembangan sistem adalah dapat meningkatkan
kualitas informasi dan pelayanan yang diberikan melalui sistem yang dapat dengan mudah di akses dan di operasikan. sistem perlu ditunjang dengan teknologi yang memadai diantaranya perangkat keras dan perangkat lunak agar sistem dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
3.2.1
Kebutuhan Fungsional 1) Sistem harus dapat melakukan entri barang yang berhubungan dengan pendataan barang. 2)
Sistem harus dapat melakukan pendataan karyawan dan supplier.
3) Sistem harus dapat melakukan transaksi penjualan dan mutasi barang. 4) Sistem harus dapat melakukan laopran-laporan secara otomatis. 5) Sistem harus dapat mengubah, menyimpan, dan menghapus data yang sudah dientri. 3.2.2
Kebutuhan Non Fungsional 1) Operasional Konfigurasinya minimum adalah : a. Sistem Operasi
: Windows XP SP 2
b. Microprocessor
: Pentium IV 1,8 Ghz
c.
: 128 MB
RAM
d. Hardisk
: 6 GB
e. Monitor
: VGA “15”
f.
: CD-RW
CD-ROM
g. Keyboard
: 101 Key Standar
h. Mouse
: Optic Standar
i.
: Laser Jet
Printer
2) Keamanan Dilengkapi password untuk sistem aplikasi dan maupun databasenya dan hany bisa diakses oleh admin saja. 3) Informasi a. Digunakan untuk menginformasikan bila terjadi kesalahan password b. Digunakan untuk menampilkan laporan pembayaran, laporan stock barang, laporan barang mutasi dan nota pembayaran. 3.3
Analisis Kelayakan Sistem
3.3.1
Kelayakan Teknis Menilai kebutuhan sistem yang disusun dari aspek teknologi yang digunakan.
Teknologi yang digunakan haruslah mudah didapat/tersedia, dapat berintegrasi dengan
teknologi yang ada, sistem yang lama bisa dikonversikan dalam sistem baru, dan pemakaiannya mudah. Analisis kelayakan teknis bisa ditinjau dari : 1) Ketersediaan Teknologi yang Dibutuhkan Untuk menggunakan sistem ini diperlukan perangkat komputer dan perangkat lunak yang sudah ada dengan standar minimum sistem. 2) Integrasi Teknologi yang Sudah Ada Teknologi yang sudah ada biasanya adalah teknologi manual yang masih mudah untuk diganti dengan sistem komputerisasi. 3) Konfersi Sistem Lama Dengan Sistem Baru Sistem lama dilakukan secara manual dan nanti seluruhnya akan dilakukan dengan sistem yang terkomputerisasi. 4) Penguasaan Teknologi Dalam sistem yang diusulkan ini seluruhnya baru sehingga petugs belum memiliki keahlian untuk mengoperasikan sistem ini. Namun dapat diadakan pelatihan bagi petugas yang mengoprasikan sistem ini. 3.3.2
Analisis Kelayakn Operasional Usulan kebutuhan harus bisa menyelesaikan masalah yang ada. Disamping itu
informasi yang dihasilkan harus merupakan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna sesuai yang diinginkan. Sistem yang dihasilkan harus dapat memenuhi tujuan organisasi yang ditinjau dari : 1) Aspek Teknis Sistem
diharapkan
lebih
mengoptimalkan
sumberdaya
yang
ada
dengan
pendayagunaan yang lebih efisiensi serta pengendalian dari kesalahan. 2) Aspek Pisikologi Sistem ini tidak membutuhkan struktur organisasi baru dan memerlukan pegawai baru yang memiliki keahlian khusus karena hanya sebagai operator. Meski demikian perlu diadakan pelatihan untuk menjalankan dan merawat sistem ini.
3.4
Perancangan Sistem
3.4.1
Flowchart Sistem Batu Flowchart adalah “suatu bagan yang menggambarkan arus logika dari data yang 4
akan dip roses dalam dalam suatu program dari awal sampai akhir secara sistematis” . Flowchart dapat menunjukkan secara jelas arus pengendalian suatu algoritma, yaitu bagaiman melaksanakan sesuatu rangkaian secara logis dan sistematis. Suatu flowchart dapat memberikan gambaran dua dimensi yang berupa simbol-simbol grafis. Flowchart sistem baru direkomendasikan untuk menggapai masalah yang terjadi di Nasrin Boutique. Adapun flowchart sistem baru untuk Nasrin Boutique adalah :
Gambar 3.1 Flowchart Sistem Baru
4
HM Jogiyanto 1999 Pengenalan Komputer, Hal : 662
4.
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
4.1
Implementasi Sistem Implementasi program merupakan bentuk program yang dijalankan pada system
yang dikembangkan. 4.2
Manual Program Manual program merupakan penuntun bagi admin untuk menjalankan program yang
telah di buat. tentang tata cara pengoperasian sehingga data yang diolah sesuai dengan aturan yang telah dibuat. 4.2.1
Menu Login Menu login digunakan untuk keamanan data system informasi yang telah dibuat. Pengguna akan diminta untuk memasukkan ID dan Password, jika id dan password yang dimasukan sesuai dengan apa yang terdaftar di database maka user dapat menggunakan program untuk mengolah data.
Gambar 4.1Tampilan Menu Login Admin/Pengguna 4.2.2
Menu Utama Menu utama merupakan induk dari menu-menu yang ada. Melalui menu utama kita dapat memasuki berbagai submenu yang akan memudahkan pengguna dalam memilih pekerjaan yang akan dilakukan.
Gambar 4.2Tampilan Menu Utama 4.2.3
Menu Data Barang Form data barang digunakan untuk menyimpan data barang yang bertujuan untuk memudahkan pengelompokan transaksi berdasarkan jenis barang.
Gambar 4.3Tampilan Menu Data Barang
4.2.4
Menu Suplier Form Supplier atau Pemasok digunakan untuk mencatat pengolahan data pembelian.
Gambar 4.4Tampilan Menu Data Supplier 4.2.5
Menu Transaksi Data Pengembalian Form ini digunakan untuk melakukan pengembalian barang
Gambar 4.5 Tampilan Menu Data Retur
4.2.6
Menu Data Jenis Barang
Form data jenis ini barang ini digunakan untuk menginputkan jenis-jenis barang
Gambar 4.6Tampilan Data Jenis Barang 4.2.7
Menu Data Penjualan Form data penjualan ini digunakan untuk melakukan transaksi penjualan.
Gambar 4.7Tampilan Menu Data Penjualan
5.
PENUTUP
5.1
Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan implementasi yang telah dilakukan guna
penyusunan skripsi yang berjudul “Analisis dan Perancangan Sstem Informasi Pejualan pada NASRIN Boutique Cirebon “ maka dapat ditarik sebuah kesimpulan sebagai berikut : 1. Nasrin Boutique membutuhkan sebuah sistem informasi penjualan yang terotomatis yang mampu memberikan keakuratan data dan meningkatkan kinerja perusahaan. 2.
Kelebihan sistem yang baru adalah dapat menjadi sistem informasi yang mudah, cepat serta akurat dan dapat mengantisipasi hal-hal adar tidak terjadi manipulasi data.
3. Laporan-laporan yang dihasilkanantara lain : a. Laporan data barang b. Laporan data pelanggan c.
Laporan data pemasok
d. Laporan data pembelian e. Laporan data penjualan 5.2
Saran Berdasarkan
hasil
kesimpulan
diatas,
penulis
memberikan
saran
guna
pengembangan suatu sistem agar dimasa yang akan dating sistem yang akan dibuat dapat lebih baik lagi dari sistem yang sudah ada. Saran-saran yang dapat penulis berikan adalah : 1. Penerapan sistem yang baru akan berjalan sesuai yang diinginkan apabila pihak yang terlibat didalamnya dapat mendukung penerapan sistem baru. 2. Kedepannya apalikasi ini bias dikembangkan oleh pihak-pihak yang berminat dengan menerapkan barcode sebagai input data. Dengan menggunakan alat sinar inframerah sebagai pendeteksi kode barcode. Sehingga mempermudah dalam melakukan transaksi penjualan. 3. Kedepan aplikasi ini bias dikembangkan oleh pihak-pihak yang berminat dengan menerapkan barcode sebagai input data. Dengan menggunakan alat sinar infra merah sebagai pendeteksi kode barcode. Sehingga mempermudah dalam melakukan transaksi penjualan/ Pembelian.
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto HM,1995.Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset. Tavri D Mahyuzir,Analisis dan Perancangan Sistem Pengolahan Data PT Elex Media Komputindo Jakarta. HM Jogiyanto 1999 Pengenalan Komputer.
