IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO BAHAN BANGUNAN AMANAH GROUP YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh Dwi Kristiana 08.12.2901
kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
IMPLEMENTATION INFORMATION SYSTEM AT THE MATERIAL SHOP AMANAH GROUP YOGYAKARTA IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO BAHAN BANGUNAN AMANAH GROUP YOGYAKARTA Dwi Kristiana Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT In the globalization and technological period computer utilization become one of important things that people needs in their life. Computer as a modern technological part, finally become one of alternative part could help people to maintance information in big size and become a smart and good decision maker. Amanah Group Material Shop is one of corporation in selling materials where this corporation want applied one system on technological and information basis to manage their activity especially finance. In the pass time Amanah Group Material Shop used manual system to make their transaction note that they did not yet good and fixed. Final purposes from their experiment is to make the cashier easier to do selling transactions. This system is hope could finished many process computerizely which is can save data of buying, selling transaction and can show report that Amanah Group Material Shop needs. As we know, in the transaction part often happens misunderstanding in the quotation process. Finally, we hope this system can make the process of preparation and quotation selling data faster. Keywords : information , data , accurate, appropriate
1. PENDAHULUAN Dalam era globalisasi dan teknologi ini, penggunaan komputer merupakan salah satu alat yang sangat dibutuhkan keberadaannya dan hampir semua pekerjaan yang dapat digantikan oleh komputer telah digantikan oleh komputer, khususnya pekerjaan yang berkaitan dengan dunia perdagangan seperti jual-beli. Toko Bahan Bangunan “Amanah” Group adalah salah satu toko yang kegiatannya bergerak dalam bidang perdagangan bahan bangunan.Toko ini selalu berusaha untuk meningkatkan volume penjualan barangnya. Oleh karena itu pihak pengelola perlu melakukan
pengendalian
terhadap
sistem
jual-beli
dan
melaksanakan
sistem
pengawasan yang baik agar dapat mencegah terjadinya kesalahan-kesalahan data ataupun kesalahan keputusan yang diambil berdasarkan data yang adayang dapat merugikan toko. Oleh karena itu toko ini ingin menerapkan suatu sistem yang berbasis Teknologi Informasi dalam kegiatannya terutama dalam hal keuangan.
2. LANDASAN TEORI 2.1. Definisi Sistem Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi di dalam sistem dan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2.2. Definisi Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Robert N. Anthony dan John Dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 2.2.1. Siklus Informasi Informasi tidak lahir dengan sendirinya, tetapi lahir dari sebuah siklus. Di dalam siklus tersebut, terdapat suatu model pengolah data yang pada akhirnya melahirkan informasi.
Prose (Model)
Output (Information)
Input Data
Dasar Data Data (Tangkap)
Penerima
Keputusan Tindakan
Hasil Tindakan
Gambar 2.1 Siklus Informasi 2.2.2. Kualitas Informasi Kualitas suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu: 1. Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak biasa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat pada waktunya (timeliness), berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. 3. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai
bila
manfaatnya
lebih
efektif
dibandingkan
dengan
biaya
mendapatkannya. 2.3. Definisi Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga dengan processing system. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.4. Definisi Sistem Informasi Penjualan Sistem informasi penjualan adalah suatu kumpulan informasi yang mendukung proses pemenuhan kebutuhan suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi penjualan dan transaksi data dalam suatu kesatuan proses yang saling terkait antar pembeli dan bersama-sama bertujuan untuk mendapatkan keuntungan.
2.5. Analisis Sistem Definisi analisis sistem adalah Penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian
komponennya
dengan
maksud
mengevaluasi
permasalahan-permasalahan,
untuk
mengidentifikasikan
kesempatan-kesempatan,
dan
hambatan-
hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto HM, 1998,h.129).
2.6. Konsep Pemodelan Sistem 2.6.1.Flowchart Flowchart adalah bagian yang menunjukkan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem serta menunjukkan apa yang dikerjakan di dalam sistem. Flowchart digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol tertentu yang dapat berupa input, output, proses, storage media, laporan, dan lain-lain. 2.6.2. DFD Data Flow Diagram termasuk dalam rancangan model logika, yang mempunyai maksud untuk menjelaskan kepada user bagaimana fungsi-fungsi di sistem informasi secara logis akan berjalan. DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem informasi, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di mana sistem itu berada.
2.7. Definisi Basis Data Basis Data adalah kumpulan data yang saling berhubungan (berelasi). Dalam ilmu komputer, definisi basis data bertambah spesifik, yaitu kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik (disk). Data diwujudkan dengan bentuk tabel-tabel. Relasi antar tabel ditunjukkan dengan adanya kunci (key) pada kolom (field) yang memiliki keterkaitan fungsi.
Basis data mempunyai tujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Menurut Kusrini(2007, h.141).
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1. Identifikasi Masalah Permasalahan yang terjadi pada sistem informasi penjualan di Toko Bangunan Amanah Group adalah sebagai berikut : 1. Pencatatan dalam pengolahan persediaan dan transaksi penjualan maupun pembelian barang masih dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan lambatnya pelayanan. 2. Proses perhitungan dalam transaksi penjualan masih menggunakan kalkulator, dan kertas coretan / nota cash bon untuk merekam hasil perhitungan sementara. Sering terjadi kesalahan perhitungan akibat kesalahan penulisan pada kertas coretan. 3. Lambatnya pencarian persediaan barang yang tersisa di gudang. 4. Penulisan dan penyajian laporan masih dilakukan secara manual karena belum adanya sistem penjualan yang digunakan untuk pengolahan data. Hal ini dirasa masih kurang efisien dan akan sering terjadi kesalahan dalam penulisanya. 3.2. Analisis Kebutuhan Sistem Meliputi kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional. a. Kebutuhan fungsional yaitu kebutuhan yang kebutuhan user bisa mengakses system apa saja yang ada di sana. b. Kebutuhan non fungsional yaitu kebutuhan minimal system yang akan digunakan. 3.3. Analisis Kelayakan Sistem Studi kelayakan adalah studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. Fase ini merupakan fase yang cukup penting, dimana akan dilakukan studi kelayakan terhadap sistem yang akan dibuat. Studi kelayakan akan menilai dari berbagai sisi apakah sistem layak untuk diimplementasikan atau tidak. 3.4. Perancangan Sistem 3.4.1.Flowchart Sistem Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan. 3.4.2. DFD
Data Flow Diagram sebagai perancangan alur data pengembangan sistem informasi penjualan yang terstruktur dan jelas. 3.5. Perancangan Basis Data Perancangan basis data adalah tahap untuk menemukan struktur komponen database yang paling tepat untuk sistem yang sedang dibangun. Tahapan dalam perancangan basis data dimulai dari tahapan normalisasi, hingga relasi tabel berikut tipe datanya. 3.6. Perancangan Antar Muka Perancangan antar muka sistem dilakukan dengan membuat sketsa tampilan antar muka sistem yang berfungsi sebagai alat komunikasi antar pengguna dengan system. 4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Implementasi merupakan tahapan dimana sistem siap untuk dioperasikan, pada tahap ini sistem sudah harus dianalisa dan didesain secara rinci serta penggunaan teknologi telah dilakukan seleksi. 4.1. Rencana Implementasi Sistem Rencana
implementasi
merupakan
suatu
arah
dan
batasan
yang
harus
dilaksanakan. Rencana tersebut mencakup anggaran dan biaya dengan tujuan untuk memberikan pengendalian pengeluaran biaya, selain fungsi anggaran terdapat penjadwalan jam yang berfungsi untuk pengendalian terhadap waktu implementasi. 4.2. Pelaksanaan Proses Implementasi Implementasi sistem merupakan tahap penggunaan sistem yang diusulkan agar dapat dioperasikan sesuai dengan harapan dan tujuan dari kegiatan ini, yaitu untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan. Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan. Adapun kegiatan tersebut adalah: 4.2.1. Pemilihan dan Pelatihan Personil 1. Pemilihan Personil Personil yang dipilih adalah karyawan dari Toko Bangunan, dalam hal ini adalah kasir dari toko tersebut, dengan pertimbangan bahwa karyawan tersebut sudah memahami sistem penjualannyas, sehingga hanya diperlukan penyesuaian terhadap sistem yang baru. 2. Pelatihan Personil Personil yang akan mengoperasikan sistem ini perlu dilatih untuk hal-hal yang belum mereka pahami. Metode yang biasa ditempuh untuk melakukan pelatihan
personil, yaitu: 1) Pelatihan Prosedur 2) Pelatihan Tutorial 3) Pelatihan Praktek Kerja 4.2.2.Instalasi Perangkat Lunak 1. Instalasi SQL Server 2000. 2. Instalasi aplikasi. 4.2.3. Pengetesan Program Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengetesan program yang dilakukan meliputi pengetesan input dan edit data, hapus data, pencarian data, simpan data dan media output/keluaran. 1.
Pengetesan terhadap input dan edit data
2. Pengetesan terhadap item pencarian data 3. Pengetesan terhadap item simpan data 4. Pengetesan terhadap media output 4.2.4.Pengetesan Sistem Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa hubungan antara komponen sistem yang diimplimentasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. 4.2.5. Konversi Sistem Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan program dan sistem selesai dengan baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan, diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses sistem yang lama. Konversi sistem ini dilakukan dalam jangka waktu dua minggu. Data-data yang ada pada sistem koperasi simpan pinjam dikonversi ke dalam sistem baru. Pelaksanaan konversi ini dilakukan dengan konversi pararel dengan pertimbangan bahwa apabila sistem yang baru tidak berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan maka masih ada data-data pada sistem yang lama, sehingga kegiatan pengolahan data akan tetap berjalan lancer. 4.3. Manual Program
Digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoperasikan program aplikasi. Berikut petunjuk menjalankan aplikasi Sistem Informasi Penjualan pada Toko Bangunan Amanah Group. 4.3.1 Tampilan Menu Utama
Gambar 4.10 Form Menu Form utama ini menampilkan menu utama dalam sistem penjualan, yaitu master data, transaksi, laporan. 1. Master data, digunakan untuk menginputkan data : data barang, data pemasok, data pelanggan. 2. Transaksi, digunakan untuk merecord transaksi yang terjadi : transaksi pembelian, transaksi penjualan, transaksi retur jual, transaksi retur beli, pembayaran hutang. 3. Laporan, digunakan untuk melihat aktivitas dan data yang telah tersimpan dalam program: laporan pemasok, laporan barang, laporan pembelian, laporan penjualan, laporan pelanggan. 4.3.2
Form Input Data Barang
Form input data Barang adalah form yang digunakan untuk menambah, mengubah, menyimpan, menghapus, dan membatalkan data barang. Jadi form barang ini dapat menyimpan data-data barang yang ada di Toko Bangunan ini.
4.3.3
Gambar 4.11 Form Input Data Barang Input Data Pemasok
Form input data Pemasok adalah form yang digunakan untuk menambah, mengubah, menyimpan, menghapus, dan membatalkan data pemasok. Jadi form pemasok ini dapat menyimpan data-data pemasok barang yang ada di Toko Bangunan ini.
4.3.4
Gambar 4.12 Form Input Data Pemasok Input Data Pelanggan
Form input data Pelanggan adalah form yang digunakan untuk menambah, mengubah, menyimpan, menghapus, dan membatalkan data pelanggan. Jadi form
pelanggan ini dapat menyimpan data-data pelanggan yang ada di Toko Bangunan ini.
4.3.5
Gambar 4.13 Form Input Data Pelanggan Form Pembelian Barang Form pembelian barang adalah form yang digunakan untuk melakukan transaksi pembelian barang terhadap pemasok yang ada. Diform ini akan mencatat barang apa saja yang dibeli beserta pemasoknya.
Gambar 4.14 Form Pembelian Barang
4.3.6
Form Penjualan Form penjualan adalah form yang digunakan untuk melakukan transaksi penjualan barang. Di form ini penjualan bisa dilakukan secara kredit dan hutang. Form ini juga mencatat nama pelanggan dan barang yang dibeli.
Gambar 4.15 Form Penjualan 4.3.7
Form Retur Beli Form retur beli adalah form yang digunakan untuk menukarkan barang yang kita beli dari pemasok apabila terdapat kerusakan barang ataupun ketidaksesuaian barang dengan barang yang kita inginkan.
Gambar 4.16 Form Retur Beli
4.3.8
Form Retur Jual Form retur jual adalah form yang digunakan untuk menukarkan barang yang
dibeli oleh konsumen apabila terdapat kerusakan barang ataupun ketidaksesuaian barang dengan barang yang dibutuhkan.
Gambar 4.17 Form Penjualan
4.3.9
Form Pembayaran Hutang Form pembayaran hutang adalah form yang digunakan untuk pembayaran hutang bagi pelanggan yang membeli barang secara kredit.
Gambar 4.18 Form Pembayaran Hutang
4.3.10 Laporan Data Barang
Gambar 4.19 Laporan Data Barang
4.3.11 Laporan Data Pemasok
Gambar 4.20 Laporan Data Pemasok
4.3.12 Laporan Data Pelanggan
Gambar 4.21 Laporan Data Pelanggan 4.3.13 Laporan Transaksi Pembelian
Gambar 4.22 Laporan Transaksi Pembelian
4.3.14 Laporan Transaksi Penjualan
Gambar 4.23 Laporan Transaksi Penjualan
4.3.15 Laporan Retur Jual
Gambar 4.24 Laporan Retur Jual
4.3.16 Laporan Retur Beli
Gambar 4.25 Laporan Retur Beli 4.3.17 Laporan Pembayaran Hutang
5. KESIMPULAN Gambar 4.26 Laporan Pembayaran Hutang
5.1. Kesimpulan Dari hasil analisis terhadap percobaan implementasi sistem yang telah dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan mengenai analisis dan desain sistem informasi penjualan ini, yaitu: 1. Pengolahan data di Toko Bangunan Amanah Group masih bersifat manual sehingga dalam penyajian informasi masih kurang cepat dan akurat serta dalam penyimpanan data masih kurang begitu aman. 2. Penggunaan sistem yang masih manual mempunyai keterbatasan dalam proses pencarian data karena data tersebut masih tersimpan dalam bentuk catatan pada buku atau lembaran - lembaran kertas. 5.2. Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak Toko Bangunan Amanah Group di dalam meningkatkan pelayanan, penulis mempunyai beberapa saran yang dapat dipertimbangkan oleh pemilik toko. Adapun saran yang penyusun usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk pihak Toko Bangunan Amanah Group untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja yaitu : 1. Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi, dimana sistem terkomputerisasi dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem yang manual. 2. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang penyusun usulkan, sistem tersebut dapat digunakan untuk proses pengolahan data. 3. Jika sistem yang penyusun usulkan ini digunakan oleh pihak Toko Bangunan maka perlu diadakan pelatihan personil dalam menangani pengolahan data secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai operator program, supaya proses penginputan data, record transaksi, sampai penyajian laporan dapat berjalan dengan lancar. Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penyusun sampaikan. Penyusun berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pencatatan data, pencarian data dan pengolahan data serta pembuatan laporan penjualan. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan keputusan bagi kemajuan Toko Bangunan Amanah Group.
DAFTAR PUSTAKA
HM Jogiyanto. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset, Yoygakarta. Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Andi Offset, Yogyakarta. Arief, M Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Andi Offset, Yoygakarta. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Andi Offset, Yogyakarta Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2005 Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu Yogyakarta J. Alam, M. Agus. 2005. Cara Mudah Menggunakan Crystal Reports XI (Pembuat Laporan dari Berbagai Format Data Lokal dan Server). Jakarta: PT. Elex Media Komputindo Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI Utama, Budi Sutejo Dharma. 2002. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. Wahyu, Bambang. 2007. Konsep Sistem Informasi dari Bit sampai ke Database.Yogyakarta : Andi Offset. Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta : Gava Media.
