ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DISTRO MAGNUM YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh : Agus Huda Nugroho 07.11.1826
kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
INFORMATION SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN OF DISTRIBUTION STORE SALES MAGNUM YOGYAKARTA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DISTRO MAGNUM YOGYAKARTA
Agus Huda Nugroho Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Development of information technology's growing influence in all areas, while computers are tools created to facilitate human work contributed greatly to support this development. Writing this thesis, the author made based on case studies in the Distro Magnum. There are so many obstacles it faces, including data recording sales transactions and payment systems are still manual or not yet well-organized so that frequently the payment records are missing, so that it can lead to errors in the data storage required to support operational processes. For example, errors in recording record goods entering and goods out. Looking at these facts, the authors try to help to resolve problems in system sales by creating a system that is still a manual system that has been computerized to facilitate the process of input, editing, and data storage. In addition to saving time and effort, is also expected to have a computerized system that can save costs to be incurred. To design this program, the author makes the design input that contains the item data input, process sales transactions, and the design process that generates reports relating to the transactions.Here the authors also use the Visual FoxPro 9.0 software has its advantages, including the means faster data access and multi-user and it looks interesting. Keywords: Applications Sales, Sales Distro
1.
Pendahuluan Dewasa ini sistem informasi merupakan suatu hal yang sangat penting bagi
perkembangan teknologi di Indonesia maka dibutuhkan alat untuk membantu perusahaan, lembaga pendidikan dan lembaga-lembaga lainnya untuk mengembangkan suatu sistem melalui teknologi komputer. Akan tetapi perkembangan teknologi belum sepenuhnya digunakan seperti halnya dalam
sistem
penjualan
di
beberapa
distro
yogyakarta.
Masih
banyak
yang
menggunakan cara manual untuk melakukan pembayaran, dimana cara tersebut kurang efektif, juga membutuhkan waktu yang lama dalam proses penjualan tersebut. Dalam proses rekap
data
juga
masih
dilakukan
secara
manual.
Dalam
pengerjaannya membutuhkan waktu yang cukup lama. Sering kali barang yang keluar dan barang yang masuk ada yang belum tercatat di dalam inventory, sehingga terjadinya kesalahan data. Kesalahan data saat transaksi salah satunya disebabkan oleh pengolahan data yang kurang akurat dan tidak terkomputerisasi. Teknologi juga berpengaruh terhadap customer serta kinerja pegawai terutama di bagian kasir dan bagian inventory. Pekerjaan akan cepat di selesaikan dan meminimalkan kesalahan. Tanpa teknologi pengerjaan akan menjadi lambat dan persentase kesalahan akan lebih besar. 2.
Landasan Teori 2.1. Pengertian Sistem Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau
variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung 1
satu sama lain. Menurut Jerry Fitsgerald “sistem merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”. 2.2. Pengertian Sistem Informasi 2
Sistem
informasi
adalah
suatu
sistem
dalam
suatu
organisasi,
yang
mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dengan laporan-laporan yang diperlukan.
1
Jogiyanto, HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi Yogyakarta, 1999, hal 1, 4-5 2
Jogiyanto H.M, Analisis Dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis,hal: 11
3
Menurut Herry C. Lucas Jr, sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur
yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menghasilkan atau menyediakan informasi untuk mengambil keputusan dan pengendalian dalam organisasi. 2.3. Konsep Dasar Sistem Penjualan 4
Menurut Peder den et “penjualan adalah suatu proses perorangan untuk
membeli barang atau jasa untuk menerapkan perdagangan yang penting bagi penjualan.” Pada dasarnya konsep penjualan adalah terjadi karena adanya permintaan dari customer yang membutuhkan suatu barang atau jasa, semakin banyak customer yang datang akan semakin memberi keuntungan pada perusahaan. 2.4. Analisis Sistem Informasi Analisis sistem informasi merupakan fase pertama dalam suatu pembangunan sistem informasi. Di dalam fase ini difokuskan pada masalah yang ada. 2.5. Jenis Analisis Sistem
Kemampuan dari pada sistem informasi haruslah dievaluasi sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk menyikapi peluang dan penanganan masalah yang muncul. Terdapat beberapa jenis analisis sistem untuk melakukan evaluasi sistem informasi, antara lain: a. Analisis Masalah / Kelemahan Sistem b. Analisis Kebutuhan Sistem c. Analisis Kelayakan Sistem 2.6. Visuaal Foxpro 9.0 Visual Foxpro 9.0 merupakan bahas pemrograman yang berjalan dalam lingkungan windows. Foxpro adalah sebuah Sistem Manajemen Database (Database Management Sistem / DBMS) elektronik, yang berfungsi untuk mengumpulkan, mengambil dan menampilkan data. Sedangkan Visual Foxpro adalah bahasa pemrograman visual yang berorientasi pada obyek (Object Oriented Programming) dan juga sebagai Sistem Manajemen Database Relational (RDMS / Sistem Basis Data) 5
Microsoft Visual Foxpro adalah pemrograman yang menggunakan sistem
database ODBC (Open Datebase Connectivity) yang memungkinkan mengakses 3
Abdul Basith, Ed , Analisis Desain dan Implementasi Sistem , Jakarta : Erlangga,1993 Jerry FizGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D.Stallings, Jr., Fundamental Of Systems analysis, (edisi kedua; New York: Jhon Willey & Sons, 1981). Hal 5 5 Wahana Komputer, Pemrograman Database dengan Visual Foxpro 9.0 : Yogyakarta : ANDI 4
database
dari
berbagai
macam
format
sistem
manajemen
database
dengan
menggunakan Data Sources. Peranan Data Sources (ODBC) adalah menyediakan driver sekaligus melakukan konfigurasi terhadap sistem database yang sesuai sehingga database dapat terbaca. 2.7. Kebutuhan Sistem
Microsoft Visual Foxpro 9.0 dapat beroperasi/dijalankan dengan spesifikasi minimal : a.
Sistem Operasi
: Windows XP SP 2
b.
Microprocessor
: Pentium IV 1,8 Ghz
c.
RAM
: 128 MB
d.
Hardisk
: 6 GB
e.
Monitor
: VGA “15”
f.
CD-ROM
: CD-RW
g.
Keyboard
: 101 Key Standar
h.
Mouse
: Optic Standar
i.
Printer
: Laser Jet
3.
Analisis dan Perancangan Sistem 3.1. Gambaran Umum Perusahaan Magnum Shophouse merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distribusi
pakaian. Perkembangan dunia fashion khususnya di kalangan remaja semakin beraneka ragam, baik dari segi desain maupun modelnya. Diwujudkan dalam berbagai bentuk seperti, kaos, kemeja, celana, sepatu, topi bahkan hingga aksesoris. Pemilik mengmati begitu besar permintaan pasar dan peluang dalam bisnis produk distro,oleh karena itu pemilik mendirikan distro Magnum Shophouse pada pertengahan November 2008. Usaha yang dilakukan distro magnum adalah pembelian barang dari suplier dan menjualnya kembali untuk mendapat keuntungan. Selain itu distro magnum juga memproduksi barang sendiri. Produk yang di jual diorganisasi sedemikian rupa sehingga menarik daya beli konsumen,selain itu mengutamakan kualitas barang yang lebih terjamin.
3.2. Struktur Organisasi Struktur organisasi di Distro Magnum :
Gambar 3.1. Sturktur Organisasi
3.3. Flowchart 6
Flowchart menurut HM Jogiyanto (1999:662) dalam bukunya Pengenalan
Komputer adalah “suatu bagan yang menggambarkan arus logika dari data yang akan di proses dalam suatu program dari awal sampai akhir secara sistematis”. Flowchart dapat menunjukkan secara jelas arus pengendalian suatu algoritma, yaitu bagaimana melaksanakan suatu rangkaian secara logis dan sistematis. Suatu flowchart dapat memberikan gambaran dua dimensi yang berupa simbol-simbol grafis. 3.4. Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram adalah diagram yang menggambarkan aliran sistem secara logikal dan hanya ditekankan pada proses-proses yang akan berjalan pada sistem secara logikal beserta kebutuhan-kebutuhan sistem tanpa menghiraukan gambaran penerapan sistem secara fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.
6
HM Jogiyanto, Pengenalan Komputer, Hal : 662 , Yogyakarta : ANDi
3.5. Normalisasi 7
Normalisasi menurut Linda Marlinda, S.Kom (2004:115) dalam bukunya Sistem
Basis Data adalah “proses pengelompokan attribute – attribute dan suatu relasi sehingga membentuk WELL-STRUKTUR RELATION”. Pembuatan normalisasi dapat dijadikan sebagai acuan untuk pembuatan database atau file –file yang akan digunakan pada aplikasi yang akan dibuat. Sebelum mengenal lebih jauh mengenai normalisasi ada beberapa konsep yang harus diketahui terlebih dahulu seperti field atau atribut kunci dan ketergantungan kunci (functional dependent/FD). 4.
Implementasi dan Pembahasan 4.1. Implementasi Sistem Implementasi sistem adalah suatu proses meletakkan sistem agar dipersiapkan
untuk beroperasi. Implementasi sistem merupakan tahap merealisasikan sistem yang baru dikembangkan supaya sistem siap dipergunakan/dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari implementasi ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. 4.2. Rencana Implementasi Sistem
Untuk dapat menjalankan proses implementasi sistem,dibutuhkan rencana yang matang agar kegiatan ini dapat berjalan dengan lancar dan sesuai harapan. Tahap perencanaan implementasi sistem ini adalah tahap awal dalam mengimplementasikan suatu system. Kegiatan Implementasi dilakukan dengan dasar penjadwalan yang telah direncanakan dalam tahap perencanaan implementasi. Kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah sebagai berikut : a. Instalasi perangkat lunak (Software)dan keras (Hardware) b. Pengetesan Program c. Pengetesan system d. Pelatihan Personel e. Konversi sistem
7
L inda Marlinda,S.Kom, Sistem Basis Data, Hal : 115, Yogyakarta : ANDI
4.3. Pengetesan Program Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas dari kesalahankesalahan. Kesalahan dari program yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk kesalahan sebagai berikut: a.
Kesalahan bahasa (Syntax error) adalah kesalahan didalam penulisan source code yang tidak sesuai dengan yang disyaratkan. Pada aplikasi bengkel kesalahan bahasa (Syntax
error) telah diselesaikan dengan merubah kesalahan penulisan
pada program. b.
Kesalahan waktu proses (runtime-error) kesalahan yang terjadi waktu eksekusi kode program. Kesalahan ini menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya. Ini disebabkan karena kompiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan. Pada aplikasi bengkel kesalahan waktu proses telah diselesaikan dengan merubah kesalahan penulisan kode program.
c.
Kesalahan logika (logical error) adalah kesalahan dari logika program yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahan yang terjadi, namun hasil dari eksekusi program tidak sesui dengan yang diharapkan. 4.4. Pelatihan Personel Pelatihan personel emnggunakan beberapan pendekatan pelatihan, yaitu : 1. Pelatihan procedural 2. Pelatihan tutorial 3. Pengaplikasian dalam pekerjaan 4.5. Pengetesan Sistem Pengujian ini dimaksudkan untuk menguji setiap modul untuk menjamin setiap
modul menjalankan fungsinya dengan baik. Ada dua metode untuk melakukan testing, yaitu : 1.
Black Box Testing Pengujian black box testing atau test fungsional adalah pengujian spesifikasi
suatu fungsi atau modul, apakah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Dalam pengujian black box testing ini, penulis menggunakan beberapa kriteria yang akan diujikan. Kriteria-kriteria tersebut antara lain : a. Kemampuan interface sistem untuk menjalankan fungsinya b. Kemampuan sistem untuk menangani input-input form yang berada di luar boundary system (Handle Sistem) c.
Kemampuan sistem untuk menangani masalah keamanan (Security)
d. Kemampuan sistem dalam menangani kinerja/ performance 2.
White Box Testing White Box Testing adalah cara pengujian dengan cara melihat kedalam modul dan meneliti kode program serta menganalisis apa ada kesalahan atau tidak. 4.6. Konversi Sistem Konversi sistem dilakukan untuk meletakkan sistem baru supaya siap untuk
digunakan. Pendekatan yang lebih sesuai dengan resiko kegagalan relatif kecil untuk melakukan
konversi
sistem,
yaitu
dengan
pendekatan
paralel
yaitu
dengan
mengoperasikan sistem baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama periode waktu tertentu. Sistem informasi presensi dioperasikan bersama dengan sistem yang berjalan saat ini (sistem manual) untuk meyakinkan bahwa sistem yang diusulkan benarbenar berjalan dengan baik. Keuntungan dari pendekatan paralel adalah menyediakan proteks yang tinggi kepada organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru. Jika sistem baru gagal maka sistem yang lama beroperasi, sedangkan kelemahan dari pendekatan ini adalah biaya yang harus dikeluarkan. Akhir dari konversi dapat diambil suatu kesimpulan bahwa sistem yang lama dapat dihentikan atau diteruskan. 4.7. Perawatan Sistem Pemeliharaan sistem pada aplikasi penjualan ini tergolong mudah, system ini di rancang agar semua kalangan yang walaupun tanpa memiliki basic pemrograman program, administrator komputer, maupun ilmu komputer yang lebih, masih dapat menggunakan program ini. Maintenance system hanya difokuskan pada pemback-upan file dan data dari database serta pengolahan data secara berkala. Dengan cara demikian kita akan mendapatkan beberapa file back-up sekaligus.
5.
Penutup 5.1. Kesimpulan Dari penelitian yang penulis lakukan dapat dilihat bahwa pengolahan data
penjualan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan sistem manual tidak efektif dan efisien. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer khususnya dengan aplikasi Microsoft Visual FoxPro 9.0 dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan dan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Karena sistem terkomputerisasi mempunyai banyak keuntungan terutama dalam hal pengolahan data.
Adapun keuntungan yang didapat dengan adanya sistem komputerisasi, antara lain : 1. Dengan adanya sistem dan aplikasi ini setidaknya dapat menggantikan pekerjaan manual yang dilakukan selama ini. Dengan kata lain sistem dan aplikasi ini
diharapkan
dapat meningkatkan
efisiensi dalam kegiatan
operasional. 2. Dalam pelaksanaannya konversi sistem lama ke sistem baru ini menggunakan pendekatan parallel. Pendekatan ini dirasa paling aman, karena jika sistem baru ini mengalami masalah bisa kembali menggunakan sistem yang lama. 3. Setelah sistem aplikasi di ujicoba dengan menggunakan blackbox testing, dapat disimpulkan bahwa sistem dapat menangai input yang di masukkan dan dapat memberikan informasi berupa laporan-laporan yang nantinya dapat dicetak bila diingikan. Pemakaian sistem aplikasi penjualan sangat diperlukan untuk toko-toko yang mempunyai intensitas pelanggan yang banyak. Sistem aplikasi ini sangat membantu dalam proses pengolahan data dan informasi, mempercepat pengolahan data dan transaksi, serta mengurangi biaya produksi. Setelah mengalami serangkaian uji coba dan tes sistem ini terbuti user friendly. 5.2. Saran Penulis berusaha menerapkan apa yang didapat di bangku kuliah selama ini dalam bentuk karya aplikasi Penjualan distro. Adapun saran untuk penyempurnaan dan kelancaran aplikasi ini adalah sebagai berikut : 1. Perancangan aplikasi ini hanya disesuaikan dengan standar informasi yang di miliki pada tempat penelitian yang penulis teliti. Sistem aplikasi ini hanya dikhususkan
untuk
tempat
tersebut.
Diharapkan
nantinya
sistem
ini
berkembang dan dapat dipakai semua toko yang memerlukan. 2. Dalam membangun aplikasi penjualan, keamanan merupakan faktor yang penting untuk menjaga kevalidan data yang ada, dan menjaga dari orang yang ingin memanipulasi data. 3. Sistem backup dan restore data juga diperlukan dalam sistem aplikasi penjualan ini, karena kemungkinan kerusakan sistem dapat terjadi kapan saja. Hal ini dapat membantu agar data yang sudah ada tidak hilang ketika sistem eror.
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto, H.M. 2005. Pengenalan Komputer. Yogyakarta : ANDI. Jogiyanto, H.M, 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Tersturktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : ANDI Marlinda, Linda. 2005. Sistem Basis Data. Yogyakarta : ANDI. Wahana Komputer. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Foxpro 9.0 : Yogyakarta : ANDI Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi : untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : ANDI Basith, Abdul. 1993. Analisis Desain dan Implementasi Sistem. Jakarta : Erlangga FizGerald, Jerry. 1981. Fundamental of System Analysis. NewYork : Jhon Willey & Sons
