ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA CAFÉ SWEETBOX YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Muhamad Misbakhul Munir 08.12.3043
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA CAFÉ SWEETBOX YOGYAKARTA Muhamad Misbakhul Munir1) Anggit Dwi Hartanto 2) 1)
Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta,
2)
Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 1)
Email :
[email protected] ,
[email protected])
ABSTRACT
Pelayanan penjualan Cafe Sweetbox secara cepat dengan bantuan komputer sebagai pengolah data.
The development of science and technology especially in the field of information technology is very rapid. The computer is located is one of the most important supporting factor for the smooth running of the activities of an institution. The role of the computer is so important as a means to generate information that is accurate and timely, especially in terms of data processing . In addition, to minimize computer problems or errors that appear in the presentation of information. Computerized data processing are an excellent medium to achieve things like the above, because it has a high ability to achieve accuracy, speed and efficiency of the processes that support personnel. It's not all that computerization can be applied as effectively as possible, there are still many institutions (business entities) who have not made the data processing terkomputeriasi. As the author found in the Sweetbox Café Yogyakarta. Given this reality, the author tries to provide the perfect solution for optimal smoothness rental system, by developing existing information systems with the programming language Visual Basic 2010 and Microsoft SQL Server 2008.
b.
Dapat menghasilkan output yang benar dan bebas dari kesalahan sesuai dengan data yang ada. Pengembangan sistem informasi penjualan yang akan dibangun pada Cafe Sweetbox antara lain : Pengolahan transaksi pembelian dan transaksi penjualan
2.
Pembuatan laporan transaksi pembelian dan penjualan
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas penulis merumuskan masalah bagaimana langkah merancang dan menganalisis Sistem Informasi Penjualan pada Cafe Sweetbox untuk mempermudah Sistem Penjualan? 1.3 Batasan Masalah Dari rumusan masalah yang diuraikan, penulis membatasi permasalahan dalam pembuatan skripsi. penulis tidak membahas tentang sistem jaringan dan absensi karyawan toko. Lingkup penelitian di lakukan di Café Sweetbox . Sistem Informasi ini mengolah data pengguna, transaksi pembelian, transaksi penjualan, data barang, data kategori, data pelanggan dan data suplier. Laporan dalam sistem informasi ini menampilkan data pengguna, data transaksi pembelian, data transaksi penjualan, data barang, data kategori, data pelanggan dan data supplier.
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang Masalah Cafe Sweetbox merupakan salah satu cafe yang masih menggunakan cara manual untuk pengolahan data dan metode pengarsipan sebagai penyimpanan datanya sehingga menghambat kegiatan di cafe Sweetbox baik dalam hal kinerja, pencarian data maupun dalam pencatatan laporan. Sejalan dengan perkembangan software pengolahan data, Cafe Sweetbox sangat ingin mengembangkan potensi didalam bidang pengolahan data dengan menggunakan komputer untuk menghasilkan pelayanan penjualan secara cepat, akurat dan terintegrasi. a.
1.
Berdasarkan uraian di atas, penulis bermaksud mengadakan penelitian mengenai analisis sistem informasi penjualan di “Cafe Sweetbox”, dengan mengambil judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA CAFÉ SWEETBOX YOGYAKARTA”.
Keywords : Technology , Data Processing , Solutions 1.
Akurat
Cepat
1
yang benar-benar berasal dari fakta, bukan opini atau ilusi. d. Terukur Informasi berasal dari data atau hasil pengukuran dan pencatatan terhadap fakta. Jadi, informasi yang bernilai tinggi adalah informasi yang bila dilacak kembali kepada datanya, data tersebut dapat terukur sesuai dengan faktanya. e. Keakuratan Informasi berasal dari data atau hasil pengukuran dan pencatatan terhadap fakta. Oleh karena itu kecermatan dalam mengukur dan mencatat fakta akan menentukan keakuratan data dan nilai dari informasiyang dihasilkan. f. Kejelasan Informasi dapat disajikan dalam berbagai bentuk mulai dari teks, tabel, grafik, chart dan lain-lain. Namun, apapun bentuk yang dipilih yang penting adalah menjadikan pemakai mudah memahami maknanya. Oleh sebab itu, selain bentuk penyajiannya harus benar, juga harus diperhatikan kemampuan pemakai dalam memahaminya.
2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Kata sistem berasal dari kata sistem yang berarti susunan atau cara. Pendefinisian sistem dikelompokkan dalam dua pendekatan, yaitu pendefinisian yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Menurut Richard F. Neuschel, prosedur adalah suatu urutan tulis menulis, biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. Secara umum, sistem didefinisikan sebagai kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan dan bertanggung jawab memproses masukan ( input ) sehingga menghasilkan keluaran (Output )”.
2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi Ada beberapa pendapat dari beberapa para ahli mengenai pengertian dari informasi diantaranya sebagai berikut: ”Pengertian Informasi Menurut Raymond Mc.leod Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”. Informasi sangatlah penting dalam kehidupan kita, karena tanpa informasi akan sulit bagi kita untuk hidup. Informasi yang baik akan mudah diterima dan sebaliknya informasi yang jelek akan menyulitkan untuk dimengerti oleh sipenerima.
g. Keluwesan Informasi yang baik adalah yang mudah di ubahubah bentuk penyajiannya sesuai dengan kebutuhan dan situasi yang dihadapi. h. Ketepatan waktu Informasi yang baik adalah informasi yang disajikan tepat pada saat dibutuhkan. Informasi yang terlambat dating menjadi informasi basi yang tidak ada lagi nilainya (misalnya untuk pengambilan keputusan). 2.3 Pengertian Sistem Informasi Mengacu pada pendapat James B Bower dan kawan-kawan dalam bukunya Computer Oriented Accounting Informations Sistem, maka sistem penghasil informasi atau yang dikenal dengan nama sistem informasi, memiliki pengertian sebagai berikut: “Sistem Informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan”. Informasi merupakan data yang telah diproses sehingga mempunyai arti tertentu bagi penerimanya. Sumber dari informasi adalah data, sedangkan Data itu sendiri adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian, sedangkan kejadian itu merupakan suatu peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu .dalam hal ini informasi dan data saling berkaitan. Pengertian informasi dalam bukunya Sutanta yang berjudul Sistem informasi Manajemen informasi diartikan sebagai berikut: “Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan
2.2.2
Nilai Informasi Berikut ini disampaikan delapan kriteria yang dapat dapat digunakan untuk menentukan nilai dari suatu informasi. a. Relevansi Informasi disediakan dan disajikan untuk digunakan. Oleh karena itu, informasi yang bernilai tinggi adalah yang relevan dengan kebutuhan, yaitu untuk apa informasi itu akan digunakan. b. Kelengkapan dan Keluasan Informasi akan bernilai semakin tinggi, jika tersaji secara lengkap dalam cakupan yang luas. Informasi yang sepotong- sepotong, apabila tidak tersusun sistematis, tentu tidak banyak artinya. Demikianpun pun bila informasi itu hanya mencangkup area yang sempit dari suatu permasalah. c. Kebenaran Kebenaran informasi ditentukan oleh oleh validitas atau dapatnya dibuktikan. Informasi berasal dari data, dan data adalah fakta. Informasi yang bernilai tinggi adalah informasi
2
akibatnya secara langsung saaat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang.” (Sutana, 2009:10) Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
3.2.1 Identifikasi Masalah Mengindentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem, Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang harus dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran sistem tidak dapat diatasi, Dari hasil penelitian yang telah dilakukan mengenai Sistem Informasi Penjualan pada Cafe Sweetbox. Adapun permasalahan yang ada antara lain: Pencatatan transaksi pembelian dan penjualan masih menggunakan cara manual yaitu bendahara menulis semua transaksi masih menggunakan buku dan alat tulis lainnya.
2.4 Konsep Sistem Informasi Penjualan 2.4.1 Pengertian Penjualan Penjualan merupakan pembelian sesuatu (barang atau jasa) dari suatu pihak kepada pihak lainnya dengan mendapatkan ganti uang dari pihak tersebut. Penjualan juga merupakan suatu sumber pendapatan perusahaan, semakin besar penjualan semakin besar pula pendapatan yang diperoleh perusahaan. Aktivitas penjualan merupakan pendapatan utama perusahaan karena jika aktivitas penjualan produk maupun jasa tidak dikelola dengan baik maka secara langsung dapat merugikan perusahaan. Hal ini dapat disebabkan karena sasaran penjualan yang diharapkan tidak tercapai dan pendapatan pun akan berkurang. Untuk lebih jelanya dapat dilihat dari pengertian penjualan itu sendiri, pengertian penjualan menurut Chairul Marom (2002:28) “Penjualan artinya penjualan barang dagangan sebagai usaha pokok perusahan yang biasanya dilakukan secara teratur”.
3.3 Perancangan Sistem 3.3.1 Perancangan Basis Data 3.3.1.1 ERD Nama_pengguna Kd_suplier
Password
Nm_suplier
Kode_pengguna
Almat Level Suplier
Kontak
PENGGUNA
Nama_Barang Memiliki Harga_jual Kode_Barang Stock Harga_beli Barang Nama_Barang Harga_jual Harga_beli
3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum 3.1.1 Gambaran Umum Cafe Sweetbox Cafe Sweetbox memulai usahanya pada tahun 2013. Pada awalnya pemilik pernah bekerja di café Singgah Coffe Book. Kemudian pemilik Sweetbox Caffe ingin mengembangkan sayap pemilik membuka Sweetbox Coffe ini. Dalam pengembangannya pemilik tempat mengajak beberapa relasi untuk mengembangkan usaha yang mendukung kegiatan penjualan. Café ini terletak di jalan Cendrawasi no 25 demangan Depok Sleman Yogyakarta. Sweetbox Coffe dimiliki oleh Edi Triana. 3.1.2 Tujuan dan Motto 3.2.1.1 Tujuan Cafe Sweetbox bertujuan untuk mengebangkan bakat yang dimiliki pemiliknya dan memberikan penggabdian kepada negara dengan produk-produk dalam negeri. 3.2.1.2 Motto Kopi berkualitas yang dihasilkan dari produk kopi dalam negeri yang memiliki cita-rasa tinggi.
Kode_Barang
Kode_Barang Jumlah
No
No
Jumlah Faktur_pembelian
Faktur_penjualan Memiliki
Sub_total
Pembelian_rinci
Memiliki
Penjualan_rinci
Sub_total
Memiliki
Memiliki
Kode_Pelanggan
Kode_suplier Total
Diskon
Tgl_Penjualan
Tgl_pembelian Disc
Faktur_Penjualan
Faktur_pembelian Total Grand_total
Kembali Penjualan
Pembelian
Bayar Telepon
Telepon
Alamat
Alamat Kontak Nama_Pelanggan
Nama_suplier Kode_suplier
Memiliki
Kode_pelanggan
Memiliki
Pelanggan
Suplier
Supplier Barang Pelanggan Pembeli Penjualan
Pengguna
Hak_akses Hak akses
Level
Gambar.1 2.3.1.2 Perancangan Flowchart Sistem flowchart merupakan bagan yang menunjukan apa yang dikerjakan dalam sistem dan menjelaskan urutan prosedur-prosedur dalam sistem tersebut. Adapun sistem flowchart yang diusulkan sebagai berikut:
3.2 Analisis Sistem Analisis sistem merupakan salah satu tahapan pada pengembangan sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perancangan sistem dan sebelum tahap desain sistem.
3
Data Barang
Data Hak Akses
Data User
Data Suplier
Data Penjualan
Input data barang
Input data Hak Akses
Input data User
Input data Suplier
Input data Penjualan
Olah Data Barang
Olah Data Hak Akses
Olah Data User
Olah Data Suplier
Olah Data Penjualan
Cetak Nota Penjualan
Data Pembelian
Data Pelanggan
Input data Pembelian
Input data Pelanggan
Olah Data Pembelian
Olah Data Pelanggan
4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Manual Program Perancangan manual program dapat dilakukan apabila seluruh penyusunan rancangan database dan perancangan aplikasi input serta output sudah selesai. 4.1.1 Form Login
Barang
User
Hak Akses
Penjualan_ rinci
Suplier
Penjualan
Pembelian_ rinci
Pembelian
Pelanggan
Pengolahan data laporan Barang
Pengolahan data laporan Suplier
Pengolahan data laporan Penjualan
Pengolahan data laporan Pembelian
Pengolahan data laporan Pelanggan
Laporan Barang
Laporan Suplier
Laporan Penjualan
Laporan Pembelian
Laporan Pelanggan
Gambar.2
Gambar.5 User harus memasukkan user dan password pada form yang telah tersedia. Apabila kode user, Pasword dan Level Belum Di Isi maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan login tidak berhasil. Seperti yang terdapat pada gambar berikut.
3.3.1.3 Data Flow Diagram (DFD) a. DFD Kontext Operator
Login Input data barang Input data pembelian Input data penjualan Input data supplier Input data pelanggan
Data barang Data pembelian Data penjualan Data supplier Datapelanggan
Data Barang Data Pelanggan Data Pengguna Data suplier Data pembelian Data penjualan Data satuan Data Jenis Barang Admin
Sistem Informasi Penjualan Sweetbox Coffe Login Input Data Barang Input Data Pelanggan Input data Pengguna Input data suplier Input data pembelian Input data penjualan Input data satuan Input data Jenis Barang
Gambar.6 4.1.2 Form Menu Utama
Gambar.3 b.
DFD Level 0 Proses Admin
Gambar.7 4.1.3 Form User Apabila sub menu jenis ini di klik maka akan tampil form anak sebagai berikut:
Gambar.4
4
Gambar.11
Gambar.8 4.1.4 Form Sub Menu Ubah Password
Gambar.9 Pada form ubah password digunakan untuk mengubah password pengguna.
4.1.7 Form Pembelian Apabila sub menu pembelian ini di klik maka akan tampil form anak sebagai berikut:
4.1.5 Form Barang Apabila sub menu barang ini di klik maka akan tampil form anak sebagai berikut:
Gambar.12 4.1.8 Form Penjualan Apabila sub menu penjualan ini di klik maka akan tampil form anak sebagai berikut:
Gambar.10
4.1.6 Form Supplier Apabila sub menu supplier ini di klik maka akan tampil form anak sebagai berikut:
5
Daftar Pustaka [1] Hartono, 1999. Analisis & Desain Sistem Informasi; Pendekatan Tersetruktur teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset. Yogyakarta. [2] Jogiyanto, HM.2003. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset Yogyakarta. [3] Maryuzri, 1989. Analisis dan Perancangan Sistem Pengolahan Data. Elex Media komputindo, Jakarta. [4] Sadeli, M. 2012. Aplikasi Mini Market dengan Visual Basic 2010 untuk Orang Awam. Maxikom. Palembang. [5] Sismoro, H. 2005. Pengantar Logika Informatika, Algoritma dan Pemrograman komputer. Andi. Yogyakarta.
Gambar.13
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil setelah beberapa tahapan dalam menyelesaikan ”Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada Cafe Sweetbox”: 1. Sistem Informasi Penjualan pada Cafe Sweetbox dapat memberikan kemudahan bagi pemilik dalam pengolahan data, pengelolahan laporan serta pelayanan di Cafe Sweetbox 2. Sistem informasi yang dirancang memiliki interface yang user friendly sehingga orang awam sekalipun mudah memahami dan dapat mengoperasikan sistem ini. 3. Proses penyimpanan data yang dilakukan secara komputerisasi melalui sistem database akan jauh lebih aman, memiliki resiko kerusakan data yang kecil karena disimpan dalam bentuk softcopy. Efektif karena tidak memerlukan alat tulis dan tempat penyimpanan data dibandingkan dengan arsip, sehingga informasi yang dihasilkan akan lebih cepat, tepat dan akurat. 4. Output yang dihasilkan dari pengolahan data yang diproses dari sistem diharapkan dapat menjadi acuan oleh pihak pemilik cafe dalam menentukan tindakan dan pengambilan keputusan. 5.2 Saran Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dibutuhkan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi maka disarankan agar : 1. Sistem informasi penjualan tersebut dapat dikembangkan sebagai bahan penelitian dimasa mendatang bila masih terdapat kekurangan pada sistem informasi tersebut. 2. Dengan sistem pengolahan data yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem agar dapat segera dicari pemecahan masalahnya dan dapat segera diperbaiki kembali.
Biodata Penulis Muhamad Misbakhul Munir Mahasiswa tingkat akhir STIMIK Amikom Yogyakarta Jurusan Sistem Informasi, syarat guna mendapatkan gelar S1 Anggit Dwi Hartanto, M.Kom Dosen Pengajar STIMIK Amikom Yogyakarta Alamat: Perum Candi Gebang Permai Jurusan Teknik Informatika STMIK Amikom Yogyakarta, lulus tahun 2009 2011 lulus Magister Teknik Informatika (M.Kom) STMIK Amikom Yogyakarta
6
